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MyGCHR at the ATSSC/HR - Staffing
Support for Staffing Advisors and Coordinators
- MyGCHR sandbox environment (User ID is: GC9 / Password is: GC9)
- Introduction to UPK - MyGCHR's Built-in Help Module (video)
- ATSSC's MyGCHR Service Desk
Relevant UPK Topics (MyGCHR Help Module)
| Employee Class Options - Types of Hires (job aid) | Options relatives à la catégorie d'employé - Types d'emplois (fiche-conseil) |
| Hire an Indeterminate or Term Employee | Nomination indéterminée ou déterminée |
| Record a Hire for a Pending Transfer In | Enregistrer une embauche pour un transfert d'entrée en attente |
| Complete a Hire for a Pending Transfer In | Terminer une embauche pour un transfer d'entrée en attente |
| Hire a Transfer In | Embaucher un transfer d'entrée |
| Hire a Casual | Embaucher un employé occasionnel |
| Hire a Casual "As and When Required" | Embaucher un employé occasionnel "Selon les besoins" |
| Hire an Employee "As and When Required" | Embaucher un employé "Selon les besoins" |
| Hire a Student | Embaucher un étudiant |
| Hire Secondment In | Embaucher un détachement d'entré |
| Hire a Part-time Worker | Embaucher un travailleur à temps partiel |
| Hire Dual Employment | Embaucher un double emploi |
| Record Extension for Casual, Student or Secondment In | Enregistrer la prolongation d'emploi occasionnel, étudiant ou détachement d'entrée |
| Add Contingent Worker or Interchange Canada Assignment | Ajouter travailleur occasionnel ou affectation Échange Canada |
| Record Renewal for a Contingent Worker or Interchange Canada Assignment | Enregistrer un renouvellement pour un travailleur occasionnel ou Affectation Échanges Canada |
| Record Secondment Out | Enregistrer un détachement à l'extérieur de l'organisation |
| Record Extension for a Secondment Out | Enregistrer la prolongation d'un détachement à l'externe |
| Record an Acting Appointment for an Indeterminate Employee | Enregistrer une nomination par intérim pour un employé idéterminé |
| Cancel Acting Appointment | Annuler nomination intérimaire |
| Record a Concurrent Acting Appointment | Enregistrer une nomination par intérim concomitante |
| Record Extension of an Acting Appointment | Enregistrer une prolongation de nomination intérimaire |
| Record an Acting less than 3 Months in an EX or LC Position | Enregistrer une nomination intérimaire de moins de 3 mois dans un poste EX ou LC |
| Record an Acting while on Assignment | Enregistrer une affectation intérimaire pendant une affectation |
| Record an Acting While on Secondment In | Enregistrer un intérim durant un détachement d'entrée |
| Record an Acting for Seconded Out Employee | Enregistrer un intérim pour un employé en détachement à l'extérieur |
| Record an Acting During a Leave Period for LIA | Enregistrement d'une nomination intérimaire pendant une période de congé pour CER |
| Record an Acting Appointment for a Term Employee | Enregistrer une nomination par intérim pour un employé nommé pour une période déterminée |
| Record an Assignment | Enregistrer une affectation |
| Record a Concurrent Assignment | Enregistrer une affectation concomitante |
| Record Extension of Assignment | Enregistrer une prolongation de nomination intérimaire |
| Record Rehire of Employee | Enregistrer la Réembauche d'un employé |
| Record a Rehire for a Pending Transfer In | Enregistrer une réembauche pour un transfert d'entrée en attente |
| Complete a Rehire for a Pending Transfer In | Terminer une réembauche pour un transfert d'entrée en attente |
| Record Term to Indeterminate - Non-Promotional | Enregistrer passage de période déterminée à indéterminée - sans promotion |
| Record Change of Tenure from Casual to Term or Indeterminate | Enregistrer modification de période d'emploi occasionnel à déterminée/indéterminée |
| Record Internal Transfer or Deployment for an Employee | Enregistrer un transfert ou une mutation interne pour un employé |
| Record Student Bridging | Enregistrer l'intégration d'un étudiant |
| Record a Promotion | Enregistrer une promotion |
| Record a Promotion (Job Reclassification) | Enregistrer une promotion (reclassification d'emploi) |
| Record Reclassification Downwards - Salary Protection | Enregistrer une reclassification vers le bas - Protection salariale |
| Rehire Employee (NOT as Seconded IN) who was Previously Seconded IN | Réembaucher un employé (NON détaché) qui a antérieurement été détaché au sein de votre organisation |
| View SLE Results | Visualiser les résultats d'ELS |
| Track (and record) SLE Results | Suivre (et entrer) les résultats d'ELS |
| OL - Appointment Official Language Status Codes | LO - Codes de status des langues officielles dans la nomination |
| OL - Linguistic Status of Incumbent Codes | LO - Codes de statut linguistique du titulaire du poste |
| OL - Appointment Official Language Status and Linguistic Status of Incumbent | LO - Codes de status pour langues officielles dans nomination et titulaire du poste |
Process Changes
- In MyGCHR a position must derive from a job code
Job codes are used to create general groupings of common jobs. The job code groups are then used as the basis for default job data on positions, i.e., Work Description information, Classification Decision information, etc.
- Use Job Codes only (no Position) for the following appointments
For the following appointments, you must always use a job code instead of putting the incumbent in a position. A generic (unclassified) job code has been created for each of the following:
Casuals
- Secondment-in
- Interchange
- Part-time Worker
- Full-time GICs
- Part-time GICs
- Students
- Wait for next day after creating a PRI
Once the PRI has been created, you must wait for the overnight process to run before entering the hire transaction in MyGCHR.
- What you need to know when adding a GIC to MyGCHR
A GIC needs to be on a job code only (no position). Use generic job code xxxxx for full-time GIC and job code xxxxx for part-time GIC.
Use dedicated location codes for GICs, i.e., GIC-ON, GIC-QC. Select the GIC location code that corresponds with the province in which the member works. The location code has a direct impact on tax deductions.
- What to do when hiring an employee whose transfer out is not complete
Step 1: Use the process Record a Hire for a Pending Transfer In. The transaction will not integrate with Phoenix, but the employee will have access to MyGCHR to perform all functions in Manager Self-Service (if the employee has direct reports), and limited functions in the Employee Self-service.
Step 2: Once the Transfer Out has been completed by the departing organization, use process Complete a Hire for a Pending Transfer In. This transaction will integrate with Phoenix.
