At Your Service/At Your Service

VOILÀ

At Your Service Newsletter

PoC & RTC Documents

Contact Us

Archive

• Fall 2018
• Summer 2018
• Special Edition - Fall 2018

A Newsletter for Points of Contacts and Required Training Coodrinators

Fall 2018 Edition

A Message from the Director

I’m happy to present the second edition of the At Your Service newsletter. We will continue to provide this newsletter as a way to stay in touch between Forum events.

At the Forum held on September 27, we continued our discussion on how to engage you better and showed you VOILÀ, a new tool we’ve developed in response to your request for a single, integrated system for sharing information from the School. You also gave us valuable feedback about capacity planning for courses. For me, though, a real highlight of the last Forum was a panel discussion on talent management for non-EX employees and the great questions you raised in that discussion. A summary of all of the conversations at the September Forum is included in this edition of the newsletter.

The next Forum event will be held virtually, through our GCcollab portal VOILÀ, on December 14. We really appreciate your flexibility as we adapt to the space crunch we’re experiencing as we share Asticou Centre with the students and staff of École secondaire Mont-Bleu, whose own facility was severely damaged by the tornado that touched down in Gatineau on September 21, 2018. We’ll give you more details on just how this “virtual Forum” will unfold in the agenda for the event.

The December Forum will focus on two key themes. First, we will invite representatives of the School’s data and reporting teams to join us so they can help respond to some of the concerns, questions and comments you have raised. Second, we will continue the dialogue you have requested about defining and differentiating the roles of PoCs and RTCs. I’m also really hoping you’ll let us know what you think of the newsletter, VOILÀ, and the changes we continue to make in how we engage with you.

In closing, I want you to know that I’ve been thrilled with the dynamic engagement so many of you have brought to VOILÀ. As of November 15, 2018, this new platform had 160 members. I hope we can make that number grow rapidly and make VOILÀ our primary channel for sharing updates and facilitating dialogue among all the players in the world of public service learning.

Looking forward to connecting with you on December 14!

Linda MacMillan

Director, Client Service

In case you missed it…

In case you missed the September 27 Points of Contact and Required Training Coordinators Forum—or if you want to go back and catch it again—a video recording of the session is now available. The link to the webcast and timeframes for Forum topics are in the “September 2018” sub-folder in the “PoC/RTC Forums” folder under the “Files” tab of VOILÀ.

Service Strategy engagement update

As part of our commitment to engaging you better in 2018–2019, the School held in-person and online consultations to inform the School’s next multi-year Service Strategy. We focused on four key areas identified as requiring greater attention:

• data and reporting
• learning delivery modes
• the learner experience
• how to better engage organizations in service

In-person sessions were held on June 19, 20, 26 and 27, and online participation opportunities were available through the Canada School of Public Service GCconnex group and VOILÀ on GCcollab from September 12 to October 5. We are currently reviewing and analyzing the input and will report the findings to you in the New Year.

New Regional Client Relations Team

On September 5, the School announced the creation of a new Regional Client Relations Team as part of the School’s efforts to better engage its organizational clients. This new team will work closely with the national Client Service Team to ensure that the School’s curriculum is responsive to client needs and regional circumstances from coast to coast to coast. Together, these teams will maintain and improve the School’s dialogue with you about its products and services.

The Regional Client Relations Team will be working with your regional learning delegates, senior managers and human resources professionals. Thank you for providing us with the information on your regional learning contacts. If you have yet to provide names and contact information for these individuals, please share this with us at your earliest convenience.

Meet the members of the new Regional Client Relations and Partnerships team!

Back left to right: Per Skhon (Victoria), Richard Gabourie (Toronto), Nicole Doucett (Moncton), Erica Walsh (Edmonton) Front left to right: Line Landry (Moncton), Robert Armstrong (Halifax)

Who is part of the Regional Client Relations and Partnerships team?

Robert Armstrong is the team’s manager. While still fulfilling other duties (such as events and course facilitation), a core team of regional learning advisors have adjusted their focus to devote more attention to client relations and partnerships files. We have Per Sekhon in Victoria, Richard Gabourie in Toronto, and Line Landry in Moncton right now, and will be staffing advisor positions in the coming weeks in Edmonton and Montréal.

What is the team working on right now? Any specific priorities or goals?

Current priorities include improving the ways in which we collect, compile and report on regional client intelligence and working with regional and national teams to improve planning. Another major priority is to maintain and enhance relationships with organizational clients in the regions and explore opportunities to develop new partnerships beyond the federal sphere.

What can we expect from the team down the road?

Our expectations are high! If all goes well, you should see evidence of enhanced client engagement, better breadth and depth of intelligence gathering on client needs, interesting and innovative partnerships and collaborations and a lot more sharing with regional and national planning groups.

How will this new team benefit organizational representatives?

More and better information on client needs and trends in learning and development won’t just benefit the School as a learning provider—it will ultimately mean more responsive delivery of learning to our partners and clients.

What kind of initiatives or projects should regional representatives expect to be involved in?

Many things could be on the table, but for now, regional representatives should expect a responsive team that’s ready to listen to suggestions and feedback. They should also expect some interesting ideas to come their way as we explore new and innovative ways of looking at government and public service priorities and how regional clients can bring learning on these priorities into their organizations.

Forum follow-up: Point of Contact and Required Training Coordinator roles

During the May 24 Forum, we heard overwhelmingly that the distinction between the roles of Points of Contact and Required Training Coordinators is not clear. You asked the School to clarify each role so they can be better understood by everyone.

With this in mind, a document called “Clarifying the Roles of PoCs and RTCs” has been posted in VOILÀ. This document provides some background on the creation and evolution of both functions and poses a few questions. Your answers to these questions should help us to provide you with the guidance and clarification you are seeking.

We invite you to review the document and share your thoughts on the questions at the bottom of the document through discussions on VOILÀ as part of our online forum on December 14, 2018.

Forum follow-up: update on process for collecting and maintaining information on mandatory training in departments

The Client Service team is developing a process for collecting and maintaining information on mandatory training in organizations. This information—gathered from you—is an important consideration in capacity planning. Further to an email sent from the “Clients” inbox on November 11, 2018, we would like to remind you to complete the template attached to that email with the School products designated as “mandatory” and “recommended” in your department. Please send the completed document to csps.clients.efpc@canada.ca by December 3, 2018. If you have any questions, do not hesitate to contact us.

Forum follow-up: classroom course schedule on GCcampus

During the September 27 Forum, we asked you how many months in advance of delivery you would like to see course offerings listed on GCcampus. The majority of poll respondents (67%) indicated that they would like to see course offerings displayed 10 to 12 months prior to their delivery dates. 17% of respondents wanted to see course offerings 6 to 9 months in advance, and the remainder of respondents wished to see course offerings either 13 to 18 (11%) or more than 19 (6%) months in advance of delivery dates.

It is valuable to know that the majority of you would appreciate being made aware of course offering 10 to 12 months in advance of the offering date. This information has been shared with our Capacity Planning team. Please continue to share your thoughts with us, including any other capacity-related feedback, and we will be sure to connect with the appropriate team and get back to you.

Forum follow-up: VOILÀ

Your engagement with VOILÀ has been humbling, whether you’ve been making use of the files posted, replying to blog posts, participating in discussions, filling out templates through the group documents function or viewing the calendar of events. As of November 14, 2018, VOILÀ has 160 members representing 20 organizations, including the School. Please continue using this Forum! As a group, we can aim to expand our use to include its many other functions. Check out the post-September 27 Forum materials on VOILÀ to see the GCcollab demonstration PowerPoint presentation. As well, a GCcollab demonstration provided by Renelle Chalifoux, Manager in the Client Service team, is available from 1:10:54 to 1:25:55 of the September 27 Forum webcast. If you require any support in using VOILÀ, please contact us—we’d be happy to guide you.

To reduce duplication and to make fullest use of our portal, we will be transitioning to communicating with you primarily through VOILÀ, except for Forum calendar invitations, organizational reports and time-sensitive and urgent information, which will continue to be sent through Outlook. Please create or sign into your GCcollab account, become a member of VOILÀ and let us know if you need any help.

Forum follow-up: panel discussion on talent management for non-EX employees

As part of our continued effort to improve the registration process for learners who do not meet the application criteria for the Aspiring Directors Program (ADP), the September Forum included a panel discussion on how we can better use the talent management process for EX feeder groups. We heard from three engaging speakers about their experiences with talent management for non-EX employees.

Jennifer Currier, Executive Programs Advisor at the Canadian Food Inspection Agency, identified five characteristics that are used at CFIA in assessing the aptitudes of potential candidates in their non-EX leadership development program. These aptitudes are sometimes difficult to pinpoint in cases where there is an apparent—but covert—barrier to leadership potential. The five characteristics identified are as follows:

1. Gets "stressed out" and makes things worse in difficult, challenging or crisis situations.
2. Places an inordinate value on his or her technical prowess to the detriment of broader leadership abilities.
3. Has a tendency to blame others or the "situation" for mistakes, performance shortcomings, etc.
4. Impedes timely or cost-effective work delivery by being overly hesitant, perfectionist or stubborn.
5. Has tunnel vision: focuses on what happens in their own unit to the exclusion of broader issues.

Mélanie Legault, Executive Coach and Talent Management Advisor at Transport Canada, spoke about a leadership development program for non-EXs in her department. Interested applicants are screened into the program upon senior management approval, with each participant being offered an 18-month leadership development assignment. As part of the leadership development program, Mélanie provides one-on-one coaching, access to information on leadership development opportunities, an analysis of strengths and weaknesses and an articulation of areas for improvement, among other components.

Bruce Lonergan, Manager and Free Agent Consultant in Talent, Planning and Executive Resourcing at Fisheries and Oceans Canada, identified 13 steps to identifying and developing potential leaders, ranging from predictive assessment tools, assessing potential, evaluating investment, performance reviews, emotional intelligence and humility to resilience. Bruce’s notes, including the 13 steps to identifying and developing potential leaders, can be found in the ‘September 2018’ sub-folder of the “PoC/RTC Forums” folder under the “Files” tab in VOILÀ.

To hear and see the panel discussion again, please see 1:28:14 to 2:05:35 of the Forum webcast. If you would like to get in touch with the panelists, they can be reached at Jennifer.Currier@canada.ca, Melanie.Legault@tc.gc.ca and Bruce.Lonergan@dfo-mpo.gc.ca.

Deep links for registering for on-site training

We’d like to inform you of a change made to the logistics of on-site training arrangements. Effective immediately, only deep links will be used to register for on site training. A deep link is a hypertext link to a website page other than the home page, in this case used to facilitate registrations to on-site courses that would not be placed on GCcampus. This measure will allow the School to monitor the number of registrations and to follow up with registered learners as required. It will also allow the School and departments to initiate discussions within a more reasonable timeframe in the event of possible cancellation due to lack of registrations. In addition, since data entry is completed by the system, manual data entry error risks will be eliminated, directly affecting data integrity within reports. Please do share with us any reasons preventing you from using deep links for registering for on-site training; this will help guide future service improvements.

Who We Work For (C218) and Values and Ethics Foundation for Employees (C255) available on the School’s public website

Two online courses associated with the Public Service Orientation suite—Who We Work For (C218) and Values and Ethics Foundation for Employees (C255) —are now available on the Canada School of Public Service’s public website. This means that learners do not need to log in to GCcampus to launch these courses. This marks a step forward in our commitment to a more open and transparent public service.

However, courses launched and completed on the School’s website will not appear as completed on learning transcripts. Please note that public servants will still be required to log in to GCcampus, launch the courses and complete the assessments to have them appear as “completed” in their learning transcripts (MyLearning).

What does this mean for Required Training Coordinators?

These modifications to the Public Service Orientation suite do not affect the RTC role. The Orientation to the Public Service suite is still considered “required training” as per the Treasury Board of Canada Secretariat’s Directive on Required Training. Learners will still need to be assigned to the path and will still be required to complete the course and assessment in GCcampus in order to obtain their certificate.

Update on the discontinuance of Vubiz products

Please be advised that minor changes have been made to the dates for Vubiz products to be discontinued and replaced by new products in December 2018 (phase 2).

Also note that the course entitled Office Safety (Z085) has been moved to phase 3, and will therefore be available until February 2019.

Please visit the VOILÀ platform to access the updated schedule of course replacements, including new dates for phase 2 and the list of courses included in phase 3.

Changes to the course Having Difficult Conversations (G131)

According to the feedback received from students and instructors, the course Having Difficult Conversations (G131) contained too much material for the allocated amount of time. The School has decided to keep the allocated amount of time (half a day) and reduce the content to ensure a more appropriate pace of instruction. The following changes were made:

• the title was changed to Having Constructive Performance Conversations to more accurately reflect the course content and context of performance management
• the description and objectives were redrafted to be more representative of the course content
• material covered in the course was streamlined while keeping its core elements
• a new case study was included at the end of the workshop

These changes will go into effect on January 24, 2019.

We will contact participants who are already registered for the sessions on January 24 and after to inform them of these changes. Please note that participants who have already taken this course do not have to take it again, since the new version includes the core elements of the preceding version.

Issues with I-LMS reports

We’re aware of the issues you’re experiencing with I-LMS reports and are working with Saba to address the root causes of these issues. The first phase in our attempt to resolve the issues you’re experiencing is to reach out to specific departments with support in cleaning up report subscriptions and the parameters set in the reports. We will keep you informed of our progress, and we will be in touch to work together towards fixing the problems.

The School and learning in the digital age: introducing the new Innovation and Policy Services Branch

Learning and innovation is more and more top of mind for government departments and agencies. To meet their needs, the School as a whole continues to evolve, with the new Innovation and Policy Services Branch (IPSB) as an important ally. But what is it exactly that they do?

“IPSB is dealing with things that are novel, so novel that we’re learning as we try to teach them,” says Neil Bouwer, Vice-President of the new branch. “We are also demonstrating to others what can be done, as we ourselves are learning what can be done—‘the art of the possible.’ We are small, neutral, and we don’t have mandates that are legislative or regulatory.” Neil calls the result “a high-risk appetite.” He adds, “We want to listen and empower other voices, and most importantly, support people and departments in accomplishing their own goals.”

IPSB’s work is focused on three areas: Digital Transformation, Innovation in Public Management and Administration, and Targeted Innovation Services.

Digital Transformation

The School’s Digital Academy was announced on October 16, 2018, with a mandate to provide training and learning solutions both through open resources for a wide audience and through in-depth learning to develop specialist skills and digital leadership. It will provide:

• digital foundations through a suite of online and event-based learning
• applied digital solutions for leaders (EX-01 to EX-03)
• digital learning for senior leaders (EX-04 to EX-05)
• premium streams for specialist learning in development, artificial intelligence, design, data science and disruptive technologies

The Academy will offer the best learning and knowledge available on rapidly evolving topics to public servants, including hands-on support for applying digital skills and technologies to real-world problems through an integrated practicum. The team will launch prototype solutions in January 2019, followed by the full suite of programming in July 2019. The Digital Academy will work in an agile, open-by-default manner with government experts and external partners to help Canada set the worldwide bar for digital government and service to citizens.

You can find the team and more information on their work through the Digital Academy group on GCcollab.

Innovation in Public Management and Administration

Efforts in this area are focused on improving the practical activities of managing people and processes in the federal public service, thereby allowing the Government of Canada to better serve Canadians. This means addressing four main areas:

• connecting academia with practitioners
• equipping practitioners with insights from fields such as digital and open government
• supporting research
• sharing innovation activities both within and beyond the public service

Sharing federal innovation activities will be enabled by regular meet-ups for the hubs and labs across the federal government, mapping the players and initiatives in the innovation space and other ways to share innovative learning and tools.

Targeted Innovation Services

IPSB is working collaboratively with a number of federal departments and agencies to explore how Artificial Intelligence (AI) could help to review and analyze the stock of 2,600 federal regulations to ensure that they support innovation and growth while protecting health, safety, well-being and the environment. A recent Request for Proposals process identified 17 successful industry proposals that were showcased by the School at an event on October 19, 2018. The School is moving forward on collaborative interdepartmental demonstration projects that will yield AI-based prototype solutions in spring 2019. These demonstration projects will respond to the practical needs and obligations of regulators, as well as teaching public servants how to apply advanced analytics and machine learning.

The Branch also aims to drive innovation in people management and support related learning across the public service by prototyping and piloting new initiatives and programs. For example, the team has partnered with Statistics Canada to develop a skills inventory for employees, beginning with collecting data in areas such as employee education, professional designations and certifications, areas of strength, and areas of interest for future learning. IPSB also acts as a home for a variety of other initiatives such as Canada’s Free Agents and the Policy Community Partnership Office’s new cross-functional development program, known as XFN, which is inviting an inaugural intake of applications this fall. New pilot programs focused on supporting employee flexibility and mobility are also on deck. Stay tuned for more information in the coming months!

New business lines at the School

Taki Sarantakis, President of the School, announced on October 17 that the School’s learning products will be organized thematically and organizationally along five business lines. Mr. Sarantakis says that these business lines “not only correlate strongly with Government of Canada priorities, they are durable in that they will position [the School] well in being able to meet new priorities in the future as they arise.” The five new business lines are as follows:

• Indigenous Learning
• Respectful and Inclusive Workplace
• GC and Public Sector Skills
• Transferable Skills
• Digital Academy

These five areas will also make the School’s business more accessible, as you will quickly be able to find where responsibilities are housed. They will also enable the School to build “deep expertise” in subject areas faster.

“Organizations must constantly adapt and evolve in order to remain dynamic and responsive to their environments,” says Mr. Sarantakis. With these new business lines, that’s exactly what we’re doing at the School.

New External Advisory Committee

On September 20, 2018, President Taki Sarantakis announced the creation of a new External Advisory Committee that will provide a forum for consultation, collaboration and discussion of the School’s agenda and priorities, as well as emerging learning and innovation issues. Eminent Canadians representing the public, private and academic sectors will be joining the President on this committee.

Reminder: information on upcoming changes to planned training at Asticou Centre and request for help accessing facilities

As you may have heard on the news, Public Safety Canada has announced that the Canada School of Public Service will be sharing its facilities at Asticou Centre with 1,500 students from a nearby high school, École secondaire Mont-Bleu, which was severely damaged in the storm that hit our region on September 21, 2018. Consequently, all training sessions that were scheduled to be held at Asticou after October 22, 2018, have been relocated to other venues within the National Capital Region, mainly 111 Sussex Drive. All learners registered for the courses being relocated were notified in writing as soon the new locations were determined.

School officials are working diligently to secure rooms at new facilities in order to maintain our delivery capacity. However, some offerings are at risk of being cancelled due to lack of space. Your assistance in mitigating this risk would be greatly appreciated. Should your organizations have any training facilities or rooms that could be made available to accommodate School courses between now and the New Year, please provide details as outlined in the attached document.

Finally, please note that classrooms and event facilities at the School will not be available for reservations to client organizations until further notice, since we need to prioritize room reservations for the delivery of School courses.

**PLEASE NOTE: Service during holidays**

Our service lines will be closed on December 25 and 26 and on January 1. We wish you a festive and restful holiday season.

UN BULLETIN D’INFORMATION À L’INTENTION DES POINTS DE CONTACT ET DES COORDONNATEURS DE LA FORMATION INDISPENSABLE

AUTOMNE 2018

Message de la directrice

Je suis heureuse de vous présenter la deuxième édition du bulletin À votre service. Nous continuerons de publier ce bulletin d’information afin de rester en contact entre les forums.

Lors du forum du 27 septembre, nous avons poursuivi notre discussion sur la façon de mieux communiquer avec vous et nous vous avons présenté VOILÀ, un nouvel outil que nous avons mis au point en réponse à votre demande pour un système unique et intégré de partage d’information de l’École. Vous nous avez également fait part de vos précieux commentaires sur la planification des capacités concernant les cours. Pour moi, cependant, l’un des faits saillants du dernier forum a été la table ronde sur la gestion des talents pour les employés autres que cadres, et les grandes questions que vous avez soulevées au cours de cette discussion. Un résumé de toutes les conversations tenues lors du forum de septembre est inclus dans ce numéro-ci du bulletin.

Le prochain forum sera virtuel. Il se déroulera sur notre portail VOILÀ dans GCcollab le 14 décembre. Nous vous sommes vraiment reconnaissants de la souplesse dont vous faites preuve alors que nous nous adaptons à une pénurie d’espace occasionnée par le partage de nos locaux au Centre Asticou avec les élèves et le personnel de l’École secondaire Mont-Bleu. Vous vous rappellerez que l’École secondaire Mont-Bleu a été gravement endommagée par la tornade qui a touché Gatineau le 21 septembre 2018. Nous vous donnerons plus de détails sur le déroulement de ce « forum virtuel » dans le programme de l’événement.

Le forum de décembre sera axé sur deux thèmes clés. Tout d’abord, nous inviterons des représentants des équipes des données et des rapports de l’École à se joindre à nous afin de nous aider à répondre à certaines des préoccupations, questions et commentaires que vous avez soulevés. Deuxièmement, nous poursuivrons le dialogue que vous avez demandé sur la définition et la différenciation des rôles des points de contact et des coordonnateurs de la formation indispensable. J’espère vraiment que vous nous ferez savoir ce que vous pensez du bulletin VOILÀ et des changements que nous continuons d’apporter à la façon dont nous travaillons avec vous.

En terminant, je veux que vous sachiez que j’ai été ravie du grand enthousiasme que vous avez été si nombreux à démontrer concernant VOILÀ. Le 15 novembre 2018, cette nouvelle plateforme comptait 160 membres. J’espère que nous pourrons faire augmenter le nombre rapidement et faire de VOILÀ notre principale voie de communication pour transmettre des mises à jour et faciliter le dialogue entre tous les intervenants du domaine de l’apprentissage à la fonction publique.

Au plaisir de vous rencontrer le 14 décembre!

Linda MacMillan Directrice, Service à la clientèle

Vous n’avez pas entendu la nouvelle?

Si vous avez manqué le Forum des points de contact et des coordonnateurs de la formation indispensable du 27 septembre — ou si vous voulez le revoir — cliquez ici pour visionner un enregistrement vidéo de la séance. Pour voir le lien de la webémission et les calendriers des sujets du Forum, allez dans le dossier « Septembre 2018 » dans le dossier « Forums PDC/CFI » sous l’onglet « Fichiers » de VOILÀ.

Mise à jour sur la stratégie de mobilisation en matière de services

Dans le cadre de son engagement à mieux communiquer avec vous en 2018-2019, l’École a tenu des consultations en personne et en ligne pour éclairer sa prochaine stratégie pluriannuelle de services. Nous nous sommes concentrés sur quatre domaines clés qui nécessitent une plus grande attention :

• Données et rapports;
• Modes de prestation des services d’apprentissage;
• L’expérience de l’apprenant;
• Comment mieux mobiliser les organisations à l’égard du service.

Des séances en personne ont eu lieu les 19, 20, 26 et 27 juin, et des possibilités de participation en ligne ont été offertes dans le groupe GCconnex de l’École de la fonction publique du Canada et dans VOILÀ sur GCcollab du 12 septembre au 5 octobre. Nous examinons et analysons présentement les commentaires reçus et vous ferons part des constatations au cours de la nouvelle année.

Nouvelle équipe régionale des relations avec la clientèle

Le 5 septembre, l’École a annoncé la création d’une nouvelle équipe régionale des relations avec la clientèle dans le cadre des efforts qu’elle déploie pour mieux mobiliser ses clients organisationnels. Cette nouvelle équipe travaillera en étroite collaboration avec l’équipe nationale des services à la clientèle pour s’assurer que le programme de cours de l’École est adapté aux besoins des clients et aux circonstances régionales d’un océan à l’autre. Ensemble, ces équipes maintiendront et amélioreront le dialogue de l’École avec vous au sujet de ses produits et services.

L’équipe régionale des relations avec la clientèle travaillera avec vos délégués régionaux à l’apprentissage, vos cadres supérieurs et vos professionnels des ressources humaines. Merci de nous fournir l’information sur vos personnes-ressources régionales en matière d’apprentissage. Si vous n’avez pas encore fourni le nom et les coordonnées de ces personnes, veuillez nous en faire part le plus tôt possible.

Rencontrez les membres de la nouvelle équipe régionale des relations avec la clientèle et des partenariats!

À l’arrière, de gauche à droite : Per Skhon (Victoria), Richard Gabourie (Toronto), Nicole Doucett (Moncton), Erica Walsh (Edmonton) À l’avant, de gauche à droite : Line Landry (Moncton), Robert Armstrong (Halifax)

Qui fait partie de l’équipe régionale des relations avec la clientèle et des partenariats?

Robert Armstrong est gestionnaire de l’équipe. Tout en s’acquittant d’autres tâches (comme l’organisation d’événements et l’animation de cours), une équipe centrale de conseillers régionaux en apprentissage a recentré ses efforts afin de consacrer plus d’attention aux dossiers concernant les relations avec les clients et les partenariats. L’équipe compte sur Per Sekhon, à Victoria, Richard Gabourie, à Toronto, et Line Landry, à Moncton. Au cours des prochaines semaines, elle dotera des postes de conseillers à Edmonton et à Montréal.

Sur quoi l’équipe travaille-t-elle en ce moment (une priorité ou un objectif particulier)?

Les priorités actuelles comprennent l’amélioration des méthodes de collecte, de compilation et de communication des renseignements sur les clients régionaux et la collaboration avec les équipes régionales et nationales pour améliorer la planification. Une autre grande priorité est de maintenir et d’améliorer les relations avec les clients organisationnels dans les régions et d’explorer les possibilités d’établir de nouveaux partenariats au-delà de la sphère fédérale.

Que pouvons-nous attendre de l’équipe à long terme?

Nos attentes sont élevées! Si tout se passe bien, vous devriez constater une participation accrue des clients, une collecte de renseignements plus étendue et plus approfondie sur les besoins des clients, des partenariats et des collaborations intéressants et novateurs, et beaucoup plus de partage avec les groupes de planification régionaux et nationaux.

Comment cette nouvelle équipe profitera-t-elle aux représentants des organisations?

Une information plus abondante et de meilleure qualité sur les besoins des clients et les tendances en matière d’apprentissage et de perfectionnement ne profitera pas seulement à l’École en tant que fournisseur de services d’apprentissage, mais se traduira en fin de compte par une prestation mieux adaptée qu’avant de l’apprentissage à nos partenaires et clients.

À quels types d’initiatives ou de projets les représentants régionaux devraient-ils s’attendre à participer?

Beaucoup de choses pourraient être au programme, mais pour l’instant, les représentants régionaux devraient s’attendre à avoir une équipe capable de s’adapter aux besoins et prête à écouter les suggestions et les commentaires. Ils devraient également s’attendre à ce que des idées intéressantes leur soient soumises alors que nous explorons des façons nouvelles et novatrices d’examiner les priorités du gouvernement et de la fonction publique, ainsi que la façon dont les clients régionaux peuvent intégrer l’apprentissage sur ces priorités dans leurs organisations.

Suivi relatif au forum : rôle des points de contact et des coordonnateurs de la formation indispensable

Lors du forum du 24 mai, nous avons entendu une majorité écrasante dire que la distinction entre le rôle des points de contact et celui des coordonnateurs de la formation indispensable n’est pas claire. Vous avez demandé à l’École de préciser chacun de ces rôles pour qu’ils soient mieux compris par tous.

C’est dans cet esprit qu’un document intitulé « Clarifier les rôles des points de contact et des coordonnateurs de la formation indispensable » a été publié dans VOILÀ. Ce document fournit des renseignements généraux sur la création et l’évolution des deux fonctions et pose quelques questions. Vos réponses à ces questions devraient nous aider à vous fournir les conseils et les précisions que vous recherchez.

Nous vous invitons à consulter le document et à nous faire part de vos réflexions sur les questions posées au bas du document lors des discussions sur VOILÀ, qui se dérouleront dans le cadre de notre forum en ligne du 14 décembre 2018.

Suivi relatif au forum : mise à jour sur le processus de collecte et de maintien de l’information sur la formation obligatoire dans les ministères

L’équipe du Service à la clientèle est en train d’élaborer un processus de collecte et de mise à jour de l’information sur la formation obligatoire dans les organisations. Cette information — recueillie auprès de vous — est un élément important de la planification des capacités. À la suite d’un courriel envoyé le 11 novembre 2018 à la boîte de réception « Clients », nous voudrions vous rappeler de remplir le modèle joint à ce courriel avec les produits de l’École désignés comme « obligatoires » et « recommandés » dans votre ministère. Veuillez faire parvenir le document dûment rempli à csps.clients.efpc@canada.ca au plus tard le 3 décembre 2018. N’hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez des questions.

Suivi relatif au forum : horaire des cours en classe sur GCcampus

Au cours du forum du 27 septembre, nous vous avons demandé combien de mois avant leur tenue vous aimeriez que les cours offerts soient affichés sur GCcampus. La majorité des répondants au sondage (67 %) ont indiqué qu’ils aimeraient que les cours offerts soient affichés 10 à 12 mois avant leur date de tenue. Dix-sept pour cent des répondants voulaient voir les cours offerts affichés 6 à 9 mois à l’avance, et le reste des répondants souhaitaient voir les cours offerts affichés 13 à 18 mois à l’avance (11 %) ou plus de 19 (6 %) mois avant la date prévue.

Il est important de savoir que la majorité d’entre vous souhaiterait être informée des cours offerts 10 à 12 mois avant la date prévue. Cette information a été communiquée à notre équipe de planification des capacités. Veuillez continuer de nous faire part de vos commentaires, notamment sur les capacités, et nous nous assurerons de communiquer avec l’équipe concernée et de faire le suivi avec vous.

Suivi relatif au forum : VOILÀ

Nous sommes ravis de votre engagement avec VOILÀ — que ce soit parce que vous avez utilisé les fichiers affichés, répondu aux articles de blogue, participé aux discussions, rempli des modèles grâce à la fonction de documents de groupe, ou consulté le calendrier des événements, etc. Au 14 novembre 2018, VOILÀ comptait 160 membres représentant 20 organisations, dont l’École. Veuillez continuer à utiliser ce forum! En tant que groupe, nous pouvons nous efforcer d’étendre notre utilisation pour bénéficier de ses nombreuses autres fonctions. Jetez un coup d’œil à la documentation découlant du forum du 27 septembre sur VOILÀ pour voir la présentation PowerPoint de démonstration de GCcollab. La démonstration de GCcollab, présentée par Renelle Chalifoux, gestionnaire dans l’équipe du service à la clientèle, est également disponible à la plage 1:10:54 à 1:25:55 du forum du 27 septembre (lien de diffusion Web). Si vous avez besoin d’aide pour utiliser VOILÀ, n’hésitez pas à communiquer avec nous et nous serons heureux de vous guider.

Afin de réduire le chevauchement de l’information et d’utiliser notre portail au maximum, nous communiquerons de plus en plus avec vous principalement au moyen de VOILÀ, sauf pour les invitations au Forum, les rapports organisationnels et l’information urgente qui continueront d’être transmis au moyen d’Outlook. Veuillez créer un compte ou vous connecter à votre compte GCcollab, devenez membre de VOILÀ et n’hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez besoin d’aide.

Suivi relatif au forum : table ronde sur la gestion des talents pour les employés autres que cadres

Dans le cadre de nos efforts continus pour améliorer le processus d’inscription des apprenants qui ne répondent pas aux critères d’inscription au Programme des aspirants directeurs (PAD), le forum de septembre comprenait une table ronde sur la façon dont nous pouvons mieux utiliser le processus de gestion des talents pour les groupes de relève du personnel cadre. Nous avons entendu trois conférenciers passionnants nous parler de leurs expériences en matière de gestion des talents pour les employés autres que cadres.

Jennifer Currier, conseillère pour les programmes des cadres à l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA), a indiqué cinq caractéristiques qui sont utilisées à l’ACIA pour évaluer les aptitudes des candidats potentiels dans leur programme de développement du leadership des employés autres que cadres. Ces aptitudes sont parfois difficiles à cerner dans les cas où il existe un obstacle apparent — mais déguisé — au potentiel de leadership. Les cinq caractéristiques sont les suivantes :

1. Devient stressé et empire les situations qui sont déjà difficiles ou éprouvantes ou les situations de crise.
2. Accorde trop d’importance à ses prouesses techniques au détriment des capacités de leadership plus vastes.
3. A tendance à blâmer les autres ou la « situation » pour les erreurs, les lacunes en matière de rendement, etc.
4. Entrave l’exécution du travail en temps opportun ou de façon rentable en étant trop hésitant, perfectionniste ou têtu.
5. Adopte une vision trop étroite : met l’accent sur ce qui se passe dans son service, à l’exclusion des problèmes plus vastes.

Mélanie Legault, coach exécutive et conseillère en gestion des talents à Transports Canada, a parlé d’un programme de perfectionnement du leadership pour les employés autres que cadres dans son ministère. Les candidats intéressés sont présélectionnés dans le cadre du programme après l’approbation de la haute direction, et un participant se voit offrir une affectation de perfectionnement en leadership d’une durée de 18 mois. Dans le cadre du programme de perfectionnement du leadership, Mélanie offre un encadrement individuel, un accès à de l’information sur les possibilités de perfectionnement du leadership, une analyse des atouts et des faiblesses, et une articulation des domaines à améliorer, entre autres choses.

Bruce Lonergan, gestionnaire et consultant agent libre en gestion des talents, planification et ressourcement des cadres à Pêches et Océans Canada, a révélé 13 étapes pour cibler et perfectionner des dirigeants potentiels, allant des outils d’évaluation prédictive à l’évaluation du potentiel, en passant par l’investissement, l’évaluation du rendement, l’intelligence émotionnelle, l’humilité et la résilience. Les notes de Bruce, y compris les 13 étapes pour cibler et développer des dirigeants potentiels, se trouvent dans le sous-dossier « Septembre 2018 » dans « Forums des PDC/CFI » sous l’onglet « Fichiers » de VOILÀ.

Pour revoir la table ronde, veuillez visionnez la plage 1:28:14 à 2:05:35 de l’Enregistrement du Forum. Si vous souhaitez communiquer avec les présentateurs, vous pouvez les joindre aux adresses électroniques suivantes : Jennifer.Currier@canada.ca Melanie.Legault@tc.gc.ca et Bruce.Lonergan@dfo-mpo.gc.ca.

Liens profonds pour s’inscrire à une formation sur place

Nous aimerions vous informer d’un changement apporté à la logistique de la formation sur place. Dès maintenant, seuls les liens profonds seront utilisés pour s’inscrire à la formation sur place. Un lien profond est un lien hypertexte vers une page d’un site Web autre que sa page d’accueil, utilisé dans ce cas pour faciliter les inscriptions à des cours sur place qui ne seraient pas affichés sur GCcampus. Cette mesure permettra à l’École de faire la surveillance du nombre d’inscriptions et le suivi avec les apprenants inscrits lorsque nécessaire. Cela permettra également à l’École et aux ministères d’entamer des discussions dans un délai plus raisonnable, lorsqu’un cours risque d’être annulé pour faute d’inscription. De plus, puisque l’entrée de données sera faite par le système, le risque d’erreur de saisie manuelle des données sera éliminé, ce qui aura une incidence directe sur l’intégrité des données dans les rapports. Veuillez nous faire part des raisons qui vous empêchent d’utiliser des liens profonds pour vous inscrire à une formation sur place, car cette information peut aider à orienter les améliorations futures des services.

Pour qui travaillons-nous? (C218) et Fondements des valeurs et de l’éthique pour les employés (C255) disponibles sur le site Web public de l’École

Deux cours en ligne associés à la série Orientation à la fonction publique — Pour qui travaillons-nous(C218) et Fondements des valeurs et de l’éthique pour les employés (C255) — sont maintenant disponibles sur le site Web public de l’École de la fonction publique du Canada. Cela signifie que les apprenants n’ont pas besoin de se connecter à GCcampus pour lancer ces cours. Il s’agit d’un pas en avant dans notre engagement envers une fonction publique plus ouverte et plus transparente.

Toutefois, les cours lancés et terminés sur le site Web de l’École n’apparaîtront pas comme étant terminés sur les relevés d’apprentissage. Veuillez noter que les fonctionnaires devront quand même ouvrir une session sur GCcampus, lancer les cours et remplir les évaluations pour qu’ils apparaissent comme « terminés » dans leur relevé (Mon apprentissage).

Que cela signifie-t-il pour les coordonnateurs de la formation indispensable?

Ces modifications apportées à la série Orientation à la fonction publique n’ont aucun impact sur le rôle des coordonnateurs de la formation indispensable. La série Orientation à la fonction publique est toujours considérée comme de la « formation indispensable », conformément à la Directive sur l’administration de la formation indispensable du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Les apprenants devront tout de même être assignés au parcours d’apprentissage et devront suivre le cours et l’évaluation sur GCcampus afin d’obtenir leur certificat.

Mise à jour sur la fin de série des produits Vubiz

Veuillez noter que nous avons légèrement modifié les dates auxquelles les produits Vubiz seront abandonnés et remplacés par de nouveaux produits en décembre 2018 (phase 2).

Veuillez aussi noter que le cours intitulé La sécurité au bureau (Z085) a été déplacé à la phase 3. Par conséquent, il sera offert jusqu’en février 2019.

Visitez la plateforme VOILÀ pour connaître le calendrier des cours, y compris les nouvelles dates de la phase 2 et la liste de cours de la phase 3.

Modifications apportées au cours Avoir des conversations difficiles (G131

Selon la rétroaction des apprenants et des formateurs, le cours Avoir des conversations difficiles (G131) contenait trop de matériel pour le temps alloué. L’École a donc décidé de maintenir la durée du cours (une demi-journée), mais de réduire son contenu pour assurer un rythme d’enseignement plus adéquat. Voici les changements apportés :

• Le titre a été changé pour Avoir des conversations constructives sur le rendement, ce qui correspond mieux au contenu du cours et au contexte dans lequel il s’inscrit, à savoir la gestion du rendement;
• La description et les objectifs ont été reformulés afin d’être plus représentatifs du contenu du cours;
• Le contenu abordé a été allégé et les éléments essentiels ont été préservés;
• Une nouvelle étude de cas a été ajoutée à la fin de l’atelier.

Ces changements entreront en vigueur le 24 janvier 2019.

Nous communiquerons avec les participants qui sont déjà inscrits aux séances du 24 janvier et aux séances subséquentes afin de les aviser de ces changements. Prière de noter que les participants qui ont déjà suivi ce cours dans le passé n’ont pas à le reprendre étant donné que la nouvelle version comprend les éléments essentiels de la version précédente.

Problèmes avec les rapports du SHGA

Nous sommes conscients des problèmes que vous rencontrez avec les rapports du Système harmonisé de gestion de l’apprentissage (SHGA), et nous travaillons avec Saba pour régler les causes profondes de ces problèmes. La première phase de notre tentative pour résoudre les problèmes que vous rencontrez consiste à nous adresser à certains ministères pour offrir du soutien en vue d’épurer les abonnements aux rapports et les paramètres définis dans les rapports. Nous vous tiendrons au courant de nos progrès et nous serons en contact avec vous pour travailler ensemble à la résolution des problèmes.

L’École et l’apprentissage à l’ère du numérique : présentation de la nouvelle Direction générale des services d’innovation et de politiques

L’apprentissage et l’innovation occupent une place grandissante au sein des ministères et organismes gouvernementaux. Pour répondre à leurs besoins, l’École dans son ensemble continue à évoluer, avec pour alliée la nouvelle Direction générale des services d’innovation et de politiques (DGSIP). Mais que fait cette direction générale au juste?

« La DGSIP s’occupe de choses qui sont nouvelles, si nouvelles que nous apprenons en essayant de les enseigner », précise Neil Bouer, vice président de la nouvelle direction générale. « Nous montrons aussi aux autres ce qui peut être fait, comme nous apprenons nous-mêmes ce qui peut être fait – l’art du possible. L’équipe est petite, neutre et n’a pas de mandat législatif ou réglementaire. » Le résultat de tout cela selon Neil? « Un appétit pour le risque, répond-il. Nous voulons écouter et permettre à d’autres voix de s’exprimer, et surtout, soutenir les gens et les ministères dans l’atteinte de leurs propres objectifs. »

Le travail de la DGSIP est axé sur les trois domaines suivants : transformation numérique, innovation dans la gestion et l’administration publiques et services d’innovation ciblés :

Transformation numérique

La création de l’Académie du numérique de l’École a été annoncée le 16 octobre 2018, et son mandat consiste à fournir des solutions en matière de formation et d’apprentissage grâce à des ressources ouvertes à un vaste public et à un apprentissage approfondi pour perfectionner les compétences spécialisées et le leadership numérique. L’Académie offrira ce qui suit :

• Fondements du numérique : une gamme d’activités d’apprentissage en ligne et en personne;
• Solutions numériques appliquées pour les dirigeants (EX-01 à EX-03);
• Apprentissage sur le numérique pour les hauts dirigeants (EX-04 à EX-05);
• Des volets appelés « Excellence » pour le perfectionnement des spécialistes en développement, en intelligence artificielle, en conception, en science des données et en technologies perturbatrices.

L’Académie offrira aux fonctionnaires le meilleur apprentissage et les meilleures connaissances disponibles sur des sujets, qui évoluent rapidement, y compris un soutien pratique pour l’application des compétences et des technologies numériques à des problèmes du monde réel à mesure que les apprenants travaillent dans le cadre d’un stage intégré. L’équipe lancera des prototypes de solutions en janvier 2019, puis une série complète de programmes en juillet 2019. L’Académie travaillera de façon souple et ouverte, par défaut, avec des experts gouvernementaux et des partenaires externes, pour aider le Canada à établir la norme mondiale en matière de gouvernement numérique et de service aux citoyens.

Vous pouvez trouver la liste des membres de l’équipe et plus d’information sur leur travail dans le groupe « Académie du numérique » sur GCcollab.

Innovation dans la gestion et l’administration publiques

Les efforts dans ce domaine visent à améliorer les activités pratiques de gestion des personnes et des processus dans la fonction publique fédérale, ce qui, par ricochet, permet au gouvernement du Canada de mieux servir les Canadiens. Ces efforts s’articulent autour de quatre axes principaux :

• établir des liens entre le milieu universitaire et les spécialistes;
• fournir aux spécialistes des connaissances dans des domaines comme le numérique et le gouvernement ouvert;
• appuyer la recherche;
• diffuser les activités d’innovation à l’extérieur de la fonction publique.

La diffusion des activités fédérales en matière d’innovation sera facilitée par des rencontres régulières entre les centres d’innovation et les laboratoires à l’échelle du gouvernement fédéral, par l’établissement d’une carte des intervenants et des initiatives dans le domaine de l’innovation et par d’autres moyens pour diffuser les connaissances et les outils novateurs.

Services d’innovation ciblés

La DGSIP travaille en collaboration avec un certain nombre de ministères et d’organismes fédéraux afin d’examiner comment l’intelligence artificielle (IA) pourrait aider à l’examen et à l’analyse des 2 600 règlements fédéraux pour s’assurer qu’ils appuient l’innovation et la croissance tout en protégeant la santé, la sécurité et le bien-être des Canadiens, ainsi que l’environnement. Une récente demande de propositions a permis de retenir 17 propositions de l’industrie qui ont été présentées par l’École dans le cadre d’un événement le 19 octobre 2018. L’École va de l’avant avec des projets de démonstration interministériels réalisés en collaboration qui donneront lieu à des solutions prototypes fondées sur l’IA au printemps 2019. Ces projets de démonstration répondront aux besoins et obligations pratiques des organismes de réglementation, et permettront d’enseigner aux fonctionnaires comment appliquer l’analyse avancée et l’apprentissage machine.

La Direction générale vise à favoriser l’innovation dans la gestion des personnes et à appuyer l’apprentissage dans l’ensemble de la fonction publique dans ce domaine en créant des prototypes et des projets pilotes de nouveaux programmes et initiatives. Par exemple, l’équipe s’est associée à Statistique Canada pour élaborer un répertoire des compétences des employés, en commençant par la collecte de données dans des domaines tels que la scolarité des employés, les désignations et certifications professionnelles, les points forts et les domaines d’intérêt pour la formation future. La DGSIP sert également de foyer à une variété d’autres initiatives telles que les Agents libres du Canada, et le nouveau programme de perfectionnement interfonctionnel du Bureau des partenariats de la communauté des politiques, connu sous le nom de XFN, qui invite une première série de demandes cet automne. De nouveaux programmes pilotes visant à favoriser la souplesse et la mobilité des employés sont également à l’étude. Restez à l’écoute pour obtenir plus de renseignements au cours des mois à venir.

Nouveaux secteurs d’activité à l’École

Taki Sarantakis, président de l’École, a annoncé le 17 octobre que les produits d’apprentissage de l’École seraient organisés par thème selon cinq secteurs d’activité. Le président affirme que ces secteurs d’activité « sont non seulement étroitement liés aux priorités du gouvernement du Canada, mais qu’ils sont durables en ce sens qu’ils permettront à [l’École] de bien se positionner pour pouvoir répondre aux nouvelles priorités à mesure qu’elles se présentent. » Les cinq nouveaux secteurs d’activité sont les suivants :

• Apprentissage sur les questions autochtones
• Milieu de travail respectueux et inclusif
• Compétences du GC et du secteur public
• Compétences transférables
• Académie du numérique

Ces cinq domaines rendront également les activités de l’École plus accessibles, car vous pourrez rapidement voir où se trouvent les responsabilités. Ils permettront également à l’École de développer plus rapidement une « expertise approfondie » dans les domaines concernés. « Les organisations doivent constamment s’adapter et évoluer afin de rester dynamiques et adaptées à leur environnement, déclare M. Sarantakis. » C’est exactement ce que nous faisons à l’École avec ces nouveaux secteurs d’activité.

Nouveau Comité consultatif externe

Le 20 septembre 2018, le président Taki Sarantakis a annoncé la création d’un nouveau Comité consultatif externe qui servira de forum de consultation, de collaboration et de discussion sur le programme et les priorités de l’École, ainsi que sur les nouvelles questions d’apprentissage et d’innovation. D’éminents Canadiens représentant les secteurs public, privé et universitaire se joindront au président, au sein du comité.

Rappel : Renseignements sur les changements à la formation prévue au Centre Asticou, et demande d’aide concernant l’accès à des installations

Comme vous l’avez peut-être appris aux nouvelles, Sécurité publique Canada a annoncé que l’École partagera le Centre Asticou avec 1 500 élèves de l’École secondaire Mont-Bleu, située tout près, laquelle a été gravement endommagée par le passage de la tempête dans la région le 21 septembre dernier. Par conséquent, toutes les séances de formation prévues au Centre Asticou après le 22 octobre 2018 ont été déplacées à d’autres endroits dans la région de la capitale nationale, principalement au 111, promenade Sussex. Sachez que tous les apprenants qui sont déjà inscrits à un cours ayant été déplacé ont reçu un avis par écrit dès que les dispositions sur le nouveau lieu de leur cours ont été prises.

Des responsables de l’École travaillent sans relâche à réserver de nouvelles salles afin de maintenir la prestation des cours. Toutefois, il est possible que certains cours soient annulés en raison d’un manque de locaux. Nous serions vivement reconnaissants de votre assistance dans l'atténuation de ce risque. Si votre organisation a des salles ou des installations de formation qui pourraient être mises à la disposition de l’École pour ses cours d’ici au nouvel an, nous vous prions de nous en informer en fournissant tous les renseignements indiqués dans le document ci-joint.

Finalement, prenez note que la réservation de salles de cours de l’École ou de ses installations pour la tenue d’événements ne sera pas possible pour les organisations clientes jusqu’à nouvel, puisque nous devons accorder la priorité à la prestation des cours de l’École.

À NOTER : nos services pendant les Fêtes

Nos services seront fermés les 25 et 26 décembre, ainsi que le 1er janvier. Nous vous souhaitons de joyeuses Fêtes.