Terms of Reference

1. Contexte

Le groupe de travail (GT) sur la diversité et l’inclusion (D et I) du SMA(Mat) de niveau 1 a été mis sur pied en 2021 pour soutenir les efforts du Groupe des matériels en vue d’accroître la diversité, l’inclusion et l’appartenance parmi ses membres. Le mouvement vers une plus grande diversité, inclusion et appartenance au sein du SMA(Mat) s’harmonise avec des mouvements similaires au sein du MDN, de la fonction publique et du Canada. Le greffier du Conseil privé a publié un Appel à l’action en faveur de la lutte contre le racisme, de l’équité et de l’inclusion dans la fonction publique fédérale.

Le président du Conseil du Trésor a également publié le document Priorités de la fonction publique en matière de diversité et d’inclusion, harmonisé avec le discours du Trône du gouvernement et les récentes lettres de mandat. Ces documents, ainsi que d’autres orientations et directives gouvernementales, ministérielles et collectives, constituent le fondement de l’orientation et des activités du groupe de travail.

1. 2. Mandat

Les efforts du Groupe des matériels se concentrent sur son personnel et sur la création en collaboration d’un environnement dynamique de sécurité psychologique et d’appartenance. L’engagement de l’organisation en faveur de la diversité, de l’inclusion, du respect et de l’appartenance est soutenu par la mise à disposition de ressources pour ce travail au moyen de l’embauche d’un conseiller en diversité et inclusion de N1 à temps plein et le soutien de tâches de micro-mission et d’activités du GT. L’organisation s’est également engagée dans un changement de culture et soutient fermement l’autonomisation de ses employés pour qu’ils acquièrent des compétences, une prise de conscience et des capacités permettant à tous d’élever ceux qui les entourent vers un environnement de travail inclusif.

3. Priorités clés – énoncé de la vision

La priorité du bureau de la diversité et de l’inclusion est de créer et de maintenir un « lieu de travail psychologiquement sûr » pour tous les membres de l’Équipe de la Défense, de plaider pour la transparence des processus de travail et d’insister sur l’importance des micro-comportements.

4. Objectives

1. créer un espace sûr pour les conversations et les discussions sur la diversité et l’inclusion, et pour soulever les questions et les défis
2. fournir des possibilités d’éducation pour accroître l’apprentissage en matière de D et I
3. faire connaître les activités et les initiatives de D et I au sein du Groupe des matériels, de l’Équipe de la Défense et de l’ensemble des autres fonctionnaires
4. examiner les pratiques exemplaires en matière de D et I
5. soutenir la mise en œuvre et l’actualisation continue du plan d’action D et I du Groupe des matériels
6. élaborer en collaboration des séances d’information et d’éducation D et I et leur contenu
7. partager les réussites et les défis liés à l’amélioration de la D et I
8. donner aux membres du personnel les outils, les ressources et les connaissances nécessaires pour mener à bien le changement de culture D et I dans leurs propres organisations

5. Action Plan

Le plan d’action est un document vivant au sein de l’organisation. Tous les membres du Groupe des matériels auront l’occasion de fournir des conseils et des orientations sur le plan.

5.1. Éliminer les écarts d’équité en matière d’emploi et satisfaire aux exigences prévues par la loi :  

• Accorder la priorité à l’embauche de membres des groupes visés par l’équité en matière d’emploi qui présentent des lacunes relatives à la disponibilité d’un effectif.
• Vérifier les pratiques de dotation pour cerner et éliminer les obstacles systémiques à l’embauche d’un effectif diversifiée. Mettre en œuvre les recommandations de RH-Civ pour examiner les données existantes du bassin de prospects, l’utilisation, la façon d’accéder aux données du bassin et de les gérer pour cerner les préjugés inconscients.
• Fournir des orientations et des conseils sur la dotation en personnel aux responsables du recrutement en partageant des ressources telles que l’outil de l’optique de D et I et fournir des conseils de D et I sur les nouveaux recrutements. Fournir également une fonction d’examen de la langue et du contenu du matériel de marketing, des affiches, des énoncés des critères de mérite (ECM), des outils d’évaluation, etc. Partager et appliquer les listes de vérification, les outils et les questions de l’analyse comparative entre les sexes (ACS+) à l’appui des examens. Enfin, promouvoir l’inscription au répertoire des enquêteurs de la diversité.
• Supprimer les obstacles aux postes de niveau débutant en examinant les ECM pour s’assurer que les exigences en matière d’éducation et d’expérience ne sont que de bonne foi et rechercher d’autres options aux études officielles.

5.2. Expand Leadership Representatio

• En utilisant les postes vacants, promouvoir les groupes EE au sein des membres de la direction au moyen du Programme de perfectionnement des cadres (PPC), du bassin EX D et I (RH-Civ) et des bassins EX du Groupe des matériels. Utiliser le bassin des minorités visibles (MV), le cas échéant.
• Cibler des membres de groupes divers pour le PPC. Les cadres supérieurs doivent se concentrer sur la représentation des groupes EE lors de la nomination des membres du personnel.
• Utiliser les possibilités d’intérim pour donner aux membres de groupes diversifiés une expérience de travail au niveau exécutif grâce à la détermination par le PPC et le DG de membres EE pour des postes d’intérimaires EX.
• Offrir des possibilités de mentorat aux futurs dirigeants issus de milieux divers, comme le Programme de cercles de mentorat « Diriger en soulevant les autres » (CMDSA).

5.3. Enhance Promotion Rate and Share for all Diversity Groups:  

• Offrir un mentorat à tous les niveaux aux membres de divers groupes au moyen du PCMDE, et des programmes de mentorat des RH-Civ, des groupes d’approvisionnement (GA) et du groupe Génie. De même, utiliser les services de coaching des cadres dans le cadre du PPC.
• Mettre sur pied des groupes de travail sur la diversité et l’inclusion (N1 et N2).
• Cerner le personnel qualifié par l’élaboration d’un processus permettant de déterminer et de soutenir les membres du Groupe des matériels qui se sont qualifiés dans des bassins de niveau supérieur en dehors du Groupe des matériels.

5.4. Enhance and Enable Inclusive Practices:

• Acquérir les compétences et accroître la sensibilisation nécessaires pour faire progresser les membres de la direction dans le continuum de la diversité, de la minimisation à l’acceptation.
• Créer des affectations de micro-missions de N1 dans le domaine de la diversité et de l’inclusion.  
• Élaborer un plan de communication approuvé qui tient compte des résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF) 2020 du SMA(Mat), et avoir des consultations actives permanentes avec les employés ainsi que des activités et des idées au sein du groupe de travail de N1. Mettre l’accent sur les outils d’action, le leadership et les communications HOT (honnêtes, ouvertes et transparentes). De même, utiliser des séances de discussions improvisées aux niveaux du groupe, de la division et de la direction, et utiliser la série virtuelle de conférenciers invités « Demandez-moi n’importe quoi » et le portail Web interne et la base de ressources.
• Célébrer la diversité, l’inclusion et l’appartenance par la reconnaissance et la célébration de journées, de jours fériés et d’événements commémoratifs issus d’une diversité de religions, de cultures et d’observances internationales. Assurer la diffusion d’un calendrier mensuel multiculturel du Groupe des matériels.

5.5. Embed Individual Accountability:

• Organiser et partager des événements d’apprentissage sur le changement de culture afin de renforcer la compréhension et la sensibilisation à tous les aspects de la diversité, de l’inclusion et de l’appartenance au moyen d’activités mensuelles « Demandez-moi n’importe quoi » qui amplifient les voix des communautés marginalisées au moyen de fonctionnaires et d’experts en diversité au sein de la fonction publique.
• Créer ensemble (membres du personnel et dirigeants) une culture d’inclusion par l’entremise de l’apprentissage. Chaque membre ajoute des activités d’instruction à son plan d’apprentissage, comme l’instruction sur les préjugés inconscients, les cours de D et I, l’instruction sur l’équité en matière d’emploi, l’instruction sur l’ACS+ et les cascades telles que : Lieu de travail respectueux, éthique, et diversité et inclusion.
• Créer ensemble (membres du personnel et dirigeants) une culture d’inclusion par l’entremise d’actions. Chaque membre inclut des activités de diversité et d’inclusion dans son EGR. C’est obligatoire, mais chacun choisit ses actions.

6. Adhésion

Président	ADM(Mat) Level 1 Diversity and Inclusion Advisor.
Membres	les membres du SMA(Mat) des niveaux 1 à 3 se désignent eux-mêmes ou sont désignés par leur chaîne de commandement analyste de micro-mission en diversité et inclusion de niveau 1 du SMA(Mat)
Alliés	tous les membres intéressés du Groupe des matériels, de l’Équipe de la Défense et de la fonction publique fédérale qui souhaitent contribuer et transférer des connaissances aux initiatives de diversité et d’inclusion

7. Responsibilities:

Chair	Create a safe space to facilitate open and effective communication within the WG. Organize and host WG meetings. Share knowledge and information with openness and transparency with the WG. Report on WG activities to L0, L1, L2 leadership. Support WG members to develop L2 and L3 plans and activities. Sponsor L2 and L3 D&I initiatives. Raise awareness of WG activities and best practices to other Defence Team groups and Federal Public Service organizations. Share D&I activities and best practices of other Defence Team groups and Federal Public Service organizations. Solicit advice, feedback, and input from WG.
Members	Participate in WG meetings. Participate in L1 D&I and WG activities and initiatives. Share L2 organizational D&I activities and initiatives Distribute information and knowledge from WG to their L2 and L3 organizations. Create safe spaces for discussion and learning within their L2 and L3 organizations. Promote WG activities and initiatives within their L2 organization. Maintain open D&I relationship with senior leadership of their L2 organization. Build L2 and L3 D&I action plans. Build L2 and L3 D&I working groups. Solicit advice, feedback, and input from L2 and L3 organizations.
Allies	Participate in WG meetings. Share and contribute to diversity and inclusion activities and initiatives.

8. Meetings

• Meetings are scheduled and organized by the WG Chair or their delegate biweekly.-

  Frequency are adjusted as needed

• Agendas and relevant attachments are shared prior to the meeting.
• Meeting minutes are provided before the meeting along with any additional attachments.
• Meetings take place virtually using the MS Teams platform.
• Time is set aside at each meeting for round table discussion to include, but not limited to:

  Successes or lessons learned on D&I initiatives and engagement efforts; Communications challenges and requests for help / ideas; Opportunities to collaborate, co-create,  cross-promote; Activities that might be scalable or transferrable across organizations.

• WG members or observers are welcome to contribute to meeting Agenda and to invite other participants to attend.
• Meetings provide opportunity for invited guests from outside the WG to share activities, initiatives, successes and challenges.

9. Recordkeeping

All WG documents and information, including Terms of Referenc, Meeting Agendas and Minutes are maintained on the WG Intranet page and SharePoint site.