Introduction

Ces instructions concernent la création et la mise à jour des notices d'autorité de nom et de collection. Elles ne concernent pas les notices d'autorité de sujets. Aux fins du présent document, le terme "notice d'autorité" s'applique à la fois aux notices d'autorité de nom et de collection. Le "fichier d'autorité" s'applique uniquement aux enregistrements d'autorité de nom et de collection qui constituent le fichier d'autorité Canadiana.

Les membres du personnel de BAC et des bibliothèques participantes au PFAN créent des notices dans le fichier d'autorité partagé.

Utiliser ce document (DCM Z1) en relation avec le RDA : Resource Description and Access, Library of Congress-Program for Cooperative Cataloging Policy Statements (LC-PCC PS), et d'autres sections du Descriptive Cataloging Manual (DCM). Ce document complète le format MARC 21 pour les données d'autorité et ne répète généralement pas les informations trouvées dans le format. Les exemples sont donnés dans le style MARC 21 ; une exception est l'utilisation d'un espace vide avant et après la combinaison délimiteur/code de sous-zone. Le symbole "#" représente un espace vide dans une position indicatrice ; le symbole "$" est utilisé pour le délimiteur.

Notices d'autorité de nom

Une notice d'autorité de nom possède le contenu de base suivant :

le point d'accès autorisé (zone MARC 21 1XX),
les sources de justification du point d'accès autorisé, y compris les ajouts qui font partie du point d'accès autorisé, les points d'accès différents, certains éléments d'identification, et
tout point d'accès connexe utilisé pour exprimer des relations (zones MARC 21 4XX/5XX).

Des informations supplémentaires peuvent être enregistrées dans les champs fixes (008) et dans les zones de notes de la notice d'autorité (champs MARC 21 667, 675 ou 678). Des zones MARC facultatives telles que 046 et 3XX peuvent également être indiquées. Les données de contrôle et la désignation du contenu sont également incluses pour une identification et une manipulation correctes des données.

Les notices d'autorité ne sont pas faites pour les noms de personnes lorsque le seul indice de l'identité de la personne est un dispositif non alphabétique ou non numérique, des vedettes-matières thématiques ou des caractéristiques géographiques. En vertu de RDA, un nom peut être utilisé et une notice d'autorité peut être créée pour des entités qui n'étaient auparavant utilisées que comme sujets, comme les noms de famille, les personnages fictifs et les entités non humaines (par exemple, les animaux) lorsque celles-ci prétendent être responsables de la création d'une œuvre ou d'une expression, d'une contribution à celle-ci, etc.

En général, il faut faire une notice d'autorité de nom pour toute personne, entité corporative (y compris géographique) ou nom de famille qui peut être utilisé comme point d'accès dans une notice bibliographique, si le nom est effectivement utilisé pour la première fois comme point d'accès descriptif ou sujet.

Les bibliothèques participantes au PFAN ne sont pas obligées de fournir des notices d'autorité pour chaque point d'accès généré par leur catalogage. Cependant, toutes notices d'autorité de nom contribuée à Canadiana doit avoir tous les éléments nécessaires du point d'accès établis dans les cas suivants :

Toutes les entités qui font partie d'une hiérarchie établie ; par exemple, lors de la création d'une entité corporative qui est entrée en subordination à son entité mère, l'entité mère doit également être établie. En d'autres termes, si Canadiana ne comporte pas de notice d'autorité pour la société mère ou une sous-unité intermédiaire, elle doit être établie. Cela signifie que plus d'une notice d'autorité sera créé dans Canadiana, et que certains de ces points d'accès autorisés ne peuvent pas être utilisés dans les notices bibliographiques.

Tous les organismes ajoutés aux notices d'autorité pour refléter une relation avec le 1XX ; par exemple, si une entité est inscrite de manière indépendante et qu'une variante est donnée par un ou plusieurs organismes supérieurs, l'organisme ou les organismes supérieurs doivent également être représentés dans le fichier d'autorité. Ainsi, les catalogueurs peuvent avoir besoin de créer d'autres notices d'autorité en plus de celle nécessaire à l'utilisation dans le catalogue même si ce nom n'est pas utilisé sur une notice bibliographique.

Tous les points d'accès utilisés dans les champs 5XXs doivent également être représentés dans le fichier d'autorité. Par exemple, lorsqu'un catalogueur ajoute un champ 500 dans un notice d'autorité pour une œuvre afin de montrer une relation entre une œuvre et une personne, le point d'accès dans le champ 500 doit également être établi.

Les noms de juridiction utilisés comme ajouts à un 1XX doivent également être établis avant de pouvoir être utilisés. Par exemple, lorsque le nom d'une ville est utilisé comme qualificatif pour une personne morale, la ville doit être représentée dans le fichier d'autorité. Certains éléments d'un point d'accès au nom/titre doivent également être établis ; par exemple, lorsqu'un notice d'autorité pour le titre collectif conventionnel "Œuvres" est créé en utilisant un auteur qui n'est pas établi dans Canadiana, un notice d'autorité pour l'auteur doit également être établi.

Des lignes directrices supplémentaires pour la création de titres d'œuvres ou d'expressions sont énumérées ci-dessous :

Pour les titres ou les noms/titres, une notice d'autorité est souvent établie lorsqu'une ou plusieurs des conditions énumérées ci-dessous s'appliquent. Appliquez ces critères à chaque élément du point d'accès complet (titre principal, langue, partie, etc.) et établissez une notice d'autorité distincte pour chaque élément qui répond aux critères.

une référence sera tracée sur cette notice d'autorité ;
les recherches effectuées pour établir ce point d'accès autorisé doivent être enregistrées ;
le point d'accès autorisé est nécessaire pour un point d'accès à un ouvrage connexe ou une entrée de sujet et l'ouvrage connexe n'est pas représenté par une notice bibliographique dans la base de données de la LC ou, pour les publications en série, par une notice CONSER dans l'OCLC ;
certaines informations doivent être enregistrées, par exemple le titre de la citation d'une loi.

Note : Actuellement, les notices d'autorité ne sont pas automatiquement créées pour chaque élément d'un point d'accès autorisé pour une œuvre ou une expression, par exemple lors de la création d'une notice d'autorité de nom/titre pour une notice d'expression telle que : Queneau, Raymond, $d 1903-1976. $t Fleurs bleues. Il n'est pas nécessaire de créer une notice d'autorité pour la fiche de l'œuvre : Queneau, Raymond, $d 1903-1976. $t Fleurs bleues.

Les catalogueurs de la LC/PCC peuvent contribuer aux notices d'autorité de nom pour les œuvres ou les expressions, selon les besoins du catalogage.

Les notices d'autorité pour les œuvres et les expressions peuvent également être créées même si aucun des quatre critères énumérés ci-dessus ne s'applique, par exemple, lorsqu'elles sont considérées comme importantes pour enregistrer des éléments d'identification dans les champs 3XX.

Une notice d'autorité pour un nom/titre ou un point d'accès au titre n'est pas nécessaire lorsque le titre préféré de l'œuvre et le titre de l'expression manifestée sont les mêmes ou le seraient en raison de la normalisation. Une notice d'autorité peut être créée pour ces expressions, mais les 4XX qui représentent l'œuvre originale ne doivent pas être ajoutés, qu'ils soient représentés par des notices d'autorité existantes ou des combinaisons 1XX/245.

Exemple :

100 1# $a Allende, Isabel. $t Eva Luna.$l Anglais
MAIS PAS
400 1# $a Allende, Isabel. $t Eva Luna
(Variante non ajoutée car cette forme représente le point d'accès autorisé pour cette oeuvre)

Notices d'autorités de collection

La transcription de la déclaration de collection est obligatoire le cas échéant. La recherche des mentions d'autorité de la collection, le traçage de la collection, ainsi que la création et la mise à jour des mentions d'autorité de la collection sont facultatifs.

La création de notices d'autorité de collection est facultative pour les bibliothèques du PFAN, mais toute série qui est retracée dans une notice bibliographique PCC (zone 8XX) doit être étayée par une notice d'autorité de collection. Aux fins de la tenue des registres, il est recommandé de créer des notices d'autorité de collection chaque fois qu'une bibliothèque du PFAN décide de classer ensemble une série numérotée analysée ou une monographie en plusieurs parties, que la collection soit retracée ou non dans des notices bibliographiques.

Une notice d'expression de type collection peut également être créée pour enregistrer des informations d'intérêt général ou d'application, par exemple, le 1XX de la notice est une mention plutôt qu'un titre.

Une notice d'autorité de collection a le contenu de base suivant :

le type de code de la collection (c'est-à-dire collection monographique, document analysable en plusieurs parties, série autre qu'une collection monographique, expression ressemblant à une collection),
forme du point d'accès autorisé à la collection,
traitement de la collection (classification, analyse et recherche),
numérotation de la collection,
numéro d'appel de la LC, si elle est classée comme une collection,
lieu de publication et éditeur/organisme émetteur,
source(s) sur laquelle/lesquelles le point d'accès autorisé à la forme de la collection est basé,
références croisées menant au point d'accès autorisé à partir de formes variantes et à partir/vers des points d'accès autorisés connexes. Des informations supplémentaires peuvent être enregistrées dans des champs fixes et dans des zones de notes de la notice d'autorité. Les données de contrôle et la désignation du contenu sont également incluses pour une identification et une manipulation correctes des données.

008 Éléments de données de longueur fixe

008/10 Règles de catalogage descriptif

Généralités
Toutes les nouvelles notices d'autorité créées et versées par les catalogueurs participant au PFAN doivent avoir le code "z" en 008/10 et inclure la sous-zone $erda, en zone 040.

Lorsqu'une notice d'autorité codée "a", "b", "c" ou "d" est modifiée de quelque façon que ce soit, évaluer la notice d'autorité et la modifier pour qu'elle soit conforme à RDA, en modifiant le codage de la zone 008/10 en conséquence.

Exception 1 :
Si une notice d'autorité codée “c” est modifiée uniquement par la modification ou l'ajout d'une zone 5XX, on encourage fortement les catalogueurs, bien qu'il n'y ait pas d'obligation, à évaluer la notice et à la modifier selon RDA, en changeant le 008/10 en conséquence.

Exception 2 :
Les autorités de noms indifférenciés codées 008/10 "c" peuvent être modifiées de manière à enlever une ou plusieurs identités afin de créer des notices différenciées conformes à RDA. Lorsqu'on modifie une notice d'autorité de nom indifférencié à cette fin, la notice d'autorité de nom indifférencié mise à jour doit conserver le code 008/10 existant.

008/11 Système de vedettes-matière / Thésaurus

Généralités
Lors de l'application du chapitre 10 de RDA pour les noms de famille, s'assurer que la valeur de la zone 008/11 de la notice d'autorité est réglée sur "n".

Noms de collectivité pour les hauts fonctionnaires et les dignitaires religieux.
Attribuer la valeur "n" (sans objet) aux notices d'autorité pour les noms de collectivité qui représentent les chefs d'État, les chefs de gouvernement, etc., les organismes intergouvernementaux internationaux, les autorités religieuses et les papes, lorsque le nom du titulaire fait partie du point d'accès autorisé. Attribuer également la valeur "b" en 008/15, et ajouter une note en zone 667 indiquant la forme du point d'accès utilisé dans le catalogage par sujet.

Exemples de noms de collectivité ne pouvant être utilisés comme vedette-matière :
États-Unis. Président (1953-1961 : Eisenhower)
Iran. Shah (1941-1979 : Mohammed Reza Pahlavi)
Illinois. Gouverneur (1973-1977 : Walker)
Église catholique. Pape (1958-1963 : Jean XXIII)
Church of England. Diocèse de Londres. Évêque (1675-1713 : Compton)

Dans ce guide, voir aussi 008/15 et « Notices d'autorité de noms et l'utilisation comme vedette-matière » sous 667.

Suivre ces directives pour les notices d'autorité nouvellement créées. Apporter également ces modifications lorsque vous modifiez les notices d'autorité de nom existantes pour quelque raison que ce soit.

008/15 Utilisation de la vedette – vedette-matière secondaire

Noms de famille
Lorsqu'on applique le chapitre 10 RDA pour les noms de famille, il faut s'assurer que la zone 008/15 est codée “b..”

Noms des dignitaires gouvernementaux et des dignitaires religieux
Contexte : Pour les chefs d'État, les chefs de gouvernement, etc., les organismes intergouvernementaux internationaux, les responsables religieux et les papes, les catalogueurs descriptifs peuvent être tenus d'établir un point d'accès autorisé pour le nom de la collectivité pour la fonction ainsi qu'un nom personnel pour le titulaire de la fonction. C'est la politique d'indexation par sujets d'attribuer seulement le nom personnel, et non le nom de la collectivité, comme point d'accès par sujet. Cette politique a été établie à des fins de colocalisation (cf. SHM H 430). Par exemple :

États-Unis. Président (1789-1979 : Washington)

peut être utilisé dans le catalogage descriptif comme point d'accès, mais en indexation seul le nom personnel serait utilisé comme point d'accès sujet.

Washington, George, 1732-1799

serait utilisé comme point d'accès par sujet.

Attribuer la valeur "b" (Non approprié) aux notices d'autorité des noms des collectivités représentant la fonction occupée par les chefs d'État, les chefs de gouvernement, etc., les organismes intergouvernementaux internationaux, les responsables religieux et les papes, lorsque le nom du titulaire est inclus comme partie du point d'accès. Attribuer également la valeur "n" en 008/11, et inclure une note 667 indiquant la forme utilisée dans l'indexation par sujet.

Exemple :
110 2# $a Église catholique. $b Pape (1958-1963 : Jean XXIII)
008/11 = n
008/15 = b
667 ## $a UTILISATION COMME VEDETTE-MATIÈRE : Ce point d’accès ne peut pas être employé comme vedette-matière. Les œuvres sur cette personne se trouvent sous Jean XXIII, pape, 1881-1963.

Dans ce guide, voir aussi les sections 008/11 et 667 sous « Notices d'autorité de noms et l'utilisation comme vedette-matière ».

Suivre ces lignes directrices pour les notices d'autorité nouvellement créées. Corriger les notices existantes lors de toute autre modification apportée aux notices.

008/32 Nom de personne non différencié

Généralités
Lors de la création d'une notice d'autorité de nom pour un nom de famille, attribuer la valeur "n" dans la zone 008/32.

En date de novembre 2013, LC et le PCC ont convenu des lignes directrices suivantes pour les personnes dont les noms privilégiés sont identiques :

ne pas utiliser la valeur “b” dans une notice d'autorité de nom RDA; toutes les notices d'autorité de noms de personnes doivent être différenciées.
ne pas ajouter une nouvelle identité à une notice d'autorité de nom de personne existante codée “b” dans la zone 008/32.

Appliquer plutôt RDA 9.19.1 pour créer un point d'accès autorisé unique pour la personne, en utilisant les éléments additionnels appropriés.

Mise à jour des notices indifférenciées existantes : Une notice d'autorité de nom indifférenciée existante, en particulier une notice qui a été importée du fichier LC/NACO, peut comprendre des paires de zones 670 utilisées pour regrouper l'information sur chaque personne visée par la notice d'autorité de nom. La première zone 670 de chaque paire est une zone 670 “identifiant” comprenant un terme décrivant la relation de la personne avec le titre cité dans la deuxième zone 670 de la paire. Les données de la zone d'identification 670 sont enregistrées dans la sous-zone $a et sont mises entre crochets. La deuxième zone 670 de la paire est une "citation" qui comprend les éléments de données normaux de la citation d'une ressource à cataloguer.

Exemple :
100 1# $a Lloyd, Richard
670 ## $a [Auteur de Bound and minor words in Baruya]
670 ## $a Bound and minor words in Baruya, 1989: $b p. de t. (Richard Lloyd)
670 ## $a [Point d'accès supplémentaire pour Alex, the amazing juggler]
670 ## $a Alex, the amazing juggler, 1981: $b p. de t. (Richard Lloyd)
670 ## $a [Éditeur intellectuel de Allen Jones]
670 ## $a Allen Jones, 1995: $b p. de t. (Richard Lloyd)

Lorsque de l'information pour distinguer une personne dans une notice d'autorité existante indifférenciée est trouvée :

Créer toujours une nouvelle notice d'autorité de nom pour cette personne avec l'information distinctive et ajouter une indication que la personne était auparavant sur une notice indifférenciée (voir Notes 667 dans les notices pour les identités qui figuraient auparavant sur des notices indifférenciées, ci-dessous).
Transférer la citation 670 se référant à cette personne de la notice d'autorité indifférenciée à la nouvelle notice d'autorité de nom et modifier l'information si c’est nécessaire.
Si la notice d'autorité de nom indifférenciée n'est pas supprimée parce que plusieurs identités restent, supprimer les zones 670 qui se réfèrent à la nouvelle notice d'autorité de nom créée.
Si plusieurs identités restent dans la notice d'autorité de nom indifférenciée et qu'il n'y a pas d'information suffisante pour créer des nouvelles notices d'autorité de nom pour chaque nom, laisser la notice d'autorité de nom codée RCAA2.

Afin de faciliter le traitement automatisé des notices d'autorité (par exemple, appariement, liaison), lorsqu'il ne reste qu'une seule identité dans une notice d'autorité de nom de personne indifférenciée (c'est-à-dire que les autres identités sont désambiguïsées et enlevées), procéder comme suit :

Catalogueurs PFAN :

S'assurer que la notice d'autorité de nom indifférenciée contient seulement de l'information se référant à la seule identité restante (par exemple, les zones 670).
Si une notice d'autorité de nom différenciée n'a pas été créée pour la dernière identité :
- Ajouter une zone 667 à la notice d'autorité de nom indifférenciée :

667 ## $a Dernière identité sur notice indifférenciée; signalée pour suppression.

- Signaler la notice d'autorité de nom indifférenciée à bac.pfan-fnap.lac@canada.ca. BAC créera une nouvelle notice d'autorité de nom de remplacement et supprimera l'ancienne notice d'autorité de nom. Dans la nouvelle notice d'autorité de nom, BAC ajoutera une note 667 (laquelle?) et le numéro Canadiana de la notice d'autorité de nom supprimée dans la zone 016, sous-zone $z, s’il y en a un.

Si une notice d'autorité de nom différenciée a été créée pour la dernière identité :
- Ajouter cette information dans une note 667 de la notice indifférenciée pour vous assurer qu'une notice d'autorité de nom doublon ne sera pas créée :

667 ## $a Dernière identité sur notice indifférenciée ; signalée pour suppression car remplacée par [numéro Canadiana de la notice d'autorité de nom différenciée].

- Signaler la notice d'autorité de nom indifférenciée pour suppression à bac.pfan-fnap.lac@canada.ca BAC supprimera la notice d'autorité de nom et ajoutera le numéro Canadiana de la notice d'autorité de nom supprimée dans la zone 016, sous-zone $z de la notice d'autorité de nom nouvellement créée.

PFAN - Guide des autorités de noms