MyGCHR at the ATSSC/HR - Compensation
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Support for Compensation Advisors
- MyGCHR sandbox environment (User ID is: GC9 / Password is: GC9)
- Introduction to UPK - MyGCHR's Built-in Help Module (video)
- ATSSC's MyGCHR Service Desk
Relevant UPK Topics (MyGCHR Help Module)
| Assign or Amend Predefined Schedule | Assigner ou modifier horaire prédéfini |
| Create Personal Work Schedule | Créer horaire travail personnel |
| Amend Personal Work Schedule | Modifier horaire travail personnel |
| Record Change In Working Hours | Enregistrer un changement des heures de travail |
| View Absence Balances | Visualiser les soldes de congé |
| View Absence Entitlement Balance Forecasting | Visualiser la prévision du droit aux soldes de congé |
| View Absence Request Details | Visualiser les détails d'une demande de congé |
| View Absence Request History | Visualiser l'historique demandes congé |
| Record an Absence Event | Enregistrer une demande de congé |
| Delete an Absence Event | Supprimer une demande de congé |
| Delete a "Voided" Absence Event | Supprimer un événement d'absence « nul » |
| Record an Adjustment | Enregistrer un ajustement |
| Record Leave of Absence Greater than 5 Consecutive Working Days | Enregistrer un congé au-delà de 5 jours ouvrables consécutifs |
| Record Return from Leave (RFL) of 5 Days or More | Enregistrer un retour après un congé de 5 jours ou plus |
| Record Leave of Absence While on Assignment | Enregistrement des congés autorisés pendant une affectation |
| Record Leave of Absence (Parental Leave) While Acting | Enregistrer un congé sans solde (parental) durant une situation d'intérimaire |
| Record Leave with Income Averaging | Enregistrer un congé avec étalement du revenu |
| Record Leave with Income Averaging During an Acting Appointment | Enregistrer un congé avec étalement du revenu d'un employé qui a un statut de nomination intérimaire |
| Record Pre-Retirement Transition Leave | Enregistrer un congé de transition à la retraite |
| Record Previously Used Personal Needs LWOP | Enregistrer congé sans solde pour besoins personnels utilisé précédemment |
| Record Contiguous LOAs | Enregistrer des congés sans soldes consécutifs |
| Fields that will create a trigger to recalculate leave credits | Champs créant un déclencheur afin de recalculer les crédits de congé |
| How the one-time vacation leave is granted (job aid) | Comment le congé annuel unique est attribué (fiche-conseil) |
| View One-Time Bereavement Leave Taken Flag | Visualiser le congé unique décès accordé |
| Record One-Time Leave Entitlement Granted | Enregistrer le congé annuel unique accordé |
| Record Management, Exceptional and Travel Status Earned | Inscrire les congés de direction, exceptionnels et pour déplacement acquis |
| Mandatory Cashout Calculation | Paiements obligatoires - Méthode de calcul |
| Mandatory Cashout Calculation for Compensatory and Travel (job aid) | Paiements obligatoires (compensatoire et déplacement)- Méthode de calcul (fiche-conseil) |
| Run Mandatory Cash Out | Exécuter le rapport sur les paiements obligatoires |
| Confirm Mandatory Cashout Amount on Behalf of Employee and Approve on Behalf of Manager | Confirmer le montant de paiement obligatoire au nom de l'employé et l'approuver au nom du gestionnaire responsable |
| Run 20% Mandatory Cashout Report | Exécuter un rapport de 20% paiements obligatoires |
| Record Vacation Carryover Limits for an Employee | Enregistrer les limites de report de vacances pour un employé |
| Record a Request for Vacation Carryover | Enregistrer une demande de report de vacances |
| Record Overtime | Enregistrer une demande de temps supplémentaire |
| View Eligibility Group | Visualiser le groupe admissibilité |
| Rehabilitation Program (job aid) | Programme de réadaptation (fiche-conseil) |
| Record Start of Rehabilitation Program | Enregistrer début d'un programme réadaptation |
| Record End of Rehabilitation Program | Enregistrer fin d'un programme réadaptation |
| Enter the Management Service Date | Entrer la date service - gestion |
| Amend Continuous Employment Start Date | Modifier la date de début d'emploi continu |
| Amend Continuous Service Date | Modifier la date de service continu |
| Amend Benefits Service Date | Modifier dates admissiblilités avantages |
| Record Termination of Employment | Enregistrer une cessation d'emploi |
| Record Change of Termination Date | Enregistrer un changement de la date de cessation |
| Record Termination of Transfer Out | Enregistrer une cessation d'emploi pour une mutation de sortie |
| How to correct a missing pay group (job aid) | Comment corriger un groupe de paie manquant |
| BUD Code and Salary Admin Plan Cross-Reference Tables | Tableaux de références croisées du code IUN et du régime salarial |
| Run Account Status and Absence Report | Exécuter le rapport d'État du dossier des absences |
| Review Job Data Alignment Compare Reports | Examen des rapports comparatifs sur l'harmonisation des données d'emploi |
| Review Phoenix Job Stack for a Specific Employee | Examen de l'emsemble des données d'emploi de Phénix pour un employé |
| Review Job Data Alignment Results for a Specific Employee | Examen des résultats de l'harmonisation des données d'emploi pour un employé |
| MyGCHR Phoenix Messages (job aid) | Messages Phénix pour MesRHGC (fiche-conseil) |
| Review Job Summary | Vérifier sommaire emplois |
Process Changes
- In MyGCHR a position must derive from a job code
Job codes are used to create general groupings of common jobs. The job code groups are then used as the basis for default job data on positions, i.e., Work Description information, Classification Decision information, etc.
- Use Job Codes only (no Position) for the following appointments
For the following appointments, you must always use a job code instead of putting the incumbent in a position. A generic (unclassified) job code has been created for each of the following:
Casuals
- Secondment-in
- Interchange
- Part-time Worker
- Full-time GICs
- Part-time GICs
- Students
- Wait for next day after creating a PRI
Once the PRI has been created, you must wait for the overnight process to run before entering the hire transaction in MyGCHR.
- What you need to know when adding a GIC to MyGCHR
A GIC needs to be on a job code only (no position). Use generic job code xxxxx for full-time GIC and job code xxxxx for part-time GIC.
Use dedicated location codes for GICs, i.e., GIC-ON, GIC-QC. Select the GIC location code that corresponds with the province in which the member works. The location code has a direct impact on tax deductions.
- What to do when hiring an employee whose transfer out is not complete
Step 1: Use the process Record a Hire for a Pending Transfer In. The transaction will not integrate with Phoenix, but the employee will have access to MyGCHR to perform all functions in Manager Self-Service (if the employee has direct reports), and limited functions in the Employee Self-service.
Step 2: Once the Transfer Out has been completed by the departing organization, use process Complete a Hire for a Pending Transfer In. This transaction will integrate with Phoenix.