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GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa

Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de l'équipe GouvEnsemble Ottawa pour la non-conférence de 2019 ! Merci de partager votre temps précieux pour nous aider à faire de cet événement une réalité - nous ne pouvons littéralement pas le faire sans vous ! Nous savons que nos formidables bénévoles font la journée, alors MERCI de lever la main. Votre énergie, votre enthousiasme et vos efforts contribuent à offrir une expérience agréable et à faire en sorte que chacun passe une journée mémorable. Par-dessus tout, nous espérons aussi que votre expérience de bénévolat sera amusante et enrichissante.

Dans ce wiki, vous trouverez beaucoup d'informations pour vous préparer pour votre journée.

La non-conférence d'une journée de GouvEnsemble Canada aura lieu le 17 décembre 2019 à l'édifice John G. Diefenbaker, 111, promenade Sussex, à Ottawa, Ontario. Nous attendons des centaines de personnes de partout au Canada.

(Vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Regardez cette courte vidéo et OneTeamGov.ca pour en savoir plus !)

Je veux en savoir plus à propos de GouvEnsemble

OneTeamGov est une communauté de gens passionnés par l'amélioration des services publics afin de faciliter la vie des gens.

L'objectif de la communauté est d'améliorer le service public et les méthodes de travail dans le secteur public en éliminant les divisions entre les personnes. Il est ouvert à toute personne, quel que soit son poste ou son secteur d'activité, qui souhaite améliorer les services publics ou les méthodes de travail du secteur public par des actions concrètes.  

Partager et apprendre avec les autres est un impératif moral, parce que chacun mérite d'avoir des services publics efficaces et accessibles. C'est pourquoi GouvEnsemble Canada, le chapitre canadien de OneTeamGov, organise un événement à Ottawa. C'est l'occasion de favoriser et de faciliter l'apprentissage et le partage à l'échelle du pays.

Comme nos autres événements, celui-ce sera axé sur les résultats. Nous voulons que les gens retirent des idées pratiques pour améliorer les services publics dans leur travail. Plutôt qu'un programme de réunions ou de conférences, cet événement sera une non-conférence - une série de sessions définies par les participants le jour même. L'objectif sera de partager vos expériences, votre pratique, votre inspiration, votre compréhension, d'apprendre des autres et de construire votre propre appel à l'action.  

Tout ce que vous devez connaitre en tant que bénévole se trouve ci-dessous !

Si vous ne consultez rien d'autre, lisez ceci !

1 - La mise en place pour la non-conférence se fera le 16 décembre entre 13 h 00 et 16 h 00 sur les lieux de l'événement, soit au 111, promenade Sussex. Certains d'entre vous se sont inscrits pour aider à cette préparation ! Merci !!!

2 - A votre arrivée sur les lieux le 17 décembre, rendez-vous à la salle des bénévoles (Green Room - Victoria Hall) pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles, et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart.

3 - L'inscription des participants débutera à 8 h 00 à l'extérieur du Victoria Hall.

4 - Il y aura du café et des collations dans la salle des bénévoles (Green Room - Victoria Hall) le matin. Il y aura aussi des collations légères disponibles toute la journée pour vous aider à garder votre énergie !

5 - Apportez un appareil mobile pour rester connecté (le mot de passe Wi-Fi sera fourni), les organisateurs de la conférence auront aussi des talkies-walkies et se déplaceront à travers le 111 Sussex.

6 - Consultez les descriptions des rôles des bénévoles et le bref programme de la journée avant de commencer ! Si vous êtes animateur et/ou prenez des notes, veuillez aussi consulter le Guide des séances en petits groupes.

7 - A la fin de la journée, lorsque les participants quittent le lieu, nous voulons faire un " couloir de bénévoles " pour remercier tout le monde à leur départ. Nous ferons la queue à 16 h 45 à l'extérieur du Victoria Hall.

9 - N'hésitez pas à communiquer avec Colleen Tiernan (819-360-0852) ou Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) pour toute question, problème ou préoccupation. Nous sommes ici pour vous aider !

Non-conference Ottawa 2019 - Détails pour les bénévoles

Séances d'information à l'intention des bénévoles

AVANT la non-conférence:

• Des séances d'information pour les bénévoles auront lieu virtuellement via WebEx au cours de la semaine du 9 au 13 décembre. C'est l'occasion pour vous d'obtenir tous les détails, d'apprendre ce que l'on attend de vous et de nous poser toutes vos questions avant l'événement !
• Vous n'avez besoin d'assister qu'à une séance d'information préalable. Veuillez choisir la session qui vous convient le mieux selon l'horaire ci-dessous.

Date	Langue	Détails pour la vidéoconférence	Détails pour la téléconférence
9 décembre 12 h 00 HNE	Anglais	Cliquez ici pour vous connecter via WebEx Numéro de la rencontre : 558 387 665 Mot de passe: Unconference2019	Composez le 1-877-413-4781 ou le 1-613-960-7510 Code: 509 4346
10 décembre 12 h 00 HNE	Français	Cliquez ici pour vous connecter via WebEx Numéro de la rencontre : 556 379 343 Mot de passe: Unconference2019	Composez le 1-877-413-4781 ou le 1-613-960-7510 Code: 509 4346
11 décembre 12 h 00 HNE	Anglais	Cliquez ici pour vous connecter via WebEx Numéro de la rencontre : 559 289 031 Mot de passe: Unconference2019	Composez le 1-877-413-4781 ou le 1-613-960-7510 Code: 509 4346

LE JOUR de la non-conference:

• Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence, rendez-vous à la salle des bénévoles pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart de travail.
• Vous recevrez un t-shirt blanc avec le logo OneTeamGov. Astuce : portez des vêtements et des chaussures confortables, le code vestimentaire est informel. Notez que les t-shirts sont de style unisexe.
• L'horaire complet des bénévoles sera affiché, veuillez informer Colleen et Kayleigh si vous rencontrez des pépins, ou si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations ! Vous pouvez nous envoyer un SMS le jour-meme.

Bref programme de la journée

• 7:00, La salle des bénévoles est prête à vous accueillir et vous pouvez venir chercher votre t-shirt ! Veuillez arriver tôt pour votre quart de travail !

• 8:00, portes ouvertes et les inscriptions commencent
• 9:00-9:40, Cérémonie de bienvenue
• 9:40-10:10, Activité de lancement
• 20 min écart, établissement de l'ordre du jour
• 10:30-16:00, séances en petits groupes
• 16:00-16:45, Mot de la fin et départ
• 16:45 *** Les bénévoles font la queue à 16h45
• 17:00 NETTOYEZ! Si vous pouviez rester un peu plus longtemps et nous aider, ce serait génial ! Je vous remercie !

Prendre soin de soi

• Ce sera une journée importante et occupée, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et de votre propre bien-être. Il n'y a pas de mal à faire une pause pendant un certain temps !
• Il y aura une salle de bénévolat (Green Room - Victoria Hall) à votre disposition, une salle tranquille est aussi disponible dans la salle de réunion Ottawa A pendant le déjeuner, de 11 h 30 à 13 h 30. Lorsque les participants sont en session, attendez-vous à ce que les principaux domaines soient un peu plus discrets.
• Si vous avez besoin d'aide en tout temps ou si vous devez changer de rôle, n'hésitez pas à laisser un message ou à appeler Colleen (819-360-0852) ou Kayleigh (506-654-3907). Nous sommes là pour prendre soin de vous aussi !

Code de conduite

L'équipe de GouvEnsemble Unconference Team s'engage à maintenir un espace sûr et exempt de harcèlement pour tous nos participants. Cela inclut le maintien d'un espace positif et inclusif où chacun est le bienvenu et où les droits de l'homme sont respectés, quels qu'ils soient. Cela signifie le respect de tous les aspects des personnes, y compris l'âge, le sexe, la race, l'origine ethnique, la religion ou l'absence de religion, l'origine nationale, la langue, l'éducation, la taille, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité/expression sexuelle et la créativité, les capacités physiques et mentales, et le statut socioéconomique.

Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement de la part des participants à la conférence.

Veuillez vous référer au code de conduite officiel de OneTeamGov.

Rôles des bénévoles - Ce que l'on attend de moi

Rôle
Installation	- Installation et préparation la veille de la non-conférence (16 décembre) - diverses tâches	Horaires : de 13 h 00 à 16 h 00 le 16 décembre a 111 Sussex Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala
Inscription	- Accueillir et inscrire les participants à leur arrivée- Donnez aux participants un cordon/une étiquette avec leur nom, encouragez-les à écrire leur nom/information, etc. - Indiquez aux participants où se trouvent les toilettes et répondez aux questions qu'ils pourraient avoir. - Une fois l'inscription terminée, vous passerez à un rôle différent en tant que marcheur/grand marcheur de plancher. Chef d'équipe: Ashley Evans | Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie	Horaires : de 7 h 30 à 9 h Inscription et de 9 h à 10 h 10 pour aider à l'activité du terrain Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy
Hôtesses, Installation de la salle de réunion en petits groupes	- Interagir avec les participants et les aider à répondre à leurs questions au sujet de l'événement ou du lieu, en distribuant des sacs d'emplettes. - Diriger les participants vers les chambres et les toilettes (se familiariser avec les plans d'étage) - Aider à répondre aux questions qui pourraient surgir, courir et aller chercher les choses au besoin. - IMPORTANT* S'assurer que chaque salle a un animateur et un preneur de notes au début de chaque séance en petits groupes. - IMPORTANT* Mettez le nom de la session sur la porte ET assurez-vous que le preneur de notes a le bon document ET ramassez la feuille du tableau à feuilles mobiles de la dernière session et assurez-vous qu'elle est étiquetée et rapportez-la dans la salle des bénévoles. Chef d'équipe: Colleen Tiernan | Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie	Horaire de l'accueil du matin : de 8 h à 12 h 30 Brittany Hurley, Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Nadine Lacelle Horaire des quarts de travail de l'accueil de l'après-midi : 12 h 30 à 16 h 30 Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Martin Haller, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow
Équipes en petits groupes - Facilitateur - Preneur de notes	- Ce rôle consiste notamment à travailler en équipe pour convoquer, animer et consigner les discussions des séances en petits groupes (une équipe par salle). - L'animateur guidera la discussion de 55 minutes, permettant aux participants de discuter et de générer (1) une compréhension commune du sujet, (2) des opportunités et des défis qui s'y rapportent et (3) des actions pratiques pour les aborder. - Le preneur de notes saisira les points de la discussion, y compris la compréhension du sujet par la salle, les opportunités et les défis, et les actions pratiques. Un ordinateur portable/tablette sera fourni dans chaque chambre. Un document et un dossier Google seront mis en place pour que vous puissiez enregistrer la discussion. Veuillez vous assurer que les notes sont enregistrées dans le dossier Google docs. - Le preneur de notes conservera également le temps et prendra une photo du groupe participant à la session, veuillez l'envoyer à l'adresse suivante OneTeamGovCanada@pm.me - Les salles auront 40 chaises en cercle et une table avec un ordinateur portable pour le preneur de notes - Guide des séances en petits groupes également disponible Chef d'équipe: Joël Bourgeoys | Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie	CLIQUEZ ici pour l'horaire de l'animateur et du preneur de notes
Affectations spéciales	- Divers rôles spécialisés durant la journée - Les adjoints à l'établissement de l'ordre du jour seront informés à l'avance de leurs rôles spécifiques. - Les bénévoles de la conciergerie Todd aideront à escorter les invités de baladodiffusion jusqu'à l'emplacement de la baladodiffusion - Tracé graphique Chef d'équipe: Colleen Tiernan | Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie	Todd Concierge horaire : 10 h 15 à 12 h 30; Darlene Mulcahey De 12 h 30 à 16 h 30 ; Nadia Ackah Établissement de l'ordre du jour : Prêt à 10h À DÉTERMINER Tracé graphique Divers lieux toute la journée, Jordana Globerman
Mise en ordre (J'appelle n'importe qui !)	- Nous apprécions votre temps et comprenons que vous ne puissiez pas rester, mais nous espérons que le plus grand nombre possible de bénévoles resteront après l'événement pour nous aider à quitter le site en bon état ! Chef d'équipe: Colleen Tiernan | Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie	Démontage - 17h jusqu'à la fin ! Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawerence Humber Toute autre personne disponible qui peut rester dans les parages est la bienvenue ! Je vous remercie !

Plan de l'étage

Médias sociaux

Veuillez utiliser ces hashtags d'événements pour mettre en valeur l'événement sur les médias sociaux: #NonConferenceOttawa #GouvEnsemble

Wi-Fi: Network: à déterminer / Mots de pass: à déterminer

Questions et Réponses

1. Les preneurs de notes sont-ils responsables du type de tableau à feuilles mobiles, qu'attend-on de nous dans ce rôle ?
   • L'idée est de capturer les idées collectives de la conversation en petits groupes, nous ne nous attendons pas à ce que les preneurs de notes se chargent de la présentation des documents affichés, des tableaux à feuilles mobiles, etc. (qui sera fait plus tard, tu n'as pas de devoirs)
   • Il y aura des ordinateurs portables fournis dans les salles de session, un modèle a commencé à vous aider, les notes seront sauvegardées dans un dossier google docs
   • IMPORTANT *** Si vous utilisez un tableau à feuilles mobiles, veuillez noter le sujet de votre séance et le numéro de la salle pour la tenue des dossiers.
2. Qu'attendez-vous en termes de facilitation ? Il n'y a pas de " façon unique " d'animer la séance, vous n'avez pas besoin d'être un animateur expert.
   • Il y aura des tableaux à feuilles et des notes autocollantes dans la salle si vous voulez les utiliser, BTW s'il vous plaît/veuillez utiliser des marqueurs de tableaux à feuilles mobiles pas des objets pointus (les objets pointus écrivent sur les murs à travers un tableau à feuilles mobiles !!)
   • Vous pouvez utiliser un large éventail de techniques différentes, allant d'une conversation organique sans structure jusqu'à un animateur expérimenté utilisant l'approche 1-2-4-Tous (voir le Guide des séances en petits groupes).
   • En résumé, notre but est de faciliter une compréhension commune, l'exploration des opportunités et l'identification d'actions pratiques (consultez le guide des sessions de pause pour plus de détails).