Changes

Emerging themes A number of themes are emerging from both organizational and public service-wide discussions, notably the importance of: • Continuing to link values and ethics as foundational to efforts to advance anti-racism, accessibility, equity, diversity, and inclusion and reconciliation • Supporting public servants to effectively navigate grey areas around personal expression, including on social media • Preparing for future disruptors, and in particular the emerging use of Artificial Intelligence in the federal public service Values and ethics as the foundation for reconciliation, anti-racism, accessibility, equity, diversity, and inclusion Consistent with what the Task Team heard during their consultations, a common theme heard throughout more recent engagements was the concern that the focus on values and ethics would somehow overtake or even undermine the continued commitment to the Call to Action. As was repeatedly conveyed through all engagements, efforts to strengthen our public service values and ethics are fundamental to making progress to advance anti-racism, equity, diversity and inclusion and reconciliation. Living our values, including respect for people, integrity, and excellence can only happen when we embrace equity, diversity and inclusion in the workplace. The important linkages between Values and Ethics and the Call to Action will continue to be reinforced, including in planning for a public service-wide symposium this fall. A similar commitment was evident in the submissions from departments and agencies. Over half of the departments indicated that they engaged with equity groups, networks, and communities, with many reinforcing the objectives of the Call to Action through Values and Ethics discussions and activities. Many organizations also reported having had one or more engagement sessions on personal accountability in upholding values and ethics, with most discussions occurring with executives. Shared Services Canada (SSC) promotes personal accountability through the introduction of new indicators as part of Executive commitments, such as exemplifying ethical practices and confirming the completion of CSPS mandatory training on values and ethics. Many organizations have updated their code to enshrine reconciliation, diversity, equity and inclusion, or to make it more accessible from a plain language perspective. Parks Canada reviewed and updated its Values and Ethics Code which resulted in the addition of a new core value for equity, diversity and inclusion. This serves to recognize that being a successful and innovative agency is rooted in Parks Canada’s ability to create inclusive spaces where employees and visitors with a variety of perspectives and experiences feel a sense of belonging. In recognition of reconciliation being part of the daily work of their employees, Natural Resources Canada incorporated reconciliation as a new value in their organizational code of conduct to guide interactions with Indigenous employees and communities. A strong link: Demonstrating the link between the two, as part of its Call to Action self-assessment, Environment and Climate Change Canada (ECCC) noted that its revised Code now includes explicit language centring on the collective responsibility to ensure an inclusive and barrier-free work environment for all people of all backgrounds, free from harassment, racism, and discrimination. It underlines the important contributions of Indigenous science and knowledge to the department’s work. The Code also reiterates ECCC’s commitment to advancing efforts on diversity, inclusion, employment equity, anti-racism, and accessibility. The important role of managers as a first point of contact in resolving ethical dilemmas came through strongly in many submissions. Recognizing their key role, many departments have prepared materials and engagement kits to support managers in having safe, open conversations with employees. Housing, Infrastructure and Communities Canada has equipped managers with the tools and knowledge required to lead in-depth discussions on values and ethics within their teams to foster a “safe space” and receive more honest and detailed feedback recognizing that employees are generally more open to sharing their insights in smaller settings. Reconciling personal views with our role as public servants As highlighted in the Milestone Report, there are often grey areas around navigating personal expression while also maintaining trust and integrity in the public service as an institution. This concern was reinforced during more recent engagements, where a broad range of public servants raised the ethical dilemmas that arise when personal or professional values are not aligned with Government direction that they are asked to implement as public servants. These dilemmas can have unique dimensions for specific communities, including scientists and younger public servants. They also raise questions around the use of social media by public servants, and the circumstances in which social media posts can fall within or outside the values and ethics of the federal public service. Through engagements, the importance of understanding our role as public servants was reinforced, including duty of loyalty and service to the government of the day. But the need for “safe spaces” – where public servants can seek advice and express concerns without fear of reprisal – was also recognized. These safe spaces can be informal (e.g., peers and colleagues, managers) or formal mechanisms such as Human Resources or Ombudspersons’ offices. Organizations have taken positive steps to support employees in successfully navigating personal use of social media, while strengthening how public servants understand their unique role and duty. Many organizations indicated that they have undertaken conversations and activities or training sessions dedicated to the use of social media. One example is Statistics Canada. Since January 2024, Statistics Canada has held 14 sessions, attended by hundreds of employees, focusing on “social media guidelines for employees” and best practices in social media usage. Some organizations have noted that conversations on social media often focused on how public servants can uphold their duty of loyalty, and manage conflict of interest, highlighting the need for a better understanding of the boundaries around its usage. Indigenous Services Canada has developed Social Media Use training sessions with the objective of supporting employees in balancing personal freedom of expression and the duty of loyalty, giving practical advice on how to apply judgment when using social media. Some organizations are making use of the Canada School of Public Service’s current offerings to provide additional training on social media. ​

Un certain nombre de thèmes ressortent des discussions au sein des organisations et à l’échelle de la fonction publique, notamment l’importance de : ​

 

•

 

Continuer d’établir un lien avec les valeurs et l’éthique en tant que fondement des efforts visant à faire progresser l’accessibilité, l’équité, la diversité, l’inclusion, la réconciliation et la lutte contre le racisme.

 

•

 

Aider les fonctionnaires à correctement s’orienter dans les zones grises entourant l’expression personnelle, y compris sur les médias sociaux.

 

•

 

 

L’intégration est considérée comme un point critique pour établir une compréhension fondamentale du rôle des valeurs et de l’éthique de la fonction publique chez les nouveaux employés. Les organisations examinent et mettent en oeuvre des séances obligatoires de formation et d’orientation sur les valeurs et l’éthique lorsque les employés entrent dans la fonction publique et lorsqu’ils assument de nouvelles fonctions. Par exemple, les nouveaux employés de l’École de la fonction publique du Canada doivent lire le code de conduite et les lignes directrices sur les conflits d’intérêts de leur organisation, participer à une séance d’orientation comprenant une présentation de leur champion des valeurs et de l’éthique, et visiter un kiosque virtuel sur les valeurs et l’éthique où ils ont l’occasion de poser des questions et de discuter. De nombreuses organisations, dont la Commission canadienne du lait et l’Agence des services frontaliers du Canada, ont mis en place, ou sont en train de mettre en place, des discussions consacrées aux valeurs et à l’éthique dans le cadre de leurs séances d’intégration.

 

Le cycle d’évaluation du rendement est également considéré comme une occasion de renforcer la sensibilisation des fonctionnaires et leur compréhension des valeurs et de l’éthique de la fonction publique à tous les échelons. Dans le cadre des discussions régulières sur la gestion du rendement, plusieurs organisations ont pris des mesures pour renforcer le rôle important des principaux codes et directives, tels que le Code de valeurs et d’éthique du secteur public, la Directive sur les conflits d’intérêts et les divers codes de conduite organisationnels. Par exemple, Femmes et Égalité des genres Canada (FEGC) a inclus des indicateurs relatifs aux valeurs et à l’éthique dans ses ententes de gestion du rendement 2024-2025 pour tous les employés, quel que soit leur échelon. Ainsi, les employés doivent participer à au moins deux événements d’apprentissage sur les valeurs et l’éthique au cours de l’année. De plus, FEGC a élaboré et lancé sa propre série sur le leadership en mars 2024, ciblant tous les cadres dans un exercice d’apprentissage commun.

 

De nombreuses organisations soulignent l’importance de mettre en oeuvre des processus qui offrent aux employés des possibilités structurées, telles que des attestations, de réfléchir régulièrement aux valeurs et à l’éthique ainsi qu’aux directives connexes, et de démontrer leur engagement à cet égard. Par exemple, des organisations telles que Fiducie nationale du Canada, Téléfilm Canada, l’Agence de promotion économique du Canada atlantique et l’Agence fédérale de développement économique pour le Nord de l’Ontario ont toutes mis en place une version d’attestations annuelles obligatoires, permettant aux employés d’examiner et de déclarer tout changement dans leur situation individuelle du point de vue des valeurs et de l’éthique, ainsi que de faire les déclarations nécessaires en vue d’éviter tout conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel. Pour sa part, la Commission canadienne des droits de la personne a créé un outil d’autoévaluation des conflits. d’intérêts pour aider ses employés à évaluer en toute connaissance de cause leur situation particulière et la façon dont elle est liée aux exigences énoncées dans le code de conduite de leur organisation, la Directive sur les conflits d’intérêts et le Code de valeurs et d’éthique du secteur public, entre autres instruments de politique. De même, les employés à tous les échelons du Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) doivent affirmer chaque année qu’ils comprennent le code de conduite de leur organisation et qu’ils s’engagent à le respecter. Afin d’encourager ses employés à être proactifs et à demander conseil lorsqu’ils ont des inquiétudes, le code de conduite du SCRS intègre le principe « s’arrêter, réfléchir et s’informer ».

 

Les différentes organisations ont également souligné le rôle important que jouent les hauts dirigeants pour faire de ce travail une priorité. Alors que de nombreux ministères ont désigné les directeurs comme étant la clé de la promotion d’une culture de valeurs et d’éthique pour les employés, il a aussi été mentionné que le ton donné et les mesures entreprises par les cadres supérieurs étaient tout aussi importants pour une culture de valeurs et d’éthique forte. Par exemple, le Programme d’éthique et d’intégrité du Service correctionnel du Canada est en train d’être mis à jour pour inclure des références aux domaines d’intérêt du rapport d’étape, qui comprendra du contenu sur le leadership efficace dans l’organisation, le contexte actuel de la fonction publique, les conflits d’intérêts et l’utilisation des médias sociaux. Le rôle de la responsabilité a également été mentionné par les ministères, notamment par Affaires mondiales Canada (AMC), qui ont souligné la nécessité de veiller à ce que la responsabilité conséquente soit bien définie et appliquée de manière équitable et transparente, quel que soit le niveau. À cet effet, AMC a publié son premier rapport annuel sur les inconduites et les actes répréhensibles en 2023, afin d’assurer la transparence sur la façon dont il a traité les cas d’inconduite ou d’actes répréhensibles qui lui ont été signalés.

 

Certaines organisations ont exprimé le besoin d’intégrer positivement les valeurs et l’éthique dans leur culture organisationnelle en utilisant des possibilités de reconnaissance. Par exemple, Savoir polaire Canada a créé un prix des valeurs et de l’éthique pour récompenser les personnes qui respectent constamment les valeurs fondamentales et les normes éthiques de la fonction publique dans leur travail et leurs interactions de tous les jours. De même, Finances Canada envisage d’intégrer des catégories relatives aux valeurs et à l’éthique dans les futures activités de reconnaissance, afin de mettre en évidence le rôle essentiel des fonctionnaires dans le soutien des réalisations ministérielles.