ON CPP CoP - CP CCP ON

Contents

• Purpose Statement
• Community Objectives
• Community Guidelines
• Members
• Meeting Frequency

Purpose Statement:

The Peer Coaching Circles Community of Practice fosters a supportive and safe learning environment where members connect, share best practices, and engage in continuous personal development. We focus and encourage the exchange of knowledge and experiences to enhance and support the learning goals of our members. Through collaboration and a supportive atmosphere, we aim to create a community that empowers its members to excel in their coaching journeys.

Community Objectives:

1.     Networking: Facilitate opportunities for members to connect and build professional relationships within the coaching community, fostering collaboration and shared learning.

2.     Access to resources: Provide members with access to a diverse range of coaching resources, tools, and materials to support their professional development and enhance their coaching practices.

3.     Peer support: Create a supportive environment where members can seek and offer support, guidance, and feedback from fellow coaches, promoting a sense of camaraderie and mutual growth.

4.     Mentorship: Facilitate mentorship opportunities where experienced coaches can guide and support less experienced members, sharing their insights and expertise to foster professional growth.

5.     Innovation: Encourage the exploration and sharing of new ideas including coaching techniques, strategies, and approaches, sparking creativity and inspiring members to try new ideas in their coaching practices.

6.     Authenticity: Cultivate an atmosphere where members can be authentic and vulnerable, enabling open and honest conversations about challenges, successes, and lessons learned in their coaching journeys.

7.     Inspiration: Provide a platform for members to share inspiring stories, case studies, and experiences, motivating and energizing each other in their pursuit of excellence in coaching.

8.     Building sustainability: Promote discussions and initiatives around building sustainable coaching practices, incorporating ethical considerations, long-term client relationships, and the well-being of both coaches and clients.

9.     Idea sharing: Encourage active idea sharing and collaboration among members, fostering a dynamic exchange of knowledge, experiences, and best practices that contribute to collective learning and growth.

10. Training and learning: Offer training opportunities, workshops, webinars, and educational resources to enhance members' coaching skills and competencies, ensuring ongoing professional development.

11. Growth: Support members in their personal and professional growth as coaches, providing opportunities for self-reflection, goal setting, and continuous learning, leading to enhanced effectiveness and success in their coaching endeavors.

Community Guidelines:

These guidelines should serve as a foundation for fostering a positive and supportive community and can be adapted and expanded based on specific needs and situations.

1.     Confidentiality: Maintain strict confidentiality within the community, respecting the privacy of all members and ensuring that personal information or discussions shared within the community remain confidential.

2.     Safe space: Foster a safe and inclusive environment where all members feel comfortable expressing their opinions, thoughts, and experiences without fear of judgment or reprisal.

3.     Open communication: Encourage open and honest communication among members, promoting active participation and constructive dialogue to facilitate learning and growth.

4.     Respect: Treat all members with respect, recognizing and valuing the diverse perspectives, backgrounds, and experiences that each individual brings to the community.

5.     Active listening: Practice active listening when engaging with others, demonstrating genuine interest and attentiveness to understand their viewpoints and experiences fully.

6.     Professionalism: Maintain a high standard of professionalism in all interactions within the community, adhering to ethical guidelines and conduct that upholds the integrity of the coaching profession.

7.     Collaboration: Foster a spirit of collaboration and teamwork, promoting the sharing of ideas, resources, and experiences among members for the collective benefit of the community.

8.     Conflict resolution: Handle conflicts or disagreements in a respectful and constructive manner, seeking to find mutually agreeable solutions and maintaining the overall harmony of the community.

9.     Continuous learning: Embrace a growth mindset and a commitment to lifelong learning, encouraging members to seek new knowledge, skills, and perspectives that enhance their coaching practices.

10. Accountability: Encourage members to take responsibility for their commitments and actions within the community, holding themselves accountable to the agreed-upon guidelines and expectations.

Members:

The Community consists of Federal and Provincial Peer Coaching Circle Facilitators, who are actively involved in the National Manager Community and OPS Leadership Network Peer Coaching Circles program. These facilitators lead monthly or bimonthly coaching circles.

Individuals can join the Community by undergoing facilitator training, shadowing experienced facilitators, and actively facilitating or preparing to run their own peer coaching circles within the National Manager Community or OPS Leadership Network.

Roles:

Meeting Facilitators: Jacqueline Cressy (OLN) and Meredith Richmond (NMC)

Responsible for creating and distributing meeting agenda and calendar invites. During the meeting, the facilitator will guide the discussion, ensure everyone has an opportunity to contribute, and keep the conversation focused on the agenda. They will also manage any conflicts or challenges that arise, encourage consensus-building, and help the group reach decisions and actionable outcomes.

Wiki or GCExchange Page Manager: Terry McPherson-Campos

Responsible for overseeing and maintaining the content and resources of the communication channel.

Speaker/Trainer Coordinator:

Responsible for sourcing and coordinating speakers and trainers to attend Community meetings.

Meeting Frequency:

The frequency of meetings for the Community will be monthly, with a minimum requirement of quarterly meetings. Meetings will be held for one (1) hour.

Meeting frequency and length will be reevaluated in the fall of 2023 after conducting 3-4 meetings to assess the effectiveness and determine if any adjustments are needed moving forward.

Charte de la communauté de pratique – Cercles d’encadrement par les pairs

Énoncé d’objectif

La communauté de pratique des cercles d’encadrement par les pairs favorise un environnement d’apprentissage positif et sûr, où les membres tissent des liens, mettent en commun leurs pratiques exemplaires et se perfectionnent sans cesse sur le plan personnel. Nous misons sur l’échange de connaissances et d’expériences, que nous encourageons, en vue de renforcer et de soutenir les objectifs d’apprentissage de nos membres. Nous souhaitons bâtir une communauté permettant à ses membres d’exceller dans leur parcours d’encadrement, et ce, dans un climat de collaboration et d’entraide.

Objectifs de la communauté

1.     Réseautage : favoriser les occasions permettant aux membres de tisser des liens et de bâtir des relations professionnelles au sein de la communauté d’encadrement, dans un climat de collaboration et d’apprentissage commun.

2.    Accès aux ressources : mettre à la disposition des membres un éventail varié de ressources, d’outils et de matériel d’encadrement pour soutenir leur perfectionnement professionnel et améliorer leurs pratiques d’encadrement.

3.     Soutien par les pairs : créer un milieu d’entraide où les membres s’entraident et s’échangent des conseils et des commentaires de façon à favoriser un esprit de camaraderie et de croissance mutuelle.

4.     Mentorat : favoriser les occasions de mentorat permettant à des encadreurs chevronnés de guider et de soutenir des membres moins expérimentés et de leur transmettre des idées et des compétences à l’appui de leur perfectionnement professionnel.

5.     Innovation : encourager l’exploration et la mise en commun de nouvelles idées, dont des techniques, des stratégies et des approches d’encadrement, de façon à stimuler la créativité et à inspirer les membres à incorporer de nouvelles idées à leurs pratiques d’encadrement.

6.     Authenticité : instaurer un climat où les membres sont à l’aise de se montrer authentiques et vulnérables, et où ils peuvent discuter ouvertement et honnêtement des difficultés, des réussites et des leçons apprises au fil de leur parcours.

7.     Inspiration : offrir aux membres une tribune où discuter d’histoires inspirantes, d’études de cas et d’expériences, de façon à se motiver et à se stimuler les uns les autres dans leur quête d’excellence en matière d’encadrement.

8.     Durabilité : favoriser les discussions et les initiatives portant sur la mise en place de pratiques d’encadrement durables qui tiennent compte d’aspects éthiques, des relations à long terme avec les clients et du bien-être des encadreurs et des clients.

9.     Mise en commun des idées : encourager la mise en commun active d’idées et la collaboration entre les membres pour engendrer un échange dynamique de connaissances, d’expériences et de pratiques exemplaires à l’appui de l’apprentissage et du perfectionnement collectifs.

10.   Formation et apprentissage : offrir aux membres des occasions de formation, des ateliers, des ressources et des webinaires éducatifs pour leur permettre d’accroître leurs habilités et compétences en matière d’encadrement et de veiller à leur perfectionnement professionnel continu.

11.   Croissance : soutenir l’épanouissement des membres et leur croissance professionnelle à titre d’encadreurs en leur donnant l’occasion de se livrer à une introspection, d’établir des buts et d’apprendre en continu, ce qui leur permettra d’accroître leur efficacité et de réussir en tant qu’encadreurs.

Directives de la communauté

Ces directives, qui servent de fondement pour favoriser une communauté d’entraide positive, peuvent être adaptées et élargies pour répondre à des situations et besoins particuliers.

1.     Confidentialité : maintenir une stricte confidentialité au sein de la communauté en respectant la vie privée des membres et en veillant à la confidentialité des renseignements personnels et des propos échangés au sein de la communauté.

2.     Espace sûr : favoriser un climat sûr et inclusif où tous les membres se sentent libres d’exprimer leurs opinions et leurs idées et de témoigner de leurs expériences sans crainte de jugement ou de représailles.

3.     Communication ouverte : encourager une communication ouverte et honnête entre les membres et insister sur la participation active et le dialogue constructif pour favoriser l’apprentissage et la croissance.

4.     Respect : traiter tous les membres avec respect, ainsi que reconnaître et valoriser les divers points de vue, horizons et expériences que chaque personne apporte à la communauté.

5.     Écoute active : mettre en pratique les techniques d’écoute active lors des échanges avec les autres en démontrant un intérêt sincère et en leur prêtant attention pour bien saisir leurs points de vue et leurs expériences.

6.     Professionnalisme : faire preuve d’un grand professionnalisme dans toutes les interactions au sein de la communauté, respecter le code d’éthique et se comporter d’une façon qui préserve l’intégrité de la profession d’encadreur et d’encadreuse.

7.     Collaboration : mettre en place un climat de collaboration et de travail d’équipe en favorisant la mise en commun d’idées, de ressources et d’expériences entre les membres pour le bien collectif de la collectivité.

8.     Résolution de conflits : gérer les conflits ou les désaccords de façon respectueuse et constructive, en tentant de trouver une solution acceptable pour tous et de préserver l’harmonie qui règne dans la communauté.

9.     Apprentissage continu : adopter une mentalité axée sur la croissance et l’engagement envers l’apprentissage continu, en encourageant les membres à acquérir de nouvelles connaissances, compétences et perspectives et, ainsi, à améliorer leurs pratiques d’encadrement. 

10.   Responsabilisation : encourager les membres à respecter leurs engagements et à assumer la responsabilité de leurs gestes au sein de la communauté, ainsi qu’à s’engager à respecter les directives et attentes convenues. 

Membres

La communauté se compose d’animateurs et d’animatrices des cercles d’encadrement par les pairs qui s’impliquent activement au sein de la Communauté nationale des gestionnaires (CNG) et du programme des cercles d’encadrement par les pairs du Réseau du leadership de la fonction publique de l’Ontario (FPO). Ces animateurs et animatrices dirigent des cercles d’encadrement chaque mois ou tous les deux mois.

Pour se joindre à la communauté, il faut d’abord suivre une formation en animation, être jumelé à un animateur ou une animatrice d’expérience, puis animer son propre cercle d’encadrement par les pairs, ou se préparer à le faire, au sein de la CNG ou du Réseau du leadership de la FPO.

Rôles :

Animatrices des réunions : Jacqueline Cressy (Réseau du leadership de la FPO) et Meredith Richmond (CNG)

Se chargent de produire et de distribuer l’ordre du jour des réunions et les invitations par calendrier. Pendant les réunions, les animatrices guideront la discussion en veillant à ce que chacun ait l’occasion d’y contribuer et à ce qu’on ne s’écarte pas de l’ordre du jour. Elles géreront également les conflits ou les problèmes qui se présentent, encourageront la recherche d’un consensus et aideront le groupe à prendre des décisions et à produire des résultats tangibles.

Gestionnaire de la page Wiki ou GCExchange : Terry McPherson-Campos

Se charge de surveiller et de tenir à jour le contenu et les ressources du canal de communication.

Coordinateur des conférenciers et des formateurs :

Se charge de trouver les conférenciers et les formateurs et de coordonner leur présence aux réunions de la communauté.

Fréquence des réunions

La communauté se réunira tous les mois ou, à tout le moins, tous les trimestres. Les réunions dureront une (1) heure.

On reverra la fréquence et la durée des réunions à l’automne 2023, après avoir tenu trois ou quatre réunions, pour en évaluer l’efficacité et déterminer si des ajustements s’imposent à l’avenir.