PFAN - Guide des autorités de noms

Introduction

Ces instructions concernent la création et la mise à jour des notices d'autorité de nom et de collection. Elles ne concernent pas les notices d'autorité de sujets. Aux fins du présent document, le terme "notice d'autorité" s'applique à la fois aux notices d'autorité de nom et de collection. Le "fichier d'autorité" s'applique uniquement aux enregistrements d'autorité de nom et de collection qui constituent le fichier d'autorité Canadiana.

Les membres du personnel de BAC et des bibliothèques participantes au PFAN créent des notices dans le fichier d'autorité partagé.

Utiliser ce document (DCM Z1) en relation avec le RDA : Resource Description and Access, Library of Congress-Program for Cooperative Cataloging Policy Statements (LC-PCC PS), et d'autres sections du Descriptive Cataloging Manual (DCM). Ce document complète le format MARC 21 pour les données d'autorité et ne répète généralement pas les informations trouvées dans le format. Les exemples sont donnés dans le style MARC 21 ; une exception est l'utilisation d'un espace vide avant et après la combinaison délimiteur/code de sous-zone. Le symbole "#" représente un espace vide dans une position indicatrice ; le symbole "$" est utilisé pour le délimiteur.

Notices d'autorité de nom

Une notice d'autorité de nom possède le contenu de base suivant :

1. 1) le point d'accès autorisé (zone MARC 21 1XX),
2. 2) les sources de justification du point d'accès autorisé, y compris les ajouts qui font partie du point d'accès autorisé, les points d'accès différents, certains éléments d'identification, et
3. 3) tout point d'accès connexe utilisé pour exprimer des relations (zones MARC 21 4XX/5XX).

Des informations supplémentaires peuvent être enregistrées dans les champs fixes (008) et dans les zones de notes de la notice d'autorité (champs MARC 21 667, 675 ou 678). Des zones MARC facultatives telles que 046 et 3XX peuvent également être indiquées. Les données de contrôle et la désignation du contenu sont également incluses pour une identification et une manipulation correctes des données.

Les notices d'autorité ne sont pas faites pour les noms de personnes lorsque le seul indice de l'identité de la personne est un dispositif non alphabétique ou non numérique, des vedettes-matières thématiques ou des caractéristiques géographiques. En vertu de RDA, un nom peut être utilisé et une notice d'autorité peut être créée pour des entités qui n'étaient auparavant utilisées que comme sujets, comme les noms de famille, les personnages fictifs et les entités non humaines (par exemple, les animaux) lorsque celles-ci prétendent être responsables de la création d'une œuvre ou d'une expression, d'une contribution à celle-ci, etc.

En général, il faut faire une notice d'autorité de nom pour toute personne, entité corporative (y compris géographique) ou nom de famille qui peut être utilisé comme point d'accès dans une notice bibliographique, si le nom est effectivement utilisé pour la première fois comme point d'accès descriptif ou sujet.

Les bibliothèques participantes au PFAN ne sont pas obligées de fournir des notices d'autorité pour chaque point d'accès généré par leur catalogage. Cependant, toutes notices d'autorité de nom contribuée à Canadiana doit avoir tous les éléments nécessaires du point d'accès établis dans les cas suivants :

Toutes les entités qui font partie d'une hiérarchie établie ; par exemple, lors de la création d'une entité corporative qui est entrée en subordination à son entité mère, l'entité mère doit également être établie. En d'autres termes, si Canadiana ne comporte pas de notice d'autorité pour la société mère ou une sous-unité intermédiaire, elle doit être établie. Cela signifie que plus d'une notice d'autorité sera créé dans Canadiana, et que certains de ces points d'accès autorisés ne peuvent pas être utilisés dans les notices bibliographiques.

Tous les organismes ajoutés aux notices d'autorité pour refléter une relation avec le 1XX ; par exemple, si une entité est inscrite de manière indépendante et qu'une variante est donnée par un ou plusieurs organismes supérieurs, l'organisme ou les organismes supérieurs doivent également être représentés dans le fichier d'autorité. Ainsi, les catalogueurs peuvent avoir besoin de créer d'autres notices d'autorité en plus de celle nécessaire à l'utilisation dans le catalogue même si ce nom n'est pas utilisé sur une notice bibliographique.

Tous les points d'accès utilisés dans les champs 5XXs doivent également être représentés dans le fichier d'autorité. Par exemple, lorsqu'un catalogueur ajoute un champ 500 dans un notice d'autorité pour une œuvre afin de montrer une relation entre une œuvre et une personne, le point d'accès dans le champ 500 doit également être établi.

Les noms de juridiction utilisés comme ajouts à un 1XX doivent également être établis avant de pouvoir être utilisés. Par exemple, lorsque le nom d'une ville est utilisé comme qualificatif pour une personne morale, la ville doit être représentée dans le fichier d'autorité. Certains éléments d'un point d'accès au nom/titre doivent également être établis ; par exemple, lorsqu'un notice d'autorité pour le titre collectif conventionnel "Œuvres" est créé en utilisant un auteur qui n'est pas établi dans Canadiana, un notice d'autorité pour l'auteur doit également être établi.

Des lignes directrices supplémentaires pour la création de titres d'œuvres ou d'expressions sont énumérées ci-dessous :

Pour les titres ou les noms/titres, une notice d'autorité est souvent établie lorsqu'une ou plusieurs des conditions énumérées ci-dessous s'appliquent. Appliquez ces critères à chaque élément du point d'accès complet (titre principal, langue, partie, etc.) et établissez une notice d'autorité distincte pour chaque élément qui répond aux critères.

(1) une référence sera tracée sur cette notice d'autorité ; (2) les recherches effectuées pour établir ce point d'accès autorisé doivent être enregistrées ; (3) le point d'accès autorisé est nécessaire pour un point d'accès à un ouvrage connexe ou une entrée de sujet et l'ouvrage connexe n'est pas représenté par une notice bibliographique dans la base de données de la LC ou, pour les publications en série, par une notice CONSER dans l'OCLC ; (4) certaines informations doivent être enregistrées, par exemple le titre de la citation d'une loi.

Note : Actuellement, les notices d'autorité ne sont pas automatiquement créées pour chaque élément d'un point d'accès autorisé pour une œuvre ou une expression, par exemple lors de la création d'une notice d'autorité de nom/titre pour une notice d'expression telle que : Queneau, Raymond, $d 1903-1976. $t Fleurs bleues. Il n'est pas nécessaire de créer une notice d'autorité pour la fiche de l'œuvre : Queneau, Raymond, $d 1903-1976. $t Fleurs bleues.

Les catalogueurs de la LC/PCC peuvent contribuer aux notices d'autorité de nom pour les œuvres ou les expressions, selon les besoins du catalogage.

Les notices d'autorité pour les œuvres et les expressions peuvent également être créées même si aucun des quatre critères énumérés ci-dessus ne s'applique, par exemple, lorsqu'elles sont considérées comme importantes pour enregistrer des éléments d'identification dans les champs 3XX.

Une notice d'autorité pour un nom/titre ou un point d'accès au titre n'est pas nécessaire lorsque le titre préféré de l'œuvre et le titre de l'expression manifestée sont les mêmes ou le seraient en raison de la normalisation. Une notice d'autorité peut être créée pour ces expressions, mais les 4XX qui représentent l'œuvre originale ne doivent pas être ajoutés, qu'ils soient représentés par des notices d'autorité existantes ou des combinaisons 1XX/245.

Exemple :

100 1# $a Allende, Isabel. $t Eva Luna.$l Anglais MAIS PAS 400 1# $a Allende, Isabel. $t Eva Luna (Variante non ajoutée car cette forme représente le point d'accès autorisé pour cette oeuvre)

Notices d'autorités de collection

La transcription de la déclaration de collection est obligatoire le cas échéant. La recherche des mentions d'autorité de la collection, le traçage de la collection, ainsi que la création et la mise à jour des mentions d'autorité de la collection sont facultatifs.

La création de notices d'autorité de collection est facultative pour les bibliothèques du PFAN, mais toute série qui est retracée dans une notice bibliographique PCC (zone 8XX) doit être étayée par une notice d'autorité de collection. Aux fins de la tenue des registres, il est recommandé de créer des notices d'autorité de collection chaque fois qu'une bibliothèque du PFAN décide de classer ensemble une série numérotée analysée ou une monographie en plusieurs parties, que la collection soit retracée ou non dans des notices bibliographiques.