GCcollaboration/Accueil/Foire aux questions

Foire aux questions

Quels sont les conseils en matière de gestion de l'information pour utiliser la GCcollaboration ?

Le Secrétariat du Conseil du Trésor a publié des lignes directrices pour la gestion des courriels qui peuvent s'appliquer également à OneDrive, aux documents de collaboration et aux messages dans Microsoft Teams.

Les utilisateurs d'Office 365 doivent transférer les courriels et les messages instantanés contenant des informations ayant une valeur d’affaires vers un référentiel d'entreprise désigné, tel que le GCDOCS ou l’équivalent, dès que possible. Pour plus d'informations sur les référentiels d'entreprise de votre ministère, veuillez-vous référer aux directives fournies par le Dirigeant principal de l'information (DPI) de votre ministère.

Les exemples de messages de courriel à valeur opérationnelle comprennent :

• les messages faisant état d'une décision;
• les communications directes avec les clients; et
• les messages qui autorisent ou exécutent une transaction opérationnelle et dont la teneur n'est pas consignée ailleurs (p. ex., dans un système de gestion des ressources financières ou humaines).

Les exemples de messages de courriel éphémères comprennent :

• les messages qui constituent des copies de renseignements utilisés uniquement pour des raisons de commodité et non à titre de documents officiels;
• les messages utilisés pour des communications informelles (invitations à des réunions, demandes de dîners, messages de remerciement);
• les messages informels qui ne sont pas requis comme preuve lors de l'élaboration d'un document;
• les messages utilisés pour envoyer une pièce jointe dans la mesure où la pièce jointe est conservée dans le dépôt ministériel;
• les messages qui sont des copies de l'information; et
• les messages reçus au moyen d'une liste de distribution ou provenant de listes de diffusion électronique ou d'autres sources d'information par l'entremise d'Internet, et utilisés uniquement pour des raisons de commodité.

Les messages de courriel éphémères peuvent être supprimés quand l'information en question n'est plus utile