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Orientation sur les étudiants pendant la pandémie de COVID 19

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Partie 3: Intégration virtuelle

La COVID 19 nous a demandé d’adapter nos outils, nos approches et nos stratégies à un contexte qui évolue rapidement. Les étudiants peuvent jouer un rôle important dans cette réponse. Le greffier du Conseil privé et la dirigeante principale des ressources humaines ont récemment demandé aux gestionnaires d’embauche d’envisager de recruter des étudiants pour appuyer notre réponse à la COVID 19 et aux efforts de rétablissement.

Les étudiants devraient être embauchés en temps opportun, recevoir de l’aide pour la préparation de leur espace de travail, être accueillis, obtenir un travail constructif et faire l’objet de mesures afin d’assurer leur rémunération à temps et correctement. À cette fin, et pour appuyer les ministères et organismes, les équipes des ressources humaines organisationnelles, les gestionnaires d’embauche et les étudiants, le Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines a élaboré trois documents d’orientation :

• Partie I : Réembaucher des étudiants actuels et anciens, embaucher de nouveaux étudiants et obtenir des cotes de sécurité
• Partie II : Rémunération, équipement, accès et sécurité
• Partie III: Intégration virtuelle

En tout temps, lorsqu’elles réembauchent des étudiants actuels ou anciens ou embauchent de nouveaux étudiants, les organisations doivent veiller à optimiser les ressources et à respecter une saine gestion dans leurs décisions.

Partie A – Orientation à l’intention des gestionnaires d’embauche (intégration virtuelle)

Q: Comment puis-je m’assurer que les étudiants sont bien intégrés?

R: La première et la plus importante étape du processus d’intégration consiste à s’assurer que tous les documents ont été remplis et que la logistique a été mise en place avant la première journée de l’étudiant. Cela comprend la préparation de tous les documents, la confirmation de l’accès aux outils technologiques requis pour faire le travail et la mise en place des mesures d’adaptation nécessaires. Cela donnera une première expérience positive et permettra à l’étudiant de s’intégrer rapidement au ministère et à l’équipe.

Collaborez avec vos fournisseurs de RH et de TI pour vous assurer de respecter les processus et les exigences mis en place dans votre ministère conformément à la précédente Orientation sur les étudiants pendant la pandémie de COVID 19 :

• Partie I : Réembaucher des étudiants actuels et anciens, embaucher de nouveaux étudiants et obtenir des cotes de sécurité
• Partie II : Rémunération, équipement, accès et sécurité
  

Q: En quoi l’intégration virtuelle est-elle différente?

R: Les principes, les étapes et les pratiques d’intégration efficaces demeurent les mêmes, que ce soit en personne ou virtuellement. Une intégration efficace donne le ton à l’étudiant et lui fournit les renseignements et les outils nécessaires pour réussir. Il est important de planifier l’arrivée de l’étudiant, d’établir une relation personnelle, d’instaurer une culture de travail positive et accueillante, d’être clair au sujet des attentes et de fournir de la rétroaction, des encouragements et de l’apprentissage.

Dans le contexte d’une approche virtuelle, cependant, vous devez repenser ou modifier la façon dont vous réaliserez ces étapes. Par exemple, vous devrez réfléchir à la meilleure façon de tirer parti des nouvelles technologies pour rencontrer de nouveaux étudiants, aux nouveaux formats pour partager et stocker l’information, et continuer à miser sur vos compétences pour gérer des équipes virtuelles. Continuez de miser sur les pratiques et les approches qui portent fruit au fur et à mesure.

Q: Quels outils et ressources sont disponibles pour appuyer l’intégration virtuelle?

R: Deux guides provisoires ont été élaborés pour aider les gestionnaires et les étudiants à naviguer dans l’intégration virtuelle au sein de l’environnement actuel. Ces documents fournissent des principes et des suggestions à prendre en considération à chaque étape du processus d’intégration des étudiants et font état des nombreux outils actuellement à la disposition des gestionnaires et des employés. Ils peuvent être utilisés comme documents autonomes ou adaptés pour s’harmoniser au processus et à l’outil disponibles au sein de votre ministère et agir à titre de compléments à ces derniers.

• Guide du gestionnaire : HTML | PDF
• Guide de l’étudiant : HTML | PDF

L’École de la fonction publique du Canada a également créé des parcours d’apprentissage pour aider les gestionnaires et les étudiants dans le cadre de l’intégration virtuelle :

• Parcours d’apprentissage pour les gestionnaires : https://www.csps-efpc.gc.ca/mngr/mngr-students-fra.aspx
• Parcours d’apprentissage pour les étudiants : https://www.csps-efpc.gc.ca/mngr/students-fra.aspx

Enfin, l’École de la fonction publique du Canada tiendra des séances d’intégration virtuelle à l’intention des gestionnaires et des étudiants; la séance des gestionnaires devrait avoir lieu à la fin de mai et la séance des étudiants devrait avoir lieu au début de juin. De plus amples renseignements seront disponibles sur la page Web de l’École de la fonction publique du Canada prochainement.

Partie BP – Orientation à l’intention des professionnels des RH (intégration virtuelle)

Q: Quelle est la meilleure façon d’aider les gestionnaires à intégrer les étudiants?

R: L’une des mesures de soutien les plus importantes que les professionnels des RH peuvent offrir aux gestionnaires consiste à s’assurer qu’ils disposent des renseignements les plus récents sur le processus d’embauche des étudiants. Certains ministères ont établi des processus pour fournir des messages de bienvenue uniformes à tous les étudiants et regrouper les outils et les ressources d’apprentissage pour les inclure dans les trousses de bienvenue. Envisagez de partager vos outils et modèles sur le site du Conseil des ressources humaines afin que d’autres ministères puissent les consulter et les adapter.

Informez les gestionnaires et les étudiants si vous prévoyez un apprentissage ministériel pour appuyer l’intégration. Tenez-vous au courant des activités d’apprentissage visant à soutenir les gestionnaires et les étudiants par l’intermédiaire de l’École de la fonction publique du Canada et des réseaux comme le Réseau des gestionnaires et le Réseau des jeunes.