Theme Management Committee Covid-April 1 2020 - Comité de gestion des thèmes Covid-1 avril 2020

Back to / Retour à > GC Web Priorities Meetings - Réunions des Priorités Web du GC

Agenda

1. Updates – M-R

2. Roundtable:

• What guidance do you need?
• What new content is coming today/this week?
• What testing plans do you have/do you need?

3. Review updated global IA and where new pieces identified should go

Notes and action items

1. Updates

TBS – Web Managers Committee message is going out April 2.

Sign up for the GC Web managers mailing list if you haven’t already.

DTO newsletter – went out April 1.

Message going to Heads of comms points to DTO newsletter from March 31 and TMC wiki presence.

M-R shared metrics about new landing page.

New page added to post stats in wiki: Research and data sharing

Susan Harper: Performance Measurement Guidance on KPI – will be uploaded to wiki

Lorna – PCO:

Share research as we go on

Debbie:

A new map has been launched tracking cases across Canada:

https://www.canada.ca/en/public-health/services/diseases/2019-novel-coronavirus-infection.html

2. Roundtable - Issues, what are people up to

Eric Cooper – DND

Doing some TryMyUI testing Military Content

Marc Viau – TBS

TBS is adding pages to inventory

Liza – IRCC

• Sheila Wadden has been talking with Health about where we can link to their content.
• Launched IRCC COVID section on Sunday
• Don't have any usability testing planned, but we are monitoring analytics

Rubina – CDS

• Looking at users’ life situations and what financial tools could help them
• Doing testing later this week

Tackling these benefits:

• EI Regular/Sickness & CERB
• Child Care Benefit
• GST Credit
• Mortgage support
• Registered Retirement Income Fund

CDS/ESDC plan for MVP - Life situations:

• People who have lost income due to COVID-19 (Lost all their income/ Lost some of their income)
• People who have lost potential income due to COVID-19 (Couldn’t start new job)
• People who haven’t lost any income
• Custodial parents
• People who have mortgages
• People who have to pay rent
• People who are caring for someone with COVID-19
• People who are stuck abroad 9. People who are retired

Other iterations would be expanding the life situations and benefits/support.

Week of April 13, hoping to add:

• Students
• People who are on paid leave that is running out
• People who are working outside the home as an essential worker
• People who are already receiving EI

George – CRA

Adding pages to inventory

David – Public Safety

Recommend more general info to Head of Comms to support good content design practices. General and template messaging departments can use for internal comms also super helpful.

Julie – ISED

Working with others on the Business page. Lots of information and announcements, supporting content needs to be developed.

• Need more plain language content: Carleton prof creates plain-language guide for getting government aid

• Reading level should be lower in times of stress and panic, especially for social media.
• Possible ideas: Create Writing for Digital webinars (Laura Piper & Julie Dufour)

Ania – Indigenous

• Crisis comms and alerts guidance is very helpful.
• Need more general advice to ADMs & DGs
• Would like to do testing with the DTO to see if Indigenous community can find the content.

Christina Vezina:

Vocabulary: outbreak vs pandemic. Each department's strat comms should connect in with the PHAC strat comms team on how to position the language around this. The language is constantly evolving. Each Digital team should connect in with their strat comms leads.

Penny Day:

Need more advice about usability, readability particularly during times of stress to go to high levels of management - so they can balance timeliness with usability - so far we're only seeing that advice going from bottom up - needs to go from top level to their peers. Top level includes MOs

** Noted no one from Finance or Culture on the call.

3. IA: Review

COVID-19 Branding Shared files available via GCconnex + GDrive (New). For those who cannot access GC networks while working remotely they are now available via GoogleDrive. Contact Susan Harper at Health Canada.

Ordre du jour

1. Mises à jour – M-R

2. Table ronde :

• De quels conseils avez-vous besoin ?
• Quel est le nouveau contenu à venir aujourd’hui et cette semaine ?
• Quels sont les plans de test dont vous disposez ou dont vous avez besoin ?

3. Examiner la mise à jour de lʼÉI mondiale et la destination des nouveaux éléments identifiés

Notes et actions à prendre

1. Mises à jour

SCT – Le message du Comité des gestionnaires de sites Web sera publié le 2 avril. Abonnez-vous à la liste d’envoi des Gestionnaires Web du GC, si vous ne l’avez pas encore fait.

Bulletin du BTN – Parue le 1er avril.

Le message adressé aux chefs des communications dirige vers le bulletin dʼinformation et le wiki du CGT.

M.-R. a partagé des informations sur la nouvelle page d’accueil.

Nouvelle page ajoutée pour publier des statistiques dans le wiki : Recherche et partage de données

Susan Harper : Le Guide de mesure du rendement sur les IRC sera téléchargé sur le WIKI dès que possible.

Lorna – BCP :

Partager la recherche au fur et à mesure.

Debbie :

Une nouvelle carte a été lancée pour suivre les cas dans tout le Canada :

https://www.canada.ca/en/public-health/services/diseases/2019-novel-coronavirus-infection.html

2. Table ronde. Forum pour discuter des enjeux. Ce que font les gens.

Eric Cooper – MDN

Nous testons le contenu militaire avec TryMyUI

Marc Viau – SCT

Le SCT ajoute des pages à l’inventaire.

Liza – IRCC

• Sheila Wadden s’est entretenue avec Santé Canada pour savoir où l’on peut se connecter à leur contenu.
• La section COVID de lʼIRCC a été lancée dimanche.
• Aucun test de convivialité nʼest prévu, mais nous surveillons les analyses.

Rubina – SNC

• Examiner la situation de vie des utilisateurs et les outils financiers qui pourraient les aider
• Des tests seront effectués dans le courant de la semaine

Aborder les avantages suivants :

• Assurance-emploi et prestations régulières, prestations de maladie et Prestation canadienne d’urgence (PCU)
• Indemnité de garde d’enfants
• Crédit pour TPS
• Soutien hypothécaire
• Fonds enregistrés de revenu de retraite

Plan du SNC et d’EDSC pour un PPPV – Situations de la vie :

·       Les personnes qui ont perdu des revenus en raison de la COVID-19 (Perte de tous leurs revenus/perte dʼune partie de leurs revenus)

·       Les personnes qui ont perdu un revenu potentiel en raison de la COVID-19 (Impossibilité de commencer un nouvel emploi)

• Les personnes qui nʼont pas perdu de revenus
• Les parents gardiens

·       Les personnes qui ont des hypothèques

·       Les personnes qui doivent payer un loyer

·       Les personnes qui s’occupent dʼune personne atteinte de COVID-19

·       Les personnes qui sont coincées à l’étranger

·       Les personnes à la retraite

Dʼautres itérations consisteraient à élargir les situations de vie et les avantages et soutiens.

La semaine du 13 avril nous espérons ajouter :

• Les étudiants
• Les personnes en fin de congé payé
• Les personnes qui travaillent en dehors du domicile et dont le travail a un caractère critique
• Les personnes qui bénéficient déjà de l’assurance-emploi

George – ARC

Ajout de pages à l’inventaire

David – Sécurité publique

Recommander des informations plus générales aux chefs des communications afin de soutenir les bonnes pratiques de conception de contenu. Les ministères peuvent utiliser les services de messagerie générale et les modèles de messages pour les communications internes, ce qui est aussi très utile.

Julie – ISDE

Nous travaillons avec dʼautres personnes sur la page « Entreprises ». Il y a beaucoup d’informations et d’annonces, le contenu de soutien doit être développé.

• Il faut davantage de contenu en langage clair : Carleton prof creates plain-language guide for getting government aid (en anglais seulement).

• Le niveau de lecture devrait être plus faible en période de stress et de panique, en particulier pour les médias sociaux.
• Idées possibles : Créer des écrits pour les webinaires numériques (Laura Piper et Julie Dufour)

Anya – Autochtones

• Les conseils en matière de communications et d’alertes de crise sont très utiles.
• Il y a un besoin de plus de conseils généraux pour les SMA et les DG.
• J’aimerais faire des tests avec le BTN pour voir si la communauté autochtone peut trouver le contenu.

Christina Vezina :

Vocabulaire : différence entre épidémie et pandémie. Les Services de communication stratégique de chaque ministère devraient se mettre en relation avec l’équipe de communication stratégique de LʼASPC pour savoir quelle position prendre à propos de cette question. La langue est en constante évolution. Chaque équipe numérique doit être en relation avec ses chefs de communication stratégique.

Penny Day :

Il y a un besoin de plus de conseils sur la convivialité et la lisibilité, en particulier en période de stress, pour pouvoir sʼadresser à des niveaux de direction élevés – afin qu’ils puissent trouver un équilibre entre la rapidité et la convivialité. Jusqu’à présent, nous ne voyons que des conseils allant de la base vers le haut; ils doivent aller du niveau supérieur vers leurs pairs. Le niveau supérieur comprend les CM.

Aucun représentant du ministère des Finances ou de celui de la Culture n’était présent au cours de cet appel.

3. ÉI : Révision

Les fichiers partagés marqués COVID-19 sont disponibles par l’entremise de GCconnex et GDrive (nouveau). Pour ceux qui ne peuvent pas accéder aux réseaux du GdC tout en travaillant à distance, ils leur sont maintenant disponibles par l’entremise de Google Drive. Contacter Susan Harper à Santé Canada.