Académie du numérique/Accélérateur du numérique EFPC/Équipe 4 - EFPC

Portail en matière d'approvisionnement de l'École de la fonction publique du Canada

Notre équipe

Nous sommes l’équipe représentant l’École de la fonction publique du Canada au sein de l’Accélérateur du numérique. Notre équipe est composée de spécialistes en approvisionnement (Anick Matthieu, Caroline Dupuis, Naomi Gautier et Sonia Porlier), en TI (Blair Kilrea) et de représentants des clients (Melissa Wilson et Blair Kilrea). Nous disposons d’un large éventail d’expertise et venons d’horizons multidisciplinaires. Nous avons les connaissances. Nous avons l’expérience. Nous pouvons réussir! Les membres de notre comité directeur sont Tom Roberts, François Brunet et Pierre Leduc, et ils nous permettent d’élaborer la meilleure solution possible pour l’École.

Notre problème   

À l’École de la fonction publique du Canada, les demandes d’approvisionnement se font souvent à la dernière minute, lorsqu’elles sont devenues urgentes. Comme ils sont sous pression et se dépêchent, les clients soumettent souvent des documents mal élaborés. Pour respecter les délais, l’équipe chargée de l'approvisionnement doit souvent arrondir les coins et produire des documents qui sont tout juste “assez bons”, pour que les programmes et les services puissent continuer à être offerts.   

Comment pouvons-nous alors faciliter le processus d’approvisionnement afin que les clients trouvent plus facile de remplir les formulaires et que l’équipe chargée des achats passe moins de temps dans les allers-retours avec les clients et plus de temps sur la qualité des documents et l’alignement avec le cadre politique, minimisant ainsi les risques pour l’École?  

C’est ce que notre équipe a entrepris d’explorer.

Notre cheminement vers une solution   

Dès le départ, nous avions une assez bonne idée de ce que nous voulions réaliser. Des renseignements sur le processus d’achat, des modèles et des listes de contrôle sont actuellement disponibles sur l’intranet de l’École. Cependant, ce contenu est statique, aride et parfois difficile à déchiffrer ou à trouver. Nous voulions offrir une interface conviviale, facile à utiliser pour les clients et qui fournisse une information de qualité et complète aux responsables des acquisitions.   

Grâce au coaching et aux camps de formation de l’Accélérateur du numérique, ainsi qu’aux compétences existantes et croissantes de notre équipe, nous avons pu renforcer notre idée en créant des personas de parties prenantes et une cartographie des parcours. Ces outils nous ont donné un bon aperçu de la conception de notre portail et des différents outils que nous pouvions utiliser pour rendre l’expérience plus riche et transparente.

La solution que nous avons prototypée  

Le portail en matière d’approvisionement de l’École de la fonction publique du Canada est notre solution. Ce portail à guichet unique rationalise le processus d’approvisionnement et centralise toute l’information requise en fonction du niveau de connaissance du client. En quelques clics, les clients ont accès aux renseignements dont ils ont besoin pour remplir leur demande d’approvisionnement avec précision et sans effort. Le portail comprend certains modèles préremplis, une foire aux questions, un agent virtuel (chatbot), un accès à des ressources d’accompagnement et de formation et des documents clés, tels que le cadre stratégique en matière d’approvisionnement. Les clients peuvent également recevoir des conseils et des services personnalisés et adaptés à leurs besoins.   

Nous espérons faciliter la vie de tout un chacun, y compris des clients, des parties prenantes et de nous, l’équipe chargée des approvisionnements. Le produit final sera convivial et interactif, avec de l’information, de la documentation et des processus, des politiques et des approbations intégrés. Il s’agit maintenant de faire passer notre prototype au niveau supérieur en adoptant une approche itérative. Notre objectif est de lancer le portail au cours de cet exercice financier et d’ajouter des fonctionnalités au fur et à mesure, en attendant la confirmation de la plateforme d’hébergement.

Enseignements tirés

L’Accélérateur nous a non seulement fait sortir des sentiers battus, mais il nous a également fait sortir de notre zone de confort et nous a projetés dans la “stratosphère numérique”. L’expérience a été intense et étourdissante, mais nous sommes maintenant équipés d’une boîte à outils numérique débordante et de compétences qui nous ont fait évoluer en fonctionnaires nouveau genre.  

Certains d’entre nous étaient très réticents à participer à ce programme, car nous n’avions pas beaucoup de compétences numériques. Il semblait également illusoire de pouvoir réaliser un prototype en si peu de temps. Cependant, l’expérience a été très positive, car nous avons beaucoup appris en matière de codage, de données, de conception centrée sur la personne, de personas et de cartes de parcours et d’empathie. Nous avons apprécié de travailler en équipe et nous étions tous également investis dans la création du meilleur prototype possible pour notre organisation, dans un délai très court et avec des ressources très limitées. Nous nous sommes beaucoup amusés tout au long de ce processus. Nous sommes un groupe de personnes positives avec de grandes idées. Ce sera vraiment agréable de voir tout cela se concrétiser en bout de ligne!