Theme Management Committee Covid-May 20 2020 - Comité de gestion des thèmes Covid-20 mai 2020

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Agenda

1. Updates

2. Latest Announcements for COVID-19 - Lisa Fast (DTO) and Tanya Gagnon (Principal Publisher)

Notes and action items

1. Updates

TBS

• Canadian version of the Gerry McGovern top task study closed yesterday
  • Just under 7,000 responses and 650 were French
• Blog post on FAQs and another on descriptive links will be coming out in the next few days
• DTO newsletter and Web Managers email are planned for early next week

Health Canada - Susan Harper

• Landing page continues to evolve
• There is a new Data topic page
• Updating Mental Health link to include physical wellbeing
• Widget tool - receiving 100 to 200 emails a day consistently since it was launched last week. It is good qualitative data
• Conversations about moving forward on how to manage it

PCO - Mary Beth Baker

• Trying to get data on web applications related to COVID-19 native apps
• Posted a message in the Analytics Slack channel.  Looking for the number of subscribers and unsubscribes. Please reach out if you have something to add.
• Will be reaching out on Friday with a request for pre-existing educational resources for parents to create a page on Canada.ca
• Slack channel for any parent resource questions/discussion is #parent-resources

2. Latest Announcements for COVID-19 - Lisa Fast (DTO) and Tanya Gagnon (Principal Publisher) 

Background

• Latest announcement page was created in March but wasn’t a priority
• Results of Gerry McGoverns top task study showed “latest news” was high on the list, so we need to re-prioritize this
• People are also looking for the latest COVID-19 information
• Looking to move the Latest announcements page out of the Outbreak update to its own section

• Mockups are ready to go

Governance

• Still sorting out the governance:
  • Who is going to own it after?
  • Who is going to manage the list that goes into the filter?
  • What content goes into the filter?

Mock-up of Announcements page:

• Features pushed to the bottom
• Filter news to COVID-19 announcements
• Only 2 filters -  All institutions or PHAC

Initial instructions for how to add a COVID-19 tag are on the Metadata wiki page.

PP will go back and tag previous articles but going forward, teams have to do it for themselves.

Health & PHAC will be the content lead on this.

Hot off the Press

Please note that a message went out to Heads of communications May 20 with updated instructions for announcements related to COVID-19.

Effective immediately, departments must:

• Enter announcements related to COVID-19 in the Communications Calendar Management System (CCMS) at least 4 days before the announcement
• Ensure PCO receives communications products to support announcements related to COVID-19 at least 24 hours before the announcement
• Identify non-COVID-19 announcements in the CCMS 10 days prior to the announcement
• Ensure PCO receives communications products to support non-COVID-19 announcements 3 days before the announcement

Please liaise with your minister’s office ahead of time to confirm whether non-COVID-19 announcements will proceed.

Recovery phase

There is a new #reopening-recovery channel in the GC Comms Slack

Ordre du jour

1. Mises à jour

2. Dernières annonces pour COVID-19 - Lisa Fast (BTN) et Tanya Gagnon (éditrice principale)

Notes et actions à prendre

1. Mises à jour

SCT

• La version canadienne de l'étude de Gerry McGovern sur les tâches principales a été fermée hier
  • Près de 7 000 réponses en anglais et 650 en français
• Un billet de blogue sur les FAQ et un autre sur les liens descriptifs seront publiés dans les prochains jours
• Le bulletin d'information du BTN ainsi que le courriel destiné aux gestionnaires Web sont prévus pour le début de la semaine prochaine

Santé Canada - Susan Harper

• La page d'accueil continue d'évoluer
• Il y a une nouvelle page sujet sur les données
• Mise à jour du lien sur la santé mentale pour y inclure le bien-être physique
• Outil de widget - reçoit régulièrement entre 100 à 200 e-courriels par jour depuis son lancement la semaine dernière. Il s'agit de bonnes données qualitatives
• Des conversations ont lieu sur la façon d'aller de l'avant et de le gérer

BCP - Mary Beth Baker

• Tente d'obtenir des données sur les applications Web liées aux applications natives de la COVID-19
• J'ai publié un message sur l’espace de travail #Analytics dans Slack. Recherche le nombre d'abonnés et de désabonnements. Veuillez nous contacter si vous avez quelque chose à ajouter
• Nous vous contacterons vendredi avec une demande de ressources éducatives préexistantes pour les parents afin de créer une page sur Canada.ca
• Pour toute question/discussion sur les ressources pour les parents publier votre message sur l’espace de travail #parent-resources dans Slack

2. Dernières annonces pour COVID-19 - Lisa Fast (BTN) and Tanya Gagnon (Éditeur principal) 

Contexte

• La dernière page d'annonce a été créée en mars mais n'était pas une priorité
• Les résultats de l'étude de Gerry McGovern sur les tâches principales ont montré que les "dernières nouvelles" figuraient en tête de liste, et nous devons donc revoir nos priorités
• Les gens cherchent également les dernières informations sur la COVID-19
• On souhaite déplacer la page "Dernières annonces" de la mise à jour sur les épidémies vers sa propre section
• Les maquettes sont prêtes à être utilisées

Gouvernance

On en est encore à régler la question de la gouvernance :

• Qui sera propriétaire après?
• Qui va gérer la liste qui va dans le filtre?
• Quels contenu sera filtré?

Maquette de la page des annonces :

• "En vedette" poussée vers le bas
• Filtrer les nouvelles aux annonces de la COVID-19
• Seulement 2 filtres - Toutes les institutions ou l'ASPC

Les premières instructions sur la façon d'ajouter une balise COVID-19 se trouvent sur la page du wiki consacrée aux métadonnées.

L'ÉP reviendra en arrière et balisera les articles précédents, mais à l'avenir, les équipes devront le faire elles-mêmes.

Santé Canada et l'ASPC seront les responsables du contenu à cet égard.

Nouveautés

Veuillez noter qu'un message a été envoyé aux responsables des communications le 20 mai avec des instructions à jour pour les annonces relatives à la COVID-19.

À compter de maintenant, les ministères doivent :

• Saisir les annonces relatives à la COVID-19 dans le système de gestion du calendrier des communications (SGCC) au moins 4 jours avant l'annonce
• Veiller à ce que le BCP reçoive les produits de communication à l'appui des annonces relatives à la COVID-19 au moins 24 heures avant l'annonce
• Identifier les annonces non liées à la COVID-19 dans le CCMS 10 jours avant l'annonce
• S'assurer que le BCP reçoit les produits de communication pour soutenir les annonces non liées à la COVID-19 3 jours avant l'annonce

Veuillez contacter le bureau de votre ministre à l'avance pour confirmer si les annonces non liées à la COVID-19 auront lieu.

Phase de redressement

Il y a un nouvel espace de travail #réouverture-récupération dans le GC Comms Slack.