Federal Provincial Territorial COVID-19 web management working group/June 9 2020

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Agenda

1. Introductions
2. Objectives of the meeting and the working group
3. Roundtable discussion: current successes and challenges for COVID-19 web response
4. Next steps

Opening remarks

Objectives of the meeting:

• Build bridges with other jurisdictions
  
• Learn what other jurisdictions are doing for COVID-19
  
• Determine if there’s interest in a working group to improve COVID-19 web content
  

Objectives of the working group:

• Share information, research and experiences with COVID-19 web content
  
• Improve web coordination between jurisdictions so we can provide a better user experience for COVID-19 content
  

Introductions

• SK – Carolyn Hamilton – lots of demand for information (insatiable), site has mushroomed, brought in extra resources
  
• MB – Richard Cormier – DComms/Engagement (public health), demand has mushroomed and expanded. Moved it March 13th to centralize it
  
• ON – Emily Tamfo (ODS), Spencer Daniels (ODS), Lauren Sugar (Cabinet Office), Sarah Brown (ODS), Marcella Young (TBS), David Cox (Cabinet Office) – Ontario.ca, COVID site, PPE procurement directory for businesses (connect with suppliers), reporting quarterly basis, best practices for web
  
• QC – Martin Boucher (Exec Dir DComms), Quebec.ca (June 4, 2018) - Min of Health content already integrated into Quebec.ca so that helped with COVID info
  
• NS – Kara McAllister (Dir Web strategy), Allan Lawlor (Mgr) – COVID presence mushroomed, looking for collaboration, novascotia.ca, data visualization, website for reopening plan, content grows and top content on website (most visited)
  
• PEI – Vera Lynn Weeks (Corp comms web editor), Beth Doucette (IT side) – “renew PEI together” phase, no cases in PEI now, phase 4, reopening, seasonal visitors may be allowed as borders have been closed, supporting web forms for programs/services/online operations, business processes has changed through pandemic
  
• NWT – Umesh, Christina – on Nwt website, covid info increased and needed to create a stand alone website (May 5), interest in covid itself/testing, now it is more about reopening, restricted borders, anyone who comes in needs to go into 14 day mandatory isolation, phase I reopening, phase 2 in the next couple of weeks, travel restrictions will remain until there is a vaccine
  
• YK – Joanne (digital content team), able to build site out really quickly being on a new site (migrated 2 years ago), interested in developing from a user standpoint
  
• GC - Melissa Teasdale, Debbie Laurin (Principal Publisher) - provide Canada.ca infrastructure
  
• GC - Mary Beth Baker, Celeste Cote (PCO) - coordination, facilitating, bringing people together, looking at analytics data including call centres
  
• GC - Rob Wiebe, Susan Harper (Health Canada) - Management of Canada.ca/Coronavirus
  
• GC - Peter Smith, Laura Piper (TBS) - research and design for Canada.ca, GC web standards, 100% reoriented towards supporting pandemic response since mid-March
  

Challenges

• NWT: Challenge around amount of info beyond health, too much content for the existing IA structure to hold, moved to standardize and created a new site to handle this, would like to learn more about virtual assistants/chatbots from others
  
• YK: Content type, outgrew that and embedded into main website which is working ok, need to do more UX testing, hard to do that with rate of content going out, uploading a bunch of .pdfs which isn’t ideal, need to look at better maintaining web standard
  
• PEI: Overload of info, trying to maintain standards, mental state of employees at the pace of things, colourful content requests, posting guidance that often changes daily, not doing ux testing, but seeing (from social media feedback etc.) that people are frustrated with the constantly changing content
  
• NS: Echo PEI, changing content and timeframes compressed, difficult to stick with content structure (IA), trying to line up IA with changing goals of site has been tough, more and more stakeholders at the table (started as public health) bringing lots of other objectives, challenge to coordinate coherent messaging
  
• QC: Many requests to publish programs, in a hurry, difficult to remember the principles (accessibility/usability, etc.), often caught doing "digital rescue in realtime", social media - lots of announcements, but no answers to questions immediately. Blog about the experience: https://www.quebec.ca/a-propos/blogue/coulisses-communications-numeriques-pandemie-covid19/ (in French only)
  
• ON: Similar challenges across the country, trying to keep up with the pace, trying to keep a good user experience, but needing to remediate after sometimes in order to get info up and out, 2 steps forward/1 step back, on-call around the clock - evenings and weekends, work/life balance doesn’t exist as COVID doesn’t sleep, trying to keep the enthusiasm as dealing with content demands. Self-assessment tool: up quick, MVP approach, in open source community, people using this code outside of GOV, user testing, shorter release cycles, how do you integrate with old school systems, challenges with COVID response overall, adjusting process and approval times (approval blockers coming back recently, GOV rate of change compared to the pace of the file has been a challenge – pushing boundaries), user research sessions kicked off today, asks for solutions from stakeholders (political, executives, etc.), seeing value from ux
  
• MB: Same challenges in other jurisdictions, needed to put a central site together really quickly without being able to tackle plain language, usability testing, etc., pace of content development is really high, challenges re interpretation of public health content (what is guidance and what is an order), successful consultation w/ engageMB: asking businesses on what they need for reopening, how does the public health order apply to their business - this took pressure off call centre and social channels
  
• SK: Echo everything. Phase 3 reopening is happening quite rapidly, looking for consistency across the site/pages, daily/weekly updates need to be applied across all appropriate pages, govt very sensitive to social media - adds pressure to fill content gaps, being pulled into non-COVID work now so capacity issues
  

Next steps

• Federal members to take on the task of building infrastructure - Slack groups, wiki, etc.
  
• Build agendas collaboratively
  
• Meetings will be biweekly
  
• Federal Gov to set up the meetings
  
• Regions can take turn chairing once we get organized
  
• Use email distribution to follow up with group
  
• Possible side working groups (i.e. social media tools)
  

Closing remarks

• Thank you for coming and for sharing your experiences.
• If you think that you might not be the right person for this working group, please feel free to pass it along to another colleague.
• Look forward to speaking with you next time!

Ordre du jour

1. Présentations
2. Objectifs de la réunion et du groupe de travail
3. Table ronde : succès et défis actuels de la réponse web face à COVID-19
4. Prochaines étapes

Remarques préliminaires

Objectifs de la réunion :

• Établir des liens avec d'autres juridictions
  
• Découvrir ce que d'autres juridictions font pour la COVID-19
  
• Déterminer si la création d'un groupe de travail pour améliorer le contenu Web de la COVID-19 suscite de l'intérêt
  

Objectifs du groupe de travail :

• Partager l'information, la recherche et les expériences concernant le contenu Web de la COVID-19
  
• Améliorer la coordination Web entre les juridictions afin de fournir une meilleure expérience utilisateur pour le contenu de la COVID-19
  

Présentations

• Sask. - Carolyn Hamilton – forte demande d'information (insatiable), le site s'est multiplié, a apporté des ressources supplémentaires
  
• Man. – Richard Cormier – DComms/Engagement (santé publique), les demandes se sont multipliées et ont pris de l'ampleur. Elle a été déplacée le 13 mars pour la centraliser
  
• Ont. – Emily Tamfo (SNO), Spencer Daniels (SNO), Lauren Sugar (Bureau du Conseil), Sarah Brown (SNO), Marcella Young (SCT), David Cox (Bureau du Conseil) – Ontario.ca, site de la COVID, répertoire d’approvisionnement d'EPI pour les entreprises (mise en relation avec les fournisseurs), rapports trimestriels, meilleures pratiques pour le Web
  
• Qc – Martin Boucher (DG des communications numériques gouvernementales), Quebec.ca (4 juin 2018) - Le contenu du ministère de la Santé est déjà intégré à Quebec.ca, ce qui a aidé avec information de la COVID
  
• N.-É. – Kara McAllister (Directrice de la stratégie Web), Allan Lawlor (Gestionnaire) – La présence de la COVID s'est accrue, à la recherche d'une collaboration, novascotia.ca, visualisation des données, site web pour le plan de réouverture, le contenu s'accroît et le contenu supérieur du site web (le plus visité)
  
• Î.-P.-É – Vera Lynn Weeks (Éditeur web de la communication ministérielle), Beth Doucette (group TI) – phase "renouveler l'Î.-P.-É. ensemble", aucun cas dans l'Î.-P.-É. maintenant, phase 4, réouverture, les visiteurs saisonniers pourraient être autorisés car les frontières ont été fermées, soutien des formulaires Web pour les programmes/services/opérations en ligne, les processus des entreprises ont changé en raison de la pandémie
  
• T.N.-O – Umesh, Christina – sur le site Web des T.N.-O., l’information sur la vaccination a augmenté et il a fallu créer un site Web autonome (5 mai), l'intérêt pour la vaccination elle-même/les tests, maintenant il s'agit plutôt de la réouverture, des frontières restreintes, toute personne qui entre doit passer en isolement obligatoire de 14 jours, réouverture de la phase I, phase 2 dans les deux prochaines semaines, les restrictions de voyage resteront en vigueur jusqu'à ce qu'il y ait un vaccin
  
• Yn – Joanne (équipe de contenu numérique), capable de construire un site très rapidement en étant sur un nouveau site (migré il y a 2 ans), intéressé à se développer du point de vue de l'utilisateur
  
• GC - Melissa Teasdale, Debbie Laurin (Éditeur principal) - fournir l'infrastructure de Canada.ca
  
• GC - Mary Beth Baker, Celeste Cote (BCP) - la coordination, la facilitation, le rassemblement des personnes, l'examen des données analytiques, y compris les centres d'appel
  
• GC - Rob Wiebe, Susan Harper (Santé Canada) - Gestion de Canada.ca/Coronavirus
  
• GC - Peter Smith, Laura Piper (SCT) - recherche et conception pour Canada.ca, normes Web du GC, entièrement orientées vers le soutien de la réponse à la pandémie depuis la mi-mars
  

Défis

• T.N.-O : Défi concernant la quantité d'informations au-delà de la santé, trop de contenu pour la structure existante de l'AI, a été déplacé pour être standardisé et a créé un nouveau site pour gérer cela, souhaite en savoir plus sur les assistants virtuels / chatbots des autres
  
• Yn : La nature du contenu, qui a dépassé ce stade et qui est intégré dans le site Web principal, qui fonctionne bien, doit être testée plus souvent, ce qui est difficile à faire compte tenu de la vitesse à laquelle le contenu est diffusé, du chargement d'un grand nombre de fichiers .pdfs, qui n'est pas idéal, et de la nécessité de mieux maintenir la norme web.
  
• Î.-P.-É : Surcharge d'informations, tentative de maintenir les normes, état d'esprit des employés au rythme des choses, demandes de contenu variées, affichage de conseils qui changent souvent chaque jour, ne fait aucun test ÉU, mais constate (d'après les réactions des médias sociaux, etc.) que les gens sont frustrés par le contenu qui change constamment
  
• N.-É. : De même opinion que l’Î.-P.-É, le contenu changeant et les délais sont comprimés, il est difficile de s'en tenir à la structure du contenu (AI), il est difficile d'aligner l'AI sur les objectifs changeants du site, de plus en plus de parties prenantes à la table (à l'origine, la santé publique) apportent beaucoup d'autres objectifs, le défi consiste à coordonner des messages cohérents
  
• Qc : Beaucoup de demandes pour publier des programmes, pressé, difficile à ne pas oublier les principes (accessibilité/usabilité, etc.), souvent pris à faire des “digital rescue in realtime” (sauvetage numérique en temps réel), médias sociaux – beaucoup d’annonces, mais pas de réponses aux questions immédiatement. Blogue sur l’experience : https://www.quebec.ca/a-propos/blogue/coulisses-communications-numeriques-pandemie-covid19/
  
• Ont. : Des défis similaires dans tout le pays, essayer de suivre le rythme, essayer de maintenir une bonne expérience utilisateur, mais avoir besoin de remédier après parfois afin de faire circuler l'information, 2 pas en avant/1 pas en arrière, être de garde 24 heures sur 24 - le soir et le week-end, l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée n'existe pas car la COVID ne dort pas, essayer de garder l'enthousiasme tout en traitant les demandes de contenu. Outil d'auto-évaluation : rapide, approche PMV, dans la communauté open source, personnes utilisant ce code en dehors du gouv., tests des utilisateurs, cycles de publication plus courts, comment s'intégrer aux anciens systèmes scolaires, défis de la réponse globale à la COVID, ajustement du processus et des délais d'approbation (les bloqueurs d'approbation sont revenus récemment, le taux de changement du gouv. par rapport au rythme du fichier a été un défi - repousser les limites), les sessions de recherche des utilisateurs ont démarré aujourd'hui, demande de solutions aux parties prenantes (politiques, exécutifs, etc.), voir la valeur de ÉU
  
• Man. : Mêmes défis dans d'autres juridictions, nécessité de mettre en place un site central très rapidement sans pouvoir s'attaquer au langage simple, aux tests de convivialité, etc., le rythme de développement du contenu est très élevé, défis concernant l'interprétation du contenu de santé publique (qu'est-ce qu'une directive et qu'est-ce qu'un ordre), consultation réussie avec l'engagement de MB : demander aux entreprises ce dont elles ont besoin pour la réouverture, comment l'ordre de santé publique s'applique à leur entreprise - cela a réduit la pression sur les centres d'appel et les canaux sociaux
  
• Sask. : De même opinion que les autres, la réouverture de la phase 3 se fait assez rapidement, la recherche de cohérence sur le site/les pages, les mises à jour quotidiennes/hebdomadaires doivent être appliquées sur toutes les pages appropriées, le gouvernement est très sensible aux médias sociaux - ce qui ajoute de la pression pour combler les lacunes en matière de contenu, étant maintenant entraîné dans des travaux non-COVID, ce qui pose des problèmes de capacité
  

Prochaines étapes

• Les membres fédéraux doivent se charger de la construction des infrastructures - groupes Slack, wiki, etc.
  
• Établir des ordres du jour en collaboration
  
• Les réunions auront lieu toutes les deux semaines
  
• Le gouvernement fédéral va organiser les réunions
  
• Les régions peuvent assurer la présidence à tour de rôle une fois que nous nous sommes organisés
  
• Utiliser la distribution par courriel pour assurer le suivi avec le groupe
  
• Groupes de travail parallèles possibles (par exemple, outils de médias sociaux)
  

Remarques finales

• Nous vous remercions d'être venus et de nous avoir fait part de vos expériences.
• Si vous pensez que vous n'êtes pas la bonne personne pour ce groupe de travail, n'hésitez pas à en faire part à un autre collègue.
• Au plaisir de vous parler la prochaine fois!