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La transition vers une main-d’œuvre à distance — ce que vous devez savoir

Introduction

À cause de la situation du Covid-19, il s’est produit, au cours des deux dernières semaines, un énorme changement sur la façon dont la plupart des employés du Gouvernement canadien entreprennent une journée de travail. Pour la majorité, travailler à distance implique l’utilisation de nouveaux outils, des façons différentes de joindre leurs équipes et de partager l’information.

De nombreuses sources d’information sont disponibles à ce jour pour soutenir cette transition. Le bureau du dirigeant principal de l’information (BDPI) et l’ensemble des ministères et des agences ont apporté une aide précieuse à la diffusion rapide d’informations immédiates sur le travail à distance.

Dans ce balado nous avons rassemblé des informations sur les défis qui se présentent parfois avec le RPV, quelques conseils en guide de précaution pour échapper à de frauduleuses arnaques en ligne lorsque vous travaillez à partir de votre domicile, et quelques conseils simples, mais utiles pour raffiner vos téléconférences.

En espérant que cela vous soit utile. Surveillez les nouveaux contenus que nous allons bientôt ajouter à cette section.

Étiquette du réseau et utilisation du RPV

Un nombre sans précédent d’employés du Gouvernement du Canada travaille à distance simultanément. Nous devons tous utiliser de façon optimale la bande passante disponible.

• Utilisez seulement les applications nécessaires à votre travail
• Utilisez l’Internet pour les tâches essentielles à votre travail seulement
• N’utilisez pas les services en continu pour la musique ou les vidéos
• Utilisez les médias sociaux lorsque c’est nécessaire seulement

Nous avons tous un rôle à jouer au niveau du partage du réseau. L’étiquette réseau signifie que nous réduisons consciemment la pression sur le réseau. Voici un aperçu général de quelques conseils à suivre :

• Travaillez hors-ligne aussi souvent que possible
• Utilisez vos appareils mobiles pour transmettre et recevoir les courriels
• Branchez-vous sur le RPV/SRA, allez chercher ce qu’il vous faut dans le réseau ministériel et débranchez-vous, pour permettre à d’autres de faire la même chose
• Limitez l’usage de la vidéoconférence sur le réseau lorsque la conférence audio fonctionne
• Enregistrez les documents de travail localement, dans votre poste de travail.
• Effectuez vos téléchargements en dehors des heures normales de travail

Pour le travail non classifié seulement, utilisez les services infonuagiques publics pour collaborer avec vos collègues (par exemple : Facetime, MS Teams, Google HangOuts, Slack, etc.)

• Utilisez Jabber comme outil de messagerie instantanée, mais évitez l’option vidéo
• Si vous en avez un, utilisez BlackBerry Messenger Enterprise pour le travail allant jusqu’au niveau Protégé B
• Si vous joignez une conférence WebEx, pensez à utiliser votre ordinateur ou votre téléphone personnel plutôt que le portable de travail qui doit se brancher sur le réseau. Vous réduisez ainsi l’utilisation de la bande passante disponible.

• SPC a un plan pour offrir une capacité additionnelle si nécessaire. SPC va également imposer la déconnexion automatique des accès à distance inactifs (connexions RPV inactives) et imposer des limites pour contrôler la transmission en continu des vidéos à travers le réseau.

Hameçonnage/Sécurité

Alors que nous sommes si nombreux à travailler à distance, nous devons nous sensibiliser à la nécessité d’augmenter notre niveau de vigilance à la sécurité en ligne.

Avec l’évolution de la situation du covid-19, les employés doivent se sensibiliser aux campagnes malicieuses d’hameçonnage liées au Virus Corona et aux arnaques des logiciels malveillants sur Twitter et d’autres plateformes des médias sociaux.

Qu’est-ce que l’hameçonnage ? C’est une opération qui consiste à effectuer une diffusion massive de messages en apparence légitimes, mais qui contiennent des pièces jointes infectées ou des liens malveillants. Les courriels sont écrits de façon à piéger les destinateurs pour les amener à ouvrir des pièces jointes ou à cliquer sur des liens qui permettent aux auteurs de menaces d’obtenir des identifiants personnels ou bien d’avoir accès à un système informatique et ses informations.

Le harponnage utilise des courriels qui font appel à l’ingénierie sociale pour atteindre des cibles spécifiques sur la base de caractéristiques personnelles, de champs d’intérêt ou de types de travail. Ces messages semblent provenir de sources crédibles par rapport au sujet et pertinentes par rapport à leurs destinataires. Nous pouvons tous être ciblés par des courriels d’hameçonnage ou de harponnage, mais voici les cibles les plus courantes :

• Les hauts dirigeants et leurs assistants
• Le personnel du service d’assistance, les gestionnaires des systèmes
• Les utilisateurs qui ont accès à des informations critiques
• Les utilisateurs avec des accès à distance
• Les utilisateurs dont le travail comporte une interaction avec le public

Évitez de devenir la proie du harponnage et de provoquer un incident cybernétique. Avant d’ouvrir les pièces jointes ou les liens contenus dans un courriel, suivez ces étapes :

• Assurez-vous de connaître l’expéditeur du courriel et assurez-vous que le ton du message lui correspond
• Assurez-vous que l’adresse URL du lien ou que la pièce jointe soit pertinente par rapport au courriel
• Assurez-vous que l’adresse du courriel de l’expéditeur ait des noms d’utilisateur et de domaine valides. Un courriel avec une adresse douteuse pourrait ressembler à ceci :

« John Doe <ohndoe.%nklo17er@gkmail.com> » 

Comment traitez-vous les courriels malveillants ? Maintenez constamment un haut niveau de sensibilisation en ligne et examinez attentivement tous vos courriels avant de les ouvrir. Si vous recevez un courriel suspect ou suspectez une activité malveillante, avisez votre service de dépannage TI, ou l’équipe de la sécurité de votre organisation de l’incident et suivez leurs instructions.

Optimisez la téléconférence

Avec un usage aussi intensif depuis les deux dernières semaines nos lignes de téléconférences sont achalandées ! Le service de téléconférence de Services partagés Canada (SPC) offre ces conseils simples pour utiliser à court terme le service de façon optimale :

• Démarrez vos conférences aux quarts d’heure (15 minutes avant ou après l’heure) plutôt qu’aux heures ou aux demi-heures. Cela permet d’atténuer la tension sur nos réseaux de téléconférence et diminue les problèmes de connexion.
• Si la ligne du numéro local est occupée, essayez la ligne sans frais (et vice versa).

Tenez vos conférences en dehors des plages horaires les plus achalandées ; avant 9 heures du matin, entre midi et 1 heure de l’après-midi, après 4 heures de l’après-midi, heure de l’est, si possible.

Avez-vous besoin d’ajouter des lignes de téléconférence à votre compte ?

Savez-vous que chaque conférence audio peut comporter jusqu’à 200 lignes par appel ? Voici comment modifier votre compte :

• Vous pouvez faire la demande d’un nouveau compte configuré pour vous ou d’autres membres de votre équipe par le biais de notre formulaire de demande en ligne : https://www.gocconference.come/accounts/?lang=fr
• Une fois créés, les détails relatifs au nouveau compte seront transmis au modérateur par courriel.
• Veuillez être patient. Il peut y avoir des délais dans le traitement de la demande à cause du nombre élevé des demandes soumises. Soyez assurés que nous sommes dotés d’un personnel suffisant, que les demandes de nouveaux comptes sont prioritaires, et que nous faisons tout ce qui est possible pour réduire le temps d’attente !