Theme Management Committee Covid-Mar 19 2020 - Comité de gestion des thèmes Covid-19 mars 2020

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Agenda

• Welcome & Guidance updates - Laura Piper, DTO
• Current Canada.ca content mapping and inventory - David Pepin, DTO
• Theme Lead Roundtable - Theme Leads
• Next Steps - Laura Piper, DTO

Notes and action items

Welcome & Guidance updates

• The meeting was convened to help better connect digital activities across the GC. The intent is to help minimize duplication and improve the response to COVID-19 on Canada.ca
• A note is expected for the Heads of Communications that will emphasize the accessibility of all COVID-19 comms
• Celeste shared the following link: [1]
• DTO has developed and shared content design guidance for crisis communications:[2]
  • We are reviewing the Alerts guidance we put live a few days ago: [3]

Current Canada.ca content mapping and inventory

• David has developed a mapping of current content to help everyone understand who is working on what across the GC: [4]
• TBS is working to create an overall inventory for the GC.
  • ISED suggested that an inventory by Theme would be helpful.

Theme Lead Roundtable

• Ricky Laforge (Finance) is creating a working group to coordinate the content related to the economic response. More details will be forthcoming.
• PHAC is the lead on the COVID-19 file
  • New 133 number being created to support calls
  • Currently getting thousands of calls per day
  • There is a lot of sensitivity on the messaging so the comms activities need to be tightly coordinated
• Culture, history and sport Theme enquired about capacity request for COVID support
• Heath indicated that a list is being prepared and will be shared with COVID Comms leadership team
  • Excess capacity might be able to be used by other departments with TBS perhaps assisting in the coordination
• Business Theme demand for business related content is taxing available capacity
  • Avoiding duplication and circular references is a major focus
• PCO working to help better coordinate activities and ensure consistency in the overall approach
• IRCC - Better coordination across teams in government is helpful.
• DND - COVID-19 content for the Forces has been developed and is being shared with the PS and Military Theme.
• Public Safety - How do we better coordinate discussion on key topics? Need to update the main contact list.
• ESDC - EI Benefits pages are being developed and working with HC Comms team.
• PCO - Can we add “avoid pictures of text” to the current content guidance.
• HC - We will continue reiterating that visuals aren’t always helpful but in some cases it may not be possible and post launch clean-up may be required.

Next Steps We did not discuss the next steps with the group. This is what we will do:

• Hold a weekly TMC, every Thursday 3, until further notice
• DTO will create a GCConnex Wiki presence to share content map and inventory, TMC invites and notes
• DTO will connect into the Finance working group to see how we can help

Information sharing and ideas HC talked about creating a map - probably static at first - folks mentioned:

• • Stats can has experience coding maps using live data
  • Apparently there is a really good map on RadioCanada - could we just use that? [5]
  • Also, discussion about social media posting (accessibility, and linking back to content on the website) ...

Ordre du jour

• Mot de bienvenue et présentations - Laura Piper, BTN
• Cartographie du contenu actuel de Canada.ca - David Pepin, BTN
• Table ronde des responsables des thèmes - Responsable des thèmes
• Prochaines étapes - Laura Piper, BTN

Notes et actions à prendre

Mot de bienvenue et présentations

• La réunion a été convoquée pour aider à mieux relier les activités numériques à travers le GC. L'objectif est d'aider à minimiser la duplication de contenu et d'améliorer la réponse à la COVID-19 sur Canada.ca
• Une note est attendue pour les chefs des communications qui mettra l'accent sur l'accessibilité de toutes les comms liées à la COVID-19
• Celeste a partagé le lien suivant : [6]
• Le BTN a élaboré et partagé des directives sur la conception de contenu pour les communications de crise : [7]
  • Nous sommes en train de revoir le guide des alertes que nous avons mis en ligne il y a quelques jours :[8]

Cartographie du contenu actuel de Canada.ca et inventaire de contenu

• David a élaboré une cartographie des contenus actuels pour aider chacun à comprendre qui travaille sur quoi dans l'ensemble du GC : [9]
• Le SCT travaille à la création d'un inventaire global pour le GC
  • ISDE a suggéré qu'un inventaire par thème serait utile

Table ronde des responsables des thèmes

• Ricky Laforge (Finances) crée un groupe de travail pour coordonner le contenu lié à la réponse économique. Plus de détails seront communiqués prochainement
• L'ASPC est le leader du dossier COVID-19
  • Création d'un nouveau numéro 133 pour les appels
  • Il reçoit actuellement des milliers d'appels par jour
  • Les messages sont très sensibles et les activités de communication doivent donc être étroitement coordonnées.
• Culture, Histoire et sport s'est renseigné sur la demande de capacité pour le soutien des activités liées à la COVID
• Santé a indiqué qu'une liste est en cours de préparation et sera partagée avec l'équipe qui dirige les comms sur la COVID
  • Les capacités excédentaires pourraient être utilisées par d'autres ministères, le SCT pouvant éventuellement aider à la coordination
• La demande de contenus liés au thème Entreprises est une source de pression sur les capacités disponibles
  • L'accent est mis sur la nécessité d'éviter le duplicata et les références circulaires
• Le BCP s'efforce de contribuer à une meilleure coordination des activités et d'assurer la cohérence de l'approche globale
• IRCC - Une meilleure coordination entre les équipes au sein du gouvernement est utile.
• Défense - Le contenu lié à la COVID-19 pour les Forces a été développé et est partagé avec le thème Fonction publique et militaires
• Sécurité publique - Comment mieux coordonner les discussions sur les sujets clés ? Nécessité de mettre à jour la liste principale des contacts.
• ESDC - Les pages sur les prestations d'assurance-emploi sont en cours d'élaboration et nous travaillons avec l'équipe de de communications de Santé Canada
• BCP - Pouvons-nous ajouter "éviter les images de texte" aux lignes directrices actuelles sur le contenu.
• Santé Canada - Nous continuerons à rappeler que les visuels ne sont pas toujours utiles mais que dans certains cas, cela peut ne pas être possible et qu'un nettoyage après le lancement peut être nécessaire.

Prochaines étapes Nous n'avons pas discuté des prochaines étapes avec le groupe. C'est ce que nous allons faire :

• Organiser un CGT hebdomadaire, tous les jeudis à 15h, jusqu'à nouvel ordre
• Le BTN va créer une présence Wiki GCConnex pour partager la carte et l'inventaire du contenu, les invitations et les notes du CGT
• Le BTN se connectera au groupe de travail sur les finances pour voir comment nous pouvons aider

Partage d’informations et d’idées Santé Canada a parlé de créer une carte - probablement statique au début. Des gens ont mentionné:

• • Stats Can peut avoir l'expérience du codage des cartes en utilisant des données en direct
  • Apparemment, il y a une très bonne carte sur RadioCanada - pourrions-nous simplement l'utiliser ? [10]
  • De plus, il y a eu une discussion sur la publication dans les médias sociaux (accessibilité et liens vers le contenu du site) ...