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Questions et réponses en matière de la publication proactive

Veuillez noter que certaines sections sont encore en cours de révision. Pour plus d'informations, veuillez envoyer un courriel à OCIO-APCDO-BDPI-BPCAP@tbs-sct.gc.ca.

La DPAIGO fait partie du Bureau du Dirigeant principale de l’information du Canada au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT). Le SCT est un organisme central du gouvernement du Canada, au même titre que le Bureau du Conseil privé et le ministère des Finances. Le mandat de la DPAIGO est d'appuyer le président du Conseil du Trésor en tant que ministre responsable de l'application pangouvernementale de la Loi sur l'accès à l'information (LAI). Plus de 260 institutions fédérales sont assujetties à la LAI, y compris des ministères, des organismes, des sociétés d'État et des organismes créés par la loi.

Général

Q1: Quelle est la différence entre une institution fédérale et une entité fédérale

La Loi sur l’accès à l’information fait une distinction entre les exigences en matière de publication proactive des « institutions fédérales » et celles des « entités fédérales ».

Les institutions fédérales sont toutes les institutions assujetties à la Loi sur l’accès à l’information. Voici les exigences en matière de publication proactive applicables aux institutions fédérales :

• dépenses afférentes aux déplacements et frais d’accueil des dirigeants;
• rapports déposés au Parlement.

Les entités fédérales sont les institutions fédérales qui sont également énumérées aux annexes I, I.1 ou II de la Loi sur la gestion des finances publiques. Voici les exigences en matière de publication proactive applicables aux entités fédérales :

• dépenses afférentes aux déplacements et frais d’accueil des dirigeants;
• rapports déposés au Parlement;
• ensemble des documents d’information à l’intention des nouveaux administrateurs généraux;
• titres et numéros de référence des notes d’information;
• ensemble des documents d’information pour les comparutions devant les comités parlementaires;
• subventions et contributions d’une valeur de plus de 25 000 $;
• contrats d’une valeur de plus de 10 000 $.

De plus, les institutions fédérales dont le Conseil du Trésor est l’employeur sont également assujetties à l’exigence de publication de la reclassification de postes.

D’autres détails concernant les exigences en matière de publication des institutions fédérales et des entités fédérales figurent ici.

Q2: Qui est le « responsable de l'institution fédérale » de mon institution?

L’article 3 de la Loi sur l’accès à l’information prévoit la définition suivante de « responsable d’une institution fédérale » :

responsable d’institution fédérale

a) Le membre du Conseil privé de la Reine pour le Canada sous l’autorité duquel est placé un ministère ou un département d’État.

b) la personne désignée en vertu du paragraphe 3.2(2) à titre de responsable, pour l’application de la présente loi, d’une institution fédérale autre que celles visées à l’alinéa a) ou, en l’absence d’une telle désignation, le premier dirigeant de l’institution, quel que soit son titre. (head)

Les institutions sont encouragées à consulter leur conseiller juridique en cas d’incertitude concernant la façon dont cette définition s’applique à leur organisation.

Cette définition s’applique à la partie 1 (système fondé sur les demandes) et à la partie 2 (publication proactive) de la Loi sur l’accès à l’information.

Q3: Qui est l' « administrateur général ou toute personne a un poste de niveau equivalent » dans mon institution?

Dans la plupart des ministères, il n’y a qu’un seul administrateur général; il est le fonctionnaire le plus haut nommé pour gérer l’institution. Toutefois, il y a quelques exceptions, comme le cas du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada qui compte quatre administrateurs généraux.

Les institutions sont encouragées à consulter leur conseiller juridique afin de déterminer qui serait assujetti aux exigences applicables aux administrateurs généraux au sein de leur institution.

Le SCT considère qu’un « administrateur général ou toute personne à un poste de niveau équivalent » comprendrait :

• un administrateur général au sens du paragraphe 11(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques ou du paragraphe 2(1) de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique;
• tout cadre qui, en vertu d’une loi fédérale, est un administrateur général ou réputé en être un, ou qui occupe, ou est réputé occuper, un poste de niveau équivalent à celui d’un administrateur général;
• toute autre personne nommée en vertu de l’alinéa 127.1(1)b) de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, à l’exception des administrateurs généraux délégués ou des personnes à un poste de niveau équivalent à celui des administrateurs généraux délégués.

Q4: Comment le respect des nouvelles exigences en matière de publication proactive sera-t-il assuré?

Au sein des institutions fédérales, les responsables des institutions fédérales ou leurs délégués sont chargés de surveiller le respect des exigences de la Loi sur l’accès à l’information. En conséquence, chaque institution doit déterminer la gouvernance et les processus appropriés aux fins de la publication proactive au sein de leur organisation, y compris la surveillance du respect des exigences.

De plus, puisque les exigences et les échéances sont claires dans les dispositions législatives, le public sera en mesure de surveiller le respect des exigences par les institutions.

Q5: Est-ce que quelqu'un peut deposer une plainte auprès de la commissaire a l'information au sujet de renseignements publiés de façon proactive?

La commissaire à l’information ne joue pas un rôle de surveillance en ce qui concerne les exigences de publication proactive de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information (voir le paragraphe 91(1) de la LAI).

Toutefois, une personne peut présenter une demande d’accès à l’information pour des documents qui ont été publiés de façon proactive. Un demandeur peut déposer une plainte auprès de la commissaire à l’information au sujet de documents communiqués en réponse à une demande.

Q6: Puis-je demander une prorogation pour publier des documents de manière proactive tout comme je peux le faire pour répondre à une demande d'accès a l'information?

Non. Aucune disposition de la partie 2 ne permet aux institutions de retarder la production proactive au delà des échéances fixées par les dispositions législatives.

Q7: Qu'arrive-t-il si les documents qui doivent être publiés de manière proactive renferment des renseignements qui font l'objet d'une exclusion ou d'une exception en vertu de la Loi sur l’accès à l'information?

La publication proactive en vertu de la partie 2 n’exigerait pas la publication de renseignements dont la communication serait refusée en réponse à une demande d’accès à l’information, notamment les renseignements personnels ou les documents confidentiels du Cabinet. Voici les dispositions pertinentes de la LAI :

En ce qui concerne la publication proactive par les cabinets des ministres :

Publication facultative

80(1) Le ministre n’est pas tenu de faire publier tout ou partie des renseignements ou documents visés à l’un ou l’autre des articles 74 à 78 dans le cas où le responsable d’une institution fédérale pourrait, s’il était saisi d’une demande de communication présentée au titre de la partie 1, refuser la communication totale ou partielle d’un document comportant de tels renseignements ou du document en question pour un motif de refus prévu à cette partie.

Publication non permise

(2) Il ne les fait pas publier dans le cas où le responsable d’une institution fédérale devrait, s’il était saisi d’une telle demande, en refuser la communication totale ou partielle soit pour un motif de refus prévu à cette partie, soit parce que celle‑ci ne s’applique pas aux renseignements ou documents en question.

En ce qui concerne la publication proactive par les institutions fédérales :

Publication facultative

90(1) Le responsable d’une institution fédérale n’est pas tenu de faire publier tout ou partie des renseignements ou documents visés à l’un ou l’autre des articles 82 à 88 dans le cas où il pourrait, s’il était saisi d’une demande de communication présentée au titre de la partie 1, refuser la communication totale ou partielle d’un document comportant de tels renseignements ou du document en question pour un motif de refus prévu à cette partie.

Publication non permise

(2) Il ne les fait pas publier dans le cas où il devrait, s’il était saisi d’une telle demande, en refuser la communication totale ou partielle soit pour un motif de refus prévu à cette partie, soit parce que celle-ci ne s’applique pas aux renseignements ou documents en question.

Q8: Les renseignement qui sont publiés de manière proactive devraient ils être rédigés de nouveau ou modifiés en vue d'ètre plus transparents plutôt que de les caviarder de manière à ce que les renseignements de nature délicate de soient plus inclus?

Les documents ne devraient pas être rédigés de nouveau ou modifiés aux fins de la publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information. Au contraire, les caviardages devraient être apportés de manière appropriée, conformément aux articles 80 et 90 de la Loi.

Il est important de ne pas oublier que les documents qui sont publiés de manière proactive par les institutions assujetties à la partie 1 de la Loi sur l’accès à l’information peuvent être demandés dans le cadre du système basé sur les demandes, de sorte que les demandeurs seront en mesure de comparer la version fournie dans le cadre du système basé sur les demandes et la version qui a été publiée de manière proactive.

Le commissaire à l’information exerce un pouvoir de surveillance à l’égard des documents communiqués en réponse à une demande d’accès à l’information.

Q9: Que doivent faire les institutions avec les documents de tierces parties (comme les articles de journaux ou les rapports non gouvernementaux) aux fins de la publication proactive?

La Couronne a pour politique et pratique de respecter les intérêts privés des titulaires de droits d’auteur, dans la mesure du possible. Par conséquent, il est recommandé, à titre de pratique exemplaire, d’éviter, dans la mesure du possible, de publier en ligne des œuvres de tiers protégées par le droit d’auteur, soit en n’incluant pas ces documents dans l’ensemble des documents d’information, soit en ayant recours à des exceptions en matière de divulgation, selon le cas.

Conformément aux articles 80 et 90 de la Loi sur l’accès à l’information, les ministres et les responsables des institutions fédérales ne sont pas tenus de publier de façon proactive des renseignements qui ne seraient pas communiqués en réponse à une demande d’accès à l’information au titre de la partie 1 de la Loi sur l’accès à l’information. Cela comprendrait l’application des exclusions prévues à l’alinéa 68a) pour les documents publiés ou les documents mis en vente dans le public, le cas échéant.

Si une institution ne publie pas de façon proactive les œuvres de tiers protégées par le droit d’auteur qui sont incluses dans un ensemble de documents d’information en se fondant sur l’exclusion prévue à l’article 68, les titres et les éditeurs pourraient être fournis dans le but d’assurer la transparence lors de la publication proactive du reste de l’ensemble des documents d’information.

Le Guide du rédacteur contient des instructions sur la façon de documenter les sources d’information qui n’ont pas été préparées par une institution.

Cependant, les fonctionnaires sont encouragés à envisager, au moment de la préparation des documents d’information, des solutions alternatives à l’utilisation de l'œuvre comme telle ou d’en limiter l’utilisation, par exemple, en communiquant uniquement l’information nécessaire sous une forme nouvelle ou originale. Cela est particulièrement le cas pour les œuvres qui ne sont ni publiées, ni mises en vente, ou qui ne seraient autrement pas visées par une exclusion en vertu de la LAI.

L’article 32.1 de la Loi sur le droit d’auteur peut s’appliquer si une institution décide de publier de manière proactive les œuvres de tiers protégées par le droit d’auteur qui sont contenues dans un ensemble de documents d’information. L’article 32.1 de la Loi sur le droit d’auteur stipule que la communication de documents effectuée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou la communication de documents du même genre effectuée en vertu d’une loi provinciale d’objet comparable ne constitue pas une violation des droits d’auteur.

Si des documents de tiers (comme les articles de journaux ou des rapports non gouvernementaux) sont publiés de façon proactive, ceux-ci devraient être conformes à la licence du gouvernement ouvert.

DISPOSITIONS PERTINENTES – LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION

La Loi ne s’applique pas à certains documents

68 La présente loi ne s’applique pas aux documents suivants : a) les documents publiés ou les documents mis en vente dans le public

Publication facultative

90(1) Le responsable d’une institution fédérale n’est pas tenu de faire publier tout ou partie des renseignements ou documents visés à l’un ou l’autre des articles 82 à 88 dans le cas où il pourrait, s’il était saisi d’une demande de communication présentée au titre de la partie 1, refuser la communication totale ou partielle d’un document comportant de tels renseignements ou du document en question pour un motif de refus prévu à cette partie.

DISPOSITIONS PERTINENTES – LOI SUR LE DROIT D’AUTEUR

Non-violation

32.1(1) Ne constituent pas des violations du droit d’auteur :

a)la communication de documents effectuée en vertu de la Loi sur l’accès à l’informationou la communication de documents du même genre effectuée en vertu d’une loi provinciale d’objet comparable;

Q10: Si un ensemble de documents d'information comprend des documents qui ont déjà été publiés en ligne, dois-je modifier le code de ces documents pour les publier de façon proactive ou puis-je simplement fournir un hyperlien vers ces documents?

Si certains renseignements inclus dans un ensemble de documents d’information ont déjà été publiés en ligne, un lien vers les renseignements déjà publiés peut être utilisé aux fins de la publication proactive.

Si un lien est utilisé, veillez à établir les processus opérationnels requis pour faire en sorte que les liens figurant dans l’ensemble des documents d’information publiés de façon proactive ne se désactivent pas si le contenu est déplacé ou archivé sur un autre site Web.

Les liens menant à des sites Web autres que ceux du gouvernement du Canada doivent être établis conformément à la page avis du site canada.ca.

Les facteurs à prendre en considération pour déterminer si l’établissement d’un lien est l’approche appropriée sont les suivants :

• Si le document a déjà été publié sur un site Web du gouvernement du Canada avec une adresse URL qui n’est pas censée être mise à jour (comme du contenu ministériel publié dans canada.ca ou un domaine institutionnel de gc.ca), une institution pourrait envisager d’utiliser un lien, puisque le document ne sera pas mis à jour.
• Si une version PDF de l’information est disponible sur gc.ca, une institution pourrait envisager d’utiliser un lien.
• S’il est possible que l’information du lien soit mise à jour ultérieurement (comme des organigrammes ou des renseignements biographiques sur la haute direction), les institutions devraient éviter d’utiliser un lien.
• Si le document est publié dans un site Web du gouvernement du Canada qui a été établi pour une initiative ou une campagne dont la date de début et de fin est prédéterminée, l’établissement d’un lien n’est pas recommandé, car il est possible qu’il cesse de fonctionner après la date de fin.

Q11: Y a-t-il des pratiques exemplaires que les institutions pourraient suivre afin de simplifier leurs processus de publication proactive liés aux documents d'information?

Au sein des institutions fédérales, les responsables des institutions fédérales ou leurs délégués sont chargés de surveiller le respect des exigences de la Loi sur l’accès à l’information. En conséquence, chaque institution doit déterminer la gouvernance et les processus appropriés aux fins de la publication proactive au sein de leur organisation.

Il est important de ne pas oublier que toute publications proactives doivent être conformes à la Loi sur les langues officielles et à la Norme sur l’accessibilité des sites Web. De plus, la publication proactive n’exige pas la publication de renseignements qui ne seraient pas communiqués à bon droit en réponse à une demande d’accès à l’information, notamment les renseignements personnels, les documents confidentiels du Cabinet et les renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat. Les institutions doivent garder à l’esprit que les documents qui ont fait l’objet d’une publication proactive peuvent encore être demandés dans le cadre du système axé sur les demandes.

À titre de pratique exemplaire, afin de simplifier les processus de publication proactive, les institutions pourraient demander aux autorités approbatrices des bureaux de première responsabilité (celles responsables de la production des documents d’information) de confirmer que les documents d’information sont bilingues, accessibles et examinés à l’avance pour déterminer les renseignements confidentiels, privilégiés et personnels qui peuvent faire l’objet d’exceptions valides à la publication au début du processus.

Des directives et des outils supplémentaires, notamment des modèles de schéma des processus, sont disponibles dans la section principale des exigences en matière de publication proactive de ce site.

Publication de renseignements en ligne

Q1: Où les institutions devront-elles publier de manière proactive les renseignements?

Les ministres et les entités fédérales doivent publier les renseignements suivants dans le site ouvert.canada.ca :

• les titres et les numéros de référence des notes
• les notes pour la période des questions
• frais de déplacement
• les frais d’accueil
• les contrats de plus de 10 000 $
• les subventions et contributions de plus de 25 000 $
• la reclassification des postes

Les ministres et les entités fédérales peuvent publiées d’autres exigences de publication proactive dans le site ouvert.canada.ca en tant que ressource d’« information ouverte » ou sur la page de l’institution, avec un dossier de métadonnées crée dans le site ouvert.canada.ca. Ainsi, toutes ces publications peuvent être consultées à partir du site ouvert.canada.ca. Pour en apprendre davantage sur la façon de publier des données et des renseignements dans le site ouvert.canada.ca, veuillez consulter le Guide du gouvernement ouvert.

Les sociétés d’État et autres institutions fédérales peuvent publier des renseignements sur leur propre site Web ou dans le site ouvert.canada.ca. Les filiales à cent pour cent qui publient dans le site Web d’une société d’État mère devraient le faire en s’identifiant clairement comme entités.

Les publications doivent respecter les normes relatives aux langues officielles et à l’accessibilité, conformément à la Politique sur les communications et l’image de marque du gouvernement.

Q2: Quels renseignements peuvent être publies dans le Portail du gouvernement ouvert (ouvert.canada.ca)?

En ce qui concerne la publication dans le Portail du gouvernement ouvert, des modèles sont en place pour un bon nombre des exigences en matière de publication proactive (les contrats, les subventions et contributions, les dépenses afférentes aux déplacements et les frais d’accueil, la reclassification des postes, les titres et les numéros de référence des notes et les notes pour la période des questions).

Dans le cas des publications proactives pour lesquelles il n’existe pas de modèle, comme les rapports déposés au Parlement, l’ensemble des documents d’information pour les nouveaux ministres et les nouveaux administrateurs et l’ensemble des documents d’information pour les comparutions devant les comités parlementaires, les institutions peuvent les publier dans le site ouvert.canada.ca en tant que ressource d’« information ouverte » ou sur la page de l’institution, avec un dossier de métadonnées crée dans le site ouvert.canada.ca. Ainsi, tous les renseignements publiés de manière proactive peuvent être consultés à partir du site ouvert.canada.ca.

Les publications doivent respecter les normes relatives aux langues officielles et à l’accessibilité, conformément à la Politique sur les communications et l’image de marque du gouvernement.

Q3: Quel est le format de publication dans ouvert.canada.ca pour les renseignements pour lesquelles il n'existe pas de modèle?

Des ressources peuvent être publiées dans tout format, pourvu qu’elles respectent la Norme sur l’accessibilité des sites Web (HTML, PDF-UA, .txt, ePub).

Les normes d’accessibilité sont déjà intégrées dans les modèles qui se trouvent dans le site ouvert.canada.ca et qui servent à publier de manière proactive des renseignements.

Q4: Existe-t-il des lignes directrices sur les formats accessibles?

Tout le contenu gouvernemental en ligne doit respecter les normes relatives aux langues officielles et à l’accessibilité. Tel qu’indiqué dans la Norme sur l’accessibilité des sites Web, toutes les pages Web du gouvernement doivent respecter les cinq exigences en matière de conformité des Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.0.

Plus particulièrement, la section 6.1.1 énonce qu’un document accessible doit être un fichier de type où « des techniques suffisantes propres à chaque technologie (dont on dépend) sont adoptées, le cas échéant ». Puisque les WCAG n’a que des techniques propres aux technologies .pdf, texte en clair, et .HTML, un document accessible doit donc être sous la forme de l’un de ces types de fichiers et suivre les techniques propres à chaque technologie.

En ce qui concerne les ressources documentaires ouvertes, il doit y avoir au moins une version du document qui respecte la Norme sur l’accessibilité des sites Web, mais d’autres versions non accessibles peuvent également être ajoutées. Par exemple, il serait acceptable pour les institutions de publier une version.pdf accessible d’un document, ainsi qu’une version Microsoft Word non accessible.

Q5: Le dirigeant principal de l'information (DPI) doit-il approuver les metadonnees avant la publication proactive de renseignements dans le Portail du gouvernement ouvert?

Oui. Avant de publier les métadonnées de vos documents d’information dans le site ouvert.canada.ca, vous devez obtenir l’autorisation de votre DPI ou de leur délégué. Afin d’appuyer les institutions et les DPI quant à la gestion des risques liés à la publication de données et de ressources d’information, le SCT a dressé une « liste de contrôle de publication » qui codifie les exceptions courantes à la publication. Il incombe aux DPI de veiller à ce qu’une réponse « vrai » puisse être accordée pour chaque critère avant de rendre publiques sous la Licence du gouvernement ouvert des données ou des ressources d’information.

Q6: Si une institution suit ses propres processus d'approbation, le DPI doit-il d'abord autoriser ses publications proactives de renseignements dans le Portail du gouvernement ouvert?

Cela dépend. Il faut obtenir l’approbation du DPI avant de publier dans le site ouvert.canada.ca des renseignements sans modèle en tant que ressource d’« information accessible », comme un rapport déposé au Parlement. Toutefois, l’approbation du DPI n’est pas requise pour la publication de renseignements ouvert.canada.ca avec un modèle (par exemple, un modèle pour les frais afférents aux déplacements, les frais d’accueil ou la reclassification de postes). Pour obtenir de plus amples renseignements sur les autorisations du DPI, veuillez consulter notre Guide pour le gouvernement ouvert.

Q7: Les renseignements publiés de manière proactive doivent ils être publiés dans les deux langues officielles?

Tous les renseignements publiés de manière proactive doivent respecter les exigences relatives aux langues officielles, conformément à la Politique sur les communications et l’image de marque du gouvernement.

Q8: Quels sont les délais de conservation des renseignements publiés de manière proactive?

À l’heure actuelle, le SCT collabore avec Bibliothèque et Archives Canada afin de déterminer les périodes de rétention et d’élimination de tous les renseignements publiés de manière proactive.

Dépenses afférentes aux déplacements et frais d’accueil

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Q7:

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Contrats d’une valeur de plus de 10 000 $

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Subventions et contributions de plus de 25 000 $

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Dépenses des cabinets de ministre

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Rapports déposés au Parlement

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Notes pour la période des questions

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Titres et numéros de référence des notes d’information

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Ensemble des documents d’information à l’intention d’un nouveau ministre ou administrateur général

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Ensemble des documents d’information pour les comparutions devant les comités parlementaires

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Reclassification de postes

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