Espace de travail numérique d’entreprise – Projet pilote de messagerie instantanée Rapport sommaire

Contexte

Les employés dans l’ensemble du gouvernement du Canada (GC) adoptent de plus en plus des outils de messagerie instantanée pour mener leurs activités, y compris, mais sans s’y limiter, BBM Enterprise, Slack, WhatsApp, GCmessage et Microsoft Teams. L’adoption élevée par les utilisateurs de ces plateformes reflète la facilité d’utilisation et les gammes de produits de plus en plus larges des fournisseurs de services.

En avril 2018, la Division de la collaboration numérique du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) (depuis fusionnée avec la Division de la mobilisation du numérique) a lancé un projet pilote de messagerie instantanée afin de déterminer si une solution de messagerie instantanée à code source ouvert à l’échelle de l’entreprise pouvait :

• être offerte aux organisations du GC à un coût modeste (en frais d’entretien et de licences);
• être conforme aux politiques du GC;
• permettre aux fonctionnaires de communiquer entre eux et avec les intervenants pertinents du GC ou externes sur n’importe quel appareil.  

Le projet pilote de messagerie instantanée fut nommé GCmessage, fonctionnait sur une version auto-hébergée de l’application à code source ouvert Rocket.Chat, et a fonctionné d’avril 2018 à avril 2019, suivie par une période d’évaluation.

En tant que projet à code source ouvert, le développement de GCmessage s’est produit à découvert sur GitHub.

Ce que nous avons appris

Somme toute, Rocket.Chat avait un bon rapport qualité-prix, avait une adoption élevée par les utilisateurs et était un moyen populaire de permettre la collaboration interne et externe selon le témoignage offert dans le salon de rétroaction de GCmessage. Les utilisateurs ont indiqué que Rocket.Chat était un outil efficace pour les organisations dans la conduite de leurs activités, en particulier pour la collaboration parmi les utilisateurs à l’intérieur, dans l’ensemble et à l’extérieur du GC. Au même moment, il y a un nombre de facteurs qui nécessitent des recherches plus approfondies afin de déterminer la viabilité d’une solution de messagerie instantanée à code source ouvert pour l’entreprise.

Les principaux points à retenir peuvent être résumés comme suit :

• Installation : l’installation et la configuration techniques de la version auto-hébergée de Rocket.Chat étaient simples, elles ont pris environ une journée pour un développeur ETP. L’auto-hébergement de la solution a permis au GC de s’assurer que les données des utilisateurs restent au Canada et sous son contrôle.
• Développement et exploitation : la technologie des conteneurs Docker et Kubernetes appuyait l’utilisation efficace des ressources informatiques ainsi qu’une productivité accrue du développeur, deux des principaux factures à prendre en compte lors du déploiement des applications dans un grand nombre d’organisations, chacune avec leurs propres règles de pare‑feu et de paramètres du serveur mandataire.
• Coût : les coûts en infrastructure, en soutien et en entretien pour faire fonctionner le projet pilote étaient modestes, équivalent à environ 0,35$ par utilisateur par mois (24 000 dollars pour 20 % de 2 ETP plus 12 000 dollars pour l’infrastructure en nuage de Microsoft Azure, totalisant environ 36 000 dollars pour 12 mois). Par contre, pour passer à 8 000 utilisateurs simultanés (ce qui soutiendrait environ 160 000 utilisateurs au total) en utilisant l’architecture auto-hébergée, les coûts s’élevaient à environ 120 000 dollars par année en raison d’une augmentation dans les coûts d’infrastructure.
• Adoption et utilisation : entre avril 2018 et avril 2019, plus de 95 organisations du GC et plus de 400 organisations autres que le GC ont utilisé GCmessage. À son apogée, le service fonctionnait avec environ 9 162 utilisateurs, 650 utilisateurs simultanés et 2,3 millions de messages envoyés.
• Adaptabilité : avec sa configuration actuelle, le rendement de la plateforme pourrait diminuer à partir de janvier 2020 en prenant en compte les taux actuels d’adoption. Les options pour accéder à l’échelle de l’entreprise comprennent la tarification progressive, ainsi qu’un approvisionnement concurrentiel possible, des enjeux au-delà de la portée de ce projet pilote.
• Accessibilité : la version mise à l’essai de l’application Rocket.Chat n’a pas complètement atteint les critères de succès des Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG) 2,0. Les lacunes sont liées aux sujets comme le contraste de couleur, l’accessibilité à un clavier, la disposition logique, la lisibilité du contenu et la navigation sur la plateforme sans utiliser une souris (Niveaux A et AA des WCAG 2.0).
• Interopérabilité : la plateforme peut appuyer un modèle de micro-services. Rocket.Chat a démontré la capacité d’interopérer avec GCcompte, le service d’authentification de GCcollab.
• Autre : la plateforme offrait un faible soutien au navigateur Internet Explorer (IE), comme démontré par une augmentation des bogues et des problèmes d’utilisation lorsque Rocket.Chat est utilisé sur le navigateur IE.

Prochaines étapes

Étant donné la popularité du projet pilote de messagerie instantanée et l’intérêt général pour la création d’outils de messagerie efficaces à faible coût pour les fonctionnaires, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada est heureux d’annoncer qu’il continuera d’héberger GCmessage jusqu’au 31 mars 2020. En plus de permettre aux utilisateurs de continuer à profiter de l’outil, cette période d’exploitation prolongée offrira un soutien continu aux utilisateurs, aux développeurs et aux parties intéressées afin qu’ils bénéficient des leçons apprises du projet pilote, y compris la résolution potentielle des limites actuelles. Le code source ouvert qui soutient le projet pilote de messagerie instantanée est disponible sur GitHub.

Merci de votre participation à un projet pilote réussi !