MyGCHR at the ATSSC/HR - Staffing

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Support for Staffing Advisors and Coordinators

• MyGCHR sandbox environment (User ID is: GC9 / Password is: GC9)
• Introduction to UPK - MyGCHR's Built-in Help Module (video)
• ATSSC's MyGCHR Service Desk

✔Relevant UPK Topics (MyGCHR Help Module)

Employee Class Options - Types of Hires (job aid)	Options relatives à la catégorie d'employé - Types d'emplois (fiche-conseil)
Hire an Indeterminate or Term Employee	Nomination indéterminée ou déterminée
Record a Hire for a Pending Transfer In	Enregistrer une embauche pour un transfert d'entrée en attente
Complete a Hire for a Pending Transfer In	Terminer une embauche pour un transfer d'entrée en attente
Hire a Transfer In	Embaucher un transfer d'entrée
Hire a Casual	Embaucher un employé occasionnel
Hire a Casual "As and When Required"	Embaucher un employé occasionnel "Selon les besoins"
Hire an Employee "As and When Required"	Embaucher un employé "Selon les besoins"
Hire a Student	Embaucher un étudiant
Hire Secondment In	Embaucher un détachement d'entrée
Hire a Part-time Worker	Embaucher un travailleur à temps partiel
Hire Dual Employment	Embaucher un double emploi
Record Extension for Casual, Student or Secondment In	Enregistrer la prolongation d'emploi occasionnel, étudiant ou détachement d'entrée
Add Contingent Worker or Interchange Canada Assignment	Ajouter travailleur occasionnel ou affectation Échange Canada
Record Renewal for a Contingent Worker or Interchange Canada Assignment	Enregistrer un renouvellement pour un travailleur occasionnel ou Affectation Échanges Canada
Record Secondment Out	Enregistrer un détachement à l'extérieur de l'organisation
Record Extension for a Secondment Out	Enregistrer la prolongation d'un détachement à l'externe
Record an Acting Appointment for an Indeterminate Employee	Enregistrer une nomination par intérim pour un employé idéterminé
Cancel Acting Appointment	Annuler nomination intérimaire
Record a Concurrent Acting Appointment	Enregistrer une nomination par intérim concomitante
Record Extension of an Acting Appointment	Enregistrer une prolongation de nomination intérimaire
Record an Acting less than 3 Months in an EX or LC Position	Enregistrer une nomination intérimaire de moins de 3 mois dans un poste EX ou LC
Record an Acting while on Assignment	Enregistrer une affectation intérimaire pendant une affectation
Record an Acting While on Secondment In	Enregistrer un intérim durant un détachement d'entrée
Record an Acting for Seconded Out Employee	Enregistrer un intérim pour un employé en détachement à l'extérieur
Record an Acting During a Leave Period for LIA	Enregistrement d'une nomination intérimaire pendant une période de congé pour CER
Record an Acting Appointment for a Term Employee	Enregistrer une nomination par intérim pour un employé nommé pour une période déterminée
Record an Assignment	Enregistrer une affectation
Record a Concurrent Assignment	Enregistrer une affectation concomitante
Record Extension of Assignment	Enregistrer une prolongation de nomination intérimaire
Record Rehire of Employee	Enregistrer la réembauche d'un employé
Record a Rehire for a Pending Transfer In	Enregistrer une réembauche pour un transfert d'entrée en attente
Complete a Rehire for a Pending Transfer In	Terminer une réembauche pour un transfert d'entrée en attente
Record Term to Indeterminate - Non-Promotional	Enregistrer passage de période déterminée à indéterminée - sans promotion
Record Change of Tenure from Casual to Term or Indeterminate	Enregistrer modification de période d'emploi occasionnel à déterminée/indéterminée
Record Internal Transfer or Deployment for an Employee	Enregistrer un transfert ou une mutation interne pour un employé
Record Student Bridging	Enregistrer l'intégration d'un étudiant
Record a Promotion	Enregistrer une promotion
Record a Promotion (Job Reclassification)	Enregistrer une promotion (reclassification d'emploi)
Record Reclassification Downwards - Salary Protection	Enregistrer une reclassification vers le bas - Protection salariale
Rehire Employee (NOT as Seconded In) who was Previously Seconded In	Réembaucher un employé (NON détaché) qui a antérieurement été détaché au sein de votre organisation
View SLE Results	Visualiser les résultats d'ELS
Track (and record) SLE Results	Suivre (et entrer) les résultats d'ELS
OL - Appointment Official Language Status Codes	LO - Codes de status des langues officielles dans la nomination
OL - Linguistic Status of Incumbent Codes	LO - Codes de statut linguistique du titulaire du poste
OL - Appointment Official Language Status and Linguistic Status of Incumbent	LO - Codes de status pour langues officielles dans nomination et titulaire du poste

✔Process Changes

• In MyGCHR a position must derive from a job code

Job codes are used to create general groupings of common jobs. The job code groups are then used as the basis for default job data on positions, i.e., Work Description information, Classification Decision information, etc.

• Use Job Codes only (no Position) for the following appointments

For the following appointments, you must always use a job code instead of putting the incumbent in a position. A generic (unclassified) job code has been created for each of the following:

• Casuals

• Secondment-in
• Interchange
• Part-time Worker
• Full-time GICs
• Part-time GICs
• Students

• Wait for next day after creating a PRI

Once the PRI has been created, you must wait for the overnight process to run before entering the hire transaction in MyGCHR.

• What you need to know when adding a GIC to MyGCHR

• A GIC needs to be on a job code only (no position). Use generic job code xxxxx for full-time GIC and job code xxxxx for part-time GIC.

• Use dedicated location codes for GICs, i.e., GIC-ON, GIC-QC. Select the GIC location code that corresponds with the province in which the member works. The location code has a direct impact on tax deductions.

• What to do when hiring an employee whose transfer out is not complete

• Step 1: Use the process Record a Hire for a Pending Transfer In. The transaction will not integrate with Phoenix, but the employee will have access to MyGCHR to perform all functions in Manager Self-Service (if the employee has direct reports), and limited functions in the Employee Self-service.

• Step 2: Once the Transfer Out has been completed by the departing organization, use process Complete a Hire for a Pending Transfer In. This transaction will integrate with Phoenix.