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Je dois évaluer une notice migrée qui comporte la note 667 « CETTE NOTICE VERSÉE EN LOT DOIT ÊTRE ÉVALUÉE AVANT D'ÊTRE UTILISÉE, POUR S'ASSURER QU'ELLE RÉPONDE AUX NORMES DU PFAN ». La 1XX doit être modifiée et faire l'objet d'une 4XX selon les pratiques du PFAN. Quelle valeur dois-je employer dans la 4XX $w/2?

Le fichier Canadiana est un fichier national d'autorité et toute notice qui y a été versée est considérée comme en faisant partie intégrante, même si elle n'a pas été évaluée. La valeur appropriée est donc « e » (Forme établie de la vedette antérieure (fichier national d'autorité)).

Comment dois-je procéder lorsque la notice comporte une 670 ajoutée au stade du CIP et que je dois ajouter des informations provenant du même ouvrage une fois celui-ci publié? Dois-je ajouter une autre 670 ou ajouter les informations à la 670 existante?

Il faut ajouter les informations à la 670 existante.

Exemple :

670 existante	Mon labo dans un pot Mason, 2020 : $b formulaire du CIP de BAC (Jonathan Adolph; non-Canadien)
670 modifiée	Mon labo dans un pot Mason, 2020 : $b formulaire du CIP de BAC (Jonathan Adolph; non-Canadien) page de titre (Jonathan Adolph) quatrième de couverture (concepteur d'activités scientifiques pour le magazine FamilyFun et professeur de journalisme)

Lorsque la mention « CIP » figure sans autre précision dans la sous-zone $a, il faut reporter cette mention comme localisation dans la sous-zone $b avec le nom de l'entité en zone 1XX comme information trouvée entre parenthèses. Enregistrer un nom de personne en ordre direct.

Exemple :

Notice avant modification	100 1# Bédard, Brigitte, $d 1968- 670 ## Et tu vas danser ta vie, 2015. CIP.
Notice après modification	100 1# Bédard, Brigitte, $d 1968- 670 ## Et tu vas danser ta vie, 2015 : $b CIP (Brigitte Bédard) page de titre (Brigitte Bédard) page 4 de la couverture (née à Montréal; journaliste indépendante; écrit régulièrement pour le magazine catholique Le Verbe)

J'ai besoin de modifier une notice verrouillée par un autre participant, que puis-je faire?

Dans Gestion des notices, lorsque vous créez une nouvelle notice d'autorité ou que vous modifiez une notice existante, vous pouvez enregistrer la notice dans le fichier en cours pour vous permettre de travailler sur celle-ci sans remplacer immédiatement la notice maîtresse dans Canadiana.

Si vous enregistrez votre notice dans le fichier en cours sans la verrouiller, tout autre participant peut modifier la notice maîtresse dans Canadiana, auquel cas vous ne pourrez plus la remplacer par la version de votre fichier en cours. Le risque est dans ce cas de perdre le travail effectué dans le fichier en cours. Il sera bien sûr toujours possible de copier-coller chaque zone individuellement de la notice en cours à la notice maîtresse, mais l'opération demande un certain temps et les informations et zones supplémentaires peuvent avoir été ajoutées à la notice maîtresse par le catalogueur ayant remplacé la notice, ce qui constitue collectivement du travail de recherche et de transcription en double, donc vain.

Si vous enregistrez et verrouillez votre notice dans le fichier en cours, vous évitez ces inconvénients en empêchant tout autre participant de modifier la notice. Prenez note qu'une notice est verrouillée pendant 90 jours si vous ne la déverrouillez pas vous-même ou si vous ne la remplacez pas. Elle se déverrouille aussi d'elle-même une fois ce délai échu s'il n'est pas renouvelé en sauvegardant la notice à nouveau dans le fichier en cours.

Les notices peuvent être gardées dans le fichier en cours lorsque le travail n'est pas terminé, mais elles pourraient aussi y être oubliées et devenir ainsi inutilement inaccessibles aux autres institutions.

IMPORTANT : Si un participant PFAN a besoin de travailler sur une notice verrouillée, il doit faire parvenir le message suivant à la liste de discussion du PFAN pour en avertir les membres.

Bonjour,
Message adressé aux personnes répondantes des institutions du PFAN.
Nous avons besoin de modifier la notice suivante : [numéro de contrôle]
Est-ce que l'institution ayant verrouillé la notice peut nous contacter lorsqu'elle sera déverrouillée ?
Merci à tous.

[Ce message ne vise pas à mettre de la pression sur l'institution qui travaille sur la notice, mais bien à éviter que certaines autorités ne soient laissées indûment verrouillées.]

Doit-on modifier les points d'accès autorisés pour les œuvres et expressions d'un agent (p. ex. un auteur ou un compositeur) si la forme retenue pour l'agent seul est différente de celle utilisée pour les œuvres et expressions?

Cette situation risque d'arriver suite à la suppression de doublons de notices d'agent dans Canadiana. L'application de la Procédure sur les doublons peut faire en sorte que le point d'accès autorisé pour l'auteur ne soit pas le même dans la notice de nom de l'agent que dans les notices d'œuvres et d'expressions de l'agent. Bien que cette situation ne soit pas idéale, le PFAN ne demande pas, lorsqu'un doublon est signalé, que les notices d'autorité d'œuvres et d'expressions soient modifiées pour correspondre à la forme retenue dans l'autorité de l'agent.

Lors de la révision ou de la mise à jour des notices d'œuvres et d'expressions, les points d'accès autorisés pour les agents dans les notices d'œuvres et d'expressions seront modifiés au fur et à mesure de leur utilisation par les catalogueurs afin de les rendre conformes au point d'accès autorisé dans la notice d'autorité de l'agent.

Si son institution le permet, la personne qui catalogue peut toutefois décider d'appliquer la Procédure sur la modification partielle des notices d'œuvres et d'expressions dans les cas où le point d'accès dont la forme diffère représente une personne. Lorsque la procédure est appliquée, il n'est pas obligatoire de modifier toutes les notices représentant les œuvres et les expressions de la personne.

Notez que les nouvelles notices d'autorité pour les œuvres et expressions doivent toujours être créées en utilisant la forme retenue pour l'agent, peu importe que les notices d'œuvres et d'expressions existantes aient été modifiées ou non pour corriger la forme du point d'accès pour l'agent.

Comment supprimer une notice dans Canadiana?

Seul le personnel de BAC est autorisé à supprimer des notices dans le fichier Canadiana .

Certaines situations où la suppression de notices est requise ont été prévues dans la documentation du PFAN, comme dans la Procédure sur les doublons et le Guide (zone 008/32).

Pour toute situation non mentionnée dans la documentation, veuillez envoyer une demande de suppression à pfansuppression-deletionfnap@bac-lac.gc.ca en expliquant la situation.

Il est conseillé aux participants qui voudraient faire des tests de les faire dans le « fichier en cours » pour ne pas avoir à utiliser de numéro Canadiana.

Est-il permis de créer ou de réviser des notices d'autorité de collections dans Canadiana?

Non. La création ou la révision de notices d'autorité de collections n'est pas encore autorisée dans le fichier Canadiana. Cette interdiction restera en vigueur tant que du matériel de formation sur les autorités de collections n'aura pas été élaboré.

Lorsqu'une collectivité a porté plus d'un nom et qu'il existe des autorités pour les autres noms dans Canadiana, lesquelles doit-on mettre en relation avec des zones 5XX? Dans quels cas doit-on réviser les autorités des collectivités mises en relation?

Il faut uniquement mettre en relation la collectivité qui précède immédiatement la collectivité sur laquelle on travaille et l'autorité pour la collectivité qui la suit immédiatement, lorsque cela s'applique. Ce minimum est prescrit par l'ÉP du PFAN pour 32.1 qui dit que l'élément Collectivité en relation est fondamental dans le cas des relations séquentielles entre les collectivités (excepté les congrès) qui se précèdent et se succèdent immédiatement.

Si la notice pour l'une ou l'autre de ces collectivités est codée RDA ou est "acceptable RDA" (c'est-à-dire codée RCAA2, mais dont le point d'accès autorisé serait construit de la même façon selon RDA et les énoncés de politique applicables), il n'est pas nécessaire de réviser la notice pour ce PAA, même si celle-ci est une notice migrée qui n'a pas été réévaluée.

Si la notice pour l'une ou l'autre de ces collectivités n'est ni RDA ni "acceptable RDA", il faut réviser le PAA et la notice dans son entièreté et recoder la notice RDA.

Exemples : 1) On crée l'autorité pour la collectivité C qui s'est aussi appelée A et B auparavant. Les notices pour les collectivités A et B sont "acceptables RDA". On ajoute une 5XX pour B dans l'autorité pour C, mais on n'est pas tenu de réviser l'autorité pour B.
2) On révise l'autorité pour la collectivité D qui s'est aussi appelée A, B, C auparavant puis E et F par la suite. La notice pour la collectivité C est acceptable RDA et celle pour la collectivité E est codée RDA. On ajoute des 5XX pour C et E dans l'autorité pour D, mais on n'est pas tenu de réviser les autorités pour C et E.

Comment déterminer l'usage pour le nom d'un agent dans WMS?

Pour déterminer le nom par lequel un agent est couramment connu ou identifié, RDA demande de consulter en premier lieu les sources d'information privilégiées dans les manifestations associées à l'agent. Pour ce faire, il est recommandé de vérifier l'usage dans la base de données WorldCat. Le Guide des autorités de noms définit l'« usage » comme étant « les formes de noms transcrites que l'on trouve habituellement dans les mentions de responsabilité des notices bibliographiques. » Le Guide précise aussi qu'on « peut également trouver ces formes dans d'autres parties de la notice bibliographique telles que le titre propre ou une note citée. »

Vérifier l'usage dans WorldCat n'est pas nécessairement chose facile. Bien qu'il n'y ait pas de procédures strictes établies, le Comité des normes suggère les lignes directrices suivantes.

La recherche peut d'abord être faite dans les notices bibliographiques de langue française. Assez fréquemment toutefois, les notices en français n'offrent pas un échantillon suffisamment représentatif pour déterminer de façon certaine le nom par lequel un agent est couramment connu ou identifié. Il peut alors être utile de consulter les notices bibliographiques en anglais. Dans ce cas, il n'est pas requis de noter dans une zone 670 les points d'accès autorisés figurant dans les notices en anglais, sauf s'ils sont nécessaires pour justifier des variantes de point d'accès.

Quant à l'étendue de la recherche, il est préférable de ne pas se cantonner à sa propre collection et de chercher dans Tout WorldCat. Cela dit, la recherche de l'usage n'est pas particulièrement conviviale dans WMS. On conseille plutôt l'utilisation du navigateur Connexion qui permet de consulter les mentions de responsabilité directement dans l'écran des résultats de recherche une fois sélectionné l'affichage "Brief list". Notons qu'une demande d'amélioration a été faite pour que cet affichage soit également offert dans WMS.

Je dois établir un point d'accès autorisé pour un congrès, etc., qui a été annulé ou s'est tenu en mode hybride (à la fois dans un lieu physique et en ligne). Quel emplacement dois-je enregistrer dans le point d'accès?

Congrès, etc., annulés

Si un congrès, etc., est annulé, il peut tout de même donner lieu à des publications et à des actes qui nécessitent un PAA. On considère qu'un congrès annulé n'a pas d’emplacement, car il n'a pas eu lieu. RDA 11.3.2.3 stipule en effet : « Enregistrer un nom d'un lieu où le congrès, etc. s'est tenu ... ».

Un congrès annulé n'a pas de nom de lieu, mais il peut comporter un numéro et une date. Le PFAN recommande ce qui suit :

Pour les congrès numérotés :

• Enregistrer le numéro d'ordre du congrès dans la sous-zone $n
• Enregistrer la date prévue du congrès dans la sous-zone $d
• Ne pas enregistrer de lieu

Exemple :

Clinical Nutrition and Research Symposium $n (20e : $d 2020)

Pour les congrès non numérotés :

• Enregistrer la date prévue du congrès dans la sous-zone $d
• Ne pas enregistrer de lieu

Exemple :

SEAALL Annual Meeting $d (2020)

Congrès, etc., hybrides (à la fois dans un lieu physique et en ligne)

RDA 11.3.2.3 n'aborde pas le cas où un congrès, etc., se tient à la fois dans un ou plusieurs lieux physiques et en ligne.En général, ces congrès se déroulent entièrement dans un ou plusieurs lieux physiques, certains participants assistant aux séances en ligne (en totalité ou en partie).

Dans ce cas, le PFAN recommande de ne pas appliquer la dernière exception de RDA 11.3.2.3 (c'est-à-dire de ne pas enregistrer « en ligne » comme emplacement, mais d'enregistrer uniquement le ou les lieux physiques).

Dernière mise à jour 2023-10-25