MyGCHR at the ATSSC/HR - Compensation

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Support for Compensation Advisors

✔Relevant UPK Topics (MyGCHR Help Module)

Staffing + Job Data

REFERENCES	RÉFÉRENCES
Understand Workforce Administration - Staffing	Comprendre Gestion effectif - Dotation
Action-Reason Codes	Codes et définitions des actions et motifs
Understand Action Types	Connaître les types d'actions
Tool for selecting the correct Action Reason codes	Outil pour choisir les bons codes liés aux actions et motifs
Generating Reports	Générer des rapports
Employee Class Options - Types of Hires (job aid)	Options relatives à la catégorie d'employé - Types d'emplois (fiche-conseil)
Review Job Summary	Vérifier sommaire emplois
Determine the Employee's Active Record Number	Déterminer le numéro dossier actif de l'employé
How to Correct a Missing Pay Group (job aid)	Comment corriger un groupe de paie manquant
BUD Code and Salary Admin Plan Cross-Reference Tables	Tableaux de références croisées du code IUN et du régime salarial
Use Correct History	Utiliser l'option Corriger historique
Use Include History	Utiliser l'option Inclure historique
Use Update/Display (job data)	Mettre à jour/afficher les données (données emploi)
Categories of Effective-Dated Rows	Catégories d'enregistrements avec date d'effet
Phoenix Error Messages	Messages d'erreur de Phénix
HIRE INDETERMINATE, TERM + TRANSFER IN + PROBATION	NOMINATION INDÉTERMINÉE, DÉTERMINÉE + TRANSFERT D'ENTRÉE + PÉRIODE DE STAGE
Hire an Indeterminate or Term Employee	Nomination indéterminée ou déterminée
Hire a Transfer In	Embaucher un transfer d'entrée
Enter or Modify a Probation Period	Enregistrer ou modifier une période de stage
Cancel a Hire	Annuler une embauche
CASUALS + AWR + PART-TIME WORKER	EMPLOYÉS OCCASIONNELS + SELON LES BESOINS + TRAVAILLEUR À TEMPS PARTIEL
Hire a Casual	Embaucher un employé occasionnel
Hire a Casual "As and When Required"	Embaucher un employé occasionnel "Selon les besoins"
Record Extension for Casual, Student or Secondment In	Enregistrer la prolongation d'emploi occasionnel, étudiant ou détachement d'entrée
Hire an Employee "As and When Required"	Embaucher un employé "Selon les besoins"
Hire a Part-time Worker	Embaucher un travailleur à temps partiel
STUDENTS	ÉTUDIANTS
Hire a Student	Embaucher un étudiant
Record Student Bridging	Enregistrer l'intégration d'un étudiant
Record Extension for Casual, Student or Secondment In	Enregistrer la prolongation d'emploi occasionnel, étudiant ou détachement d'entrée
CONTINGENT WORKER / INTERCHANGE	TRAVAILLEURS OCCASIONNELS OU ÉCHANGE CANADA
Add Contingent Worker or Interchange Canada Assignment	Ajouter travailleur occasionnel ou affectation Échange Canada
Record Renewal for a Contingent Worker or Interchange Canada Assignment	Enregistrer un renouvellement pour un travailleur occasionnel ou affectation Échanges Canada
Location Codes for Interchange	Codes d'emplacement pour les affectations Échange Canada
SECONDMENTS	DÉTACHEMENTS
Hire Secondment In	Embaucher un détachement d'entrée
Record an Acting While on Secondment In	Enregistrer un intérim durant un détachement d'entrée
Record Secondment Out	Enregistrer un détachement à l'extérieur de l'organisation
Location Codes for Secondment-Out	Codes d'emplacement pour les détachements
Record an Acting for Seconded Out Employee	Enregistrer un intérim pour un employé en détachement à l'extérieur
Record Extension for a Secondment Out	Enregistrer la prolongation d'un détachement à l'externe
ACTINGS	NOMINATIONS INTÉRIMAIRES
Record an Acting Appointment for an Indeterminate Employee	Enregistrer une nomination par intérim pour un employé idéterminé
Cancel Acting Appointment	Annuler nomination intérimaire
Record a Concurrent Acting Appointment	Enregistrer une nomination par intérim concomitante
Record Extension of an Acting Appointment	Enregistrer une prolongation de nomination intérimaire
Record an Acting less than 3 Months in an EX or LC Position	Enregistrer une nomination intérimaire de moins de 3 mois dans un poste EX ou LC
Record an Acting while on Assignment	Enregistrer une affectation intérimaire pendant une affectation
Record an Acting for Seconded Out Employee	Enregistrer un intérim pour un employé en détachement à l'extérieur
Record an Acting During a Leave Period for LIA	Enregistrement d'une nomination intérimaire pendant une période de congé pour CER
Record an Acting Appointment for a Term Employee	Enregistrer une nomination par intérim pour un employé nommé pour une période déterminée
ASSIGNMENTS	AFFECTATIONS
Record an Assignment	Enregistrer une affectation
Record a Concurrent Assignment	Enregistrer une affectation concomitante
Record Extension of Assignment	Enregistrer une prolongation de nomination intérimaire
How to Change the Province or Bargaining Unit for an Assignment	Comment changer la province ou l'unité de négociation d'une affectation
REHIRES	RÉEMBAUCHES
Record Rehire of Employee	Enregistrer la réembauche d'un employé
Rehire Employee (NOT as Seconded In) who was Previously Seconded In	Réembaucher un employé (NON détaché) qui a antérieurement été détaché au sein de votre organisation
Record a Rehire for a Pending Transfer In	Enregistrer une réembauche pour un transfert d'entrée en attente
PENDING TRANSFER IN	TRANSFERT D'ENTRÉE EN ATTENTE
Complete a Hire for a Pending Transfer In	Terminer une embauche pour un transfer d'entrée en attente
Record a Hire for a Pending Transfer In	Enregistrer une embauche pour un transfert d'entrée en attente
Record a Rehire for a Pending Transfer In	Enregistrer une réembauche pour un transfert d'entrée en attente
Complete a Rehire for a Pending Transfer In	Terminer une réembauche pour un transfert d'entrée en attente
DUAL EMPLOYMENT/DUAL REMUNERATION	DOUBLE EMPLOI/DOUBLE RÉMUNÉRATION
Hire Dual Employment	Embaucher un double emploi
Hire Dual Remuneration	Embaucher une double rémunération
Record Extension for Term, Dual Employment or Dual Remuneration	Enregistrer une prolongation pour une période déterminée, un double emploi ou une double rémunération
CHANGE OF TENURE + INTERNAL TRANSFER + WFA	CHANGEMENT DE PÉRIODE D'EMPLOI + TRANSFER INTERNE + RDE
Record Term to Indeterminate - Non-Promotional	Enregistrer passage de période déterminée à indéterminée - sans promotion
Record Change of Tenure from Casual to Term or Indeterminate	Enregistrer modification de période d'emploi occasionnel à déterminée/indéterminée
Record Internal Transfer or Deployment for an Employee	Enregistrer un transfert ou une mutation interne pour un employé
Record Transfer to Lower Level Appt WFA (Salary Protection)	Enregistrer une mutation ou nomination à un niveau inférieur - RDE (Protection salariale)
Record Demotion/Lower Level Appt (Not Salary Protected)	Enregistrer une rétrogradation ou une nomination à un poste de niveau inférieur (sans protection salariale)
PROMOTIONS AND RECLASSIFICATIONS	PROMOTIONS ET RECLASSIFICATIONS
Record a Promotion	Enregistrer une promotion
Record a Promotion (Job Reclassification)	Enregistrer une promotion (reclassification d'emploi)
Record Reclassification Downwards - Salary Protection	Enregistrer une reclassification vers le bas - Protection salariale
TERMINATIONS	CESSATION D'EMPLOI
Record Termination of Employment	Enregistrer une cessation d'emploi
Record Change of Termination Date	Enregistrer un changement de la date de cessation
Record Termination of Transfer Out	Enregistrer une cessation d'emploi pour une mutation de sortie
PERSON OF INTEREST + AB INITIO	PERSONNE D'INTÉRÊT + AB INITIO
Add a Person of Interest	Ajouter une personne d'intérêt
Hire Ab Initio	Embaucher un Ab Initio
REHABILITATION	PROGRAMME DE RÉADAPTATION
Rehabilitation Program (job aid)	Programme de réadaptation (fiche-conseil)
Record Start of Rehabilitation Program	Enregistrer début d'un programme réadaptation
Record End of Rehabilitation Program	Enregistrer fin d'un programme réadaptation
ELIGIBILITY GROUP	GROUPE ADMISSIBILITÉ
View Eligibility Group	Visualiser le groupe admissibilité
Change the default Eligibility Group for an Employee	Changer le groupe admissibilité par défaut de l'employé

Personal Information

Record Name Change	Enregistrer un changement de nom
Approve or Deny a Name Change	Approuver ou refuser un changement de nom
Record Marital Status Change	Entrer un changement d'état matrimonial
Approve, Update or Deny a Marital Status Change	Approuver, mettre à jour ou refuser un changement d'état matrimonial
Approve or Deny an Address Change	Approuver ou refuser un changement d'adresse
How to Add, Update or Edit an Employee's Address	Comment ajouter, mettre à jour ou modifier l'adresse d'un employé

Schedules + Leave

Assign or Amend Predefined Schedule	Assigner ou modifier horaire prédéfini
Create Personal Work Schedule	Créer horaire travail personnel
Amend Personal Work Schedule	Modifier horaire travail personnel
Record Change In Working Hours	Enregistrer un changement des heures de travail
View Absence Balances	Visualiser les soldes de congé
View Absence Entitlement Balance Forecasting	Visualiser la prévision du droit aux soldes de congé
View Absence Request Details	Visualiser les détails d'une demande de congé
View Absence Request History	Visualiser l'historique demandes congé
Record an Absence Event	Enregistrer une demande de congé
Delete an Absence Event	Supprimer une demande de congé
Understand Leave Transactions "Voided" Status	Comprendre le statut Nul des transactions de congé
Delete a "Voided" Absence Event	Supprimer un événement d'absence « nul »
Record an Adjustment (use this procedure to add leave balances for transfers-in or to adjust existing balances)	Enregistrer un ajustement (utilisez cette procécure pour ajouter des soldes de congés pour les transfers d'entrées ou pour ajuster les soldes existants)
Leave without pay (job aid)	Congé non payé (fiche-conseil)
Record Leave of Absence Greater than 5 Consecutive Working Days	Enregistrer un congé au-delà de 5 jours ouvrables consécutifs
Record Return from Leave (RFL) of 5 Days or More	Enregistrer un retour après un congé de 5 jours ou plus
Record Leave of Absence While on Assignment	Enregistrement des congés autorisés pendant une affectation
Record Leave of Absence (Parental Leave) While Acting	Enregistrer un congé sans solde (parental) durant une situation d'intérimaire
Record Leave with Income Averaging	Enregistrer un congé avec étalement du revenu
Record Leave with Income Averaging During an Acting Appointment	Enregistrer un congé avec étalement du revenu d'un employé qui a un statut de nomination intérimaire
Record Pre-Retirement Transition Leave	Enregistrer un congé de transition à la retraite
Record Previously Used Personal Needs LWOP	Enregistrer congé sans solde pour besoins personnels utilisé précédemment
Record Contiguous LOAs	Enregistrer des congés sans soldes consécutifs
Fields that will create a trigger to recalculate leave credits	Champs créant un déclencheur afin de recalculer les crédits de congé
How the one-time vacation leave is granted (job aid)	Comment le congé annuel unique est attribué (fiche-conseil)
View One-Time Bereavement Leave Taken Flag	Visualiser le congé unique décès accordé
Record One-Time Leave Entitlement Granted	Enregistrer le congé annuel unique accordé
Record Management, Exceptional and Travel Status Earned	Inscrire les congés de direction, exceptionnels et pour déplacement acquis
Understand Resubmitted Leave Transactions	Comprendre les transactions de congé soumis de nouveau
Mandatory Cashout Calculation	Paiements obligatoires - Méthode de calcul
Mandatory Cashout Calculation for Compensatory and Travel (job aid)	Paiements obligatoires (compensatoire et déplacement) - Méthode de calcul (fiche-conseil)
Run Mandatory Cash Out	Exécuter le rapport sur les paiements obligatoires
Confirm Mandatory Cashout Amount on Behalf of Employee and Approve on Behalf of Manager	Confirmer le montant de paiement obligatoire au nom de l'employé et l'approuver au nom du gestionnaire responsable
Run 20% Mandatory Cashout Report	Exécuter un rapport de 20% paiements obligatoires
Record Vacation Carryover Limits for an Employee	Enregistrer les limites de report de vacances pour un employé
Record a Request for Vacation Carryover	Enregistrer une demande de report de vacances
Record Overtime	Enregistrer une demande de temps supplémentaire
View Eligibility Group	Visualiser le groupe admissibilité
Change the default Eligibility Group for an Employee	Changer le groupe admissibilité par défaut de l'employé
Run Account Status and Absence Report	Exécuter le rapport d'État du dossier des absences

Dates (for service and benefits, etc.)

Enter the Management Service Date	Entrer la date service - gestion
Amend Continuous Employment Start Date	Modifier la date de début d'emploi continu
Amend Continuous Service Date	Modifier la date de service continu
Amend Benefits Service Date	Modifier dates admissiblilités avantages
Track Service Award Date	Suivre la date de service

Official Languages + SLE

OL - Appointment Official Language Status Codes	LO - Codes de status des langues officielles dans la nomination
OL - Linguistic Status of Incumbent Codes	LO - Codes de statut linguistique du titulaire du poste
OL - Appointment Official Language Status and Linguistic Status of Incumbent	LO - Codes de status pour langues officielles dans nomination et titulaire du poste
OL - Tool for selecting the correct AOLS and LSI	LO - Outil pour choisir le bon SLON et SLT
View Official Language Information of a Position	Visualiser les renseignements sur les langues officielles liées à un poste
View SLE Results	Visualiser les résultats d'ELS
Track (and record) SLE Results	Suivre (et entrer) les résultats d'ELS
Create SLE Input File	Créer dossier d'entrée ELS
Run Bulk Load Process for SLE Test Results	Exécuter processus de chargement par lots pour résultats d'ELS

Phoenix and MyGCHR (data alignment)

Review Job Data Alignment Compare Reports	Examen des rapports comparatifs sur l'harmonisation des données d'emploi
Review Phoenix Job Stack for a Specific Employee	Examen de l'emsemble des données d'emploi de Phénix pour un employé
Review Job Data Alignment Results for a Specific Employee	Examen des résultats de l'harmonisation des données d'emploi pour un employé
MyGCHR Phoenix Messages (job aid)	Messages Phénix pour MesRHGC (fiche-conseil)
Phoenix Error Messages (description for each error type)	Messages d'erreur de Phénix (description pour chaque type d'erreur)

Different MyGCHR environments

Add info

✔Process Changes

MyGCHR Modules

Familiarize yourselves with the list of MyGCHR modules the ATSSC is using and be sure you know which ones we are not.

In MyGCHR a position must derive from a job code

Job codes are used to create general groupings of common jobs. The job code groups are then used as the basis for default job data on positions, i.e., Work Description information, Classification Decision information, etc.

Use Job Codes only (no Position) for the following appointments

For the following appointments, you must always use a job code instead of putting the incumbent in a position. A generic (unclassified) job code has been created for each of the following:

Appointment Type	Job Code	Description / Comments
Casual	000311	If there is no classified job code that closely matches the work to be done, you can use this generic job code.
Assignment	000324	If there is no classified job code that closely matches the work to be done, you can use this generic job code.
Secondment-in	000321
Interchange	000313
Part-time Worker	000314
Full-time GIC	000318	(BUD Code 71002)
Part-time GIC	000319	(BUD Code 71002)
Student (SUA)	000300	Student Secondary School (BUD Code 99815)
Student (SUC)	000301	Student FSWEP College (BUD Code 99821)
Student (SUG)	000302	Student Coop College (BUD Code 99825)
Student (SUB)	000303	Student FSWEP University Undgergraduate (BUD Code 99822)
Student (SUF)	000304	Student Coop University Undergraduate (BUD Code 99826)
Student (SUE)	000305	Student FSWEP University Master (BUD Code 99823)
Student (SUH)	000306	Student Coop University Master (BUD Code 99827)
Student (SUD)	000307	Student FSWEP University Doctorate (BUD Code 99824)
Student (SUK)	000308	Student Coop University Doctorate (BUD Code 99828)
Student (SUI)	000309	Student Research Affiliate Program (BUD Code 99814)
Student (SUJ)	000310	Student International Exchange Program (BUD Code 99820)

Required fields when putting someone on a job code (instead of a position)

While several fields in Job Data are populated by default from the Position, this is not the case when using a job code.

When putting someone on a Job Code, the following information will need to be entered in MyGCHR:

• Department (e.g., 171433 - HR-Compensation & Benefits)
• Location (e.g., ON-OTT-001 - 240 Sparks Street)
• Supervisor ID (e.g., Marie Antoinette - Compensation advisor can "look up" the ID number that corresponds with the supervisor in MyGCHR)

What you need to know when adding a GIC to MyGCHR

• A GIC needs to be on a job code only (no position). Use generic job code 000318 for full-time GIC and job code 000319 for part-time GIC.

• Use dedicated location codes for GICs, i.e., GIC-ON, GIC-QC. Select the GIC location code that corresponds with the province in which the member works. The location code has a direct impact on tax deductions.

Wait for next day after creating a PRI

Once the PRI has been created, you must wait for the overnight process to run before entering the hire transaction in MyGCHR.

What to do when hiring an employee whose transfer out is not complete

• Step 1: Use the process Record a Hire for a Pending Transfer In. The transaction will not integrate with Phoenix, but the employee will have access to MyGCHR to perform all functions in Manager Self-Service (if the employee has direct reports), and limited functions in the Employee Self-Service.

• Step 2: Once the Transfer Out has been completed by the departing organization, use process Complete a Hire for a Pending Transfer In. This transaction will integrate with Phoenix.

Check Phoenix Messages after every transaction in MyGCHR

Compensation advisors must check Phoenix Messages after every transaction. You are responsible to verify that all data entered into Job Data is received and/or loaded successfully into Phoenix.

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