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OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide

2024-03-01T16:39:46Z

Kayleigh.chaston-vickers: removed phone #

'''''[[GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected ('''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''8 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|'''[https://gts-ee.webex.com/webappng/sites/gts-ee/meeting/info/145481816479910373?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e Click here to join the meeting]'''
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:30''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:30-17:00''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''' available to you as well as a quiet space. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Set-up, ''the day before'''''
| - Set-up the day before the unconference on December 16, at 111 Sussex
- Various tasks as needed
|'''Timing: 1pm to 4pm on December 16 at 111 Sussex'''
Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk, Nicola Cameron, Diana Rocabaltzis, Barbara Omolewa, Shereen Miller

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the appropriate Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- The rooms will have 40 chairs in a circle and a table with a laptop for the note-taker

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location

- Graphic Facilitator
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, Darlene Mulcahey

12:30pm to 16:30pm shift, Nadia Ackah

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

Laura Colella

John Kenney

'''Graphic Recorder'''

Various locations all day, Jordana Globerman
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Jennifer Harju, Lawrence Humber

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== '''<big>Social Media</big>''' ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019

== <big>'''Questions & Answers'''</big> ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)
# '''How is the room set-up, is there a cap on numbers?:'''
#* The rooms are different sizes, there may be up to 40 chairs set-up in a circle in the room
#* When the chairs are full, the room is full and participants are invited to attend another session
# '''What materials are available to facilitate?'''
#* There will be flip charts, post-it notes, markers, tape in the room – please feel free to use these supplies
# '''What if I only speak English and am facilitating, are participants able to speak their official language of their choice?'''
#* There is a full stream of French breakout sessions organized for the day, with facilitators and note-takers that speak and understand French
#* Participants are free to speak in the official language of their choice – the good news is that Ottawa is very bilingual – you can be sure that someone in your room understands and speaks both languages and will be able to pitch in and help you out if something comes up!
# '''What parking is available?'''
#* Paid parking ($12) is available but very limited with no in-and-out privileges
#* We strongly encourage you to use public transportation when possible
#* For those using the parking garage, please use the “D” doors identified as the “D – Bytown Pavilion”, the elevators at that entrance will take you right up to the Victoria Hall on the first level
#* Parking should be paid inside the building using cash or credit card
# '''What will the end of the day be like? Will there be a rollup?'''
#* There is a closing ceremony
#* The roll-up of the sessions notes will be done later, so this is why we have note-takers organized for each session. Also, please save and bring back to the volunteer room all of your valuable flip charts!
# '''What about lunch?'''
#* Lunch will not be provided, but there is a cafeteria on site as well as microwave
#* There will be light snacks available in the volunteer room to keep you going!

GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa

2019-12-10T17:08:46Z

Kayleigh.chaston-vickers:

'''''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|<big>I would like to read this guide in English</big>]]'''''

<big>'''''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Je veux consulter le guide pour les séances en petits groupes]]'''''</big>

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa</big>''' ==
Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de l'équipe GouvEnsemble Ottawa pour la non-conférence de 2019 ! Merci de partager votre temps précieux pour nous aider à faire de cet événement une réalité - nous ne pouvons littéralement pas le faire sans vous ! Nous savons que nos formidables bénévoles font la journée, alors MERCI de lever la main. Votre énergie, votre enthousiasme et vos efforts contribuent à offrir une expérience agréable et à faire en sorte que chacun passe une journée mémorable. Par-dessus tout, nous espérons aussi que votre expérience de bénévolat sera amusante et enrichissante.

Dans ce wiki, vous trouverez beaucoup d'informations pour vous préparer pour votre journée.

La non-conférence d'une journée de GouvEnsemble Canada aura lieu le 17 décembre 2019 [https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 '''à l'édifice John G. Diefenbaker'''], 111, promenade Sussex, à Ottawa, Ontario. Nous attendons des centaines de personnes de partout au Canada.

(Vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Regardez [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''cette courte vidéo'''] et [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] pour en savoir plus !)

== '''Je veux en savoir plus à propos de GouvEnsemble''' ==
OneTeamGov est une communauté de gens passionnés par l'amélioration des services publics afin de faciliter la vie des gens.

L'objectif de la communauté est d'améliorer le service public et les méthodes de travail dans le secteur public en éliminant les divisions entre les personnes. Il est ouvert à toute personne, quel que soit son poste ou son secteur d'activité, qui souhaite améliorer les services publics ou les méthodes de travail du secteur public par des actions concrètes.

Partager et apprendre avec les autres est un impératif moral, parce que chacun mérite d'avoir des services publics efficaces et accessibles. C'est pourquoi GouvEnsemble Canada, le chapitre canadien de OneTeamGov, organise un événement à Ottawa. C'est l'occasion de favoriser et de faciliter l'apprentissage et le partage à l'échelle du pays.

Comme nos autres événements, celui-ce sera axé sur les résultats. Nous voulons que les gens retirent des idées pratiques pour améliorer les services publics dans leur travail. Plutôt qu'un programme de réunions ou de conférences, cet événement sera une non-conférence - une série de sessions définies par les participants le jour même. L'objectif sera de partager vos expériences, votre pratique, votre inspiration, votre compréhension, d'apprendre des autres et de construire votre propre appel à l'action.

Tout ce que vous devez connaitre en tant que bénévole se trouve ci-dessous !

== '''Si vous ne consultez rien d'autre, lisez ceci !''' ==
'''1 -''' La mise en place pour la non-conférence se fera le 16 décembre entre 13 h 00 et 16 h 00 sur les lieux de l'événement, soit au 111, promenade Sussex. Certains d'entre vous se sont inscrits pour aider à cette préparation ! Merci !!!

'''2 -''' A votre arrivée sur les lieux le 17 décembre, rendez-vous à la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles, et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart.

'''3 -''' L'inscription des participants débutera à 8 h 00 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' Il y aura du café et des collations dans la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) le matin. Il y aura aussi des collations légères disponibles toute la journée pour vous aider à garder votre énergie !

'''5 -''' Apportez un appareil mobile pour rester connecté ('''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Mots de passe: victoria2019), les organisateurs de la conférence auront aussi des talkies-walkies et se déplaceront à travers le 111 Sussex.

'''6 -''' Consultez les '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#R.C3.B4les_des_b.C3.A9n.C3.A9voles_-_Ce_que_l.27on_attend_de_moi|descriptions des rôles des bénévoles]]''' et '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Bref_programme_de_la_journ.C3.A9e|le bref programme de la journée]]''' avant de commencer ! Si vous êtes animateur et/ou prenez des notes, veuillez aussi consulter le '''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes]].'''

'''7 -''' A la fin de la journée, lorsque les participants quittent le lieu, nous voulons faire un " couloir de bénévoles " pour remercier tout le monde à leur départ. Nous ferons la queue à 16 h 45 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''8 -''' N'hésitez pas à communiquer avec Colleen Tiernan (819-360-0852) ou Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) pour toute question, problème ou préoccupation. Nous sommes ici pour vous aider !

= '''Non-conference Ottawa 2019 - Détails pour les bénévoles''' =

== '''Séances d'information à l'intention des bénévoles''' ==
'''<big>AVANT la non-conférence:</big>'''
* Des séances d'information pour les bénévoles auront lieu virtuellement via WebEx au cours de la semaine du 9 au 13 décembre. C'est l'occasion pour vous d'obtenir tous les détails, d'apprendre ce que l'on attend de vous et de nous poser toutes vos questions avant l'événement !
* Vous n'avez besoin d'assister qu'à '''une''' séance d'information préalable. Veuillez choisir la session qui vous convient le mieux selon l'horaire ci-dessous.
{| class="wikitable"
!Date
!Langue
!Détails pour la vidéoconférence
!Détails pour la téléconférence
|-
|'''9 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 558 387 665

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''10 décembre'''
12 h 00 HNE
|Français
|'''[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m88d216d00ac25229af26a0da77000a83 Cliquez ici pour vous connecter via WebEx]'''
Numéro de la rencontre : 556 379 343

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''11 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m4a471352d5dcccf10f633a31caa71e3c '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 559 289 031

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|}
'''<big>LE JOUR de la non-conference:</big>'''
* Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence, rendez-vous à '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|la salle des bénévoles]]''' pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart de travail.
* Vous recevrez un t-shirt blanc avec le logo OneTeamGov. '''Astuce : portez des vêtements et des chaussures confortables, le code vestimentaire est informel. Notez que les t-shirts sont de style unisexe.'''
* L'horaire complet des bénévoles sera affiché, veuillez informer Colleen et Kayleigh si vous rencontrez des pépins, ou si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations ! Vous pouvez nous envoyer un SMS le jour-meme.

== '''Bref programme de la journée''' ==
* 7 h: La salle des bénévoles est prête à vous accueillir et vous pouvez venir chercher votre t-shirt ! Veuillez arriver tôt pour votre quart de travail !

* '''8 h:''' Les portes ouvrent et les inscriptions commencent
* '''9 h à 9 h 40:''' Cérémonie de bienvenue
* '''9 h 40 à10 h 10:''' Activité de lancement
* Intervalle de 20 minutes: établissement de l'ordre du jour
* '''10 h 30 à 16 h 30''': Séances en petits groupes
* '''16 h 30 à 17 h''': Mot de la fin et départ
* '''16 h 45''' *** Les bénévoles font la queue à 16h45 pour un "high five" avec les participants qui quittent la salle
* '''17 h:''' C'EST LE NETTOYAGE! Si vous pouvez rester un peu plus longtemps et nous aider, à mettre les choses en ordre ce serait génial ! Merci!
== '''Prendre soin de soi''' ==
* Ce sera une journée importante et occupée, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et de votre propre bien-être. C'est correct de prendre des pauses !
* Il y aura une salle pour les bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) à votre disposition. Une salle tranquille sera aussi disponible. Lorsque les participants sont en séance, attendez-vous à ce que les pièces principales soient un peu plus tranquilles.
* Si à n'importe quel moment vous avez besoin d'aide ou si vous avez besoin de changer de rôle, n'hésitez pas à envoyer un SMS ou à appeler Colleen (819-360-0852) ou Kayleigh (506-654-3907). Nous sommes là pour prendre soin de vous aussi !

== '''Code de conduite''' ==

L'équipe de '''GouvEnsemble''' Unconference Team s'engage à maintenir un espace sûr et exempt de harcèlement pour tous nos participants. Ceci inclut le maintien d'un espace positif et inclusif où chacun est bienvenu et où les droits de la personne sont respectés pour tous, sans exception. Cela signifie le respect de tous les aspects des personnes, y compris l'âge, le genre, la race, l'origine ethnique, la religion ou l'absence de religion, l'origine nationale, la langue, l'éducation, la taille corporelle, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité/expression de genre et la créativité, les capacités physiques et mentales, et le statut socioéconomique.

Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement envers les participants.

Veuillez vous référer au [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ '''code de conduite officiel de OneTeamGov.''']

== '''Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi''' ==
{| class="wikitable"
|'''Rôle'''
|Remarques utiles
|Quand et qui
|-
|'''Installation, ''le jour avant'''''
|- Installation et préparation ''la veille de la non-conférence'' (16 décembre) au 111 Sussex
- diverses tâches, au besoin
|'''Horaire : de 13 h 00 à 16 h 00 le 16 décembre au 111 Sussex'''
Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Inscription'''

|- Accueil et inscription des participants à leur arrivée- Donnez aux participants un cordon/une étiquette avec leur nom, encouragez-les à écrire leur nom/information, etc.

- Indiquez aux participants où se trouvent les toilettes et répondez aux questions qu'ils pourraient avoir.

- Une fois l'inscription terminée, vous passerez à un rôle différent pour l'activité lancement.

- Lorsque l'activité de lancement débutera, vous vous promènerez dans la pièce et vous distribuerez des sacs de feutres et des fiches.

'''Chef d'équipe: Ashley Evans''' '''|''' Tél. ou SMS: 204-228-7373 | Talkie-walkie
|'''Horaire : de 7 h 30 à 9 h pour l'inscription et de 9 h à 10 h 10 pour aider à l'activité de lancement'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Hôte et hôtesses, installation de la salle de réunion en petits groupes'''
|- Intéragissez avec les participants et aider-les avec leurs questions relativement à l'événement ou du lieu, en distribuant des sacs d'emplettes.
- Diriger les participants vers les salles de réunions et les salles de toilettes (familiarisez-vous avec les plans d'étage)

- Aider à répondre aux questions qui pourraient surgir, courir et aller chercher des choses, au besoin.

- '''*IMPORTANT*''' Veuillez vous assurer que chaque salle a un facilitateur ou un facilitratirice ainsi un preneur de notes au début de chaque séance en petits groupes.

- '''*IMPORTANT*''' Affichez le nom de la séance sur la porte '''ET''' assurez-vous que le preneur de notes a le bon document '''ET''' ramassez la feuille du tableau de papier de la dernière séance. Assurez-vous qu'elle est étiquetée et rapportez-la dans la salle des bénévoles.

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Horaire de l'accueil du matin : de 8 h à 12 h 30'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk, Nicola Cameron, Diana Rocabaltzis, Barbara Omolewa

'''Horaire des quarts de travail de l'accueil de l'après-midi : 12 h 30 à 16 h 30'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Équipes des petits groupes'''

'''- Facilitateur ou facilitatrice'''

'''- Preneur de notes'''

|- Ce rôle consiste notamment à travailler en équipe pour convoquer, animer et consigner les discussions des séances en petits groupes (une équipe par salle).
- Le facilitateur ou la facilitatrice guidera la discussion qui dure 55 minutes, permettant ainsi aux participants de discuter et de générer (1) une compréhension commune du sujet, (2) des opportunités et des défis qui s'y rapportent et (3) des actions pratiques pour les aborder.

- Le preneur de notes saisira les points de la discussion, y compris la compréhension du sujet par la salle, les opportunités et les défis, et les actions pratiques. Un ordinateur portable/tablette sera fourni dans chaque salle. Un document et un dossier Google seront mis en place pour que vous puissiez enregistrer la discussion. Veuillez vous assurer que les notes sont enregistrées dans le dossier Google docs.

- Le preneur de notes s'assure également que l'horaire est respecté et prendra une photo du groupe participant à la session. Veuillez envoyer la photo à l'adresse suivante: '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- Les salles auront 40 chaises, formées en cercle et une table avec un ordinateur portable pour le preneur de notes

'''- [[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes également disponible]]'''

'''Chef d'équipe:''' '''Joël Bourgeoys |''' Tél. ou SMS: 613-415-8036 | Talkie-walkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLIQUEZ ici pour l'horaire de l'animateur et du preneur de notes''']]
|-
|'''Affectations spéciales'''
|- Divers rôles spécialisés durant la journée
- Les adjoints à l'établissement de l'ordre du jour seront informés à l'avance de leurs rôles spécifiques.

- Les bénévoles de la conciergerie Todd aideront à escorter les invités de baladodiffusion jusqu'à l'emplacement de la baladodiffusion

- Tracé graphique

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819 360 0852 | Talkie-walkie
|'''HoraireTodd Concierge:'''
10 h 15 à 12 h 30 : Darlene Mulcahey

De 12 h 30 à 16 h 30 : Nadia Ackah

'''Établissement de l'ordre du jour : Prêt à 10 h'''

Laura Colella

John Kenney

'''Prise de notes graphique'''

Divers endroits tout au long de la journée: Jordana Globerman
|-
|'''Mise en ordre'''

'''(Appel à tous!)'''
|- Nous apprécions que vous ayez pris le temps de nous aider et nous comprenons que vous ne puissiez pas rester, mais nous espérons que le plus grand nombre possible de bénévoles resteront après l'événement pour nous aider à remettre le site en bon état !

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Démontage - 17 h'''
Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawerence Humber

'''Toute autre personne disponible qui peut rester dans les parages est la bienvenue ! Merci !'''
|}

== '''Plan de l'étage''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== <big>'''Médias sociaux'''</big> ==
Veuillez utiliser ces #hashtags pour mettre en valeur l'événement sur les médias sociaux: '''#NonConferenceOttawa''' '''#GouvEnsemble'''

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Mots de passe: victoria2019

== '''<big>Questions et Réponses</big>''' ==
# '''Les preneurs de notes sont-ils responsables du type de tableau de papier, qu'attend-on de nous dans ce rôle ?'''
#* Le but est de capturer les idées collectives issues de la conversation qui a lieu dans les petits groupes, nous ne nous attendons pas à ce que les preneurs de notes se chargent de la présentation des documents affichés, des tableaux de papier, etc. (ce sera fait plus tard, vous n'avez pas de devoirs)
#* Dans les salles de séances, vous trouverez des ordinateurs portables, un modèle pour vous aider à commencer (les notes seront sauvegardées dans un dossier sur Google Docs)
#* *** IMPORTANT *** Si vous utilisez un tableau de papier, veuillez y inscrire le sujet de votre séance et le numéro de la salle pour la tenue des dossiers.
# '''Qu'attendez-vous en matière de facilitation ?'''
#* Il n'y a pas de " façon unique " d'animer la séance, vous n'avez pas besoin d'être un facilitateur ou une facilitatrice d'expérience.
#* Il y aura des tableaux à feuilles et des notes autocollantes dans la salle si vous voulez les utiliser. Veuillez s'il vous plaît utiliser des marqueurs de tableaux de papier. N'utilisez pas de feutres Sharpie (les feutres Sharpie coulent à travers le papier et endommage les murs !)
#* Vous pouvez utiliser un large éventail de techniques différentes, que ce soit une conversation organique sans structure jusqu'à un animateur expérimenté utilisant l'approche 1-2-4-Tous (voir le Guide des séances en petits groupes).
#* En résumé, notre but est de faciliter une compréhension commune, l'exploration des opportunités et l'identification d'actions pratiques (consultez le guide des séances de petits groupes pour plus de détails)
# '''Comment est l'aménagement de la pièce, y a-t-il un plafond sur les nombres ?'''
#* Les salles sont de tailles différentes : il peut y avoir jusqu'à 40 chaises disposées en cercle dans la salle.
#* Lorsque les chaises sont pleines, la salle est pleine et les participants sont invités à assister à une autre séance.
# '''Quels sont les documents disponibles pour faciliter le processus ?'''
#* Il y aura des tableaux à feuilles mobiles, des post-it, des marqueurs, du ruban adhésif dans la salle - n'hésitez pas à utiliser ces fournitures !
# '''Qu'arrive-t-il si je ne parle que l'anglais et que je suis animateur, les participants sont-ils en mesure de parler la langue officielle de leur choix ?'''
#* Il y aura des séances en français organisées pour la journée, avec des animateurs et des preneurs de notes qui parlent et comprennent le français.
#* Les participants sont libres de s'exprimer dans la langue officielle de leur choix - la bonne nouvelle, c'est qu'Ottawa est très bilingue - vous pouvez être sûr que quelqu'un dans votre salle comprend et parle les deux langues et sera en mesure de vous aider si quelque chose se présente !
# '''Est-ce qu’un stationnement est disponible ?'''
#* Stationnement payant (12 $) disponible mais très limité, sans privilèges d'entrée et de sortie.
#* Nous vous encourageons fortement à utiliser les transports en commun ou le covoiturage dans la mesure du possible.
#* Pour ceux qui utilisent le garage de stationnement, veuillez utiliser les portes "D" identifiées comme étant le "Pavillon D - Bytown", les ascenseurs à cette entrée vous mèneront jusqu'au Victoria Hall au premier niveau.
#* Le stationnement doit être payé à l'intérieur de l'immeuble en argent comptant ou par carte de crédit.
# '''À quoi ressemblera la fin de la journée ? Y aura-t-il une synthèse?'''
#* Il y a une cérémonie de clôture
#* La synthèse des notes des sessions sera faite plus tard, c'est pourquoi nous avons des preneurs de notes organisés pour chaque session. De plus, s'il vous plaît, gardez et rapportez à la salle de bénévolat tous vos précieux tableaux à feuilles mobiles !
# '''Et pour le dîner ?'''
#* Le dîner ne sera pas servi, mais il y a une cafétéria sur place ainsi qu'un micro-ondes.
#* C'est à vous de déterminer le meilleur moment pour prendre votre pause dîner, en fonction de votre rôle de bénévole et votre disponibilité ! (Les participants auront le choix entre deux créneaux horaires différents pour le dîner, selon l'horaire de leur choix)
#* Il y aura des collations dans la salle des bénévoles pour vous aider à continuer !

OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide

2019-12-10T17:06:05Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* Questions & Answers */

'''''[[GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected ('''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''8 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|'''[https://gts-ee.webex.com/webappng/sites/gts-ee/meeting/info/145481816479910373?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e Click here to join the meeting]'''
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:30''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:30-17:00''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''' available to you as well as a quiet space. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Set-up, ''the day before'''''
| - Set-up the day before the unconference on December 16, at 111 Sussex
- Various tasks as needed
|'''Timing: 1pm to 4pm on December 16 at 111 Sussex'''
Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk, Nicola Cameron, Diana Rocabaltzis, Barbara Omolewa

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the appropriate Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- The rooms will have 40 chairs in a circle and a table with a laptop for the note-taker

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location

- Graphic Facilitator
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, Darlene Mulcahey

12:30pm to 16:30pm shift, Nadia Ackah

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

Laura Colella

John Kenney

'''Graphic Recorder'''

Various locations all day, Jordana Globerman
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawrence Humber

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== '''<big>Social Media</big>''' ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019

== <big>'''Questions & Answers'''</big> ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)
# '''How is the room set-up, is there a cap on numbers?:'''
#* The rooms are different sizes, there may be up to 40 chairs set-up in a circle in the room
#* When the chairs are full, the room is full and participants are invited to attend another session
# '''What materials are available to facilitate?'''
#* There will be flip charts, post-it notes, markers, tape in the room – please feel free to use these supplies
# '''What if I only speak English and am facilitating, are participants able to speak their official language of their choice?'''
#* There is a full stream of French breakout sessions organized for the day, with facilitators and note-takers that speak and understand French
#* Participants are free to speak in the official language of their choice – the good news is that Ottawa is very bilingual – you can be sure that someone in your room understands and speaks both languages and will be able to pitch in and help you out if something comes up!
# '''What parking is available?'''
#* Paid parking ($12) is available but very limited with no in-and-out privileges
#* We strongly encourage you to use public transportation when possible
#* For those using the parking garage, please use the “D” doors identified as the “D – Bytown Pavilion”, the elevators at that entrance will take you right up to the Victoria Hall on the first level
#* Parking should be paid inside the building using cash or credit card
# '''What will the end of the day be like? Will there be a rollup?'''
#* There is a closing ceremony
#* The roll-up of the sessions notes will be done later, so this is why we have note-takers organized for each session. Also, please save and bring back to the volunteer room all of your valuable flip charts!
# '''What about lunch?'''
#* Lunch will not be provided, but there is a cafeteria on site as well as microwave
#* There will be light snacks available in the volunteer room to keep you going!

GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa

2019-12-09T17:59:58Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* Si vous ne consultez rien d'autre, lisez ceci ! */

'''''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|<big>I would like to read this guide in English</big>]]'''''

<big>'''''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Je veux consulter le guide pour les séances en petits groupes]]'''''</big>

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa</big>''' ==
Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de l'équipe GouvEnsemble Ottawa pour la non-conférence de 2019 ! Merci de partager votre temps précieux pour nous aider à faire de cet événement une réalité - nous ne pouvons littéralement pas le faire sans vous ! Nous savons que nos formidables bénévoles font la journée, alors MERCI de lever la main. Votre énergie, votre enthousiasme et vos efforts contribuent à offrir une expérience agréable et à faire en sorte que chacun passe une journée mémorable. Par-dessus tout, nous espérons aussi que votre expérience de bénévolat sera amusante et enrichissante.

Dans ce wiki, vous trouverez beaucoup d'informations pour vous préparer pour votre journée.

La non-conférence d'une journée de GouvEnsemble Canada aura lieu le 17 décembre 2019 [https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 '''à l'édifice John G. Diefenbaker'''], 111, promenade Sussex, à Ottawa, Ontario. Nous attendons des centaines de personnes de partout au Canada.

(Vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Regardez [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''cette courte vidéo'''] et [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] pour en savoir plus !)

== '''Je veux en savoir plus à propos de GouvEnsemble''' ==
OneTeamGov est une communauté de gens passionnés par l'amélioration des services publics afin de faciliter la vie des gens.

L'objectif de la communauté est d'améliorer le service public et les méthodes de travail dans le secteur public en éliminant les divisions entre les personnes. Il est ouvert à toute personne, quel que soit son poste ou son secteur d'activité, qui souhaite améliorer les services publics ou les méthodes de travail du secteur public par des actions concrètes.

Partager et apprendre avec les autres est un impératif moral, parce que chacun mérite d'avoir des services publics efficaces et accessibles. C'est pourquoi GouvEnsemble Canada, le chapitre canadien de OneTeamGov, organise un événement à Ottawa. C'est l'occasion de favoriser et de faciliter l'apprentissage et le partage à l'échelle du pays.

Comme nos autres événements, celui-ce sera axé sur les résultats. Nous voulons que les gens retirent des idées pratiques pour améliorer les services publics dans leur travail. Plutôt qu'un programme de réunions ou de conférences, cet événement sera une non-conférence - une série de sessions définies par les participants le jour même. L'objectif sera de partager vos expériences, votre pratique, votre inspiration, votre compréhension, d'apprendre des autres et de construire votre propre appel à l'action.

Tout ce que vous devez connaitre en tant que bénévole se trouve ci-dessous !

== '''Si vous ne consultez rien d'autre, lisez ceci !''' ==
'''1 -''' La mise en place pour la non-conférence se fera le 16 décembre entre 13 h 00 et 16 h 00 sur les lieux de l'événement, soit au 111, promenade Sussex. Certains d'entre vous se sont inscrits pour aider à cette préparation ! Merci !!!

'''2 -''' A votre arrivée sur les lieux le 17 décembre, rendez-vous à la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles, et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart.

'''3 -''' L'inscription des participants débutera à 8 h 00 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' Il y aura du café et des collations dans la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) le matin. Il y aura aussi des collations légères disponibles toute la journée pour vous aider à garder votre énergie !

'''5 -''' Apportez un appareil mobile pour rester connecté ('''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Mots de passe: victoria2019), les organisateurs de la conférence auront aussi des talkies-walkies et se déplaceront à travers le 111 Sussex.

'''6 -''' Consultez les '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#R.C3.B4les_des_b.C3.A9n.C3.A9voles_-_Ce_que_l.27on_attend_de_moi|descriptions des rôles des bénévoles]]''' et '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Bref_programme_de_la_journ.C3.A9e|le bref programme de la journée]]''' avant de commencer ! Si vous êtes animateur et/ou prenez des notes, veuillez aussi consulter le '''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes]].'''

'''7 -''' A la fin de la journée, lorsque les participants quittent le lieu, nous voulons faire un " couloir de bénévoles " pour remercier tout le monde à leur départ. Nous ferons la queue à 16 h 45 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''8 -''' N'hésitez pas à communiquer avec Colleen Tiernan (819-360-0852) ou Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) pour toute question, problème ou préoccupation. Nous sommes ici pour vous aider !

= '''Non-conference Ottawa 2019 - Détails pour les bénévoles''' =

== '''Séances d'information à l'intention des bénévoles''' ==
'''<big>AVANT la non-conférence:</big>'''
* Des séances d'information pour les bénévoles auront lieu virtuellement via WebEx au cours de la semaine du 9 au 13 décembre. C'est l'occasion pour vous d'obtenir tous les détails, d'apprendre ce que l'on attend de vous et de nous poser toutes vos questions avant l'événement !
* Vous n'avez besoin d'assister qu'à '''une''' séance d'information préalable. Veuillez choisir la session qui vous convient le mieux selon l'horaire ci-dessous.
{| class="wikitable"
!Date
!Langue
!Détails pour la vidéoconférence
!Détails pour la téléconférence
|-
|'''9 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 558 387 665

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''10 décembre'''
12 h 00 HNE
|Français
|'''[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m88d216d00ac25229af26a0da77000a83 Cliquez ici pour vous connecter via WebEx]'''
Numéro de la rencontre : 556 379 343

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''11 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m4a471352d5dcccf10f633a31caa71e3c '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 559 289 031

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|}
'''<big>LE JOUR de la non-conference:</big>'''
* Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence, rendez-vous à '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|la salle des bénévoles]]''' pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart de travail.
* Vous recevrez un t-shirt blanc avec le logo OneTeamGov. '''Astuce : portez des vêtements et des chaussures confortables, le code vestimentaire est informel. Notez que les t-shirts sont de style unisexe.'''
* L'horaire complet des bénévoles sera affiché, veuillez informer Colleen et Kayleigh si vous rencontrez des pépins, ou si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations ! Vous pouvez nous envoyer un SMS le jour-meme.

== '''Bref programme de la journée''' ==
* 7 h: La salle des bénévoles est prête à vous accueillir et vous pouvez venir chercher votre t-shirt ! Veuillez arriver tôt pour votre quart de travail !

* '''8 h:''' Les portes ouvrent et les inscriptions commencent
* '''9 h à 9 h 40:''' Cérémonie de bienvenue
* '''9 h 40 à10 h 10:''' Activité de lancement
* Intervalle de 20 minutes: établissement de l'ordre du jour
* '''10 h 30 à 16 h 30''': Séances en petits groupes
* '''16 h 30 à 17 h''': Mot de la fin et départ
* '''16 h 45''' *** Les bénévoles font la queue à 16h45 pour un "high five" avec les participants qui quittent la salle
* '''17 h:''' C'EST LE NETTOYAGE! Si vous pouvez rester un peu plus longtemps et nous aider, à mettre les choses en ordre ce serait génial ! Merci!
== '''Prendre soin de soi''' ==
* Ce sera une journée importante et occupée, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et de votre propre bien-être. C'est correct de prendre des pauses !
* Il y aura une salle pour les bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) à votre disposition. Une salle tranquille sera aussi disponible. Lorsque les participants sont en séance, attendez-vous à ce que les pièces principales soient un peu plus tranquilles.
* Si à n'importe quel moment vous avez besoin d'aide ou si vous avez besoin de changer de rôle, n'hésitez pas à envoyer un SMS ou à appeler Colleen (819-360-0852) ou Kayleigh (506-654-3907). Nous sommes là pour prendre soin de vous aussi !

== '''Code de conduite''' ==

L'équipe de '''GouvEnsemble''' Unconference Team s'engage à maintenir un espace sûr et exempt de harcèlement pour tous nos participants. Ceci inclut le maintien d'un espace positif et inclusif où chacun est bienvenu et où les droits de la personne sont respectés pour tous, sans exception. Cela signifie le respect de tous les aspects des personnes, y compris l'âge, le genre, la race, l'origine ethnique, la religion ou l'absence de religion, l'origine nationale, la langue, l'éducation, la taille corporelle, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité/expression de genre et la créativité, les capacités physiques et mentales, et le statut socioéconomique.

Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement envers les participants.

Veuillez vous référer au [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ '''code de conduite officiel de OneTeamGov.''']

== '''Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi''' ==
{| class="wikitable"
|'''Rôle'''
|Remarques utiles
|Quand et qui
|-
|'''Installation, ''le jour avant'''''
|- Installation et préparation ''la veille de la non-conférence'' (16 décembre) au 111 Sussex
- diverses tâches, au besoin
|'''Horaire : de 13 h 00 à 16 h 00 le 16 décembre au 111 Sussex'''
Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Inscription'''

|- Accueil et inscription des participants à leur arrivée- Donnez aux participants un cordon/une étiquette avec leur nom, encouragez-les à écrire leur nom/information, etc.

- Indiquez aux participants où se trouvent les toilettes et répondez aux questions qu'ils pourraient avoir.

- Une fois l'inscription terminée, vous passerez à un rôle différent pour l'activité lancement.

- Lorsque l'activité de lancement débutera, vous vous promènerez dans la pièce et vous distribuerez des sacs de feutres et des fiches.

'''Chef d'équipe: Ashley Evans''' '''|''' Tél. ou SMS: 204-228-7373 | Talkie-walkie
|'''Horaire : de 7 h 30 à 9 h pour l'inscription et de 9 h à 10 h 10 pour aider à l'activité de lancement'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Hôte et hôtesses, installation de la salle de réunion en petits groupes'''
|- Intéragissez avec les participants et aider-les avec leurs questions relativement à l'événement ou du lieu, en distribuant des sacs d'emplettes.
- Diriger les participants vers les salles de réunions et les salles de toilettes (familiarisez-vous avec les plans d'étage)

- Aider à répondre aux questions qui pourraient surgir, courir et aller chercher des choses, au besoin.

- '''*IMPORTANT*''' Veuillez vous assurer que chaque salle a un facilitateur ou un facilitratirice ainsi un preneur de notes au début de chaque séance en petits groupes.

- '''*IMPORTANT*''' Affichez le nom de la séance sur la porte '''ET''' assurez-vous que le preneur de notes a le bon document '''ET''' ramassez la feuille du tableau de papier de la dernière séance. Assurez-vous qu'elle est étiquetée et rapportez-la dans la salle des bénévoles.

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Horaire de l'accueil du matin : de 8 h à 12 h 30'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk, Nicola Cameron, Diana Rocabaltzis, Barbara Omolewa

'''Horaire des quarts de travail de l'accueil de l'après-midi : 12 h 30 à 16 h 30'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Équipes des petits groupes'''

'''- Facilitateur ou facilitatrice'''

'''- Preneur de notes'''

|- Ce rôle consiste notamment à travailler en équipe pour convoquer, animer et consigner les discussions des séances en petits groupes (une équipe par salle).
- Le facilitateur ou la facilitatrice guidera la discussion qui dure 55 minutes, permettant ainsi aux participants de discuter et de générer (1) une compréhension commune du sujet, (2) des opportunités et des défis qui s'y rapportent et (3) des actions pratiques pour les aborder.

- Le preneur de notes saisira les points de la discussion, y compris la compréhension du sujet par la salle, les opportunités et les défis, et les actions pratiques. Un ordinateur portable/tablette sera fourni dans chaque salle. Un document et un dossier Google seront mis en place pour que vous puissiez enregistrer la discussion. Veuillez vous assurer que les notes sont enregistrées dans le dossier Google docs.

- Le preneur de notes s'assure également que l'horaire est respecté et prendra une photo du groupe participant à la session. Veuillez envoyer la photo à l'adresse suivante: '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- Les salles auront 40 chaises, formées en cercle et une table avec un ordinateur portable pour le preneur de notes

'''- [[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes également disponible]]'''

'''Chef d'équipe:''' '''Joël Bourgeoys |''' Tél. ou SMS: 613-415-8036 | Talkie-walkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLIQUEZ ici pour l'horaire de l'animateur et du preneur de notes''']]
|-
|'''Affectations spéciales'''
|- Divers rôles spécialisés durant la journée
- Les adjoints à l'établissement de l'ordre du jour seront informés à l'avance de leurs rôles spécifiques.

- Les bénévoles de la conciergerie Todd aideront à escorter les invités de baladodiffusion jusqu'à l'emplacement de la baladodiffusion

- Tracé graphique

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819 360 0852 | Talkie-walkie
|'''HoraireTodd Concierge:'''
10 h 15 à 12 h 30 : Darlene Mulcahey

De 12 h 30 à 16 h 30 : Nadia Ackah

'''Établissement de l'ordre du jour : Prêt à 10 h'''

Laura Colella

John Kenney

'''Prise de notes graphique'''

Divers endroits tout au long de la journée: Jordana Globerman
|-
|'''Mise en ordre'''

'''(Appel à tous!)'''
|- Nous apprécions que vous ayez pris le temps de nous aider et nous comprenons que vous ne puissiez pas rester, mais nous espérons que le plus grand nombre possible de bénévoles resteront après l'événement pour nous aider à remettre le site en bon état !

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Démontage - 17 h'''
Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawerence Humber

'''Toute autre personne disponible qui peut rester dans les parages est la bienvenue ! Merci !'''
|}

== '''Plan de l'étage''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== <big>'''Médias sociaux'''</big> ==
Veuillez utiliser ces #hashtags pour mettre en valeur l'événement sur les médias sociaux: '''#NonConferenceOttawa''' '''#GouvEnsemble'''

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Mots de passe: victoria2019

== '''<big>Questions et Réponses</big>''' ==
# Les preneurs de notes sont-ils responsables du type de tableau de papier, qu'attend-on de nous dans ce rôle ?
#* Le but est de capturer les idées collectives issues de la conversation qui a lieu dans les petits groupes, nous ne nous attendons pas à ce que les preneurs de notes se chargent de la présentation des documents affichés, des tableaux de papier, etc. (ce sera fait plus tard, vous n'avez pas de devoirs)
#* Dans les salles de séances, vous trouverez des ordinateurs portables, un modèle pour vous aider à commencer (les notes seront sauvegardées dans un dossier sur Google Docs)
#* *** IMPORTANT *** Si vous utilisez un tableau de papier, veuillez y inscrire le sujet de votre séance et le numéro de la salle pour la tenue des dossiers.
# Qu'attendez-vous en matière de facilitation ?
#* Il n'y a pas de " façon unique " d'animer la séance, vous n'avez pas besoin d'être un facilitateur ou une facilitatrice d'expérience.
#* Il y aura des tableaux à feuilles et des notes autocollantes dans la salle si vous voulez les utiliser. Veuillez s'il vous plaît utiliser des marqueurs de tableaux de papier. N'utilisez pas de feutres Sharpie (les feutres Sharpie coulent à travers le papier et endommage les murs !)
#* Vous pouvez utiliser un large éventail de techniques différentes, que ce soit une conversation organique sans structure jusqu'à un animateur expérimenté utilisant l'approche 1-2-4-Tous (voir le Guide des séances en petits groupes).
#* En résumé, notre but est de faciliter une compréhension commune, l'exploration des opportunités et l'identification d'actions pratiques (consultez le guide des séances de petits groupes pour plus de détails).

OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide

2019-12-09T17:59:03Z

Kayleigh.chaston-vickers:

'''''[[GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected ('''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''8 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|'''[https://gts-ee.webex.com/webappng/sites/gts-ee/meeting/info/145481816479910373?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e Click here to join the meeting]'''
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:30''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:30-17:00''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''' available to you as well as a quiet space. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Set-up, ''the day before'''''
| - Set-up the day before the unconference on December 16, at 111 Sussex
- Various tasks as needed
|'''Timing: 1pm to 4pm on December 16 at 111 Sussex'''
Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk, Nicola Cameron, Diana Rocabaltzis, Barbara Omolewa

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the appropriate Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- The rooms will have 40 chairs in a circle and a table with a laptop for the note-taker

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location

- Graphic Facilitator
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, Darlene Mulcahey

12:30pm to 16:30pm shift, Nadia Ackah

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

Laura Colella

John Kenney

'''Graphic Recorder'''

Various locations all day, Jordana Globerman
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawrence Humber

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== '''<big>Social Media</big>''' ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019

== <big>'''Questions & Answers'''</big> ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)

GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa

2019-12-08T15:53:00Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* Prendre soin de soi */

'''''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|<big>I would like to read this guide in English</big>]]'''''

<big>'''''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Je veux consulter le guide pour les séances en petits groupes]]'''''</big>

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa</big>''' ==
Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de l'équipe GouvEnsemble Ottawa pour la non-conférence de 2019 ! Merci de partager votre temps précieux pour nous aider à faire de cet événement une réalité - nous ne pouvons littéralement pas le faire sans vous ! Nous savons que nos formidables bénévoles font la journée, alors MERCI de lever la main. Votre énergie, votre enthousiasme et vos efforts contribuent à offrir une expérience agréable et à faire en sorte que chacun passe une journée mémorable. Par-dessus tout, nous espérons aussi que votre expérience de bénévolat sera amusante et enrichissante.

Dans ce wiki, vous trouverez beaucoup d'informations pour vous préparer pour votre journée.

La non-conférence d'une journée de GouvEnsemble Canada aura lieu le 17 décembre 2019 [https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 '''à l'édifice John G. Diefenbaker'''], 111, promenade Sussex, à Ottawa, Ontario. Nous attendons des centaines de personnes de partout au Canada.

(Vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Regardez [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''cette courte vidéo'''] et [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] pour en savoir plus !)

== '''Je veux en savoir plus à propos de GouvEnsemble''' ==
OneTeamGov est une communauté de gens passionnés par l'amélioration des services publics afin de faciliter la vie des gens.

L'objectif de la communauté est d'améliorer le service public et les méthodes de travail dans le secteur public en éliminant les divisions entre les personnes. Il est ouvert à toute personne, quel que soit son poste ou son secteur d'activité, qui souhaite améliorer les services publics ou les méthodes de travail du secteur public par des actions concrètes.

Partager et apprendre avec les autres est un impératif moral, parce que chacun mérite d'avoir des services publics efficaces et accessibles. C'est pourquoi GouvEnsemble Canada, le chapitre canadien de OneTeamGov, organise un événement à Ottawa. C'est l'occasion de favoriser et de faciliter l'apprentissage et le partage à l'échelle du pays.

Comme nos autres événements, celui-ce sera axé sur les résultats. Nous voulons que les gens retirent des idées pratiques pour améliorer les services publics dans leur travail. Plutôt qu'un programme de réunions ou de conférences, cet événement sera une non-conférence - une série de sessions définies par les participants le jour même. L'objectif sera de partager vos expériences, votre pratique, votre inspiration, votre compréhension, d'apprendre des autres et de construire votre propre appel à l'action.

Tout ce que vous devez connaitre en tant que bénévole se trouve ci-dessous !

== '''Si vous ne consultez rien d'autre, lisez ceci !''' ==
'''1 -''' La mise en place pour la non-conférence se fera le 16 décembre entre 13 h 00 et 16 h 00 sur les lieux de l'événement, soit au 111, promenade Sussex. Certains d'entre vous se sont inscrits pour aider à cette préparation ! Merci !!!

'''2 -''' A votre arrivée sur les lieux le 17 décembre, rendez-vous à la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles, et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart.

'''3 -''' L'inscription des participants débutera à 8 h 00 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' Il y aura du café et des collations dans la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) le matin. Il y aura aussi des collations légères disponibles toute la journée pour vous aider à garder votre énergie !

'''5 -''' Apportez un appareil mobile pour rester connecté (le mot de passe Wi-Fi sera fourni), les organisateurs de la conférence auront aussi des talkies-walkies et se déplaceront à travers le 111 Sussex.

'''6 -''' Consultez les '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#R.C3.B4les_des_b.C3.A9n.C3.A9voles_-_Ce_que_l.27on_attend_de_moi|descriptions des rôles des bénévoles]]''' et '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Bref_programme_de_la_journ.C3.A9e|le bref programme de la journée]]''' avant de commencer ! Si vous êtes animateur et/ou prenez des notes, veuillez aussi consulter le '''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes]].'''

'''7 -''' A la fin de la journée, lorsque les participants quittent le lieu, nous voulons faire un " couloir de bénévoles " pour remercier tout le monde à leur départ. Nous ferons la queue à 16 h 45 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''8 -''' N'hésitez pas à communiquer avec Colleen Tiernan (819-360-0852) ou Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) pour toute question, problème ou préoccupation. Nous sommes ici pour vous aider !

= '''Non-conference Ottawa 2019 - Détails pour les bénévoles''' =

== '''Séances d'information à l'intention des bénévoles''' ==
'''<big>AVANT la non-conférence:</big>'''
* Des séances d'information pour les bénévoles auront lieu virtuellement via WebEx au cours de la semaine du 9 au 13 décembre. C'est l'occasion pour vous d'obtenir tous les détails, d'apprendre ce que l'on attend de vous et de nous poser toutes vos questions avant l'événement !
* Vous n'avez besoin d'assister qu'à '''une''' séance d'information préalable. Veuillez choisir la session qui vous convient le mieux selon l'horaire ci-dessous.
{| class="wikitable"
!Date
!Langue
!Détails pour la vidéoconférence
!Détails pour la téléconférence
|-
|'''9 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 558 387 665

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''10 décembre'''
12 h 00 HNE
|Français
|'''[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m88d216d00ac25229af26a0da77000a83 Cliquez ici pour vous connecter via WebEx]'''
Numéro de la rencontre : 556 379 343

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''11 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m4a471352d5dcccf10f633a31caa71e3c '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 559 289 031

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|}
'''<big>LE JOUR de la non-conference:</big>'''
* Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence, rendez-vous à '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|la salle des bénévoles]]''' pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart de travail.
* Vous recevrez un t-shirt blanc avec le logo OneTeamGov. '''Astuce : portez des vêtements et des chaussures confortables, le code vestimentaire est informel. Notez que les t-shirts sont de style unisexe.'''
* L'horaire complet des bénévoles sera affiché, veuillez informer Colleen et Kayleigh si vous rencontrez des pépins, ou si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations ! Vous pouvez nous envoyer un SMS le jour-meme.

== '''Bref programme de la journée''' ==
* 7 h: La salle des bénévoles est prête à vous accueillir et vous pouvez venir chercher votre t-shirt ! Veuillez arriver tôt pour votre quart de travail !

* '''8 h:''' Les portes ouvrent et les inscriptions commencent
* '''9 h à 9 h 40:''' Cérémonie de bienvenue
* '''9 h 40 à10 h 10:''' Activité de lancement
* Intervalle de 20 minutes: établissement de l'ordre du jour
* '''10 h 30 à 16 h 30''': Séances en petits groupes
* '''16 h 30 à 17 h''': Mot de la fin et départ
* '''16 h 45''' *** Les bénévoles font la queue à 16h45 pour un "high five" avec les participants qui quittent la salle
* '''17 h:''' C'EST LE NETTOYAGE! Si vous pouvez rester un peu plus longtemps et nous aider, à mettre les choses en ordre ce serait génial ! Merci!
== '''Prendre soin de soi''' ==
* Ce sera une journée importante et occupée, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et de votre propre bien-être. C'est correct de prendre des pauses !
* Il y aura une salle pour les bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) à votre disposition. Une salle tranquille sera aussi disponible. Lorsque les participants sont en séance, attendez-vous à ce que les pièces principales soient un peu plus tranquilles.
* Si à n'importe quel moment vous avez besoin d'aide ou si vous avez besoin de changer de rôle, n'hésitez pas à envoyer un SMS ou à appeler Colleen (819-360-0852) ou Kayleigh (506-654-3907). Nous sommes là pour prendre soin de vous aussi !

== '''Code de conduite''' ==

L'équipe de '''GouvEnsemble''' Unconference Team s'engage à maintenir un espace sûr et exempt de harcèlement pour tous nos participants. Ceci inclut le maintien d'un espace positif et inclusif où chacun est bienvenu et où les droits de la personne sont respectés pour tous, sans exception. Cela signifie le respect de tous les aspects des personnes, y compris l'âge, le genre, la race, l'origine ethnique, la religion ou l'absence de religion, l'origine nationale, la langue, l'éducation, la taille corporelle, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité/expression de genre et la créativité, les capacités physiques et mentales, et le statut socioéconomique.

Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement envers les participants.

Veuillez vous référer au [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ '''code de conduite officiel de OneTeamGov.''']

== '''Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi''' ==
{| class="wikitable"
|'''Rôle'''
|Remarques utiles
|Quand et qui
|-
|'''Installation, ''le jour avant'''''
|- Installation et préparation ''la veille de la non-conférence'' (16 décembre) au 111 Sussex
- diverses tâches, au besoin
|'''Horaire : de 13 h 00 à 16 h 00 le 16 décembre au 111 Sussex'''
Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Inscription'''

|- Accueil et inscription des participants à leur arrivée- Donnez aux participants un cordon/une étiquette avec leur nom, encouragez-les à écrire leur nom/information, etc.

- Indiquez aux participants où se trouvent les toilettes et répondez aux questions qu'ils pourraient avoir.

- Une fois l'inscription terminée, vous passerez à un rôle différent pour l'activité lancement.

- Lorsque l'activité de lancement débutera, vous vous promènerez dans la pièce et vous distribuerez des sacs de feutres et des fiches.

'''Chef d'équipe: Ashley Evans''' '''|''' Tél. ou SMS: 204-228-7373 | Talkie-walkie
|'''Horaire : de 7 h 30 à 9 h pour l'inscription et de 9 h à 10 h 10 pour aider à l'activité de lancement'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Hôte et hôtesses, installation de la salle de réunion en petits groupes'''
|- Intéragissez avec les participants et aider-les avec leurs questions relativement à l'événement ou du lieu, en distribuant des sacs d'emplettes.
- Diriger les participants vers les salles de réunions et les salles de toilettes (familiarisez-vous avec les plans d'étage)

- Aider à répondre aux questions qui pourraient surgir, courir et aller chercher des choses, au besoin.

- '''*IMPORTANT*''' Veuillez vous assurer que chaque salle a un facilitateur ou un facilitratirice ainsi un preneur de notes au début de chaque séance en petits groupes.

- '''*IMPORTANT*''' Affichez le nom de la séance sur la porte '''ET''' assurez-vous que le preneur de notes a le bon document '''ET''' ramassez la feuille du tableau de papier de la dernière séance. Assurez-vous qu'elle est étiquetée et rapportez-la dans la salle des bénévoles.

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Horaire de l'accueil du matin : de 8 h à 12 h 30'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk, Nicola Cameron, Diana Rocabaltzis, Barbara Omolewa

'''Horaire des quarts de travail de l'accueil de l'après-midi : 12 h 30 à 16 h 30'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Équipes des petits groupes'''

'''- Facilitateur ou facilitatrice'''

'''- Preneur de notes'''

|- Ce rôle consiste notamment à travailler en équipe pour convoquer, animer et consigner les discussions des séances en petits groupes (une équipe par salle).
- Le facilitateur ou la facilitatrice guidera la discussion qui dure 55 minutes, permettant ainsi aux participants de discuter et de générer (1) une compréhension commune du sujet, (2) des opportunités et des défis qui s'y rapportent et (3) des actions pratiques pour les aborder.

- Le preneur de notes saisira les points de la discussion, y compris la compréhension du sujet par la salle, les opportunités et les défis, et les actions pratiques. Un ordinateur portable/tablette sera fourni dans chaque salle. Un document et un dossier Google seront mis en place pour que vous puissiez enregistrer la discussion. Veuillez vous assurer que les notes sont enregistrées dans le dossier Google docs.

- Le preneur de notes s'assure également que l'horaire est respecté et prendra une photo du groupe participant à la session. Veuillez envoyer la photo à l'adresse suivante: '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- Les salles auront 40 chaises, formées en cercle et une table avec un ordinateur portable pour le preneur de notes

'''- [[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes également disponible]]'''

'''Chef d'équipe:''' '''Joël Bourgeoys |''' Tél. ou SMS: 613-415-8036 | Talkie-walkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLIQUEZ ici pour l'horaire de l'animateur et du preneur de notes''']]
|-
|'''Affectations spéciales'''
|- Divers rôles spécialisés durant la journée
- Les adjoints à l'établissement de l'ordre du jour seront informés à l'avance de leurs rôles spécifiques.

- Les bénévoles de la conciergerie Todd aideront à escorter les invités de baladodiffusion jusqu'à l'emplacement de la baladodiffusion

- Tracé graphique

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819 360 0852 | Talkie-walkie
|'''HoraireTodd Concierge:'''
10 h 15 à 12 h 30 : Darlene Mulcahey

De 12 h 30 à 16 h 30 : Nadia Ackah

'''Établissement de l'ordre du jour : Prêt à 10 h'''

Laura Colella

John Kenney

'''Prise de notes graphique'''

Divers endroits tout au long de la journée: Jordana Globerman
|-
|'''Mise en ordre'''

'''(Appel à tous!)'''
|- Nous apprécions que vous ayez pris le temps de nous aider et nous comprenons que vous ne puissiez pas rester, mais nous espérons que le plus grand nombre possible de bénévoles resteront après l'événement pour nous aider à remettre le site en bon état !

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Démontage - 17 h'''
Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawerence Humber

'''Toute autre personne disponible qui peut rester dans les parages est la bienvenue ! Merci !'''
|}

== '''Plan de l'étage''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== <big>'''Médias sociaux'''</big> ==
Veuillez utiliser ces #hashtags pour mettre en valeur l'événement sur les médias sociaux: '''#NonConferenceOttawa''' '''#GouvEnsemble'''

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Mots de passe: victoria2019

== '''<big>Questions et Réponses</big>''' ==
# Les preneurs de notes sont-ils responsables du type de tableau de papier, qu'attend-on de nous dans ce rôle ?
#* Le but est de capturer les idées collectives issues de la conversation qui a lieu dans les petits groupes, nous ne nous attendons pas à ce que les preneurs de notes se chargent de la présentation des documents affichés, des tableaux de papier, etc. (ce sera fait plus tard, vous n'avez pas de devoirs)
#* Dans les salles de séances, vous trouverez des ordinateurs portables, un modèle pour vous aider à commencer (les notes seront sauvegardées dans un dossier sur Google Docs)
#* *** IMPORTANT *** Si vous utilisez un tableau de papier, veuillez y inscrire le sujet de votre séance et le numéro de la salle pour la tenue des dossiers.
# Qu'attendez-vous en matière de facilitation ?
#* Il n'y a pas de " façon unique " d'animer la séance, vous n'avez pas besoin d'être un facilitateur ou une facilitatrice d'expérience.
#* Il y aura des tableaux à feuilles et des notes autocollantes dans la salle si vous voulez les utiliser. Veuillez s'il vous plaît utiliser des marqueurs de tableaux de papier. N'utilisez pas de feutres Sharpie (les feutres Sharpie coulent à travers le papier et endommage les murs !)
#* Vous pouvez utiliser un large éventail de techniques différentes, que ce soit une conversation organique sans structure jusqu'à un animateur expérimenté utilisant l'approche 1-2-4-Tous (voir le Guide des séances en petits groupes).
#* En résumé, notre but est de faciliter une compréhension commune, l'exploration des opportunités et l'identification d'actions pratiques (consultez le guide des séances de petits groupes pour plus de détails).

OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide

2019-12-08T15:52:06Z

Kayleigh.chaston-vickers:

'''''[[GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected (Wi-Fi is provided: PASSWORD). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''8 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|'''[https://gts-ee.webex.com/webappng/sites/gts-ee/meeting/info/145481816479910373?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e Click here to join the meeting]'''
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:30''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:30-17:00''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''' available to you as well as a quiet space. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Set-up, ''the day before'''''
| - Set-up the day before the unconference on December 16, at 111 Sussex
- Various tasks as needed
|'''Timing: 1pm to 4pm on December 16 at 111 Sussex'''
Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk, Nicola Cameron, Diana Rocabaltzis, Barbara Omolewa

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the appropriate Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- The rooms will have 40 chairs in a circle and a table with a laptop for the note-taker

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location

- Graphic Facilitator
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, Darlene Mulcahey

12:30pm to 16:30pm shift, Nadia Ackah

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

Laura Colella

John Kenney

'''Graphic Recorder'''

Various locations all day, Jordana Globerman
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawrence Humber

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== '''<big>Social Media</big>''' ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019

== <big>'''Questions & Answers'''</big> ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)

GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa

2019-12-04T19:13:32Z

Kayleigh.chaston-vickers:

'''''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|<big>I would like to read this guide in English</big>]]'''''

<big>'''''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Je veux consulter le guide pour les séances en petits groupes]]'''''</big>

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa</big>''' ==
Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de l'équipe GouvEnsemble Ottawa pour la non-conférence de 2019 ! Merci de partager votre temps précieux pour nous aider à faire de cet événement une réalité - nous ne pouvons littéralement pas le faire sans vous ! Nous savons que nos formidables bénévoles font la journée, alors MERCI de lever la main. Votre énergie, votre enthousiasme et vos efforts contribuent à offrir une expérience agréable et à faire en sorte que chacun passe une journée mémorable. Par-dessus tout, nous espérons aussi que votre expérience de bénévolat sera amusante et enrichissante.

Dans ce wiki, vous trouverez beaucoup d'informations pour vous préparer pour votre journée.

La non-conférence d'une journée de GouvEnsemble Canada aura lieu le 17 décembre 2019 [https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 '''à l'édifice John G. Diefenbaker'''], 111, promenade Sussex, à Ottawa, Ontario. Nous attendons des centaines de personnes de partout au Canada.

(Vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Regardez [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''cette courte vidéo'''] et [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] pour en savoir plus !)

== '''Je veux en savoir plus à propos de GouvEnsemble''' ==
OneTeamGov est une communauté de gens passionnés par l'amélioration des services publics afin de faciliter la vie des gens.

L'objectif de la communauté est d'améliorer le service public et les méthodes de travail dans le secteur public en éliminant les divisions entre les personnes. Il est ouvert à toute personne, quel que soit son poste ou son secteur d'activité, qui souhaite améliorer les services publics ou les méthodes de travail du secteur public par des actions concrètes.

Partager et apprendre avec les autres est un impératif moral, parce que chacun mérite d'avoir des services publics efficaces et accessibles. C'est pourquoi GouvEnsemble Canada, le chapitre canadien de OneTeamGov, organise un événement à Ottawa. C'est l'occasion de favoriser et de faciliter l'apprentissage et le partage à l'échelle du pays.

Comme nos autres événements, celui-ce sera axé sur les résultats. Nous voulons que les gens retirent des idées pratiques pour améliorer les services publics dans leur travail. Plutôt qu'un programme de réunions ou de conférences, cet événement sera une non-conférence - une série de sessions définies par les participants le jour même. L'objectif sera de partager vos expériences, votre pratique, votre inspiration, votre compréhension, d'apprendre des autres et de construire votre propre appel à l'action.

Tout ce que vous devez connaitre en tant que bénévole se trouve ci-dessous !

== '''Si vous ne consultez rien d'autre, lisez ceci !''' ==
'''1 -''' La mise en place pour la non-conférence se fera le 16 décembre entre 13 h 00 et 16 h 00 sur les lieux de l'événement, soit au 111, promenade Sussex. Certains d'entre vous se sont inscrits pour aider à cette préparation ! Merci !!!

'''2 -''' A votre arrivée sur les lieux le 17 décembre, rendez-vous à la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles, et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart.

'''3 -''' L'inscription des participants débutera à 8 h 00 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' Il y aura du café et des collations dans la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) le matin. Il y aura aussi des collations légères disponibles toute la journée pour vous aider à garder votre énergie !

'''5 -''' Apportez un appareil mobile pour rester connecté (le mot de passe Wi-Fi sera fourni), les organisateurs de la conférence auront aussi des talkies-walkies et se déplaceront à travers le 111 Sussex.

'''6 -''' Consultez les '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#R.C3.B4les_des_b.C3.A9n.C3.A9voles_-_Ce_que_l.27on_attend_de_moi|descriptions des rôles des bénévoles]]''' et '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Bref_programme_de_la_journ.C3.A9e|le bref programme de la journée]]''' avant de commencer ! Si vous êtes animateur et/ou prenez des notes, veuillez aussi consulter le '''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes]].'''

'''7 -''' A la fin de la journée, lorsque les participants quittent le lieu, nous voulons faire un " couloir de bénévoles " pour remercier tout le monde à leur départ. Nous ferons la queue à 16 h 45 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''8 -''' N'hésitez pas à communiquer avec Colleen Tiernan (819-360-0852) ou Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) pour toute question, problème ou préoccupation. Nous sommes ici pour vous aider !

= '''Non-conference Ottawa 2019 - Détails pour les bénévoles''' =

== '''Séances d'information à l'intention des bénévoles''' ==
'''<big>AVANT la non-conférence:</big>'''
* Des séances d'information pour les bénévoles auront lieu virtuellement via WebEx au cours de la semaine du 9 au 13 décembre. C'est l'occasion pour vous d'obtenir tous les détails, d'apprendre ce que l'on attend de vous et de nous poser toutes vos questions avant l'événement !
* Vous n'avez besoin d'assister qu'à '''une''' séance d'information préalable. Veuillez choisir la session qui vous convient le mieux selon l'horaire ci-dessous.
{| class="wikitable"
!Date
!Langue
!Détails pour la vidéoconférence
!Détails pour la téléconférence
|-
|'''9 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 558 387 665

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''10 décembre'''
12 h 00 HNE
|Français
|'''[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m88d216d00ac25229af26a0da77000a83 Cliquez ici pour vous connecter via WebEx]'''
Numéro de la rencontre : 556 379 343

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''11 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m4a471352d5dcccf10f633a31caa71e3c '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 559 289 031

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|}
'''<big>LE JOUR de la non-conference:</big>'''
* Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence, rendez-vous à '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|la salle des bénévoles]]''' pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart de travail.
* Vous recevrez un t-shirt blanc avec le logo OneTeamGov. '''Astuce : portez des vêtements et des chaussures confortables, le code vestimentaire est informel. Notez que les t-shirts sont de style unisexe.'''
* L'horaire complet des bénévoles sera affiché, veuillez informer Colleen et Kayleigh si vous rencontrez des pépins, ou si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations ! Vous pouvez nous envoyer un SMS le jour-meme.

== '''Bref programme de la journée''' ==
* 7 h: La salle des bénévoles est prête à vous accueillir et vous pouvez venir chercher votre t-shirt ! Veuillez arriver tôt pour votre quart de travail !

* '''8 h:''' Les portes ouvrent et les inscriptions commencent
* '''9 h à 9 h 40:''' Cérémonie de bienvenue
* '''9 h 40 à10 h 10:''' Activité de lancement
* Intervalle de 20 minutes: établissement de l'ordre du jour
* '''10 h 30 à 16 h 30''': Séances en petits groupes
* '''16 h 30 à 17 h''': Mot de la fin et départ
* '''16 h 45''' *** Les bénévoles font la queue à 16h45 pour un "high five" avec les participants qui quittent la salle
* '''17 h:''' C'EST LE NETTOYAGE! Si vous pouvez rester un peu plus longtemps et nous aider, à mettre les choses en ordre ce serait génial ! Merci!
== '''Prendre soin de soi''' ==
* Ce sera une journée importante et occupée, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et de votre propre bien-être. C'est correct de prendre des pauses !
* Il y aura une salle pour les bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) à votre disposition. Une salle de repos sera aussi disponible dans la salle de réunion '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Ottawa A]]''' pendant la pause du midi, de 11 h 30 à 13 h 30. Lorsque les participants sont en séance, attendez-vous à ce que les pièces principales soient un peu plus tranquilles.
* Si à n'importe quel moment vous avez besoin d'aide ou si vous avez besoin de changer de rôle, n'hésitez pas à envoyer un SMS ou à appeler Colleen (819-360-0852) ou Kayleigh (506-654-3907). Nous sommes là pour prendre soin de vous aussi !

== '''Code de conduite''' ==

L'équipe de '''GouvEnsemble''' Unconference Team s'engage à maintenir un espace sûr et exempt de harcèlement pour tous nos participants. Ceci inclut le maintien d'un espace positif et inclusif où chacun est bienvenu et où les droits de la personne sont respectés pour tous, sans exception. Cela signifie le respect de tous les aspects des personnes, y compris l'âge, le genre, la race, l'origine ethnique, la religion ou l'absence de religion, l'origine nationale, la langue, l'éducation, la taille corporelle, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité/expression de genre et la créativité, les capacités physiques et mentales, et le statut socioéconomique.

Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement envers les participants.

Veuillez vous référer au [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ '''code de conduite officiel de OneTeamGov.''']

== '''Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi''' ==
{| class="wikitable"
|'''Rôle'''
|Remarques utiles
|Quand et qui
|-
|'''Installation, ''le jour avant'''''
|- Installation et préparation ''la veille de la non-conférence'' (16 décembre) au 111 Sussex
- diverses tâches, au besoin
|'''Horaire : de 13 h 00 à 16 h 00 le 16 décembre au 111 Sussex'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Inscription'''

|- Accueil et inscription des participants à leur arrivée- Donnez aux participants un cordon/une étiquette avec leur nom, encouragez-les à écrire leur nom/information, etc.

- Indiquez aux participants où se trouvent les toilettes et répondez aux questions qu'ils pourraient avoir.

- Une fois l'inscription terminée, vous passerez à un rôle différent pour l'activité lancement.

- Lorsque l'activité de lancement débutera, vous vous promènerez dans la pièce et vous distribuerez des sacs de feutres et des fiches.

'''Chef d'équipe: Ashley Evans''' '''|''' Tél. ou SMS: 204-228-7373 | Talkie-walkie
|'''Horaire : de 7 h 30 à 9 h pour l'inscription et de 9 h à 10 h 10 pour aider à l'activité de lancement'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Hôte et hôtesses, installation de la salle de réunion en petits groupes'''
|- Intéragissez avec les participants et aider-les avec leurs questions relativement à l'événement ou du lieu, en distribuant des sacs d'emplettes.
- Diriger les participants vers les salles de réunions et les salles de toilettes (familiarisez-vous avec les plans d'étage)

- Aider à répondre aux questions qui pourraient surgir, courir et aller chercher des choses, au besoin.

- '''*IMPORTANT*''' Veuillez vous assurer que chaque salle a un facilitateur ou un facilitratirice ainsi un preneur de notes au début de chaque séance en petits groupes.

- '''*IMPORTANT*''' Affichez le nom de la séance sur la porte '''ET''' assurez-vous que le preneur de notes a le bon document '''ET''' ramassez la feuille du tableau de papier de la dernière séance. Assurez-vous qu'elle est étiquetée et rapportez-la dans la salle des bénévoles.

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Horaire de l'accueil du matin : de 8 h à 12 h 30'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk

'''Horaire des quarts de travail de l'accueil de l'après-midi : 12 h 30 à 16 h 30'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Équipes des petits groupes'''

'''- Facilitateur ou facilitatrice'''

'''- Preneur de notes'''

|- Ce rôle consiste notamment à travailler en équipe pour convoquer, animer et consigner les discussions des séances en petits groupes (une équipe par salle).
- Le facilitateur ou la facilitatrice guidera la discussion qui dure 55 minutes, permettant ainsi aux participants de discuter et de générer (1) une compréhension commune du sujet, (2) des opportunités et des défis qui s'y rapportent et (3) des actions pratiques pour les aborder.

- Le preneur de notes saisira les points de la discussion, y compris la compréhension du sujet par la salle, les opportunités et les défis, et les actions pratiques. Un ordinateur portable/tablette sera fourni dans chaque salle. Un document et un dossier Google seront mis en place pour que vous puissiez enregistrer la discussion. Veuillez vous assurer que les notes sont enregistrées dans le dossier Google docs.

- Le preneur de notes s'assure également que l'horaire est respecté et prendra une photo du groupe participant à la session. Veuillez envoyer la photo à l'adresse suivante: '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- Les salles auront 40 chaises, formées en cercle et une table avec un ordinateur portable pour le preneur de notes

'''- [[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes également disponible]]'''

'''Chef d'équipe:''' '''Joël Bourgeoys |''' Tél. ou SMS: 613-415-8036 | Talkie-walkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLIQUEZ ici pour l'horaire de l'animateur et du preneur de notes''']]
|-
|'''Affectations spéciales'''
|- Divers rôles spécialisés durant la journée
- Les adjoints à l'établissement de l'ordre du jour seront informés à l'avance de leurs rôles spécifiques.

- Les bénévoles de la conciergerie Todd aideront à escorter les invités de baladodiffusion jusqu'à l'emplacement de la baladodiffusion

- Tracé graphique

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819 360 0852 | Talkie-walkie
|'''HoraireTodd Concierge:'''
10 h 15 à 12 h 30 : Darlene Mulcahey

De 12 h 30 à 16 h 30 : Nadia Ackah

'''Établissement de l'ordre du jour : Prêt à 10 h'''

Laura Colella

John Kenney

'''Prise de notes graphique'''

Divers endroits tout au long de la journée: Jordana Globerman
|-
|'''Mise en ordre'''

'''(Appel à tous!)'''
|- Nous apprécions que vous ayez pris le temps de nous aider et nous comprenons que vous ne puissiez pas rester, mais nous espérons que le plus grand nombre possible de bénévoles resteront après l'événement pour nous aider à remettre le site en bon état !

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Démontage - 17 h'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawerence Humber

'''Toute autre personne disponible qui peut rester dans les parages est la bienvenue ! Merci !'''
|}

== '''Plan de l'étage''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== <big>'''Médias sociaux'''</big> ==
Veuillez utiliser ces #hashtags pour mettre en valeur l'événement sur les médias sociaux: '''#NonConferenceOttawa''' '''#GouvEnsemble'''

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Mots de passe: victoria2019

== '''<big>Questions et Réponses</big>''' ==
# Les preneurs de notes sont-ils responsables du type de tableau de papier, qu'attend-on de nous dans ce rôle ?
#* Le but est de capturer les idées collectives issues de la conversation qui a lieu dans les petits groupes, nous ne nous attendons pas à ce que les preneurs de notes se chargent de la présentation des documents affichés, des tableaux de papier, etc. (ce sera fait plus tard, vous n'avez pas de devoirs)
#* Dans les salles de séances, vous trouverez des ordinateurs portables, un modèle pour vous aider à commencer (les notes seront sauvegardées dans un dossier sur Google Docs)
#* *** IMPORTANT *** Si vous utilisez un tableau de papier, veuillez y inscrire le sujet de votre séance et le numéro de la salle pour la tenue des dossiers.
# Qu'attendez-vous en matière de facilitation ?
#* Il n'y a pas de " façon unique " d'animer la séance, vous n'avez pas besoin d'être un facilitateur ou une facilitatrice d'expérience.
#* Il y aura des tableaux à feuilles et des notes autocollantes dans la salle si vous voulez les utiliser. Veuillez s'il vous plaît utiliser des marqueurs de tableaux de papier. N'utilisez pas de feutres Sharpie (les feutres Sharpie coulent à travers le papier et endommage les murs !)
#* Vous pouvez utiliser un large éventail de techniques différentes, que ce soit une conversation organique sans structure jusqu'à un animateur expérimenté utilisant l'approche 1-2-4-Tous (voir le Guide des séances en petits groupes).
#* En résumé, notre but est de faciliter une compréhension commune, l'exploration des opportunités et l'identification d'actions pratiques (consultez le guide des séances de petits groupes pour plus de détails).

OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide

2019-12-04T19:13:06Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* Social Media */

'''''[[GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected (Wi-Fi is provided: PASSWORD). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''8 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|'''[https://gts-ee.webex.com/webappng/sites/gts-ee/meeting/info/145481816479910373?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e Click here to join the meeting]'''
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:30''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:30-17:00''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''' available to you as well as a quiet room in breakout room '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Ottawa A]]''' during lunch from 11:30am to 1:30pm. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Set-up, ''the day before'''''
| - Set-up the day before the unconference on December 16, at 111 Sussex
- Various tasks as needed
|'''Timing: 1pm to 4pm on December 16 at 111 Sussex'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the appropriate Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- The rooms will have 40 chairs in a circle and a table with a laptop for the note-taker

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location

- Graphic Facilitator
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, Darlene Mulcahey

12:30pm to 16:30pm shift, Nadia Ackah

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

Laura Colella

John Kenney

'''Graphic Recorder'''

Various locations all day, Jordana Globerman
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawrence Humber

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== '''<big>Social Media</big>''' ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019

== <big>'''Questions & Answers'''</big> ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)

GouvEnsembleCanadaGuideFrançais

2019-11-29T19:05:48Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* Si vous ne consultez rien d'autre, lisez ceci ! */

'''''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|<big>I would like to read this guide in English</big>]]'''''

<big>'''''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Je veux consulter le guide pour les séances en petits groupes]]'''''</big>

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa</big>''' ==
Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de l'équipe GouvEnsemble Ottawa pour la non-conférence de 2019 ! Merci de partager votre temps précieux pour nous aider à faire de cet événement une réalité - nous ne pouvons littéralement pas le faire sans vous ! Nous savons que nos formidables bénévoles font la journée, alors MERCI de lever la main. Votre énergie, votre enthousiasme et vos efforts contribuent à offrir une expérience agréable et à faire en sorte que chacun passe une journée mémorable. Par-dessus tout, nous espérons aussi que votre expérience de bénévolat sera amusante et enrichissante.

Dans ce wiki, vous trouverez beaucoup d'informations pour vous préparer pour votre journée.

La non-conférence d'une journée de GouvEnsemble Canada aura lieu le 17 décembre 2019 [https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 '''à l'édifice John G. Diefenbaker'''], 111, promenade Sussex, à Ottawa, Ontario. Nous attendons des centaines de personnes de partout au Canada.

(Vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Regardez [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''cette courte vidéo'''] et [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] pour en savoir plus !)

== '''Je veux en savoir plus à propos de GouvEnsemble''' ==
OneTeamGov est une communauté de gens passionnés par l'amélioration des services publics afin de faciliter la vie des gens.

L'objectif de la communauté est d'améliorer le service public et les méthodes de travail dans le secteur public en éliminant les divisions entre les personnes. Il est ouvert à toute personne, quel que soit son poste ou son secteur d'activité, qui souhaite améliorer les services publics ou les méthodes de travail du secteur public par des actions concrètes.

Partager et apprendre avec les autres est un impératif moral, parce que chacun mérite d'avoir des services publics efficaces et accessibles. C'est pourquoi GouvEnsemble Canada, le chapitre canadien de OneTeamGov, organise un événement à Ottawa. C'est l'occasion de favoriser et de faciliter l'apprentissage et le partage à l'échelle du pays.

Comme nos autres événements, celui-ce sera axé sur les résultats. Nous voulons que les gens retirent des idées pratiques pour améliorer les services publics dans leur travail. Plutôt qu'un programme de réunions ou de conférences, cet événement sera une non-conférence - une série de sessions définies par les participants le jour même. L'objectif sera de partager vos expériences, votre pratique, votre inspiration, votre compréhension, d'apprendre des autres et de construire votre propre appel à l'action.

Tout ce que vous devez connaitre en tant que bénévole se trouve ci-dessous !

== '''Si vous ne consultez rien d'autre, lisez ceci !''' ==
'''1 -''' La mise en place pour la non-conférence se fera le 16 décembre entre 13 h 00 et 16 h 00 sur les lieux de l'événement, soit au 111, promenade Sussex. Certains d'entre vous se sont inscrits pour aider à cette préparation ! Merci !!!

'''2 -''' A votre arrivée sur les lieux le 17 décembre, rendez-vous à la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles, et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart.

'''3 -''' L'inscription des participants débutera à 8 h 00 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' Il y aura du café et des collations dans la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) le matin. Il y aura aussi des collations légères disponibles toute la journée pour vous aider à garder votre énergie !

'''5 -''' Apportez un appareil mobile pour rester connecté (le mot de passe Wi-Fi sera fourni), les organisateurs de la conférence auront aussi des talkies-walkies et se déplaceront à travers le 111 Sussex.

'''6 -''' Consultez les '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#R.C3.B4les_des_b.C3.A9n.C3.A9voles_-_Ce_que_l.27on_attend_de_moi|descriptions des rôles des bénévoles]]''' et '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Bref_programme_de_la_journ.C3.A9e|le bref programme de la journée]]''' avant de commencer ! Si vous êtes animateur et/ou prenez des notes, veuillez aussi consulter le '''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes]].'''

'''7 -''' A la fin de la journée, lorsque les participants quittent le lieu, nous voulons faire un " couloir de bénévoles " pour remercier tout le monde à leur départ. Nous ferons la queue à 16 h 45 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''8 -''' N'hésitez pas à communiquer avec Colleen Tiernan (819-360-0852) ou Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) pour toute question, problème ou préoccupation. Nous sommes ici pour vous aider !

= '''Non-conference Ottawa 2019 - Détails pour les bénévoles''' =

== '''Séances d'information à l'intention des bénévoles''' ==
'''<big>AVANT la non-conférence:</big>'''
* Des séances d'information pour les bénévoles auront lieu virtuellement via WebEx au cours de la semaine du 9 au 13 décembre. C'est l'occasion pour vous d'obtenir tous les détails, d'apprendre ce que l'on attend de vous et de nous poser toutes vos questions avant l'événement !
* Vous n'avez besoin d'assister qu'à '''une''' séance d'information préalable. Veuillez choisir la session qui vous convient le mieux selon l'horaire ci-dessous.
{| class="wikitable"
!Date
!Langue
!Détails pour la vidéoconférence
!Détails pour la téléconférence
|-
|'''9 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 558 387 665

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''10 décembre'''
12 h 00 HNE
|Français
|'''[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m88d216d00ac25229af26a0da77000a83 Cliquez ici pour vous connecter via WebEx]'''
Numéro de la rencontre : 556 379 343

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''11 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m4a471352d5dcccf10f633a31caa71e3c '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 559 289 031

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|}
'''<big>LE JOUR de la non-conference:</big>'''
* Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence, rendez-vous à '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|la salle des bénévoles]]''' pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart de travail.
* Vous recevrez un t-shirt blanc avec le logo OneTeamGov. '''Astuce : portez des vêtements et des chaussures confortables, le code vestimentaire est informel. Notez que les t-shirts sont de style unisexe.'''
* L'horaire complet des bénévoles sera affiché, veuillez informer Colleen et Kayleigh si vous rencontrez des pépins, ou si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations ! Vous pouvez nous envoyer un SMS le jour-meme.

== '''Bref programme de la journée''' ==
* 7:00, La salle des bénévoles est prête à vous accueillir et vous pouvez venir chercher votre t-shirt ! Veuillez arriver tôt pour votre quart de travail !

* '''8:00,''' portes ouvertes et les inscriptions commencent
* '''9:00-9:40,''' Cérémonie de bienvenue
* '''9:40-10:10''', Activité de lancement
* 20 min écart, établissement de l'ordre du jour
* '''10:30-16:30''', séances en petits groupes
* '''16:30-17:00''', Mot de la fin et départ
* '''16:45''' *** Les bénévoles font la queue à 16h45
* '''17:00''' NETTOYEZ! Si vous pouviez rester un peu plus longtemps et nous aider, ce serait génial ! Je vous remercie !
== '''Prendre soin de soi''' ==
* Ce sera une journée importante et occupée, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et de votre propre bien-être. Il n'y a pas de mal à faire une pause pendant un certain temps !
* Il y aura une salle de bénévolat ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) à votre disposition, une salle tranquille est aussi disponible dans la salle de réunion '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Ottawa A]]''' pendant le déjeuner, de 11 h 30 à 13 h 30. Lorsque les participants sont en session, attendez-vous à ce que les principaux domaines soient un peu plus discrets.
* Si vous avez besoin d'aide en tout temps ou si vous devez changer de rôle, n'hésitez pas à laisser un message ou à appeler Colleen (819-360-0852) ou Kayleigh (506-654-3907). Nous sommes là pour prendre soin de vous aussi !

== '''Code de conduite''' ==

L'équipe de '''GouvEnsemble''' Unconference Team s'engage à maintenir un espace sûr et exempt de harcèlement pour tous nos participants. Cela inclut le maintien d'un espace positif et inclusif où chacun est le bienvenu et où les droits de l'homme sont respectés, quels qu'ils soient. Cela signifie le respect de tous les aspects des personnes, y compris l'âge, le sexe, la race, l'origine ethnique, la religion ou l'absence de religion, l'origine nationale, la langue, l'éducation, la taille, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité/expression sexuelle et la créativité, les capacités physiques et mentales, et le statut socioéconomique.

Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement de la part des participants à la conférence.

Veuillez vous référer au [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ '''code de conduite officiel de OneTeamGov.''']

== '''Rôles des bénévoles - Ce que l'on attend de moi''' ==
{| class="wikitable"
|'''Rôle'''
|
|
|-
|'''Installation'''
|- Installation et préparation ''la veille de la non-conférence'' (16 décembre)
- diverses tâches
|'''Horaires : de 13 h 00 à 16 h 00 le 16 décembre a 111 Sussex'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala
|-
|'''Inscription'''

|- Accueillir et inscrire les participants à leur arrivée- Donnez aux participants un cordon/une étiquette avec leur nom, encouragez-les à écrire leur nom/information, etc.

- Indiquez aux participants où se trouvent les toilettes et répondez aux questions qu'ils pourraient avoir.

- Une fois l'inscription terminée, vous passerez à un rôle différent en tant que marcheur/grand marcheur de plancher.

'''Chef d'équipe: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Horaires : de 7 h 30 à 9 h Inscription et de 9 h à 10 h 10 pour aider à l'activité du terrain'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy
|-
|'''Hôtesses, Installation de la salle de réunion en petits groupes'''
|- Interagir avec les participants et les aider à répondre à leurs questions au sujet de l'événement ou du lieu, en distribuant des sacs d'emplettes.
- Diriger les participants vers les chambres et les toilettes (se familiariser avec les plans d'étage)

- Aider à répondre aux questions qui pourraient surgir, courir et aller chercher les choses au besoin.

- IMPORTANT* S'assurer que chaque salle a un animateur et un preneur de notes au début de chaque séance en petits groupes.

- IMPORTANT* Mettez le nom de la session sur la porte ET assurez-vous que le preneur de notes a le bon document ET ramassez la feuille du tableau à feuilles mobiles de la dernière session et assurez-vous qu'elle est étiquetée et rapportez-la dans la salle des bénévoles.

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Horaire de l'accueil du matin : de 8 h à 12 h 30'''
Brittany Hurley, Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Nadine Lacelle

'''Horaire des quarts de travail de l'accueil de l'après-midi : 12 h 30 à 16 h 30'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Martin Haller, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Équipes en petits groupes'''

'''- Facilitateur'''

'''- Preneur de notes'''

|- Ce rôle consiste notamment à travailler en équipe pour convoquer, animer et consigner les discussions des séances en petits groupes (une équipe par salle).
- L'animateur guidera la discussion de 55 minutes, permettant aux participants de discuter et de générer (1) une compréhension commune du sujet, (2) des opportunités et des défis qui s'y rapportent et (3) des actions pratiques pour les aborder.

- Le preneur de notes saisira les points de la discussion, y compris la compréhension du sujet par la salle, les opportunités et les défis, et les actions pratiques. Un ordinateur portable/tablette sera fourni dans chaque chambre. Un document et un dossier Google seront mis en place pour que vous puissiez enregistrer la discussion. Veuillez vous assurer que les notes sont enregistrées dans le dossier Google docs.

- Le preneur de notes conservera également le temps et prendra une photo du groupe participant à la session, veuillez l'envoyer à l'adresse suivante '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- Les salles auront 40 chaises en cercle et une table avec un ordinateur portable pour le preneur de notes

'''- [[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes également disponible]]'''

'''Chef d'équipe:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLIQUEZ ici pour l'horaire de l'animateur et du preneur de notes''']]
|-
|'''Affectations spéciales'''
|- Divers rôles spécialisés durant la journée
- Les adjoints à l'établissement de l'ordre du jour seront informés à l'avance de leurs rôles spécifiques.

- Les bénévoles de la conciergerie Todd aideront à escorter les invités de baladodiffusion jusqu'à l'emplacement de la baladodiffusion

- Tracé graphique

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Todd Concierge horaire :'''
10 h 15 à 12 h 30; Darlene Mulcahey

De 12 h 30 à 16 h 30 ; Nadia Ackah

'''Établissement de l'ordre du jour : Prêt à 10h'''

À DÉTERMINER

'''Tracé graphique'''

Divers lieux toute la journée, Jordana Globerman
|-
|'''Mise en ordre'''

'''(J'appelle n'importe qui !)'''
|- Nous apprécions votre temps et comprenons que vous ne puissiez pas rester, mais nous espérons que le plus grand nombre possible de bénévoles resteront après l'événement pour nous aider à quitter le site en bon état !

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Démontage - 17h jusqu'à la fin !'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawerence Humber

'''Toute autre personne disponible qui peut rester dans les parages est la bienvenue ! Je vous remercie !'''
|}

== '''Plan de l'étage''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== <big>'''Médias sociaux'''</big> ==
Veuillez utiliser ces hashtags d'événements pour mettre en valeur l'événement sur les médias sociaux: '''#NonConferenceOttawa''' '''#GouvEnsemble'''

'''Wi-Fi:''' Network: à déterminer / Mots de pass: à déterminer

== '''<big>Questions et Réponses</big>''' ==
# Les preneurs de notes sont-ils responsables du type de tableau à feuilles mobiles, qu'attend-on de nous dans ce rôle ?
#* L'idée est de capturer les idées collectives de la conversation en petits groupes, nous ne nous attendons pas à ce que les preneurs de notes se chargent de la présentation des documents affichés, des tableaux à feuilles mobiles, etc. (qui sera fait plus tard, tu n'as pas de devoirs)
#* Il y aura des ordinateurs portables fournis dans les salles de session, un modèle a commencé à vous aider, les notes seront sauvegardées dans un dossier google docs
#* IMPORTANT *** Si vous utilisez un tableau à feuilles mobiles, veuillez noter le sujet de votre séance et le numéro de la salle pour la tenue des dossiers.
# Qu'attendez-vous en termes de facilitation ? Il n'y a pas de " façon unique " d'animer la séance, vous n'avez pas besoin d'être un animateur expert.
#* Il y aura des tableaux à feuilles et des notes autocollantes dans la salle si vous voulez les utiliser, BTW s'il vous plaît/veuillez utiliser des marqueurs de tableaux à feuilles mobiles pas des objets pointus (les objets pointus écrivent sur les murs à travers un tableau à feuilles mobiles !!)
#* Vous pouvez utiliser un large éventail de techniques différentes, allant d'une conversation organique sans structure jusqu'à un animateur expérimenté utilisant l'approche 1-2-4-Tous (voir le Guide des séances en petits groupes).
#* En résumé, notre but est de faciliter une compréhension commune, l'exploration des opportunités et l'identification d'actions pratiques (consultez le guide des sessions de pause pour plus de détails).

OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada

2019-11-29T19:05:25Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* If you read nothing else, read this! */

'''''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected (Wi-Fi is provided: PASSWORD). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''8 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:30''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:30-17:00''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''' available to you as well as a quiet room in breakout room '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Ottawa A]]''' during lunch from 11:30am to 1:30pm. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Set-up, ''the day before'''''
| - Set-up the day before the unconference on December 16, at 111 Sussex
- Various tasks as needed
|'''Timing: 1pm to 4pm on December 16 at 111 Sussex'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
Brittany Hurley, Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Nadine Lacelle

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Martin Haller, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury,

Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the appropriate Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- The rooms will have 40 chairs in a circle and a table with a laptop for the note-taker

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location

- Graphic Facilitator
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, Darlene Mulcahey

12:30pm to 16:30pm shift, Nadia Ackah

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

TBD

'''Graphic Recorder'''

Various locations all day, Jordana Globerman
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawrence Humber

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== '''<big>Social Media</big>''' ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: TBD / Password: TBD

== <big>'''Questions & Answers'''</big> ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)

OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada

2019-11-29T17:53:46Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* Brief Schedule of the Day */

'''''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected (Wi-Fi is provided: PASSWORD). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''9 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:30''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:30-17:00''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''' available to you as well as a quiet room in breakout room '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Ottawa A]]''' during lunch from 11:30am to 1:30pm. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Set-up, ''the day before'''''
| - Set-up the day before the unconference on December 16, at 111 Sussex
- Various tasks as needed
|'''Timing: 1pm to 4pm on December 16 at 111 Sussex'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
Brittany Hurley, Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Nadine Lacelle

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Martin Haller, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury,

Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the appropriate Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- The rooms will have 40 chairs in a circle and a table with a laptop for the note-taker

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location

- Graphic Facilitator
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, Darlene Mulcahey

12:30pm to 16:30pm shift, Nadia Ackah

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

TBD

'''Graphic Recorder'''

Various locations all day, Jordana Globerman
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawrence Humber

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== '''<big>Social Media</big>''' ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: TBD / Password: TBD

== <big>'''Questions & Answers'''</big> ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)

GouvEnsembleCanadaGuideFrançais

2019-11-29T17:47:11Z

Kayleigh.chaston-vickers:

'''''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|<big>I would like to read this guide in English</big>]]'''''

<big>'''''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Je veux consulter le guide pour les séances en petits groupes]]'''''</big>

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa</big>''' ==
Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de l'équipe GouvEnsemble Ottawa pour la non-conférence de 2019 ! Merci de partager votre temps précieux pour nous aider à faire de cet événement une réalité - nous ne pouvons littéralement pas le faire sans vous ! Nous savons que nos formidables bénévoles font la journée, alors MERCI de lever la main. Votre énergie, votre enthousiasme et vos efforts contribuent à offrir une expérience agréable et à faire en sorte que chacun passe une journée mémorable. Par-dessus tout, nous espérons aussi que votre expérience de bénévolat sera amusante et enrichissante.

Dans ce wiki, vous trouverez beaucoup d'informations pour vous préparer pour votre journée.

La non-conférence d'une journée de GouvEnsemble Canada aura lieu le 17 décembre 2019 [https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 '''à l'édifice John G. Diefenbaker'''], 111, promenade Sussex, à Ottawa, Ontario. Nous attendons des centaines de personnes de partout au Canada.

(Vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Regardez [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''cette courte vidéo'''] et [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] pour en savoir plus !)

== '''Je veux en savoir plus à propos de GouvEnsemble''' ==
OneTeamGov est une communauté de gens passionnés par l'amélioration des services publics afin de faciliter la vie des gens.

L'objectif de la communauté est d'améliorer le service public et les méthodes de travail dans le secteur public en éliminant les divisions entre les personnes. Il est ouvert à toute personne, quel que soit son poste ou son secteur d'activité, qui souhaite améliorer les services publics ou les méthodes de travail du secteur public par des actions concrètes.

Partager et apprendre avec les autres est un impératif moral, parce que chacun mérite d'avoir des services publics efficaces et accessibles. C'est pourquoi GouvEnsemble Canada, le chapitre canadien de OneTeamGov, organise un événement à Ottawa. C'est l'occasion de favoriser et de faciliter l'apprentissage et le partage à l'échelle du pays.

Comme nos autres événements, celui-ce sera axé sur les résultats. Nous voulons que les gens retirent des idées pratiques pour améliorer les services publics dans leur travail. Plutôt qu'un programme de réunions ou de conférences, cet événement sera une non-conférence - une série de sessions définies par les participants le jour même. L'objectif sera de partager vos expériences, votre pratique, votre inspiration, votre compréhension, d'apprendre des autres et de construire votre propre appel à l'action.

Tout ce que vous devez connaitre en tant que bénévole se trouve ci-dessous !

== '''Si vous ne consultez rien d'autre, lisez ceci !''' ==
'''1 -''' La mise en place pour la non-conférence se fera le 16 décembre entre 13 h 00 et 16 h 00 sur les lieux de l'événement, soit au 111, promenade Sussex. Certains d'entre vous se sont inscrits pour aider à cette préparation ! Merci !!!

'''2 -''' A votre arrivée sur les lieux le 17 décembre, rendez-vous à la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles, et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart.

'''3 -''' L'inscription des participants débutera à 8 h 00 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' Il y aura du café et des collations dans la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) le matin. Il y aura aussi des collations légères disponibles toute la journée pour vous aider à garder votre énergie !

'''5 -''' Apportez un appareil mobile pour rester connecté (le mot de passe Wi-Fi sera fourni), les organisateurs de la conférence auront aussi des talkies-walkies et se déplaceront à travers le 111 Sussex.

'''6 -''' Consultez les '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#R.C3.B4les_des_b.C3.A9n.C3.A9voles_-_Ce_que_l.27on_attend_de_moi|descriptions des rôles des bénévoles]]''' et '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Bref_programme_de_la_journ.C3.A9e|le bref programme de la journée]]''' avant de commencer ! Si vous êtes animateur et/ou prenez des notes, veuillez aussi consulter le '''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes]].'''

'''7 -''' A la fin de la journée, lorsque les participants quittent le lieu, nous voulons faire un " couloir de bénévoles " pour remercier tout le monde à leur départ. Nous ferons la queue à 16 h 45 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''9 -''' N'hésitez pas à communiquer avec Colleen Tiernan (819-360-0852) ou Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) pour toute question, problème ou préoccupation. Nous sommes ici pour vous aider !

= '''Non-conference Ottawa 2019 - Détails pour les bénévoles''' =

== '''Séances d'information à l'intention des bénévoles''' ==
'''<big>AVANT la non-conférence:</big>'''
* Des séances d'information pour les bénévoles auront lieu virtuellement via WebEx au cours de la semaine du 9 au 13 décembre. C'est l'occasion pour vous d'obtenir tous les détails, d'apprendre ce que l'on attend de vous et de nous poser toutes vos questions avant l'événement !
* Vous n'avez besoin d'assister qu'à '''une''' séance d'information préalable. Veuillez choisir la session qui vous convient le mieux selon l'horaire ci-dessous.
{| class="wikitable"
!Date
!Langue
!Détails pour la vidéoconférence
!Détails pour la téléconférence
|-
|'''9 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 558 387 665

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''10 décembre'''
12 h 00 HNE
|Français
|'''[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m88d216d00ac25229af26a0da77000a83 Cliquez ici pour vous connecter via WebEx]'''
Numéro de la rencontre : 556 379 343

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''11 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m4a471352d5dcccf10f633a31caa71e3c '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 559 289 031

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|}
'''<big>LE JOUR de la non-conference:</big>'''
* Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence, rendez-vous à '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|la salle des bénévoles]]''' pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart de travail.
* Vous recevrez un t-shirt blanc avec le logo OneTeamGov. '''Astuce : portez des vêtements et des chaussures confortables, le code vestimentaire est informel. Notez que les t-shirts sont de style unisexe.'''
* L'horaire complet des bénévoles sera affiché, veuillez informer Colleen et Kayleigh si vous rencontrez des pépins, ou si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations ! Vous pouvez nous envoyer un SMS le jour-meme.

== '''Bref programme de la journée''' ==
* 7:00, La salle des bénévoles est prête à vous accueillir et vous pouvez venir chercher votre t-shirt ! Veuillez arriver tôt pour votre quart de travail !

* '''8:00,''' portes ouvertes et les inscriptions commencent
* '''9:00-9:40,''' Cérémonie de bienvenue
* '''9:40-10:10''', Activité de lancement
* 20 min écart, établissement de l'ordre du jour
* '''10:30-16:30''', séances en petits groupes
* '''16:30-17:00''', Mot de la fin et départ
* '''16:45''' *** Les bénévoles font la queue à 16h45
* '''17:00''' NETTOYEZ! Si vous pouviez rester un peu plus longtemps et nous aider, ce serait génial ! Je vous remercie !
== '''Prendre soin de soi''' ==
* Ce sera une journée importante et occupée, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et de votre propre bien-être. Il n'y a pas de mal à faire une pause pendant un certain temps !
* Il y aura une salle de bénévolat ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) à votre disposition, une salle tranquille est aussi disponible dans la salle de réunion '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Ottawa A]]''' pendant le déjeuner, de 11 h 30 à 13 h 30. Lorsque les participants sont en session, attendez-vous à ce que les principaux domaines soient un peu plus discrets.
* Si vous avez besoin d'aide en tout temps ou si vous devez changer de rôle, n'hésitez pas à laisser un message ou à appeler Colleen (819-360-0852) ou Kayleigh (506-654-3907). Nous sommes là pour prendre soin de vous aussi !

== '''Code de conduite''' ==

L'équipe de '''GouvEnsemble''' Unconference Team s'engage à maintenir un espace sûr et exempt de harcèlement pour tous nos participants. Cela inclut le maintien d'un espace positif et inclusif où chacun est le bienvenu et où les droits de l'homme sont respectés, quels qu'ils soient. Cela signifie le respect de tous les aspects des personnes, y compris l'âge, le sexe, la race, l'origine ethnique, la religion ou l'absence de religion, l'origine nationale, la langue, l'éducation, la taille, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité/expression sexuelle et la créativité, les capacités physiques et mentales, et le statut socioéconomique.

Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement de la part des participants à la conférence.

Veuillez vous référer au [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ '''code de conduite officiel de OneTeamGov.''']

== '''Rôles des bénévoles - Ce que l'on attend de moi''' ==
{| class="wikitable"
|'''Rôle'''
|
|
|-
|'''Installation'''
|- Installation et préparation ''la veille de la non-conférence'' (16 décembre)
- diverses tâches
|'''Horaires : de 13 h 00 à 16 h 00 le 16 décembre a 111 Sussex'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala
|-
|'''Inscription'''

|- Accueillir et inscrire les participants à leur arrivée- Donnez aux participants un cordon/une étiquette avec leur nom, encouragez-les à écrire leur nom/information, etc.

- Indiquez aux participants où se trouvent les toilettes et répondez aux questions qu'ils pourraient avoir.

- Une fois l'inscription terminée, vous passerez à un rôle différent en tant que marcheur/grand marcheur de plancher.

'''Chef d'équipe: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Horaires : de 7 h 30 à 9 h Inscription et de 9 h à 10 h 10 pour aider à l'activité du terrain'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy
|-
|'''Hôtesses, Installation de la salle de réunion en petits groupes'''
|- Interagir avec les participants et les aider à répondre à leurs questions au sujet de l'événement ou du lieu, en distribuant des sacs d'emplettes.
- Diriger les participants vers les chambres et les toilettes (se familiariser avec les plans d'étage)

- Aider à répondre aux questions qui pourraient surgir, courir et aller chercher les choses au besoin.

- IMPORTANT* S'assurer que chaque salle a un animateur et un preneur de notes au début de chaque séance en petits groupes.

- IMPORTANT* Mettez le nom de la session sur la porte ET assurez-vous que le preneur de notes a le bon document ET ramassez la feuille du tableau à feuilles mobiles de la dernière session et assurez-vous qu'elle est étiquetée et rapportez-la dans la salle des bénévoles.

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Horaire de l'accueil du matin : de 8 h à 12 h 30'''
Brittany Hurley, Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Nadine Lacelle

'''Horaire des quarts de travail de l'accueil de l'après-midi : 12 h 30 à 16 h 30'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Martin Haller, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Équipes en petits groupes'''

'''- Facilitateur'''

'''- Preneur de notes'''

|- Ce rôle consiste notamment à travailler en équipe pour convoquer, animer et consigner les discussions des séances en petits groupes (une équipe par salle).
- L'animateur guidera la discussion de 55 minutes, permettant aux participants de discuter et de générer (1) une compréhension commune du sujet, (2) des opportunités et des défis qui s'y rapportent et (3) des actions pratiques pour les aborder.

- Le preneur de notes saisira les points de la discussion, y compris la compréhension du sujet par la salle, les opportunités et les défis, et les actions pratiques. Un ordinateur portable/tablette sera fourni dans chaque chambre. Un document et un dossier Google seront mis en place pour que vous puissiez enregistrer la discussion. Veuillez vous assurer que les notes sont enregistrées dans le dossier Google docs.

- Le preneur de notes conservera également le temps et prendra une photo du groupe participant à la session, veuillez l'envoyer à l'adresse suivante '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- Les salles auront 40 chaises en cercle et une table avec un ordinateur portable pour le preneur de notes

'''- [[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes également disponible]]'''

'''Chef d'équipe:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLIQUEZ ici pour l'horaire de l'animateur et du preneur de notes''']]
|-
|'''Affectations spéciales'''
|- Divers rôles spécialisés durant la journée
- Les adjoints à l'établissement de l'ordre du jour seront informés à l'avance de leurs rôles spécifiques.

- Les bénévoles de la conciergerie Todd aideront à escorter les invités de baladodiffusion jusqu'à l'emplacement de la baladodiffusion

- Tracé graphique

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Todd Concierge horaire :'''
10 h 15 à 12 h 30; Darlene Mulcahey

De 12 h 30 à 16 h 30 ; Nadia Ackah

'''Établissement de l'ordre du jour : Prêt à 10h'''

À DÉTERMINER

'''Tracé graphique'''

Divers lieux toute la journée, Jordana Globerman
|-
|'''Mise en ordre'''

'''(J'appelle n'importe qui !)'''
|- Nous apprécions votre temps et comprenons que vous ne puissiez pas rester, mais nous espérons que le plus grand nombre possible de bénévoles resteront après l'événement pour nous aider à quitter le site en bon état !

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Démontage - 17h jusqu'à la fin !'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawerence Humber

'''Toute autre personne disponible qui peut rester dans les parages est la bienvenue ! Je vous remercie !'''
|}

== '''Plan de l'étage''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== <big>'''Médias sociaux'''</big> ==
Veuillez utiliser ces hashtags d'événements pour mettre en valeur l'événement sur les médias sociaux: '''#NonConferenceOttawa''' '''#GouvEnsemble'''

'''Wi-Fi:''' Network: à déterminer / Mots de pass: à déterminer

== '''<big>Questions et Réponses</big>''' ==
# Les preneurs de notes sont-ils responsables du type de tableau à feuilles mobiles, qu'attend-on de nous dans ce rôle ?
#* L'idée est de capturer les idées collectives de la conversation en petits groupes, nous ne nous attendons pas à ce que les preneurs de notes se chargent de la présentation des documents affichés, des tableaux à feuilles mobiles, etc. (qui sera fait plus tard, tu n'as pas de devoirs)
#* Il y aura des ordinateurs portables fournis dans les salles de session, un modèle a commencé à vous aider, les notes seront sauvegardées dans un dossier google docs
#* IMPORTANT *** Si vous utilisez un tableau à feuilles mobiles, veuillez noter le sujet de votre séance et le numéro de la salle pour la tenue des dossiers.
# Qu'attendez-vous en termes de facilitation ? Il n'y a pas de " façon unique " d'animer la séance, vous n'avez pas besoin d'être un animateur expert.
#* Il y aura des tableaux à feuilles et des notes autocollantes dans la salle si vous voulez les utiliser, BTW s'il vous plaît/veuillez utiliser des marqueurs de tableaux à feuilles mobiles pas des objets pointus (les objets pointus écrivent sur les murs à travers un tableau à feuilles mobiles !!)
#* Vous pouvez utiliser un large éventail de techniques différentes, allant d'une conversation organique sans structure jusqu'à un animateur expérimenté utilisant l'approche 1-2-4-Tous (voir le Guide des séances en petits groupes).
#* En résumé, notre but est de faciliter une compréhension commune, l'exploration des opportunités et l'identification d'actions pratiques (consultez le guide des sessions de pause pour plus de détails).

OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada

2019-11-29T17:45:33Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* Brief Schedule of the Day */

'''''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected (Wi-Fi is provided: PASSWORD). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''9 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:00''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:30-17:00''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''' available to you as well as a quiet room in breakout room '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Ottawa A]]''' during lunch from 11:30am to 1:30pm. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Set-up, ''the day before'''''
| - Set-up the day before the unconference on December 16, at 111 Sussex
- Various tasks as needed
|'''Timing: 1pm to 4pm on December 16 at 111 Sussex'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
Brittany Hurley, Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Nadine Lacelle

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Martin Haller, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury,

Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the appropriate Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- The rooms will have 40 chairs in a circle and a table with a laptop for the note-taker

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location

- Graphic Facilitator
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, Darlene Mulcahey

12:30pm to 16:30pm shift, Nadia Ackah

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

TBD

'''Graphic Recorder'''

Various locations all day, Jordana Globerman
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawrence Humber

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== '''<big>Social Media</big>''' ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: TBD / Password: TBD

== <big>'''Questions & Answers'''</big> ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)

OneTeamGov Canada- Unconference Breakout Session Guide

2019-11-25T18:53:21Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* Methods & Tips for Facilitators */

'''''<big>[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|J'aimerais lire ce guide en français]]</big>'''''

[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|'''''<big>Take me back to the volunteer guide</big>'''''!]]

''* All photos on this page courtesy of Mars Romer Photography''[[File:ROM7094.jpg|left|550x550px|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7094.jpg|frameless]]
= '''Breakout Session Objectives''' =
'''<big>We are aiming to facilitate:</big>'''
*'''Shared understanding(s)''' of the topic to be discussed (aim for ''coherence'', not ''consensus'');
* '''Exploration of implications''' '''and opportunities''' from different perspectives – e.g. experiences, opportunities, barriers, etc; (what’s the current state? What could be?)
* '''Identification of practical actions''' that might make things better - e.g. ideas, next steps on how to make it happen. What can ''each'' of us do? What might we do ''together''? How to bring it back to the contexts we’re working in?
* '''Have fun!''' First and foremost, we’re trying to enable connections, great discussions and provide everyone the chance to share their perspectives and ideas.

<big>'''Our assumptions:'''</big>
* There are a variety of ways to facilitate discussions, e.g. across a spectrum of very structured to unstructured, enabling divergent and convergent thinking, etc. This guide is meant to do just that. It’s not meant to be prescriptive.
* We want to consider and facilitate for a variety of participant preferences and styles, to the extent possible, e.g. extroverts and introverts.
* Less is more. There’s only so much we can do in a 45-55 minute breakout session. Our efforts will enable connections, creativity, knowledge sharing, and can inform practical action.
* We want to capture and share the learning. Share session notes following the event.

= '''Methods & Tips for Facilitators''' =
[[File:ROM7260.jpg|left|frameless|409.969x409.969px]]
'''<big>Rememberː</big>'''
* It’s a 55 minute session. The time will go by quickly.
* You have an assigned topic for your breakout session, which is the idea someone proposed during the crowdsourcing exercise earlier in the day. ''- Mandatory''
* There will be a notetaker to capture the discussion, ''particularly those that happen as a collective in plenary'', and to keep time. ''- Mandatory''
* Each participant will have a sharpie (extras will be in the room) ''- Optional to use''
* There will be stickies (aka post-it notes) on each seat and in the room ''- Optional to use''
* There will be flipchart paper in the room ''- Optional to use''

<big>'''There are two sections belowː'''</big>
* '''[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide?venotify=created#First_time_facilitating.3F_Or_maybe_its_been_a_while.3F First time facilitating? Or maybe it’s been a while?ː]''' This section includes three options for facilitating a breakout session.
* '''[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide?venotify=created#More_experienced_at_facilitating.3F_Or_feeling_adventurous.3F More experienced at facilitating or feeling adventurous?ː]''' Apply your skills at the breakout sessions, keeping in mind the objectives above.

''*The following methods have been taken and/or adapted from [http://www.liberatingstructures.com/ Liberating Structures,] where you can find [http://www.liberatingstructures.com/ls/ lots of other methods], and [http://agilecoffee.com/ Agile Coffee.]''

= '''First time facilitating? Or maybe its been a while?''' =

== '''Introduce the session''' ==
[[File:ROM7191.jpg|right|frameless]]'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
* Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
* Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
* Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
* Invite feedback to ensure people are ok with the approach."

'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
* Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
* If not, that’s ok, move to the next step.
'''3) Choose one of the options below'''

== '''Option 1 -''' '''What? So What? Now What?''' ==
* If it’s a manageable number (e.g. 15-20 people), you could facilitate the entire discussion in plenary. Ask the entire group:
** “What does this idea mean to you?” ''[10 minutes]''
** “So what does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
** “Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” ''[15 minutes]''
* For those who may be introverted, open up some wall space, where they can share ideas either throughout or at the end.

== '''Option 2 - 1-2-4-All''' ==
'''One..'''
* Ask participants to '''each reflect on the idea in silence''': Ask: “What does this idea mean to you?” and “What are some opportunities and challenges related to it?” Ask them to use the stickies or their own notepad to put their thoughts down, so they can share them with a partner in the next step. ''[5 mins]''
'''Two...'''
* Then, ask participants to '''pair up''' in twos and share and discuss what they wrote. Ask them to listen for and identify common things or differences. ''[5 mins]''
* Ask for volunteers to share what the idea means to them with the entire room. ''[5 mins]''
'''Four...'''
* Now, ask the participants to '''form a group of four''' and build off the understanding generated to now focus on ways to move forward. Ask participants to take note of ''opportunities'' or ''challenges'' that would need to be addressed as well as ''practical actions'' that could be taken to advance the idea. Ask them to record their '''top 3 opportunities, challenges, and actions''' to advance the idea. ''[10 mins]''
* Ask each group of four to share their top 3 opportunities, challenges and practical actions with the entire room. ''[2 mins/per group; or a total for 10 mins]''
'''All...'''
* Open the floor for reflection and comments. ''[5 mins]''
* Ask: if there’s one practical action that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in (or post it on the wall) before leaving the room. ''[5 mins]''

== '''Option 3 - The Fishbowl''' ==
* Place 6 chairs in a circle in the middle of the room. You, the facilitator, will sit in one of the chairs the entire time.
* Explain that this will be done in a Fishbowl format. 5 people will sit in the circle with the facilitator to start things off.
* The facilitator will begin the discussion and guide it along with prompting questions, for example:
** “What does this idea mean to you?” ''[15 minutes]''
** “So what? Why does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
** “Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” Collectively? As individuals? ''[15 minutes]''
* At any time, if you want to join the discussion, any person in the room can stand up and tap a person on the shoulder to take their seat.
* The person whose shoulder is tapped takes a seat in the audience watching the fishbowl. They can enter back into the circle at any time

= '''More experienced at facilitating? Or feeling adventurous?''' =

== '''Introduce the session''' ==
'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
* Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
* Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
* Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
* Invite feedback to ensure people are ok with the approach."
'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
* Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
* If not, that’s ok, move to the next step.
'''3)''' '''Choose your methodː''' Feel free to check out the methods suggested in section 1, particularly if you’re short on time, or see below for methods that might inform your facilitation approach. We’re open to experienced facilitators using other methods; however, please do remember the objectives for all sessions shared above.

== '''Option 1''' - '''1-2-4-All''' ==
'''1. Structuring Invitation'''
* The proposed idea on the card is the discussion theme.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Unlimited number of groups
* Space for participants to work face-to-face in pairs and foursomes
* Chairs and tables optional
* Paper for participants to record observations and insights
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everyone in the group is included (often not the facilitator)
* Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
* Start alone, then in pairs, then foursomes, and finally as a whole group around the table.
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* Silent '''self-reflection''' by individuals on the idea, e.g.: What does this idea mean to you? '''3 min'''.
* Share your understanding of the idea '''in pairs''', building on ideas from self-reflection. What are some of the opportunities and challenges in realizing it? '''5 min'''.
* '''In foursomes''', build off the understanding you discussed in your pairs and generate ideas for actions and next steps towards exploiting opportunities or addressing challenges. '''10 min'''.
* '''As an entire groupː'''
** Ask, “What is one idea that stood out in your conversation?” Each group shares one important idea with all (repeat cycle as needed). '''5 min'''.
** Open the floor for reflection and comments. '''15 min'''
** Ask: if there’s one thing that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in before leaving the room. '''10 min'''

== '''Option 2 - Conversation Café''' ==
'''1. Structuring Invitation'''
* Invite all the participants to gather in small groups to listen to one another's thoughts and reflect together on the proposed idea on the card.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
* Space for participants to work face-to-face in groups
* Chairs and tables optional
* Flipcharts or smart sheets for participants to record observations and insights
* 6 talking objects
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everyone is included
* Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
* Mixed, diverse groups of 5–7 participants
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* State the theme of the conversation, usually in the form of a question
* Build a common understanding of what this means. No one can talk more than 1 min. (5 min.)
* Explain there will be five rounds of conversation at every table, two first rounds using a talking object, the third one as open conversation, a fourth round with the talking object, and a fifth to share takeaways as a group. Give the duration of each round.
* Distribute the talking objects
* First round with the talking object: each person shares what he or she is thinking, feeling, or doing about the idea. 1 min. per person '''[6 mins total''']
* Second round with the talking object: each person shares thoughts and feelings after having listened to everybody at the table. 1 min. per person '''[6 mins total''']
* '''Ask someone in each group to be a note taker'''
* Third round: open conversation on opportunities and challenges (option to use talking object). 10 min.
* Fourth round with the talking object: each member shares “takeaways.” Write them down 10 min.
* Fifth and final round: Each team shares its takeaways – take notes.
* [If time] move to open discussion. Facilitators prompt participants.

== '''Option 3 - What, So What, Now What? W³''' ==
'''1. Structuring Invitation'''
* Introduce the discussion topic and and explain that we’ll go through an exercise to answer
** “WHAT? Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Then, after all the salient observations have been collected, we’ll ask,
** “SO WHAT? Why is this idea important for the public service, government and/or other stakeholders and users? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed? Then, after the sense making is over, we’ll ask,
** “NOW WHAT? What actions make sense?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
* Chairs for people to sit in small groups of 5-7; small tables are optional
* Paper to make lists
* Flip chart or smart sheets may be needed with a large group to collect answers
* Talking object * (optional)
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everyone is included
* Everyone has an equal opportunity to contribute at each table
* Small groups are more likely to give voice to everyone if one person facilitates and keeps everybody working on one question at a time
'''4. How Groups Are Configured'''
* Individuals
* Groups of 5-7
* Whole group
* Groups can be established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* If needed, describe the sequence of steps. If the group is 10–12 people or smaller, conduct the debrief with the whole group. Otherwise, break the group into small groups.
* [If needed, get a common understanding of the topic. Ask if person who wrote the idea is in the room.]
* First stage: '''WHAT?''' Individuals work 2 min. alone on '''WHAT?''' Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
* Second stage: '''SO WHAT?''' People work 2 min alone on “Why is this idea important for the public service or government? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed?” then 8 mins in small group. '''10 mins total'''. Write concise insights on stickies.
* Third stage: '''NOW WHAT?''' Participants work 1 min. alone on “Now what? What actions make sense?” Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
* Actions are shared with the whole group – each group provides a 3-min debrief , discussed, and collected. Additional insights are invited. '''15 min total'''.

== '''Option 4 - TRIZ''' ==
'''1. Structuring Invitation'''

In this three-step process, participants will work individually and in groups to answer the following questions related to the idea
*[[File:ROM7422.jpg|left|frameless]]1. “Make a list – one item per stickie - of all you can do to make sure that you achieve the worst result imaginable with respect to this idea.”
* 2. “Go down this list item by item and ask yourselves, ‘Is there anything that government is currently doing that in any way, shape, or form resembles this item?’ Be brutally honest to make a second list – one item per stickie - of all your counterproductive activities/programs/procedures.”
* 3. “Go through the items on your second list and decide what first steps will help you stop what you know creates undesirable results towards the realization of the idea?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Unlimited number of small groups of 4 to 7 chairs, with or without small tables
* Paper or smart sheets for participants to record
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everybody involved in the work is included
* Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
* Groups with 4 to 7 participants
* Established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* Introduce the idea that the group will be discussing.
* Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. '''5 mins'''
* Ok, now facilitate an entire group discussion on what the worst possible result imaginable with respect to the idea. '''5 mins'''
* '''Now, in teams...'''
* Each group make '''a first list''' of all it can do to make sure that it achieves this most unwanted result. '''10 min''':
** First self-reflection, then as a team. Write your list of things that will achieve the unwanted result.
** Each group makes '''a second list''' of all that government is currently doing that resembles items on their first list. '''10 min'''.
** First self-reflection, then as a team. Write your list of things that government is currently doing that resembles items on their first list.

* Each group then determines for each item on its '''second list''' what first steps will help it stop this unwanted result, activity, behaviour or practice. '''10 min'''.
* One person from each group then reports on the first steps that they would take to stop the unwanted result, activity, behaviour or practice.

== '''Option 5 - Min Specs''' ==
'''1. Structuring Invitation'''
* In the context of the discussion idea, invite the participants to first generate the entire list of all the do’s and don’ts that they should pay attention to in order to achieve a successful outcome. This is the list of maximum specifications (Max Specs).
* After the list of Max Specs has been developed, ask the participants to reduce it to the absolute minimum needed to achieve their purpose. Invite them to sift through the list one item at a time and eliminate every rule that gets a positive answer to the question, “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Groups of 4 to 6 around the table
* Paper or smart sheets to record Max and Min Specs
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everyone involved can participate
* Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
* Start individually then small groups of 4 to 7
* Whole group for sharing
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. Form a purpose statement related to the idea (it might already be phrased as one) '''5 mins'''
* Form groups of 4-6
* Self-reflection: Each of you individually generate the list of all must-do and must-not-do activities to realize the idea (Max Specs) '''3 mins'''
* Then share, consolidate and expand in your groups. Make list as complete as possible in a short time. '''6 min'''.
* Each group tests each spec on its Max Spec list against the purpose statement. If the spec can be violated and the purpose still achieved, the spec is dropped from the list. “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?” '''10 min'''.
* Do a second round ''if needed''. '''5-10 mins'''.
* Each group shares their refined list. Compare across small groups and consolidate to the shortest list as a whole group. '''15 min'''.

== '''Option 6 - Tools for a [http://agilecoffee.com/leancoffee/ Lean Coffee]''' ==
'''Here’s what you need:'''
* a pad or two of sticky notes (3″x3″ is fine)
* something to write with (markers work well because they’re visible from farther away)
* a timing device (eg. a smart phone)
* table & chairs
* people
* optional: a camera (to take pictures of actions & idea maps)
'''How it Works'''

The steps are simple, straightforward and can be modified depending upon the situation. Here’s the simple version:

1. Setup a Personal Kanban - e.g. To Do, Doing, Done

2. Identify what you want to talk about

3. Vote & discuss

That’s it.

'''For those who want more of detail, here is comprehensive list of steps:'''

1. Select a theme - see breakout session topic

2. (optional) Everyone writes their name on a card and keeps it in front of them.

3. Write topics onto notecards/stickies (one topic per card). No limit to the number of topics. ('''Pro-tip''': ''keep the words per card to a minimum for readability''.)

4. Set up a personal kanban board with three columns: To Do, Doing, Done. ('''Pro-tip''': ''add a fourth column (“Actions”) to collect action items as they come up''.)

5. Spend a few minutes introducing each topic, sharing a sentence or two describing the idea on each card.

6. Vote. Each participant gets three dot votes (or more – you choose). You may cast all your votes on one topic or spread them across multiple cards.

7. Rank the more popular topics higher in the backlog (the “To Do” column).

8. Now that you have an agenda, move the top item into the middle (“Doing”) column.

9. Set the timer (eg. smartphone) for five minutes — or whatever length the group determines is reasonable. This is the ''initial'' timebox for discussion.

10. When the time limit is reached, hold a simple roman vote (thumbs up, sideways or thumbs down) to see if there’s interest in continuing the discussion. If so, set the timer for a shorter duration (eg. three minutes) and continue discussing. You can repeat this step as many times as necessary until the group loses interest in the topic.

11. When the topic runs out of gas, move its card to the right (“Done”) column. Bring the next highest card over from “To Do” into “Doing” and repeat the process.

12. (optional) At the end of the session, elicit key takeaways and/or action items from the group. This is usually important if you’re using the meeting to drive decisions or create work. Taking a photo of the board or any artifacts (mind maps, etc.) is also handy.

GouvEnsembleCanadaGuideFrançais

2019-11-25T18:51:34Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* Rôles des bénévoles - Ce que l'on attend de moi */

'''''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|<big>I would like to read this guide in English</big>]]'''''

<big>'''''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Ramène-moi au guide des séances en petits groupes]]'''''</big>

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>GouvEnsemble Canada: Ottawa nonconference guide bénévole</big>''' ==
Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de l'équipe GouvEnsemble Ottawa nonconference 2019 ! Merci de partager votre temps précieux pour nous aider à faire de cet événement une réalité - nous ne pouvons littéralement pas le faire sans vous ! Nous savons que nos formidables bénévoles font la journée, alors MERCI de lever la main ! Votre énergie, votre enthousiasme et vos efforts contribuent à offrir une expérience agréable et à faire en sorte que chacun passe une journée mémorable. Par-dessus tout, nous espérons aussi que votre expérience de bénévolat sera amusante et enrichissante.

Dans ce wiki, vous trouverez beaucoup d'informations que vous voudrez connaître avant votre arrivée.

La conférence d'une journée de GouvEnsemble aura lieu le 17 décembre 2019 [https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 '''à l'édifice John G. Diefenbaker'''], 111, promenade Sussex, à Ottawa, Ontario. Nous attendons des centaines de personnes de partout au Canada et peut-être même à l'étranger et nous attendons avec impatience une journée fantastique !

(Vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Regardez [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''cette courte vidéo'''] et [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] pour en savoir plus !)

== '''Dites-m'en plus sur GouvEnsemble''' ==
OneTeamGov est une communauté de gens passionnés par l'amélioration des services publics afin de faciliter la vie des gens.

L'objectif de la communauté est d'améliorer le service public et les méthodes de travail dans le secteur public en éliminant les divisions entre les personnes. Il est ouvert à toute personne, quel que soit son poste ou son secteur d'activité, qui souhaite améliorer les services publics ou les méthodes de travail du secteur public par des actions concrètes.

Partager et apprendre avec les autres est un impératif moral, parce que chacun mérite d'avoir des services publics efficaces et accessibles. C'est pourquoi GouvEnsemble Canada, le chapitre canadien de OneTeamGov, organise un événement à Ottawa. C'est l'occasion de favoriser et de faciliter l'apprentissage et le partage à l'échelle du pays.

Comme nos autres événements, celui-ce sera axé sur les résultats. Nous voulons que les gens retirent des idées pratiques pour améliorer les services publics dans leur travail. Plutôt qu'un programme de réunions ou de conférences, cet événement sera une non-conférence - une série de sessions définies par les participants le jour même. L'objectif sera de partager vos expériences, votre pratique, votre inspiration, votre compréhension, d'apprendre des autres et de construire votre propre appel à l'action.

Voir ci-dessous tout ce que tu doit savoir!

== '''Si tu ne lit rien d'autre, lisez ceci !''' ==
'''1 -''' La préparation et l'installation de la non conférence aura lieu le 16 décembre, du 1-4pm au l'emplacement de la non conférence (111, promenade Sussex), certains d'entre vous se sont inscrits pour aider à la préparation ! Merci !!!

'''2 -''' Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence 17 décembre, rendez-vous à la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles, obtenir votre t-shirt, veuillez arriver bien avant votre quart.

'''3 -''' L'inscription à la non-conférence débutera à 8h00 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]]!'''

'''4 -''' Il y aura du café et des collations dans la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) le matin. Il y aura aussi des collations légères disponibles toute la journée pour vous aider à garder votre énergie en forme !

'''5 -''' Apportez un appareil pour rester connecté (mot de passe Wi-Fi fourni), les organisateurs de la conférence auront aussi des talkies-walkies et seront en itinérance

'''6 -''' Les '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#R.C3.B4les_des_b.C3.A9n.C3.A9voles_-_Ce_que_l.27on_attend_de_moi|descriptions des rôles des bénévoles]]''' et '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Bref_programme_de_la_journ.C3.A9e|l'horaire général]]''' sont ci-dessous - vérifiez-les avant de commencer ! Si vous êtes animateur et prenez des notes, veuillez consulter le '''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes]].'''

'''7 -''' A '''nglais)'''la fin de la journée, lorsque les participants quittent le lieu, nous voulons faire un " couloir de bénévoles et de cinq personnes " pour remercier tout le monde à leur départ. Nous ferons la queue à 16:45 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]]!'''

'''9 -''' N'hésitez pas à communiquer avec Colleen Tiernan (819-360-0852) ou Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) pour toute question, problème ou préoccupation ! Nous sommes là pour vous aider !

= '''Nonconference Ottawa 2019 - Détails pour les bénévoles''' =

== '''Séances d'information à l'intention des bénévoles''' ==
'''<big>AVANT le nonconference:</big>'''
* Des séances d'information pour les bénévoles auront lieu virtuellement via WebEx au cours de la semaine du 9 au 13 décembre. C'est l'occasion pour vous d'obtenir tous les détails, d'apprendre ce que l'on attend de vous et de nous poser toutes vos questions avant l'événement !
* Vous n'avez besoin que d'assister à l'une des séances d'information préalables ci-dessous. Veuillez choisir la session qui vous convient le mieux.
{| class="wikitable"
!Date
!Langue
!Rejoindre par vidéo
!Rejoindre par téléphone
|-
|'''9 décembre'''
12:00pm ET
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e '''Cliquez ici pour rejoindre la réunion''']
Réunion #: 558 387 665

Mot de passe: Unconference2019
|Composer 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''10 décembre'''
12:00pm ET
|Français
|'''[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m88d216d00ac25229af26a0da77000a83 Cliquez ici pour rejoindre la réunion]'''
Réunion #: 556 379 343

Mot de passe: Unconference2019
|Composer 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''11 décembre'''
12:00pm ET
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m4a471352d5dcccf10f633a31caa71e3c '''Cliquez ici pour rejoindre la réunion''']
Réunion #: 559 289 031

Mot de passe: Unconference2019
|Composer 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|}
'''<big>LE JOUR de nonconference:</big>'''
* Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence, rendez-vous à '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|la salle des bénévoles]]''' pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart de travail
* Vous recevrez un t-shirt blanc avec le logo OneTeamGov. Informelle, c'est bien. Habillez-vous pour le temps qu'il fait. Top conseil : des vêtements confortables, des chaussures confortables, et notez que les t-shirts sont de style unisexe.
* L'horaire complet des bénévoles sera affiché, veuillez informer Colleen et Kayleigh si vous rencontrez des difficultés, ou si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations ! Vous pouvez nous envoyer un SMS le jour de !
== '''Bref programme de la journée''' ==
* 7:00, La salle des bénévoles est prête à vous accueillir et vous pouvez venir chercher votre t-shirt ! Veuillez arriver tôt pour votre quart de travail !

* '''8:00,''' portes ouvertes et les inscriptions commencent
* '''9:00-9:40,''' Cérémonie de bienvenue
* '''9:40-10:10''', Activité de lancement
* 20 min écart, établissement de l'ordre du jour
* '''10:30-16:00''', séances en petits groupes
* '''16:00-16:45''', Mot de la fin et départ
* '''16:45''' *** Les bénévoles font la queue à 16h45
* '''17:00''' NETTOYEZ! Si vous pouviez rester un peu plus longtemps et nous aider, ce serait génial ! Je vous remercie !
== '''Prendre soin de soi''' ==
* Ce sera une journée importante et occupée, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et de votre propre bien-être. Il n'y a pas de mal à faire une pause pendant un certain temps !
* Il y aura une salle de bénévolat ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) à votre disposition, une salle tranquille est aussi disponible dans la salle de réunion '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Ottawa A]]''' pendant le déjeuner, de 11 h 30 à 13 h 30. Lorsque les participants sont en session, attendez-vous à ce que les principaux domaines soient un peu plus discrets.
* Si vous avez besoin d'aide en tout temps ou si vous devez changer de rôle, n'hésitez pas à laisser un message ou à appeler Colleen (819-360-0852) ou Kayleigh (506-654-3907). Nous sommes là pour prendre soin de vous aussi !

== '''Code de conduite''' ==

L'équipe de '''GouvEnsemble''' Unconference Team s'engage à maintenir un espace sûr et exempt de harcèlement pour tous nos participants. Cela inclut le maintien d'un espace positif et inclusif où chacun est le bienvenu et où les droits de l'homme sont respectés, quels qu'ils soient. Cela signifie le respect de tous les aspects des personnes, y compris l'âge, le sexe, la race, l'origine ethnique, la religion ou l'absence de religion, l'origine nationale, la langue, l'éducation, la taille, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité/expression sexuelle et la créativité, les capacités physiques et mentales, et le statut socioéconomique.

Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement de la part des participants à la conférence.

Veuillez vous référer au [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ '''code de conduite officiel de OneTeamGov.''']

== '''Rôles des bénévoles - Ce que l'on attend de moi''' ==
{| class="wikitable"
|'''Rôle'''
|
|
|-
|'''Inscription'''

|- Accueillir et inscrire les participants à leur arrivée- Donnez aux participants un cordon/une étiquette avec leur nom, encouragez-les à écrire leur nom/information, etc.

- Indiquez aux participants où se trouvent les toilettes et répondez aux questions qu'ils pourraient avoir.

- Une fois l'inscription terminée, vous passerez à un rôle différent en tant que marcheur/grand marcheur de plancher.

'''Chef d'équipe: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Horaires : de 7 h 30 à 9 h Inscription et de 9 h à 10 h 10 pour aider à l'activité du terrain'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy
|-
|'''Hôtesses, Installation de la salle de réunion en petits groupes'''
|- Interagir avec les participants et les aider à répondre à leurs questions au sujet de l'événement ou du lieu, en distribuant des sacs d'emplettes.
- Diriger les participants vers les chambres et les toilettes (se familiariser avec les plans d'étage)

- Aider à répondre aux questions qui pourraient surgir, courir et aller chercher les choses au besoin.

- IMPORTANT* S'assurer que chaque salle a un animateur et un preneur de notes au début de chaque séance en petits groupes.

- IMPORTANT* Mettez le nom de la session sur la porte ET assurez-vous que le preneur de notes a le bon document ET ramassez la feuille du tableau à feuilles mobiles de la dernière session et assurez-vous qu'elle est étiquetée et rapportez-la dans la salle des bénévoles.

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Horaire de l'accueil du matin : de 8 h à 12 h 30'''
Brittany Hurley, Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Nadine Lacelle

'''Horaire des quarts de travail de l'accueil de l'après-midi : 12 h 30 à 16 h 30'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, à déterminer
|-
|'''Équipes en petits groupes'''

'''- Facilitateur'''

'''- Preneur de notes'''

|- Ce rôle consiste notamment à travailler en équipe pour convoquer, animer et consigner les discussions des séances en petits groupes (une équipe par salle).
- L'animateur guidera la discussion de 55 minutes, permettant aux participants de discuter et de générer (1) une compréhension commune du sujet, (2) des opportunités et des défis qui s'y rapportent et (3) des actions pratiques pour les aborder.

- Le preneur de notes saisira les points de la discussion, y compris la compréhension du sujet par la salle, les opportunités et les défis, et les actions pratiques. Un ordinateur portable/tablette sera fourni dans chaque chambre. Un document et un dossier Google seront mis en place pour que vous puissiez enregistrer la discussion. Veuillez vous assurer que les notes sont enregistrées dans le dossier Google docs.

- Le preneur de notes conservera également le temps et prendra une photo du groupe participant à la session, veuillez l'envoyer à l'adresse suivante '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- Les salles auront 40 chaises en cercle et une table avec un ordinateur portable pour le preneur de notes

'''- [[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes également disponible]]'''

'''Chef d'équipe:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLIQUEZ ici pour l'horaire de l'animateur et du preneur de notes''']]
|-
|'''Affectations spéciales'''
|- Divers rôles spécialisés durant la journée
- Les adjoints à l'établissement de l'ordre du jour seront informés à l'avance de leurs rôles spécifiques.

- Les bénévoles de la conciergerie Todd aideront à escorter les invités de baladodiffusion jusqu'à l'emplacement de la baladodiffusion

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Todd Concierge horaire :'''
10 h 15 à 12 h 30; Darlene Mulcahey

De 12 h 30 à 16 h 30 ; Nadia Ackah

'''Établissement de l'ordre du jour : Prêt à 10h'''

À DÉTERMINER
|-
|'''Mise en ordre'''

'''(J'appelle n'importe qui !)'''
|- Nous apprécions votre temps et comprenons que vous ne puissiez pas rester, mais nous espérons que le plus grand nombre possible de bénévoles resteront après l'événement pour nous aider à quitter le site en bon état !

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Démontage - 17h jusqu'à la fin !'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia

'''Toute autre personne disponible qui peut rester dans les parages est la bienvenue ! Je vous remercie !'''
|}

== '''Plan de l'étage''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== <big>'''Médias sociaux'''</big> ==
Veuillez utiliser ces hashtags d'événements pour mettre en valeur l'événement sur les médias sociaux: '''#NonConferenceOttawa''' '''#GouvEnsemble'''

'''Wi-Fi:''' Network: à déterminer / Mots de pass: à déterminer

== '''<big>Questions et Réponses</big>''' ==
# Les preneurs de notes sont-ils responsables du type de tableau à feuilles mobiles, qu'attend-on de nous dans ce rôle ?
#* L'idée est de capturer les idées collectives de la conversation en petits groupes, nous ne nous attendons pas à ce que les preneurs de notes se chargent de la présentation des documents affichés, des tableaux à feuilles mobiles, etc. (qui sera fait plus tard, tu n'as pas de devoirs)
#* Il y aura des ordinateurs portables fournis dans les salles de session, un modèle a commencé à vous aider, les notes seront sauvegardées dans un dossier google docs
#* IMPORTANT *** Si vous utilisez un tableau à feuilles mobiles, veuillez noter le sujet de votre séance et le numéro de la salle pour la tenue des dossiers.
# Qu'attendez-vous en termes de facilitation ? Il n'y a pas de " façon unique " d'animer la séance, vous n'avez pas besoin d'être un animateur expert.
#* Il y aura des tableaux à feuilles et des notes autocollantes dans la salle si vous voulez les utiliser, BTW s'il vous plaît/veuillez utiliser des marqueurs de tableaux à feuilles mobiles pas des objets pointus (les objets pointus écrivent sur les murs à travers un tableau à feuilles mobiles !!)
#* Vous pouvez utiliser un large éventail de techniques différentes, allant d'une conversation organique sans structure jusqu'à un animateur expérimenté utilisant l'approche 1-2-4-Tous (voir le Guide des séances en petits groupes).
#* En résumé, notre but est de faciliter une compréhension commune, l'exploration des opportunités et l'identification d'actions pratiques (consultez le guide des sessions de pause pour plus de détails).

GouvEnsembleCanadaGuideFrançais

2019-11-25T18:50:14Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* Médias sociaux */

'''''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|<big>I would like to read this guide in English</big>]]'''''

<big>'''''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Ramène-moi au guide des séances en petits groupes]]'''''</big>

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>GouvEnsemble Canada: Ottawa nonconference guide bénévole</big>''' ==
Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de l'équipe GouvEnsemble Ottawa nonconference 2019 ! Merci de partager votre temps précieux pour nous aider à faire de cet événement une réalité - nous ne pouvons littéralement pas le faire sans vous ! Nous savons que nos formidables bénévoles font la journée, alors MERCI de lever la main ! Votre énergie, votre enthousiasme et vos efforts contribuent à offrir une expérience agréable et à faire en sorte que chacun passe une journée mémorable. Par-dessus tout, nous espérons aussi que votre expérience de bénévolat sera amusante et enrichissante.

Dans ce wiki, vous trouverez beaucoup d'informations que vous voudrez connaître avant votre arrivée.

La conférence d'une journée de GouvEnsemble aura lieu le 17 décembre 2019 [https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 '''à l'édifice John G. Diefenbaker'''], 111, promenade Sussex, à Ottawa, Ontario. Nous attendons des centaines de personnes de partout au Canada et peut-être même à l'étranger et nous attendons avec impatience une journée fantastique !

(Vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Regardez [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''cette courte vidéo'''] et [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] pour en savoir plus !)

== '''Dites-m'en plus sur GouvEnsemble''' ==
OneTeamGov est une communauté de gens passionnés par l'amélioration des services publics afin de faciliter la vie des gens.

L'objectif de la communauté est d'améliorer le service public et les méthodes de travail dans le secteur public en éliminant les divisions entre les personnes. Il est ouvert à toute personne, quel que soit son poste ou son secteur d'activité, qui souhaite améliorer les services publics ou les méthodes de travail du secteur public par des actions concrètes.

Partager et apprendre avec les autres est un impératif moral, parce que chacun mérite d'avoir des services publics efficaces et accessibles. C'est pourquoi GouvEnsemble Canada, le chapitre canadien de OneTeamGov, organise un événement à Ottawa. C'est l'occasion de favoriser et de faciliter l'apprentissage et le partage à l'échelle du pays.

Comme nos autres événements, celui-ce sera axé sur les résultats. Nous voulons que les gens retirent des idées pratiques pour améliorer les services publics dans leur travail. Plutôt qu'un programme de réunions ou de conférences, cet événement sera une non-conférence - une série de sessions définies par les participants le jour même. L'objectif sera de partager vos expériences, votre pratique, votre inspiration, votre compréhension, d'apprendre des autres et de construire votre propre appel à l'action.

Voir ci-dessous tout ce que tu doit savoir!

== '''Si tu ne lit rien d'autre, lisez ceci !''' ==
'''1 -''' La préparation et l'installation de la non conférence aura lieu le 16 décembre, du 1-4pm au l'emplacement de la non conférence (111, promenade Sussex), certains d'entre vous se sont inscrits pour aider à la préparation ! Merci !!!

'''2 -''' Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence 17 décembre, rendez-vous à la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles, obtenir votre t-shirt, veuillez arriver bien avant votre quart.

'''3 -''' L'inscription à la non-conférence débutera à 8h00 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]]!'''

'''4 -''' Il y aura du café et des collations dans la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) le matin. Il y aura aussi des collations légères disponibles toute la journée pour vous aider à garder votre énergie en forme !

'''5 -''' Apportez un appareil pour rester connecté (mot de passe Wi-Fi fourni), les organisateurs de la conférence auront aussi des talkies-walkies et seront en itinérance

'''6 -''' Les '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#R.C3.B4les_des_b.C3.A9n.C3.A9voles_-_Ce_que_l.27on_attend_de_moi|descriptions des rôles des bénévoles]]''' et '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Bref_programme_de_la_journ.C3.A9e|l'horaire général]]''' sont ci-dessous - vérifiez-les avant de commencer ! Si vous êtes animateur et prenez des notes, veuillez consulter le '''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes]].'''

'''7 -''' A '''nglais)'''la fin de la journée, lorsque les participants quittent le lieu, nous voulons faire un " couloir de bénévoles et de cinq personnes " pour remercier tout le monde à leur départ. Nous ferons la queue à 16:45 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]]!'''

'''9 -''' N'hésitez pas à communiquer avec Colleen Tiernan (819-360-0852) ou Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) pour toute question, problème ou préoccupation ! Nous sommes là pour vous aider !

= '''Nonconference Ottawa 2019 - Détails pour les bénévoles''' =

== '''Séances d'information à l'intention des bénévoles''' ==
'''<big>AVANT le nonconference:</big>'''
* Des séances d'information pour les bénévoles auront lieu virtuellement via WebEx au cours de la semaine du 9 au 13 décembre. C'est l'occasion pour vous d'obtenir tous les détails, d'apprendre ce que l'on attend de vous et de nous poser toutes vos questions avant l'événement !
* Vous n'avez besoin que d'assister à l'une des séances d'information préalables ci-dessous. Veuillez choisir la session qui vous convient le mieux.
{| class="wikitable"
!Date
!Langue
!Rejoindre par vidéo
!Rejoindre par téléphone
|-
|'''9 décembre'''
12:00pm ET
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e '''Cliquez ici pour rejoindre la réunion''']
Réunion #: 558 387 665

Mot de passe: Unconference2019
|Composer 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''10 décembre'''
12:00pm ET
|Français
|'''[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m88d216d00ac25229af26a0da77000a83 Cliquez ici pour rejoindre la réunion]'''
Réunion #: 556 379 343

Mot de passe: Unconference2019
|Composer 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''11 décembre'''
12:00pm ET
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m4a471352d5dcccf10f633a31caa71e3c '''Cliquez ici pour rejoindre la réunion''']
Réunion #: 559 289 031

Mot de passe: Unconference2019
|Composer 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|}
'''<big>LE JOUR de nonconference:</big>'''
* Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence, rendez-vous à '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|la salle des bénévoles]]''' pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart de travail
* Vous recevrez un t-shirt blanc avec le logo OneTeamGov. Informelle, c'est bien. Habillez-vous pour le temps qu'il fait. Top conseil : des vêtements confortables, des chaussures confortables, et notez que les t-shirts sont de style unisexe.
* L'horaire complet des bénévoles sera affiché, veuillez informer Colleen et Kayleigh si vous rencontrez des difficultés, ou si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations ! Vous pouvez nous envoyer un SMS le jour de !
== '''Bref programme de la journée''' ==
* 7:00, La salle des bénévoles est prête à vous accueillir et vous pouvez venir chercher votre t-shirt ! Veuillez arriver tôt pour votre quart de travail !

* '''8:00,''' portes ouvertes et les inscriptions commencent
* '''9:00-9:40,''' Cérémonie de bienvenue
* '''9:40-10:10''', Activité de lancement
* 20 min écart, établissement de l'ordre du jour
* '''10:30-16:00''', séances en petits groupes
* '''16:00-16:45''', Mot de la fin et départ
* '''16:45''' *** Les bénévoles font la queue à 16h45
* '''17:00''' NETTOYEZ! Si vous pouviez rester un peu plus longtemps et nous aider, ce serait génial ! Je vous remercie !
== '''Prendre soin de soi''' ==
* Ce sera une journée importante et occupée, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et de votre propre bien-être. Il n'y a pas de mal à faire une pause pendant un certain temps !
* Il y aura une salle de bénévolat ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) à votre disposition, une salle tranquille est aussi disponible dans la salle de réunion '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Ottawa A]]''' pendant le déjeuner, de 11 h 30 à 13 h 30. Lorsque les participants sont en session, attendez-vous à ce que les principaux domaines soient un peu plus discrets.
* Si vous avez besoin d'aide en tout temps ou si vous devez changer de rôle, n'hésitez pas à laisser un message ou à appeler Colleen (819-360-0852) ou Kayleigh (506-654-3907). Nous sommes là pour prendre soin de vous aussi !

== '''Code de conduite''' ==

L'équipe de '''GouvEnsemble''' Unconference Team s'engage à maintenir un espace sûr et exempt de harcèlement pour tous nos participants. Cela inclut le maintien d'un espace positif et inclusif où chacun est le bienvenu et où les droits de l'homme sont respectés, quels qu'ils soient. Cela signifie le respect de tous les aspects des personnes, y compris l'âge, le sexe, la race, l'origine ethnique, la religion ou l'absence de religion, l'origine nationale, la langue, l'éducation, la taille, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité/expression sexuelle et la créativité, les capacités physiques et mentales, et le statut socioéconomique.

Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement de la part des participants à la conférence.

Veuillez vous référer au [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ '''code de conduite officiel de OneTeamGov.''']

== '''Rôles des bénévoles - Ce que l'on attend de moi''' ==
{| class="wikitable"
|'''Rôle'''
|
|
|-
|'''Inscription'''

|- Accueillir et inscrire les participants à leur arrivée- Donnez aux participants un cordon/une étiquette avec leur nom, encouragez-les à écrire leur nom/information, etc.

- Indiquez aux participants où se trouvent les toilettes et répondez aux questions qu'ils pourraient avoir.

- Une fois l'inscription terminée, vous passerez à un rôle différent en tant que marcheur/grand marcheur de plancher.

'''Chef d'équipe: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Horaires : de 7 h 30 à 9 h Inscription et de 9 h à 10 h 10 pour aider à l'activité du terrain'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy
|-
|'''Hôtesses, Installation de la salle de réunion en petits groupes'''
|- Interagir avec les participants et les aider à répondre à leurs questions au sujet de l'événement ou du lieu, en distribuant des sacs d'emplettes.
- Diriger les participants vers les chambres et les toilettes (se familiariser avec les plans d'étage)

- Aider à répondre aux questions qui pourraient surgir, courir et aller chercher les choses au besoin.

- IMPORTANT* S'assurer que chaque salle a un animateur et un preneur de notes au début de chaque séance en petits groupes.

- IMPORTANT* Mettez le nom de la session sur la porte ET assurez-vous que le preneur de notes a le bon document ET ramassez la feuille du tableau à feuilles mobiles de la dernière session et assurez-vous qu'elle est étiquetée et rapportez-la dans la salle des bénévoles.

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Horaire de l'accueil du matin : de 8 h à 12 h 30'''
Brittany Hurley, Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Nadine Lacelle

'''Horaire des quarts de travail de l'accueil de l'après-midi : 12 h 30 à 16 h 30'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, à déterminer
|-
|'''Équipes en petits groupes'''

'''- Facilitateur'''

'''- Preneur de notes'''

|- Ce rôle consiste notamment à travailler en équipe pour convoquer, animer et consigner les discussions des séances en petits groupes (une équipe par salle).
- L'animateur guidera la discussion de 55 minutes, permettant aux participants de discuter et de générer (1) une compréhension commune du sujet, (2) des opportunités et des défis qui s'y rapportent et (3) des actions pratiques pour les aborder.

- Le preneur de notes saisira les points de la discussion, y compris la compréhension du sujet par la salle, les opportunités et les défis, et les actions pratiques. Un ordinateur portable/tablette sera fourni dans chaque chambre. Un document et un dossier Google seront mis en place pour que vous puissiez enregistrer la discussion. Veuillez vous assurer que les notes sont enregistrées dans le dossier Google docs.

- Le preneur de notes conservera également le temps et prendra une photo du groupe participant à la session, veuillez l'envoyer à l'adresse suivante '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- Les salles auront 40 chaises en cercle et une table avec un ordinateur portable pour le preneur de notes

'''- [[:en:File:OneTeamGovCanada_Breakout_Session_Guide.docx|Guide des séances en petits groupes également disponible]]'''

'''Chef d'équipe:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLIQUEZ ici pour l'horaire de l'animateur et du preneur de notes''']]
|-
|'''Affectations spéciales'''
|- Divers rôles spécialisés durant la journée
- Les adjoints à l'établissement de l'ordre du jour seront informés à l'avance de leurs rôles spécifiques.

- Les bénévoles de la conciergerie Todd aideront à escorter les invités de baladodiffusion jusqu'à l'emplacement de la baladodiffusion

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Todd Concierge horaire :'''
10 h 15 à 12 h 30; Darlene Mulcahey

De 12 h 30 à 16 h 30 ; Nadia Ackah

'''Établissement de l'ordre du jour : Prêt à 10h'''

À DÉTERMINER
|-
|'''Mise en ordre'''

'''(J'appelle n'importe qui !)'''
|- Nous apprécions votre temps et comprenons que vous ne puissiez pas rester, mais nous espérons que le plus grand nombre possible de bénévoles resteront après l'événement pour nous aider à quitter le site en bon état !

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Démontage - 17h jusqu'à la fin !'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia

'''Toute autre personne disponible qui peut rester dans les parages est la bienvenue ! Je vous remercie !'''
|}

== '''Plan de l'étage''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== <big>'''Médias sociaux'''</big> ==
Veuillez utiliser ces hashtags d'événements pour mettre en valeur l'événement sur les médias sociaux: '''#NonConferenceOttawa''' '''#GouvEnsemble'''

'''Wi-Fi:''' Network: à déterminer / Mots de pass: à déterminer

== '''<big>Questions et Réponses</big>''' ==
# Les preneurs de notes sont-ils responsables du type de tableau à feuilles mobiles, qu'attend-on de nous dans ce rôle ?
#* L'idée est de capturer les idées collectives de la conversation en petits groupes, nous ne nous attendons pas à ce que les preneurs de notes se chargent de la présentation des documents affichés, des tableaux à feuilles mobiles, etc. (qui sera fait plus tard, tu n'as pas de devoirs)
#* Il y aura des ordinateurs portables fournis dans les salles de session, un modèle a commencé à vous aider, les notes seront sauvegardées dans un dossier google docs
#* IMPORTANT *** Si vous utilisez un tableau à feuilles mobiles, veuillez noter le sujet de votre séance et le numéro de la salle pour la tenue des dossiers.
# Qu'attendez-vous en termes de facilitation ? Il n'y a pas de " façon unique " d'animer la séance, vous n'avez pas besoin d'être un animateur expert.
#* Il y aura des tableaux à feuilles et des notes autocollantes dans la salle si vous voulez les utiliser, BTW s'il vous plaît/veuillez utiliser des marqueurs de tableaux à feuilles mobiles pas des objets pointus (les objets pointus écrivent sur les murs à travers un tableau à feuilles mobiles !!)
#* Vous pouvez utiliser un large éventail de techniques différentes, allant d'une conversation organique sans structure jusqu'à un animateur expérimenté utilisant l'approche 1-2-4-Tous (voir le Guide des séances en petits groupes).
#* En résumé, notre but est de faciliter une compréhension commune, l'exploration des opportunités et l'identification d'actions pratiques (consultez le guide des sessions de pause pour plus de détails).

GouvEnsembleCanadaGuideFrançais

2019-11-25T18:49:54Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* Questions et Réponses */

'''''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|<big>I would like to read this guide in English</big>]]'''''

<big>'''''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Ramène-moi au guide des séances en petits groupes]]'''''</big>

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>GouvEnsemble Canada: Ottawa nonconference guide bénévole</big>''' ==
Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de l'équipe GouvEnsemble Ottawa nonconference 2019 ! Merci de partager votre temps précieux pour nous aider à faire de cet événement une réalité - nous ne pouvons littéralement pas le faire sans vous ! Nous savons que nos formidables bénévoles font la journée, alors MERCI de lever la main ! Votre énergie, votre enthousiasme et vos efforts contribuent à offrir une expérience agréable et à faire en sorte que chacun passe une journée mémorable. Par-dessus tout, nous espérons aussi que votre expérience de bénévolat sera amusante et enrichissante.

Dans ce wiki, vous trouverez beaucoup d'informations que vous voudrez connaître avant votre arrivée.

La conférence d'une journée de GouvEnsemble aura lieu le 17 décembre 2019 [https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 '''à l'édifice John G. Diefenbaker'''], 111, promenade Sussex, à Ottawa, Ontario. Nous attendons des centaines de personnes de partout au Canada et peut-être même à l'étranger et nous attendons avec impatience une journée fantastique !

(Vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Regardez [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''cette courte vidéo'''] et [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] pour en savoir plus !)

== '''Dites-m'en plus sur GouvEnsemble''' ==
OneTeamGov est une communauté de gens passionnés par l'amélioration des services publics afin de faciliter la vie des gens.

L'objectif de la communauté est d'améliorer le service public et les méthodes de travail dans le secteur public en éliminant les divisions entre les personnes. Il est ouvert à toute personne, quel que soit son poste ou son secteur d'activité, qui souhaite améliorer les services publics ou les méthodes de travail du secteur public par des actions concrètes.

Partager et apprendre avec les autres est un impératif moral, parce que chacun mérite d'avoir des services publics efficaces et accessibles. C'est pourquoi GouvEnsemble Canada, le chapitre canadien de OneTeamGov, organise un événement à Ottawa. C'est l'occasion de favoriser et de faciliter l'apprentissage et le partage à l'échelle du pays.

Comme nos autres événements, celui-ce sera axé sur les résultats. Nous voulons que les gens retirent des idées pratiques pour améliorer les services publics dans leur travail. Plutôt qu'un programme de réunions ou de conférences, cet événement sera une non-conférence - une série de sessions définies par les participants le jour même. L'objectif sera de partager vos expériences, votre pratique, votre inspiration, votre compréhension, d'apprendre des autres et de construire votre propre appel à l'action.

Voir ci-dessous tout ce que tu doit savoir!

== '''Si tu ne lit rien d'autre, lisez ceci !''' ==
'''1 -''' La préparation et l'installation de la non conférence aura lieu le 16 décembre, du 1-4pm au l'emplacement de la non conférence (111, promenade Sussex), certains d'entre vous se sont inscrits pour aider à la préparation ! Merci !!!

'''2 -''' Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence 17 décembre, rendez-vous à la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles, obtenir votre t-shirt, veuillez arriver bien avant votre quart.

'''3 -''' L'inscription à la non-conférence débutera à 8h00 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]]!'''

'''4 -''' Il y aura du café et des collations dans la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) le matin. Il y aura aussi des collations légères disponibles toute la journée pour vous aider à garder votre énergie en forme !

'''5 -''' Apportez un appareil pour rester connecté (mot de passe Wi-Fi fourni), les organisateurs de la conférence auront aussi des talkies-walkies et seront en itinérance

'''6 -''' Les '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#R.C3.B4les_des_b.C3.A9n.C3.A9voles_-_Ce_que_l.27on_attend_de_moi|descriptions des rôles des bénévoles]]''' et '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Bref_programme_de_la_journ.C3.A9e|l'horaire général]]''' sont ci-dessous - vérifiez-les avant de commencer ! Si vous êtes animateur et prenez des notes, veuillez consulter le '''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes]].'''

'''7 -''' A '''nglais)'''la fin de la journée, lorsque les participants quittent le lieu, nous voulons faire un " couloir de bénévoles et de cinq personnes " pour remercier tout le monde à leur départ. Nous ferons la queue à 16:45 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]]!'''

'''9 -''' N'hésitez pas à communiquer avec Colleen Tiernan (819-360-0852) ou Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) pour toute question, problème ou préoccupation ! Nous sommes là pour vous aider !

= '''Nonconference Ottawa 2019 - Détails pour les bénévoles''' =

== '''Séances d'information à l'intention des bénévoles''' ==
'''<big>AVANT le nonconference:</big>'''
* Des séances d'information pour les bénévoles auront lieu virtuellement via WebEx au cours de la semaine du 9 au 13 décembre. C'est l'occasion pour vous d'obtenir tous les détails, d'apprendre ce que l'on attend de vous et de nous poser toutes vos questions avant l'événement !
* Vous n'avez besoin que d'assister à l'une des séances d'information préalables ci-dessous. Veuillez choisir la session qui vous convient le mieux.
{| class="wikitable"
!Date
!Langue
!Rejoindre par vidéo
!Rejoindre par téléphone
|-
|'''9 décembre'''
12:00pm ET
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e '''Cliquez ici pour rejoindre la réunion''']
Réunion #: 558 387 665

Mot de passe: Unconference2019
|Composer 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''10 décembre'''
12:00pm ET
|Français
|'''[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m88d216d00ac25229af26a0da77000a83 Cliquez ici pour rejoindre la réunion]'''
Réunion #: 556 379 343

Mot de passe: Unconference2019
|Composer 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''11 décembre'''
12:00pm ET
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m4a471352d5dcccf10f633a31caa71e3c '''Cliquez ici pour rejoindre la réunion''']
Réunion #: 559 289 031

Mot de passe: Unconference2019
|Composer 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|}
'''<big>LE JOUR de nonconference:</big>'''
* Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence, rendez-vous à '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|la salle des bénévoles]]''' pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart de travail
* Vous recevrez un t-shirt blanc avec le logo OneTeamGov. Informelle, c'est bien. Habillez-vous pour le temps qu'il fait. Top conseil : des vêtements confortables, des chaussures confortables, et notez que les t-shirts sont de style unisexe.
* L'horaire complet des bénévoles sera affiché, veuillez informer Colleen et Kayleigh si vous rencontrez des difficultés, ou si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations ! Vous pouvez nous envoyer un SMS le jour de !
== '''Bref programme de la journée''' ==
* 7:00, La salle des bénévoles est prête à vous accueillir et vous pouvez venir chercher votre t-shirt ! Veuillez arriver tôt pour votre quart de travail !

* '''8:00,''' portes ouvertes et les inscriptions commencent
* '''9:00-9:40,''' Cérémonie de bienvenue
* '''9:40-10:10''', Activité de lancement
* 20 min écart, établissement de l'ordre du jour
* '''10:30-16:00''', séances en petits groupes
* '''16:00-16:45''', Mot de la fin et départ
* '''16:45''' *** Les bénévoles font la queue à 16h45
* '''17:00''' NETTOYEZ! Si vous pouviez rester un peu plus longtemps et nous aider, ce serait génial ! Je vous remercie !
== '''Prendre soin de soi''' ==
* Ce sera une journée importante et occupée, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et de votre propre bien-être. Il n'y a pas de mal à faire une pause pendant un certain temps !
* Il y aura une salle de bénévolat ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) à votre disposition, une salle tranquille est aussi disponible dans la salle de réunion '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Ottawa A]]''' pendant le déjeuner, de 11 h 30 à 13 h 30. Lorsque les participants sont en session, attendez-vous à ce que les principaux domaines soient un peu plus discrets.
* Si vous avez besoin d'aide en tout temps ou si vous devez changer de rôle, n'hésitez pas à laisser un message ou à appeler Colleen (819-360-0852) ou Kayleigh (506-654-3907). Nous sommes là pour prendre soin de vous aussi !

== '''Code de conduite''' ==

L'équipe de '''GouvEnsemble''' Unconference Team s'engage à maintenir un espace sûr et exempt de harcèlement pour tous nos participants. Cela inclut le maintien d'un espace positif et inclusif où chacun est le bienvenu et où les droits de l'homme sont respectés, quels qu'ils soient. Cela signifie le respect de tous les aspects des personnes, y compris l'âge, le sexe, la race, l'origine ethnique, la religion ou l'absence de religion, l'origine nationale, la langue, l'éducation, la taille, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité/expression sexuelle et la créativité, les capacités physiques et mentales, et le statut socioéconomique.

Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement de la part des participants à la conférence.

Veuillez vous référer au [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ '''code de conduite officiel de OneTeamGov.''']

== '''Rôles des bénévoles - Ce que l'on attend de moi''' ==
{| class="wikitable"
|'''Rôle'''
|
|
|-
|'''Inscription'''

|- Accueillir et inscrire les participants à leur arrivée- Donnez aux participants un cordon/une étiquette avec leur nom, encouragez-les à écrire leur nom/information, etc.

- Indiquez aux participants où se trouvent les toilettes et répondez aux questions qu'ils pourraient avoir.

- Une fois l'inscription terminée, vous passerez à un rôle différent en tant que marcheur/grand marcheur de plancher.

'''Chef d'équipe: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Horaires : de 7 h 30 à 9 h Inscription et de 9 h à 10 h 10 pour aider à l'activité du terrain'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy
|-
|'''Hôtesses, Installation de la salle de réunion en petits groupes'''
|- Interagir avec les participants et les aider à répondre à leurs questions au sujet de l'événement ou du lieu, en distribuant des sacs d'emplettes.
- Diriger les participants vers les chambres et les toilettes (se familiariser avec les plans d'étage)

- Aider à répondre aux questions qui pourraient surgir, courir et aller chercher les choses au besoin.

- IMPORTANT* S'assurer que chaque salle a un animateur et un preneur de notes au début de chaque séance en petits groupes.

- IMPORTANT* Mettez le nom de la session sur la porte ET assurez-vous que le preneur de notes a le bon document ET ramassez la feuille du tableau à feuilles mobiles de la dernière session et assurez-vous qu'elle est étiquetée et rapportez-la dans la salle des bénévoles.

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Horaire de l'accueil du matin : de 8 h à 12 h 30'''
Brittany Hurley, Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Nadine Lacelle

'''Horaire des quarts de travail de l'accueil de l'après-midi : 12 h 30 à 16 h 30'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, à déterminer
|-
|'''Équipes en petits groupes'''

'''- Facilitateur'''

'''- Preneur de notes'''

|- Ce rôle consiste notamment à travailler en équipe pour convoquer, animer et consigner les discussions des séances en petits groupes (une équipe par salle).
- L'animateur guidera la discussion de 55 minutes, permettant aux participants de discuter et de générer (1) une compréhension commune du sujet, (2) des opportunités et des défis qui s'y rapportent et (3) des actions pratiques pour les aborder.

- Le preneur de notes saisira les points de la discussion, y compris la compréhension du sujet par la salle, les opportunités et les défis, et les actions pratiques. Un ordinateur portable/tablette sera fourni dans chaque chambre. Un document et un dossier Google seront mis en place pour que vous puissiez enregistrer la discussion. Veuillez vous assurer que les notes sont enregistrées dans le dossier Google docs.

- Le preneur de notes conservera également le temps et prendra une photo du groupe participant à la session, veuillez l'envoyer à l'adresse suivante '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- Les salles auront 40 chaises en cercle et une table avec un ordinateur portable pour le preneur de notes

'''- [[:en:File:OneTeamGovCanada_Breakout_Session_Guide.docx|Guide des séances en petits groupes également disponible]]'''

'''Chef d'équipe:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLIQUEZ ici pour l'horaire de l'animateur et du preneur de notes''']]
|-
|'''Affectations spéciales'''
|- Divers rôles spécialisés durant la journée
- Les adjoints à l'établissement de l'ordre du jour seront informés à l'avance de leurs rôles spécifiques.

- Les bénévoles de la conciergerie Todd aideront à escorter les invités de baladodiffusion jusqu'à l'emplacement de la baladodiffusion

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Todd Concierge horaire :'''
10 h 15 à 12 h 30; Darlene Mulcahey

De 12 h 30 à 16 h 30 ; Nadia Ackah

'''Établissement de l'ordre du jour : Prêt à 10h'''

À DÉTERMINER
|-
|'''Mise en ordre'''

'''(J'appelle n'importe qui !)'''
|- Nous apprécions votre temps et comprenons que vous ne puissiez pas rester, mais nous espérons que le plus grand nombre possible de bénévoles resteront après l'événement pour nous aider à quitter le site en bon état !

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Démontage - 17h jusqu'à la fin !'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia

'''Toute autre personne disponible qui peut rester dans les parages est la bienvenue ! Je vous remercie !'''
|}

== '''Plan de l'étage''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== <big>Médias sociaux</big> ==
Veuillez utiliser ces hashtags d'événements pour mettre en valeur l'événement sur les médias sociaux: '''#NonConferenceOttawa''' '''#GouvEnsemble'''

'''Wi-Fi:''' Network: à déterminer / Mots de pass: à déterminer

== '''<big>Questions et Réponses</big>''' ==
# Les preneurs de notes sont-ils responsables du type de tableau à feuilles mobiles, qu'attend-on de nous dans ce rôle ?
#* L'idée est de capturer les idées collectives de la conversation en petits groupes, nous ne nous attendons pas à ce que les preneurs de notes se chargent de la présentation des documents affichés, des tableaux à feuilles mobiles, etc. (qui sera fait plus tard, tu n'as pas de devoirs)
#* Il y aura des ordinateurs portables fournis dans les salles de session, un modèle a commencé à vous aider, les notes seront sauvegardées dans un dossier google docs
#* IMPORTANT *** Si vous utilisez un tableau à feuilles mobiles, veuillez noter le sujet de votre séance et le numéro de la salle pour la tenue des dossiers.
# Qu'attendez-vous en termes de facilitation ? Il n'y a pas de " façon unique " d'animer la séance, vous n'avez pas besoin d'être un animateur expert.
#* Il y aura des tableaux à feuilles et des notes autocollantes dans la salle si vous voulez les utiliser, BTW s'il vous plaît/veuillez utiliser des marqueurs de tableaux à feuilles mobiles pas des objets pointus (les objets pointus écrivent sur les murs à travers un tableau à feuilles mobiles !!)
#* Vous pouvez utiliser un large éventail de techniques différentes, allant d'une conversation organique sans structure jusqu'à un animateur expérimenté utilisant l'approche 1-2-4-Tous (voir le Guide des séances en petits groupes).
#* En résumé, notre but est de faciliter une compréhension commune, l'exploration des opportunités et l'identification d'actions pratiques (consultez le guide des sessions de pause pour plus de détails).

OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada

2019-11-25T18:42:20Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* Self-Care */

'''''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected (Wi-Fi is provided: PASSWORD). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''9 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:00''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:00-16:45''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''' available to you as well as a quiet room in breakout room '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Ottawa A]]''' during lunch from 11:30am to 1:30pm. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
Brittany Hurley, Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Nadine Lacelle

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, TBD
|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the appropriate Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- The rooms will have 40 chairs in a circle and a table with a laptop for the note-taker

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, Darlene Mulcahey

12:30pm to 16:30pm shift (Nadia Ackah)

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

TBD
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== '''<big>Social Media</big>''' ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: TBD / Password: TBD

== <big>'''Questions & Answers'''</big> ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)

OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada

2019-11-25T18:39:45Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* Questions & Answers */

'''''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected (Wi-Fi is provided: PASSWORD). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''9 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:00''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:00-16:45''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''') available to you as well as a quiet room in breakout room '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Ottawa A]]''' during lunch from 11:30am to 1:30pm. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
Brittany Hurley, Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Nadine Lacelle

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, TBD
|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the appropriate Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- The rooms will have 40 chairs in a circle and a table with a laptop for the note-taker

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, Darlene Mulcahey

12:30pm to 16:30pm shift (Nadia Ackah)

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

TBD
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== '''<big>Social Media</big>''' ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: TBD / Password: TBD

== <big>'''Questions & Answers'''</big> ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)

OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada

2019-11-25T18:39:27Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* Social Media */

'''''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected (Wi-Fi is provided: PASSWORD). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''9 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:00''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:00-16:45''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''') available to you as well as a quiet room in breakout room '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Ottawa A]]''' during lunch from 11:30am to 1:30pm. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
Brittany Hurley, Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Nadine Lacelle

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, TBD
|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the appropriate Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- The rooms will have 40 chairs in a circle and a table with a laptop for the note-taker

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, Darlene Mulcahey

12:30pm to 16:30pm shift (Nadia Ackah)

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

TBD
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== '''<big>Social Media</big>''' ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: TBD / Password: TBD

== <big>Questions & Answers</big> ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)

OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada

2019-11-25T17:48:00Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* Self-Care */

'''''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected (Wi-Fi is provided: PASSWORD). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''9 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:00''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:00-16:45''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''') available to you as well as a quiet room in breakout room '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Ottawa A]]''' during lunch from 11:30am to 1:30pm. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
Brittany Hurley, Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Nadine Lacelle

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, TBD
|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''EMAIL'''

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, Darlene Mulcahey

12:30pm to 16:30pm shift (Nadia Ackah)

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

TBD
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== Social Media ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: TBD / Password: TBD

== Questions & Answers ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)

GouvEnsembleCanadaGuideFrançais

2019-11-25T17:47:36Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* Prendre soin de soi */

'''''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|<big>I would like to read this guide in English</big>]]'''''

<big>'''''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Ramène-moi au guide des séances en petits groupes]]'''''</big>

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>GouvEnsemble Canada: Ottawa nonconference guide bénévole</big>''' ==
Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de l'équipe GouvEnsemble Ottawa nonconference 2019 ! Merci de partager votre temps précieux pour nous aider à faire de cet événement une réalité - nous ne pouvons littéralement pas le faire sans vous ! Nous savons que nos formidables bénévoles font la journée, alors MERCI de lever la main ! Votre énergie, votre enthousiasme et vos efforts contribuent à offrir une expérience agréable et à faire en sorte que chacun passe une journée mémorable. Par-dessus tout, nous espérons aussi que votre expérience de bénévolat sera amusante et enrichissante.

Dans ce wiki, vous trouverez beaucoup d'informations que vous voudrez connaître avant votre arrivée.

La conférence d'une journée de GouvEnsemble aura lieu le 17 décembre 2019 [https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 '''à l'édifice John G. Diefenbaker'''], 111, promenade Sussex, à Ottawa, Ontario. Nous attendons des centaines de personnes de partout au Canada et peut-être même à l'étranger et nous attendons avec impatience une journée fantastique !

(Vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Regardez [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''cette courte vidéo'''] et [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] pour en savoir plus !)

== '''Dites-m'en plus sur GouvEnsemble''' ==
OneTeamGov est une communauté de gens passionnés par l'amélioration des services publics afin de faciliter la vie des gens.

L'objectif de la communauté est d'améliorer le service public et les méthodes de travail dans le secteur public en éliminant les divisions entre les personnes. Il est ouvert à toute personne, quel que soit son poste ou son secteur d'activité, qui souhaite améliorer les services publics ou les méthodes de travail du secteur public par des actions concrètes.

Partager et apprendre avec les autres est un impératif moral, parce que chacun mérite d'avoir des services publics efficaces et accessibles. C'est pourquoi GouvEnsemble Canada, le chapitre canadien de OneTeamGov, organise un événement à Ottawa. C'est l'occasion de favoriser et de faciliter l'apprentissage et le partage à l'échelle du pays.

Comme nos autres événements, celui-ce sera axé sur les résultats. Nous voulons que les gens retirent des idées pratiques pour améliorer les services publics dans leur travail. Plutôt qu'un programme de réunions ou de conférences, cet événement sera une non-conférence - une série de sessions définies par les participants le jour même. L'objectif sera de partager vos expériences, votre pratique, votre inspiration, votre compréhension, d'apprendre des autres et de construire votre propre appel à l'action.

Voir ci-dessous tout ce que tu doit savoir!

== '''Si tu ne lit rien d'autre, lisez ceci !''' ==
'''1 -''' La préparation et l'installation de la non conférence aura lieu le 16 décembre, du 1-4pm au l'emplacement de la non conférence (111, promenade Sussex), certains d'entre vous se sont inscrits pour aider à la préparation ! Merci !!!

'''2 -''' Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence 17 décembre, rendez-vous à la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles, obtenir votre t-shirt, veuillez arriver bien avant votre quart.

'''3 -''' L'inscription à la non-conférence débutera à 8h00 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]]!'''

'''4 -''' Il y aura du café et des collations dans la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) le matin. Il y aura aussi des collations légères disponibles toute la journée pour vous aider à garder votre énergie en forme !

'''5 -''' Apportez un appareil pour rester connecté (mot de passe Wi-Fi fourni), les organisateurs de la conférence auront aussi des talkies-walkies et seront en itinérance

'''6 -''' Les '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#R.C3.B4les_des_b.C3.A9n.C3.A9voles_-_Ce_que_l.27on_attend_de_moi|descriptions des rôles des bénévoles]]''' et '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Bref_programme_de_la_journ.C3.A9e|l'horaire général]]''' sont ci-dessous - vérifiez-les avant de commencer ! Si vous êtes animateur et prenez des notes, veuillez consulter le '''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes]].'''

'''7 -''' A '''nglais)'''la fin de la journée, lorsque les participants quittent le lieu, nous voulons faire un " couloir de bénévoles et de cinq personnes " pour remercier tout le monde à leur départ. Nous ferons la queue à 16:45 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]]!'''

'''9 -''' N'hésitez pas à communiquer avec Colleen Tiernan (819-360-0852) ou Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) pour toute question, problème ou préoccupation ! Nous sommes là pour vous aider !

= '''Nonconference Ottawa 2019 - Détails pour les bénévoles''' =

== '''Séances d'information à l'intention des bénévoles''' ==
'''<big>AVANT le nonconference:</big>'''
* Des séances d'information pour les bénévoles auront lieu virtuellement via WebEx au cours de la semaine du 9 au 13 décembre. C'est l'occasion pour vous d'obtenir tous les détails, d'apprendre ce que l'on attend de vous et de nous poser toutes vos questions avant l'événement !
* Vous n'avez besoin que d'assister à l'une des séances d'information préalables ci-dessous. Veuillez choisir la session qui vous convient le mieux.
{| class="wikitable"
!Date
!Langue
!Rejoindre par vidéo
!Rejoindre par téléphone
|-
|'''9 décembre'''
12:00pm ET
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e '''Cliquez ici pour rejoindre la réunion''']
Réunion #: 558 387 665

Mot de passe: Unconference2019
|Composer 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''10 décembre'''
12:00pm ET
|Français
|'''[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m88d216d00ac25229af26a0da77000a83 Cliquez ici pour rejoindre la réunion]'''
Réunion #: 556 379 343

Mot de passe: Unconference2019
|Composer 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''11 décembre'''
12:00pm ET
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m4a471352d5dcccf10f633a31caa71e3c '''Cliquez ici pour rejoindre la réunion''']
Réunion #: 559 289 031

Mot de passe: Unconference2019
|Composer 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|}
'''<big>LE JOUR de nonconference:</big>'''
* Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence, rendez-vous à '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|la salle des bénévoles]]''' pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart de travail
* Vous recevrez un t-shirt blanc avec le logo OneTeamGov. Informelle, c'est bien. Habillez-vous pour le temps qu'il fait. Top conseil : des vêtements confortables, des chaussures confortables, et notez que les t-shirts sont de style unisexe.
* L'horaire complet des bénévoles sera affiché, veuillez informer Colleen et Kayleigh si vous rencontrez des difficultés, ou si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations ! Vous pouvez nous envoyer un SMS le jour de !
== '''Bref programme de la journée''' ==
* 7:00, La salle des bénévoles est prête à vous accueillir et vous pouvez venir chercher votre t-shirt ! Veuillez arriver tôt pour votre quart de travail !

* '''8:00,''' portes ouvertes et les inscriptions commencent
* '''9:00-9:40,''' Cérémonie de bienvenue
* '''9:40-10:10''', Activité de lancement
* 20 min écart, établissement de l'ordre du jour
* '''10:30-16:00''', séances en petits groupes
* '''16:00-16:45''', Mot de la fin et départ
* '''16:45''' *** Les bénévoles font la queue à 16h45
* '''17:00''' NETTOYEZ! Si vous pouviez rester un peu plus longtemps et nous aider, ce serait génial ! Je vous remercie !
== '''Prendre soin de soi''' ==
* Ce sera une journée importante et occupée, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et de votre propre bien-être. Il n'y a pas de mal à faire une pause pendant un certain temps !
* Il y aura une salle de bénévolat ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) à votre disposition, une salle tranquille est aussi disponible dans la salle de réunion '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Ottawa A]]''' pendant le déjeuner, de 11 h 30 à 13 h 30. Lorsque les participants sont en session, attendez-vous à ce que les principaux domaines soient un peu plus discrets.
* Si vous avez besoin d'aide en tout temps ou si vous devez changer de rôle, n'hésitez pas à laisser un message ou à appeler Colleen (819-360-0852) ou Kayleigh (506-654-3907). Nous sommes là pour prendre soin de vous aussi !

== '''Code de conduite''' ==

L'équipe de '''GouvEnsemble''' Unconference Team s'engage à maintenir un espace sûr et exempt de harcèlement pour tous nos participants. Cela inclut le maintien d'un espace positif et inclusif où chacun est le bienvenu et où les droits de l'homme sont respectés, quels qu'ils soient. Cela signifie le respect de tous les aspects des personnes, y compris l'âge, le sexe, la race, l'origine ethnique, la religion ou l'absence de religion, l'origine nationale, la langue, l'éducation, la taille, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité/expression sexuelle et la créativité, les capacités physiques et mentales, et le statut socioéconomique.

Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement de la part des participants à la conférence.

Veuillez vous référer au [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ '''code de conduite officiel de OneTeamGov.''']

== '''Rôles des bénévoles - Ce que l'on attend de moi''' ==
{| class="wikitable"
|'''Rôle'''
|
|
|-
|'''Inscription'''

|- Accueillir et inscrire les participants à leur arrivée- Donnez aux participants un cordon/une étiquette avec leur nom, encouragez-les à écrire leur nom/information, etc.

- Indiquez aux participants où se trouvent les toilettes et répondez aux questions qu'ils pourraient avoir.

- Une fois l'inscription terminée, vous passerez à un rôle différent en tant que marcheur/grand marcheur de plancher.

'''Chef d'équipe: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Horaires : de 7 h 30 à 9 h Inscription et de 9 h à 10 h 10 pour aider à l'activité du terrain'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy
|-
|'''Hôtesses, Installation de la salle de réunion en petits groupes'''
|- Interagir avec les participants et les aider à répondre à leurs questions au sujet de l'événement ou du lieu, en distribuant des sacs d'emplettes.
- Diriger les participants vers les chambres et les toilettes (se familiariser avec les plans d'étage)

- Aider à répondre aux questions qui pourraient surgir, courir et aller chercher les choses au besoin.

- IMPORTANT* S'assurer que chaque salle a un animateur et un preneur de notes au début de chaque séance en petits groupes.

- IMPORTANT* Mettez le nom de la session sur la porte ET assurez-vous que le preneur de notes a le bon document ET ramassez la feuille du tableau à feuilles mobiles de la dernière session et assurez-vous qu'elle est étiquetée et rapportez-la dans la salle des bénévoles.

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Horaire de l'accueil du matin : de 8 h à 12 h 30'''
Brittany Hurley, Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Nadine Lacelle

'''Horaire des quarts de travail de l'accueil de l'après-midi : 12 h 30 à 16 h 30'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, à déterminer
|-
|'''Équipes en petits groupes'''

'''- Facilitateur'''

'''- Preneur de notes'''

|- Ce rôle consiste notamment à travailler en équipe pour convoquer, animer et consigner les discussions des séances en petits groupes (une équipe par salle).
- L'animateur guidera la discussion de 55 minutes, permettant aux participants de discuter et de générer (1) une compréhension commune du sujet, (2) des opportunités et des défis qui s'y rapportent et (3) des actions pratiques pour les aborder.

- Le preneur de notes saisira les points de la discussion, y compris la compréhension du sujet par la salle, les opportunités et les défis, et les actions pratiques. Un ordinateur portable/tablette sera fourni dans chaque chambre. Un document et un dossier Google seront mis en place pour que vous puissiez enregistrer la discussion. Veuillez vous assurer que les notes sont enregistrées dans le dossier Google docs.

- Le preneur de notes conservera également le temps et prendra une photo du groupe participant à la session, veuillez l'envoyer à l'adresse suivante '''EMAIL HERE!'''

'''- [[:en:File:OneTeamGovCanada_Breakout_Session_Guide.docx|Guide des séances en petits groupes également disponible]]'''

'''Chef d'équipe:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLIQUEZ ici pour l'horaire de l'animateur et du preneur de notes''']]
|-
|'''Affectations spéciales'''
|- Divers rôles spécialisés durant la journée
- Les adjoints à l'établissement de l'ordre du jour seront informés à l'avance de leurs rôles spécifiques.

- Les bénévoles de la conciergerie Todd aideront à escorter les invités de baladodiffusion jusqu'à l'emplacement de la baladodiffusion

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Todd Concierge horaire :'''
10 h 15 à 12 h 30; Darlene Mulcahey

De 12 h 30 à 16 h 30 ; Nadia Ackah

'''Établissement de l'ordre du jour : Prêt à 10h'''

À DÉTERMINER
|-
|'''Mise en ordre'''

'''(J'appelle n'importe qui !)'''
|- Nous apprécions votre temps et comprenons que vous ne puissiez pas rester, mais nous espérons que le plus grand nombre possible de bénévoles resteront après l'événement pour nous aider à quitter le site en bon état !

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Démontage - 17h jusqu'à la fin !'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia

'''Toute autre personne disponible qui peut rester dans les parages est la bienvenue ! Je vous remercie !'''
|}

== '''Plan de l'étage''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== Médias sociaux ==
Veuillez utiliser ces hashtags d'événements pour mettre en valeur l'événement sur les médias sociaux: '''#NonConferenceOttawa''' '''#GouvEnsemble'''

'''Wi-Fi:''' Network: à déterminer / Mots de pass: à déterminer

== Questions et Réponses ==
# Les preneurs de notes sont-ils responsables du type de tableau à feuilles mobiles, qu'attend-on de nous dans ce rôle ?
#* L'idée est de capturer les idées collectives de la conversation en petits groupes, nous ne nous attendons pas à ce que les preneurs de notes se chargent de la présentation des documents affichés, des tableaux à feuilles mobiles, etc. (qui sera fait plus tard, tu n'as pas de devoirs)
#* Il y aura des ordinateurs portables fournis dans les salles de session, un modèle a commencé à vous aider, les notes seront sauvegardées dans un dossier google docs
#* IMPORTANT *** Si vous utilisez un tableau à feuilles mobiles, veuillez noter le sujet de votre séance et le numéro de la salle pour la tenue des dossiers.
# Qu'attendez-vous en termes de facilitation ? Il n'y a pas de " façon unique " d'animer la séance, vous n'avez pas besoin d'être un animateur expert.
#* Il y aura des tableaux à feuilles et des notes autocollantes dans la salle si vous voulez les utiliser, BTW s'il vous plaît/veuillez utiliser des marqueurs de tableaux à feuilles mobiles pas des objets pointus (les objets pointus écrivent sur les murs à travers un tableau à feuilles mobiles !!)
#* Vous pouvez utiliser un large éventail de techniques différentes, allant d'une conversation organique sans structure jusqu'à un animateur expérimenté utilisant l'approche 1-2-4-Tous (voir le Guide des séances en petits groupes).
#* En résumé, notre but est de faciliter une compréhension commune, l'exploration des opportunités et l'identification d'actions pratiques (consultez le guide des sessions de pause pour plus de détails).

GouvEnsembleCanadaGuideFrançais

2019-11-25T17:47:03Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* Si tu ne lit rien d'autre, lisez ceci ! */

'''''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|<big>I would like to read this guide in English</big>]]'''''

<big>'''''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Ramène-moi au guide des séances en petits groupes]]'''''</big>

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>GouvEnsemble Canada: Ottawa nonconference guide bénévole</big>''' ==
Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de l'équipe GouvEnsemble Ottawa nonconference 2019 ! Merci de partager votre temps précieux pour nous aider à faire de cet événement une réalité - nous ne pouvons littéralement pas le faire sans vous ! Nous savons que nos formidables bénévoles font la journée, alors MERCI de lever la main ! Votre énergie, votre enthousiasme et vos efforts contribuent à offrir une expérience agréable et à faire en sorte que chacun passe une journée mémorable. Par-dessus tout, nous espérons aussi que votre expérience de bénévolat sera amusante et enrichissante.

Dans ce wiki, vous trouverez beaucoup d'informations que vous voudrez connaître avant votre arrivée.

La conférence d'une journée de GouvEnsemble aura lieu le 17 décembre 2019 [https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 '''à l'édifice John G. Diefenbaker'''], 111, promenade Sussex, à Ottawa, Ontario. Nous attendons des centaines de personnes de partout au Canada et peut-être même à l'étranger et nous attendons avec impatience une journée fantastique !

(Vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Regardez [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''cette courte vidéo'''] et [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] pour en savoir plus !)

== '''Dites-m'en plus sur GouvEnsemble''' ==
OneTeamGov est une communauté de gens passionnés par l'amélioration des services publics afin de faciliter la vie des gens.

L'objectif de la communauté est d'améliorer le service public et les méthodes de travail dans le secteur public en éliminant les divisions entre les personnes. Il est ouvert à toute personne, quel que soit son poste ou son secteur d'activité, qui souhaite améliorer les services publics ou les méthodes de travail du secteur public par des actions concrètes.

Partager et apprendre avec les autres est un impératif moral, parce que chacun mérite d'avoir des services publics efficaces et accessibles. C'est pourquoi GouvEnsemble Canada, le chapitre canadien de OneTeamGov, organise un événement à Ottawa. C'est l'occasion de favoriser et de faciliter l'apprentissage et le partage à l'échelle du pays.

Comme nos autres événements, celui-ce sera axé sur les résultats. Nous voulons que les gens retirent des idées pratiques pour améliorer les services publics dans leur travail. Plutôt qu'un programme de réunions ou de conférences, cet événement sera une non-conférence - une série de sessions définies par les participants le jour même. L'objectif sera de partager vos expériences, votre pratique, votre inspiration, votre compréhension, d'apprendre des autres et de construire votre propre appel à l'action.

Voir ci-dessous tout ce que tu doit savoir!

== '''Si tu ne lit rien d'autre, lisez ceci !''' ==
'''1 -''' La préparation et l'installation de la non conférence aura lieu le 16 décembre, du 1-4pm au l'emplacement de la non conférence (111, promenade Sussex), certains d'entre vous se sont inscrits pour aider à la préparation ! Merci !!!

'''2 -''' Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence 17 décembre, rendez-vous à la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles, obtenir votre t-shirt, veuillez arriver bien avant votre quart.

'''3 -''' L'inscription à la non-conférence débutera à 8h00 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]]!'''

'''4 -''' Il y aura du café et des collations dans la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) le matin. Il y aura aussi des collations légères disponibles toute la journée pour vous aider à garder votre énergie en forme !

'''5 -''' Apportez un appareil pour rester connecté (mot de passe Wi-Fi fourni), les organisateurs de la conférence auront aussi des talkies-walkies et seront en itinérance

'''6 -''' Les '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#R.C3.B4les_des_b.C3.A9n.C3.A9voles_-_Ce_que_l.27on_attend_de_moi|descriptions des rôles des bénévoles]]''' et '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Bref_programme_de_la_journ.C3.A9e|l'horaire général]]''' sont ci-dessous - vérifiez-les avant de commencer ! Si vous êtes animateur et prenez des notes, veuillez consulter le '''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes]].'''

'''7 -''' A '''nglais)'''la fin de la journée, lorsque les participants quittent le lieu, nous voulons faire un " couloir de bénévoles et de cinq personnes " pour remercier tout le monde à leur départ. Nous ferons la queue à 16:45 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]]!'''

'''9 -''' N'hésitez pas à communiquer avec Colleen Tiernan (819-360-0852) ou Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) pour toute question, problème ou préoccupation ! Nous sommes là pour vous aider !

= '''Nonconference Ottawa 2019 - Détails pour les bénévoles''' =

== '''Séances d'information à l'intention des bénévoles''' ==
'''<big>AVANT le nonconference:</big>'''
* Des séances d'information pour les bénévoles auront lieu virtuellement via WebEx au cours de la semaine du 9 au 13 décembre. C'est l'occasion pour vous d'obtenir tous les détails, d'apprendre ce que l'on attend de vous et de nous poser toutes vos questions avant l'événement !
* Vous n'avez besoin que d'assister à l'une des séances d'information préalables ci-dessous. Veuillez choisir la session qui vous convient le mieux.
{| class="wikitable"
!Date
!Langue
!Rejoindre par vidéo
!Rejoindre par téléphone
|-
|'''9 décembre'''
12:00pm ET
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e '''Cliquez ici pour rejoindre la réunion''']
Réunion #: 558 387 665

Mot de passe: Unconference2019
|Composer 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''10 décembre'''
12:00pm ET
|Français
|'''[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m88d216d00ac25229af26a0da77000a83 Cliquez ici pour rejoindre la réunion]'''
Réunion #: 556 379 343

Mot de passe: Unconference2019
|Composer 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''11 décembre'''
12:00pm ET
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m4a471352d5dcccf10f633a31caa71e3c '''Cliquez ici pour rejoindre la réunion''']
Réunion #: 559 289 031

Mot de passe: Unconference2019
|Composer 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|}
'''<big>LE JOUR de nonconference:</big>'''
* Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence, rendez-vous à '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|la salle des bénévoles]]''' pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart de travail
* Vous recevrez un t-shirt blanc avec le logo OneTeamGov. Informelle, c'est bien. Habillez-vous pour le temps qu'il fait. Top conseil : des vêtements confortables, des chaussures confortables, et notez que les t-shirts sont de style unisexe.
* L'horaire complet des bénévoles sera affiché, veuillez informer Colleen et Kayleigh si vous rencontrez des difficultés, ou si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations ! Vous pouvez nous envoyer un SMS le jour de !
== '''Bref programme de la journée''' ==
* 7:00, La salle des bénévoles est prête à vous accueillir et vous pouvez venir chercher votre t-shirt ! Veuillez arriver tôt pour votre quart de travail !

* '''8:00,''' portes ouvertes et les inscriptions commencent
* '''9:00-9:40,''' Cérémonie de bienvenue
* '''9:40-10:10''', Activité de lancement
* 20 min écart, établissement de l'ordre du jour
* '''10:30-16:00''', séances en petits groupes
* '''16:00-16:45''', Mot de la fin et départ
* '''16:45''' *** Les bénévoles font la queue à 16h45
* '''17:00''' NETTOYEZ! Si vous pouviez rester un peu plus longtemps et nous aider, ce serait génial ! Je vous remercie !
== '''Prendre soin de soi''' ==
* Ce sera une journée importante et occupée, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et de votre propre bien-être. Il n'y a pas de mal à faire une pause pendant un certain temps !
* Il y aura une salle de bénévolat ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) à votre disposition, une salle tranquille est aussi disponible dans la salle de réunion '''Ottawa A''' pendant le déjeuner, de 11 h 30 à 13 h 30. Lorsque les participants sont en session, attendez-vous à ce que les principaux domaines soient un peu plus discrets.
* Si vous avez besoin d'aide en tout temps ou si vous devez changer de rôle, n'hésitez pas à laisser un message ou à appeler Colleen (819-360-0852) ou Kayleigh (506-654-3907). Nous sommes là pour prendre soin de vous aussi !

== '''Code de conduite''' ==

L'équipe de '''GouvEnsemble''' Unconference Team s'engage à maintenir un espace sûr et exempt de harcèlement pour tous nos participants. Cela inclut le maintien d'un espace positif et inclusif où chacun est le bienvenu et où les droits de l'homme sont respectés, quels qu'ils soient. Cela signifie le respect de tous les aspects des personnes, y compris l'âge, le sexe, la race, l'origine ethnique, la religion ou l'absence de religion, l'origine nationale, la langue, l'éducation, la taille, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité/expression sexuelle et la créativité, les capacités physiques et mentales, et le statut socioéconomique.

Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement de la part des participants à la conférence.

Veuillez vous référer au [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ '''code de conduite officiel de OneTeamGov.''']

== '''Rôles des bénévoles - Ce que l'on attend de moi''' ==
{| class="wikitable"
|'''Rôle'''
|
|
|-
|'''Inscription'''

|- Accueillir et inscrire les participants à leur arrivée- Donnez aux participants un cordon/une étiquette avec leur nom, encouragez-les à écrire leur nom/information, etc.

- Indiquez aux participants où se trouvent les toilettes et répondez aux questions qu'ils pourraient avoir.

- Une fois l'inscription terminée, vous passerez à un rôle différent en tant que marcheur/grand marcheur de plancher.

'''Chef d'équipe: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Horaires : de 7 h 30 à 9 h Inscription et de 9 h à 10 h 10 pour aider à l'activité du terrain'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy
|-
|'''Hôtesses, Installation de la salle de réunion en petits groupes'''
|- Interagir avec les participants et les aider à répondre à leurs questions au sujet de l'événement ou du lieu, en distribuant des sacs d'emplettes.
- Diriger les participants vers les chambres et les toilettes (se familiariser avec les plans d'étage)

- Aider à répondre aux questions qui pourraient surgir, courir et aller chercher les choses au besoin.

- IMPORTANT* S'assurer que chaque salle a un animateur et un preneur de notes au début de chaque séance en petits groupes.

- IMPORTANT* Mettez le nom de la session sur la porte ET assurez-vous que le preneur de notes a le bon document ET ramassez la feuille du tableau à feuilles mobiles de la dernière session et assurez-vous qu'elle est étiquetée et rapportez-la dans la salle des bénévoles.

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Horaire de l'accueil du matin : de 8 h à 12 h 30'''
Brittany Hurley, Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Nadine Lacelle

'''Horaire des quarts de travail de l'accueil de l'après-midi : 12 h 30 à 16 h 30'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, à déterminer
|-
|'''Équipes en petits groupes'''

'''- Facilitateur'''

'''- Preneur de notes'''

|- Ce rôle consiste notamment à travailler en équipe pour convoquer, animer et consigner les discussions des séances en petits groupes (une équipe par salle).
- L'animateur guidera la discussion de 55 minutes, permettant aux participants de discuter et de générer (1) une compréhension commune du sujet, (2) des opportunités et des défis qui s'y rapportent et (3) des actions pratiques pour les aborder.

- Le preneur de notes saisira les points de la discussion, y compris la compréhension du sujet par la salle, les opportunités et les défis, et les actions pratiques. Un ordinateur portable/tablette sera fourni dans chaque chambre. Un document et un dossier Google seront mis en place pour que vous puissiez enregistrer la discussion. Veuillez vous assurer que les notes sont enregistrées dans le dossier Google docs.

- Le preneur de notes conservera également le temps et prendra une photo du groupe participant à la session, veuillez l'envoyer à l'adresse suivante '''EMAIL HERE!'''

'''- [[:en:File:OneTeamGovCanada_Breakout_Session_Guide.docx|Guide des séances en petits groupes également disponible]]'''

'''Chef d'équipe:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLIQUEZ ici pour l'horaire de l'animateur et du preneur de notes''']]
|-
|'''Affectations spéciales'''
|- Divers rôles spécialisés durant la journée
- Les adjoints à l'établissement de l'ordre du jour seront informés à l'avance de leurs rôles spécifiques.

- Les bénévoles de la conciergerie Todd aideront à escorter les invités de baladodiffusion jusqu'à l'emplacement de la baladodiffusion

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Todd Concierge horaire :'''
10 h 15 à 12 h 30; Darlene Mulcahey

De 12 h 30 à 16 h 30 ; Nadia Ackah

'''Établissement de l'ordre du jour : Prêt à 10h'''

À DÉTERMINER
|-
|'''Mise en ordre'''

'''(J'appelle n'importe qui !)'''
|- Nous apprécions votre temps et comprenons que vous ne puissiez pas rester, mais nous espérons que le plus grand nombre possible de bénévoles resteront après l'événement pour nous aider à quitter le site en bon état !

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Démontage - 17h jusqu'à la fin !'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia

'''Toute autre personne disponible qui peut rester dans les parages est la bienvenue ! Je vous remercie !'''
|}

== '''Plan de l'étage''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== Médias sociaux ==
Veuillez utiliser ces hashtags d'événements pour mettre en valeur l'événement sur les médias sociaux: '''#NonConferenceOttawa''' '''#GouvEnsemble'''

'''Wi-Fi:''' Network: à déterminer / Mots de pass: à déterminer

== Questions et Réponses ==
# Les preneurs de notes sont-ils responsables du type de tableau à feuilles mobiles, qu'attend-on de nous dans ce rôle ?
#* L'idée est de capturer les idées collectives de la conversation en petits groupes, nous ne nous attendons pas à ce que les preneurs de notes se chargent de la présentation des documents affichés, des tableaux à feuilles mobiles, etc. (qui sera fait plus tard, tu n'as pas de devoirs)
#* Il y aura des ordinateurs portables fournis dans les salles de session, un modèle a commencé à vous aider, les notes seront sauvegardées dans un dossier google docs
#* IMPORTANT *** Si vous utilisez un tableau à feuilles mobiles, veuillez noter le sujet de votre séance et le numéro de la salle pour la tenue des dossiers.
# Qu'attendez-vous en termes de facilitation ? Il n'y a pas de " façon unique " d'animer la séance, vous n'avez pas besoin d'être un animateur expert.
#* Il y aura des tableaux à feuilles et des notes autocollantes dans la salle si vous voulez les utiliser, BTW s'il vous plaît/veuillez utiliser des marqueurs de tableaux à feuilles mobiles pas des objets pointus (les objets pointus écrivent sur les murs à travers un tableau à feuilles mobiles !!)
#* Vous pouvez utiliser un large éventail de techniques différentes, allant d'une conversation organique sans structure jusqu'à un animateur expérimenté utilisant l'approche 1-2-4-Tous (voir le Guide des séances en petits groupes).
#* En résumé, notre but est de faciliter une compréhension commune, l'exploration des opportunités et l'identification d'actions pratiques (consultez le guide des sessions de pause pour plus de détails).

FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE

2019-11-25T17:45:11Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes */

= Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes =
{| class="wikitable"
!
! colspan="8" |<big>SALLE /ROOM</big>
|-
!<big>TIME/ HORAIRE</big>
!<big>Rideau Falls</big>
<big>(ENGLISH)</big>
!
<big>La Promenade</big>

<big>(ENGLISH)</big>
!<big>Freiman-Guigues</big>
<big>(ENGLISH)</big>
!<big>Ottawa D</big>
<big>(ENGLISH)</big>
!
<big>Ottawa B</big>

<big>(FRANCAIS)</big>
!<big>Ottawa A</big>
<big>(ENGLISH)</big>
!<big>Ottawa C</big>
<big>(ENGLISH)</big>
!<big>Ottawa D</big>
<big>(ENGLISH)</big>
|-
|'''10:30 AM - 11:30 AM'''
|Abe Greenspoon (Facilitator); Greg White (Notes)
| Rae Payette (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
|Gabe Bourdon (Fac.); Victoria Simba (Notes)
|Vanessa Thomas (Facilitator); Allison Van de Ligt (Notes)
|Jessica Zeroual (Anim.); Denisa Iancu (Notes)
|Eric Belisle (Facilitator); Natasha D'souza (Notes)
|Eric Shoesmith (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Burt James (Facilitator); Mary Bumstead (Notes)
|-
|'''11:30 AM - 12:30 PM'''
| Brittany Hurley (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
| Ali Feroz (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); Eric Belisle (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|Laura Colella (Anim.); Guillaume Charest (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
'''''**Quiet Room**'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|-
|'''12:30 PM''' '''- 1:30 PM'''
|Naomi Fraser (Fac.); Vanessa Thomas (Notes)
|Victoria Simba (Facilitator); Tara Shapransky (Notes)
|Anna Wong (Facilitator); Maddy Ewin (Notes)
|Robyn Paton (Facilitator); Allison Van de Ligt (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
'''''**Quiet Room**'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|-
|'''1:30 PM''' '''- 2:30 PM'''
|Tracey Peever (Facilitator); Sarah Chan (Notes)
| Tracey Snow (Facilitator); Rae Payette (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); Celeste Cote (Notes)
|Jeremiah Stanghini (Fac.); Naomi Fraser (Notes)
|Guillaume Charest (Animateur); Myriam Lamontagne (Notes)
|Katherine Cole (Facilitator); Ellen Grove (Notes)
|Anu shukla-jones (Fac.); Kristen Howe (Notes)
|Liz Mckeown (Facilitator); Vanessa Thomas (Notes)
|-
|'''2:30 PM''' '''- 3:30 PM'''
|Kayleigh Chaston-Vickers (Facilitator); Amy Hu (Notes)
| Robyn Paton (Facilitator); Eric Shoesmith (Notes)
|Gabe Bourdon (Facilitator); Christine Baillargeon (Notes)
|Cheryl Goss (Fac.); Kate McKerlie (Notes)
|Catherine Charbonneau (Anim.); Laura Colella (Notes)
|Kristen Howe (Facilitator); Melissa Valencia (Notes)
|Victoria Wang (Facilitator); Katherine Cole (Notes)
|Mary Bumstead (Fac.); Burt James (Notes)
|-
|'''3:30 PM''' '''- 4:30 PM'''
|Glennys Egan (Facilitator); Holly Grenier (Notes)
| Ali Feroz (Facilitator); Musharraf Sodiqova (Notes)
|Giselle Jean Baptiste (Facilitator); Caroline Reid (Notes)
|Kate McKerlie (Fac.); Jeremiah Stanghini (Notes)
|Myriam Lamontagne (Animateur); Christine Baillargeon (Notes)
|Tara Shapransky (Fac.); Dana Clarke (Notes)
|Dana Clarke (Facilitator); Christina Prozes (Notes)
|Manuela (Facilitator); Tera Winter (Notes)
|}
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FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE

2019-11-25T17:42:03Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes */

= Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes =
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!
! colspan="8" |<big>SALLE /ROOM</big>
|-
!<big>TIME/ HORAIRE</big>
!<big>Rideau Falls</big>
<big>(EN)</big>
!
<big>La Promenade</big>

<big>(EN)</big>
!<big>Freiman-Guigues</big>
<big>(EN)</big>
!<big>Ottawa D</big>
<big>(EN)</big>
!
<big>Ottawa B</big>

<big>(FR)</big>
!<big>Ottawa A</big>
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<big>(EN)</big>
!<big>Ottawa D</big>
<big>(EN)</big>
|-
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|Abe Greenspoon (Facilitator); Greg White (Notes)
| Rae Payette (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
|Gabe Bourdon (Fac.); Victoria Simba (Notes)
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|Eric Belisle (Facilitator); Natasha D'souza (Notes)
|Eric Shoesmith (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Burt James (Facilitator); Mary Bumstead (Notes)
|-
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| Brittany Hurley (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
| Ali Feroz (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); Eric Belisle (Notes)
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|Laura Colella (Anim.); Guillaume Charest (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
'''''**Quiet Room**'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|-
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|'''''Lunch/Dîner'''''
|-
|'''1:30 PM''' '''- 2:30 PM'''
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|Guillaume Charest (Animateur); Myriam Lamontagne (Notes)
|Katherine Cole (Facilitator); Ellen Grove (Notes)
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|'''2:30 PM''' '''- 3:30 PM'''
|Kayleigh Chaston-Vickers (Facilitator); Amy Hu (Notes)
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|'''3:30 PM''' '''- 4:30 PM'''
|Glennys Egan (Facilitator); Holly Grenier (Notes)
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|Kate McKerlie (Fac.); Jeremiah Stanghini (Notes)
|Myriam Lamontagne (Animateur); Christine Baillargeon (Notes)
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|Manuela (Facilitator); Tera Winter (Notes)
|}
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FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE

2019-11-25T17:35:03Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes */

= Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes =
{| class="wikitable"
!
! colspan="8" |SALLE /ROOM
|-
!TIME/ HORAIRE
!Rideau Falls
(EN)
!
La Promenade

(EN)
!Freiman-Guigues
(EN)
!Ottawa D
(EN)
!
Ottawa B

(FR)
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(EN)
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(EN)
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(EN)
|-
|'''10:30 AM - 11:30 AM'''
|Abe Greenspoon (Facilitator); Greg White (Notes)
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|Gabe Bourdon (Fac.); Victoria Simba (Notes)
|Vanessa Thomas (Facilitator); Allison Van de Ligt (Notes)
|Jessica Zeroual (Anim.); Denisa Iancu (Notes)
|Eric Belisle (Facilitator); Natasha D'souza (Notes)
|Eric Shoesmith (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Burt James (Facilitator); Mary Bumstead (Notes)
|-
|'''11:30 AM - 12:30 PM'''
| Brittany Hurley (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
| Ali Feroz (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); Eric Belisle (Notes)
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|Laura Colella (Anim.); Guillaume Charest (Notes)
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|-
|'''12:30 PM''' '''- 1:30 PM'''
|Naomi Fraser (Fac.); Vanessa Thomas (Notes)
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|Anna Wong (Facilitator); Maddy Ewin (Notes)
|Robyn Paton (Facilitator); Allison Van de Ligt (Notes)
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|'''''Lunch/Dîner'''''
'''''**Quiet Room**'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|-
|'''1:30 PM''' '''- 2:30 PM'''
|Tracey Peever (Facilitator); Sarah Chan (Notes)
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|Guillaume Charest (Animateur); Myriam Lamontagne (Notes)
|Katherine Cole (Facilitator); Ellen Grove (Notes)
|Anu shukla-jones (Fac.); Kristen Howe (Notes)
|Liz Mckeown (Facilitator); Vanessa Thomas (Notes)
|-
|'''2:30 PM''' '''- 3:30 PM'''
|Kayleigh Chaston-Vickers (Facilitator); Amy Hu (Notes)
| Robyn Paton (Facilitator); Eric Shoesmith (Notes)
|Gabe Bourdon (Facilitator); Christine Baillargeon (Notes)
|Cheryl Goss (Fac.); Kate McKerlie (Notes)
|Catherine Charbonneau (Anim.); Laura Colella (Notes)
|Kristen Howe (Facilitator); Melissa Valencia (Notes)
|Victoria Wang (Facilitator); Katherine Cole (Notes)
|Mary Bumstead (Fac.); Burt James (Notes)
|-
|'''3:30 PM''' '''- 4:30 PM'''
|Glennys Egan (Facilitator); Holly Grenier (Notes)
| Ali Feroz (Facilitator); Musharraf Sodiqova (Notes)
|Giselle Jean Baptiste (Facilitator); Caroline Reid (Notes)
|Kate McKerlie (Fac.); Jeremiah Stanghini (Notes)
|Myriam Lamontagne (Animateur); Christine Baillargeon (Notes)
|Tara Shapransky (Fac.); Dana Clarke (Notes)
|Dana Clarke (Facilitator); Christina Prozes (Notes)
|Manuela (Facilitator); Tera Winter (Notes)
|}
[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada?wteswitched=1 '''RETURN TO Main WIKI PAGE / Retour à la page principal wiki''']

OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada

2019-11-25T17:27:47Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* If you read nothing else, read this! */

'''''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected (Wi-Fi is provided: PASSWORD). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''9 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:00''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:00-16:45''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''') available to you as well as a quiet room in breakout room '''Ottawa A''' during lunch from 11:30am to 1:30pm. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
Brittany Hurley, Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Nadine Lacelle

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, TBD
|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''EMAIL'''

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, Darlene Mulcahey

12:30pm to 16:30pm shift (Nadia Ackah)

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

TBD
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== Social Media ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: TBD / Password: TBD

== Questions & Answers ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)

GouvEnsembleCanada - Nonconference guide des séances en petits groupes

2019-11-25T17:27:00Z

Kayleigh.chaston-vickers:

[[File:ROM7094.jpg|thumb|399.991x399.991px|left]]
'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|I would like to read this guide in English]]</big>'''''

'''''<big>[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais|Ramène-moi au guide bénévole]]</big>'''''

''* Toutes les photos sur cette page prises par Mars Romer Photography''

='''Les objectifs de notre séance en petits groupes:'''=
'''<big>Nous voulons faciliter les choses :</big>'''
*'''Compréhension(s) partagée(s) du sujet à discuter''' (viser la cohérence et non le consensus) ;
*'''Exploration des implications et des opportunités''' à partir de différents points de vue - expériences, opportunités, obstacles, etc ; (quel est l'état actuel ? Que pourrait être ?)[[File:ROM7191.jpg|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7191.jpg]]
*'''Identification d'actions pratiques''' susceptibles d'améliorer les choses - par exemple, idées, prochaines étapes sur la manière de les mettre en œuvre. Que peut faire chacun d'entre nous ? Que pourrions-nous faire ensemble ? Comment le ramener aux contextes dans lesquels nous travaillons ?
*'''Amusez-vous bien !''' D'abord et avant tout, nous essayons d'établir des liens, d'excellentes discussions et de donner à chacun l'occasion de partager ses points de vue et ses idées.
<big>'''Nos hypothèses de travail :'''</big>
*Il y a plusieurs façons de faciliter les discussions, par exemple à travers une gamme d'approches très structurées à non structurées, permettant une pensée divergente et convergente, etc. C'est exactement le but de ce guide. Ce n'est pas censé être normatif.
*Nous voulons prendre en compte et faciliter, dans la mesure du possible, une variété de préférences et de styles des participants, par exemple, des extravertis et des introvertis.
*Moins, c'est plus, mais il n'y a pas grand-chose que nous pouvons faire en 45-55 minutes en petits groupes. Nos efforts permettront d'établir des liens, de faire preuve de créativité, de partager les connaissances et d'éclairer l'action pratique.
*Nous voulons saisir et partager l'apprentissage. Partager les notes de séance après l'événement.
='''Méthodes et conseils pour les animateurs'''=
'''<big>Souviens-toi:</big>'''
*C'est une session de 55 minutes. Le temps passera vite.
*Vous avez un sujet assigné pour votre session en petits groupes, qui est l'idée que quelqu'un a proposée pendant l'exercice de crowdsourcing plus tôt dans la journée. – ''Obligatoire''
*Il y aura un preneur de notes pour capturer la discussion, en particulier celles qui se déroulent en tant que groupe en plénière, et pour garder le temps. – ''Obligatoire''
*Chaque participant aura un sharpy (les extras seront dans la salle) - ''Facultatif à utiliser''
*Il y aura des autocollants (aussi appelés post-it) sur chaque siège et dans la salle - ''Facultatif à utiliser''
*Il y aura un tableau à feuilles dans la salle - ''Facultatif à utiliser''
<big>'''Il y a deux sections ci-dessous :'''</big>
*'''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes#C.27est_la_premi.C3.A8re_fois_que_vous_facilitez_.3F_Ou_peut-.C3.AAtre_que_.C3.A7a_fait_un_moment_.3F|C'est la première fois que vous facilitez ? Ou peut-être que ça fait un moment ?]]''' Ou peut-être que ça fait un moment ? - cette section comprend trois options pour animer une séance en petits groupes.
*'''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes#More_experienced_at_facilitating.3F_Or_feeling_adventurous.3F|Vous avez plus d'expérience pour faciliter l'aventure ou vous sentir aventureux ?]]''' - apportez et appliquez vos compétences lors des séances en petits groupes en gardant à l'esprit les objectifs ci-dessus.
''*Les méthodes suivantes ont été prises et/ou adaptées de [http://www.liberatingstructures.com/ Liberating Structures], où vous pouvez trouver [http://www.liberatingstructures.com/ls/ beaucoup d'autres méthodes], et [http://agilecoffee.com/ Agile Coffee.]''

='''C'est la première fois que vous facilitez ? Ou peut-être que ça fait un moment ?'''=
=='''Introduire la session'''==
[[File:ROM7260.jpg|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7260.jpg]]'''1) Communiquer l'approche''' à la salle pour la discussion de 55 minutes. "Aujourd'hui, nous allons prendre les 55 prochaines minutes pour :
*Décompressez ce que l'idée signifie pour nous afin que nous sachions de quoi nous parlons ;
*Générer des opportunités et des défis liés à l'idée ; et
*Identifier quelques actions pratiques que nous pourrions prendre, individuellement et collectivement liées à l'idée."
*Invitez les gens à vous faire part de leurs commentaires pour vous assurer qu'ils sont d'accord avec l'approche."
'''2) Décortiquez l'idée:''' Générer une compréhension ou une cohérence sur ce qu'elle signifie pour les participants dans la salle.
*La personne qui l'a proposé est-elle présente ? Demandez à la chambre. Si oui, invitez cette personne à partager ses réflexions sur l'idée et pourquoi elle l'a proposée.
*Si ce n'est pas le cas, passez à l'étape suivante.
'''3) Continuez à faire l'une des trois options suivantes.'''
=='''Option 1 -''' '''Quoi ? Et alors ? Et alors ? Et maintenant, quoi ?''' ==
*S'il s'agit d'un nombre gérable (p. ex. 15-20 personnes), vous pourriez animer toute la discussion en plénière. Demandez à tout le groupe :
**"Que signifie cette idée pour vous ?" ''[10 minutes]''
** "Alors qu'est-ce que ça peut faire ? Pourquoi est-ce important ? ''[15 minutes]''
**"Qu'allons-nous faire maintenant ?" "Quelles sont les actions pratiques que nous pouvons prendre ?" ''[15 minutes]''
*Pour ceux qui sont introvertis, ouvrez un espace mural où ils peuvent partager des idées tout au long ou à la fin.
=='''Option 2 - 1-2-4-Tous'''==
'''Un..'''
*Demandez aux participants de réfléchir chacun en silence sur l'idée : Demandez : "Que signifie cette idée pour vous ?" et "Quelles sont les opportunités et les défis qui s'y rattachent ?"
*Demandez-leur d'utiliser les autocollants ou leur propre bloc-notes pour noter leurs pensées, afin qu'ils puissent les partager avec un partenaire à l'étape suivante. ''[5 mins]''
'''Deux..'''
*Ensuite, demandez aux participants de se mettre par deux, de partager et de discuter ce qu'ils ont écrit. Demandez-leur d'écouter et d'identifier les points communs ou les différences. ''[5 mins]''
*Demandez à des volontaires de partager avec toute la salle ce que l'idée signifie pour eux. ''[5 mins]''
'''Quatre...'''
*Maintenant, '''demandez aux participants de former un groupe de quatre''' et de construire à partir de la compréhension générée pour se concentrer maintenant sur les moyens d'aller de l'avant. Demandez aux participants de prendre note des possibilités ou des défis qui devraient être relevés ainsi que des mesures pratiques qui pourraient être prises pour faire avancer l'idée.
*Demandez-leur de noter leurs 3 principales opportunités, défis et actions pour faire avancer l'idée. ''[10 minutes]''
'''Tous..'''
*Demandez à chaque groupe de quatre personnes de partager leurs 3 meilleures opportunités, défis et actions pratiques avec toute la salle. ''[2 min/par groupe ; ou un total de 10 minutes]''
*Ouvrez la salle à la réflexion et aux commentaires. [5 minutes]
*<nowiki>Demandez : s'il y a une action pratique que vous pouvez faire en tant qu'individu pour aider à réaliser cette idée, quelle serait-elle ? Écrivez-le sur un papier collant et remettez-le (ou affichez-le sur le mur) avant de quitter la pièce. [5 minutes]</nowiki>
=='''Option 3 - Le Fishbowl'''==
*Placez 6 chaises en cercle au milieu de la pièce. Vous, l'animateur, serez assis sur l'une des chaises tout le temps.
*Expliquez également que cela sera fait dans un format Fishbowl. 5 personnes s'assoient dans le cercle avec l'animateur pour commencer.
*L'animateur guide la discussion en posant des questions et/ou en l'invitant, par exemple :
**"Qu'est-ce que cette idée signifie pour vous ?" [15 minutes]
**"Et alors ? Pourquoi est-ce important ? Pourquoi est-ce important ? [15 minutes]
**"Qu'allons-nous faire maintenant ?" "Quelles sont les actions pratiques que nous pouvons prendre ?" Collectivement ? En tant qu'individus ? [15 minutes]
*A tout moment, si vous souhaitez participer à la discussion, n'importe quelle personne dans la salle peut se lever et tapoter une personne sur l'épaule pour prendre sa place.
*La personne dont l'épaule est touchée s'assoit dans l'auditoire pour regarder le bocal à poissons. Ils peuvent revenir dans le cercle à tout moment.
='''Plus expérimentés dans l'animation ou la Vous vous sentez aventureux ?'''=
=='''Introduire la session'''==
'''1) Communiquer l'approche''' à la salle pour la discussion de 55 minutes. "Aujourd'hui, nous allons prendre les 55 prochaines minutes pour :
*Décompressez ce que l'idée signifie pour nous afin que nous sachions de quoi nous parlons ;
*Générer des opportunités et des défis liés à l'idée ; et
*Identifier quelques actions pratiques que nous pourrions prendre, individuellement et collectivement liées à l'idée."
*Invitez les gens à vous faire part de leurs commentaires pour vous assurer qu'ils sont d'accord avec l'approche."
'''2) Décortiquez l'idée:''' Générer une compréhension ou une cohérence sur ce qu'elle signifie pour les participants dans la salle.
*La personne qui l'a proposé est-elle présente ? Demandez à la chambre. Si oui, invitez cette personne à partager ses réflexions sur l'idée et pourquoi elle l'a proposée.
*Si ce n'est pas le cas, passez à l'étape suivante.
'''3)''' '''Choisissez votre méthode:''' N'hésitez pas à consulter les méthodes suggérées à la section 1, en particulier si vous manquez de temps, ou voir ci-dessous les méthodes qui pourraient éclairer votre approche de facilitation. Nous sommes ouverts aux animateurs expérimentés qui utilisent d'autres méthodes ; toutefois, n'oubliez pas les objectifs de toutes les séances présentées ci-dessus.
=='''Option 1''' - '''1-2-4-Tous'''==
'''1. Structurer l'invitation'''
*L'idée proposée sur la carte est le thème de discussion.
'''2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire'''
*Nombre illimité de groupes
*Espace permettant aux participants de travailler en face à face, en binôme ou en quatuor.
*Chaises et tables en option
*Document à l'intention des participants pour consigner leurs observations et leurs points de vue
'''3. Comment la participation est-elle répartie ?'''
*Tous les membres du groupe sont inclus (souvent pas l'animateur)
*Tout le monde a une chance égale d'apporter sa contribution
'''4. Comment les groupes sont configurés'''
*Commencez seul, puis par deux, puis par deux, puis par quatre, et enfin en groupe autour de la table.
'''5. Séquence des étapes et répartition du temps'''
*Auto-réflexion silencieuse des individus sur l'idée, par exemple : Qu'est-ce que cette idée signifie pour vous ? 3 min.
*Partagez votre compréhension de l'idée par deux, en vous appuyant sur des idées issues de l'autoréflexion. Quelles sont les possibilités et les défis à relever pour y parvenir ? 5 min.
*En quatuor, construisez à partir de la compréhension dont vous avez discuté en binôme et générez des idées d'actions et de prochaines étapes pour exploiter les opportunités ou relever les défis. 10 min.
*'''En tant que groupe entier, :'''
**Demandez : "Quelle est l'idée qui est ressortie de votre conversation ?" Chaque groupe partage une idée importante avec tous (répéter le cycle au besoin). 5 min.
**Ouvrez la salle à la réflexion et aux commentaires. 5 min (15 min)
**Demandez : s'il y a une chose que vous pouvez faire en tant qu'individu pour aider à réaliser cette idée, quelle serait-elle ? Écrivez-le sur un papier collant et remettez-le avant de quitter la pièce. (10 min)
=='''Option 2 - Café de conversation'''==
'''1. Structurer l'invitation'''
*Invitez tous les participants à se réunir en petits groupes pour écouter leurs pensées et réfléchir ensemble sur l'idée proposée sur la carte.
'''2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire'''
*Nombre illimité de groupes[suggérer 4-6 groupes pour Open First Day].
*Espace permettant aux participants de travailler en face à face en groupe
*Chaises et tables en option
*Tableaux de conférence ou feuilles intelligentes pour permettre aux participants de noter leurs observations et leurs points de vue.
*6 objets parlants
'''3. Comment la participation est-elle répartie ?'''
*Tout le monde est inclus
*Tout le monde a une chance égale d'apporter sa contribution
'''4. Comment les groupes sont configurés'''
*Groupes mixtes et diversifiés de 5 à 7 participants
'''5. Séquence des étapes et répartition du temps'''
*Indiquez le thème de la conversation, généralement sous la forme d'une question.
*Établir une compréhension commune de ce que cela signifie. Personne ne peut parler plus d'une minute. (5 min.)
*Expliquez qu'il y aura cinq rondes de conversation à chaque table, deux premières rondes avec un objet parlant, la troisième comme conversation ouverte, une quatrième ronde avec l'objet parlant, et une cinquième pour partager les plats à emporter en groupe. Donner la durée de chaque tour.
*Distribuer les objets parlants
*<nowiki>Premier tour avec l'objet parlant : chaque personne partage ce qu'elle pense, ressent ou fait au sujet de l'idée. 1 min. par personne[6 min. au total].</nowiki>
*<nowiki>Deuxième tour avec l'objet parlant : chaque personne partage ses pensées et ses sentiments après avoir écouté tout le monde autour de la table. 1 min. par personne[6 min. au total].</nowiki>
*Demandez à un membre de chaque groupe de prendre des notes.
*Troisième tour : conversation ouverte sur les opportunités et les défis (possibilité d'utiliser un objet parlant). 10 min.
*Quatrième tour avec l'objet parlant : chaque membre se partage des "plats à emporter". Notez-les 10 min.
*Cinquième et dernier tour : Chaque équipe partage ses plats à emporter - prenez des notes.
*[Si le temps le permet] passer à la discussion ouverte. Les animateurs invitent les participants à participer.
=='''Option 3 - Quoi, alors quoi, et maintenant ? W³'''==
'''1. Structurer l'invitation'''
*Présentez le sujet de discussion et expliquez que nous allons faire un exercice pour y répondre :
**"QUOI ? Cette idée signifie-t-elle quelque chose pour vous ? Quelle est votre compréhension de ce que cela signifie ? Ensuite, une fois que toutes les observations saillantes auront été recueillies, nous demanderons,
**"SO QUOI ? Pourquoi cette idée est-elle importante pour la fonction publique, le gouvernement et/ou les autres intervenants et utilisateurs ? Quelles sont les possibilités ? Y a-t-il des obstacles à surmonter ? Puis, une fois que la prise de conscience sera terminée, nous poserons la question,
**"MAINTENANT QUOI ? Quelles actions ont du sens ?"
'''2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire'''
*Nombre illimité de groupes[suggérer 4-6 groupes pour Open First Day].
*Chaises pour s'asseoir en petits groupes de 5 à 7 personnes ; les petites tables sont facultatives.
*Papier pour faire des listes
*Un tableau à feuilles mobiles ou des feuilles intelligentes peuvent être nécessaires avec un grand groupe pour recueillir les réponses.
*Objet parlant * (facultatif)
'''3. Comment la participation est-elle répartie ?'''
*Tout le monde est inclus
*Tout le monde a une chance égale de contribuer à chaque table.
*Les petits groupes sont plus susceptibles de donner la parole à tout le monde si une seule personne facilite et maintient tout le monde à travailler sur une question à la fois.
'''4. Comment les groupes sont configurés'''
*Particuliers
*Groupes de 5-7 personnes
*Ensemble du groupe
*Les groupes peuvent être des équipes établies ou des groupes mixtes.
'''5. Séquence des étapes et répartition du temps'''
*Si nécessaire, décrire la séquence des étapes. Si le groupe est composé de 10 à 12 personnes ou moins, faites le compte rendu avec l'ensemble du groupe. Sinon, divisez le groupe en petits groupes.
*[Au besoin, obtenez une compréhension commune du sujet. Demandez si la personne qui a écrit l'idée est dans la pièce.]
*Première étape : QUOI ? les individus travaillent 2 min. seuls sur QUOI ? Cette idée signifie-t-elle quelque chose pour vous ? Quelle est votre compréhension de ce que cela signifie ? Rédigez des aperçus concis sur les adhésifs. Puis 8 minutes en petit groupe - utilisez des feuilles intelligentes pour saisir votre compréhension de l'idée. 10 minutes au total.
*Deuxième étape : QUOI ? Les gens travaillent 2 minutes seuls sur "Pourquoi cette idée est-elle importante pour la fonction publique ou le gouvernement ? Quelles sont les possibilités ? Y a-t-il des obstacles à surmonter ? 8 minutes en petit groupe. 10 minutes au total. Rédigez des aperçus concis sur les adhésifs.
*Troisième étape : MAINTENANT QUOI ? Les participants travaillent 1 min. seuls sur "Et maintenant ? Quelles actions ont du sens ?" Rédigez des aperçus concis sur les adhésifs. Puis 8 minutes en petit groupe - utilisez des feuilles intelligentes pour saisir votre compréhension de l'idée. 10 minutes au total.
*Les actions sont partagées avec l'ensemble du groupe - chaque groupe fournit un débriefing de 3 minutes, discuté et recueilli. Nous vous invitons à nous faire part de vos commentaires. 15 min au total.
=='''Option 4 - TRIZ'''==
[[File:ROM7422.jpg|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7422.jpg|left|thumb]]
'''1. Structurer l'invitation:''' Dans ce processus en trois étapes, les participants travailleront individuellement et en groupes pour répondre aux questions suivantes relatives à l'idée :
*1. "Faites une liste - un article par stickie - de tout ce que vous pouvez faire pour vous assurer d'obtenir le pire résultat imaginable par rapport à cette idée."
*2. "Soyez brutalement honnête en dressant une deuxième liste de toutes vos activités/programmes/procédures contre-productives - un article par article - et en faisant une deuxième liste - une par article.
*3. "Passez en revue les éléments de votre deuxième liste et décidez quelles premières étapes vous aideront à arrêter ce que vous savez créer des résultats indésirables vers la réalisation de l'idée ?"
'''2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire'''
* Nombre illimité de petits groupes de 4 à 7 chaises, avec ou sans petites tables.
* Papier ou feuilles intelligentes à noter par les participants
'''3. Comment la participation est-elle répartie ?'''
*Toutes les personnes impliquées dans le travail sont incluses.
*Tout le monde a une chance égale d'apporter sa contribution
'''4. Comment les groupes sont configurés'''
*Groupes de 4 à 7 participants
*Équipes établies ou groupes mixtes
'''5. Séquence des étapes et répartition du temps'''
*Présentez l'idée que le groupe discutera. Animer une discussion de groupe sur ce que l'idée signifie pour le groupe afin de générer une compréhension générale de ce que l'idée implique. 5 minutes
*Ok, maintenant, animez une discussion de groupe entière sur le pire résultat possible imaginable par rapport à l'idée. 5 minutes
*Maintenant, en équipe....
*Chaque groupe dresse une première liste de tout ce qu'il peut faire pour s'assurer d'obtenir le résultat le plus indésirable. 10 min :
**Réflexion personnelle d'abord, puis en équipe. Rédigez votre liste de choses qui vous permettront d'obtenir le résultat non désiré.
**Chaque groupe dresse une deuxième liste de tout ce que le gouvernement fait actuellement et qui ressemble aux éléments de sa première liste. 10 min.
**Réflexion personnelle d'abord, puis en équipe. Rédigez votre liste de choses que le gouvernement fait actuellement et qui ressemblent aux éléments de sa première liste.

* Chaque groupe détermine ensuite pour chaque élément de sa deuxième liste les premières étapes qui l'aideront à arrêter ce résultat, cette activité, ce comportement ou cette pratique non désirés. 10 min.

* Une personne de chaque groupe fait ensuite rapport sur les premières mesures qu'elle prendrait pour arrêter le résultat, l'activité, le comportement ou la pratique non désirés.

=='''Option 5 - Spécifications Min'''==
'''1. Structurer l'invitation'''
*Dans le contexte de l'idée de discussion, invitez les participants à dresser d'abord la liste complète de toutes les choses à faire et à ne pas faire auxquelles ils devraient prêter attention pour obtenir un résultat positif. C'est la liste des spécifications maximales (Max Specs).
*Une fois que la liste des spécifications Max a été élaborée, demandez aux participants de la réduire au strict minimum nécessaire pour atteindre leur objectif. Demandez-leur de passer au crible la liste un article à la fois et d'éliminer toutes les règles qui obtiennent une réponse positive à la question : "Si nous avons enfreint ou ignoré cette règle, pourrions-nous encore atteindre notre but ?".
'''2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire'''
*Groupes de 4 à 6 personnes autour de la table
*Papier ou feuilles intelligentes pour l'enregistrement des spécifications Max et Min
'''3. Comment la participation est-elle répartie ?'''
*Toutes les personnes impliquées peuvent participer
*Tout le monde a une chance égale d'apporter sa contribution
'''4. Comment les groupes sont configurés'''
*Commencez individuellement puis en petits groupes de 4 à 7 personnes.
*Tout un groupe à partager
'''5. Séquence des étapes et répartition du temps'''
*Animer une discussion de groupe sur ce que l'idée signifie pour le groupe afin de générer une compréhension générale de ce que l'idée implique. Formez un énoncé de but lié à l'idée (il peut déjà être formulé comme tel) 5 minutes
*Formez des groupes de 4 à 6 personnes.
*Auto-réflexion : Chacun d'entre vous génère individuellement la liste de toutes les activités à faire et à ne pas faire pour réaliser l'idée (Max Specs) 3 min.
*Ensuite, partagez, consolidez et développez dans vos groupes. Rendre la liste aussi complète que possible en peu de temps. 6 min.
*Chaque groupe teste chaque spécification de sa liste Max Spec par rapport à l'énoncé d'objet. Si la spécification peut être violée et l'objectif atteint, la spécification est retirée de la liste. "Si nous enfreignons ou ignorons cette règle, pourrions-nous quand même atteindre notre but ?" 10 min.
*Faites un deuxième tour si nécessaire. 5-10 min.
*Chaque groupe partage sa liste affinée. Comparez par petits groupes et regroupez-les dans la liste la plus courte de l'ensemble du groupe. 15 min.
=='''Option 6 - Tools for a [http://agilecoffee.com/leancoffee/ Lean Coffee]'''==
'''Voilà ce qu'il vous faut :'''
*un bloc-notes ou deux de notes autocollantes (3″x3″ est très bien)
*quelque chose pour écrire (les marqueurs fonctionnent bien parce qu'ils sont visibles de plus loin)
*un dispositif de chronométrage (par exemple, un téléphone intelligent)
*table et chaises
*personnes
*optionnel : une caméra (pour prendre des photos d'actions et des plans d'idées)
'''Comment ça marche'''

Les étapes sont simples, directes et peuvent être modifiées en fonction de la situation. Voici la version simple :
# Configuration d'un Kanban personnel - par ex. faire, faire, faire, terminé
# Identifiez ce dont vous voulez parler
# Voter et discuter
C'est ça, c'est ça.

'''Pour ceux qui veulent plus de détails, voici une liste complète des étapes :'''
# Choisir un thème - voir le sujet de la séance en petits groupes
# (facultatif) Chacun inscrit son nom sur une carte et la garde devant lui.
# Écrivez les sujets sur des cartes notecards/stickies (un sujet par carte). Il n'y a pas de limite au nombre de sujets. (Pro-tip : limiter au minimum le nombre de mots par carte pour une meilleure lisibilité.)
# Paramétrez un tableau Kanban personnel à trois colonnes : À faire, à faire, à faire, c'est fait. (Conseil : ajoutez une quatrième colonne (" Actions ") pour recueillir les mesures à prendre au fur et à mesure qu'elles se présentent.)
# Prenez quelques minutes pour présenter chaque sujet, en partageant une phrase ou deux décrivant l'idée sur chaque carte.
# Votez. Chaque participant obtient trois voix par point (ou plus - à vous de choisir). Vous pouvez exprimer tous vos votes sur un sujet ou les répartir sur plusieurs cartes.
# Classez les sujets les plus populaires plus haut dans l'arriéré (la colonne "À faire").
# Maintenant que vous avez un ordre du jour, placez le point du haut dans la colonne du milieu (" Faire ").
# Réglez la minuterie (p. ex., téléphone intelligent) sur cinq minutes - ou sur la durée que le groupe juge raisonnable. Il s'agit de la boîte de temps initiale pour la discussion.
# Lorsque la limite de temps est atteinte, organisez un simple vote romain (pouces en l'air, sur le côté ou en bas) pour voir s'il y a un intérêt à poursuivre la discussion. Si c'est le cas, réglez la minuterie sur une durée plus courte (par exemple trois minutes) et poursuivez la discussion. Vous pouvez répéter cette étape autant de fois que nécessaire jusqu'à ce que le groupe se désintéresse du sujet.
# Lorsque le sujet est à court d'essence, déplacez sa carte vers la colonne de droite (" Terminé "). Passer la carte la plus haute suivante de "To Do" à "Doing" et répéter l'opération.
# la fin de la séance, demandez aux membres du groupe d'indiquer les principaux points à retenir ou les mesures à prendre. C'est habituellement important si vous utilisez la réunion pour prendre des décisions ou créer du travail. Il est également utile de prendre une photo du tableau ou de tout artefact (cartes mentales, etc.).

OneTeamGov Canada- Unconference Breakout Session Guide

2019-11-25T17:26:33Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* Breakout Session Objectives */

[[File:ROM7094.jpg|left|thumb|327x327px|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7094.jpg]]'''''<big>[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|J'aimerais lire ce guide en français]]</big>'''''

[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|'''''<big>Take me back to the volunteer guide</big>'''''!]]

''* All photos on this page courtesy of Mars Romer Photography''

= '''Breakout Session Objectives''' =
'''<big>We are aiming to facilitate:</big>'''
*'''Shared understanding(s)''' of the topic to be discussed (aim for ''coherence'', not ''consensus'');
* '''Exploration of implications''' '''and opportunities''' from different perspectives – e.g. experiences, opportunities, barriers, etc; (what’s the current state? What could be?)
* '''Identification of practical actions''' that might make things better - e.g. ideas, next steps on how to make it happen. What can ''each'' of us do? What might we do ''together''? How to bring it back to the contexts we’re working in?
* '''Have fun!''' First and foremost, we’re trying to enable connections, great discussions and provide everyone the chance to share their perspectives and ideas.

<big>'''Our assumptions:'''</big>
* There are a variety of ways to facilitate discussions, e.g. across a spectrum of very structured to unstructured, enabling divergent and convergent thinking, etc. This guide is meant to do just that. It’s not meant to be prescriptive.
* We want to consider and facilitate for a variety of participant preferences and styles, to the extent possible, e.g. extroverts and introverts.
* Less is more. There’s only so much we can do in a 45-55 minute breakout session. Our efforts will enable connections, creativity, knowledge sharing, and can inform practical action.
* We want to capture and share the learning. Share session notes following the event.

= '''Methods & Tips for Facilitators''' =
[[File:ROM7260.jpg|left|thumb]]
'''<big>Rememberː</big>'''
* It’s a 55 minute session. The time will go by quickly.
* You have an assigned topic for your breakout session, which is the idea someone proposed during the crowdsourcing exercise earlier in the day. ''- Mandatory''
* There will be a notetaker to capture the discussion, ''particularly those that happen as a collective in plenary'', and to keep time. ''- Mandatory''
* Each participant will have a sharpie (extras will be in the room) ''- Optional to use''
* There will be stickies (aka post-it notes) on each seat and in the room ''- Optional to use''
* There will be flipchart paper in the room ''- Optional to use''

<big>'''There are two sections belowː'''</big>
* '''[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide?venotify=created#First_time_facilitating.3F_Or_maybe_its_been_a_while.3F First time facilitating? Or maybe it’s been a while?ː]''' This section includes three options for facilitating a breakout session.
* '''[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide?venotify=created#More_experienced_at_facilitating.3F_Or_feeling_adventurous.3F More experienced at facilitating or feeling adventurous?ː]''' Apply your skills at the breakout sessions, keeping in mind the objectives above.

''*The following methods have been taken and/or adapted from [http://www.liberatingstructures.com/ Liberating Structures,] where you can find [http://www.liberatingstructures.com/ls/ lots of other methods], and [http://agilecoffee.com/ Agile Coffee.]''

= '''First time facilitating? Or maybe its been a while?''' =

== '''Introduce the session''' ==
[[File:ROM7191.jpg|thumb]]'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
* Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
* Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
* Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
* Invite feedback to ensure people are ok with the approach."

'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
* Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
* If not, that’s ok, move to the next step.
'''3) Choose one of the options below'''

== '''Option 1 -''' '''What? So What? Now What?''' ==
* If it’s a manageable number (e.g. 15-20 people), you could facilitate the entire discussion in plenary. Ask the entire group:
** “What does this idea mean to you?” ''[10 minutes]''
** “So what does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
** “Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” ''[15 minutes]''
* For those who may be introverted, open up some wall space, where they can share ideas either throughout or at the end.

== '''Option 2 - 1-2-4-All''' ==
'''One..'''
* Ask participants to '''each reflect on the idea in silence''': Ask: “What does this idea mean to you?” and “What are some opportunities and challenges related to it?” Ask them to use the stickies or their own notepad to put their thoughts down, so they can share them with a partner in the next step. ''[5 mins]''
'''Two...'''
* Then, ask participants to '''pair up''' in twos and share and discuss what they wrote. Ask them to listen for and identify common things or differences. ''[5 mins]''
* Ask for volunteers to share what the idea means to them with the entire room. ''[5 mins]''
'''Four...'''
* Now, ask the participants to '''form a group of four''' and build off the understanding generated to now focus on ways to move forward. Ask participants to take note of ''opportunities'' or ''challenges'' that would need to be addressed as well as ''practical actions'' that could be taken to advance the idea. Ask them to record their '''top 3 opportunities, challenges, and actions''' to advance the idea. ''[10 mins]''
* Ask each group of four to share their top 3 opportunities, challenges and practical actions with the entire room. ''[2 mins/per group; or a total for 10 mins]''
'''All...'''
* Open the floor for reflection and comments. ''[5 mins]''
* Ask: if there’s one practical action that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in (or post it on the wall) before leaving the room. ''[5 mins]''

== '''Option 3 - The Fishbowl''' ==
* Place 6 chairs in a circle in the middle of the room. You, the facilitator, will sit in one of the chairs the entire time.
* Explain that this will be done in a Fishbowl format. 5 people will sit in the circle with the facilitator to start things off.
* The facilitator will begin the discussion and guide it along with prompting questions, for example:
** “What does this idea mean to you?” ''[15 minutes]''
** “So what? Why does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
** “Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” Collectively? As individuals? ''[15 minutes]''
* At any time, if you want to join the discussion, any person in the room can stand up and tap a person on the shoulder to take their seat.
* The person whose shoulder is tapped takes a seat in the audience watching the fishbowl. They can enter back into the circle at any time

= '''More experienced at facilitating? Or feeling adventurous?''' =

== '''Introduce the session''' ==
'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
* Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
* Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
* Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
* Invite feedback to ensure people are ok with the approach."
'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
* Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
* If not, that’s ok, move to the next step.
'''3)''' '''Choose your methodː''' Feel free to check out the methods suggested in section 1, particularly if you’re short on time, or see below for methods that might inform your facilitation approach. We’re open to experienced facilitators using other methods; however, please do remember the objectives for all sessions shared above.

== '''Option 1''' - '''1-2-4-All''' ==
'''1. Structuring Invitation'''
* The proposed idea on the card is the discussion theme.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Unlimited number of groups
* Space for participants to work face-to-face in pairs and foursomes
* Chairs and tables optional
* Paper for participants to record observations and insights
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everyone in the group is included (often not the facilitator)
* Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
* Start alone, then in pairs, then foursomes, and finally as a whole group around the table.
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* Silent '''self-reflection''' by individuals on the idea, e.g.: What does this idea mean to you? '''3 min'''.
* Share your understanding of the idea '''in pairs''', building on ideas from self-reflection. What are some of the opportunities and challenges in realizing it? '''5 min'''.
* '''In foursomes''', build off the understanding you discussed in your pairs and generate ideas for actions and next steps towards exploiting opportunities or addressing challenges. '''10 min'''.
* '''As an entire groupː'''
** Ask, “What is one idea that stood out in your conversation?” Each group shares one important idea with all (repeat cycle as needed). '''5 min'''.
** Open the floor for reflection and comments. '''15 min'''
** Ask: if there’s one thing that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in before leaving the room. '''10 min'''

== '''Option 2 - Conversation Café''' ==
'''1. Structuring Invitation'''
* Invite all the participants to gather in small groups to listen to one another's thoughts and reflect together on the proposed idea on the card.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
* Space for participants to work face-to-face in groups
* Chairs and tables optional
* Flipcharts or smart sheets for participants to record observations and insights
* 6 talking objects
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everyone is included
* Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
* Mixed, diverse groups of 5–7 participants
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* State the theme of the conversation, usually in the form of a question
* Build a common understanding of what this means. No one can talk more than 1 min. (5 min.)
* Explain there will be five rounds of conversation at every table, two first rounds using a talking object, the third one as open conversation, a fourth round with the talking object, and a fifth to share takeaways as a group. Give the duration of each round.
* Distribute the talking objects
* First round with the talking object: each person shares what he or she is thinking, feeling, or doing about the idea. 1 min. per person '''[6 mins total''']
* Second round with the talking object: each person shares thoughts and feelings after having listened to everybody at the table. 1 min. per person '''[6 mins total''']
* '''Ask someone in each group to be a note taker'''
* Third round: open conversation on opportunities and challenges (option to use talking object). 10 min.
* Fourth round with the talking object: each member shares “takeaways.” Write them down 10 min.
* Fifth and final round: Each team shares its takeaways – take notes.
* [If time] move to open discussion. Facilitators prompt participants.

== '''Option 3 - What, So What, Now What? W³''' ==
'''1. Structuring Invitation'''
* Introduce the discussion topic and and explain that we’ll go through an exercise to answer
** “WHAT? Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Then, after all the salient observations have been collected, we’ll ask,
** “SO WHAT? Why is this idea important for the public service, government and/or other stakeholders and users? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed? Then, after the sense making is over, we’ll ask,
** “NOW WHAT? What actions make sense?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
* Chairs for people to sit in small groups of 5-7; small tables are optional
* Paper to make lists
* Flip chart or smart sheets may be needed with a large group to collect answers
* Talking object * (optional)
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everyone is included
* Everyone has an equal opportunity to contribute at each table
* Small groups are more likely to give voice to everyone if one person facilitates and keeps everybody working on one question at a time
'''4. How Groups Are Configured'''
* Individuals
* Groups of 5-7
* Whole group
* Groups can be established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* If needed, describe the sequence of steps. If the group is 10–12 people or smaller, conduct the debrief with the whole group. Otherwise, break the group into small groups.
* [If needed, get a common understanding of the topic. Ask if person who wrote the idea is in the room.]
* First stage: '''WHAT?''' Individuals work 2 min. alone on '''WHAT?''' Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
* Second stage: '''SO WHAT?''' People work 2 min alone on “Why is this idea important for the public service or government? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed?” then 8 mins in small group. '''10 mins total'''. Write concise insights on stickies.
* Third stage: '''NOW WHAT?''' Participants work 1 min. alone on “Now what? What actions make sense?” Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
* Actions are shared with the whole group – each group provides a 3-min debrief , discussed, and collected. Additional insights are invited. '''15 min total'''.

== '''Option 4 - TRIZ''' ==
'''1. Structuring Invitation'''

In this three-step process, participants will work individually and in groups to answer the following questions related to the idea
*[[File:ROM7422.jpg|left|thumb]]1. “Make a list – one item per stickie - of all you can do to make sure that you achieve the worst result imaginable with respect to this idea.”
* 2. “Go down this list item by item and ask yourselves, ‘Is there anything that government is currently doing that in any way, shape, or form resembles this item?’ Be brutally honest to make a second list – one item per stickie - of all your counterproductive activities/programs/procedures.”
* 3. “Go through the items on your second list and decide what first steps will help you stop what you know creates undesirable results towards the realization of the idea?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Unlimited number of small groups of 4 to 7 chairs, with or without small tables
* Paper or smart sheets for participants to record
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everybody involved in the work is included
* Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
* Groups with 4 to 7 participants
* Established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* Introduce the idea that the group will be discussing.
* Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. '''5 mins'''
* Ok, now facilitate an entire group discussion on what the worst possible result imaginable with respect to the idea. '''5 mins'''
* '''Now, in teams...'''
* Each group make '''a first list''' of all it can do to make sure that it achieves this most unwanted result. '''10 min''':
** First self-reflection, then as a team. Write your list of things that will achieve the unwanted result.
** Each group makes '''a second list''' of all that government is currently doing that resembles items on their first list. '''10 min'''.
** First self-reflection, then as a team. Write your list of things that government is currently doing that resembles items on their first list.

* Each group then determines for each item on its '''second list''' what first steps will help it stop this unwanted result, activity, behaviour or practice. '''10 min'''.
* One person from each group then reports on the first steps that they would take to stop the unwanted result, activity, behaviour or practice.

== '''Option 5 - Min Specs''' ==
'''1. Structuring Invitation'''
* In the context of the discussion idea, invite the participants to first generate the entire list of all the do’s and don’ts that they should pay attention to in order to achieve a successful outcome. This is the list of maximum specifications (Max Specs).
* After the list of Max Specs has been developed, ask the participants to reduce it to the absolute minimum needed to achieve their purpose. Invite them to sift through the list one item at a time and eliminate every rule that gets a positive answer to the question, “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Groups of 4 to 6 around the table
* Paper or smart sheets to record Max and Min Specs
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everyone involved can participate
* Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
* Start individually then small groups of 4 to 7
* Whole group for sharing
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. Form a purpose statement related to the idea (it might already be phrased as one) '''5 mins'''
* Form groups of 4-6
* Self-reflection: Each of you individually generate the list of all must-do and must-not-do activities to realize the idea (Max Specs) '''3 mins'''
* Then share, consolidate and expand in your groups. Make list as complete as possible in a short time. '''6 min'''.
* Each group tests each spec on its Max Spec list against the purpose statement. If the spec can be violated and the purpose still achieved, the spec is dropped from the list. “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?” '''10 min'''.
* Do a second round ''if needed''. '''5-10 mins'''.
* Each group shares their refined list. Compare across small groups and consolidate to the shortest list as a whole group. '''15 min'''.

== '''Option 6 - Tools for a [http://agilecoffee.com/leancoffee/ Lean Coffee]''' ==
'''Here’s what you need:'''
* a pad or two of sticky notes (3″x3″ is fine)
* something to write with (markers work well because they’re visible from farther away)
* a timing device (eg. a smart phone)
* table & chairs
* people
* optional: a camera (to take pictures of actions & idea maps)
'''How it Works'''

The steps are simple, straightforward and can be modified depending upon the situation. Here’s the simple version:

1. Setup a Personal Kanban - e.g. To Do, Doing, Done

2. Identify what you want to talk about

3. Vote & discuss

That’s it.

'''For those who want more of detail, here is comprehensive list of steps:'''

1. Select a theme - see breakout session topic

2. (optional) Everyone writes their name on a card and keeps it in front of them.

3. Write topics onto notecards/stickies (one topic per card). No limit to the number of topics. ('''Pro-tip''': ''keep the words per card to a minimum for readability''.)

4. Set up a personal kanban board with three columns: To Do, Doing, Done. ('''Pro-tip''': ''add a fourth column (“Actions”) to collect action items as they come up''.)

5. Spend a few minutes introducing each topic, sharing a sentence or two describing the idea on each card.

6. Vote. Each participant gets three dot votes (or more – you choose). You may cast all your votes on one topic or spread them across multiple cards.

7. Rank the more popular topics higher in the backlog (the “To Do” column).

8. Now that you have an agenda, move the top item into the middle (“Doing”) column.

9. Set the timer (eg. smartphone) for five minutes — or whatever length the group determines is reasonable. This is the ''initial'' timebox for discussion.

10. When the time limit is reached, hold a simple roman vote (thumbs up, sideways or thumbs down) to see if there’s interest in continuing the discussion. If so, set the timer for a shorter duration (eg. three minutes) and continue discussing. You can repeat this step as many times as necessary until the group loses interest in the topic.

11. When the topic runs out of gas, move its card to the right (“Done”) column. Bring the next highest card over from “To Do” into “Doing” and repeat the process.

12. (optional) At the end of the session, elicit key takeaways and/or action items from the group. This is usually important if you’re using the meeting to drive decisions or create work. Taking a photo of the board or any artifacts (mind maps, etc.) is also handy.

OneTeamGov Canada- Unconference Breakout Session Guide

2019-11-25T17:25:45Z

Kayleigh.chaston-vickers:

'''''<big>[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|J'aimerais lire ce guide en français]]</big>'''''

[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|'''''<big>Take me back to the volunteer guide</big>'''''!]]

''* All photos on this page courtesy of Mars Romer Photography''

= '''Breakout Session Objectives''' =
[[File:ROM7094.jpg|left|thumb|415.995x415.995px|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7094.jpg]]'''<big>We are aiming to facilitate:</big>'''
*'''Shared understanding(s)''' of the topic to be discussed (aim for ''coherence'', not ''consensus'');
* '''Exploration of implications''' '''and opportunities''' from different perspectives – e.g. experiences, opportunities, barriers, etc; (what’s the current state? What could be?)
* '''Identification of practical actions''' that might make things better - e.g. ideas, next steps on how to make it happen. What can ''each'' of us do? What might we do ''together''? How to bring it back to the contexts we’re working in?
* '''Have fun!''' First and foremost, we’re trying to enable connections, great discussions and provide everyone the chance to share their perspectives and ideas.

<big>'''Our assumptions:'''</big>
* There are a variety of ways to facilitate discussions, e.g. across a spectrum of very structured to unstructured, enabling divergent and convergent thinking, etc. This guide is meant to do just that. It’s not meant to be prescriptive.
* We want to consider and facilitate for a variety of participant preferences and styles, to the extent possible, e.g. extroverts and introverts.
* Less is more. There’s only so much we can do in a 45-55 minute breakout session. Our efforts will enable connections, creativity, knowledge sharing, and can inform practical action.
* We want to capture and share the learning. Share session notes following the event.

= '''Methods & Tips for Facilitators''' =
[[File:ROM7260.jpg|left|thumb]]
'''<big>Rememberː</big>'''
* It’s a 55 minute session. The time will go by quickly.
* You have an assigned topic for your breakout session, which is the idea someone proposed during the crowdsourcing exercise earlier in the day. ''- Mandatory''
* There will be a notetaker to capture the discussion, ''particularly those that happen as a collective in plenary'', and to keep time. ''- Mandatory''
* Each participant will have a sharpie (extras will be in the room) ''- Optional to use''
* There will be stickies (aka post-it notes) on each seat and in the room ''- Optional to use''
* There will be flipchart paper in the room ''- Optional to use''

<big>'''There are two sections belowː'''</big>
* '''[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide?venotify=created#First_time_facilitating.3F_Or_maybe_its_been_a_while.3F First time facilitating? Or maybe it’s been a while?ː]''' This section includes three options for facilitating a breakout session.
* '''[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide?venotify=created#More_experienced_at_facilitating.3F_Or_feeling_adventurous.3F More experienced at facilitating or feeling adventurous?ː]''' Apply your skills at the breakout sessions, keeping in mind the objectives above.

''*The following methods have been taken and/or adapted from [http://www.liberatingstructures.com/ Liberating Structures,] where you can find [http://www.liberatingstructures.com/ls/ lots of other methods], and [http://agilecoffee.com/ Agile Coffee.]''

= '''First time facilitating? Or maybe its been a while?''' =

== '''Introduce the session''' ==
[[File:ROM7191.jpg|thumb]]'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
* Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
* Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
* Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
* Invite feedback to ensure people are ok with the approach."

'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
* Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
* If not, that’s ok, move to the next step.
'''3) Choose one of the options below'''

== '''Option 1 -''' '''What? So What? Now What?''' ==
* If it’s a manageable number (e.g. 15-20 people), you could facilitate the entire discussion in plenary. Ask the entire group:
** “What does this idea mean to you?” ''[10 minutes]''
** “So what does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
** “Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” ''[15 minutes]''
* For those who may be introverted, open up some wall space, where they can share ideas either throughout or at the end.

== '''Option 2 - 1-2-4-All''' ==
'''One..'''
* Ask participants to '''each reflect on the idea in silence''': Ask: “What does this idea mean to you?” and “What are some opportunities and challenges related to it?” Ask them to use the stickies or their own notepad to put their thoughts down, so they can share them with a partner in the next step. ''[5 mins]''
'''Two...'''
* Then, ask participants to '''pair up''' in twos and share and discuss what they wrote. Ask them to listen for and identify common things or differences. ''[5 mins]''
* Ask for volunteers to share what the idea means to them with the entire room. ''[5 mins]''
'''Four...'''
* Now, ask the participants to '''form a group of four''' and build off the understanding generated to now focus on ways to move forward. Ask participants to take note of ''opportunities'' or ''challenges'' that would need to be addressed as well as ''practical actions'' that could be taken to advance the idea. Ask them to record their '''top 3 opportunities, challenges, and actions''' to advance the idea. ''[10 mins]''
* Ask each group of four to share their top 3 opportunities, challenges and practical actions with the entire room. ''[2 mins/per group; or a total for 10 mins]''
'''All...'''
* Open the floor for reflection and comments. ''[5 mins]''
* Ask: if there’s one practical action that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in (or post it on the wall) before leaving the room. ''[5 mins]''

== '''Option 3 - The Fishbowl''' ==
* Place 6 chairs in a circle in the middle of the room. You, the facilitator, will sit in one of the chairs the entire time.
* Explain that this will be done in a Fishbowl format. 5 people will sit in the circle with the facilitator to start things off.
* The facilitator will begin the discussion and guide it along with prompting questions, for example:
** “What does this idea mean to you?” ''[15 minutes]''
** “So what? Why does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
** “Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” Collectively? As individuals? ''[15 minutes]''
* At any time, if you want to join the discussion, any person in the room can stand up and tap a person on the shoulder to take their seat.
* The person whose shoulder is tapped takes a seat in the audience watching the fishbowl. They can enter back into the circle at any time

= '''More experienced at facilitating? Or feeling adventurous?''' =

== '''Introduce the session''' ==
'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
* Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
* Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
* Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
* Invite feedback to ensure people are ok with the approach."
'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
* Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
* If not, that’s ok, move to the next step.
'''3)''' '''Choose your methodː''' Feel free to check out the methods suggested in section 1, particularly if you’re short on time, or see below for methods that might inform your facilitation approach. We’re open to experienced facilitators using other methods; however, please do remember the objectives for all sessions shared above.

== '''Option 1''' - '''1-2-4-All''' ==
'''1. Structuring Invitation'''
* The proposed idea on the card is the discussion theme.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Unlimited number of groups
* Space for participants to work face-to-face in pairs and foursomes
* Chairs and tables optional
* Paper for participants to record observations and insights
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everyone in the group is included (often not the facilitator)
* Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
* Start alone, then in pairs, then foursomes, and finally as a whole group around the table.
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* Silent '''self-reflection''' by individuals on the idea, e.g.: What does this idea mean to you? '''3 min'''.
* Share your understanding of the idea '''in pairs''', building on ideas from self-reflection. What are some of the opportunities and challenges in realizing it? '''5 min'''.
* '''In foursomes''', build off the understanding you discussed in your pairs and generate ideas for actions and next steps towards exploiting opportunities or addressing challenges. '''10 min'''.
* '''As an entire groupː'''
** Ask, “What is one idea that stood out in your conversation?” Each group shares one important idea with all (repeat cycle as needed). '''5 min'''.
** Open the floor for reflection and comments. '''15 min'''
** Ask: if there’s one thing that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in before leaving the room. '''10 min'''

== '''Option 2 - Conversation Café''' ==
'''1. Structuring Invitation'''
* Invite all the participants to gather in small groups to listen to one another's thoughts and reflect together on the proposed idea on the card.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
* Space for participants to work face-to-face in groups
* Chairs and tables optional
* Flipcharts or smart sheets for participants to record observations and insights
* 6 talking objects
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everyone is included
* Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
* Mixed, diverse groups of 5–7 participants
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* State the theme of the conversation, usually in the form of a question
* Build a common understanding of what this means. No one can talk more than 1 min. (5 min.)
* Explain there will be five rounds of conversation at every table, two first rounds using a talking object, the third one as open conversation, a fourth round with the talking object, and a fifth to share takeaways as a group. Give the duration of each round.
* Distribute the talking objects
* First round with the talking object: each person shares what he or she is thinking, feeling, or doing about the idea. 1 min. per person '''[6 mins total''']
* Second round with the talking object: each person shares thoughts and feelings after having listened to everybody at the table. 1 min. per person '''[6 mins total''']
* '''Ask someone in each group to be a note taker'''
* Third round: open conversation on opportunities and challenges (option to use talking object). 10 min.
* Fourth round with the talking object: each member shares “takeaways.” Write them down 10 min.
* Fifth and final round: Each team shares its takeaways – take notes.
* [If time] move to open discussion. Facilitators prompt participants.

== '''Option 3 - What, So What, Now What? W³''' ==
'''1. Structuring Invitation'''
* Introduce the discussion topic and and explain that we’ll go through an exercise to answer
** “WHAT? Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Then, after all the salient observations have been collected, we’ll ask,
** “SO WHAT? Why is this idea important for the public service, government and/or other stakeholders and users? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed? Then, after the sense making is over, we’ll ask,
** “NOW WHAT? What actions make sense?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
* Chairs for people to sit in small groups of 5-7; small tables are optional
* Paper to make lists
* Flip chart or smart sheets may be needed with a large group to collect answers
* Talking object * (optional)
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everyone is included
* Everyone has an equal opportunity to contribute at each table
* Small groups are more likely to give voice to everyone if one person facilitates and keeps everybody working on one question at a time
'''4. How Groups Are Configured'''
* Individuals
* Groups of 5-7
* Whole group
* Groups can be established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* If needed, describe the sequence of steps. If the group is 10–12 people or smaller, conduct the debrief with the whole group. Otherwise, break the group into small groups.
* [If needed, get a common understanding of the topic. Ask if person who wrote the idea is in the room.]
* First stage: '''WHAT?''' Individuals work 2 min. alone on '''WHAT?''' Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
* Second stage: '''SO WHAT?''' People work 2 min alone on “Why is this idea important for the public service or government? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed?” then 8 mins in small group. '''10 mins total'''. Write concise insights on stickies.
* Third stage: '''NOW WHAT?''' Participants work 1 min. alone on “Now what? What actions make sense?” Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
* Actions are shared with the whole group – each group provides a 3-min debrief , discussed, and collected. Additional insights are invited. '''15 min total'''.

== '''Option 4 - TRIZ''' ==
'''1. Structuring Invitation'''

In this three-step process, participants will work individually and in groups to answer the following questions related to the idea
*[[File:ROM7422.jpg|left|thumb]]1. “Make a list – one item per stickie - of all you can do to make sure that you achieve the worst result imaginable with respect to this idea.”
* 2. “Go down this list item by item and ask yourselves, ‘Is there anything that government is currently doing that in any way, shape, or form resembles this item?’ Be brutally honest to make a second list – one item per stickie - of all your counterproductive activities/programs/procedures.”
* 3. “Go through the items on your second list and decide what first steps will help you stop what you know creates undesirable results towards the realization of the idea?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Unlimited number of small groups of 4 to 7 chairs, with or without small tables
* Paper or smart sheets for participants to record
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everybody involved in the work is included
* Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
* Groups with 4 to 7 participants
* Established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* Introduce the idea that the group will be discussing.
* Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. '''5 mins'''
* Ok, now facilitate an entire group discussion on what the worst possible result imaginable with respect to the idea. '''5 mins'''
* '''Now, in teams...'''
* Each group make '''a first list''' of all it can do to make sure that it achieves this most unwanted result. '''10 min''':
** First self-reflection, then as a team. Write your list of things that will achieve the unwanted result.
** Each group makes '''a second list''' of all that government is currently doing that resembles items on their first list. '''10 min'''.
** First self-reflection, then as a team. Write your list of things that government is currently doing that resembles items on their first list.

* Each group then determines for each item on its '''second list''' what first steps will help it stop this unwanted result, activity, behaviour or practice. '''10 min'''.
* One person from each group then reports on the first steps that they would take to stop the unwanted result, activity, behaviour or practice.

== '''Option 5 - Min Specs''' ==
'''1. Structuring Invitation'''
* In the context of the discussion idea, invite the participants to first generate the entire list of all the do’s and don’ts that they should pay attention to in order to achieve a successful outcome. This is the list of maximum specifications (Max Specs).
* After the list of Max Specs has been developed, ask the participants to reduce it to the absolute minimum needed to achieve their purpose. Invite them to sift through the list one item at a time and eliminate every rule that gets a positive answer to the question, “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Groups of 4 to 6 around the table
* Paper or smart sheets to record Max and Min Specs
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everyone involved can participate
* Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
* Start individually then small groups of 4 to 7
* Whole group for sharing
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. Form a purpose statement related to the idea (it might already be phrased as one) '''5 mins'''
* Form groups of 4-6
* Self-reflection: Each of you individually generate the list of all must-do and must-not-do activities to realize the idea (Max Specs) '''3 mins'''
* Then share, consolidate and expand in your groups. Make list as complete as possible in a short time. '''6 min'''.
* Each group tests each spec on its Max Spec list against the purpose statement. If the spec can be violated and the purpose still achieved, the spec is dropped from the list. “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?” '''10 min'''.
* Do a second round ''if needed''. '''5-10 mins'''.
* Each group shares their refined list. Compare across small groups and consolidate to the shortest list as a whole group. '''15 min'''.

== '''Option 6 - Tools for a [http://agilecoffee.com/leancoffee/ Lean Coffee]''' ==
'''Here’s what you need:'''
* a pad or two of sticky notes (3″x3″ is fine)
* something to write with (markers work well because they’re visible from farther away)
* a timing device (eg. a smart phone)
* table & chairs
* people
* optional: a camera (to take pictures of actions & idea maps)
'''How it Works'''

The steps are simple, straightforward and can be modified depending upon the situation. Here’s the simple version:

1. Setup a Personal Kanban - e.g. To Do, Doing, Done

2. Identify what you want to talk about

3. Vote & discuss

That’s it.

'''For those who want more of detail, here is comprehensive list of steps:'''

1. Select a theme - see breakout session topic

2. (optional) Everyone writes their name on a card and keeps it in front of them.

3. Write topics onto notecards/stickies (one topic per card). No limit to the number of topics. ('''Pro-tip''': ''keep the words per card to a minimum for readability''.)

4. Set up a personal kanban board with three columns: To Do, Doing, Done. ('''Pro-tip''': ''add a fourth column (“Actions”) to collect action items as they come up''.)

5. Spend a few minutes introducing each topic, sharing a sentence or two describing the idea on each card.

6. Vote. Each participant gets three dot votes (or more – you choose). You may cast all your votes on one topic or spread them across multiple cards.

7. Rank the more popular topics higher in the backlog (the “To Do” column).

8. Now that you have an agenda, move the top item into the middle (“Doing”) column.

9. Set the timer (eg. smartphone) for five minutes — or whatever length the group determines is reasonable. This is the ''initial'' timebox for discussion.

10. When the time limit is reached, hold a simple roman vote (thumbs up, sideways or thumbs down) to see if there’s interest in continuing the discussion. If so, set the timer for a shorter duration (eg. three minutes) and continue discussing. You can repeat this step as many times as necessary until the group loses interest in the topic.

11. When the topic runs out of gas, move its card to the right (“Done”) column. Bring the next highest card over from “To Do” into “Doing” and repeat the process.

12. (optional) At the end of the session, elicit key takeaways and/or action items from the group. This is usually important if you’re using the meeting to drive decisions or create work. Taking a photo of the board or any artifacts (mind maps, etc.) is also handy.

GouvEnsembleCanada - Nonconference guide des séances en petits groupes

2019-11-25T17:24:37Z

Kayleigh.chaston-vickers:

[[File:ROM7094.jpg|thumb|415.995x415.995px]]
'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|I would like to read this guide in English]]</big>'''''

'''''<big>[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais|Ramène-moi au guide bénévole]]</big>'''''

''* Toutes les photos sur cette page prises par Mars Romer Photography''
='''Les objectifs de notre séance en petits groupes:'''=
'''<big>Nous voulons faciliter les choses :</big>'''
*'''Compréhension(s) partagée(s) du sujet à discuter''' (viser la cohérence et non le consensus) ;
*'''Exploration des implications et des opportunités''' à partir de différents points de vue - expériences, opportunités, obstacles, etc ; (quel est l'état actuel ? Que pourrait être ?)[[File:ROM7191.jpg|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7191.jpg]]
*'''Identification d'actions pratiques''' susceptibles d'améliorer les choses - par exemple, idées, prochaines étapes sur la manière de les mettre en œuvre. Que peut faire chacun d'entre nous ? Que pourrions-nous faire ensemble ? Comment le ramener aux contextes dans lesquels nous travaillons ?
*'''Amusez-vous bien !''' D'abord et avant tout, nous essayons d'établir des liens, d'excellentes discussions et de donner à chacun l'occasion de partager ses points de vue et ses idées.
<big>'''Nos hypothèses de travail :'''</big>
*Il y a plusieurs façons de faciliter les discussions, par exemple à travers une gamme d'approches très structurées à non structurées, permettant une pensée divergente et convergente, etc. C'est exactement le but de ce guide. Ce n'est pas censé être normatif.
*Nous voulons prendre en compte et faciliter, dans la mesure du possible, une variété de préférences et de styles des participants, par exemple, des extravertis et des introvertis.
*Moins, c'est plus, mais il n'y a pas grand-chose que nous pouvons faire en 45-55 minutes en petits groupes. Nos efforts permettront d'établir des liens, de faire preuve de créativité, de partager les connaissances et d'éclairer l'action pratique.
*Nous voulons saisir et partager l'apprentissage. Partager les notes de séance après l'événement.
='''Méthodes et conseils pour les animateurs'''=
'''<big>Souviens-toi:</big>'''
*C'est une session de 55 minutes. Le temps passera vite.
*Vous avez un sujet assigné pour votre session en petits groupes, qui est l'idée que quelqu'un a proposée pendant l'exercice de crowdsourcing plus tôt dans la journée. – ''Obligatoire''
*Il y aura un preneur de notes pour capturer la discussion, en particulier celles qui se déroulent en tant que groupe en plénière, et pour garder le temps. – ''Obligatoire''
*Chaque participant aura un sharpy (les extras seront dans la salle) - ''Facultatif à utiliser''
*Il y aura des autocollants (aussi appelés post-it) sur chaque siège et dans la salle - ''Facultatif à utiliser''
*Il y aura un tableau à feuilles dans la salle - ''Facultatif à utiliser''
<big>'''Il y a deux sections ci-dessous :'''</big>
*'''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes#C.27est_la_premi.C3.A8re_fois_que_vous_facilitez_.3F_Ou_peut-.C3.AAtre_que_.C3.A7a_fait_un_moment_.3F|C'est la première fois que vous facilitez ? Ou peut-être que ça fait un moment ?]]''' Ou peut-être que ça fait un moment ? - cette section comprend trois options pour animer une séance en petits groupes.
*'''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes#More_experienced_at_facilitating.3F_Or_feeling_adventurous.3F|Vous avez plus d'expérience pour faciliter l'aventure ou vous sentir aventureux ?]]''' - apportez et appliquez vos compétences lors des séances en petits groupes en gardant à l'esprit les objectifs ci-dessus.
''*Les méthodes suivantes ont été prises et/ou adaptées de [http://www.liberatingstructures.com/ Liberating Structures], où vous pouvez trouver [http://www.liberatingstructures.com/ls/ beaucoup d'autres méthodes], et [http://agilecoffee.com/ Agile Coffee.]''

='''C'est la première fois que vous facilitez ? Ou peut-être que ça fait un moment ?'''=
=='''Introduire la session'''==
[[File:ROM7260.jpg|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7260.jpg]]'''1) Communiquer l'approche''' à la salle pour la discussion de 55 minutes. "Aujourd'hui, nous allons prendre les 55 prochaines minutes pour :
*Décompressez ce que l'idée signifie pour nous afin que nous sachions de quoi nous parlons ;
*Générer des opportunités et des défis liés à l'idée ; et
*Identifier quelques actions pratiques que nous pourrions prendre, individuellement et collectivement liées à l'idée."
*Invitez les gens à vous faire part de leurs commentaires pour vous assurer qu'ils sont d'accord avec l'approche."
'''2) Décortiquez l'idée:''' Générer une compréhension ou une cohérence sur ce qu'elle signifie pour les participants dans la salle.
*La personne qui l'a proposé est-elle présente ? Demandez à la chambre. Si oui, invitez cette personne à partager ses réflexions sur l'idée et pourquoi elle l'a proposée.
*Si ce n'est pas le cas, passez à l'étape suivante.
'''3) Continuez à faire l'une des trois options suivantes.'''
=='''Option 1 -''' '''Quoi ? Et alors ? Et alors ? Et maintenant, quoi ?''' ==
*S'il s'agit d'un nombre gérable (p. ex. 15-20 personnes), vous pourriez animer toute la discussion en plénière. Demandez à tout le groupe :
**"Que signifie cette idée pour vous ?" ''[10 minutes]''
** "Alors qu'est-ce que ça peut faire ? Pourquoi est-ce important ? ''[15 minutes]''
**"Qu'allons-nous faire maintenant ?" "Quelles sont les actions pratiques que nous pouvons prendre ?" ''[15 minutes]''
*Pour ceux qui sont introvertis, ouvrez un espace mural où ils peuvent partager des idées tout au long ou à la fin.
=='''Option 2 - 1-2-4-Tous'''==
'''Un..'''
*Demandez aux participants de réfléchir chacun en silence sur l'idée : Demandez : "Que signifie cette idée pour vous ?" et "Quelles sont les opportunités et les défis qui s'y rattachent ?"
*Demandez-leur d'utiliser les autocollants ou leur propre bloc-notes pour noter leurs pensées, afin qu'ils puissent les partager avec un partenaire à l'étape suivante. ''[5 mins]''
'''Deux..'''
*Ensuite, demandez aux participants de se mettre par deux, de partager et de discuter ce qu'ils ont écrit. Demandez-leur d'écouter et d'identifier les points communs ou les différences. ''[5 mins]''
*Demandez à des volontaires de partager avec toute la salle ce que l'idée signifie pour eux. ''[5 mins]''
'''Quatre...'''
*Maintenant, '''demandez aux participants de former un groupe de quatre''' et de construire à partir de la compréhension générée pour se concentrer maintenant sur les moyens d'aller de l'avant. Demandez aux participants de prendre note des possibilités ou des défis qui devraient être relevés ainsi que des mesures pratiques qui pourraient être prises pour faire avancer l'idée.
*Demandez-leur de noter leurs 3 principales opportunités, défis et actions pour faire avancer l'idée. ''[10 minutes]''
'''Tous..'''
*Demandez à chaque groupe de quatre personnes de partager leurs 3 meilleures opportunités, défis et actions pratiques avec toute la salle. ''[2 min/par groupe ; ou un total de 10 minutes]''
*Ouvrez la salle à la réflexion et aux commentaires. [5 minutes]
*<nowiki>Demandez : s'il y a une action pratique que vous pouvez faire en tant qu'individu pour aider à réaliser cette idée, quelle serait-elle ? Écrivez-le sur un papier collant et remettez-le (ou affichez-le sur le mur) avant de quitter la pièce. [5 minutes]</nowiki>
=='''Option 3 - Le Fishbowl'''==
*Placez 6 chaises en cercle au milieu de la pièce. Vous, l'animateur, serez assis sur l'une des chaises tout le temps.
*Expliquez également que cela sera fait dans un format Fishbowl. 5 personnes s'assoient dans le cercle avec l'animateur pour commencer.
*L'animateur guide la discussion en posant des questions et/ou en l'invitant, par exemple :
**"Qu'est-ce que cette idée signifie pour vous ?" [15 minutes]
**"Et alors ? Pourquoi est-ce important ? Pourquoi est-ce important ? [15 minutes]
**"Qu'allons-nous faire maintenant ?" "Quelles sont les actions pratiques que nous pouvons prendre ?" Collectivement ? En tant qu'individus ? [15 minutes]
*A tout moment, si vous souhaitez participer à la discussion, n'importe quelle personne dans la salle peut se lever et tapoter une personne sur l'épaule pour prendre sa place.
*La personne dont l'épaule est touchée s'assoit dans l'auditoire pour regarder le bocal à poissons. Ils peuvent revenir dans le cercle à tout moment.
='''Plus expérimentés dans l'animation ou la Vous vous sentez aventureux ?'''=
=='''Introduire la session'''==
'''1) Communiquer l'approche''' à la salle pour la discussion de 55 minutes. "Aujourd'hui, nous allons prendre les 55 prochaines minutes pour :
*Décompressez ce que l'idée signifie pour nous afin que nous sachions de quoi nous parlons ;
*Générer des opportunités et des défis liés à l'idée ; et
*Identifier quelques actions pratiques que nous pourrions prendre, individuellement et collectivement liées à l'idée."
*Invitez les gens à vous faire part de leurs commentaires pour vous assurer qu'ils sont d'accord avec l'approche."
'''2) Décortiquez l'idée:''' Générer une compréhension ou une cohérence sur ce qu'elle signifie pour les participants dans la salle.
*La personne qui l'a proposé est-elle présente ? Demandez à la chambre. Si oui, invitez cette personne à partager ses réflexions sur l'idée et pourquoi elle l'a proposée.
*Si ce n'est pas le cas, passez à l'étape suivante.
'''3)''' '''Choisissez votre méthode:''' N'hésitez pas à consulter les méthodes suggérées à la section 1, en particulier si vous manquez de temps, ou voir ci-dessous les méthodes qui pourraient éclairer votre approche de facilitation. Nous sommes ouverts aux animateurs expérimentés qui utilisent d'autres méthodes ; toutefois, n'oubliez pas les objectifs de toutes les séances présentées ci-dessus.
=='''Option 1''' - '''1-2-4-Tous'''==
'''1. Structurer l'invitation'''
*L'idée proposée sur la carte est le thème de discussion.
'''2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire'''
*Nombre illimité de groupes
*Espace permettant aux participants de travailler en face à face, en binôme ou en quatuor.
*Chaises et tables en option
*Document à l'intention des participants pour consigner leurs observations et leurs points de vue
'''3. Comment la participation est-elle répartie ?'''
*Tous les membres du groupe sont inclus (souvent pas l'animateur)
*Tout le monde a une chance égale d'apporter sa contribution
'''4. Comment les groupes sont configurés'''
*Commencez seul, puis par deux, puis par deux, puis par quatre, et enfin en groupe autour de la table.
'''5. Séquence des étapes et répartition du temps'''
*Auto-réflexion silencieuse des individus sur l'idée, par exemple : Qu'est-ce que cette idée signifie pour vous ? 3 min.
*Partagez votre compréhension de l'idée par deux, en vous appuyant sur des idées issues de l'autoréflexion. Quelles sont les possibilités et les défis à relever pour y parvenir ? 5 min.
*En quatuor, construisez à partir de la compréhension dont vous avez discuté en binôme et générez des idées d'actions et de prochaines étapes pour exploiter les opportunités ou relever les défis. 10 min.
*'''En tant que groupe entier, :'''
**Demandez : "Quelle est l'idée qui est ressortie de votre conversation ?" Chaque groupe partage une idée importante avec tous (répéter le cycle au besoin). 5 min.
**Ouvrez la salle à la réflexion et aux commentaires. 5 min (15 min)
**Demandez : s'il y a une chose que vous pouvez faire en tant qu'individu pour aider à réaliser cette idée, quelle serait-elle ? Écrivez-le sur un papier collant et remettez-le avant de quitter la pièce. (10 min)
=='''Option 2 - Café de conversation'''==
'''1. Structurer l'invitation'''
*Invitez tous les participants à se réunir en petits groupes pour écouter leurs pensées et réfléchir ensemble sur l'idée proposée sur la carte.
'''2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire'''
*Nombre illimité de groupes[suggérer 4-6 groupes pour Open First Day].
*Espace permettant aux participants de travailler en face à face en groupe
*Chaises et tables en option
*Tableaux de conférence ou feuilles intelligentes pour permettre aux participants de noter leurs observations et leurs points de vue.
*6 objets parlants
'''3. Comment la participation est-elle répartie ?'''
*Tout le monde est inclus
*Tout le monde a une chance égale d'apporter sa contribution
'''4. Comment les groupes sont configurés'''
*Groupes mixtes et diversifiés de 5 à 7 participants
'''5. Séquence des étapes et répartition du temps'''
*Indiquez le thème de la conversation, généralement sous la forme d'une question.
*Établir une compréhension commune de ce que cela signifie. Personne ne peut parler plus d'une minute. (5 min.)
*Expliquez qu'il y aura cinq rondes de conversation à chaque table, deux premières rondes avec un objet parlant, la troisième comme conversation ouverte, une quatrième ronde avec l'objet parlant, et une cinquième pour partager les plats à emporter en groupe. Donner la durée de chaque tour.
*Distribuer les objets parlants
*<nowiki>Premier tour avec l'objet parlant : chaque personne partage ce qu'elle pense, ressent ou fait au sujet de l'idée. 1 min. par personne[6 min. au total].</nowiki>
*<nowiki>Deuxième tour avec l'objet parlant : chaque personne partage ses pensées et ses sentiments après avoir écouté tout le monde autour de la table. 1 min. par personne[6 min. au total].</nowiki>
*Demandez à un membre de chaque groupe de prendre des notes.
*Troisième tour : conversation ouverte sur les opportunités et les défis (possibilité d'utiliser un objet parlant). 10 min.
*Quatrième tour avec l'objet parlant : chaque membre se partage des "plats à emporter". Notez-les 10 min.
*Cinquième et dernier tour : Chaque équipe partage ses plats à emporter - prenez des notes.
*[Si le temps le permet] passer à la discussion ouverte. Les animateurs invitent les participants à participer.
=='''Option 3 - Quoi, alors quoi, et maintenant ? W³'''==
'''1. Structurer l'invitation'''
*Présentez le sujet de discussion et expliquez que nous allons faire un exercice pour y répondre :
**"QUOI ? Cette idée signifie-t-elle quelque chose pour vous ? Quelle est votre compréhension de ce que cela signifie ? Ensuite, une fois que toutes les observations saillantes auront été recueillies, nous demanderons,
**"SO QUOI ? Pourquoi cette idée est-elle importante pour la fonction publique, le gouvernement et/ou les autres intervenants et utilisateurs ? Quelles sont les possibilités ? Y a-t-il des obstacles à surmonter ? Puis, une fois que la prise de conscience sera terminée, nous poserons la question,
**"MAINTENANT QUOI ? Quelles actions ont du sens ?"
'''2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire'''
*Nombre illimité de groupes[suggérer 4-6 groupes pour Open First Day].
*Chaises pour s'asseoir en petits groupes de 5 à 7 personnes ; les petites tables sont facultatives.
*Papier pour faire des listes
*Un tableau à feuilles mobiles ou des feuilles intelligentes peuvent être nécessaires avec un grand groupe pour recueillir les réponses.
*Objet parlant * (facultatif)
'''3. Comment la participation est-elle répartie ?'''
*Tout le monde est inclus
*Tout le monde a une chance égale de contribuer à chaque table.
*Les petits groupes sont plus susceptibles de donner la parole à tout le monde si une seule personne facilite et maintient tout le monde à travailler sur une question à la fois.
'''4. Comment les groupes sont configurés'''
*Particuliers
*Groupes de 5-7 personnes
*Ensemble du groupe
*Les groupes peuvent être des équipes établies ou des groupes mixtes.
'''5. Séquence des étapes et répartition du temps'''
*Si nécessaire, décrire la séquence des étapes. Si le groupe est composé de 10 à 12 personnes ou moins, faites le compte rendu avec l'ensemble du groupe. Sinon, divisez le groupe en petits groupes.
*[Au besoin, obtenez une compréhension commune du sujet. Demandez si la personne qui a écrit l'idée est dans la pièce.]
*Première étape : QUOI ? les individus travaillent 2 min. seuls sur QUOI ? Cette idée signifie-t-elle quelque chose pour vous ? Quelle est votre compréhension de ce que cela signifie ? Rédigez des aperçus concis sur les adhésifs. Puis 8 minutes en petit groupe - utilisez des feuilles intelligentes pour saisir votre compréhension de l'idée. 10 minutes au total.
*Deuxième étape : QUOI ? Les gens travaillent 2 minutes seuls sur "Pourquoi cette idée est-elle importante pour la fonction publique ou le gouvernement ? Quelles sont les possibilités ? Y a-t-il des obstacles à surmonter ? 8 minutes en petit groupe. 10 minutes au total. Rédigez des aperçus concis sur les adhésifs.
*Troisième étape : MAINTENANT QUOI ? Les participants travaillent 1 min. seuls sur "Et maintenant ? Quelles actions ont du sens ?" Rédigez des aperçus concis sur les adhésifs. Puis 8 minutes en petit groupe - utilisez des feuilles intelligentes pour saisir votre compréhension de l'idée. 10 minutes au total.
*Les actions sont partagées avec l'ensemble du groupe - chaque groupe fournit un débriefing de 3 minutes, discuté et recueilli. Nous vous invitons à nous faire part de vos commentaires. 15 min au total.
=='''Option 4 - TRIZ'''==
[[File:ROM7422.jpg|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7422.jpg|left|thumb]]
'''1. Structurer l'invitation:''' Dans ce processus en trois étapes, les participants travailleront individuellement et en groupes pour répondre aux questions suivantes relatives à l'idée :
*1. "Faites une liste - un article par stickie - de tout ce que vous pouvez faire pour vous assurer d'obtenir le pire résultat imaginable par rapport à cette idée."
*2. "Soyez brutalement honnête en dressant une deuxième liste de toutes vos activités/programmes/procédures contre-productives - un article par article - et en faisant une deuxième liste - une par article.
*3. "Passez en revue les éléments de votre deuxième liste et décidez quelles premières étapes vous aideront à arrêter ce que vous savez créer des résultats indésirables vers la réalisation de l'idée ?"
'''2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire'''
* Nombre illimité de petits groupes de 4 à 7 chaises, avec ou sans petites tables.
* Papier ou feuilles intelligentes à noter par les participants
'''3. Comment la participation est-elle répartie ?'''
*Toutes les personnes impliquées dans le travail sont incluses.
*Tout le monde a une chance égale d'apporter sa contribution
'''4. Comment les groupes sont configurés'''
*Groupes de 4 à 7 participants
*Équipes établies ou groupes mixtes
'''5. Séquence des étapes et répartition du temps'''
*Présentez l'idée que le groupe discutera. Animer une discussion de groupe sur ce que l'idée signifie pour le groupe afin de générer une compréhension générale de ce que l'idée implique. 5 minutes
*Ok, maintenant, animez une discussion de groupe entière sur le pire résultat possible imaginable par rapport à l'idée. 5 minutes
*Maintenant, en équipe....
*Chaque groupe dresse une première liste de tout ce qu'il peut faire pour s'assurer d'obtenir le résultat le plus indésirable. 10 min :
**Réflexion personnelle d'abord, puis en équipe. Rédigez votre liste de choses qui vous permettront d'obtenir le résultat non désiré.
**Chaque groupe dresse une deuxième liste de tout ce que le gouvernement fait actuellement et qui ressemble aux éléments de sa première liste. 10 min.
**Réflexion personnelle d'abord, puis en équipe. Rédigez votre liste de choses que le gouvernement fait actuellement et qui ressemblent aux éléments de sa première liste.

* Chaque groupe détermine ensuite pour chaque élément de sa deuxième liste les premières étapes qui l'aideront à arrêter ce résultat, cette activité, ce comportement ou cette pratique non désirés. 10 min.

* Une personne de chaque groupe fait ensuite rapport sur les premières mesures qu'elle prendrait pour arrêter le résultat, l'activité, le comportement ou la pratique non désirés.

=='''Option 5 - Spécifications Min'''==
'''1. Structurer l'invitation'''
*Dans le contexte de l'idée de discussion, invitez les participants à dresser d'abord la liste complète de toutes les choses à faire et à ne pas faire auxquelles ils devraient prêter attention pour obtenir un résultat positif. C'est la liste des spécifications maximales (Max Specs).
*Une fois que la liste des spécifications Max a été élaborée, demandez aux participants de la réduire au strict minimum nécessaire pour atteindre leur objectif. Demandez-leur de passer au crible la liste un article à la fois et d'éliminer toutes les règles qui obtiennent une réponse positive à la question : "Si nous avons enfreint ou ignoré cette règle, pourrions-nous encore atteindre notre but ?".
'''2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire'''
*Groupes de 4 à 6 personnes autour de la table
*Papier ou feuilles intelligentes pour l'enregistrement des spécifications Max et Min
'''3. Comment la participation est-elle répartie ?'''
*Toutes les personnes impliquées peuvent participer
*Tout le monde a une chance égale d'apporter sa contribution
'''4. Comment les groupes sont configurés'''
*Commencez individuellement puis en petits groupes de 4 à 7 personnes.
*Tout un groupe à partager
'''5. Séquence des étapes et répartition du temps'''
*Animer une discussion de groupe sur ce que l'idée signifie pour le groupe afin de générer une compréhension générale de ce que l'idée implique. Formez un énoncé de but lié à l'idée (il peut déjà être formulé comme tel) 5 minutes
*Formez des groupes de 4 à 6 personnes.
*Auto-réflexion : Chacun d'entre vous génère individuellement la liste de toutes les activités à faire et à ne pas faire pour réaliser l'idée (Max Specs) 3 min.
*Ensuite, partagez, consolidez et développez dans vos groupes. Rendre la liste aussi complète que possible en peu de temps. 6 min.
*Chaque groupe teste chaque spécification de sa liste Max Spec par rapport à l'énoncé d'objet. Si la spécification peut être violée et l'objectif atteint, la spécification est retirée de la liste. "Si nous enfreignons ou ignorons cette règle, pourrions-nous quand même atteindre notre but ?" 10 min.
*Faites un deuxième tour si nécessaire. 5-10 min.
*Chaque groupe partage sa liste affinée. Comparez par petits groupes et regroupez-les dans la liste la plus courte de l'ensemble du groupe. 15 min.
=='''Option 6 - Tools for a [http://agilecoffee.com/leancoffee/ Lean Coffee]'''==
'''Voilà ce qu'il vous faut :'''
*un bloc-notes ou deux de notes autocollantes (3″x3″ est très bien)
*quelque chose pour écrire (les marqueurs fonctionnent bien parce qu'ils sont visibles de plus loin)
*un dispositif de chronométrage (par exemple, un téléphone intelligent)
*table et chaises
*personnes
*optionnel : une caméra (pour prendre des photos d'actions et des plans d'idées)
'''Comment ça marche'''

Les étapes sont simples, directes et peuvent être modifiées en fonction de la situation. Voici la version simple :
# Configuration d'un Kanban personnel - par ex. faire, faire, faire, terminé
# Identifiez ce dont vous voulez parler
# Voter et discuter
C'est ça, c'est ça.

'''Pour ceux qui veulent plus de détails, voici une liste complète des étapes :'''
# Choisir un thème - voir le sujet de la séance en petits groupes
# (facultatif) Chacun inscrit son nom sur une carte et la garde devant lui.
# Écrivez les sujets sur des cartes notecards/stickies (un sujet par carte). Il n'y a pas de limite au nombre de sujets. (Pro-tip : limiter au minimum le nombre de mots par carte pour une meilleure lisibilité.)
# Paramétrez un tableau Kanban personnel à trois colonnes : À faire, à faire, à faire, c'est fait. (Conseil : ajoutez une quatrième colonne (" Actions ") pour recueillir les mesures à prendre au fur et à mesure qu'elles se présentent.)
# Prenez quelques minutes pour présenter chaque sujet, en partageant une phrase ou deux décrivant l'idée sur chaque carte.
# Votez. Chaque participant obtient trois voix par point (ou plus - à vous de choisir). Vous pouvez exprimer tous vos votes sur un sujet ou les répartir sur plusieurs cartes.
# Classez les sujets les plus populaires plus haut dans l'arriéré (la colonne "À faire").
# Maintenant que vous avez un ordre du jour, placez le point du haut dans la colonne du milieu (" Faire ").
# Réglez la minuterie (p. ex., téléphone intelligent) sur cinq minutes - ou sur la durée que le groupe juge raisonnable. Il s'agit de la boîte de temps initiale pour la discussion.
# Lorsque la limite de temps est atteinte, organisez un simple vote romain (pouces en l'air, sur le côté ou en bas) pour voir s'il y a un intérêt à poursuivre la discussion. Si c'est le cas, réglez la minuterie sur une durée plus courte (par exemple trois minutes) et poursuivez la discussion. Vous pouvez répéter cette étape autant de fois que nécessaire jusqu'à ce que le groupe se désintéresse du sujet.
# Lorsque le sujet est à court d'essence, déplacez sa carte vers la colonne de droite (" Terminé "). Passer la carte la plus haute suivante de "To Do" à "Doing" et répéter l'opération.
# la fin de la séance, demandez aux membres du groupe d'indiquer les principaux points à retenir ou les mesures à prendre. C'est habituellement important si vous utilisez la réunion pour prendre des décisions ou créer du travail. Il est également utile de prendre une photo du tableau ou de tout artefact (cartes mentales, etc.).

GouvEnsembleCanada - Nonconference guide des séances en petits groupes

2019-11-25T17:24:07Z

Kayleigh.chaston-vickers:

[[File:ROM7094.jpg|left|thumb|399.991x399.991px]]
'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|I would like to read this guide in English]]</big>'''''

'''''<big>[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais|Ramène-moi au guide bénévole]]</big>'''''

''* Toutes les photos sur cette page prises par Mars Romer Photography''
='''Les objectifs de notre séance en petits groupes:'''=
'''<big>Nous voulons faciliter les choses :</big>'''
*'''Compréhension(s) partagée(s) du sujet à discuter''' (viser la cohérence et non le consensus) ;
*'''Exploration des implications et des opportunités''' à partir de différents points de vue - expériences, opportunités, obstacles, etc ; (quel est l'état actuel ? Que pourrait être ?)[[File:ROM7191.jpg|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7191.jpg]]
*'''Identification d'actions pratiques''' susceptibles d'améliorer les choses - par exemple, idées, prochaines étapes sur la manière de les mettre en œuvre. Que peut faire chacun d'entre nous ? Que pourrions-nous faire ensemble ? Comment le ramener aux contextes dans lesquels nous travaillons ?
*'''Amusez-vous bien !''' D'abord et avant tout, nous essayons d'établir des liens, d'excellentes discussions et de donner à chacun l'occasion de partager ses points de vue et ses idées.
<big>'''Nos hypothèses de travail :'''</big>
*Il y a plusieurs façons de faciliter les discussions, par exemple à travers une gamme d'approches très structurées à non structurées, permettant une pensée divergente et convergente, etc. C'est exactement le but de ce guide. Ce n'est pas censé être normatif.
*Nous voulons prendre en compte et faciliter, dans la mesure du possible, une variété de préférences et de styles des participants, par exemple, des extravertis et des introvertis.
*Moins, c'est plus, mais il n'y a pas grand-chose que nous pouvons faire en 45-55 minutes en petits groupes. Nos efforts permettront d'établir des liens, de faire preuve de créativité, de partager les connaissances et d'éclairer l'action pratique.
*Nous voulons saisir et partager l'apprentissage. Partager les notes de séance après l'événement.
='''Méthodes et conseils pour les animateurs'''=
'''<big>Souviens-toi:</big>'''
*C'est une session de 55 minutes. Le temps passera vite.
*Vous avez un sujet assigné pour votre session en petits groupes, qui est l'idée que quelqu'un a proposée pendant l'exercice de crowdsourcing plus tôt dans la journée. – ''Obligatoire''
*Il y aura un preneur de notes pour capturer la discussion, en particulier celles qui se déroulent en tant que groupe en plénière, et pour garder le temps. – ''Obligatoire''
*Chaque participant aura un sharpy (les extras seront dans la salle) - ''Facultatif à utiliser''
*Il y aura des autocollants (aussi appelés post-it) sur chaque siège et dans la salle - ''Facultatif à utiliser''
*Il y aura un tableau à feuilles dans la salle - ''Facultatif à utiliser''
<big>'''Il y a deux sections ci-dessous :'''</big>
*'''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes#C.27est_la_premi.C3.A8re_fois_que_vous_facilitez_.3F_Ou_peut-.C3.AAtre_que_.C3.A7a_fait_un_moment_.3F|C'est la première fois que vous facilitez ? Ou peut-être que ça fait un moment ?]]''' Ou peut-être que ça fait un moment ? - cette section comprend trois options pour animer une séance en petits groupes.
*'''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes#More_experienced_at_facilitating.3F_Or_feeling_adventurous.3F|Vous avez plus d'expérience pour faciliter l'aventure ou vous sentir aventureux ?]]''' - apportez et appliquez vos compétences lors des séances en petits groupes en gardant à l'esprit les objectifs ci-dessus.
''*Les méthodes suivantes ont été prises et/ou adaptées de [http://www.liberatingstructures.com/ Liberating Structures], où vous pouvez trouver [http://www.liberatingstructures.com/ls/ beaucoup d'autres méthodes], et [http://agilecoffee.com/ Agile Coffee.]''

='''C'est la première fois que vous facilitez ? Ou peut-être que ça fait un moment ?'''=
=='''Introduire la session'''==
[[File:ROM7260.jpg|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7260.jpg]]'''1) Communiquer l'approche''' à la salle pour la discussion de 55 minutes. "Aujourd'hui, nous allons prendre les 55 prochaines minutes pour :
*Décompressez ce que l'idée signifie pour nous afin que nous sachions de quoi nous parlons ;
*Générer des opportunités et des défis liés à l'idée ; et
*Identifier quelques actions pratiques que nous pourrions prendre, individuellement et collectivement liées à l'idée."
*Invitez les gens à vous faire part de leurs commentaires pour vous assurer qu'ils sont d'accord avec l'approche."
'''2) Décortiquez l'idée:''' Générer une compréhension ou une cohérence sur ce qu'elle signifie pour les participants dans la salle.
*La personne qui l'a proposé est-elle présente ? Demandez à la chambre. Si oui, invitez cette personne à partager ses réflexions sur l'idée et pourquoi elle l'a proposée.
*Si ce n'est pas le cas, passez à l'étape suivante.
'''3) Continuez à faire l'une des trois options suivantes.'''
=='''Option 1 -''' '''Quoi ? Et alors ? Et alors ? Et maintenant, quoi ?''' ==
*S'il s'agit d'un nombre gérable (p. ex. 15-20 personnes), vous pourriez animer toute la discussion en plénière. Demandez à tout le groupe :
**"Que signifie cette idée pour vous ?" ''[10 minutes]''
** "Alors qu'est-ce que ça peut faire ? Pourquoi est-ce important ? ''[15 minutes]''
**"Qu'allons-nous faire maintenant ?" "Quelles sont les actions pratiques que nous pouvons prendre ?" ''[15 minutes]''
*Pour ceux qui sont introvertis, ouvrez un espace mural où ils peuvent partager des idées tout au long ou à la fin.
=='''Option 2 - 1-2-4-Tous'''==
'''Un..'''
*Demandez aux participants de réfléchir chacun en silence sur l'idée : Demandez : "Que signifie cette idée pour vous ?" et "Quelles sont les opportunités et les défis qui s'y rattachent ?"
*Demandez-leur d'utiliser les autocollants ou leur propre bloc-notes pour noter leurs pensées, afin qu'ils puissent les partager avec un partenaire à l'étape suivante. ''[5 mins]''
'''Deux..'''
*Ensuite, demandez aux participants de se mettre par deux, de partager et de discuter ce qu'ils ont écrit. Demandez-leur d'écouter et d'identifier les points communs ou les différences. ''[5 mins]''
*Demandez à des volontaires de partager avec toute la salle ce que l'idée signifie pour eux. ''[5 mins]''
'''Quatre...'''
*Maintenant, '''demandez aux participants de former un groupe de quatre''' et de construire à partir de la compréhension générée pour se concentrer maintenant sur les moyens d'aller de l'avant. Demandez aux participants de prendre note des possibilités ou des défis qui devraient être relevés ainsi que des mesures pratiques qui pourraient être prises pour faire avancer l'idée.
*Demandez-leur de noter leurs 3 principales opportunités, défis et actions pour faire avancer l'idée. ''[10 minutes]''
'''Tous..'''
*Demandez à chaque groupe de quatre personnes de partager leurs 3 meilleures opportunités, défis et actions pratiques avec toute la salle. ''[2 min/par groupe ; ou un total de 10 minutes]''
*Ouvrez la salle à la réflexion et aux commentaires. [5 minutes]
*<nowiki>Demandez : s'il y a une action pratique que vous pouvez faire en tant qu'individu pour aider à réaliser cette idée, quelle serait-elle ? Écrivez-le sur un papier collant et remettez-le (ou affichez-le sur le mur) avant de quitter la pièce. [5 minutes]</nowiki>
=='''Option 3 - Le Fishbowl'''==
*Placez 6 chaises en cercle au milieu de la pièce. Vous, l'animateur, serez assis sur l'une des chaises tout le temps.
*Expliquez également que cela sera fait dans un format Fishbowl. 5 personnes s'assoient dans le cercle avec l'animateur pour commencer.
*L'animateur guide la discussion en posant des questions et/ou en l'invitant, par exemple :
**"Qu'est-ce que cette idée signifie pour vous ?" [15 minutes]
**"Et alors ? Pourquoi est-ce important ? Pourquoi est-ce important ? [15 minutes]
**"Qu'allons-nous faire maintenant ?" "Quelles sont les actions pratiques que nous pouvons prendre ?" Collectivement ? En tant qu'individus ? [15 minutes]
*A tout moment, si vous souhaitez participer à la discussion, n'importe quelle personne dans la salle peut se lever et tapoter une personne sur l'épaule pour prendre sa place.
*La personne dont l'épaule est touchée s'assoit dans l'auditoire pour regarder le bocal à poissons. Ils peuvent revenir dans le cercle à tout moment.
='''Plus expérimentés dans l'animation ou la Vous vous sentez aventureux ?'''=
=='''Introduire la session'''==
'''1) Communiquer l'approche''' à la salle pour la discussion de 55 minutes. "Aujourd'hui, nous allons prendre les 55 prochaines minutes pour :
*Décompressez ce que l'idée signifie pour nous afin que nous sachions de quoi nous parlons ;
*Générer des opportunités et des défis liés à l'idée ; et
*Identifier quelques actions pratiques que nous pourrions prendre, individuellement et collectivement liées à l'idée."
*Invitez les gens à vous faire part de leurs commentaires pour vous assurer qu'ils sont d'accord avec l'approche."
'''2) Décortiquez l'idée:''' Générer une compréhension ou une cohérence sur ce qu'elle signifie pour les participants dans la salle.
*La personne qui l'a proposé est-elle présente ? Demandez à la chambre. Si oui, invitez cette personne à partager ses réflexions sur l'idée et pourquoi elle l'a proposée.
*Si ce n'est pas le cas, passez à l'étape suivante.
'''3)''' '''Choisissez votre méthode:''' N'hésitez pas à consulter les méthodes suggérées à la section 1, en particulier si vous manquez de temps, ou voir ci-dessous les méthodes qui pourraient éclairer votre approche de facilitation. Nous sommes ouverts aux animateurs expérimentés qui utilisent d'autres méthodes ; toutefois, n'oubliez pas les objectifs de toutes les séances présentées ci-dessus.
=='''Option 1''' - '''1-2-4-Tous'''==
'''1. Structurer l'invitation'''
*L'idée proposée sur la carte est le thème de discussion.
'''2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire'''
*Nombre illimité de groupes
*Espace permettant aux participants de travailler en face à face, en binôme ou en quatuor.
*Chaises et tables en option
*Document à l'intention des participants pour consigner leurs observations et leurs points de vue
'''3. Comment la participation est-elle répartie ?'''
*Tous les membres du groupe sont inclus (souvent pas l'animateur)
*Tout le monde a une chance égale d'apporter sa contribution
'''4. Comment les groupes sont configurés'''
*Commencez seul, puis par deux, puis par deux, puis par quatre, et enfin en groupe autour de la table.
'''5. Séquence des étapes et répartition du temps'''
*Auto-réflexion silencieuse des individus sur l'idée, par exemple : Qu'est-ce que cette idée signifie pour vous ? 3 min.
*Partagez votre compréhension de l'idée par deux, en vous appuyant sur des idées issues de l'autoréflexion. Quelles sont les possibilités et les défis à relever pour y parvenir ? 5 min.
*En quatuor, construisez à partir de la compréhension dont vous avez discuté en binôme et générez des idées d'actions et de prochaines étapes pour exploiter les opportunités ou relever les défis. 10 min.
*'''En tant que groupe entier, :'''
**Demandez : "Quelle est l'idée qui est ressortie de votre conversation ?" Chaque groupe partage une idée importante avec tous (répéter le cycle au besoin). 5 min.
**Ouvrez la salle à la réflexion et aux commentaires. 5 min (15 min)
**Demandez : s'il y a une chose que vous pouvez faire en tant qu'individu pour aider à réaliser cette idée, quelle serait-elle ? Écrivez-le sur un papier collant et remettez-le avant de quitter la pièce. (10 min)
=='''Option 2 - Café de conversation'''==
'''1. Structurer l'invitation'''
*Invitez tous les participants à se réunir en petits groupes pour écouter leurs pensées et réfléchir ensemble sur l'idée proposée sur la carte.
'''2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire'''
*Nombre illimité de groupes[suggérer 4-6 groupes pour Open First Day].
*Espace permettant aux participants de travailler en face à face en groupe
*Chaises et tables en option
*Tableaux de conférence ou feuilles intelligentes pour permettre aux participants de noter leurs observations et leurs points de vue.
*6 objets parlants
'''3. Comment la participation est-elle répartie ?'''
*Tout le monde est inclus
*Tout le monde a une chance égale d'apporter sa contribution
'''4. Comment les groupes sont configurés'''
*Groupes mixtes et diversifiés de 5 à 7 participants
'''5. Séquence des étapes et répartition du temps'''
*Indiquez le thème de la conversation, généralement sous la forme d'une question.
*Établir une compréhension commune de ce que cela signifie. Personne ne peut parler plus d'une minute. (5 min.)
*Expliquez qu'il y aura cinq rondes de conversation à chaque table, deux premières rondes avec un objet parlant, la troisième comme conversation ouverte, une quatrième ronde avec l'objet parlant, et une cinquième pour partager les plats à emporter en groupe. Donner la durée de chaque tour.
*Distribuer les objets parlants
*<nowiki>Premier tour avec l'objet parlant : chaque personne partage ce qu'elle pense, ressent ou fait au sujet de l'idée. 1 min. par personne[6 min. au total].</nowiki>
*<nowiki>Deuxième tour avec l'objet parlant : chaque personne partage ses pensées et ses sentiments après avoir écouté tout le monde autour de la table. 1 min. par personne[6 min. au total].</nowiki>
*Demandez à un membre de chaque groupe de prendre des notes.
*Troisième tour : conversation ouverte sur les opportunités et les défis (possibilité d'utiliser un objet parlant). 10 min.
*Quatrième tour avec l'objet parlant : chaque membre se partage des "plats à emporter". Notez-les 10 min.
*Cinquième et dernier tour : Chaque équipe partage ses plats à emporter - prenez des notes.
*[Si le temps le permet] passer à la discussion ouverte. Les animateurs invitent les participants à participer.
=='''Option 3 - Quoi, alors quoi, et maintenant ? W³'''==
'''1. Structurer l'invitation'''
*Présentez le sujet de discussion et expliquez que nous allons faire un exercice pour y répondre :
**"QUOI ? Cette idée signifie-t-elle quelque chose pour vous ? Quelle est votre compréhension de ce que cela signifie ? Ensuite, une fois que toutes les observations saillantes auront été recueillies, nous demanderons,
**"SO QUOI ? Pourquoi cette idée est-elle importante pour la fonction publique, le gouvernement et/ou les autres intervenants et utilisateurs ? Quelles sont les possibilités ? Y a-t-il des obstacles à surmonter ? Puis, une fois que la prise de conscience sera terminée, nous poserons la question,
**"MAINTENANT QUOI ? Quelles actions ont du sens ?"
'''2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire'''
*Nombre illimité de groupes[suggérer 4-6 groupes pour Open First Day].
*Chaises pour s'asseoir en petits groupes de 5 à 7 personnes ; les petites tables sont facultatives.
*Papier pour faire des listes
*Un tableau à feuilles mobiles ou des feuilles intelligentes peuvent être nécessaires avec un grand groupe pour recueillir les réponses.
*Objet parlant * (facultatif)
'''3. Comment la participation est-elle répartie ?'''
*Tout le monde est inclus
*Tout le monde a une chance égale de contribuer à chaque table.
*Les petits groupes sont plus susceptibles de donner la parole à tout le monde si une seule personne facilite et maintient tout le monde à travailler sur une question à la fois.
'''4. Comment les groupes sont configurés'''
*Particuliers
*Groupes de 5-7 personnes
*Ensemble du groupe
*Les groupes peuvent être des équipes établies ou des groupes mixtes.
'''5. Séquence des étapes et répartition du temps'''
*Si nécessaire, décrire la séquence des étapes. Si le groupe est composé de 10 à 12 personnes ou moins, faites le compte rendu avec l'ensemble du groupe. Sinon, divisez le groupe en petits groupes.
*[Au besoin, obtenez une compréhension commune du sujet. Demandez si la personne qui a écrit l'idée est dans la pièce.]
*Première étape : QUOI ? les individus travaillent 2 min. seuls sur QUOI ? Cette idée signifie-t-elle quelque chose pour vous ? Quelle est votre compréhension de ce que cela signifie ? Rédigez des aperçus concis sur les adhésifs. Puis 8 minutes en petit groupe - utilisez des feuilles intelligentes pour saisir votre compréhension de l'idée. 10 minutes au total.
*Deuxième étape : QUOI ? Les gens travaillent 2 minutes seuls sur "Pourquoi cette idée est-elle importante pour la fonction publique ou le gouvernement ? Quelles sont les possibilités ? Y a-t-il des obstacles à surmonter ? 8 minutes en petit groupe. 10 minutes au total. Rédigez des aperçus concis sur les adhésifs.
*Troisième étape : MAINTENANT QUOI ? Les participants travaillent 1 min. seuls sur "Et maintenant ? Quelles actions ont du sens ?" Rédigez des aperçus concis sur les adhésifs. Puis 8 minutes en petit groupe - utilisez des feuilles intelligentes pour saisir votre compréhension de l'idée. 10 minutes au total.
*Les actions sont partagées avec l'ensemble du groupe - chaque groupe fournit un débriefing de 3 minutes, discuté et recueilli. Nous vous invitons à nous faire part de vos commentaires. 15 min au total.
=='''Option 4 - TRIZ'''==
[[File:ROM7422.jpg|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7422.jpg|left|thumb]]
'''1. Structurer l'invitation:''' Dans ce processus en trois étapes, les participants travailleront individuellement et en groupes pour répondre aux questions suivantes relatives à l'idée :
*1. "Faites une liste - un article par stickie - de tout ce que vous pouvez faire pour vous assurer d'obtenir le pire résultat imaginable par rapport à cette idée."
*2. "Soyez brutalement honnête en dressant une deuxième liste de toutes vos activités/programmes/procédures contre-productives - un article par article - et en faisant une deuxième liste - une par article.
*3. "Passez en revue les éléments de votre deuxième liste et décidez quelles premières étapes vous aideront à arrêter ce que vous savez créer des résultats indésirables vers la réalisation de l'idée ?"
'''2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire'''
* Nombre illimité de petits groupes de 4 à 7 chaises, avec ou sans petites tables.
* Papier ou feuilles intelligentes à noter par les participants
'''3. Comment la participation est-elle répartie ?'''
*Toutes les personnes impliquées dans le travail sont incluses.
*Tout le monde a une chance égale d'apporter sa contribution
'''4. Comment les groupes sont configurés'''
*Groupes de 4 à 7 participants
*Équipes établies ou groupes mixtes
'''5. Séquence des étapes et répartition du temps'''
*Présentez l'idée que le groupe discutera. Animer une discussion de groupe sur ce que l'idée signifie pour le groupe afin de générer une compréhension générale de ce que l'idée implique. 5 minutes
*Ok, maintenant, animez une discussion de groupe entière sur le pire résultat possible imaginable par rapport à l'idée. 5 minutes
*Maintenant, en équipe....
*Chaque groupe dresse une première liste de tout ce qu'il peut faire pour s'assurer d'obtenir le résultat le plus indésirable. 10 min :
**Réflexion personnelle d'abord, puis en équipe. Rédigez votre liste de choses qui vous permettront d'obtenir le résultat non désiré.
**Chaque groupe dresse une deuxième liste de tout ce que le gouvernement fait actuellement et qui ressemble aux éléments de sa première liste. 10 min.
**Réflexion personnelle d'abord, puis en équipe. Rédigez votre liste de choses que le gouvernement fait actuellement et qui ressemblent aux éléments de sa première liste.

* Chaque groupe détermine ensuite pour chaque élément de sa deuxième liste les premières étapes qui l'aideront à arrêter ce résultat, cette activité, ce comportement ou cette pratique non désirés. 10 min.

* Une personne de chaque groupe fait ensuite rapport sur les premières mesures qu'elle prendrait pour arrêter le résultat, l'activité, le comportement ou la pratique non désirés.

=='''Option 5 - Spécifications Min'''==
'''1. Structurer l'invitation'''
*Dans le contexte de l'idée de discussion, invitez les participants à dresser d'abord la liste complète de toutes les choses à faire et à ne pas faire auxquelles ils devraient prêter attention pour obtenir un résultat positif. C'est la liste des spécifications maximales (Max Specs).
*Une fois que la liste des spécifications Max a été élaborée, demandez aux participants de la réduire au strict minimum nécessaire pour atteindre leur objectif. Demandez-leur de passer au crible la liste un article à la fois et d'éliminer toutes les règles qui obtiennent une réponse positive à la question : "Si nous avons enfreint ou ignoré cette règle, pourrions-nous encore atteindre notre but ?".
'''2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire'''
*Groupes de 4 à 6 personnes autour de la table
*Papier ou feuilles intelligentes pour l'enregistrement des spécifications Max et Min
'''3. Comment la participation est-elle répartie ?'''
*Toutes les personnes impliquées peuvent participer
*Tout le monde a une chance égale d'apporter sa contribution
'''4. Comment les groupes sont configurés'''
*Commencez individuellement puis en petits groupes de 4 à 7 personnes.
*Tout un groupe à partager
'''5. Séquence des étapes et répartition du temps'''
*Animer une discussion de groupe sur ce que l'idée signifie pour le groupe afin de générer une compréhension générale de ce que l'idée implique. Formez un énoncé de but lié à l'idée (il peut déjà être formulé comme tel) 5 minutes
*Formez des groupes de 4 à 6 personnes.
*Auto-réflexion : Chacun d'entre vous génère individuellement la liste de toutes les activités à faire et à ne pas faire pour réaliser l'idée (Max Specs) 3 min.
*Ensuite, partagez, consolidez et développez dans vos groupes. Rendre la liste aussi complète que possible en peu de temps. 6 min.
*Chaque groupe teste chaque spécification de sa liste Max Spec par rapport à l'énoncé d'objet. Si la spécification peut être violée et l'objectif atteint, la spécification est retirée de la liste. "Si nous enfreignons ou ignorons cette règle, pourrions-nous quand même atteindre notre but ?" 10 min.
*Faites un deuxième tour si nécessaire. 5-10 min.
*Chaque groupe partage sa liste affinée. Comparez par petits groupes et regroupez-les dans la liste la plus courte de l'ensemble du groupe. 15 min.
=='''Option 6 - Tools for a [http://agilecoffee.com/leancoffee/ Lean Coffee]'''==
'''Voilà ce qu'il vous faut :'''
*un bloc-notes ou deux de notes autocollantes (3″x3″ est très bien)
*quelque chose pour écrire (les marqueurs fonctionnent bien parce qu'ils sont visibles de plus loin)
*un dispositif de chronométrage (par exemple, un téléphone intelligent)
*table et chaises
*personnes
*optionnel : une caméra (pour prendre des photos d'actions et des plans d'idées)
'''Comment ça marche'''

Les étapes sont simples, directes et peuvent être modifiées en fonction de la situation. Voici la version simple :
# Configuration d'un Kanban personnel - par ex. faire, faire, faire, terminé
# Identifiez ce dont vous voulez parler
# Voter et discuter
C'est ça, c'est ça.

'''Pour ceux qui veulent plus de détails, voici une liste complète des étapes :'''
# Choisir un thème - voir le sujet de la séance en petits groupes
# (facultatif) Chacun inscrit son nom sur une carte et la garde devant lui.
# Écrivez les sujets sur des cartes notecards/stickies (un sujet par carte). Il n'y a pas de limite au nombre de sujets. (Pro-tip : limiter au minimum le nombre de mots par carte pour une meilleure lisibilité.)
# Paramétrez un tableau Kanban personnel à trois colonnes : À faire, à faire, à faire, c'est fait. (Conseil : ajoutez une quatrième colonne (" Actions ") pour recueillir les mesures à prendre au fur et à mesure qu'elles se présentent.)
# Prenez quelques minutes pour présenter chaque sujet, en partageant une phrase ou deux décrivant l'idée sur chaque carte.
# Votez. Chaque participant obtient trois voix par point (ou plus - à vous de choisir). Vous pouvez exprimer tous vos votes sur un sujet ou les répartir sur plusieurs cartes.
# Classez les sujets les plus populaires plus haut dans l'arriéré (la colonne "À faire").
# Maintenant que vous avez un ordre du jour, placez le point du haut dans la colonne du milieu (" Faire ").
# Réglez la minuterie (p. ex., téléphone intelligent) sur cinq minutes - ou sur la durée que le groupe juge raisonnable. Il s'agit de la boîte de temps initiale pour la discussion.
# Lorsque la limite de temps est atteinte, organisez un simple vote romain (pouces en l'air, sur le côté ou en bas) pour voir s'il y a un intérêt à poursuivre la discussion. Si c'est le cas, réglez la minuterie sur une durée plus courte (par exemple trois minutes) et poursuivez la discussion. Vous pouvez répéter cette étape autant de fois que nécessaire jusqu'à ce que le groupe se désintéresse du sujet.
# Lorsque le sujet est à court d'essence, déplacez sa carte vers la colonne de droite (" Terminé "). Passer la carte la plus haute suivante de "To Do" à "Doing" et répéter l'opération.
# la fin de la séance, demandez aux membres du groupe d'indiquer les principaux points à retenir ou les mesures à prendre. C'est habituellement important si vous utilisez la réunion pour prendre des décisions ou créer du travail. Il est également utile de prendre une photo du tableau ou de tout artefact (cartes mentales, etc.).

File:ROM7094.jpg

2019-11-25T17:23:40Z

Kayleigh.chaston-vickers:

bright

OneTeamGov Canada- Unconference Breakout Session Guide

2019-11-25T17:18:09Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* Option 4 - TRIZ */

'''''<big>[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|J'aimerais lire ce guide en français]]</big>'''''

[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|'''''<big>Take me back to the volunteer guide</big>'''''!]]

''* All photos on this page courtesy of Mars Romer Photography''

[[File:ROM7191.jpg|thumb]]

= '''Breakout Session Objectives''' =
'''<big>We are aiming to facilitate:</big>'''
*'''Shared understanding(s)''' of the topic to be discussed (aim for ''coherence'', not ''consensus'');
* '''Exploration of implications''' '''and opportunities''' from different perspectives – e.g. experiences, opportunities, barriers, etc; (what’s the current state? What could be?)
* '''Identification of practical actions''' that might make things better - e.g. ideas, next steps on how to make it happen. What can ''each'' of us do? What might we do ''together''? How to bring it back to the contexts we’re working in?
* '''Have fun!''' First and foremost, we’re trying to enable connections, great discussions and provide everyone the chance to share their perspectives and ideas.

<big>'''Our assumptions:'''</big>
* There are a variety of ways to facilitate discussions, e.g. across a spectrum of very structured to unstructured, enabling divergent and convergent thinking, etc. This guide is meant to do just that. It’s not meant to be prescriptive.
* We want to consider and facilitate for a variety of participant preferences and styles, to the extent possible, e.g. extroverts and introverts.
* Less is more. There’s only so much we can do in a 45-55 minute breakout session. Our efforts will enable connections, creativity, knowledge sharing, and can inform practical action.
* We want to capture and share the learning. Share session notes following the event.

= '''Methods & Tips for Facilitators''' =
[[File:ROM7260.jpg|left|thumb]]
'''<big>Rememberː</big>'''
* It’s a 55 minute session. The time will go by quickly.
* You have an assigned topic for your breakout session, which is the idea someone proposed during the crowdsourcing exercise earlier in the day. ''- Mandatory''
* There will be a notetaker to capture the discussion, ''particularly those that happen as a collective in plenary'', and to keep time. ''- Mandatory''
* Each participant will have a sharpie (extras will be in the room) ''- Optional to use''
* There will be stickies (aka post-it notes) on each seat and in the room ''- Optional to use''
* There will be flipchart paper in the room ''- Optional to use''

<big>'''There are two sections belowː'''</big>
* '''[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide?venotify=created#First_time_facilitating.3F_Or_maybe_its_been_a_while.3F First time facilitating? Or maybe it’s been a while?ː]''' This section includes three options for facilitating a breakout session.
* '''[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide?venotify=created#More_experienced_at_facilitating.3F_Or_feeling_adventurous.3F More experienced at facilitating or feeling adventurous?ː]''' Apply your skills at the breakout sessions, keeping in mind the objectives above.

''*The following methods have been taken and/or adapted from [http://www.liberatingstructures.com/ Liberating Structures,] where you can find [http://www.liberatingstructures.com/ls/ lots of other methods], and [http://agilecoffee.com/ Agile Coffee.]''

= '''First time facilitating? Or maybe its been a while?''' =

== '''Introduce the session''' ==
'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
* Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
* Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
* Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
* Invite feedback to ensure people are ok with the approach."

'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
* Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
* If not, that’s ok, move to the next step.
'''3) Choose one of the options below'''

== '''Option 1 -''' '''What? So What? Now What?''' ==
* If it’s a manageable number (e.g. 15-20 people), you could facilitate the entire discussion in plenary. Ask the entire group:
** “What does this idea mean to you?” ''[10 minutes]''
** “So what does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
** “Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” ''[15 minutes]''
* For those who may be introverted, open up some wall space, where they can share ideas either throughout or at the end.

== '''Option 2 - 1-2-4-All''' ==
'''One..'''
* Ask participants to '''each reflect on the idea in silence''': Ask: “What does this idea mean to you?” and “What are some opportunities and challenges related to it?” Ask them to use the stickies or their own notepad to put their thoughts down, so they can share them with a partner in the next step. ''[5 mins]''
'''Two...'''
* Then, ask participants to '''pair up''' in twos and share and discuss what they wrote. Ask them to listen for and identify common things or differences. ''[5 mins]''
* Ask for volunteers to share what the idea means to them with the entire room. ''[5 mins]''
'''Four...'''
* Now, ask the participants to '''form a group of four''' and build off the understanding generated to now focus on ways to move forward. Ask participants to take note of ''opportunities'' or ''challenges'' that would need to be addressed as well as ''practical actions'' that could be taken to advance the idea. Ask them to record their '''top 3 opportunities, challenges, and actions''' to advance the idea. ''[10 mins]''
* Ask each group of four to share their top 3 opportunities, challenges and practical actions with the entire room. ''[2 mins/per group; or a total for 10 mins]''
'''All...'''
* Open the floor for reflection and comments. ''[5 mins]''
* Ask: if there’s one practical action that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in (or post it on the wall) before leaving the room. ''[5 mins]''

== '''Option 3 - The Fishbowl''' ==
* Place 6 chairs in a circle in the middle of the room. You, the facilitator, will sit in one of the chairs the entire time.
* Explain that this will be done in a Fishbowl format. 5 people will sit in the circle with the facilitator to start things off.
* The facilitator will begin the discussion and guide it along with prompting questions, for example:
** “What does this idea mean to you?” ''[15 minutes]''
** “So what? Why does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
** “Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” Collectively? As individuals? ''[15 minutes]''
* At any time, if you want to join the discussion, any person in the room can stand up and tap a person on the shoulder to take their seat.
* The person whose shoulder is tapped takes a seat in the audience watching the fishbowl. They can enter back into the circle at any time

= '''More experienced at facilitating? Or feeling adventurous?''' =

== '''Introduce the session''' ==
'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
* Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
* Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
* Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
* Invite feedback to ensure people are ok with the approach."
'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
* Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
* If not, that’s ok, move to the next step.
'''3)''' '''Choose your methodː''' Feel free to check out the methods suggested in section 1, particularly if you’re short on time, or see below for methods that might inform your facilitation approach. We’re open to experienced facilitators using other methods; however, please do remember the objectives for all sessions shared above.

== '''Option 1''' - '''1-2-4-All''' ==
'''1. Structuring Invitation'''
* The proposed idea on the card is the discussion theme.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Unlimited number of groups
* Space for participants to work face-to-face in pairs and foursomes
* Chairs and tables optional
* Paper for participants to record observations and insights
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everyone in the group is included (often not the facilitator)
* Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
* Start alone, then in pairs, then foursomes, and finally as a whole group around the table.
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* Silent '''self-reflection''' by individuals on the idea, e.g.: What does this idea mean to you? '''3 min'''.
* Share your understanding of the idea '''in pairs''', building on ideas from self-reflection. What are some of the opportunities and challenges in realizing it? '''5 min'''.
* '''In foursomes''', build off the understanding you discussed in your pairs and generate ideas for actions and next steps towards exploiting opportunities or addressing challenges. '''10 min'''.
* '''As an entire groupː'''
** Ask, “What is one idea that stood out in your conversation?” Each group shares one important idea with all (repeat cycle as needed). '''5 min'''.
** Open the floor for reflection and comments. '''15 min'''
** Ask: if there’s one thing that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in before leaving the room. '''10 min'''

== '''Option 2 - Conversation Café''' ==
'''1. Structuring Invitation'''
* Invite all the participants to gather in small groups to listen to one another's thoughts and reflect together on the proposed idea on the card.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
* Space for participants to work face-to-face in groups
* Chairs and tables optional
* Flipcharts or smart sheets for participants to record observations and insights
* 6 talking objects
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everyone is included
* Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
* Mixed, diverse groups of 5–7 participants
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* State the theme of the conversation, usually in the form of a question
* Build a common understanding of what this means. No one can talk more than 1 min. (5 min.)
* Explain there will be five rounds of conversation at every table, two first rounds using a talking object, the third one as open conversation, a fourth round with the talking object, and a fifth to share takeaways as a group. Give the duration of each round.
* Distribute the talking objects
* First round with the talking object: each person shares what he or she is thinking, feeling, or doing about the idea. 1 min. per person '''[6 mins total''']
* Second round with the talking object: each person shares thoughts and feelings after having listened to everybody at the table. 1 min. per person '''[6 mins total''']
* '''Ask someone in each group to be a note taker'''
* Third round: open conversation on opportunities and challenges (option to use talking object). 10 min.
* Fourth round with the talking object: each member shares “takeaways.” Write them down 10 min.
* Fifth and final round: Each team shares its takeaways – take notes.
* [If time] move to open discussion. Facilitators prompt participants.

== '''Option 3 - What, So What, Now What? W³''' ==
'''1. Structuring Invitation'''
* Introduce the discussion topic and and explain that we’ll go through an exercise to answer
** “WHAT? Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Then, after all the salient observations have been collected, we’ll ask,
** “SO WHAT? Why is this idea important for the public service, government and/or other stakeholders and users? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed? Then, after the sense making is over, we’ll ask,
** “NOW WHAT? What actions make sense?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
* Chairs for people to sit in small groups of 5-7; small tables are optional
* Paper to make lists
* Flip chart or smart sheets may be needed with a large group to collect answers
* Talking object * (optional)
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everyone is included
* Everyone has an equal opportunity to contribute at each table
* Small groups are more likely to give voice to everyone if one person facilitates and keeps everybody working on one question at a time
'''4. How Groups Are Configured'''
* Individuals
* Groups of 5-7
* Whole group
* Groups can be established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* If needed, describe the sequence of steps. If the group is 10–12 people or smaller, conduct the debrief with the whole group. Otherwise, break the group into small groups.
* [If needed, get a common understanding of the topic. Ask if person who wrote the idea is in the room.]
* First stage: '''WHAT?''' Individuals work 2 min. alone on '''WHAT?''' Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
* Second stage: '''SO WHAT?''' People work 2 min alone on “Why is this idea important for the public service or government? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed?” then 8 mins in small group. '''10 mins total'''. Write concise insights on stickies.
* Third stage: '''NOW WHAT?''' Participants work 1 min. alone on “Now what? What actions make sense?” Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
* Actions are shared with the whole group – each group provides a 3-min debrief , discussed, and collected. Additional insights are invited. '''15 min total'''.

== '''Option 4 - TRIZ''' ==
'''1. Structuring Invitation'''

In this three-step process, participants will work individually and in groups to answer the following questions related to the idea
*[[File:ROM7422.jpg|left|thumb]]1. “Make a list – one item per stickie - of all you can do to make sure that you achieve the worst result imaginable with respect to this idea.”
* 2. “Go down this list item by item and ask yourselves, ‘Is there anything that government is currently doing that in any way, shape, or form resembles this item?’ Be brutally honest to make a second list – one item per stickie - of all your counterproductive activities/programs/procedures.”
* 3. “Go through the items on your second list and decide what first steps will help you stop what you know creates undesirable results towards the realization of the idea?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Unlimited number of small groups of 4 to 7 chairs, with or without small tables
* Paper or smart sheets for participants to record
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everybody involved in the work is included
* Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
* Groups with 4 to 7 participants
* Established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* Introduce the idea that the group will be discussing.
* Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. '''5 mins'''
* Ok, now facilitate an entire group discussion on what the worst possible result imaginable with respect to the idea. '''5 mins'''
* '''Now, in teams...'''
* Each group make '''a first list''' of all it can do to make sure that it achieves this most unwanted result. '''10 min''':
** First self-reflection, then as a team. Write your list of things that will achieve the unwanted result.
** Each group makes '''a second list''' of all that government is currently doing that resembles items on their first list. '''10 min'''.
** First self-reflection, then as a team. Write your list of things that government is currently doing that resembles items on their first list.

* Each group then determines for each item on its '''second list''' what first steps will help it stop this unwanted result, activity, behaviour or practice. '''10 min'''.
* One person from each group then reports on the first steps that they would take to stop the unwanted result, activity, behaviour or practice.

== '''Option 5 - Min Specs''' ==
'''1. Structuring Invitation'''
* In the context of the discussion idea, invite the participants to first generate the entire list of all the do’s and don’ts that they should pay attention to in order to achieve a successful outcome. This is the list of maximum specifications (Max Specs).
* After the list of Max Specs has been developed, ask the participants to reduce it to the absolute minimum needed to achieve their purpose. Invite them to sift through the list one item at a time and eliminate every rule that gets a positive answer to the question, “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Groups of 4 to 6 around the table
* Paper or smart sheets to record Max and Min Specs
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everyone involved can participate
* Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
* Start individually then small groups of 4 to 7
* Whole group for sharing
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. Form a purpose statement related to the idea (it might already be phrased as one) '''5 mins'''
* Form groups of 4-6
* Self-reflection: Each of you individually generate the list of all must-do and must-not-do activities to realize the idea (Max Specs) '''3 mins'''
* Then share, consolidate and expand in your groups. Make list as complete as possible in a short time. '''6 min'''.
* Each group tests each spec on its Max Spec list against the purpose statement. If the spec can be violated and the purpose still achieved, the spec is dropped from the list. “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?” '''10 min'''.
* Do a second round ''if needed''. '''5-10 mins'''.
* Each group shares their refined list. Compare across small groups and consolidate to the shortest list as a whole group. '''15 min'''.

== '''Option 6 - Tools for a [http://agilecoffee.com/leancoffee/ Lean Coffee]''' ==
'''Here’s what you need:'''
* a pad or two of sticky notes (3″x3″ is fine)
* something to write with (markers work well because they’re visible from farther away)
* a timing device (eg. a smart phone)
* table & chairs
* people
* optional: a camera (to take pictures of actions & idea maps)
'''How it Works'''

The steps are simple, straightforward and can be modified depending upon the situation. Here’s the simple version:

1. Setup a Personal Kanban - e.g. To Do, Doing, Done

2. Identify what you want to talk about

3. Vote & discuss

That’s it.

'''For those who want more of detail, here is comprehensive list of steps:'''

1. Select a theme - see breakout session topic

2. (optional) Everyone writes their name on a card and keeps it in front of them.

3. Write topics onto notecards/stickies (one topic per card). No limit to the number of topics. ('''Pro-tip''': ''keep the words per card to a minimum for readability''.)

4. Set up a personal kanban board with three columns: To Do, Doing, Done. ('''Pro-tip''': ''add a fourth column (“Actions”) to collect action items as they come up''.)

5. Spend a few minutes introducing each topic, sharing a sentence or two describing the idea on each card.

6. Vote. Each participant gets three dot votes (or more – you choose). You may cast all your votes on one topic or spread them across multiple cards.

7. Rank the more popular topics higher in the backlog (the “To Do” column).

8. Now that you have an agenda, move the top item into the middle (“Doing”) column.

9. Set the timer (eg. smartphone) for five minutes — or whatever length the group determines is reasonable. This is the ''initial'' timebox for discussion.

10. When the time limit is reached, hold a simple roman vote (thumbs up, sideways or thumbs down) to see if there’s interest in continuing the discussion. If so, set the timer for a shorter duration (eg. three minutes) and continue discussing. You can repeat this step as many times as necessary until the group loses interest in the topic.

11. When the topic runs out of gas, move its card to the right (“Done”) column. Bring the next highest card over from “To Do” into “Doing” and repeat the process.

12. (optional) At the end of the session, elicit key takeaways and/or action items from the group. This is usually important if you’re using the meeting to drive decisions or create work. Taking a photo of the board or any artifacts (mind maps, etc.) is also handy.

GouvEnsembleCanada - Nonconference guide des séances en petits groupes

2019-11-25T17:18:06Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* Option 4 - TRIZ */

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|I would like to read this guide in English]]</big>'''''

'''''<big>[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais|Ramène-moi au guide bénévole]]</big>'''''

''* Toutes les photos sur cette page prises par Mars Romer Photography''[[File:ROM7191.jpg|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7191.jpg]]
='''Les objectifs de notre séance en petits groupes:'''=
'''<big>Nous voulons faciliter les choses :</big>'''
*'''Compréhension(s) partagée(s) du sujet à discuter''' (viser la cohérence et non le consensus) ;
*'''Exploration des implications et des opportunités''' à partir de différents points de vue - expériences, opportunités, obstacles, etc ; (quel est l'état actuel ? Que pourrait être ?)
*'''Identification d'actions pratiques''' susceptibles d'améliorer les choses - par exemple, idées, prochaines étapes sur la manière de les mettre en œuvre. Que peut faire chacun d'entre nous ? Que pourrions-nous faire ensemble ? Comment le ramener aux contextes dans lesquels nous travaillons ?
*'''Amusez-vous bien !''' D'abord et avant tout, nous essayons d'établir des liens, d'excellentes discussions et de donner à chacun l'occasion de partager ses points de vue et ses idées.
<big>'''Nos hypothèses de travail :'''</big>
*Il y a plusieurs façons de faciliter les discussions, par exemple à travers une gamme d'approches très structurées à non structurées, permettant une pensée divergente et convergente, etc. C'est exactement le but de ce guide. Ce n'est pas censé être normatif.
*Nous voulons prendre en compte et faciliter, dans la mesure du possible, une variété de préférences et de styles des participants, par exemple, des extravertis et des introvertis.
*Moins, c'est plus, mais il n'y a pas grand-chose que nous pouvons faire en 45-55 minutes en petits groupes. Nos efforts permettront d'établir des liens, de faire preuve de créativité, de partager les connaissances et d'éclairer l'action pratique.
*Nous voulons saisir et partager l'apprentissage. Partager les notes de séance après l'événement.
='''Méthodes et conseils pour les animateurs'''=
[[File:ROM7260.jpg|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7260.jpg]]'''<big>Souviens-toi:</big>'''
*C'est une session de 55 minutes. Le temps passera vite.
*Vous avez un sujet assigné pour votre session en petits groupes, qui est l'idée que quelqu'un a proposée pendant l'exercice de crowdsourcing plus tôt dans la journée. – ''Obligatoire''
*Il y aura un preneur de notes pour capturer la discussion, en particulier celles qui se déroulent en tant que groupe en plénière, et pour garder le temps. – ''Obligatoire''
*Chaque participant aura un sharpy (les extras seront dans la salle) - ''Facultatif à utiliser''
*Il y aura des autocollants (aussi appelés post-it) sur chaque siège et dans la salle - ''Facultatif à utiliser''
*Il y aura un tableau à feuilles dans la salle - ''Facultatif à utiliser''
<big>'''Il y a deux sections ci-dessous :'''</big>
*'''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes#C.27est_la_premi.C3.A8re_fois_que_vous_facilitez_.3F_Ou_peut-.C3.AAtre_que_.C3.A7a_fait_un_moment_.3F|C'est la première fois que vous facilitez ? Ou peut-être que ça fait un moment ?]]''' Ou peut-être que ça fait un moment ? - cette section comprend trois options pour animer une séance en petits groupes.
*'''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes#More_experienced_at_facilitating.3F_Or_feeling_adventurous.3F|Vous avez plus d'expérience pour faciliter l'aventure ou vous sentir aventureux ?]]''' - apportez et appliquez vos compétences lors des séances en petits groupes en gardant à l'esprit les objectifs ci-dessus.
''*Les méthodes suivantes ont été prises et/ou adaptées de [http://www.liberatingstructures.com/ Liberating Structures], où vous pouvez trouver [http://www.liberatingstructures.com/ls/ beaucoup d'autres méthodes], et [http://agilecoffee.com/ Agile Coffee.]''

='''C'est la première fois que vous facilitez ? Ou peut-être que ça fait un moment ?'''=
=='''Introduire la session'''==
'''1) Communiquer l'approche''' à la salle pour la discussion de 55 minutes. "Aujourd'hui, nous allons prendre les 55 prochaines minutes pour :
*Décompressez ce que l'idée signifie pour nous afin que nous sachions de quoi nous parlons ;
*Générer des opportunités et des défis liés à l'idée ; et
*Identifier quelques actions pratiques que nous pourrions prendre, individuellement et collectivement liées à l'idée."
*Invitez les gens à vous faire part de leurs commentaires pour vous assurer qu'ils sont d'accord avec l'approche."
'''2) Décortiquez l'idée:''' Générer une compréhension ou une cohérence sur ce qu'elle signifie pour les participants dans la salle.
*La personne qui l'a proposé est-elle présente ? Demandez à la chambre. Si oui, invitez cette personne à partager ses réflexions sur l'idée et pourquoi elle l'a proposée.
*Si ce n'est pas le cas, passez à l'étape suivante.
'''3) Continuez à faire l'une des trois options suivantes.'''
=='''Option 1 -''' '''Quoi ? Et alors ? Et alors ? Et maintenant, quoi ?''' ==
*S'il s'agit d'un nombre gérable (p. ex. 15-20 personnes), vous pourriez animer toute la discussion en plénière. Demandez à tout le groupe :
**"Que signifie cette idée pour vous ?" ''[10 minutes]''
** "Alors qu'est-ce que ça peut faire ? Pourquoi est-ce important ? ''[15 minutes]''
**"Qu'allons-nous faire maintenant ?" "Quelles sont les actions pratiques que nous pouvons prendre ?" ''[15 minutes]''
*Pour ceux qui sont introvertis, ouvrez un espace mural où ils peuvent partager des idées tout au long ou à la fin.
=='''Option 2 - 1-2-4-Tous'''==
'''Un..'''
*Demandez aux participants de réfléchir chacun en silence sur l'idée : Demandez : "Que signifie cette idée pour vous ?" et "Quelles sont les opportunités et les défis qui s'y rattachent ?"
*Demandez-leur d'utiliser les autocollants ou leur propre bloc-notes pour noter leurs pensées, afin qu'ils puissent les partager avec un partenaire à l'étape suivante. ''[5 mins]''
'''Deux..'''
*Ensuite, demandez aux participants de se mettre par deux, de partager et de discuter ce qu'ils ont écrit. Demandez-leur d'écouter et d'identifier les points communs ou les différences. ''[5 mins]''
*Demandez à des volontaires de partager avec toute la salle ce que l'idée signifie pour eux. ''[5 mins]''
'''Quatre...'''
*Maintenant, '''demandez aux participants de former un groupe de quatre''' et de construire à partir de la compréhension générée pour se concentrer maintenant sur les moyens d'aller de l'avant. Demandez aux participants de prendre note des possibilités ou des défis qui devraient être relevés ainsi que des mesures pratiques qui pourraient être prises pour faire avancer l'idée.
*Demandez-leur de noter leurs 3 principales opportunités, défis et actions pour faire avancer l'idée. ''[10 minutes]''
'''Tous..'''
*Demandez à chaque groupe de quatre personnes de partager leurs 3 meilleures opportunités, défis et actions pratiques avec toute la salle. ''[2 min/par groupe ; ou un total de 10 minutes]''
*Ouvrez la salle à la réflexion et aux commentaires. [5 minutes]
*<nowiki>Demandez : s'il y a une action pratique que vous pouvez faire en tant qu'individu pour aider à réaliser cette idée, quelle serait-elle ? Écrivez-le sur un papier collant et remettez-le (ou affichez-le sur le mur) avant de quitter la pièce. [5 minutes]</nowiki>
=='''Option 3 - Le Fishbowl'''==
*Placez 6 chaises en cercle au milieu de la pièce. Vous, l'animateur, serez assis sur l'une des chaises tout le temps.
*Expliquez également que cela sera fait dans un format Fishbowl. 5 personnes s'assoient dans le cercle avec l'animateur pour commencer.
*L'animateur guide la discussion en posant des questions et/ou en l'invitant, par exemple :
**"Qu'est-ce que cette idée signifie pour vous ?" [15 minutes]
**"Et alors ? Pourquoi est-ce important ? Pourquoi est-ce important ? [15 minutes]
**"Qu'allons-nous faire maintenant ?" "Quelles sont les actions pratiques que nous pouvons prendre ?" Collectivement ? En tant qu'individus ? [15 minutes]
*A tout moment, si vous souhaitez participer à la discussion, n'importe quelle personne dans la salle peut se lever et tapoter une personne sur l'épaule pour prendre sa place.
*La personne dont l'épaule est touchée s'assoit dans l'auditoire pour regarder le bocal à poissons. Ils peuvent revenir dans le cercle à tout moment.
='''Plus expérimentés dans l'animation ou la Vous vous sentez aventureux ?'''=
=='''Introduire la session'''==
'''1) Communiquer l'approche''' à la salle pour la discussion de 55 minutes. "Aujourd'hui, nous allons prendre les 55 prochaines minutes pour :
*Décompressez ce que l'idée signifie pour nous afin que nous sachions de quoi nous parlons ;
*Générer des opportunités et des défis liés à l'idée ; et
*Identifier quelques actions pratiques que nous pourrions prendre, individuellement et collectivement liées à l'idée."
*Invitez les gens à vous faire part de leurs commentaires pour vous assurer qu'ils sont d'accord avec l'approche."
'''2) Décortiquez l'idée:''' Générer une compréhension ou une cohérence sur ce qu'elle signifie pour les participants dans la salle.
*La personne qui l'a proposé est-elle présente ? Demandez à la chambre. Si oui, invitez cette personne à partager ses réflexions sur l'idée et pourquoi elle l'a proposée.
*Si ce n'est pas le cas, passez à l'étape suivante.
'''3)''' '''Choisissez votre méthode:''' N'hésitez pas à consulter les méthodes suggérées à la section 1, en particulier si vous manquez de temps, ou voir ci-dessous les méthodes qui pourraient éclairer votre approche de facilitation. Nous sommes ouverts aux animateurs expérimentés qui utilisent d'autres méthodes ; toutefois, n'oubliez pas les objectifs de toutes les séances présentées ci-dessus.
=='''Option 1''' - '''1-2-4-Tous'''==
'''1. Structurer l'invitation'''
*L'idée proposée sur la carte est le thème de discussion.
'''2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire'''
*Nombre illimité de groupes
*Espace permettant aux participants de travailler en face à face, en binôme ou en quatuor.
*Chaises et tables en option
*Document à l'intention des participants pour consigner leurs observations et leurs points de vue
'''3. Comment la participation est-elle répartie ?'''
*Tous les membres du groupe sont inclus (souvent pas l'animateur)
*Tout le monde a une chance égale d'apporter sa contribution
'''4. Comment les groupes sont configurés'''
*Commencez seul, puis par deux, puis par deux, puis par quatre, et enfin en groupe autour de la table.
'''5. Séquence des étapes et répartition du temps'''
*Auto-réflexion silencieuse des individus sur l'idée, par exemple : Qu'est-ce que cette idée signifie pour vous ? 3 min.
*Partagez votre compréhension de l'idée par deux, en vous appuyant sur des idées issues de l'autoréflexion. Quelles sont les possibilités et les défis à relever pour y parvenir ? 5 min.
*En quatuor, construisez à partir de la compréhension dont vous avez discuté en binôme et générez des idées d'actions et de prochaines étapes pour exploiter les opportunités ou relever les défis. 10 min.
*'''En tant que groupe entier, :'''
**Demandez : "Quelle est l'idée qui est ressortie de votre conversation ?" Chaque groupe partage une idée importante avec tous (répéter le cycle au besoin). 5 min.
**Ouvrez la salle à la réflexion et aux commentaires. 5 min (15 min)
**Demandez : s'il y a une chose que vous pouvez faire en tant qu'individu pour aider à réaliser cette idée, quelle serait-elle ? Écrivez-le sur un papier collant et remettez-le avant de quitter la pièce. (10 min)
=='''Option 2 - Café de conversation'''==
'''1. Structurer l'invitation'''
*Invitez tous les participants à se réunir en petits groupes pour écouter leurs pensées et réfléchir ensemble sur l'idée proposée sur la carte.
'''2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire'''
*Nombre illimité de groupes[suggérer 4-6 groupes pour Open First Day].
*Espace permettant aux participants de travailler en face à face en groupe
*Chaises et tables en option
*Tableaux de conférence ou feuilles intelligentes pour permettre aux participants de noter leurs observations et leurs points de vue.
*6 objets parlants
'''3. Comment la participation est-elle répartie ?'''
*Tout le monde est inclus
*Tout le monde a une chance égale d'apporter sa contribution
'''4. Comment les groupes sont configurés'''
*Groupes mixtes et diversifiés de 5 à 7 participants
'''5. Séquence des étapes et répartition du temps'''
*Indiquez le thème de la conversation, généralement sous la forme d'une question.
*Établir une compréhension commune de ce que cela signifie. Personne ne peut parler plus d'une minute. (5 min.)
*Expliquez qu'il y aura cinq rondes de conversation à chaque table, deux premières rondes avec un objet parlant, la troisième comme conversation ouverte, une quatrième ronde avec l'objet parlant, et une cinquième pour partager les plats à emporter en groupe. Donner la durée de chaque tour.
*Distribuer les objets parlants
*<nowiki>Premier tour avec l'objet parlant : chaque personne partage ce qu'elle pense, ressent ou fait au sujet de l'idée. 1 min. par personne[6 min. au total].</nowiki>
*<nowiki>Deuxième tour avec l'objet parlant : chaque personne partage ses pensées et ses sentiments après avoir écouté tout le monde autour de la table. 1 min. par personne[6 min. au total].</nowiki>
*Demandez à un membre de chaque groupe de prendre des notes.
*Troisième tour : conversation ouverte sur les opportunités et les défis (possibilité d'utiliser un objet parlant). 10 min.
*Quatrième tour avec l'objet parlant : chaque membre se partage des "plats à emporter". Notez-les 10 min.
*Cinquième et dernier tour : Chaque équipe partage ses plats à emporter - prenez des notes.
*[Si le temps le permet] passer à la discussion ouverte. Les animateurs invitent les participants à participer.
=='''Option 3 - Quoi, alors quoi, et maintenant ? W³'''==
'''1. Structurer l'invitation'''
*Présentez le sujet de discussion et expliquez que nous allons faire un exercice pour y répondre :
**"QUOI ? Cette idée signifie-t-elle quelque chose pour vous ? Quelle est votre compréhension de ce que cela signifie ? Ensuite, une fois que toutes les observations saillantes auront été recueillies, nous demanderons,
**"SO QUOI ? Pourquoi cette idée est-elle importante pour la fonction publique, le gouvernement et/ou les autres intervenants et utilisateurs ? Quelles sont les possibilités ? Y a-t-il des obstacles à surmonter ? Puis, une fois que la prise de conscience sera terminée, nous poserons la question,
**"MAINTENANT QUOI ? Quelles actions ont du sens ?"
'''2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire'''
*Nombre illimité de groupes[suggérer 4-6 groupes pour Open First Day].
*Chaises pour s'asseoir en petits groupes de 5 à 7 personnes ; les petites tables sont facultatives.
*Papier pour faire des listes
*Un tableau à feuilles mobiles ou des feuilles intelligentes peuvent être nécessaires avec un grand groupe pour recueillir les réponses.
*Objet parlant * (facultatif)
'''3. Comment la participation est-elle répartie ?'''
*Tout le monde est inclus
*Tout le monde a une chance égale de contribuer à chaque table.
*Les petits groupes sont plus susceptibles de donner la parole à tout le monde si une seule personne facilite et maintient tout le monde à travailler sur une question à la fois.
'''4. Comment les groupes sont configurés'''
*Particuliers
*Groupes de 5-7 personnes
*Ensemble du groupe
*Les groupes peuvent être des équipes établies ou des groupes mixtes.
'''5. Séquence des étapes et répartition du temps'''
*Si nécessaire, décrire la séquence des étapes. Si le groupe est composé de 10 à 12 personnes ou moins, faites le compte rendu avec l'ensemble du groupe. Sinon, divisez le groupe en petits groupes.
*[Au besoin, obtenez une compréhension commune du sujet. Demandez si la personne qui a écrit l'idée est dans la pièce.]
*Première étape : QUOI ? les individus travaillent 2 min. seuls sur QUOI ? Cette idée signifie-t-elle quelque chose pour vous ? Quelle est votre compréhension de ce que cela signifie ? Rédigez des aperçus concis sur les adhésifs. Puis 8 minutes en petit groupe - utilisez des feuilles intelligentes pour saisir votre compréhension de l'idée. 10 minutes au total.
*Deuxième étape : QUOI ? Les gens travaillent 2 minutes seuls sur "Pourquoi cette idée est-elle importante pour la fonction publique ou le gouvernement ? Quelles sont les possibilités ? Y a-t-il des obstacles à surmonter ? 8 minutes en petit groupe. 10 minutes au total. Rédigez des aperçus concis sur les adhésifs.
*Troisième étape : MAINTENANT QUOI ? Les participants travaillent 1 min. seuls sur "Et maintenant ? Quelles actions ont du sens ?" Rédigez des aperçus concis sur les adhésifs. Puis 8 minutes en petit groupe - utilisez des feuilles intelligentes pour saisir votre compréhension de l'idée. 10 minutes au total.
*Les actions sont partagées avec l'ensemble du groupe - chaque groupe fournit un débriefing de 3 minutes, discuté et recueilli. Nous vous invitons à nous faire part de vos commentaires. 15 min au total.
=='''Option 4 - TRIZ'''==
[[File:ROM7422.jpg|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7422.jpg|left|thumb]]
'''1. Structurer l'invitation:''' Dans ce processus en trois étapes, les participants travailleront individuellement et en groupes pour répondre aux questions suivantes relatives à l'idée :
*1. "Faites une liste - un article par stickie - de tout ce que vous pouvez faire pour vous assurer d'obtenir le pire résultat imaginable par rapport à cette idée."
*2. "Soyez brutalement honnête en dressant une deuxième liste de toutes vos activités/programmes/procédures contre-productives - un article par article - et en faisant une deuxième liste - une par article.
*3. "Passez en revue les éléments de votre deuxième liste et décidez quelles premières étapes vous aideront à arrêter ce que vous savez créer des résultats indésirables vers la réalisation de l'idée ?"
'''2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire'''
* Nombre illimité de petits groupes de 4 à 7 chaises, avec ou sans petites tables.
* Papier ou feuilles intelligentes à noter par les participants
'''3. Comment la participation est-elle répartie ?'''
*Toutes les personnes impliquées dans le travail sont incluses.
*Tout le monde a une chance égale d'apporter sa contribution
'''4. Comment les groupes sont configurés'''
*Groupes de 4 à 7 participants
*Équipes établies ou groupes mixtes
'''5. Séquence des étapes et répartition du temps'''
*Présentez l'idée que le groupe discutera. Animer une discussion de groupe sur ce que l'idée signifie pour le groupe afin de générer une compréhension générale de ce que l'idée implique. 5 minutes
*Ok, maintenant, animez une discussion de groupe entière sur le pire résultat possible imaginable par rapport à l'idée. 5 minutes
*Maintenant, en équipe....
*Chaque groupe dresse une première liste de tout ce qu'il peut faire pour s'assurer d'obtenir le résultat le plus indésirable. 10 min :
**Réflexion personnelle d'abord, puis en équipe. Rédigez votre liste de choses qui vous permettront d'obtenir le résultat non désiré.
**Chaque groupe dresse une deuxième liste de tout ce que le gouvernement fait actuellement et qui ressemble aux éléments de sa première liste. 10 min.
**Réflexion personnelle d'abord, puis en équipe. Rédigez votre liste de choses que le gouvernement fait actuellement et qui ressemblent aux éléments de sa première liste.

* Chaque groupe détermine ensuite pour chaque élément de sa deuxième liste les premières étapes qui l'aideront à arrêter ce résultat, cette activité, ce comportement ou cette pratique non désirés. 10 min.

* Une personne de chaque groupe fait ensuite rapport sur les premières mesures qu'elle prendrait pour arrêter le résultat, l'activité, le comportement ou la pratique non désirés.

=='''Option 5 - Spécifications Min'''==
'''1. Structurer l'invitation'''
*Dans le contexte de l'idée de discussion, invitez les participants à dresser d'abord la liste complète de toutes les choses à faire et à ne pas faire auxquelles ils devraient prêter attention pour obtenir un résultat positif. C'est la liste des spécifications maximales (Max Specs).
*Une fois que la liste des spécifications Max a été élaborée, demandez aux participants de la réduire au strict minimum nécessaire pour atteindre leur objectif. Demandez-leur de passer au crible la liste un article à la fois et d'éliminer toutes les règles qui obtiennent une réponse positive à la question : "Si nous avons enfreint ou ignoré cette règle, pourrions-nous encore atteindre notre but ?".
'''2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire'''
*Groupes de 4 à 6 personnes autour de la table
*Papier ou feuilles intelligentes pour l'enregistrement des spécifications Max et Min
'''3. Comment la participation est-elle répartie ?'''
*Toutes les personnes impliquées peuvent participer
*Tout le monde a une chance égale d'apporter sa contribution
'''4. Comment les groupes sont configurés'''
*Commencez individuellement puis en petits groupes de 4 à 7 personnes.
*Tout un groupe à partager
'''5. Séquence des étapes et répartition du temps'''
*Animer une discussion de groupe sur ce que l'idée signifie pour le groupe afin de générer une compréhension générale de ce que l'idée implique. Formez un énoncé de but lié à l'idée (il peut déjà être formulé comme tel) 5 minutes
*Formez des groupes de 4 à 6 personnes.
*Auto-réflexion : Chacun d'entre vous génère individuellement la liste de toutes les activités à faire et à ne pas faire pour réaliser l'idée (Max Specs) 3 min.
*Ensuite, partagez, consolidez et développez dans vos groupes. Rendre la liste aussi complète que possible en peu de temps. 6 min.
*Chaque groupe teste chaque spécification de sa liste Max Spec par rapport à l'énoncé d'objet. Si la spécification peut être violée et l'objectif atteint, la spécification est retirée de la liste. "Si nous enfreignons ou ignorons cette règle, pourrions-nous quand même atteindre notre but ?" 10 min.
*Faites un deuxième tour si nécessaire. 5-10 min.
*Chaque groupe partage sa liste affinée. Comparez par petits groupes et regroupez-les dans la liste la plus courte de l'ensemble du groupe. 15 min.
=='''Option 6 - Tools for a [http://agilecoffee.com/leancoffee/ Lean Coffee]'''==
'''Voilà ce qu'il vous faut :'''
*un bloc-notes ou deux de notes autocollantes (3″x3″ est très bien)
*quelque chose pour écrire (les marqueurs fonctionnent bien parce qu'ils sont visibles de plus loin)
*un dispositif de chronométrage (par exemple, un téléphone intelligent)
*table et chaises
*personnes
*optionnel : une caméra (pour prendre des photos d'actions et des plans d'idées)
'''Comment ça marche'''

Les étapes sont simples, directes et peuvent être modifiées en fonction de la situation. Voici la version simple :
# Configuration d'un Kanban personnel - par ex. faire, faire, faire, terminé
# Identifiez ce dont vous voulez parler
# Voter et discuter
C'est ça, c'est ça.

'''Pour ceux qui veulent plus de détails, voici une liste complète des étapes :'''
# Choisir un thème - voir le sujet de la séance en petits groupes
# (facultatif) Chacun inscrit son nom sur une carte et la garde devant lui.
# Écrivez les sujets sur des cartes notecards/stickies (un sujet par carte). Il n'y a pas de limite au nombre de sujets. (Pro-tip : limiter au minimum le nombre de mots par carte pour une meilleure lisibilité.)
# Paramétrez un tableau Kanban personnel à trois colonnes : À faire, à faire, à faire, c'est fait. (Conseil : ajoutez une quatrième colonne (" Actions ") pour recueillir les mesures à prendre au fur et à mesure qu'elles se présentent.)
# Prenez quelques minutes pour présenter chaque sujet, en partageant une phrase ou deux décrivant l'idée sur chaque carte.
# Votez. Chaque participant obtient trois voix par point (ou plus - à vous de choisir). Vous pouvez exprimer tous vos votes sur un sujet ou les répartir sur plusieurs cartes.
# Classez les sujets les plus populaires plus haut dans l'arriéré (la colonne "À faire").
# Maintenant que vous avez un ordre du jour, placez le point du haut dans la colonne du milieu (" Faire ").
# Réglez la minuterie (p. ex., téléphone intelligent) sur cinq minutes - ou sur la durée que le groupe juge raisonnable. Il s'agit de la boîte de temps initiale pour la discussion.
# Lorsque la limite de temps est atteinte, organisez un simple vote romain (pouces en l'air, sur le côté ou en bas) pour voir s'il y a un intérêt à poursuivre la discussion. Si c'est le cas, réglez la minuterie sur une durée plus courte (par exemple trois minutes) et poursuivez la discussion. Vous pouvez répéter cette étape autant de fois que nécessaire jusqu'à ce que le groupe se désintéresse du sujet.
# Lorsque le sujet est à court d'essence, déplacez sa carte vers la colonne de droite (" Terminé "). Passer la carte la plus haute suivante de "To Do" à "Doing" et répéter l'opération.
# la fin de la séance, demandez aux membres du groupe d'indiquer les principaux points à retenir ou les mesures à prendre. C'est habituellement important si vous utilisez la réunion pour prendre des décisions ou créer du travail. Il est également utile de prendre une photo du tableau ou de tout artefact (cartes mentales, etc.).

File:ROM7422.jpg

2019-11-25T17:17:30Z

Kayleigh.chaston-vickers:

stickies

GouvEnsembleCanada - Nonconference guide des séances en petits groupes

2019-11-25T17:16:56Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* More experienced at facilitating? Or feeling adventurous? */

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|I would like to read this guide in English]]</big>'''''

'''''<big>[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais|Ramène-moi au guide bénévole]]</big>'''''

''* Toutes les photos sur cette page prises par Mars Romer Photography''[[File:ROM7191.jpg|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7191.jpg]]
='''Les objectifs de notre séance en petits groupes:'''=
'''<big>Nous voulons faciliter les choses :</big>'''
*'''Compréhension(s) partagée(s) du sujet à discuter''' (viser la cohérence et non le consensus) ;
*'''Exploration des implications et des opportunités''' à partir de différents points de vue - expériences, opportunités, obstacles, etc ; (quel est l'état actuel ? Que pourrait être ?)
*'''Identification d'actions pratiques''' susceptibles d'améliorer les choses - par exemple, idées, prochaines étapes sur la manière de les mettre en œuvre. Que peut faire chacun d'entre nous ? Que pourrions-nous faire ensemble ? Comment le ramener aux contextes dans lesquels nous travaillons ?
*'''Amusez-vous bien !''' D'abord et avant tout, nous essayons d'établir des liens, d'excellentes discussions et de donner à chacun l'occasion de partager ses points de vue et ses idées.
<big>'''Nos hypothèses de travail :'''</big>
*Il y a plusieurs façons de faciliter les discussions, par exemple à travers une gamme d'approches très structurées à non structurées, permettant une pensée divergente et convergente, etc. C'est exactement le but de ce guide. Ce n'est pas censé être normatif.
*Nous voulons prendre en compte et faciliter, dans la mesure du possible, une variété de préférences et de styles des participants, par exemple, des extravertis et des introvertis.
*Moins, c'est plus, mais il n'y a pas grand-chose que nous pouvons faire en 45-55 minutes en petits groupes. Nos efforts permettront d'établir des liens, de faire preuve de créativité, de partager les connaissances et d'éclairer l'action pratique.
*Nous voulons saisir et partager l'apprentissage. Partager les notes de séance après l'événement.
='''Méthodes et conseils pour les animateurs'''=
[[File:ROM7260.jpg|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7260.jpg]]'''<big>Souviens-toi:</big>'''
*C'est une session de 55 minutes. Le temps passera vite.
*Vous avez un sujet assigné pour votre session en petits groupes, qui est l'idée que quelqu'un a proposée pendant l'exercice de crowdsourcing plus tôt dans la journée. – ''Obligatoire''
*Il y aura un preneur de notes pour capturer la discussion, en particulier celles qui se déroulent en tant que groupe en plénière, et pour garder le temps. – ''Obligatoire''
*Chaque participant aura un sharpy (les extras seront dans la salle) - ''Facultatif à utiliser''
*Il y aura des autocollants (aussi appelés post-it) sur chaque siège et dans la salle - ''Facultatif à utiliser''
*Il y aura un tableau à feuilles dans la salle - ''Facultatif à utiliser''
<big>'''Il y a deux sections ci-dessous :'''</big>
*'''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes#C.27est_la_premi.C3.A8re_fois_que_vous_facilitez_.3F_Ou_peut-.C3.AAtre_que_.C3.A7a_fait_un_moment_.3F|C'est la première fois que vous facilitez ? Ou peut-être que ça fait un moment ?]]''' Ou peut-être que ça fait un moment ? - cette section comprend trois options pour animer une séance en petits groupes.
*'''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes#More_experienced_at_facilitating.3F_Or_feeling_adventurous.3F|Vous avez plus d'expérience pour faciliter l'aventure ou vous sentir aventureux ?]]''' - apportez et appliquez vos compétences lors des séances en petits groupes en gardant à l'esprit les objectifs ci-dessus.
''*Les méthodes suivantes ont été prises et/ou adaptées de [http://www.liberatingstructures.com/ Liberating Structures], où vous pouvez trouver [http://www.liberatingstructures.com/ls/ beaucoup d'autres méthodes], et [http://agilecoffee.com/ Agile Coffee.]''

='''C'est la première fois que vous facilitez ? Ou peut-être que ça fait un moment ?'''=
=='''Introduire la session'''==
'''1) Communiquer l'approche''' à la salle pour la discussion de 55 minutes. "Aujourd'hui, nous allons prendre les 55 prochaines minutes pour :
*Décompressez ce que l'idée signifie pour nous afin que nous sachions de quoi nous parlons ;
*Générer des opportunités et des défis liés à l'idée ; et
*Identifier quelques actions pratiques que nous pourrions prendre, individuellement et collectivement liées à l'idée."
*Invitez les gens à vous faire part de leurs commentaires pour vous assurer qu'ils sont d'accord avec l'approche."
'''2) Décortiquez l'idée:''' Générer une compréhension ou une cohérence sur ce qu'elle signifie pour les participants dans la salle.
*La personne qui l'a proposé est-elle présente ? Demandez à la chambre. Si oui, invitez cette personne à partager ses réflexions sur l'idée et pourquoi elle l'a proposée.
*Si ce n'est pas le cas, passez à l'étape suivante.
'''3) Continuez à faire l'une des trois options suivantes.'''
=='''Option 1 -''' '''Quoi ? Et alors ? Et alors ? Et maintenant, quoi ?''' ==
*S'il s'agit d'un nombre gérable (p. ex. 15-20 personnes), vous pourriez animer toute la discussion en plénière. Demandez à tout le groupe :
**"Que signifie cette idée pour vous ?" ''[10 minutes]''
** "Alors qu'est-ce que ça peut faire ? Pourquoi est-ce important ? ''[15 minutes]''
**"Qu'allons-nous faire maintenant ?" "Quelles sont les actions pratiques que nous pouvons prendre ?" ''[15 minutes]''
*Pour ceux qui sont introvertis, ouvrez un espace mural où ils peuvent partager des idées tout au long ou à la fin.
=='''Option 2 - 1-2-4-Tous'''==
'''Un..'''
*Demandez aux participants de réfléchir chacun en silence sur l'idée : Demandez : "Que signifie cette idée pour vous ?" et "Quelles sont les opportunités et les défis qui s'y rattachent ?"
*Demandez-leur d'utiliser les autocollants ou leur propre bloc-notes pour noter leurs pensées, afin qu'ils puissent les partager avec un partenaire à l'étape suivante. ''[5 mins]''
'''Deux..'''
*Ensuite, demandez aux participants de se mettre par deux, de partager et de discuter ce qu'ils ont écrit. Demandez-leur d'écouter et d'identifier les points communs ou les différences. ''[5 mins]''
*Demandez à des volontaires de partager avec toute la salle ce que l'idée signifie pour eux. ''[5 mins]''
'''Quatre...'''
*Maintenant, '''demandez aux participants de former un groupe de quatre''' et de construire à partir de la compréhension générée pour se concentrer maintenant sur les moyens d'aller de l'avant. Demandez aux participants de prendre note des possibilités ou des défis qui devraient être relevés ainsi que des mesures pratiques qui pourraient être prises pour faire avancer l'idée.
*Demandez-leur de noter leurs 3 principales opportunités, défis et actions pour faire avancer l'idée. ''[10 minutes]''
'''Tous..'''
*Demandez à chaque groupe de quatre personnes de partager leurs 3 meilleures opportunités, défis et actions pratiques avec toute la salle. ''[2 min/par groupe ; ou un total de 10 minutes]''
*Ouvrez la salle à la réflexion et aux commentaires. [5 minutes]
*<nowiki>Demandez : s'il y a une action pratique que vous pouvez faire en tant qu'individu pour aider à réaliser cette idée, quelle serait-elle ? Écrivez-le sur un papier collant et remettez-le (ou affichez-le sur le mur) avant de quitter la pièce. [5 minutes]</nowiki>
=='''Option 3 - Le Fishbowl'''==
*Placez 6 chaises en cercle au milieu de la pièce. Vous, l'animateur, serez assis sur l'une des chaises tout le temps.
*Expliquez également que cela sera fait dans un format Fishbowl. 5 personnes s'assoient dans le cercle avec l'animateur pour commencer.
*L'animateur guide la discussion en posant des questions et/ou en l'invitant, par exemple :
**"Qu'est-ce que cette idée signifie pour vous ?" [15 minutes]
**"Et alors ? Pourquoi est-ce important ? Pourquoi est-ce important ? [15 minutes]
**"Qu'allons-nous faire maintenant ?" "Quelles sont les actions pratiques que nous pouvons prendre ?" Collectivement ? En tant qu'individus ? [15 minutes]
*A tout moment, si vous souhaitez participer à la discussion, n'importe quelle personne dans la salle peut se lever et tapoter une personne sur l'épaule pour prendre sa place.
*La personne dont l'épaule est touchée s'assoit dans l'auditoire pour regarder le bocal à poissons. Ils peuvent revenir dans le cercle à tout moment.
='''Plus expérimentés dans l'animation ou la Vous vous sentez aventureux ?'''=
=='''Introduire la session'''==
'''1) Communiquer l'approche''' à la salle pour la discussion de 55 minutes. "Aujourd'hui, nous allons prendre les 55 prochaines minutes pour :
*Décompressez ce que l'idée signifie pour nous afin que nous sachions de quoi nous parlons ;
*Générer des opportunités et des défis liés à l'idée ; et
*Identifier quelques actions pratiques que nous pourrions prendre, individuellement et collectivement liées à l'idée."
*Invitez les gens à vous faire part de leurs commentaires pour vous assurer qu'ils sont d'accord avec l'approche."
'''2) Décortiquez l'idée:''' Générer une compréhension ou une cohérence sur ce qu'elle signifie pour les participants dans la salle.
*La personne qui l'a proposé est-elle présente ? Demandez à la chambre. Si oui, invitez cette personne à partager ses réflexions sur l'idée et pourquoi elle l'a proposée.
*Si ce n'est pas le cas, passez à l'étape suivante.
'''3)''' '''Choisissez votre méthode:''' N'hésitez pas à consulter les méthodes suggérées à la section 1, en particulier si vous manquez de temps, ou voir ci-dessous les méthodes qui pourraient éclairer votre approche de facilitation. Nous sommes ouverts aux animateurs expérimentés qui utilisent d'autres méthodes ; toutefois, n'oubliez pas les objectifs de toutes les séances présentées ci-dessus.
=='''Option 1''' - '''1-2-4-Tous'''==
'''1. Structurer l'invitation'''
*L'idée proposée sur la carte est le thème de discussion.
'''2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire'''
*Nombre illimité de groupes
*Espace permettant aux participants de travailler en face à face, en binôme ou en quatuor.
*Chaises et tables en option
*Document à l'intention des participants pour consigner leurs observations et leurs points de vue
'''3. Comment la participation est-elle répartie ?'''
*Tous les membres du groupe sont inclus (souvent pas l'animateur)
*Tout le monde a une chance égale d'apporter sa contribution
'''4. Comment les groupes sont configurés'''
*Commencez seul, puis par deux, puis par deux, puis par quatre, et enfin en groupe autour de la table.
'''5. Séquence des étapes et répartition du temps'''
*Auto-réflexion silencieuse des individus sur l'idée, par exemple : Qu'est-ce que cette idée signifie pour vous ? 3 min.
*Partagez votre compréhension de l'idée par deux, en vous appuyant sur des idées issues de l'autoréflexion. Quelles sont les possibilités et les défis à relever pour y parvenir ? 5 min.
*En quatuor, construisez à partir de la compréhension dont vous avez discuté en binôme et générez des idées d'actions et de prochaines étapes pour exploiter les opportunités ou relever les défis. 10 min.
*'''En tant que groupe entier, :'''
**Demandez : "Quelle est l'idée qui est ressortie de votre conversation ?" Chaque groupe partage une idée importante avec tous (répéter le cycle au besoin). 5 min.
**Ouvrez la salle à la réflexion et aux commentaires. 5 min (15 min)
**Demandez : s'il y a une chose que vous pouvez faire en tant qu'individu pour aider à réaliser cette idée, quelle serait-elle ? Écrivez-le sur un papier collant et remettez-le avant de quitter la pièce. (10 min)
=='''Option 2 - Café de conversation'''==
'''1. Structurer l'invitation'''
*Invitez tous les participants à se réunir en petits groupes pour écouter leurs pensées et réfléchir ensemble sur l'idée proposée sur la carte.
'''2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire'''
*Nombre illimité de groupes[suggérer 4-6 groupes pour Open First Day].
*Espace permettant aux participants de travailler en face à face en groupe
*Chaises et tables en option
*Tableaux de conférence ou feuilles intelligentes pour permettre aux participants de noter leurs observations et leurs points de vue.
*6 objets parlants
'''3. Comment la participation est-elle répartie ?'''
*Tout le monde est inclus
*Tout le monde a une chance égale d'apporter sa contribution
'''4. Comment les groupes sont configurés'''
*Groupes mixtes et diversifiés de 5 à 7 participants
'''5. Séquence des étapes et répartition du temps'''
*Indiquez le thème de la conversation, généralement sous la forme d'une question.
*Établir une compréhension commune de ce que cela signifie. Personne ne peut parler plus d'une minute. (5 min.)
*Expliquez qu'il y aura cinq rondes de conversation à chaque table, deux premières rondes avec un objet parlant, la troisième comme conversation ouverte, une quatrième ronde avec l'objet parlant, et une cinquième pour partager les plats à emporter en groupe. Donner la durée de chaque tour.
*Distribuer les objets parlants
*<nowiki>Premier tour avec l'objet parlant : chaque personne partage ce qu'elle pense, ressent ou fait au sujet de l'idée. 1 min. par personne[6 min. au total].</nowiki>
*<nowiki>Deuxième tour avec l'objet parlant : chaque personne partage ses pensées et ses sentiments après avoir écouté tout le monde autour de la table. 1 min. par personne[6 min. au total].</nowiki>
*Demandez à un membre de chaque groupe de prendre des notes.
*Troisième tour : conversation ouverte sur les opportunités et les défis (possibilité d'utiliser un objet parlant). 10 min.
*Quatrième tour avec l'objet parlant : chaque membre se partage des "plats à emporter". Notez-les 10 min.
*Cinquième et dernier tour : Chaque équipe partage ses plats à emporter - prenez des notes.
*[Si le temps le permet] passer à la discussion ouverte. Les animateurs invitent les participants à participer.
=='''Option 3 - Quoi, alors quoi, et maintenant ? W³'''==
'''1. Structurer l'invitation'''
*Présentez le sujet de discussion et expliquez que nous allons faire un exercice pour y répondre :
**"QUOI ? Cette idée signifie-t-elle quelque chose pour vous ? Quelle est votre compréhension de ce que cela signifie ? Ensuite, une fois que toutes les observations saillantes auront été recueillies, nous demanderons,
**"SO QUOI ? Pourquoi cette idée est-elle importante pour la fonction publique, le gouvernement et/ou les autres intervenants et utilisateurs ? Quelles sont les possibilités ? Y a-t-il des obstacles à surmonter ? Puis, une fois que la prise de conscience sera terminée, nous poserons la question,
**"MAINTENANT QUOI ? Quelles actions ont du sens ?"
'''2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire'''
*Nombre illimité de groupes[suggérer 4-6 groupes pour Open First Day].
*Chaises pour s'asseoir en petits groupes de 5 à 7 personnes ; les petites tables sont facultatives.
*Papier pour faire des listes
*Un tableau à feuilles mobiles ou des feuilles intelligentes peuvent être nécessaires avec un grand groupe pour recueillir les réponses.
*Objet parlant * (facultatif)
'''3. Comment la participation est-elle répartie ?'''
*Tout le monde est inclus
*Tout le monde a une chance égale de contribuer à chaque table.
*Les petits groupes sont plus susceptibles de donner la parole à tout le monde si une seule personne facilite et maintient tout le monde à travailler sur une question à la fois.
'''4. Comment les groupes sont configurés'''
*Particuliers
*Groupes de 5-7 personnes
*Ensemble du groupe
*Les groupes peuvent être des équipes établies ou des groupes mixtes.
'''5. Séquence des étapes et répartition du temps'''
*Si nécessaire, décrire la séquence des étapes. Si le groupe est composé de 10 à 12 personnes ou moins, faites le compte rendu avec l'ensemble du groupe. Sinon, divisez le groupe en petits groupes.
*[Au besoin, obtenez une compréhension commune du sujet. Demandez si la personne qui a écrit l'idée est dans la pièce.]
*Première étape : QUOI ? les individus travaillent 2 min. seuls sur QUOI ? Cette idée signifie-t-elle quelque chose pour vous ? Quelle est votre compréhension de ce que cela signifie ? Rédigez des aperçus concis sur les adhésifs. Puis 8 minutes en petit groupe - utilisez des feuilles intelligentes pour saisir votre compréhension de l'idée. 10 minutes au total.
*Deuxième étape : QUOI ? Les gens travaillent 2 minutes seuls sur "Pourquoi cette idée est-elle importante pour la fonction publique ou le gouvernement ? Quelles sont les possibilités ? Y a-t-il des obstacles à surmonter ? 8 minutes en petit groupe. 10 minutes au total. Rédigez des aperçus concis sur les adhésifs.
*Troisième étape : MAINTENANT QUOI ? Les participants travaillent 1 min. seuls sur "Et maintenant ? Quelles actions ont du sens ?" Rédigez des aperçus concis sur les adhésifs. Puis 8 minutes en petit groupe - utilisez des feuilles intelligentes pour saisir votre compréhension de l'idée. 10 minutes au total.
*Les actions sont partagées avec l'ensemble du groupe - chaque groupe fournit un débriefing de 3 minutes, discuté et recueilli. Nous vous invitons à nous faire part de vos commentaires. 15 min au total.
=='''Option 4 - TRIZ'''==
'''1. Structurer l'invitation:''' Dans ce processus en trois étapes, les participants travailleront individuellement et en groupes pour répondre aux questions suivantes relatives à l'idée :
*1. "Faites une liste - un article par stickie - de tout ce que vous pouvez faire pour vous assurer d'obtenir le pire résultat imaginable par rapport à cette idée."
*2. "Soyez brutalement honnête en dressant une deuxième liste de toutes vos activités/programmes/procédures contre-productives - un article par article - et en faisant une deuxième liste - une par article.
*3. "Passez en revue les éléments de votre deuxième liste et décidez quelles premières étapes vous aideront à arrêter ce que vous savez créer des résultats indésirables vers la réalisation de l'idée ?"
'''2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire'''
* Nombre illimité de petits groupes de 4 à 7 chaises, avec ou sans petites tables.
* Papier ou feuilles intelligentes à noter par les participants
'''3. Comment la participation est-elle répartie ?'''
*Toutes les personnes impliquées dans le travail sont incluses.
*Tout le monde a une chance égale d'apporter sa contribution
'''4. Comment les groupes sont configurés'''
*Groupes de 4 à 7 participants
*Équipes établies ou groupes mixtes
'''5. Séquence des étapes et répartition du temps'''
*Présentez l'idée que le groupe discutera. Animer une discussion de groupe sur ce que l'idée signifie pour le groupe afin de générer une compréhension générale de ce que l'idée implique. 5 minutes
*Ok, maintenant, animez une discussion de groupe entière sur le pire résultat possible imaginable par rapport à l'idée. 5 minutes
*Maintenant, en équipe....
*Chaque groupe dresse une première liste de tout ce qu'il peut faire pour s'assurer d'obtenir le résultat le plus indésirable. 10 min :
**Réflexion personnelle d'abord, puis en équipe. Rédigez votre liste de choses qui vous permettront d'obtenir le résultat non désiré.
**Chaque groupe dresse une deuxième liste de tout ce que le gouvernement fait actuellement et qui ressemble aux éléments de sa première liste. 10 min.
**Réflexion personnelle d'abord, puis en équipe. Rédigez votre liste de choses que le gouvernement fait actuellement et qui ressemblent aux éléments de sa première liste.

* Chaque groupe détermine ensuite pour chaque élément de sa deuxième liste les premières étapes qui l'aideront à arrêter ce résultat, cette activité, ce comportement ou cette pratique non désirés. 10 min.

* Une personne de chaque groupe fait ensuite rapport sur les premières mesures qu'elle prendrait pour arrêter le résultat, l'activité, le comportement ou la pratique non désirés.

=='''Option 5 - Spécifications Min'''==
'''1. Structurer l'invitation'''
*Dans le contexte de l'idée de discussion, invitez les participants à dresser d'abord la liste complète de toutes les choses à faire et à ne pas faire auxquelles ils devraient prêter attention pour obtenir un résultat positif. C'est la liste des spécifications maximales (Max Specs).
*Une fois que la liste des spécifications Max a été élaborée, demandez aux participants de la réduire au strict minimum nécessaire pour atteindre leur objectif. Demandez-leur de passer au crible la liste un article à la fois et d'éliminer toutes les règles qui obtiennent une réponse positive à la question : "Si nous avons enfreint ou ignoré cette règle, pourrions-nous encore atteindre notre but ?".
'''2. Aménagement de l'espace et matériel nécessaire'''
*Groupes de 4 à 6 personnes autour de la table
*Papier ou feuilles intelligentes pour l'enregistrement des spécifications Max et Min
'''3. Comment la participation est-elle répartie ?'''
*Toutes les personnes impliquées peuvent participer
*Tout le monde a une chance égale d'apporter sa contribution
'''4. Comment les groupes sont configurés'''
*Commencez individuellement puis en petits groupes de 4 à 7 personnes.
*Tout un groupe à partager
'''5. Séquence des étapes et répartition du temps'''
*Animer une discussion de groupe sur ce que l'idée signifie pour le groupe afin de générer une compréhension générale de ce que l'idée implique. Formez un énoncé de but lié à l'idée (il peut déjà être formulé comme tel) 5 minutes
*Formez des groupes de 4 à 6 personnes.
*Auto-réflexion : Chacun d'entre vous génère individuellement la liste de toutes les activités à faire et à ne pas faire pour réaliser l'idée (Max Specs) 3 min.
*Ensuite, partagez, consolidez et développez dans vos groupes. Rendre la liste aussi complète que possible en peu de temps. 6 min.
*Chaque groupe teste chaque spécification de sa liste Max Spec par rapport à l'énoncé d'objet. Si la spécification peut être violée et l'objectif atteint, la spécification est retirée de la liste. "Si nous enfreignons ou ignorons cette règle, pourrions-nous quand même atteindre notre but ?" 10 min.
*Faites un deuxième tour si nécessaire. 5-10 min.
*Chaque groupe partage sa liste affinée. Comparez par petits groupes et regroupez-les dans la liste la plus courte de l'ensemble du groupe. 15 min.
=='''Option 6 - Tools for a [http://agilecoffee.com/leancoffee/ Lean Coffee]'''==
'''Voilà ce qu'il vous faut :'''
*un bloc-notes ou deux de notes autocollantes (3″x3″ est très bien)
*quelque chose pour écrire (les marqueurs fonctionnent bien parce qu'ils sont visibles de plus loin)
*un dispositif de chronométrage (par exemple, un téléphone intelligent)
*table et chaises
*personnes
*optionnel : une caméra (pour prendre des photos d'actions et des plans d'idées)
'''Comment ça marche'''

Les étapes sont simples, directes et peuvent être modifiées en fonction de la situation. Voici la version simple :
# Configuration d'un Kanban personnel - par ex. faire, faire, faire, terminé
# Identifiez ce dont vous voulez parler
# Voter et discuter
C'est ça, c'est ça.

'''Pour ceux qui veulent plus de détails, voici une liste complète des étapes :'''
# Choisir un thème - voir le sujet de la séance en petits groupes
# (facultatif) Chacun inscrit son nom sur une carte et la garde devant lui.
# Écrivez les sujets sur des cartes notecards/stickies (un sujet par carte). Il n'y a pas de limite au nombre de sujets. (Pro-tip : limiter au minimum le nombre de mots par carte pour une meilleure lisibilité.)
# Paramétrez un tableau Kanban personnel à trois colonnes : À faire, à faire, à faire, c'est fait. (Conseil : ajoutez une quatrième colonne (" Actions ") pour recueillir les mesures à prendre au fur et à mesure qu'elles se présentent.)
# Prenez quelques minutes pour présenter chaque sujet, en partageant une phrase ou deux décrivant l'idée sur chaque carte.
# Votez. Chaque participant obtient trois voix par point (ou plus - à vous de choisir). Vous pouvez exprimer tous vos votes sur un sujet ou les répartir sur plusieurs cartes.
# Classez les sujets les plus populaires plus haut dans l'arriéré (la colonne "À faire").
# Maintenant que vous avez un ordre du jour, placez le point du haut dans la colonne du milieu (" Faire ").
# Réglez la minuterie (p. ex., téléphone intelligent) sur cinq minutes - ou sur la durée que le groupe juge raisonnable. Il s'agit de la boîte de temps initiale pour la discussion.
# Lorsque la limite de temps est atteinte, organisez un simple vote romain (pouces en l'air, sur le côté ou en bas) pour voir s'il y a un intérêt à poursuivre la discussion. Si c'est le cas, réglez la minuterie sur une durée plus courte (par exemple trois minutes) et poursuivez la discussion. Vous pouvez répéter cette étape autant de fois que nécessaire jusqu'à ce que le groupe se désintéresse du sujet.
# Lorsque le sujet est à court d'essence, déplacez sa carte vers la colonne de droite (" Terminé "). Passer la carte la plus haute suivante de "To Do" à "Doing" et répéter l'opération.
# la fin de la séance, demandez aux membres du groupe d'indiquer les principaux points à retenir ou les mesures à prendre. C'est habituellement important si vous utilisez la réunion pour prendre des décisions ou créer du travail. Il est également utile de prendre une photo du tableau ou de tout artefact (cartes mentales, etc.).

OneTeamGov Canada- Unconference Breakout Session Guide

2019-11-25T17:05:14Z

Kayleigh.chaston-vickers:

'''''<big>[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|J'aimerais lire ce guide en français]]</big>'''''

[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|'''''<big>Take me back to the volunteer guide</big>'''''!]]

''* All photos on this page courtesy of Mars Romer Photography''

[[File:ROM7191.jpg|thumb]]

= '''Breakout Session Objectives''' =
'''<big>We are aiming to facilitate:</big>'''
*'''Shared understanding(s)''' of the topic to be discussed (aim for ''coherence'', not ''consensus'');
* '''Exploration of implications''' '''and opportunities''' from different perspectives – e.g. experiences, opportunities, barriers, etc; (what’s the current state? What could be?)
* '''Identification of practical actions''' that might make things better - e.g. ideas, next steps on how to make it happen. What can ''each'' of us do? What might we do ''together''? How to bring it back to the contexts we’re working in?
* '''Have fun!''' First and foremost, we’re trying to enable connections, great discussions and provide everyone the chance to share their perspectives and ideas.

<big>'''Our assumptions:'''</big>
* There are a variety of ways to facilitate discussions, e.g. across a spectrum of very structured to unstructured, enabling divergent and convergent thinking, etc. This guide is meant to do just that. It’s not meant to be prescriptive.
* We want to consider and facilitate for a variety of participant preferences and styles, to the extent possible, e.g. extroverts and introverts.
* Less is more. There’s only so much we can do in a 45-55 minute breakout session. Our efforts will enable connections, creativity, knowledge sharing, and can inform practical action.
* We want to capture and share the learning. Share session notes following the event.

= '''Methods & Tips for Facilitators''' =
[[File:ROM7260.jpg|left|thumb]]
'''<big>Rememberː</big>'''
* It’s a 55 minute session. The time will go by quickly.
* You have an assigned topic for your breakout session, which is the idea someone proposed during the crowdsourcing exercise earlier in the day. ''- Mandatory''
* There will be a notetaker to capture the discussion, ''particularly those that happen as a collective in plenary'', and to keep time. ''- Mandatory''
* Each participant will have a sharpie (extras will be in the room) ''- Optional to use''
* There will be stickies (aka post-it notes) on each seat and in the room ''- Optional to use''
* There will be flipchart paper in the room ''- Optional to use''

<big>'''There are two sections belowː'''</big>
* '''[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide?venotify=created#First_time_facilitating.3F_Or_maybe_its_been_a_while.3F First time facilitating? Or maybe it’s been a while?ː]''' This section includes three options for facilitating a breakout session.
* '''[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide?venotify=created#More_experienced_at_facilitating.3F_Or_feeling_adventurous.3F More experienced at facilitating or feeling adventurous?ː]''' Apply your skills at the breakout sessions, keeping in mind the objectives above.

''*The following methods have been taken and/or adapted from [http://www.liberatingstructures.com/ Liberating Structures,] where you can find [http://www.liberatingstructures.com/ls/ lots of other methods], and [http://agilecoffee.com/ Agile Coffee.]''

= '''First time facilitating? Or maybe its been a while?''' =

== '''Introduce the session''' ==
'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
* Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
* Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
* Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
* Invite feedback to ensure people are ok with the approach."

'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
* Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
* If not, that’s ok, move to the next step.
'''3) Choose one of the options below'''

== '''Option 1 -''' '''What? So What? Now What?''' ==
* If it’s a manageable number (e.g. 15-20 people), you could facilitate the entire discussion in plenary. Ask the entire group:
** “What does this idea mean to you?” ''[10 minutes]''
** “So what does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
** “Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” ''[15 minutes]''
* For those who may be introverted, open up some wall space, where they can share ideas either throughout or at the end.

== '''Option 2 - 1-2-4-All''' ==
'''One..'''
* Ask participants to '''each reflect on the idea in silence''': Ask: “What does this idea mean to you?” and “What are some opportunities and challenges related to it?” Ask them to use the stickies or their own notepad to put their thoughts down, so they can share them with a partner in the next step. ''[5 mins]''
'''Two...'''
* Then, ask participants to '''pair up''' in twos and share and discuss what they wrote. Ask them to listen for and identify common things or differences. ''[5 mins]''
* Ask for volunteers to share what the idea means to them with the entire room. ''[5 mins]''
'''Four...'''
* Now, ask the participants to '''form a group of four''' and build off the understanding generated to now focus on ways to move forward. Ask participants to take note of ''opportunities'' or ''challenges'' that would need to be addressed as well as ''practical actions'' that could be taken to advance the idea. Ask them to record their '''top 3 opportunities, challenges, and actions''' to advance the idea. ''[10 mins]''
* Ask each group of four to share their top 3 opportunities, challenges and practical actions with the entire room. ''[2 mins/per group; or a total for 10 mins]''
'''All...'''
* Open the floor for reflection and comments. ''[5 mins]''
* Ask: if there’s one practical action that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in (or post it on the wall) before leaving the room. ''[5 mins]''

== '''Option 3 - The Fishbowl''' ==
* Place 6 chairs in a circle in the middle of the room. You, the facilitator, will sit in one of the chairs the entire time.
* Explain that this will be done in a Fishbowl format. 5 people will sit in the circle with the facilitator to start things off.
* The facilitator will begin the discussion and guide it along with prompting questions, for example:
** “What does this idea mean to you?” ''[15 minutes]''
** “So what? Why does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
** “Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” Collectively? As individuals? ''[15 minutes]''
* At any time, if you want to join the discussion, any person in the room can stand up and tap a person on the shoulder to take their seat.
* The person whose shoulder is tapped takes a seat in the audience watching the fishbowl. They can enter back into the circle at any time

= '''More experienced at facilitating? Or feeling adventurous?''' =

== '''Introduce the session''' ==
'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
* Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
* Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
* Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
* Invite feedback to ensure people are ok with the approach."
'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
* Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
* If not, that’s ok, move to the next step.
'''3)''' '''Choose your methodː''' Feel free to check out the methods suggested in section 1, particularly if you’re short on time, or see below for methods that might inform your facilitation approach. We’re open to experienced facilitators using other methods; however, please do remember the objectives for all sessions shared above.

== '''Option 1''' - '''1-2-4-All''' ==
'''1. Structuring Invitation'''
* The proposed idea on the card is the discussion theme.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Unlimited number of groups
* Space for participants to work face-to-face in pairs and foursomes
* Chairs and tables optional
* Paper for participants to record observations and insights
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everyone in the group is included (often not the facilitator)
* Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
* Start alone, then in pairs, then foursomes, and finally as a whole group around the table.
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* Silent '''self-reflection''' by individuals on the idea, e.g.: What does this idea mean to you? '''3 min'''.
* Share your understanding of the idea '''in pairs''', building on ideas from self-reflection. What are some of the opportunities and challenges in realizing it? '''5 min'''.
* '''In foursomes''', build off the understanding you discussed in your pairs and generate ideas for actions and next steps towards exploiting opportunities or addressing challenges. '''10 min'''.
* '''As an entire groupː'''
** Ask, “What is one idea that stood out in your conversation?” Each group shares one important idea with all (repeat cycle as needed). '''5 min'''.
** Open the floor for reflection and comments. '''15 min'''
** Ask: if there’s one thing that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in before leaving the room. '''10 min'''

== '''Option 2 - Conversation Café''' ==
'''1. Structuring Invitation'''
* Invite all the participants to gather in small groups to listen to one another's thoughts and reflect together on the proposed idea on the card.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
* Space for participants to work face-to-face in groups
* Chairs and tables optional
* Flipcharts or smart sheets for participants to record observations and insights
* 6 talking objects
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everyone is included
* Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
* Mixed, diverse groups of 5–7 participants
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* State the theme of the conversation, usually in the form of a question
* Build a common understanding of what this means. No one can talk more than 1 min. (5 min.)
* Explain there will be five rounds of conversation at every table, two first rounds using a talking object, the third one as open conversation, a fourth round with the talking object, and a fifth to share takeaways as a group. Give the duration of each round.
* Distribute the talking objects
* First round with the talking object: each person shares what he or she is thinking, feeling, or doing about the idea. 1 min. per person '''[6 mins total''']
* Second round with the talking object: each person shares thoughts and feelings after having listened to everybody at the table. 1 min. per person '''[6 mins total''']
* '''Ask someone in each group to be a note taker'''
* Third round: open conversation on opportunities and challenges (option to use talking object). 10 min.
* Fourth round with the talking object: each member shares “takeaways.” Write them down 10 min.
* Fifth and final round: Each team shares its takeaways – take notes.
* [If time] move to open discussion. Facilitators prompt participants.

== '''Option 3 - What, So What, Now What? W³''' ==
'''1. Structuring Invitation'''
* Introduce the discussion topic and and explain that we’ll go through an exercise to answer
** “WHAT? Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Then, after all the salient observations have been collected, we’ll ask,
** “SO WHAT? Why is this idea important for the public service, government and/or other stakeholders and users? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed? Then, after the sense making is over, we’ll ask,
** “NOW WHAT? What actions make sense?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
* Chairs for people to sit in small groups of 5-7; small tables are optional
* Paper to make lists
* Flip chart or smart sheets may be needed with a large group to collect answers
* Talking object * (optional)
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everyone is included
* Everyone has an equal opportunity to contribute at each table
* Small groups are more likely to give voice to everyone if one person facilitates and keeps everybody working on one question at a time
'''4. How Groups Are Configured'''
* Individuals
* Groups of 5-7
* Whole group
* Groups can be established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* If needed, describe the sequence of steps. If the group is 10–12 people or smaller, conduct the debrief with the whole group. Otherwise, break the group into small groups.
* [If needed, get a common understanding of the topic. Ask if person who wrote the idea is in the room.]
* First stage: '''WHAT?''' Individuals work 2 min. alone on '''WHAT?''' Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
* Second stage: '''SO WHAT?''' People work 2 min alone on “Why is this idea important for the public service or government? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed?” then 8 mins in small group. '''10 mins total'''. Write concise insights on stickies.
* Third stage: '''NOW WHAT?''' Participants work 1 min. alone on “Now what? What actions make sense?” Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
* Actions are shared with the whole group – each group provides a 3-min debrief , discussed, and collected. Additional insights are invited. '''15 min total'''.

== '''Option 4 - TRIZ''' ==
'''1. Structuring Invitation'''

In this three-step process, participants will work individually and in groups to answer the following questions related to the idea:
* 1. “Make a list – one item per stickie - of all you can do to make sure that you achieve the worst result imaginable with respect to this idea.”
* 2. “Go down this list item by item and ask yourselves, ‘Is there anything that government is currently doing that in any way, shape, or form resembles this item?’ Be brutally honest to make a second list – one item per stickie - of all your counterproductive activities/programs/procedures.”
* 3. “Go through the items on your second list and decide what first steps will help you stop what you know creates undesirable results towards the realization of the idea?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Unlimited number of small groups of 4 to 7 chairs, with or without small tables
* Paper or smart sheets for participants to record
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everybody involved in the work is included
* Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
* Groups with 4 to 7 participants
* Established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* Introduce the idea that the group will be discussing.
* Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. '''5 mins'''
* Ok, now facilitate an entire group discussion on what the worst possible result imaginable with respect to the idea. '''5 mins'''
* '''Now, in teams...'''
* Each group make '''a first list''' of all it can do to make sure that it achieves this most unwanted result. '''10 min''':
** First self-reflection, then as a team. Write your list of things that will achieve the unwanted result.
** Each group makes '''a second list''' of all that government is currently doing that resembles items on their first list. '''10 min'''.
** First self-reflection, then as a team. Write your list of things that government is currently doing that resembles items on their first list.

* Each group then determines for each item on its '''second list''' what first steps will help it stop this unwanted result, activity, behaviour or practice. '''10 min'''.
* One person from each group then reports on the first steps that they would take to stop the unwanted result, activity, behaviour or practice.

== '''Option 5 - Min Specs''' ==
'''1. Structuring Invitation'''
* In the context of the discussion idea, invite the participants to first generate the entire list of all the do’s and don’ts that they should pay attention to in order to achieve a successful outcome. This is the list of maximum specifications (Max Specs).
* After the list of Max Specs has been developed, ask the participants to reduce it to the absolute minimum needed to achieve their purpose. Invite them to sift through the list one item at a time and eliminate every rule that gets a positive answer to the question, “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Groups of 4 to 6 around the table
* Paper or smart sheets to record Max and Min Specs
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everyone involved can participate
* Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
* Start individually then small groups of 4 to 7
* Whole group for sharing
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. Form a purpose statement related to the idea (it might already be phrased as one) '''5 mins'''
* Form groups of 4-6
* Self-reflection: Each of you individually generate the list of all must-do and must-not-do activities to realize the idea (Max Specs) '''3 mins'''
* Then share, consolidate and expand in your groups. Make list as complete as possible in a short time. '''6 min'''.
* Each group tests each spec on its Max Spec list against the purpose statement. If the spec can be violated and the purpose still achieved, the spec is dropped from the list. “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?” '''10 min'''.
* Do a second round ''if needed''. '''5-10 mins'''.
* Each group shares their refined list. Compare across small groups and consolidate to the shortest list as a whole group. '''15 min'''.

== '''Option 6 - Tools for a [http://agilecoffee.com/leancoffee/ Lean Coffee]''' ==
'''Here’s what you need:'''
* a pad or two of sticky notes (3″x3″ is fine)
* something to write with (markers work well because they’re visible from farther away)
* a timing device (eg. a smart phone)
* table & chairs
* people
* optional: a camera (to take pictures of actions & idea maps)
'''How it Works'''

The steps are simple, straightforward and can be modified depending upon the situation. Here’s the simple version:

1. Setup a Personal Kanban - e.g. To Do, Doing, Done

2. Identify what you want to talk about

3. Vote & discuss

That’s it.

'''For those who want more of detail, here is comprehensive list of steps:'''

1. Select a theme - see breakout session topic

2. (optional) Everyone writes their name on a card and keeps it in front of them.

3. Write topics onto notecards/stickies (one topic per card). No limit to the number of topics. ('''Pro-tip''': ''keep the words per card to a minimum for readability''.)

4. Set up a personal kanban board with three columns: To Do, Doing, Done. ('''Pro-tip''': ''add a fourth column (“Actions”) to collect action items as they come up''.)

5. Spend a few minutes introducing each topic, sharing a sentence or two describing the idea on each card.

6. Vote. Each participant gets three dot votes (or more – you choose). You may cast all your votes on one topic or spread them across multiple cards.

7. Rank the more popular topics higher in the backlog (the “To Do” column).

8. Now that you have an agenda, move the top item into the middle (“Doing”) column.

9. Set the timer (eg. smartphone) for five minutes — or whatever length the group determines is reasonable. This is the ''initial'' timebox for discussion.

10. When the time limit is reached, hold a simple roman vote (thumbs up, sideways or thumbs down) to see if there’s interest in continuing the discussion. If so, set the timer for a shorter duration (eg. three minutes) and continue discussing. You can repeat this step as many times as necessary until the group loses interest in the topic.

11. When the topic runs out of gas, move its card to the right (“Done”) column. Bring the next highest card over from “To Do” into “Doing” and repeat the process.

12. (optional) At the end of the session, elicit key takeaways and/or action items from the group. This is usually important if you’re using the meeting to drive decisions or create work. Taking a photo of the board or any artifacts (mind maps, etc.) is also handy.

GouvEnsembleCanada - Nonconference guide des séances en petits groupes

2019-11-25T17:02:48Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* Méthodes et conseils pour les animateurs */

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|I would like to read this guide in English]]</big>'''''

'''''<big>[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais|Ramène-moi au guide bénévole]]</big>'''''

''* Toutes les photos sur cette page prises par Mars Romer Photography''[[File:ROM7191.jpg|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7191.jpg]]
='''Les objectifs de notre séance en petits groupes:'''=
'''<big>Nous voulons faciliter les choses :</big>'''
*'''Compréhension(s) partagée(s) du sujet à discuter''' (viser la cohérence et non le consensus) ;
*'''Exploration des implications et des opportunités''' à partir de différents points de vue - expériences, opportunités, obstacles, etc ; (quel est l'état actuel ? Que pourrait être ?)
*'''Identification d'actions pratiques''' susceptibles d'améliorer les choses - par exemple, idées, prochaines étapes sur la manière de les mettre en œuvre. Que peut faire chacun d'entre nous ? Que pourrions-nous faire ensemble ? Comment le ramener aux contextes dans lesquels nous travaillons ?
*'''Amusez-vous bien !''' D'abord et avant tout, nous essayons d'établir des liens, d'excellentes discussions et de donner à chacun l'occasion de partager ses points de vue et ses idées.
<big>'''Nos hypothèses de travail :'''</big>
*Il y a plusieurs façons de faciliter les discussions, par exemple à travers une gamme d'approches très structurées à non structurées, permettant une pensée divergente et convergente, etc. C'est exactement le but de ce guide. Ce n'est pas censé être normatif.
*Nous voulons prendre en compte et faciliter, dans la mesure du possible, une variété de préférences et de styles des participants, par exemple, des extravertis et des introvertis.
*Moins, c'est plus, mais il n'y a pas grand-chose que nous pouvons faire en 45-55 minutes en petits groupes. Nos efforts permettront d'établir des liens, de faire preuve de créativité, de partager les connaissances et d'éclairer l'action pratique.
*Nous voulons saisir et partager l'apprentissage. Partager les notes de séance après l'événement.
='''Méthodes et conseils pour les animateurs'''=
[[File:ROM7260.jpg|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7260.jpg]]'''<big>Souviens-toi:</big>'''
*C'est une session de 55 minutes. Le temps passera vite.
*Vous avez un sujet assigné pour votre session en petits groupes, qui est l'idée que quelqu'un a proposée pendant l'exercice de crowdsourcing plus tôt dans la journée. – ''Obligatoire''
*Il y aura un preneur de notes pour capturer la discussion, en particulier celles qui se déroulent en tant que groupe en plénière, et pour garder le temps. – ''Obligatoire''
*Chaque participant aura un sharpy (les extras seront dans la salle) - ''Facultatif à utiliser''
*Il y aura des autocollants (aussi appelés post-it) sur chaque siège et dans la salle - ''Facultatif à utiliser''
*Il y aura un tableau à feuilles dans la salle - ''Facultatif à utiliser''
<big>'''Il y a deux sections ci-dessous :'''</big>
*'''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes#C.27est_la_premi.C3.A8re_fois_que_vous_facilitez_.3F_Ou_peut-.C3.AAtre_que_.C3.A7a_fait_un_moment_.3F|C'est la première fois que vous facilitez ? Ou peut-être que ça fait un moment ?]]''' Ou peut-être que ça fait un moment ? - cette section comprend trois options pour animer une séance en petits groupes.
*'''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes#More_experienced_at_facilitating.3F_Or_feeling_adventurous.3F|Vous avez plus d'expérience pour faciliter l'aventure ou vous sentir aventureux ?]]''' - apportez et appliquez vos compétences lors des séances en petits groupes en gardant à l'esprit les objectifs ci-dessus.
''*Les méthodes suivantes ont été prises et/ou adaptées de [http://www.liberatingstructures.com/ Liberating Structures], où vous pouvez trouver [http://www.liberatingstructures.com/ls/ beaucoup d'autres méthodes], et [http://agilecoffee.com/ Agile Coffee.]''

='''C'est la première fois que vous facilitez ? Ou peut-être que ça fait un moment ?'''=
=='''Introduire la session'''==
'''1) Communiquer l'approche''' à la salle pour la discussion de 55 minutes. "Aujourd'hui, nous allons prendre les 55 prochaines minutes pour :
*Décompressez ce que l'idée signifie pour nous afin que nous sachions de quoi nous parlons ;
*Générer des opportunités et des défis liés à l'idée ; et
*Identifier quelques actions pratiques que nous pourrions prendre, individuellement et collectivement liées à l'idée."
*Invitez les gens à vous faire part de leurs commentaires pour vous assurer qu'ils sont d'accord avec l'approche."
'''2) Décortiquez l'idée:''' Générer une compréhension ou une cohérence sur ce qu'elle signifie pour les participants dans la salle.
*La personne qui l'a proposé est-elle présente ? Demandez à la chambre. Si oui, invitez cette personne à partager ses réflexions sur l'idée et pourquoi elle l'a proposée.
*Si ce n'est pas le cas, passez à l'étape suivante.
'''3) Continuez à faire l'une des trois options suivantes.'''
=='''Option 1 -''' '''Quoi ? Et alors ? Et alors ? Et maintenant, quoi ?''' ==
*S'il s'agit d'un nombre gérable (p. ex. 15-20 personnes), vous pourriez animer toute la discussion en plénière. Demandez à tout le groupe :
**"Que signifie cette idée pour vous ?" ''[10 minutes]''
** "Alors qu'est-ce que ça peut faire ? Pourquoi est-ce important ? ''[15 minutes]''
**"Qu'allons-nous faire maintenant ?" "Quelles sont les actions pratiques que nous pouvons prendre ?" ''[15 minutes]''
*Pour ceux qui sont introvertis, ouvrez un espace mural où ils peuvent partager des idées tout au long ou à la fin.
=='''Option 2 - 1-2-4-Tous'''==
'''Un..'''
*Demandez aux participants de réfléchir chacun en silence sur l'idée : Demandez : "Que signifie cette idée pour vous ?" et "Quelles sont les opportunités et les défis qui s'y rattachent ?"
*Demandez-leur d'utiliser les autocollants ou leur propre bloc-notes pour noter leurs pensées, afin qu'ils puissent les partager avec un partenaire à l'étape suivante. ''[5 mins]''
'''Deux..'''
*Ensuite, demandez aux participants de se mettre par deux, de partager et de discuter ce qu'ils ont écrit. Demandez-leur d'écouter et d'identifier les points communs ou les différences. ''[5 mins]''
*Demandez à des volontaires de partager avec toute la salle ce que l'idée signifie pour eux. ''[5 mins]''
'''Quatre...'''
*Maintenant, '''demandez aux participants de former un groupe de quatre''' et de construire à partir de la compréhension générée pour se concentrer maintenant sur les moyens d'aller de l'avant. Demandez aux participants de prendre note des possibilités ou des défis qui devraient être relevés ainsi que des mesures pratiques qui pourraient être prises pour faire avancer l'idée.
*Demandez-leur de noter leurs 3 principales opportunités, défis et actions pour faire avancer l'idée. ''[10 minutes]''
'''Tous..'''
*Demandez à chaque groupe de quatre personnes de partager leurs 3 meilleures opportunités, défis et actions pratiques avec toute la salle. ''[2 min/par groupe ; ou un total de 10 minutes]''
*Ouvrez la salle à la réflexion et aux commentaires. [5 minutes]
*<nowiki>Demandez : s'il y a une action pratique que vous pouvez faire en tant qu'individu pour aider à réaliser cette idée, quelle serait-elle ? Écrivez-le sur un papier collant et remettez-le (ou affichez-le sur le mur) avant de quitter la pièce. [5 minutes]</nowiki>
=='''Option 3 - Le Fishbowl'''==
*Placez 6 chaises en cercle au milieu de la pièce. Vous, l'animateur, serez assis sur l'une des chaises tout le temps.
*Expliquez également que cela sera fait dans un format Fishbowl. 5 personnes s'assoient dans le cercle avec l'animateur pour commencer.
*L'animateur guide la discussion en posant des questions et/ou en l'invitant, par exemple :
**"Qu'est-ce que cette idée signifie pour vous ?" [15 minutes]
**"Et alors ? Pourquoi est-ce important ? Pourquoi est-ce important ? [15 minutes]
**"Qu'allons-nous faire maintenant ?" "Quelles sont les actions pratiques que nous pouvons prendre ?" Collectivement ? En tant qu'individus ? [15 minutes]
*A tout moment, si vous souhaitez participer à la discussion, n'importe quelle personne dans la salle peut se lever et tapoter une personne sur l'épaule pour prendre sa place.
*La personne dont l'épaule est touchée s'assoit dans l'auditoire pour regarder le bocal à poissons. Ils peuvent revenir dans le cercle à tout moment.
='''More experienced at facilitating? Or feeling adventurous?'''=
=='''Introduire la session'''==
'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
*Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
*Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
*Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
*Invite feedback to ensure people are ok with the approach."
'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
*Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
*If not, that’s ok, move to the next step.
'''3)''' '''Choisissez votre méthode:''' Feel free to check out the methods suggested in section 1, particularly if you’re short on time, or see below for methods that might inform your facilitation approach. We’re open to experienced facilitators using other methods; however, please do remember the objectives for all sessions shared on page 1 above.
=='''Option 1''' - '''1-2-4-All'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*The proposed idea on the card is the discussion theme.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of groups
*Space for participants to work face-to-face in pairs and foursomes
*Chairs and tables optional
*Paper for participants to record observations and insights
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone in the group is included (often not the facilitator)
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Start alone, then in pairs, then foursomes, and finally as a whole group around the table.
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*Silent '''self-reflection''' by individuals on the idea, e.g.: What does this idea mean to you? '''3 min'''.
*Share your understanding of the idea '''in pairs''', building on ideas from self-reflection. What are some of the opportunities and challenges in realizing it? '''5 min'''.
*'''In foursomes''', build off the understanding you discussed in your pairs and generate ideas for actions and next steps towards exploiting opportunities or addressing challenges. '''10 min'''.
*'''As an entire groupː'''
**Ask, “What is one idea that stood out in your conversation?” Each group shares one important idea with all (repeat cycle as needed). '''5 min'''.
**Open the floor for reflection and comments. '''15 min'''
** Ask: if there’s one thing that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in before leaving the room. '''10 min'''
=='''Option 2 - Conversation Café'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*Invite all the participants to gather in small groups to listen to one another's thoughts and reflect together on the proposed idea on the card.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
*Space for participants to work face-to-face in groups
*Chairs and tables optional
*Flipcharts or smart sheets for participants to record observations and insights
*6 talking objects
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone is included
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Mixed, diverse groups of 5–7 participants
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*State the theme of the conversation, usually in the form of a question
*Build a common understanding of what this means. No one can talk more than 1 min. (5 min.)
*Explain there will be five rounds of conversation at every table, two first rounds using a talking object, the third one as open conversation, a fourth round with the talking object, and a fifth to share takeaways as a group. Give the duration of each round.
*Distribute the talking objects
*First round with the talking object: each person shares what he or she is thinking, feeling, or doing about the idea. 1 min. per person '''[6 mins total''']
*Second round with the talking object: each person shares thoughts and feelings after having listened to everybody at the table. 1 min. per person '''[6 mins total''']
*'''Ask someone in each group to be a note taker'''
*Third round: open conversation on opportunities and challenges (option to use talking object). 10 min.
*Fourth round with the talking object: each member shares “takeaways.” Write them down 10 min.
*Fifth and final round: Each team shares its takeaways – take notes.
*[If time] move to open discussion. Facilitators prompt participants.
=='''Option 3 - What, So What, Now What? W³'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*Introduce the discussion topic and and explain that we’ll go through an exercise to answer
**“WHAT? Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Then, after all the salient observations have been collected, we’ll ask,
**“SO WHAT? Why is this idea important for the public service, government and/or other stakeholders and users? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed? Then, after the sense making is over, we’ll ask,
**“NOW WHAT? What actions make sense?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
*Chairs for people to sit in small groups of 5-7; small tables are optional
*Paper to make lists
*Flip chart or smart sheets may be needed with a large group to collect answers
*Talking object * (optional)
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone is included
*Everyone has an equal opportunity to contribute at each table
*Small groups are more likely to give voice to everyone if one person facilitates and keeps everybody working on one question at a time
'''4. How Groups Are Configured'''
*Individuals
*Groups of 5-7
*Whole group
*Groups can be established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*If needed, describe the sequence of steps. If the group is 10–12 people or smaller, conduct the debrief with the whole group. Otherwise, break the group into small groups.
*[If needed, get a common understanding of the topic. Ask if person who wrote the idea is in the room.]
*First stage: '''WHAT?''' Individuals work 2 min. alone on '''WHAT?''' Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
*Second stage: '''SO WHAT?''' People work 2 min alone on “Why is this idea important for the public service or government? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed?” then 8 mins in small group. '''10 mins total'''. Write concise insights on stickies.
*Third stage: '''NOW WHAT?''' Participants work 1 min. alone on “Now what? What actions make sense?” Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
*Actions are shared with the whole group – each group provides a 3-min debrief , discussed, and collected. Additional insights are invited. '''15 min total'''.
=='''Option 4 - TRIZ'''==
'''1. Structuring Invitation'''

In this three-step process, participants will work individually and in groups to answer the following questions related to the idea:
*1. “Make a list – one item per stickie - of all you can do to make sure that you achieve the worst result imaginable with respect to this idea.”
*2. “Go down this list item by item and ask yourselves, ‘Is there anything that government is currently doing that in any way, shape, or form resembles this item?’ Be brutally honest to make a second list – one item per stickie - of all your counterproductive activities/programs/procedures.”
*3. “Go through the items on your second list and decide what first steps will help you stop what you know creates undesirable results towards the realization of the idea?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of small groups of 4 to 7 chairs, with or without small tables
*Paper or smart sheets for participants to record
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everybody involved in the work is included
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Groups with 4 to 7 participants
*Established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*Introduce the idea that the group will be discussing.
*Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. '''5 mins'''
*Ok, now facilitate an entire group discussion on what the worst possible result imaginable with respect to the idea. '''5 mins'''
*'''Now, in teams...'''
*Each group make '''a first list''' of all it can do to make sure that it achieves this most unwanted result. '''10 min''':
**First self-reflection, then as a team. Write your list of things that will achieve the unwanted result.
**Each group makes '''a second list''' of all that government is currently doing that resembles items on their first list. '''10 min'''.
**First self-reflection, then as a team. Write your list of things that government is currently doing that resembles items on their first list.

*Each group then determines for each item on its '''second list''' what first steps will help it stop this unwanted result, activity, behaviour or practice. '''10 min'''.
*One person from each group then reports on the first steps that they would take to stop the unwanted result, activity, behaviour or practice.
=='''Option 5 - Min Specs'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*In the context of the discussion idea, invite the participants to first generate the entire list of all the do’s and don’ts that they should pay attention to in order to achieve a successful outcome. This is the list of maximum specifications (Max Specs).
*After the list of Max Specs has been developed, ask the participants to reduce it to the absolute minimum needed to achieve their purpose. Invite them to sift through the list one item at a time and eliminate every rule that gets a positive answer to the question, “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Groups of 4 to 6 around the table
*Paper or smart sheets to record Max and Min Specs
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone involved can participate
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Start individually then small groups of 4 to 7
*Whole group for sharing
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. Form a purpose statement related to the idea (it might already be phrased as one) '''5 mins'''
*Form groups of 4-6
*Self-reflection: Each of you individually generate the list of all must-do and must-not-do activities to realize the idea (Max Specs) '''3 mins'''
*Then share, consolidate and expand in your groups. Make list as complete as possible in a short time. '''6 min'''.
*Each group tests each spec on its Max Spec list against the purpose statement. If the spec can be violated and the purpose still achieved, the spec is dropped from the list. “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?” '''10 min'''.
*Do a second round ''if needed''. '''5-10 mins'''.
*Each group shares their refined list. Compare across small groups and consolidate to the shortest list as a whole group. '''15 min'''.
=='''Option 6 - Tools for a [http://agilecoffee.com/leancoffee/ Lean Coffee]'''==
'''Here’s what you need:'''
*a pad or two of sticky notes (3″x3″ is fine)
*something to write with (markers work well because they’re visible from farther away)
*a timing device (eg. a smart phone)
*table & chairs
*people
*optional: a camera (to take pictures of actions & idea maps)
'''How it Works'''

The steps are simple, straightforward and can be modified depending upon the situation. Here’s the simple version:

1. Setup a Personal Kanban - e.g. To Do, Doing, Done

2. Identify what you want to talk about

3. Vote & discuss

That’s it.

'''For those who want more of detail, here is comprehensive list of steps:'''

1. Select a theme - see breakout session topic

2. (optional) Everyone writes their name on a card and keeps it in front of them.

3. Write topics onto notecards/stickies (one topic per card). No limit to the number of topics. ('''Pro-tip''': ''keep the words per card to a minimum for readability''.)

4. Set up a personal kanban board with three columns: To Do, Doing, Done. ('''Pro-tip''': ''add a fourth column (“Actions”) to collect action items as they come up''.)

5. Spend a few minutes introducing each topic, sharing a sentence or two describing the idea on each card.

6. Vote. Each participant gets three dot votes (or more – you choose). You may cast all your votes on one topic or spread them across multiple cards.

7. Rank the more popular topics higher in the backlog (the “To Do” column).

8. Now that you have an agenda, move the top item into the middle (“Doing”) column.

9. Set the timer (eg. smartphone) for five minutes — or whatever length the group determines is reasonable. This is the ''initial'' timebox for discussion.

10. When the time limit is reached, hold a simple roman vote (thumbs up, sideways or thumbs down) to see if there’s interest in continuing the discussion. If so, set the timer for a shorter duration (eg. three minutes) and continue discussing. You can repeat this step as many times as necessary until the group loses interest in the topic.

11. When the topic runs out of gas, move its card to the right (“Done”) column. Bring the next highest card over from “To Do” into “Doing” and repeat the process.

12. (optional) At the end of the session, elicit key takeaways and/or action items from the group. This is usually important if you’re using the meeting to drive decisions or create work. Taking a photo of the board or any artifacts (mind maps, etc.) is also handy.

GouvEnsembleCanada - Nonconference guide des séances en petits groupes

2019-11-25T16:53:18Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* Méthodes et conseils pour les animateurs */

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|I would like to read this guide in English]]</big>'''''

'''''<big>[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais|Ramène-moi au guide bénévole]]</big>'''''

''* Toutes les photos sur cette page prises par Mars Romer Photography''[[File:ROM7191.jpg|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7191.jpg]]
='''Les objectifs de notre séance en petits groupes:'''=
'''<big>Nous voulons faciliter les choses :</big>'''
*'''Compréhension(s) partagée(s) du sujet à discuter''' (viser la cohérence et non le consensus) ;
*'''Exploration des implications et des opportunités''' à partir de différents points de vue - expériences, opportunités, obstacles, etc ; (quel est l'état actuel ? Que pourrait être ?)
*'''Identification d'actions pratiques''' susceptibles d'améliorer les choses - par exemple, idées, prochaines étapes sur la manière de les mettre en œuvre. Que peut faire chacun d'entre nous ? Que pourrions-nous faire ensemble ? Comment le ramener aux contextes dans lesquels nous travaillons ?
*'''Amusez-vous bien !''' D'abord et avant tout, nous essayons d'établir des liens, d'excellentes discussions et de donner à chacun l'occasion de partager ses points de vue et ses idées.
<big>'''Nos hypothèses de travail :'''</big>
*Il y a plusieurs façons de faciliter les discussions, par exemple à travers une gamme d'approches très structurées à non structurées, permettant une pensée divergente et convergente, etc. C'est exactement le but de ce guide. Ce n'est pas censé être normatif.
*Nous voulons prendre en compte et faciliter, dans la mesure du possible, une variété de préférences et de styles des participants, par exemple, des extravertis et des introvertis.
*Moins, c'est plus, mais il n'y a pas grand-chose que nous pouvons faire en 45-55 minutes en petits groupes. Nos efforts permettront d'établir des liens, de faire preuve de créativité, de partager les connaissances et d'éclairer l'action pratique.
*Nous voulons saisir et partager l'apprentissage. Partager les notes de séance après l'événement.
='''Méthodes et conseils pour les animateurs'''=
[[File:ROM7260.jpg|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7260.jpg]]'''<big>Souviens-toi:</big>'''
*C'est une session de 55 minutes. Le temps passera vite.
*Vous avez un sujet assigné pour votre session en petits groupes, qui est l'idée que quelqu'un a proposée pendant l'exercice de crowdsourcing plus tôt dans la journée. – ''Obligatoire''
*Il y aura un preneur de notes pour capturer la discussion, en particulier celles qui se déroulent en tant que groupe en plénière, et pour garder le temps. – ''Obligatoire''
*Chaque participant aura un sharpy (les extras seront dans la salle) - ''Facultatif à utiliser''
*Il y aura des autocollants (aussi appelés post-it) sur chaque siège et dans la salle - ''Facultatif à utiliser''
*Il y aura un tableau à feuilles dans la salle - ''Facultatif à utiliser''
<big>'''Il y a deux sections ci-dessous :'''</big>
*'''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes#C.27est_la_premi.C3.A8re_fois_que_vous_facilitez_.3F_Ou_peut-.C3.AAtre_que_.C3.A7a_fait_un_moment_.3F|C'est la première fois que vous facilitez ? Ou peut-être que ça fait un moment ?]]''' Ou peut-être que ça fait un moment ? - cette section comprend trois options pour animer une séance en petits groupes.
*'''Vous avez plus d'expérience pour faciliter l'aventure ou vous sentir aventureux ?''' - apportez et appliquez vos compétences lors des séances en petits groupes en gardant à l'esprit les objectifs ci-dessus.
''*Les méthodes suivantes ont été prises et/ou adaptées de [http://www.liberatingstructures.com/ Liberating Structures], où vous pouvez trouver [http://www.liberatingstructures.com/ls/ beaucoup d'autres méthodes], et [http://agilecoffee.com/ Agile Coffee.]''

='''C'est la première fois que vous facilitez ? Ou peut-être que ça fait un moment ?'''=
=='''Introduire la session'''==
'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
*Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
*Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
*Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
*Invite feedback to ensure people are ok with the approach."
'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
*Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
*If not, that’s ok, move to the next step.
'''3) Choose one of the options below'''
=='''Option 1 -''' '''What? So What? Now What?'''==
*If it’s a manageable number (e.g. 15-20 people), you could facilitate the entire discussion in plenary. Ask the entire group:
**“What does this idea mean to you?” ''[10 minutes]''
** “So what does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
**“Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” ''[15 minutes]''
*For those who may be introverted, open up some wall space, where they can share ideas either throughout or at the end.
=='''Option 2 - 1-2-4-All'''==
'''One..'''
*Ask participants to '''each reflect on the idea in silence''': Ask: “What does this idea mean to you?” and “What are some opportunities and challenges related to it?” Ask them to use the stickies or their own notepad to put their thoughts down, so they can share them with a partner in the next step. ''[5 mins]''
'''Two...'''
*Then, ask participants to '''pair up''' in twos and share and discuss what they wrote. Ask them to listen for and identify common things or differences. ''[5 mins]''
*Ask for volunteers to share what the idea means to them with the entire room. ''[5 mins]''
'''Four...'''
*Now, ask the participants to '''form a group of four''' and build off the understanding generated to now focus on ways to move forward. Ask participants to take note of ''opportunities'' or ''challenges'' that would need to be addressed as well as ''practical actions'' that could be taken to advance the idea. Ask them to record their '''top 3 opportunities, challenges, and actions''' to advance the idea. ''[10 mins]''
*Ask each group of four to share their top 3 opportunities, challenges and practical actions with the entire room. ''[2 mins/per group; or a total for 10 mins]''
'''All...'''
*Open the floor for reflection and comments. ''[5 mins]''
*Ask: if there’s one practical action that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in (or post it on the wall) before leaving the room. ''[5 mins]''
=='''Option 3 - The Fishbowl'''==
*Place 6 chairs in a circle in the middle of the room. You, the facilitator, will sit in one of the chairs the entire time.
*Explain that this will be done in a Fishbowl format. 5 people will sit in the circle with the facilitator to start things off.
*The facilitator will begin the discussion and guide it along with prompting questions, for example:
**“What does this idea mean to you?” ''[15 minutes]''
**“So what? Why does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
**“Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” Collectively? As individuals? ''[15 minutes]''
*At any time, if you want to join the discussion, any person in the room can stand up and tap a person on the shoulder to take their seat.
*The person whose shoulder is tapped takes a seat in the audience watching the fishbowl. They can enter back into the circle at any time
='''More experienced at facilitating? Or feeling adventurous?'''=
=='''Introduire la session'''==
'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
*Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
*Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
*Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
*Invite feedback to ensure people are ok with the approach."
'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
*Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
*If not, that’s ok, move to the next step.
'''3)''' '''Choose your methodː''' Feel free to check out the methods suggested in section 1, particularly if you’re short on time, or see below for methods that might inform your facilitation approach. We’re open to experienced facilitators using other methods; however, please do remember the objectives for all sessions shared on page 1 above.
=='''Option 1''' - '''1-2-4-All'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*The proposed idea on the card is the discussion theme.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of groups
*Space for participants to work face-to-face in pairs and foursomes
*Chairs and tables optional
*Paper for participants to record observations and insights
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone in the group is included (often not the facilitator)
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Start alone, then in pairs, then foursomes, and finally as a whole group around the table.
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*Silent '''self-reflection''' by individuals on the idea, e.g.: What does this idea mean to you? '''3 min'''.
*Share your understanding of the idea '''in pairs''', building on ideas from self-reflection. What are some of the opportunities and challenges in realizing it? '''5 min'''.
*'''In foursomes''', build off the understanding you discussed in your pairs and generate ideas for actions and next steps towards exploiting opportunities or addressing challenges. '''10 min'''.
*'''As an entire groupː'''
**Ask, “What is one idea that stood out in your conversation?” Each group shares one important idea with all (repeat cycle as needed). '''5 min'''.
**Open the floor for reflection and comments. '''15 min'''
** Ask: if there’s one thing that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in before leaving the room. '''10 min'''
=='''Option 2 - Conversation Café'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*Invite all the participants to gather in small groups to listen to one another's thoughts and reflect together on the proposed idea on the card.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
*Space for participants to work face-to-face in groups
*Chairs and tables optional
*Flipcharts or smart sheets for participants to record observations and insights
*6 talking objects
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone is included
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Mixed, diverse groups of 5–7 participants
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*State the theme of the conversation, usually in the form of a question
*Build a common understanding of what this means. No one can talk more than 1 min. (5 min.)
*Explain there will be five rounds of conversation at every table, two first rounds using a talking object, the third one as open conversation, a fourth round with the talking object, and a fifth to share takeaways as a group. Give the duration of each round.
*Distribute the talking objects
*First round with the talking object: each person shares what he or she is thinking, feeling, or doing about the idea. 1 min. per person '''[6 mins total''']
*Second round with the talking object: each person shares thoughts and feelings after having listened to everybody at the table. 1 min. per person '''[6 mins total''']
*'''Ask someone in each group to be a note taker'''
*Third round: open conversation on opportunities and challenges (option to use talking object). 10 min.
*Fourth round with the talking object: each member shares “takeaways.” Write them down 10 min.
*Fifth and final round: Each team shares its takeaways – take notes.
*[If time] move to open discussion. Facilitators prompt participants.
=='''Option 3 - What, So What, Now What? W³'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*Introduce the discussion topic and and explain that we’ll go through an exercise to answer
**“WHAT? Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Then, after all the salient observations have been collected, we’ll ask,
**“SO WHAT? Why is this idea important for the public service, government and/or other stakeholders and users? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed? Then, after the sense making is over, we’ll ask,
**“NOW WHAT? What actions make sense?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
*Chairs for people to sit in small groups of 5-7; small tables are optional
*Paper to make lists
*Flip chart or smart sheets may be needed with a large group to collect answers
*Talking object * (optional)
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone is included
*Everyone has an equal opportunity to contribute at each table
*Small groups are more likely to give voice to everyone if one person facilitates and keeps everybody working on one question at a time
'''4. How Groups Are Configured'''
*Individuals
*Groups of 5-7
*Whole group
*Groups can be established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*If needed, describe the sequence of steps. If the group is 10–12 people or smaller, conduct the debrief with the whole group. Otherwise, break the group into small groups.
*[If needed, get a common understanding of the topic. Ask if person who wrote the idea is in the room.]
*First stage: '''WHAT?''' Individuals work 2 min. alone on '''WHAT?''' Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
*Second stage: '''SO WHAT?''' People work 2 min alone on “Why is this idea important for the public service or government? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed?” then 8 mins in small group. '''10 mins total'''. Write concise insights on stickies.
*Third stage: '''NOW WHAT?''' Participants work 1 min. alone on “Now what? What actions make sense?” Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
*Actions are shared with the whole group – each group provides a 3-min debrief , discussed, and collected. Additional insights are invited. '''15 min total'''.
=='''Option 4 - TRIZ'''==
'''1. Structuring Invitation'''

In this three-step process, participants will work individually and in groups to answer the following questions related to the idea:
*1. “Make a list – one item per stickie - of all you can do to make sure that you achieve the worst result imaginable with respect to this idea.”
*2. “Go down this list item by item and ask yourselves, ‘Is there anything that government is currently doing that in any way, shape, or form resembles this item?’ Be brutally honest to make a second list – one item per stickie - of all your counterproductive activities/programs/procedures.”
*3. “Go through the items on your second list and decide what first steps will help you stop what you know creates undesirable results towards the realization of the idea?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of small groups of 4 to 7 chairs, with or without small tables
*Paper or smart sheets for participants to record
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everybody involved in the work is included
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Groups with 4 to 7 participants
*Established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*Introduce the idea that the group will be discussing.
*Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. '''5 mins'''
*Ok, now facilitate an entire group discussion on what the worst possible result imaginable with respect to the idea. '''5 mins'''
*'''Now, in teams...'''
*Each group make '''a first list''' of all it can do to make sure that it achieves this most unwanted result. '''10 min''':
**First self-reflection, then as a team. Write your list of things that will achieve the unwanted result.
**Each group makes '''a second list''' of all that government is currently doing that resembles items on their first list. '''10 min'''.
**First self-reflection, then as a team. Write your list of things that government is currently doing that resembles items on their first list.

*Each group then determines for each item on its '''second list''' what first steps will help it stop this unwanted result, activity, behaviour or practice. '''10 min'''.
*One person from each group then reports on the first steps that they would take to stop the unwanted result, activity, behaviour or practice.
=='''Option 5 - Min Specs'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*In the context of the discussion idea, invite the participants to first generate the entire list of all the do’s and don’ts that they should pay attention to in order to achieve a successful outcome. This is the list of maximum specifications (Max Specs).
*After the list of Max Specs has been developed, ask the participants to reduce it to the absolute minimum needed to achieve their purpose. Invite them to sift through the list one item at a time and eliminate every rule that gets a positive answer to the question, “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Groups of 4 to 6 around the table
*Paper or smart sheets to record Max and Min Specs
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone involved can participate
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Start individually then small groups of 4 to 7
*Whole group for sharing
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. Form a purpose statement related to the idea (it might already be phrased as one) '''5 mins'''
*Form groups of 4-6
*Self-reflection: Each of you individually generate the list of all must-do and must-not-do activities to realize the idea (Max Specs) '''3 mins'''
*Then share, consolidate and expand in your groups. Make list as complete as possible in a short time. '''6 min'''.
*Each group tests each spec on its Max Spec list against the purpose statement. If the spec can be violated and the purpose still achieved, the spec is dropped from the list. “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?” '''10 min'''.
*Do a second round ''if needed''. '''5-10 mins'''.
*Each group shares their refined list. Compare across small groups and consolidate to the shortest list as a whole group. '''15 min'''.
=='''Option 6 - Tools for a [http://agilecoffee.com/leancoffee/ Lean Coffee]'''==
'''Here’s what you need:'''
*a pad or two of sticky notes (3″x3″ is fine)
*something to write with (markers work well because they’re visible from farther away)
*a timing device (eg. a smart phone)
*table & chairs
*people
*optional: a camera (to take pictures of actions & idea maps)
'''How it Works'''

The steps are simple, straightforward and can be modified depending upon the situation. Here’s the simple version:

1. Setup a Personal Kanban - e.g. To Do, Doing, Done

2. Identify what you want to talk about

3. Vote & discuss

That’s it.

'''For those who want more of detail, here is comprehensive list of steps:'''

1. Select a theme - see breakout session topic

2. (optional) Everyone writes their name on a card and keeps it in front of them.

3. Write topics onto notecards/stickies (one topic per card). No limit to the number of topics. ('''Pro-tip''': ''keep the words per card to a minimum for readability''.)

4. Set up a personal kanban board with three columns: To Do, Doing, Done. ('''Pro-tip''': ''add a fourth column (“Actions”) to collect action items as they come up''.)

5. Spend a few minutes introducing each topic, sharing a sentence or two describing the idea on each card.

6. Vote. Each participant gets three dot votes (or more – you choose). You may cast all your votes on one topic or spread them across multiple cards.

7. Rank the more popular topics higher in the backlog (the “To Do” column).

8. Now that you have an agenda, move the top item into the middle (“Doing”) column.

9. Set the timer (eg. smartphone) for five minutes — or whatever length the group determines is reasonable. This is the ''initial'' timebox for discussion.

10. When the time limit is reached, hold a simple roman vote (thumbs up, sideways or thumbs down) to see if there’s interest in continuing the discussion. If so, set the timer for a shorter duration (eg. three minutes) and continue discussing. You can repeat this step as many times as necessary until the group loses interest in the topic.

11. When the topic runs out of gas, move its card to the right (“Done”) column. Bring the next highest card over from “To Do” into “Doing” and repeat the process.

12. (optional) At the end of the session, elicit key takeaways and/or action items from the group. This is usually important if you’re using the meeting to drive decisions or create work. Taking a photo of the board or any artifacts (mind maps, etc.) is also handy.

GouvEnsembleCanada - Nonconference guide des séances en petits groupes

2019-11-25T16:52:51Z

Kayleigh.chaston-vickers: /* Méthodes et conseils pour les animateurs */

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|I would like to read this guide in English]]</big>'''''

'''''<big>[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais|Ramène-moi au guide bénévole]]</big>'''''

''* Toutes les photos sur cette page prises par Mars Romer Photography''[[File:ROM7191.jpg|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7191.jpg]]
='''Les objectifs de notre séance en petits groupes:'''=
'''<big>Nous voulons faciliter les choses :</big>'''
*'''Compréhension(s) partagée(s) du sujet à discuter''' (viser la cohérence et non le consensus) ;
*'''Exploration des implications et des opportunités''' à partir de différents points de vue - expériences, opportunités, obstacles, etc ; (quel est l'état actuel ? Que pourrait être ?)
*'''Identification d'actions pratiques''' susceptibles d'améliorer les choses - par exemple, idées, prochaines étapes sur la manière de les mettre en œuvre. Que peut faire chacun d'entre nous ? Que pourrions-nous faire ensemble ? Comment le ramener aux contextes dans lesquels nous travaillons ?
*'''Amusez-vous bien !''' D'abord et avant tout, nous essayons d'établir des liens, d'excellentes discussions et de donner à chacun l'occasion de partager ses points de vue et ses idées.
<big>'''Nos hypothèses de travail :'''</big>
*Il y a plusieurs façons de faciliter les discussions, par exemple à travers une gamme d'approches très structurées à non structurées, permettant une pensée divergente et convergente, etc. C'est exactement le but de ce guide. Ce n'est pas censé être normatif.
*Nous voulons prendre en compte et faciliter, dans la mesure du possible, une variété de préférences et de styles des participants, par exemple, des extravertis et des introvertis.
*Moins, c'est plus, mais il n'y a pas grand-chose que nous pouvons faire en 45-55 minutes en petits groupes. Nos efforts permettront d'établir des liens, de faire preuve de créativité, de partager les connaissances et d'éclairer l'action pratique.
*Nous voulons saisir et partager l'apprentissage. Partager les notes de séance après l'événement.
='''Méthodes et conseils pour les animateurs'''=
[[File:ROM7260.jpg|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7260.jpg|362.929x362.929px]]'''<big>Souviens-toi:</big>'''
*C'est une session de 55 minutes. Le temps passera vite.
*Vous avez un sujet assigné pour votre session en petits groupes, qui est l'idée que quelqu'un a proposée pendant l'exercice de crowdsourcing plus tôt dans la journée. – ''Obligatoire''
*Il y aura un preneur de notes pour capturer la discussion, en particulier celles qui se déroulent en tant que groupe en plénière, et pour garder le temps. – ''Obligatoire''
*Chaque participant aura un sharpy (les extras seront dans la salle) - ''Facultatif à utiliser''
*Il y aura des autocollants (aussi appelés post-it) sur chaque siège et dans la salle - ''Facultatif à utiliser''
*Il y aura un tableau à feuilles dans la salle - ''Facultatif à utiliser''
<big>'''Il y a deux sections ci-dessous :'''</big>
*'''C'est la première fois que vous facilitez ? Ou peut-être que ça fait un moment ?''' Ou peut-être que ça fait un moment ? - cette section comprend trois options pour animer une séance en petits groupes.
*'''Vous avez plus d'expérience pour faciliter l'aventure ou vous sentir aventureux ?''' - apportez et appliquez vos compétences lors des séances en petits groupes en gardant à l'esprit les objectifs ci-dessus.
''*Les méthodes suivantes ont été prises et/ou adaptées de [http://www.liberatingstructures.com/ Liberating Structures], où vous pouvez trouver [http://www.liberatingstructures.com/ls/ beaucoup d'autres méthodes], et [http://agilecoffee.com/ Agile Coffee.]''

='''C'est la première fois que vous facilitez ? Ou peut-être que ça fait un moment ?'''=
=='''Introduire la session'''==
'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
*Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
*Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
*Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
*Invite feedback to ensure people are ok with the approach."
'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
*Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
*If not, that’s ok, move to the next step.
'''3) Choose one of the options below'''
=='''Option 1 -''' '''What? So What? Now What?'''==
*If it’s a manageable number (e.g. 15-20 people), you could facilitate the entire discussion in plenary. Ask the entire group:
**“What does this idea mean to you?” ''[10 minutes]''
** “So what does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
**“Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” ''[15 minutes]''
*For those who may be introverted, open up some wall space, where they can share ideas either throughout or at the end.
=='''Option 2 - 1-2-4-All'''==
'''One..'''
*Ask participants to '''each reflect on the idea in silence''': Ask: “What does this idea mean to you?” and “What are some opportunities and challenges related to it?” Ask them to use the stickies or their own notepad to put their thoughts down, so they can share them with a partner in the next step. ''[5 mins]''
'''Two...'''
*Then, ask participants to '''pair up''' in twos and share and discuss what they wrote. Ask them to listen for and identify common things or differences. ''[5 mins]''
*Ask for volunteers to share what the idea means to them with the entire room. ''[5 mins]''
'''Four...'''
*Now, ask the participants to '''form a group of four''' and build off the understanding generated to now focus on ways to move forward. Ask participants to take note of ''opportunities'' or ''challenges'' that would need to be addressed as well as ''practical actions'' that could be taken to advance the idea. Ask them to record their '''top 3 opportunities, challenges, and actions''' to advance the idea. ''[10 mins]''
*Ask each group of four to share their top 3 opportunities, challenges and practical actions with the entire room. ''[2 mins/per group; or a total for 10 mins]''
'''All...'''
*Open the floor for reflection and comments. ''[5 mins]''
*Ask: if there’s one practical action that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in (or post it on the wall) before leaving the room. ''[5 mins]''
=='''Option 3 - The Fishbowl'''==
*Place 6 chairs in a circle in the middle of the room. You, the facilitator, will sit in one of the chairs the entire time.
*Explain that this will be done in a Fishbowl format. 5 people will sit in the circle with the facilitator to start things off.
*The facilitator will begin the discussion and guide it along with prompting questions, for example:
**“What does this idea mean to you?” ''[15 minutes]''
**“So what? Why does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
**“Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” Collectively? As individuals? ''[15 minutes]''
*At any time, if you want to join the discussion, any person in the room can stand up and tap a person on the shoulder to take their seat.
*The person whose shoulder is tapped takes a seat in the audience watching the fishbowl. They can enter back into the circle at any time
='''More experienced at facilitating? Or feeling adventurous?'''=
=='''Introduire la session'''==
'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
*Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
*Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
*Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
*Invite feedback to ensure people are ok with the approach."
'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
*Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
*If not, that’s ok, move to the next step.
'''3)''' '''Choose your methodː''' Feel free to check out the methods suggested in section 1, particularly if you’re short on time, or see below for methods that might inform your facilitation approach. We’re open to experienced facilitators using other methods; however, please do remember the objectives for all sessions shared on page 1 above.
=='''Option 1''' - '''1-2-4-All'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*The proposed idea on the card is the discussion theme.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of groups
*Space for participants to work face-to-face in pairs and foursomes
*Chairs and tables optional
*Paper for participants to record observations and insights
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone in the group is included (often not the facilitator)
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Start alone, then in pairs, then foursomes, and finally as a whole group around the table.
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*Silent '''self-reflection''' by individuals on the idea, e.g.: What does this idea mean to you? '''3 min'''.
*Share your understanding of the idea '''in pairs''', building on ideas from self-reflection. What are some of the opportunities and challenges in realizing it? '''5 min'''.
*'''In foursomes''', build off the understanding you discussed in your pairs and generate ideas for actions and next steps towards exploiting opportunities or addressing challenges. '''10 min'''.
*'''As an entire groupː'''
**Ask, “What is one idea that stood out in your conversation?” Each group shares one important idea with all (repeat cycle as needed). '''5 min'''.
**Open the floor for reflection and comments. '''15 min'''
** Ask: if there’s one thing that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in before leaving the room. '''10 min'''
=='''Option 2 - Conversation Café'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*Invite all the participants to gather in small groups to listen to one another's thoughts and reflect together on the proposed idea on the card.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
*Space for participants to work face-to-face in groups
*Chairs and tables optional
*Flipcharts or smart sheets for participants to record observations and insights
*6 talking objects
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone is included
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Mixed, diverse groups of 5–7 participants
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*State the theme of the conversation, usually in the form of a question
*Build a common understanding of what this means. No one can talk more than 1 min. (5 min.)
*Explain there will be five rounds of conversation at every table, two first rounds using a talking object, the third one as open conversation, a fourth round with the talking object, and a fifth to share takeaways as a group. Give the duration of each round.
*Distribute the talking objects
*First round with the talking object: each person shares what he or she is thinking, feeling, or doing about the idea. 1 min. per person '''[6 mins total''']
*Second round with the talking object: each person shares thoughts and feelings after having listened to everybody at the table. 1 min. per person '''[6 mins total''']
*'''Ask someone in each group to be a note taker'''
*Third round: open conversation on opportunities and challenges (option to use talking object). 10 min.
*Fourth round with the talking object: each member shares “takeaways.” Write them down 10 min.
*Fifth and final round: Each team shares its takeaways – take notes.
*[If time] move to open discussion. Facilitators prompt participants.
=='''Option 3 - What, So What, Now What? W³'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*Introduce the discussion topic and and explain that we’ll go through an exercise to answer
**“WHAT? Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Then, after all the salient observations have been collected, we’ll ask,
**“SO WHAT? Why is this idea important for the public service, government and/or other stakeholders and users? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed? Then, after the sense making is over, we’ll ask,
**“NOW WHAT? What actions make sense?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
*Chairs for people to sit in small groups of 5-7; small tables are optional
*Paper to make lists
*Flip chart or smart sheets may be needed with a large group to collect answers
*Talking object * (optional)
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone is included
*Everyone has an equal opportunity to contribute at each table
*Small groups are more likely to give voice to everyone if one person facilitates and keeps everybody working on one question at a time
'''4. How Groups Are Configured'''
*Individuals
*Groups of 5-7
*Whole group
*Groups can be established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*If needed, describe the sequence of steps. If the group is 10–12 people or smaller, conduct the debrief with the whole group. Otherwise, break the group into small groups.
*[If needed, get a common understanding of the topic. Ask if person who wrote the idea is in the room.]
*First stage: '''WHAT?''' Individuals work 2 min. alone on '''WHAT?''' Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
*Second stage: '''SO WHAT?''' People work 2 min alone on “Why is this idea important for the public service or government? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed?” then 8 mins in small group. '''10 mins total'''. Write concise insights on stickies.
*Third stage: '''NOW WHAT?''' Participants work 1 min. alone on “Now what? What actions make sense?” Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
*Actions are shared with the whole group – each group provides a 3-min debrief , discussed, and collected. Additional insights are invited. '''15 min total'''.
=='''Option 4 - TRIZ'''==
'''1. Structuring Invitation'''

In this three-step process, participants will work individually and in groups to answer the following questions related to the idea:
*1. “Make a list – one item per stickie - of all you can do to make sure that you achieve the worst result imaginable with respect to this idea.”
*2. “Go down this list item by item and ask yourselves, ‘Is there anything that government is currently doing that in any way, shape, or form resembles this item?’ Be brutally honest to make a second list – one item per stickie - of all your counterproductive activities/programs/procedures.”
*3. “Go through the items on your second list and decide what first steps will help you stop what you know creates undesirable results towards the realization of the idea?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of small groups of 4 to 7 chairs, with or without small tables
*Paper or smart sheets for participants to record
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everybody involved in the work is included
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Groups with 4 to 7 participants
*Established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*Introduce the idea that the group will be discussing.
*Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. '''5 mins'''
*Ok, now facilitate an entire group discussion on what the worst possible result imaginable with respect to the idea. '''5 mins'''
*'''Now, in teams...'''
*Each group make '''a first list''' of all it can do to make sure that it achieves this most unwanted result. '''10 min''':
**First self-reflection, then as a team. Write your list of things that will achieve the unwanted result.
**Each group makes '''a second list''' of all that government is currently doing that resembles items on their first list. '''10 min'''.
**First self-reflection, then as a team. Write your list of things that government is currently doing that resembles items on their first list.

*Each group then determines for each item on its '''second list''' what first steps will help it stop this unwanted result, activity, behaviour or practice. '''10 min'''.
*One person from each group then reports on the first steps that they would take to stop the unwanted result, activity, behaviour or practice.
=='''Option 5 - Min Specs'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*In the context of the discussion idea, invite the participants to first generate the entire list of all the do’s and don’ts that they should pay attention to in order to achieve a successful outcome. This is the list of maximum specifications (Max Specs).
*After the list of Max Specs has been developed, ask the participants to reduce it to the absolute minimum needed to achieve their purpose. Invite them to sift through the list one item at a time and eliminate every rule that gets a positive answer to the question, “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Groups of 4 to 6 around the table
*Paper or smart sheets to record Max and Min Specs
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone involved can participate
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Start individually then small groups of 4 to 7
*Whole group for sharing
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. Form a purpose statement related to the idea (it might already be phrased as one) '''5 mins'''
*Form groups of 4-6
*Self-reflection: Each of you individually generate the list of all must-do and must-not-do activities to realize the idea (Max Specs) '''3 mins'''
*Then share, consolidate and expand in your groups. Make list as complete as possible in a short time. '''6 min'''.
*Each group tests each spec on its Max Spec list against the purpose statement. If the spec can be violated and the purpose still achieved, the spec is dropped from the list. “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?” '''10 min'''.
*Do a second round ''if needed''. '''5-10 mins'''.
*Each group shares their refined list. Compare across small groups and consolidate to the shortest list as a whole group. '''15 min'''.
=='''Option 6 - Tools for a [http://agilecoffee.com/leancoffee/ Lean Coffee]'''==
'''Here’s what you need:'''
*a pad or two of sticky notes (3″x3″ is fine)
*something to write with (markers work well because they’re visible from farther away)
*a timing device (eg. a smart phone)
*table & chairs
*people
*optional: a camera (to take pictures of actions & idea maps)
'''How it Works'''

The steps are simple, straightforward and can be modified depending upon the situation. Here’s the simple version:

1. Setup a Personal Kanban - e.g. To Do, Doing, Done

2. Identify what you want to talk about

3. Vote & discuss

That’s it.

'''For those who want more of detail, here is comprehensive list of steps:'''

1. Select a theme - see breakout session topic

2. (optional) Everyone writes their name on a card and keeps it in front of them.

3. Write topics onto notecards/stickies (one topic per card). No limit to the number of topics. ('''Pro-tip''': ''keep the words per card to a minimum for readability''.)

4. Set up a personal kanban board with three columns: To Do, Doing, Done. ('''Pro-tip''': ''add a fourth column (“Actions”) to collect action items as they come up''.)

5. Spend a few minutes introducing each topic, sharing a sentence or two describing the idea on each card.

6. Vote. Each participant gets three dot votes (or more – you choose). You may cast all your votes on one topic or spread them across multiple cards.

7. Rank the more popular topics higher in the backlog (the “To Do” column).

8. Now that you have an agenda, move the top item into the middle (“Doing”) column.

9. Set the timer (eg. smartphone) for five minutes — or whatever length the group determines is reasonable. This is the ''initial'' timebox for discussion.

10. When the time limit is reached, hold a simple roman vote (thumbs up, sideways or thumbs down) to see if there’s interest in continuing the discussion. If so, set the timer for a shorter duration (eg. three minutes) and continue discussing. You can repeat this step as many times as necessary until the group loses interest in the topic.

11. When the topic runs out of gas, move its card to the right (“Done”) column. Bring the next highest card over from “To Do” into “Doing” and repeat the process.

12. (optional) At the end of the session, elicit key takeaways and/or action items from the group. This is usually important if you’re using the meeting to drive decisions or create work. Taking a photo of the board or any artifacts (mind maps, etc.) is also handy.

GouvEnsembleCanada - Nonconference guide des séances en petits groupes

2019-11-25T16:47:07Z

Kayleigh.chaston-vickers:

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|I would like to read this guide in English]]</big>'''''

'''''<big>[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais|Ramène-moi au guide bénévole]]</big>'''''

''* Toutes les photos sur cette page prises par Mars Romer Photography''[[File:ROM7191.jpg|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7191.jpg]]
='''Les objectifs de notre séance en petits groupes:'''=
'''<big>Nous voulons faciliter les choses :</big>'''
*'''Compréhension(s) partagée(s) du sujet à discuter''' (viser la cohérence et non le consensus) ;
*'''Exploration des implications et des opportunités''' à partir de différents points de vue - expériences, opportunités, obstacles, etc ; (quel est l'état actuel ? Que pourrait être ?)
*'''Identification d'actions pratiques''' susceptibles d'améliorer les choses - par exemple, idées, prochaines étapes sur la manière de les mettre en œuvre. Que peut faire chacun d'entre nous ? Que pourrions-nous faire ensemble ? Comment le ramener aux contextes dans lesquels nous travaillons ?
*'''Amusez-vous bien !''' D'abord et avant tout, nous essayons d'établir des liens, d'excellentes discussions et de donner à chacun l'occasion de partager ses points de vue et ses idées.
<big>'''Nos hypothèses de travail :'''</big>
*Il y a plusieurs façons de faciliter les discussions, par exemple à travers une gamme d'approches très structurées à non structurées, permettant une pensée divergente et convergente, etc. C'est exactement le but de ce guide. Ce n'est pas censé être normatif.
*Nous voulons prendre en compte et faciliter, dans la mesure du possible, une variété de préférences et de styles des participants, par exemple, des extravertis et des introvertis.
*Moins, c'est plus, mais il n'y a pas grand-chose que nous pouvons faire en 45-55 minutes en petits groupes. Nos efforts permettront d'établir des liens, de faire preuve de créativité, de partager les connaissances et d'éclairer l'action pratique.
*Nous voulons saisir et partager l'apprentissage. Partager les notes de séance après l'événement.
='''Méthodes et conseils pour les animateurs'''=
[[File:ROM7260.jpg|left|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7260.jpg]]'''<big>Rememberː</big>'''
*It’s a 55 minute session. The time will go by quickly.
*You have an assigned topic for your breakout session, which is the idea someone proposed during the crowdsourcing exercise earlier in the day. ''- Mandatory''
*There will be a notetaker to capture the discussion, ''particularly those that happen as a collective in plenary'', and to keep time. ''- Mandatory''
*Each participant will have a sharpie (extras will be in the room) ''- Optional to use''
*There will be stickies (aka post-it notes) on each seat and in the room ''- Optional to use''
*There will be flipchart paper in the room ''- Optional to use''
<big>'''There are two sections belowː'''</big>
*'''[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide?venotify=created#First_time_facilitating.3F_Or_maybe_its_been_a_while.3F First time facilitating? Or maybe it’s been a while?ː]''' This section includes three options for facilitating a breakout session.
*'''[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide?venotify=created#More_experienced_at_facilitating.3F_Or_feeling_adventurous.3F More experienced at facilitating or feeling adventurous?ː]''' Apply your skills at the breakout sessions, keeping in mind the objectives above.
''*The following methods have been taken and/or adapted from [http://www.liberatingstructures.com/ Liberating Structures,] where you can find [http://www.liberatingstructures.com/ls/ lots of other methods], and [http://agilecoffee.com/ Agile Coffee.]''
='''First time facilitating? Or maybe its been a while?'''=
=='''Introduce the session'''==
'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
*Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
*Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
*Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
*Invite feedback to ensure people are ok with the approach."
'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
*Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
*If not, that’s ok, move to the next step.
'''3) Choose one of the options below'''
=='''Option 1 -''' '''What? So What? Now What?'''==
*If it’s a manageable number (e.g. 15-20 people), you could facilitate the entire discussion in plenary. Ask the entire group:
**“What does this idea mean to you?” ''[10 minutes]''
** “So what does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
**“Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” ''[15 minutes]''
*For those who may be introverted, open up some wall space, where they can share ideas either throughout or at the end.
=='''Option 2 - 1-2-4-All'''==
'''One..'''
*Ask participants to '''each reflect on the idea in silence''': Ask: “What does this idea mean to you?” and “What are some opportunities and challenges related to it?” Ask them to use the stickies or their own notepad to put their thoughts down, so they can share them with a partner in the next step. ''[5 mins]''
'''Two...'''
*Then, ask participants to '''pair up''' in twos and share and discuss what they wrote. Ask them to listen for and identify common things or differences. ''[5 mins]''
*Ask for volunteers to share what the idea means to them with the entire room. ''[5 mins]''
'''Four...'''
*Now, ask the participants to '''form a group of four''' and build off the understanding generated to now focus on ways to move forward. Ask participants to take note of ''opportunities'' or ''challenges'' that would need to be addressed as well as ''practical actions'' that could be taken to advance the idea. Ask them to record their '''top 3 opportunities, challenges, and actions''' to advance the idea. ''[10 mins]''
*Ask each group of four to share their top 3 opportunities, challenges and practical actions with the entire room. ''[2 mins/per group; or a total for 10 mins]''
'''All...'''
*Open the floor for reflection and comments. ''[5 mins]''
*Ask: if there’s one practical action that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in (or post it on the wall) before leaving the room. ''[5 mins]''
=='''Option 3 - The Fishbowl'''==
*Place 6 chairs in a circle in the middle of the room. You, the facilitator, will sit in one of the chairs the entire time.
*Explain that this will be done in a Fishbowl format. 5 people will sit in the circle with the facilitator to start things off.
*The facilitator will begin the discussion and guide it along with prompting questions, for example:
**“What does this idea mean to you?” ''[15 minutes]''
**“So what? Why does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
**“Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” Collectively? As individuals? ''[15 minutes]''
*At any time, if you want to join the discussion, any person in the room can stand up and tap a person on the shoulder to take their seat.
*The person whose shoulder is tapped takes a seat in the audience watching the fishbowl. They can enter back into the circle at any time
='''More experienced at facilitating? Or feeling adventurous?'''=
=='''Introduce the session'''==
'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
*Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
*Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
*Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
*Invite feedback to ensure people are ok with the approach."
'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
*Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
*If not, that’s ok, move to the next step.
'''3)''' '''Choose your methodː''' Feel free to check out the methods suggested in section 1, particularly if you’re short on time, or see below for methods that might inform your facilitation approach. We’re open to experienced facilitators using other methods; however, please do remember the objectives for all sessions shared on page 1 above.
=='''Option 1''' - '''1-2-4-All'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*The proposed idea on the card is the discussion theme.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of groups
*Space for participants to work face-to-face in pairs and foursomes
*Chairs and tables optional
*Paper for participants to record observations and insights
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone in the group is included (often not the facilitator)
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Start alone, then in pairs, then foursomes, and finally as a whole group around the table.
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*Silent '''self-reflection''' by individuals on the idea, e.g.: What does this idea mean to you? '''3 min'''.
*Share your understanding of the idea '''in pairs''', building on ideas from self-reflection. What are some of the opportunities and challenges in realizing it? '''5 min'''.
*'''In foursomes''', build off the understanding you discussed in your pairs and generate ideas for actions and next steps towards exploiting opportunities or addressing challenges. '''10 min'''.
*'''As an entire groupː'''
**Ask, “What is one idea that stood out in your conversation?” Each group shares one important idea with all (repeat cycle as needed). '''5 min'''.
**Open the floor for reflection and comments. '''15 min'''
** Ask: if there’s one thing that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in before leaving the room. '''10 min'''
=='''Option 2 - Conversation Café'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*Invite all the participants to gather in small groups to listen to one another's thoughts and reflect together on the proposed idea on the card.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
*Space for participants to work face-to-face in groups
*Chairs and tables optional
*Flipcharts or smart sheets for participants to record observations and insights
*6 talking objects
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone is included
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Mixed, diverse groups of 5–7 participants
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*State the theme of the conversation, usually in the form of a question
*Build a common understanding of what this means. No one can talk more than 1 min. (5 min.)
*Explain there will be five rounds of conversation at every table, two first rounds using a talking object, the third one as open conversation, a fourth round with the talking object, and a fifth to share takeaways as a group. Give the duration of each round.
*Distribute the talking objects
*First round with the talking object: each person shares what he or she is thinking, feeling, or doing about the idea. 1 min. per person '''[6 mins total''']
*Second round with the talking object: each person shares thoughts and feelings after having listened to everybody at the table. 1 min. per person '''[6 mins total''']
*'''Ask someone in each group to be a note taker'''
*Third round: open conversation on opportunities and challenges (option to use talking object). 10 min.
*Fourth round with the talking object: each member shares “takeaways.” Write them down 10 min.
*Fifth and final round: Each team shares its takeaways – take notes.
*[If time] move to open discussion. Facilitators prompt participants.
=='''Option 3 - What, So What, Now What? W³'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*Introduce the discussion topic and and explain that we’ll go through an exercise to answer
**“WHAT? Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Then, after all the salient observations have been collected, we’ll ask,
**“SO WHAT? Why is this idea important for the public service, government and/or other stakeholders and users? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed? Then, after the sense making is over, we’ll ask,
**“NOW WHAT? What actions make sense?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
*Chairs for people to sit in small groups of 5-7; small tables are optional
*Paper to make lists
*Flip chart or smart sheets may be needed with a large group to collect answers
*Talking object * (optional)
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone is included
*Everyone has an equal opportunity to contribute at each table
*Small groups are more likely to give voice to everyone if one person facilitates and keeps everybody working on one question at a time
'''4. How Groups Are Configured'''
*Individuals
*Groups of 5-7
*Whole group
*Groups can be established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*If needed, describe the sequence of steps. If the group is 10–12 people or smaller, conduct the debrief with the whole group. Otherwise, break the group into small groups.
*[If needed, get a common understanding of the topic. Ask if person who wrote the idea is in the room.]
*First stage: '''WHAT?''' Individuals work 2 min. alone on '''WHAT?''' Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
*Second stage: '''SO WHAT?''' People work 2 min alone on “Why is this idea important for the public service or government? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed?” then 8 mins in small group. '''10 mins total'''. Write concise insights on stickies.
*Third stage: '''NOW WHAT?''' Participants work 1 min. alone on “Now what? What actions make sense?” Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
*Actions are shared with the whole group – each group provides a 3-min debrief , discussed, and collected. Additional insights are invited. '''15 min total'''.
=='''Option 4 - TRIZ'''==
'''1. Structuring Invitation'''

In this three-step process, participants will work individually and in groups to answer the following questions related to the idea:
*1. “Make a list – one item per stickie - of all you can do to make sure that you achieve the worst result imaginable with respect to this idea.”
*2. “Go down this list item by item and ask yourselves, ‘Is there anything that government is currently doing that in any way, shape, or form resembles this item?’ Be brutally honest to make a second list – one item per stickie - of all your counterproductive activities/programs/procedures.”
*3. “Go through the items on your second list and decide what first steps will help you stop what you know creates undesirable results towards the realization of the idea?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of small groups of 4 to 7 chairs, with or without small tables
*Paper or smart sheets for participants to record
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everybody involved in the work is included
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Groups with 4 to 7 participants
*Established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*Introduce the idea that the group will be discussing.
*Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. '''5 mins'''
*Ok, now facilitate an entire group discussion on what the worst possible result imaginable with respect to the idea. '''5 mins'''
*'''Now, in teams...'''
*Each group make '''a first list''' of all it can do to make sure that it achieves this most unwanted result. '''10 min''':
**First self-reflection, then as a team. Write your list of things that will achieve the unwanted result.
**Each group makes '''a second list''' of all that government is currently doing that resembles items on their first list. '''10 min'''.
**First self-reflection, then as a team. Write your list of things that government is currently doing that resembles items on their first list.

*Each group then determines for each item on its '''second list''' what first steps will help it stop this unwanted result, activity, behaviour or practice. '''10 min'''.
*One person from each group then reports on the first steps that they would take to stop the unwanted result, activity, behaviour or practice.
=='''Option 5 - Min Specs'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*In the context of the discussion idea, invite the participants to first generate the entire list of all the do’s and don’ts that they should pay attention to in order to achieve a successful outcome. This is the list of maximum specifications (Max Specs).
*After the list of Max Specs has been developed, ask the participants to reduce it to the absolute minimum needed to achieve their purpose. Invite them to sift through the list one item at a time and eliminate every rule that gets a positive answer to the question, “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Groups of 4 to 6 around the table
*Paper or smart sheets to record Max and Min Specs
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone involved can participate
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Start individually then small groups of 4 to 7
*Whole group for sharing
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. Form a purpose statement related to the idea (it might already be phrased as one) '''5 mins'''
*Form groups of 4-6
*Self-reflection: Each of you individually generate the list of all must-do and must-not-do activities to realize the idea (Max Specs) '''3 mins'''
*Then share, consolidate and expand in your groups. Make list as complete as possible in a short time. '''6 min'''.
*Each group tests each spec on its Max Spec list against the purpose statement. If the spec can be violated and the purpose still achieved, the spec is dropped from the list. “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?” '''10 min'''.
*Do a second round ''if needed''. '''5-10 mins'''.
*Each group shares their refined list. Compare across small groups and consolidate to the shortest list as a whole group. '''15 min'''.
=='''Option 6 - Tools for a [http://agilecoffee.com/leancoffee/ Lean Coffee]'''==
'''Here’s what you need:'''
*a pad or two of sticky notes (3″x3″ is fine)
*something to write with (markers work well because they’re visible from farther away)
*a timing device (eg. a smart phone)
*table & chairs
*people
*optional: a camera (to take pictures of actions & idea maps)
'''How it Works'''

The steps are simple, straightforward and can be modified depending upon the situation. Here’s the simple version:

1. Setup a Personal Kanban - e.g. To Do, Doing, Done

2. Identify what you want to talk about

3. Vote & discuss

That’s it.

'''For those who want more of detail, here is comprehensive list of steps:'''

1. Select a theme - see breakout session topic

2. (optional) Everyone writes their name on a card and keeps it in front of them.

3. Write topics onto notecards/stickies (one topic per card). No limit to the number of topics. ('''Pro-tip''': ''keep the words per card to a minimum for readability''.)

4. Set up a personal kanban board with three columns: To Do, Doing, Done. ('''Pro-tip''': ''add a fourth column (“Actions”) to collect action items as they come up''.)

5. Spend a few minutes introducing each topic, sharing a sentence or two describing the idea on each card.

6. Vote. Each participant gets three dot votes (or more – you choose). You may cast all your votes on one topic or spread them across multiple cards.

7. Rank the more popular topics higher in the backlog (the “To Do” column).

8. Now that you have an agenda, move the top item into the middle (“Doing”) column.

9. Set the timer (eg. smartphone) for five minutes — or whatever length the group determines is reasonable. This is the ''initial'' timebox for discussion.

10. When the time limit is reached, hold a simple roman vote (thumbs up, sideways or thumbs down) to see if there’s interest in continuing the discussion. If so, set the timer for a shorter duration (eg. three minutes) and continue discussing. You can repeat this step as many times as necessary until the group loses interest in the topic.

11. When the topic runs out of gas, move its card to the right (“Done”) column. Bring the next highest card over from “To Do” into “Doing” and repeat the process.

12. (optional) At the end of the session, elicit key takeaways and/or action items from the group. This is usually important if you’re using the meeting to drive decisions or create work. Taking a photo of the board or any artifacts (mind maps, etc.) is also handy.

GouvEnsembleCanada - Nonconference guide des séances en petits groupes

2019-11-25T16:43:11Z

Kayleigh.chaston-vickers:

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|-I would like to read this guide in English]]</big>'''''

'''''<big>-[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais|Ramène-moi au guide bénévole]]</big>'''''

''* All photos on this page courtesy of Mars Romer Photography''[[File:ROM7191.jpg|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7191.jpg]]
='''Breakout Session Objectives'''=
'''<big>We are aiming to facilitate:</big>'''
*'''Shared understanding(s)''' of the topic to be discussed (aim for ''coherence'', not ''consensus'');
*'''Exploration of implications''' '''and opportunities''' from different perspectives – e.g. experiences, opportunities, barriers, etc; (what’s the current state? What could be?)
*'''Identification of practical actions''' that might make things better - e.g. ideas, next steps on how to make it happen. What can ''each'' of us do? What might we do ''together''? How to bring it back to the contexts we’re working in?
*'''Have fun!''' First and foremost, we’re trying to enable connections, great discussions and provide everyone the chance to share their perspectives and ideas.
<big>'''Our assumptions:'''</big>
*There are a variety of ways to facilitate discussions, e.g. across a spectrum of very structured to unstructured, enabling divergent and convergent thinking, etc. This guide is meant to do just that. It’s not meant to be prescriptive.
*We want to consider and facilitate for a variety of participant preferences and styles, to the extent possible, e.g. extroverts and introverts.
*Less is more. There’s only so much we can do in a 45-55 minute breakout session. Our efforts will enable connections, creativity, knowledge sharing, and can inform practical action.
*We want to capture and share the learning. Share session notes following the event.
='''Methods & Tips for Facilitators'''=
[[File:ROM7260.jpg|left|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7260.jpg]]'''<big>Rememberː</big>'''
*It’s a 55 minute session. The time will go by quickly.
*You have an assigned topic for your breakout session, which is the idea someone proposed during the crowdsourcing exercise earlier in the day. ''- Mandatory''
*There will be a notetaker to capture the discussion, ''particularly those that happen as a collective in plenary'', and to keep time. ''- Mandatory''
*Each participant will have a sharpie (extras will be in the room) ''- Optional to use''
*There will be stickies (aka post-it notes) on each seat and in the room ''- Optional to use''
*There will be flipchart paper in the room ''- Optional to use''
<big>'''There are two sections belowː'''</big>
*'''[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide?venotify=created#First_time_facilitating.3F_Or_maybe_its_been_a_while.3F First time facilitating? Or maybe it’s been a while?ː]''' This section includes three options for facilitating a breakout session.
*'''[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide?venotify=created#More_experienced_at_facilitating.3F_Or_feeling_adventurous.3F More experienced at facilitating or feeling adventurous?ː]''' Apply your skills at the breakout sessions, keeping in mind the objectives above.
''*The following methods have been taken and/or adapted from [http://www.liberatingstructures.com/ Liberating Structures,] where you can find [http://www.liberatingstructures.com/ls/ lots of other methods], and [http://agilecoffee.com/ Agile Coffee.]''
='''First time facilitating? Or maybe its been a while?'''=
=='''Introduce the session'''==
'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
*Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
*Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
*Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
*Invite feedback to ensure people are ok with the approach."
'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
*Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
*If not, that’s ok, move to the next step.
'''3) Choose one of the options below'''
=='''Option 1 -''' '''What? So What? Now What?'''==
*If it’s a manageable number (e.g. 15-20 people), you could facilitate the entire discussion in plenary. Ask the entire group:
**“What does this idea mean to you?” ''[10 minutes]''
** “So what does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
**“Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” ''[15 minutes]''
*For those who may be introverted, open up some wall space, where they can share ideas either throughout or at the end.
=='''Option 2 - 1-2-4-All'''==
'''One..'''
*Ask participants to '''each reflect on the idea in silence''': Ask: “What does this idea mean to you?” and “What are some opportunities and challenges related to it?” Ask them to use the stickies or their own notepad to put their thoughts down, so they can share them with a partner in the next step. ''[5 mins]''
'''Two...'''
*Then, ask participants to '''pair up''' in twos and share and discuss what they wrote. Ask them to listen for and identify common things or differences. ''[5 mins]''
*Ask for volunteers to share what the idea means to them with the entire room. ''[5 mins]''
'''Four...'''
*Now, ask the participants to '''form a group of four''' and build off the understanding generated to now focus on ways to move forward. Ask participants to take note of ''opportunities'' or ''challenges'' that would need to be addressed as well as ''practical actions'' that could be taken to advance the idea. Ask them to record their '''top 3 opportunities, challenges, and actions''' to advance the idea. ''[10 mins]''
*Ask each group of four to share their top 3 opportunities, challenges and practical actions with the entire room. ''[2 mins/per group; or a total for 10 mins]''
'''All...'''
*Open the floor for reflection and comments. ''[5 mins]''
*Ask: if there’s one practical action that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in (or post it on the wall) before leaving the room. ''[5 mins]''
=='''Option 3 - The Fishbowl'''==
*Place 6 chairs in a circle in the middle of the room. You, the facilitator, will sit in one of the chairs the entire time.
*Explain that this will be done in a Fishbowl format. 5 people will sit in the circle with the facilitator to start things off.
*The facilitator will begin the discussion and guide it along with prompting questions, for example:
**“What does this idea mean to you?” ''[15 minutes]''
**“So what? Why does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
**“Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” Collectively? As individuals? ''[15 minutes]''
*At any time, if you want to join the discussion, any person in the room can stand up and tap a person on the shoulder to take their seat.
*The person whose shoulder is tapped takes a seat in the audience watching the fishbowl. They can enter back into the circle at any time
='''More experienced at facilitating? Or feeling adventurous?'''=
=='''Introduce the session'''==
'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
*Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
*Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
*Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
*Invite feedback to ensure people are ok with the approach."
'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
*Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
*If not, that’s ok, move to the next step.
'''3)''' '''Choose your methodː''' Feel free to check out the methods suggested in section 1, particularly if you’re short on time, or see below for methods that might inform your facilitation approach. We’re open to experienced facilitators using other methods; however, please do remember the objectives for all sessions shared on page 1 above.
=='''Option 1''' - '''1-2-4-All'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*The proposed idea on the card is the discussion theme.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of groups
*Space for participants to work face-to-face in pairs and foursomes
*Chairs and tables optional
*Paper for participants to record observations and insights
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone in the group is included (often not the facilitator)
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Start alone, then in pairs, then foursomes, and finally as a whole group around the table.
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*Silent '''self-reflection''' by individuals on the idea, e.g.: What does this idea mean to you? '''3 min'''.
*Share your understanding of the idea '''in pairs''', building on ideas from self-reflection. What are some of the opportunities and challenges in realizing it? '''5 min'''.
*'''In foursomes''', build off the understanding you discussed in your pairs and generate ideas for actions and next steps towards exploiting opportunities or addressing challenges. '''10 min'''.
*'''As an entire groupː'''
**Ask, “What is one idea that stood out in your conversation?” Each group shares one important idea with all (repeat cycle as needed). '''5 min'''.
**Open the floor for reflection and comments. '''15 min'''
** Ask: if there’s one thing that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in before leaving the room. '''10 min'''
=='''Option 2 - Conversation Café'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*Invite all the participants to gather in small groups to listen to one another's thoughts and reflect together on the proposed idea on the card.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
*Space for participants to work face-to-face in groups
*Chairs and tables optional
*Flipcharts or smart sheets for participants to record observations and insights
*6 talking objects
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone is included
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Mixed, diverse groups of 5–7 participants
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*State the theme of the conversation, usually in the form of a question
*Build a common understanding of what this means. No one can talk more than 1 min. (5 min.)
*Explain there will be five rounds of conversation at every table, two first rounds using a talking object, the third one as open conversation, a fourth round with the talking object, and a fifth to share takeaways as a group. Give the duration of each round.
*Distribute the talking objects
*First round with the talking object: each person shares what he or she is thinking, feeling, or doing about the idea. 1 min. per person '''[6 mins total''']
*Second round with the talking object: each person shares thoughts and feelings after having listened to everybody at the table. 1 min. per person '''[6 mins total''']
*'''Ask someone in each group to be a note taker'''
*Third round: open conversation on opportunities and challenges (option to use talking object). 10 min.
*Fourth round with the talking object: each member shares “takeaways.” Write them down 10 min.
*Fifth and final round: Each team shares its takeaways – take notes.
*[If time] move to open discussion. Facilitators prompt participants.
=='''Option 3 - What, So What, Now What? W³'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*Introduce the discussion topic and and explain that we’ll go through an exercise to answer
**“WHAT? Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Then, after all the salient observations have been collected, we’ll ask,
**“SO WHAT? Why is this idea important for the public service, government and/or other stakeholders and users? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed? Then, after the sense making is over, we’ll ask,
**“NOW WHAT? What actions make sense?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
*Chairs for people to sit in small groups of 5-7; small tables are optional
*Paper to make lists
*Flip chart or smart sheets may be needed with a large group to collect answers
*Talking object * (optional)
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone is included
*Everyone has an equal opportunity to contribute at each table
*Small groups are more likely to give voice to everyone if one person facilitates and keeps everybody working on one question at a time
'''4. How Groups Are Configured'''
*Individuals
*Groups of 5-7
*Whole group
*Groups can be established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*If needed, describe the sequence of steps. If the group is 10–12 people or smaller, conduct the debrief with the whole group. Otherwise, break the group into small groups.
*[If needed, get a common understanding of the topic. Ask if person who wrote the idea is in the room.]
*First stage: '''WHAT?''' Individuals work 2 min. alone on '''WHAT?''' Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
*Second stage: '''SO WHAT?''' People work 2 min alone on “Why is this idea important for the public service or government? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed?” then 8 mins in small group. '''10 mins total'''. Write concise insights on stickies.
*Third stage: '''NOW WHAT?''' Participants work 1 min. alone on “Now what? What actions make sense?” Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
*Actions are shared with the whole group – each group provides a 3-min debrief , discussed, and collected. Additional insights are invited. '''15 min total'''.
=='''Option 4 - TRIZ'''==
'''1. Structuring Invitation'''

In this three-step process, participants will work individually and in groups to answer the following questions related to the idea:
*1. “Make a list – one item per stickie - of all you can do to make sure that you achieve the worst result imaginable with respect to this idea.”
*2. “Go down this list item by item and ask yourselves, ‘Is there anything that government is currently doing that in any way, shape, or form resembles this item?’ Be brutally honest to make a second list – one item per stickie - of all your counterproductive activities/programs/procedures.”
*3. “Go through the items on your second list and decide what first steps will help you stop what you know creates undesirable results towards the realization of the idea?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of small groups of 4 to 7 chairs, with or without small tables
*Paper or smart sheets for participants to record
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everybody involved in the work is included
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Groups with 4 to 7 participants
*Established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*Introduce the idea that the group will be discussing.
*Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. '''5 mins'''
*Ok, now facilitate an entire group discussion on what the worst possible result imaginable with respect to the idea. '''5 mins'''
*'''Now, in teams...'''
*Each group make '''a first list''' of all it can do to make sure that it achieves this most unwanted result. '''10 min''':
**First self-reflection, then as a team. Write your list of things that will achieve the unwanted result.
**Each group makes '''a second list''' of all that government is currently doing that resembles items on their first list. '''10 min'''.
**First self-reflection, then as a team. Write your list of things that government is currently doing that resembles items on their first list.

*Each group then determines for each item on its '''second list''' what first steps will help it stop this unwanted result, activity, behaviour or practice. '''10 min'''.
*One person from each group then reports on the first steps that they would take to stop the unwanted result, activity, behaviour or practice.
=='''Option 5 - Min Specs'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*In the context of the discussion idea, invite the participants to first generate the entire list of all the do’s and don’ts that they should pay attention to in order to achieve a successful outcome. This is the list of maximum specifications (Max Specs).
*After the list of Max Specs has been developed, ask the participants to reduce it to the absolute minimum needed to achieve their purpose. Invite them to sift through the list one item at a time and eliminate every rule that gets a positive answer to the question, “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Groups of 4 to 6 around the table
*Paper or smart sheets to record Max and Min Specs
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone involved can participate
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Start individually then small groups of 4 to 7
*Whole group for sharing
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. Form a purpose statement related to the idea (it might already be phrased as one) '''5 mins'''
*Form groups of 4-6
*Self-reflection: Each of you individually generate the list of all must-do and must-not-do activities to realize the idea (Max Specs) '''3 mins'''
*Then share, consolidate and expand in your groups. Make list as complete as possible in a short time. '''6 min'''.
*Each group tests each spec on its Max Spec list against the purpose statement. If the spec can be violated and the purpose still achieved, the spec is dropped from the list. “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?” '''10 min'''.
*Do a second round ''if needed''. '''5-10 mins'''.
*Each group shares their refined list. Compare across small groups and consolidate to the shortest list as a whole group. '''15 min'''.
=='''Option 6 - Tools for a [http://agilecoffee.com/leancoffee/ Lean Coffee]'''==
'''Here’s what you need:'''
*a pad or two of sticky notes (3″x3″ is fine)
*something to write with (markers work well because they’re visible from farther away)
*a timing device (eg. a smart phone)
*table & chairs
*people
*optional: a camera (to take pictures of actions & idea maps)
'''How it Works'''

The steps are simple, straightforward and can be modified depending upon the situation. Here’s the simple version:

1. Setup a Personal Kanban - e.g. To Do, Doing, Done

2. Identify what you want to talk about

3. Vote & discuss

That’s it.

'''For those who want more of detail, here is comprehensive list of steps:'''

1. Select a theme - see breakout session topic

2. (optional) Everyone writes their name on a card and keeps it in front of them.

3. Write topics onto notecards/stickies (one topic per card). No limit to the number of topics. ('''Pro-tip''': ''keep the words per card to a minimum for readability''.)

4. Set up a personal kanban board with three columns: To Do, Doing, Done. ('''Pro-tip''': ''add a fourth column (“Actions”) to collect action items as they come up''.)

5. Spend a few minutes introducing each topic, sharing a sentence or two describing the idea on each card.

6. Vote. Each participant gets three dot votes (or more – you choose). You may cast all your votes on one topic or spread them across multiple cards.

7. Rank the more popular topics higher in the backlog (the “To Do” column).

8. Now that you have an agenda, move the top item into the middle (“Doing”) column.

9. Set the timer (eg. smartphone) for five minutes — or whatever length the group determines is reasonable. This is the ''initial'' timebox for discussion.

10. When the time limit is reached, hold a simple roman vote (thumbs up, sideways or thumbs down) to see if there’s interest in continuing the discussion. If so, set the timer for a shorter duration (eg. three minutes) and continue discussing. You can repeat this step as many times as necessary until the group loses interest in the topic.

11. When the topic runs out of gas, move its card to the right (“Done”) column. Bring the next highest card over from “To Do” into “Doing” and repeat the process.

12. (optional) At the end of the session, elicit key takeaways and/or action items from the group. This is usually important if you’re using the meeting to drive decisions or create work. Taking a photo of the board or any artifacts (mind maps, etc.) is also handy.

GouvEnsembleCanada - Nonconference guide des séances en petits groupes

2019-11-25T16:42:49Z

Kayleigh.chaston-vickers:

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|I would like to read this guide in English]]</big>'''''

'''''<big>[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais|Ramène-moi au guide bénévole]]</big>'''''

''* All photos on this page courtesy of Mars Romer Photography''[[File:ROM7191.jpg|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7191.jpg]]
='''Breakout Session Objectives'''=
'''<big>We are aiming to facilitate:</big>'''
*'''Shared understanding(s)''' of the topic to be discussed (aim for ''coherence'', not ''consensus'');
*'''Exploration of implications''' '''and opportunities''' from different perspectives – e.g. experiences, opportunities, barriers, etc; (what’s the current state? What could be?)
*'''Identification of practical actions''' that might make things better - e.g. ideas, next steps on how to make it happen. What can ''each'' of us do? What might we do ''together''? How to bring it back to the contexts we’re working in?
*'''Have fun!''' First and foremost, we’re trying to enable connections, great discussions and provide everyone the chance to share their perspectives and ideas.
<big>'''Our assumptions:'''</big>
*There are a variety of ways to facilitate discussions, e.g. across a spectrum of very structured to unstructured, enabling divergent and convergent thinking, etc. This guide is meant to do just that. It’s not meant to be prescriptive.
*We want to consider and facilitate for a variety of participant preferences and styles, to the extent possible, e.g. extroverts and introverts.
*Less is more. There’s only so much we can do in a 45-55 minute breakout session. Our efforts will enable connections, creativity, knowledge sharing, and can inform practical action.
*We want to capture and share the learning. Share session notes following the event.
='''Methods & Tips for Facilitators'''=
[[File:ROM7260.jpg|left|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7260.jpg]]'''<big>Rememberː</big>'''
*It’s a 55 minute session. The time will go by quickly.
*You have an assigned topic for your breakout session, which is the idea someone proposed during the crowdsourcing exercise earlier in the day. ''- Mandatory''
*There will be a notetaker to capture the discussion, ''particularly those that happen as a collective in plenary'', and to keep time. ''- Mandatory''
*Each participant will have a sharpie (extras will be in the room) ''- Optional to use''
*There will be stickies (aka post-it notes) on each seat and in the room ''- Optional to use''
*There will be flipchart paper in the room ''- Optional to use''
<big>'''There are two sections belowː'''</big>
*'''[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide?venotify=created#First_time_facilitating.3F_Or_maybe_its_been_a_while.3F First time facilitating? Or maybe it’s been a while?ː]''' This section includes three options for facilitating a breakout session.
*'''[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide?venotify=created#More_experienced_at_facilitating.3F_Or_feeling_adventurous.3F More experienced at facilitating or feeling adventurous?ː]''' Apply your skills at the breakout sessions, keeping in mind the objectives above.
''*The following methods have been taken and/or adapted from [http://www.liberatingstructures.com/ Liberating Structures,] where you can find [http://www.liberatingstructures.com/ls/ lots of other methods], and [http://agilecoffee.com/ Agile Coffee.]''
='''First time facilitating? Or maybe its been a while?'''=
=='''Introduce the session'''==
'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
*Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
*Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
*Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
*Invite feedback to ensure people are ok with the approach."
'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
*Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
*If not, that’s ok, move to the next step.
'''3) Choose one of the options below'''
=='''Option 1 -''' '''What? So What? Now What?'''==
*If it’s a manageable number (e.g. 15-20 people), you could facilitate the entire discussion in plenary. Ask the entire group:
**“What does this idea mean to you?” ''[10 minutes]''
** “So what does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
**“Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” ''[15 minutes]''
*For those who may be introverted, open up some wall space, where they can share ideas either throughout or at the end.
=='''Option 2 - 1-2-4-All'''==
'''One..'''
*Ask participants to '''each reflect on the idea in silence''': Ask: “What does this idea mean to you?” and “What are some opportunities and challenges related to it?” Ask them to use the stickies or their own notepad to put their thoughts down, so they can share them with a partner in the next step. ''[5 mins]''
'''Two...'''
*Then, ask participants to '''pair up''' in twos and share and discuss what they wrote. Ask them to listen for and identify common things or differences. ''[5 mins]''
*Ask for volunteers to share what the idea means to them with the entire room. ''[5 mins]''
'''Four...'''
*Now, ask the participants to '''form a group of four''' and build off the understanding generated to now focus on ways to move forward. Ask participants to take note of ''opportunities'' or ''challenges'' that would need to be addressed as well as ''practical actions'' that could be taken to advance the idea. Ask them to record their '''top 3 opportunities, challenges, and actions''' to advance the idea. ''[10 mins]''
*Ask each group of four to share their top 3 opportunities, challenges and practical actions with the entire room. ''[2 mins/per group; or a total for 10 mins]''
'''All...'''
*Open the floor for reflection and comments. ''[5 mins]''
*Ask: if there’s one practical action that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in (or post it on the wall) before leaving the room. ''[5 mins]''
=='''Option 3 - The Fishbowl'''==
*Place 6 chairs in a circle in the middle of the room. You, the facilitator, will sit in one of the chairs the entire time.
*Explain that this will be done in a Fishbowl format. 5 people will sit in the circle with the facilitator to start things off.
*The facilitator will begin the discussion and guide it along with prompting questions, for example:
**“What does this idea mean to you?” ''[15 minutes]''
**“So what? Why does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
**“Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” Collectively? As individuals? ''[15 minutes]''
*At any time, if you want to join the discussion, any person in the room can stand up and tap a person on the shoulder to take their seat.
*The person whose shoulder is tapped takes a seat in the audience watching the fishbowl. They can enter back into the circle at any time
='''More experienced at facilitating? Or feeling adventurous?'''=
=='''Introduce the session'''==
'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
*Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
*Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
*Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
*Invite feedback to ensure people are ok with the approach."
'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
*Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
*If not, that’s ok, move to the next step.
'''3)''' '''Choose your methodː''' Feel free to check out the methods suggested in section 1, particularly if you’re short on time, or see below for methods that might inform your facilitation approach. We’re open to experienced facilitators using other methods; however, please do remember the objectives for all sessions shared on page 1 above.
=='''Option 1''' - '''1-2-4-All'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*The proposed idea on the card is the discussion theme.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of groups
*Space for participants to work face-to-face in pairs and foursomes
*Chairs and tables optional
*Paper for participants to record observations and insights
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone in the group is included (often not the facilitator)
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Start alone, then in pairs, then foursomes, and finally as a whole group around the table.
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*Silent '''self-reflection''' by individuals on the idea, e.g.: What does this idea mean to you? '''3 min'''.
*Share your understanding of the idea '''in pairs''', building on ideas from self-reflection. What are some of the opportunities and challenges in realizing it? '''5 min'''.
*'''In foursomes''', build off the understanding you discussed in your pairs and generate ideas for actions and next steps towards exploiting opportunities or addressing challenges. '''10 min'''.
*'''As an entire groupː'''
**Ask, “What is one idea that stood out in your conversation?” Each group shares one important idea with all (repeat cycle as needed). '''5 min'''.
**Open the floor for reflection and comments. '''15 min'''
** Ask: if there’s one thing that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in before leaving the room. '''10 min'''
=='''Option 2 - Conversation Café'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*Invite all the participants to gather in small groups to listen to one another's thoughts and reflect together on the proposed idea on the card.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
*Space for participants to work face-to-face in groups
*Chairs and tables optional
*Flipcharts or smart sheets for participants to record observations and insights
*6 talking objects
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone is included
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Mixed, diverse groups of 5–7 participants
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*State the theme of the conversation, usually in the form of a question
*Build a common understanding of what this means. No one can talk more than 1 min. (5 min.)
*Explain there will be five rounds of conversation at every table, two first rounds using a talking object, the third one as open conversation, a fourth round with the talking object, and a fifth to share takeaways as a group. Give the duration of each round.
*Distribute the talking objects
*First round with the talking object: each person shares what he or she is thinking, feeling, or doing about the idea. 1 min. per person '''[6 mins total''']
*Second round with the talking object: each person shares thoughts and feelings after having listened to everybody at the table. 1 min. per person '''[6 mins total''']
*'''Ask someone in each group to be a note taker'''
*Third round: open conversation on opportunities and challenges (option to use talking object). 10 min.
*Fourth round with the talking object: each member shares “takeaways.” Write them down 10 min.
*Fifth and final round: Each team shares its takeaways – take notes.
*[If time] move to open discussion. Facilitators prompt participants.
=='''Option 3 - What, So What, Now What? W³'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*Introduce the discussion topic and and explain that we’ll go through an exercise to answer
**“WHAT? Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Then, after all the salient observations have been collected, we’ll ask,
**“SO WHAT? Why is this idea important for the public service, government and/or other stakeholders and users? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed? Then, after the sense making is over, we’ll ask,
**“NOW WHAT? What actions make sense?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
*Chairs for people to sit in small groups of 5-7; small tables are optional
*Paper to make lists
*Flip chart or smart sheets may be needed with a large group to collect answers
*Talking object * (optional)
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone is included
*Everyone has an equal opportunity to contribute at each table
*Small groups are more likely to give voice to everyone if one person facilitates and keeps everybody working on one question at a time
'''4. How Groups Are Configured'''
*Individuals
*Groups of 5-7
*Whole group
*Groups can be established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*If needed, describe the sequence of steps. If the group is 10–12 people or smaller, conduct the debrief with the whole group. Otherwise, break the group into small groups.
*[If needed, get a common understanding of the topic. Ask if person who wrote the idea is in the room.]
*First stage: '''WHAT?''' Individuals work 2 min. alone on '''WHAT?''' Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
*Second stage: '''SO WHAT?''' People work 2 min alone on “Why is this idea important for the public service or government? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed?” then 8 mins in small group. '''10 mins total'''. Write concise insights on stickies.
*Third stage: '''NOW WHAT?''' Participants work 1 min. alone on “Now what? What actions make sense?” Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
*Actions are shared with the whole group – each group provides a 3-min debrief , discussed, and collected. Additional insights are invited. '''15 min total'''.
=='''Option 4 - TRIZ'''==
'''1. Structuring Invitation'''

In this three-step process, participants will work individually and in groups to answer the following questions related to the idea:
*1. “Make a list – one item per stickie - of all you can do to make sure that you achieve the worst result imaginable with respect to this idea.”
*2. “Go down this list item by item and ask yourselves, ‘Is there anything that government is currently doing that in any way, shape, or form resembles this item?’ Be brutally honest to make a second list – one item per stickie - of all your counterproductive activities/programs/procedures.”
*3. “Go through the items on your second list and decide what first steps will help you stop what you know creates undesirable results towards the realization of the idea?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of small groups of 4 to 7 chairs, with or without small tables
*Paper or smart sheets for participants to record
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everybody involved in the work is included
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Groups with 4 to 7 participants
*Established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*Introduce the idea that the group will be discussing.
*Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. '''5 mins'''
*Ok, now facilitate an entire group discussion on what the worst possible result imaginable with respect to the idea. '''5 mins'''
*'''Now, in teams...'''
*Each group make '''a first list''' of all it can do to make sure that it achieves this most unwanted result. '''10 min''':
**First self-reflection, then as a team. Write your list of things that will achieve the unwanted result.
**Each group makes '''a second list''' of all that government is currently doing that resembles items on their first list. '''10 min'''.
**First self-reflection, then as a team. Write your list of things that government is currently doing that resembles items on their first list.

*Each group then determines for each item on its '''second list''' what first steps will help it stop this unwanted result, activity, behaviour or practice. '''10 min'''.
*One person from each group then reports on the first steps that they would take to stop the unwanted result, activity, behaviour or practice.
=='''Option 5 - Min Specs'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*In the context of the discussion idea, invite the participants to first generate the entire list of all the do’s and don’ts that they should pay attention to in order to achieve a successful outcome. This is the list of maximum specifications (Max Specs).
*After the list of Max Specs has been developed, ask the participants to reduce it to the absolute minimum needed to achieve their purpose. Invite them to sift through the list one item at a time and eliminate every rule that gets a positive answer to the question, “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Groups of 4 to 6 around the table
*Paper or smart sheets to record Max and Min Specs
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone involved can participate
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Start individually then small groups of 4 to 7
*Whole group for sharing
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. Form a purpose statement related to the idea (it might already be phrased as one) '''5 mins'''
*Form groups of 4-6
*Self-reflection: Each of you individually generate the list of all must-do and must-not-do activities to realize the idea (Max Specs) '''3 mins'''
*Then share, consolidate and expand in your groups. Make list as complete as possible in a short time. '''6 min'''.
*Each group tests each spec on its Max Spec list against the purpose statement. If the spec can be violated and the purpose still achieved, the spec is dropped from the list. “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?” '''10 min'''.
*Do a second round ''if needed''. '''5-10 mins'''.
*Each group shares their refined list. Compare across small groups and consolidate to the shortest list as a whole group. '''15 min'''.
=='''Option 6 - Tools for a [http://agilecoffee.com/leancoffee/ Lean Coffee]'''==
'''Here’s what you need:'''
*a pad or two of sticky notes (3″x3″ is fine)
*something to write with (markers work well because they’re visible from farther away)
*a timing device (eg. a smart phone)
*table & chairs
*people
*optional: a camera (to take pictures of actions & idea maps)
'''How it Works'''

The steps are simple, straightforward and can be modified depending upon the situation. Here’s the simple version:

1. Setup a Personal Kanban - e.g. To Do, Doing, Done

2. Identify what you want to talk about

3. Vote & discuss

That’s it.

'''For those who want more of detail, here is comprehensive list of steps:'''

1. Select a theme - see breakout session topic

2. (optional) Everyone writes their name on a card and keeps it in front of them.

3. Write topics onto notecards/stickies (one topic per card). No limit to the number of topics. ('''Pro-tip''': ''keep the words per card to a minimum for readability''.)

4. Set up a personal kanban board with three columns: To Do, Doing, Done. ('''Pro-tip''': ''add a fourth column (“Actions”) to collect action items as they come up''.)

5. Spend a few minutes introducing each topic, sharing a sentence or two describing the idea on each card.

6. Vote. Each participant gets three dot votes (or more – you choose). You may cast all your votes on one topic or spread them across multiple cards.

7. Rank the more popular topics higher in the backlog (the “To Do” column).

8. Now that you have an agenda, move the top item into the middle (“Doing”) column.

9. Set the timer (eg. smartphone) for five minutes — or whatever length the group determines is reasonable. This is the ''initial'' timebox for discussion.

10. When the time limit is reached, hold a simple roman vote (thumbs up, sideways or thumbs down) to see if there’s interest in continuing the discussion. If so, set the timer for a shorter duration (eg. three minutes) and continue discussing. You can repeat this step as many times as necessary until the group loses interest in the topic.

11. When the topic runs out of gas, move its card to the right (“Done”) column. Bring the next highest card over from “To Do” into “Doing” and repeat the process.

12. (optional) At the end of the session, elicit key takeaways and/or action items from the group. This is usually important if you’re using the meeting to drive decisions or create work. Taking a photo of the board or any artifacts (mind maps, etc.) is also handy.

GouvEnsembleCanada - Nonconference guide des séances en petits groupes

2019-11-25T16:41:53Z

Kayleigh.chaston-vickers:

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|I would like to read this guide in English]]</big>'''''

'''''<big>[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Ramène-moi au guide bénévole]]</big>'''''

''* All photos on this page courtesy of Mars Romer Photography''[[File:ROM7191.jpg|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7191.jpg]]
='''Breakout Session Objectives'''=
'''<big>We are aiming to facilitate:</big>'''
*'''Shared understanding(s)''' of the topic to be discussed (aim for ''coherence'', not ''consensus'');
*'''Exploration of implications''' '''and opportunities''' from different perspectives – e.g. experiences, opportunities, barriers, etc; (what’s the current state? What could be?)
*'''Identification of practical actions''' that might make things better - e.g. ideas, next steps on how to make it happen. What can ''each'' of us do? What might we do ''together''? How to bring it back to the contexts we’re working in?
*'''Have fun!''' First and foremost, we’re trying to enable connections, great discussions and provide everyone the chance to share their perspectives and ideas.
<big>'''Our assumptions:'''</big>
*There are a variety of ways to facilitate discussions, e.g. across a spectrum of very structured to unstructured, enabling divergent and convergent thinking, etc. This guide is meant to do just that. It’s not meant to be prescriptive.
*We want to consider and facilitate for a variety of participant preferences and styles, to the extent possible, e.g. extroverts and introverts.
*Less is more. There’s only so much we can do in a 45-55 minute breakout session. Our efforts will enable connections, creativity, knowledge sharing, and can inform practical action.
*We want to capture and share the learning. Share session notes following the event.
='''Methods & Tips for Facilitators'''=
[[File:ROM7260.jpg|left|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7260.jpg]]'''<big>Rememberː</big>'''
*It’s a 55 minute session. The time will go by quickly.
*You have an assigned topic for your breakout session, which is the idea someone proposed during the crowdsourcing exercise earlier in the day. ''- Mandatory''
*There will be a notetaker to capture the discussion, ''particularly those that happen as a collective in plenary'', and to keep time. ''- Mandatory''
*Each participant will have a sharpie (extras will be in the room) ''- Optional to use''
*There will be stickies (aka post-it notes) on each seat and in the room ''- Optional to use''
*There will be flipchart paper in the room ''- Optional to use''
<big>'''There are two sections belowː'''</big>
*'''[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide?venotify=created#First_time_facilitating.3F_Or_maybe_its_been_a_while.3F First time facilitating? Or maybe it’s been a while?ː]''' This section includes three options for facilitating a breakout session.
*'''[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide?venotify=created#More_experienced_at_facilitating.3F_Or_feeling_adventurous.3F More experienced at facilitating or feeling adventurous?ː]''' Apply your skills at the breakout sessions, keeping in mind the objectives above.
''*The following methods have been taken and/or adapted from [http://www.liberatingstructures.com/ Liberating Structures,] where you can find [http://www.liberatingstructures.com/ls/ lots of other methods], and [http://agilecoffee.com/ Agile Coffee.]''
='''First time facilitating? Or maybe its been a while?'''=
=='''Introduce the session'''==
'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
*Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
*Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
*Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
*Invite feedback to ensure people are ok with the approach."
'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
*Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
*If not, that’s ok, move to the next step.
'''3) Choose one of the options below'''
=='''Option 1 -''' '''What? So What? Now What?'''==
*If it’s a manageable number (e.g. 15-20 people), you could facilitate the entire discussion in plenary. Ask the entire group:
**“What does this idea mean to you?” ''[10 minutes]''
** “So what does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
**“Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” ''[15 minutes]''
*For those who may be introverted, open up some wall space, where they can share ideas either throughout or at the end.
=='''Option 2 - 1-2-4-All'''==
'''One..'''
*Ask participants to '''each reflect on the idea in silence''': Ask: “What does this idea mean to you?” and “What are some opportunities and challenges related to it?” Ask them to use the stickies or their own notepad to put their thoughts down, so they can share them with a partner in the next step. ''[5 mins]''
'''Two...'''
*Then, ask participants to '''pair up''' in twos and share and discuss what they wrote. Ask them to listen for and identify common things or differences. ''[5 mins]''
*Ask for volunteers to share what the idea means to them with the entire room. ''[5 mins]''
'''Four...'''
*Now, ask the participants to '''form a group of four''' and build off the understanding generated to now focus on ways to move forward. Ask participants to take note of ''opportunities'' or ''challenges'' that would need to be addressed as well as ''practical actions'' that could be taken to advance the idea. Ask them to record their '''top 3 opportunities, challenges, and actions''' to advance the idea. ''[10 mins]''
*Ask each group of four to share their top 3 opportunities, challenges and practical actions with the entire room. ''[2 mins/per group; or a total for 10 mins]''
'''All...'''
*Open the floor for reflection and comments. ''[5 mins]''
*Ask: if there’s one practical action that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in (or post it on the wall) before leaving the room. ''[5 mins]''
=='''Option 3 - The Fishbowl'''==
*Place 6 chairs in a circle in the middle of the room. You, the facilitator, will sit in one of the chairs the entire time.
*Explain that this will be done in a Fishbowl format. 5 people will sit in the circle with the facilitator to start things off.
*The facilitator will begin the discussion and guide it along with prompting questions, for example:
**“What does this idea mean to you?” ''[15 minutes]''
**“So what? Why does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
**“Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” Collectively? As individuals? ''[15 minutes]''
*At any time, if you want to join the discussion, any person in the room can stand up and tap a person on the shoulder to take their seat.
*The person whose shoulder is tapped takes a seat in the audience watching the fishbowl. They can enter back into the circle at any time
='''More experienced at facilitating? Or feeling adventurous?'''=
=='''Introduce the session'''==
'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
*Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
*Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
*Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
*Invite feedback to ensure people are ok with the approach."
'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
*Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
*If not, that’s ok, move to the next step.
'''3)''' '''Choose your methodː''' Feel free to check out the methods suggested in section 1, particularly if you’re short on time, or see below for methods that might inform your facilitation approach. We’re open to experienced facilitators using other methods; however, please do remember the objectives for all sessions shared on page 1 above.
=='''Option 1''' - '''1-2-4-All'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*The proposed idea on the card is the discussion theme.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of groups
*Space for participants to work face-to-face in pairs and foursomes
*Chairs and tables optional
*Paper for participants to record observations and insights
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone in the group is included (often not the facilitator)
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Start alone, then in pairs, then foursomes, and finally as a whole group around the table.
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*Silent '''self-reflection''' by individuals on the idea, e.g.: What does this idea mean to you? '''3 min'''.
*Share your understanding of the idea '''in pairs''', building on ideas from self-reflection. What are some of the opportunities and challenges in realizing it? '''5 min'''.
*'''In foursomes''', build off the understanding you discussed in your pairs and generate ideas for actions and next steps towards exploiting opportunities or addressing challenges. '''10 min'''.
*'''As an entire groupː'''
**Ask, “What is one idea that stood out in your conversation?” Each group shares one important idea with all (repeat cycle as needed). '''5 min'''.
**Open the floor for reflection and comments. '''15 min'''
** Ask: if there’s one thing that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in before leaving the room. '''10 min'''
=='''Option 2 - Conversation Café'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*Invite all the participants to gather in small groups to listen to one another's thoughts and reflect together on the proposed idea on the card.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
*Space for participants to work face-to-face in groups
*Chairs and tables optional
*Flipcharts or smart sheets for participants to record observations and insights
*6 talking objects
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone is included
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Mixed, diverse groups of 5–7 participants
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*State the theme of the conversation, usually in the form of a question
*Build a common understanding of what this means. No one can talk more than 1 min. (5 min.)
*Explain there will be five rounds of conversation at every table, two first rounds using a talking object, the third one as open conversation, a fourth round with the talking object, and a fifth to share takeaways as a group. Give the duration of each round.
*Distribute the talking objects
*First round with the talking object: each person shares what he or she is thinking, feeling, or doing about the idea. 1 min. per person '''[6 mins total''']
*Second round with the talking object: each person shares thoughts and feelings after having listened to everybody at the table. 1 min. per person '''[6 mins total''']
*'''Ask someone in each group to be a note taker'''
*Third round: open conversation on opportunities and challenges (option to use talking object). 10 min.
*Fourth round with the talking object: each member shares “takeaways.” Write them down 10 min.
*Fifth and final round: Each team shares its takeaways – take notes.
*[If time] move to open discussion. Facilitators prompt participants.
=='''Option 3 - What, So What, Now What? W³'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*Introduce the discussion topic and and explain that we’ll go through an exercise to answer
**“WHAT? Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Then, after all the salient observations have been collected, we’ll ask,
**“SO WHAT? Why is this idea important for the public service, government and/or other stakeholders and users? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed? Then, after the sense making is over, we’ll ask,
**“NOW WHAT? What actions make sense?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
*Chairs for people to sit in small groups of 5-7; small tables are optional
*Paper to make lists
*Flip chart or smart sheets may be needed with a large group to collect answers
*Talking object * (optional)
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone is included
*Everyone has an equal opportunity to contribute at each table
*Small groups are more likely to give voice to everyone if one person facilitates and keeps everybody working on one question at a time
'''4. How Groups Are Configured'''
*Individuals
*Groups of 5-7
*Whole group
*Groups can be established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*If needed, describe the sequence of steps. If the group is 10–12 people or smaller, conduct the debrief with the whole group. Otherwise, break the group into small groups.
*[If needed, get a common understanding of the topic. Ask if person who wrote the idea is in the room.]
*First stage: '''WHAT?''' Individuals work 2 min. alone on '''WHAT?''' Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
*Second stage: '''SO WHAT?''' People work 2 min alone on “Why is this idea important for the public service or government? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed?” then 8 mins in small group. '''10 mins total'''. Write concise insights on stickies.
*Third stage: '''NOW WHAT?''' Participants work 1 min. alone on “Now what? What actions make sense?” Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
*Actions are shared with the whole group – each group provides a 3-min debrief , discussed, and collected. Additional insights are invited. '''15 min total'''.
=='''Option 4 - TRIZ'''==
'''1. Structuring Invitation'''

In this three-step process, participants will work individually and in groups to answer the following questions related to the idea:
*1. “Make a list – one item per stickie - of all you can do to make sure that you achieve the worst result imaginable with respect to this idea.”
*2. “Go down this list item by item and ask yourselves, ‘Is there anything that government is currently doing that in any way, shape, or form resembles this item?’ Be brutally honest to make a second list – one item per stickie - of all your counterproductive activities/programs/procedures.”
*3. “Go through the items on your second list and decide what first steps will help you stop what you know creates undesirable results towards the realization of the idea?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of small groups of 4 to 7 chairs, with or without small tables
*Paper or smart sheets for participants to record
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everybody involved in the work is included
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Groups with 4 to 7 participants
*Established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*Introduce the idea that the group will be discussing.
*Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. '''5 mins'''
*Ok, now facilitate an entire group discussion on what the worst possible result imaginable with respect to the idea. '''5 mins'''
*'''Now, in teams...'''
*Each group make '''a first list''' of all it can do to make sure that it achieves this most unwanted result. '''10 min''':
**First self-reflection, then as a team. Write your list of things that will achieve the unwanted result.
**Each group makes '''a second list''' of all that government is currently doing that resembles items on their first list. '''10 min'''.
**First self-reflection, then as a team. Write your list of things that government is currently doing that resembles items on their first list.

*Each group then determines for each item on its '''second list''' what first steps will help it stop this unwanted result, activity, behaviour or practice. '''10 min'''.
*One person from each group then reports on the first steps that they would take to stop the unwanted result, activity, behaviour or practice.
=='''Option 5 - Min Specs'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*In the context of the discussion idea, invite the participants to first generate the entire list of all the do’s and don’ts that they should pay attention to in order to achieve a successful outcome. This is the list of maximum specifications (Max Specs).
*After the list of Max Specs has been developed, ask the participants to reduce it to the absolute minimum needed to achieve their purpose. Invite them to sift through the list one item at a time and eliminate every rule that gets a positive answer to the question, “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Groups of 4 to 6 around the table
*Paper or smart sheets to record Max and Min Specs
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone involved can participate
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Start individually then small groups of 4 to 7
*Whole group for sharing
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. Form a purpose statement related to the idea (it might already be phrased as one) '''5 mins'''
*Form groups of 4-6
*Self-reflection: Each of you individually generate the list of all must-do and must-not-do activities to realize the idea (Max Specs) '''3 mins'''
*Then share, consolidate and expand in your groups. Make list as complete as possible in a short time. '''6 min'''.
*Each group tests each spec on its Max Spec list against the purpose statement. If the spec can be violated and the purpose still achieved, the spec is dropped from the list. “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?” '''10 min'''.
*Do a second round ''if needed''. '''5-10 mins'''.
*Each group shares their refined list. Compare across small groups and consolidate to the shortest list as a whole group. '''15 min'''.
=='''Option 6 - Tools for a [http://agilecoffee.com/leancoffee/ Lean Coffee]'''==
'''Here’s what you need:'''
*a pad or two of sticky notes (3″x3″ is fine)
*something to write with (markers work well because they’re visible from farther away)
*a timing device (eg. a smart phone)
*table & chairs
*people
*optional: a camera (to take pictures of actions & idea maps)
'''How it Works'''

The steps are simple, straightforward and can be modified depending upon the situation. Here’s the simple version:

1. Setup a Personal Kanban - e.g. To Do, Doing, Done

2. Identify what you want to talk about

3. Vote & discuss

That’s it.

'''For those who want more of detail, here is comprehensive list of steps:'''

1. Select a theme - see breakout session topic

2. (optional) Everyone writes their name on a card and keeps it in front of them.

3. Write topics onto notecards/stickies (one topic per card). No limit to the number of topics. ('''Pro-tip''': ''keep the words per card to a minimum for readability''.)

4. Set up a personal kanban board with three columns: To Do, Doing, Done. ('''Pro-tip''': ''add a fourth column (“Actions”) to collect action items as they come up''.)

5. Spend a few minutes introducing each topic, sharing a sentence or two describing the idea on each card.

6. Vote. Each participant gets three dot votes (or more – you choose). You may cast all your votes on one topic or spread them across multiple cards.

7. Rank the more popular topics higher in the backlog (the “To Do” column).

8. Now that you have an agenda, move the top item into the middle (“Doing”) column.

9. Set the timer (eg. smartphone) for five minutes — or whatever length the group determines is reasonable. This is the ''initial'' timebox for discussion.

10. When the time limit is reached, hold a simple roman vote (thumbs up, sideways or thumbs down) to see if there’s interest in continuing the discussion. If so, set the timer for a shorter duration (eg. three minutes) and continue discussing. You can repeat this step as many times as necessary until the group loses interest in the topic.

11. When the topic runs out of gas, move its card to the right (“Done”) column. Bring the next highest card over from “To Do” into “Doing” and repeat the process.

12. (optional) At the end of the session, elicit key takeaways and/or action items from the group. This is usually important if you’re using the meeting to drive decisions or create work. Taking a photo of the board or any artifacts (mind maps, etc.) is also handy.

GouvEnsembleCanada - Nonconference guide des séances en petits groupes

2019-11-25T16:39:21Z

Kayleigh.chaston-vickers:

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|I would like to read this guide in English]]</big>'''''

[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|'''''<big>Take me back to the volunteer guide</big>'''''!]]

''* All photos on this page courtesy of Mars Romer Photography''[[File:ROM7191.jpg|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7191.jpg]]
='''Breakout Session Objectives'''=
'''<big>We are aiming to facilitate:</big>'''
*'''Shared understanding(s)''' of the topic to be discussed (aim for ''coherence'', not ''consensus'');
*'''Exploration of implications''' '''and opportunities''' from different perspectives – e.g. experiences, opportunities, barriers, etc; (what’s the current state? What could be?)
*'''Identification of practical actions''' that might make things better - e.g. ideas, next steps on how to make it happen. What can ''each'' of us do? What might we do ''together''? How to bring it back to the contexts we’re working in?
*'''Have fun!''' First and foremost, we’re trying to enable connections, great discussions and provide everyone the chance to share their perspectives and ideas.
<big>'''Our assumptions:'''</big>
*There are a variety of ways to facilitate discussions, e.g. across a spectrum of very structured to unstructured, enabling divergent and convergent thinking, etc. This guide is meant to do just that. It’s not meant to be prescriptive.
*We want to consider and facilitate for a variety of participant preferences and styles, to the extent possible, e.g. extroverts and introverts.
*Less is more. There’s only so much we can do in a 45-55 minute breakout session. Our efforts will enable connections, creativity, knowledge sharing, and can inform practical action.
*We want to capture and share the learning. Share session notes following the event.
='''Methods & Tips for Facilitators'''=
[[File:ROM7260.jpg|left|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7260.jpg]]'''<big>Rememberː</big>'''
*It’s a 55 minute session. The time will go by quickly.
*You have an assigned topic for your breakout session, which is the idea someone proposed during the crowdsourcing exercise earlier in the day. ''- Mandatory''
*There will be a notetaker to capture the discussion, ''particularly those that happen as a collective in plenary'', and to keep time. ''- Mandatory''
*Each participant will have a sharpie (extras will be in the room) ''- Optional to use''
*There will be stickies (aka post-it notes) on each seat and in the room ''- Optional to use''
*There will be flipchart paper in the room ''- Optional to use''
<big>'''There are two sections belowː'''</big>
*'''[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide?venotify=created#First_time_facilitating.3F_Or_maybe_its_been_a_while.3F First time facilitating? Or maybe it’s been a while?ː]''' This section includes three options for facilitating a breakout session.
*'''[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide?venotify=created#More_experienced_at_facilitating.3F_Or_feeling_adventurous.3F More experienced at facilitating or feeling adventurous?ː]''' Apply your skills at the breakout sessions, keeping in mind the objectives above.
''*The following methods have been taken and/or adapted from [http://www.liberatingstructures.com/ Liberating Structures,] where you can find [http://www.liberatingstructures.com/ls/ lots of other methods], and [http://agilecoffee.com/ Agile Coffee.]''
='''First time facilitating? Or maybe its been a while?'''=
=='''Introduce the session'''==
'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
*Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
*Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
*Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
*Invite feedback to ensure people are ok with the approach."
'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
*Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
*If not, that’s ok, move to the next step.
'''3) Choose one of the options below'''
=='''Option 1 -''' '''What? So What? Now What?'''==
*If it’s a manageable number (e.g. 15-20 people), you could facilitate the entire discussion in plenary. Ask the entire group:
**“What does this idea mean to you?” ''[10 minutes]''
** “So what does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
**“Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” ''[15 minutes]''
*For those who may be introverted, open up some wall space, where they can share ideas either throughout or at the end.
=='''Option 2 - 1-2-4-All'''==
'''One..'''
*Ask participants to '''each reflect on the idea in silence''': Ask: “What does this idea mean to you?” and “What are some opportunities and challenges related to it?” Ask them to use the stickies or their own notepad to put their thoughts down, so they can share them with a partner in the next step. ''[5 mins]''
'''Two...'''
*Then, ask participants to '''pair up''' in twos and share and discuss what they wrote. Ask them to listen for and identify common things or differences. ''[5 mins]''
*Ask for volunteers to share what the idea means to them with the entire room. ''[5 mins]''
'''Four...'''
*Now, ask the participants to '''form a group of four''' and build off the understanding generated to now focus on ways to move forward. Ask participants to take note of ''opportunities'' or ''challenges'' that would need to be addressed as well as ''practical actions'' that could be taken to advance the idea. Ask them to record their '''top 3 opportunities, challenges, and actions''' to advance the idea. ''[10 mins]''
*Ask each group of four to share their top 3 opportunities, challenges and practical actions with the entire room. ''[2 mins/per group; or a total for 10 mins]''
'''All...'''
*Open the floor for reflection and comments. ''[5 mins]''
*Ask: if there’s one practical action that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in (or post it on the wall) before leaving the room. ''[5 mins]''
=='''Option 3 - The Fishbowl'''==
*Place 6 chairs in a circle in the middle of the room. You, the facilitator, will sit in one of the chairs the entire time.
*Explain that this will be done in a Fishbowl format. 5 people will sit in the circle with the facilitator to start things off.
*The facilitator will begin the discussion and guide it along with prompting questions, for example:
**“What does this idea mean to you?” ''[15 minutes]''
**“So what? Why does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
**“Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” Collectively? As individuals? ''[15 minutes]''
*At any time, if you want to join the discussion, any person in the room can stand up and tap a person on the shoulder to take their seat.
*The person whose shoulder is tapped takes a seat in the audience watching the fishbowl. They can enter back into the circle at any time
='''More experienced at facilitating? Or feeling adventurous?'''=
=='''Introduce the session'''==
'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
*Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
*Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
*Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
*Invite feedback to ensure people are ok with the approach."
'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
*Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
*If not, that’s ok, move to the next step.
'''3)''' '''Choose your methodː''' Feel free to check out the methods suggested in section 1, particularly if you’re short on time, or see below for methods that might inform your facilitation approach. We’re open to experienced facilitators using other methods; however, please do remember the objectives for all sessions shared on page 1 above.
=='''Option 1''' - '''1-2-4-All'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*The proposed idea on the card is the discussion theme.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of groups
*Space for participants to work face-to-face in pairs and foursomes
*Chairs and tables optional
*Paper for participants to record observations and insights
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone in the group is included (often not the facilitator)
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Start alone, then in pairs, then foursomes, and finally as a whole group around the table.
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*Silent '''self-reflection''' by individuals on the idea, e.g.: What does this idea mean to you? '''3 min'''.
*Share your understanding of the idea '''in pairs''', building on ideas from self-reflection. What are some of the opportunities and challenges in realizing it? '''5 min'''.
*'''In foursomes''', build off the understanding you discussed in your pairs and generate ideas for actions and next steps towards exploiting opportunities or addressing challenges. '''10 min'''.
*'''As an entire groupː'''
**Ask, “What is one idea that stood out in your conversation?” Each group shares one important idea with all (repeat cycle as needed). '''5 min'''.
**Open the floor for reflection and comments. '''15 min'''
** Ask: if there’s one thing that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in before leaving the room. '''10 min'''
=='''Option 2 - Conversation Café'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*Invite all the participants to gather in small groups to listen to one another's thoughts and reflect together on the proposed idea on the card.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
*Space for participants to work face-to-face in groups
*Chairs and tables optional
*Flipcharts or smart sheets for participants to record observations and insights
*6 talking objects
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone is included
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Mixed, diverse groups of 5–7 participants
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*State the theme of the conversation, usually in the form of a question
*Build a common understanding of what this means. No one can talk more than 1 min. (5 min.)
*Explain there will be five rounds of conversation at every table, two first rounds using a talking object, the third one as open conversation, a fourth round with the talking object, and a fifth to share takeaways as a group. Give the duration of each round.
*Distribute the talking objects
*First round with the talking object: each person shares what he or she is thinking, feeling, or doing about the idea. 1 min. per person '''[6 mins total''']
*Second round with the talking object: each person shares thoughts and feelings after having listened to everybody at the table. 1 min. per person '''[6 mins total''']
*'''Ask someone in each group to be a note taker'''
*Third round: open conversation on opportunities and challenges (option to use talking object). 10 min.
*Fourth round with the talking object: each member shares “takeaways.” Write them down 10 min.
*Fifth and final round: Each team shares its takeaways – take notes.
*[If time] move to open discussion. Facilitators prompt participants.
=='''Option 3 - What, So What, Now What? W³'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*Introduce the discussion topic and and explain that we’ll go through an exercise to answer
**“WHAT? Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Then, after all the salient observations have been collected, we’ll ask,
**“SO WHAT? Why is this idea important for the public service, government and/or other stakeholders and users? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed? Then, after the sense making is over, we’ll ask,
**“NOW WHAT? What actions make sense?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
*Chairs for people to sit in small groups of 5-7; small tables are optional
*Paper to make lists
*Flip chart or smart sheets may be needed with a large group to collect answers
*Talking object * (optional)
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone is included
*Everyone has an equal opportunity to contribute at each table
*Small groups are more likely to give voice to everyone if one person facilitates and keeps everybody working on one question at a time
'''4. How Groups Are Configured'''
*Individuals
*Groups of 5-7
*Whole group
*Groups can be established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*If needed, describe the sequence of steps. If the group is 10–12 people or smaller, conduct the debrief with the whole group. Otherwise, break the group into small groups.
*[If needed, get a common understanding of the topic. Ask if person who wrote the idea is in the room.]
*First stage: '''WHAT?''' Individuals work 2 min. alone on '''WHAT?''' Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
*Second stage: '''SO WHAT?''' People work 2 min alone on “Why is this idea important for the public service or government? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed?” then 8 mins in small group. '''10 mins total'''. Write concise insights on stickies.
*Third stage: '''NOW WHAT?''' Participants work 1 min. alone on “Now what? What actions make sense?” Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
*Actions are shared with the whole group – each group provides a 3-min debrief , discussed, and collected. Additional insights are invited. '''15 min total'''.
=='''Option 4 - TRIZ'''==
'''1. Structuring Invitation'''

In this three-step process, participants will work individually and in groups to answer the following questions related to the idea:
*1. “Make a list – one item per stickie - of all you can do to make sure that you achieve the worst result imaginable with respect to this idea.”
*2. “Go down this list item by item and ask yourselves, ‘Is there anything that government is currently doing that in any way, shape, or form resembles this item?’ Be brutally honest to make a second list – one item per stickie - of all your counterproductive activities/programs/procedures.”
*3. “Go through the items on your second list and decide what first steps will help you stop what you know creates undesirable results towards the realization of the idea?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of small groups of 4 to 7 chairs, with or without small tables
*Paper or smart sheets for participants to record
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everybody involved in the work is included
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Groups with 4 to 7 participants
*Established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*Introduce the idea that the group will be discussing.
*Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. '''5 mins'''
*Ok, now facilitate an entire group discussion on what the worst possible result imaginable with respect to the idea. '''5 mins'''
*'''Now, in teams...'''
*Each group make '''a first list''' of all it can do to make sure that it achieves this most unwanted result. '''10 min''':
**First self-reflection, then as a team. Write your list of things that will achieve the unwanted result.
**Each group makes '''a second list''' of all that government is currently doing that resembles items on their first list. '''10 min'''.
**First self-reflection, then as a team. Write your list of things that government is currently doing that resembles items on their first list.

*Each group then determines for each item on its '''second list''' what first steps will help it stop this unwanted result, activity, behaviour or practice. '''10 min'''.
*One person from each group then reports on the first steps that they would take to stop the unwanted result, activity, behaviour or practice.
=='''Option 5 - Min Specs'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*In the context of the discussion idea, invite the participants to first generate the entire list of all the do’s and don’ts that they should pay attention to in order to achieve a successful outcome. This is the list of maximum specifications (Max Specs).
*After the list of Max Specs has been developed, ask the participants to reduce it to the absolute minimum needed to achieve their purpose. Invite them to sift through the list one item at a time and eliminate every rule that gets a positive answer to the question, “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Groups of 4 to 6 around the table
*Paper or smart sheets to record Max and Min Specs
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone involved can participate
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Start individually then small groups of 4 to 7
*Whole group for sharing
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. Form a purpose statement related to the idea (it might already be phrased as one) '''5 mins'''
*Form groups of 4-6
*Self-reflection: Each of you individually generate the list of all must-do and must-not-do activities to realize the idea (Max Specs) '''3 mins'''
*Then share, consolidate and expand in your groups. Make list as complete as possible in a short time. '''6 min'''.
*Each group tests each spec on its Max Spec list against the purpose statement. If the spec can be violated and the purpose still achieved, the spec is dropped from the list. “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?” '''10 min'''.
*Do a second round ''if needed''. '''5-10 mins'''.
*Each group shares their refined list. Compare across small groups and consolidate to the shortest list as a whole group. '''15 min'''.
=='''Option 6 - Tools for a [http://agilecoffee.com/leancoffee/ Lean Coffee]'''==
'''Here’s what you need:'''
*a pad or two of sticky notes (3″x3″ is fine)
*something to write with (markers work well because they’re visible from farther away)
*a timing device (eg. a smart phone)
*table & chairs
*people
*optional: a camera (to take pictures of actions & idea maps)
'''How it Works'''

The steps are simple, straightforward and can be modified depending upon the situation. Here’s the simple version:

1. Setup a Personal Kanban - e.g. To Do, Doing, Done

2. Identify what you want to talk about

3. Vote & discuss

That’s it.

'''For those who want more of detail, here is comprehensive list of steps:'''

1. Select a theme - see breakout session topic

2. (optional) Everyone writes their name on a card and keeps it in front of them.

3. Write topics onto notecards/stickies (one topic per card). No limit to the number of topics. ('''Pro-tip''': ''keep the words per card to a minimum for readability''.)

4. Set up a personal kanban board with three columns: To Do, Doing, Done. ('''Pro-tip''': ''add a fourth column (“Actions”) to collect action items as they come up''.)

5. Spend a few minutes introducing each topic, sharing a sentence or two describing the idea on each card.

6. Vote. Each participant gets three dot votes (or more – you choose). You may cast all your votes on one topic or spread them across multiple cards.

7. Rank the more popular topics higher in the backlog (the “To Do” column).

8. Now that you have an agenda, move the top item into the middle (“Doing”) column.

9. Set the timer (eg. smartphone) for five minutes — or whatever length the group determines is reasonable. This is the ''initial'' timebox for discussion.

10. When the time limit is reached, hold a simple roman vote (thumbs up, sideways or thumbs down) to see if there’s interest in continuing the discussion. If so, set the timer for a shorter duration (eg. three minutes) and continue discussing. You can repeat this step as many times as necessary until the group loses interest in the topic.

11. When the topic runs out of gas, move its card to the right (“Done”) column. Bring the next highest card over from “To Do” into “Doing” and repeat the process.

12. (optional) At the end of the session, elicit key takeaways and/or action items from the group. This is usually important if you’re using the meeting to drive decisions or create work. Taking a photo of the board or any artifacts (mind maps, etc.) is also handy.

OneTeamGov Canada- Unconference Breakout Session Guide

2019-11-25T16:39:08Z

Kayleigh.chaston-vickers:

'''''<big>[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|J'aimerais lire ce guide en français]]</big>'''''

[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|'''''<big>Take me back to the volunteer guide</big>'''''!]]

''* All photos on this page courtesy of Mars Romer Photography''

[[File:ROM7191.jpg|thumb]]

= '''Breakout Session Objectives''' =
'''<big>We are aiming to facilitate:</big>'''
*'''Shared understanding(s)''' of the topic to be discussed (aim for ''coherence'', not ''consensus'');
* '''Exploration of implications''' '''and opportunities''' from different perspectives – e.g. experiences, opportunities, barriers, etc; (what’s the current state? What could be?)
* '''Identification of practical actions''' that might make things better - e.g. ideas, next steps on how to make it happen. What can ''each'' of us do? What might we do ''together''? How to bring it back to the contexts we’re working in?
* '''Have fun!''' First and foremost, we’re trying to enable connections, great discussions and provide everyone the chance to share their perspectives and ideas.

<big>'''Our assumptions:'''</big>
* There are a variety of ways to facilitate discussions, e.g. across a spectrum of very structured to unstructured, enabling divergent and convergent thinking, etc. This guide is meant to do just that. It’s not meant to be prescriptive.
* We want to consider and facilitate for a variety of participant preferences and styles, to the extent possible, e.g. extroverts and introverts.
* Less is more. There’s only so much we can do in a 45-55 minute breakout session. Our efforts will enable connections, creativity, knowledge sharing, and can inform practical action.
* We want to capture and share the learning. Share session notes following the event.

= '''Methods & Tips for Facilitators''' =
[[File:ROM7260.jpg|left|thumb]]
'''<big>Rememberː</big>'''
* It’s a 55 minute session. The time will go by quickly.
* You have an assigned topic for your breakout session, which is the idea someone proposed during the crowdsourcing exercise earlier in the day. ''- Mandatory''
* There will be a notetaker to capture the discussion, ''particularly those that happen as a collective in plenary'', and to keep time. ''- Mandatory''
* Each participant will have a sharpie (extras will be in the room) ''- Optional to use''
* There will be stickies (aka post-it notes) on each seat and in the room ''- Optional to use''
* There will be flipchart paper in the room ''- Optional to use''

<big>'''There are two sections belowː'''</big>
* '''[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide?venotify=created#First_time_facilitating.3F_Or_maybe_its_been_a_while.3F First time facilitating? Or maybe it’s been a while?ː]''' This section includes three options for facilitating a breakout session.
* '''[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide?venotify=created#More_experienced_at_facilitating.3F_Or_feeling_adventurous.3F More experienced at facilitating or feeling adventurous?ː]''' Apply your skills at the breakout sessions, keeping in mind the objectives above.

''*The following methods have been taken and/or adapted from [http://www.liberatingstructures.com/ Liberating Structures,] where you can find [http://www.liberatingstructures.com/ls/ lots of other methods], and [http://agilecoffee.com/ Agile Coffee.]''

= '''First time facilitating? Or maybe its been a while?''' =

== '''Introduce the session''' ==
'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
* Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
* Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
* Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
* Invite feedback to ensure people are ok with the approach."

'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
* Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
* If not, that’s ok, move to the next step.
'''3) Choose one of the options below'''

== '''Option 1 -''' '''What? So What? Now What?''' ==
* If it’s a manageable number (e.g. 15-20 people), you could facilitate the entire discussion in plenary. Ask the entire group:
** “What does this idea mean to you?” ''[10 minutes]''
** “So what does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
** “Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” ''[15 minutes]''
* For those who may be introverted, open up some wall space, where they can share ideas either throughout or at the end.

== '''Option 2 - 1-2-4-All''' ==
'''One..'''
* Ask participants to '''each reflect on the idea in silence''': Ask: “What does this idea mean to you?” and “What are some opportunities and challenges related to it?” Ask them to use the stickies or their own notepad to put their thoughts down, so they can share them with a partner in the next step. ''[5 mins]''
'''Two...'''
* Then, ask participants to '''pair up''' in twos and share and discuss what they wrote. Ask them to listen for and identify common things or differences. ''[5 mins]''
* Ask for volunteers to share what the idea means to them with the entire room. ''[5 mins]''
'''Four...'''
* Now, ask the participants to '''form a group of four''' and build off the understanding generated to now focus on ways to move forward. Ask participants to take note of ''opportunities'' or ''challenges'' that would need to be addressed as well as ''practical actions'' that could be taken to advance the idea. Ask them to record their '''top 3 opportunities, challenges, and actions''' to advance the idea. ''[10 mins]''
* Ask each group of four to share their top 3 opportunities, challenges and practical actions with the entire room. ''[2 mins/per group; or a total for 10 mins]''
'''All...'''
* Open the floor for reflection and comments. ''[5 mins]''
* Ask: if there’s one practical action that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in (or post it on the wall) before leaving the room. ''[5 mins]''

== '''Option 3 - The Fishbowl''' ==
* Place 6 chairs in a circle in the middle of the room. You, the facilitator, will sit in one of the chairs the entire time.
* Explain that this will be done in a Fishbowl format. 5 people will sit in the circle with the facilitator to start things off.
* The facilitator will begin the discussion and guide it along with prompting questions, for example:
** “What does this idea mean to you?” ''[15 minutes]''
** “So what? Why does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
** “Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” Collectively? As individuals? ''[15 minutes]''
* At any time, if you want to join the discussion, any person in the room can stand up and tap a person on the shoulder to take their seat.
* The person whose shoulder is tapped takes a seat in the audience watching the fishbowl. They can enter back into the circle at any time

= '''More experienced at facilitating? Or feeling adventurous?''' =

== '''Introduce the session''' ==
'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
* Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
* Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
* Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
* Invite feedback to ensure people are ok with the approach."
'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
* Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
* If not, that’s ok, move to the next step.
'''3)''' '''Choose your methodː''' Feel free to check out the methods suggested in section 1, particularly if you’re short on time, or see below for methods that might inform your facilitation approach. We’re open to experienced facilitators using other methods; however, please do remember the objectives for all sessions shared on page 1 above.

== '''Option 1''' - '''1-2-4-All''' ==
'''1. Structuring Invitation'''
* The proposed idea on the card is the discussion theme.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Unlimited number of groups
* Space for participants to work face-to-face in pairs and foursomes
* Chairs and tables optional
* Paper for participants to record observations and insights
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everyone in the group is included (often not the facilitator)
* Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
* Start alone, then in pairs, then foursomes, and finally as a whole group around the table.
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* Silent '''self-reflection''' by individuals on the idea, e.g.: What does this idea mean to you? '''3 min'''.
* Share your understanding of the idea '''in pairs''', building on ideas from self-reflection. What are some of the opportunities and challenges in realizing it? '''5 min'''.
* '''In foursomes''', build off the understanding you discussed in your pairs and generate ideas for actions and next steps towards exploiting opportunities or addressing challenges. '''10 min'''.
* '''As an entire groupː'''
** Ask, “What is one idea that stood out in your conversation?” Each group shares one important idea with all (repeat cycle as needed). '''5 min'''.
** Open the floor for reflection and comments. '''15 min'''
** Ask: if there’s one thing that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in before leaving the room. '''10 min'''

== '''Option 2 - Conversation Café''' ==
'''1. Structuring Invitation'''
* Invite all the participants to gather in small groups to listen to one another's thoughts and reflect together on the proposed idea on the card.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
* Space for participants to work face-to-face in groups
* Chairs and tables optional
* Flipcharts or smart sheets for participants to record observations and insights
* 6 talking objects
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everyone is included
* Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
* Mixed, diverse groups of 5–7 participants
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* State the theme of the conversation, usually in the form of a question
* Build a common understanding of what this means. No one can talk more than 1 min. (5 min.)
* Explain there will be five rounds of conversation at every table, two first rounds using a talking object, the third one as open conversation, a fourth round with the talking object, and a fifth to share takeaways as a group. Give the duration of each round.
* Distribute the talking objects
* First round with the talking object: each person shares what he or she is thinking, feeling, or doing about the idea. 1 min. per person '''[6 mins total''']
* Second round with the talking object: each person shares thoughts and feelings after having listened to everybody at the table. 1 min. per person '''[6 mins total''']
* '''Ask someone in each group to be a note taker'''
* Third round: open conversation on opportunities and challenges (option to use talking object). 10 min.
* Fourth round with the talking object: each member shares “takeaways.” Write them down 10 min.
* Fifth and final round: Each team shares its takeaways – take notes.
* [If time] move to open discussion. Facilitators prompt participants.

== '''Option 3 - What, So What, Now What? W³''' ==
'''1. Structuring Invitation'''
* Introduce the discussion topic and and explain that we’ll go through an exercise to answer
** “WHAT? Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Then, after all the salient observations have been collected, we’ll ask,
** “SO WHAT? Why is this idea important for the public service, government and/or other stakeholders and users? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed? Then, after the sense making is over, we’ll ask,
** “NOW WHAT? What actions make sense?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
* Chairs for people to sit in small groups of 5-7; small tables are optional
* Paper to make lists
* Flip chart or smart sheets may be needed with a large group to collect answers
* Talking object * (optional)
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everyone is included
* Everyone has an equal opportunity to contribute at each table
* Small groups are more likely to give voice to everyone if one person facilitates and keeps everybody working on one question at a time
'''4. How Groups Are Configured'''
* Individuals
* Groups of 5-7
* Whole group
* Groups can be established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* If needed, describe the sequence of steps. If the group is 10–12 people or smaller, conduct the debrief with the whole group. Otherwise, break the group into small groups.
* [If needed, get a common understanding of the topic. Ask if person who wrote the idea is in the room.]
* First stage: '''WHAT?''' Individuals work 2 min. alone on '''WHAT?''' Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
* Second stage: '''SO WHAT?''' People work 2 min alone on “Why is this idea important for the public service or government? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed?” then 8 mins in small group. '''10 mins total'''. Write concise insights on stickies.
* Third stage: '''NOW WHAT?''' Participants work 1 min. alone on “Now what? What actions make sense?” Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
* Actions are shared with the whole group – each group provides a 3-min debrief , discussed, and collected. Additional insights are invited. '''15 min total'''.

== '''Option 4 - TRIZ''' ==
'''1. Structuring Invitation'''

In this three-step process, participants will work individually and in groups to answer the following questions related to the idea:
* 1. “Make a list – one item per stickie - of all you can do to make sure that you achieve the worst result imaginable with respect to this idea.”
* 2. “Go down this list item by item and ask yourselves, ‘Is there anything that government is currently doing that in any way, shape, or form resembles this item?’ Be brutally honest to make a second list – one item per stickie - of all your counterproductive activities/programs/procedures.”
* 3. “Go through the items on your second list and decide what first steps will help you stop what you know creates undesirable results towards the realization of the idea?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Unlimited number of small groups of 4 to 7 chairs, with or without small tables
* Paper or smart sheets for participants to record
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everybody involved in the work is included
* Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
* Groups with 4 to 7 participants
* Established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* Introduce the idea that the group will be discussing.
* Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. '''5 mins'''
* Ok, now facilitate an entire group discussion on what the worst possible result imaginable with respect to the idea. '''5 mins'''
* '''Now, in teams...'''
* Each group make '''a first list''' of all it can do to make sure that it achieves this most unwanted result. '''10 min''':
** First self-reflection, then as a team. Write your list of things that will achieve the unwanted result.
** Each group makes '''a second list''' of all that government is currently doing that resembles items on their first list. '''10 min'''.
** First self-reflection, then as a team. Write your list of things that government is currently doing that resembles items on their first list.

* Each group then determines for each item on its '''second list''' what first steps will help it stop this unwanted result, activity, behaviour or practice. '''10 min'''.
* One person from each group then reports on the first steps that they would take to stop the unwanted result, activity, behaviour or practice.

== '''Option 5 - Min Specs''' ==
'''1. Structuring Invitation'''
* In the context of the discussion idea, invite the participants to first generate the entire list of all the do’s and don’ts that they should pay attention to in order to achieve a successful outcome. This is the list of maximum specifications (Max Specs).
* After the list of Max Specs has been developed, ask the participants to reduce it to the absolute minimum needed to achieve their purpose. Invite them to sift through the list one item at a time and eliminate every rule that gets a positive answer to the question, “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
* Groups of 4 to 6 around the table
* Paper or smart sheets to record Max and Min Specs
'''3. How Participation Is Distributed'''
* Everyone involved can participate
* Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
* Start individually then small groups of 4 to 7
* Whole group for sharing
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
* Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. Form a purpose statement related to the idea (it might already be phrased as one) '''5 mins'''
* Form groups of 4-6
* Self-reflection: Each of you individually generate the list of all must-do and must-not-do activities to realize the idea (Max Specs) '''3 mins'''
* Then share, consolidate and expand in your groups. Make list as complete as possible in a short time. '''6 min'''.
* Each group tests each spec on its Max Spec list against the purpose statement. If the spec can be violated and the purpose still achieved, the spec is dropped from the list. “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?” '''10 min'''.
* Do a second round ''if needed''. '''5-10 mins'''.
* Each group shares their refined list. Compare across small groups and consolidate to the shortest list as a whole group. '''15 min'''.

== '''Option 6 - Tools for a [http://agilecoffee.com/leancoffee/ Lean Coffee]''' ==
'''Here’s what you need:'''
* a pad or two of sticky notes (3″x3″ is fine)
* something to write with (markers work well because they’re visible from farther away)
* a timing device (eg. a smart phone)
* table & chairs
* people
* optional: a camera (to take pictures of actions & idea maps)
'''How it Works'''

The steps are simple, straightforward and can be modified depending upon the situation. Here’s the simple version:

1. Setup a Personal Kanban - e.g. To Do, Doing, Done

2. Identify what you want to talk about

3. Vote & discuss

That’s it.

'''For those who want more of detail, here is comprehensive list of steps:'''

1. Select a theme - see breakout session topic

2. (optional) Everyone writes their name on a card and keeps it in front of them.

3. Write topics onto notecards/stickies (one topic per card). No limit to the number of topics. ('''Pro-tip''': ''keep the words per card to a minimum for readability''.)

4. Set up a personal kanban board with three columns: To Do, Doing, Done. ('''Pro-tip''': ''add a fourth column (“Actions”) to collect action items as they come up''.)

5. Spend a few minutes introducing each topic, sharing a sentence or two describing the idea on each card.

6. Vote. Each participant gets three dot votes (or more – you choose). You may cast all your votes on one topic or spread them across multiple cards.

7. Rank the more popular topics higher in the backlog (the “To Do” column).

8. Now that you have an agenda, move the top item into the middle (“Doing”) column.

9. Set the timer (eg. smartphone) for five minutes — or whatever length the group determines is reasonable. This is the ''initial'' timebox for discussion.

10. When the time limit is reached, hold a simple roman vote (thumbs up, sideways or thumbs down) to see if there’s interest in continuing the discussion. If so, set the timer for a shorter duration (eg. three minutes) and continue discussing. You can repeat this step as many times as necessary until the group loses interest in the topic.

11. When the topic runs out of gas, move its card to the right (“Done”) column. Bring the next highest card over from “To Do” into “Doing” and repeat the process.

12. (optional) At the end of the session, elicit key takeaways and/or action items from the group. This is usually important if you’re using the meeting to drive decisions or create work. Taking a photo of the board or any artifacts (mind maps, etc.) is also handy.

GouvEnsembleCanadaGuideFrançais

2019-11-25T16:37:10Z

Kayleigh.chaston-vickers:

'''''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|<big>I would like to read this guide in English</big>]]'''''

<big>'''''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Ramène-moi au guide des séances en petits groupes]]'''''</big>

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>GouvEnsemble Canada: Ottawa nonconference guide bénévole</big>''' ==
Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de l'équipe GouvEnsemble Ottawa nonconference 2019 ! Merci de partager votre temps précieux pour nous aider à faire de cet événement une réalité - nous ne pouvons littéralement pas le faire sans vous ! Nous savons que nos formidables bénévoles font la journée, alors MERCI de lever la main ! Votre énergie, votre enthousiasme et vos efforts contribuent à offrir une expérience agréable et à faire en sorte que chacun passe une journée mémorable. Par-dessus tout, nous espérons aussi que votre expérience de bénévolat sera amusante et enrichissante.

Dans ce wiki, vous trouverez beaucoup d'informations que vous voudrez connaître avant votre arrivée.

La conférence d'une journée de GouvEnsemble aura lieu le 17 décembre 2019 [https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 '''à l'édifice John G. Diefenbaker'''], 111, promenade Sussex, à Ottawa, Ontario. Nous attendons des centaines de personnes de partout au Canada et peut-être même à l'étranger et nous attendons avec impatience une journée fantastique !

(Vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Regardez [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''cette courte vidéo'''] et [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] pour en savoir plus !)

== '''Dites-m'en plus sur GouvEnsemble''' ==
OneTeamGov est une communauté de gens passionnés par l'amélioration des services publics afin de faciliter la vie des gens.

L'objectif de la communauté est d'améliorer le service public et les méthodes de travail dans le secteur public en éliminant les divisions entre les personnes. Il est ouvert à toute personne, quel que soit son poste ou son secteur d'activité, qui souhaite améliorer les services publics ou les méthodes de travail du secteur public par des actions concrètes.

Partager et apprendre avec les autres est un impératif moral, parce que chacun mérite d'avoir des services publics efficaces et accessibles. C'est pourquoi GouvEnsemble Canada, le chapitre canadien de OneTeamGov, organise un événement à Ottawa. C'est l'occasion de favoriser et de faciliter l'apprentissage et le partage à l'échelle du pays.

Comme nos autres événements, celui-ce sera axé sur les résultats. Nous voulons que les gens retirent des idées pratiques pour améliorer les services publics dans leur travail. Plutôt qu'un programme de réunions ou de conférences, cet événement sera une non-conférence - une série de sessions définies par les participants le jour même. L'objectif sera de partager vos expériences, votre pratique, votre inspiration, votre compréhension, d'apprendre des autres et de construire votre propre appel à l'action.

Voir ci-dessous tout ce que tu doit savoir!

== '''Si tu ne lit rien d'autre, lisez ceci !''' ==
'''1 -''' La préparation et l'installation de la non conférence aura lieu le 16 décembre, du 1-4pm au l'emplacement de la non conférence (111, promenade Sussex), certains d'entre vous se sont inscrits pour aider à la préparation ! Merci !!!

'''2 -''' Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence 17 décembre, rendez-vous à la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles, obtenir votre t-shirt, veuillez arriver bien avant votre quart.

'''3 -''' L'inscription à la non-conférence débutera à 8h00 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]]!'''

'''4 -''' Il y aura du café et des collations dans la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) le matin. Il y aura aussi des collations légères disponibles toute la journée pour vous aider à garder votre énergie en forme !

'''5 -''' Apportez un appareil pour rester connecté (mot de passe Wi-Fi fourni), les organisateurs de la conférence auront aussi des talkies-walkies et seront en itinérance

'''6 -''' Les '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#R.C3.B4les_des_b.C3.A9n.C3.A9voles_-_Ce_que_l.27on_attend_de_moi|descriptions des rôles des bénévoles]]''' et '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Bref_programme_de_la_journ.C3.A9e|l'horaire général]]''' sont ci-dessous - vérifiez-les avant de commencer ! Si vous êtes animateur et prenez des notes, veuillez consulter le '''[[:en:File:OneTeamGovCanada_Breakout_Session_Guide.docx|Guide des séances en petits groupes]].'''

'''7 -''' A '''nglais)'''la fin de la journée, lorsque les participants quittent le lieu, nous voulons faire un " couloir de bénévoles et de cinq personnes " pour remercier tout le monde à leur départ. Nous ferons la queue à 16:45 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]]!'''

'''9 -''' N'hésitez pas à communiquer avec Colleen Tiernan (819-360-0852) ou Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) pour toute question, problème ou préoccupation ! Nous sommes là pour vous aider !

= '''Nonconference Ottawa 2019 - Détails pour les bénévoles''' =

== '''Séances d'information à l'intention des bénévoles''' ==
'''<big>AVANT le nonconference:</big>'''
* Des séances d'information pour les bénévoles auront lieu virtuellement via WebEx au cours de la semaine du 9 au 13 décembre. C'est l'occasion pour vous d'obtenir tous les détails, d'apprendre ce que l'on attend de vous et de nous poser toutes vos questions avant l'événement !
* Vous n'avez besoin que d'assister à l'une des séances d'information préalables ci-dessous. Veuillez choisir la session qui vous convient le mieux.
{| class="wikitable"
!Date
!Langue
!Rejoindre par vidéo
!Rejoindre par téléphone
|-
|'''9 décembre'''
12:00pm ET
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e '''Cliquez ici pour rejoindre la réunion''']
Réunion #: 558 387 665

Mot de passe: Unconference2019
|Composer 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''10 décembre'''
12:00pm ET
|Français
|'''[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m88d216d00ac25229af26a0da77000a83 Cliquez ici pour rejoindre la réunion]'''
Réunion #: 556 379 343

Mot de passe: Unconference2019
|Composer 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''11 décembre'''
12:00pm ET
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m4a471352d5dcccf10f633a31caa71e3c '''Cliquez ici pour rejoindre la réunion''']
Réunion #: 559 289 031

Mot de passe: Unconference2019
|Composer 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|}
'''<big>LE JOUR de nonconference:</big>'''
* Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence, rendez-vous à '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|la salle des bénévoles]]''' pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart de travail
* Vous recevrez un t-shirt blanc avec le logo OneTeamGov. Informelle, c'est bien. Habillez-vous pour le temps qu'il fait. Top conseil : des vêtements confortables, des chaussures confortables, et notez que les t-shirts sont de style unisexe.
* L'horaire complet des bénévoles sera affiché, veuillez informer Colleen et Kayleigh si vous rencontrez des difficultés, ou si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations ! Vous pouvez nous envoyer un SMS le jour de !
== '''Bref programme de la journée''' ==
* 7:00, La salle des bénévoles est prête à vous accueillir et vous pouvez venir chercher votre t-shirt ! Veuillez arriver tôt pour votre quart de travail !

* '''8:00,''' portes ouvertes et les inscriptions commencent
* '''9:00-9:40,''' Cérémonie de bienvenue
* '''9:40-10:10''', Activité de lancement
* 20 min écart, établissement de l'ordre du jour
* '''10:30-16:00''', séances en petits groupes
* '''16:00-16:45''', Mot de la fin et départ
* '''16:45''' *** Les bénévoles font la queue à 16h45
* '''17:00''' NETTOYEZ! Si vous pouviez rester un peu plus longtemps et nous aider, ce serait génial ! Je vous remercie !
== '''Prendre soin de soi''' ==
* Ce sera une journée importante et occupée, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et de votre propre bien-être. Il n'y a pas de mal à faire une pause pendant un certain temps !
* Il y aura une salle de bénévolat ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) à votre disposition. Lorsque les participants sont en session, attendez-vous à ce que les principaux domaines soient un peu plus discrets.
* Si vous avez besoin d'aide en tout temps ou si vous devez changer de rôle, n'hésitez pas à laisser un message ou à appeler Colleen (819-360-0852) ou Kayleigh (506-654-3907). Nous sommes là pour prendre soin de vous aussi !

== '''Code de conduite''' ==

L'équipe de '''GouvEnsemble''' Unconference Team s'engage à maintenir un espace sûr et exempt de harcèlement pour tous nos participants. Cela inclut le maintien d'un espace positif et inclusif où chacun est le bienvenu et où les droits de l'homme sont respectés, quels qu'ils soient. Cela signifie le respect de tous les aspects des personnes, y compris l'âge, le sexe, la race, l'origine ethnique, la religion ou l'absence de religion, l'origine nationale, la langue, l'éducation, la taille, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité/expression sexuelle et la créativité, les capacités physiques et mentales, et le statut socioéconomique.

Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement de la part des participants à la conférence.

Veuillez vous référer au [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ '''code de conduite officiel de OneTeamGov.''']

== '''Rôles des bénévoles - Ce que l'on attend de moi''' ==
{| class="wikitable"
|'''Rôle'''
|
|
|-
|'''Inscription'''

|- Accueillir et inscrire les participants à leur arrivée- Donnez aux participants un cordon/une étiquette avec leur nom, encouragez-les à écrire leur nom/information, etc.

- Indiquez aux participants où se trouvent les toilettes et répondez aux questions qu'ils pourraient avoir.

- Une fois l'inscription terminée, vous passerez à un rôle différent en tant que marcheur/grand marcheur de plancher.

'''Chef d'équipe: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Horaires : de 7 h 30 à 9 h Inscription et de 9 h à 10 h 10 pour aider à l'activité du terrain'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy
|-
|'''Hôtesses, Installation de la salle de réunion en petits groupes'''
|- Interagir avec les participants et les aider à répondre à leurs questions au sujet de l'événement ou du lieu, en distribuant des sacs d'emplettes.
- Diriger les participants vers les chambres et les toilettes (se familiariser avec les plans d'étage)

- Aider à répondre aux questions qui pourraient surgir, courir et aller chercher les choses au besoin.

- IMPORTANT* S'assurer que chaque salle a un animateur et un preneur de notes au début de chaque séance en petits groupes.

- IMPORTANT* Mettez le nom de la session sur la porte ET assurez-vous que le preneur de notes a le bon document ET ramassez la feuille du tableau à feuilles mobiles de la dernière session et assurez-vous qu'elle est étiquetée et rapportez-la dans la salle des bénévoles.

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Horaire de l'accueil du matin : de 8 h à 12 h 30'''
Brittany Hurley, Nadia (nadiakarmali), Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Nadine Lacelle

'''Horaire des quarts de travail de l'accueil de l'après-midi : 12 h 30 à 16 h 30'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, à déterminer
|-
|'''Équipes en petits groupes'''

'''- Facilitateur'''

'''- Preneur de notes'''

|- Ce rôle consiste notamment à travailler en équipe pour convoquer, animer et consigner les discussions des séances en petits groupes (une équipe par salle).
- L'animateur guidera la discussion de 55 minutes, permettant aux participants de discuter et de générer (1) une compréhension commune du sujet, (2) des opportunités et des défis qui s'y rapportent et (3) des actions pratiques pour les aborder.

- Le preneur de notes saisira les points de la discussion, y compris la compréhension du sujet par la salle, les opportunités et les défis, et les actions pratiques. Un ordinateur portable/tablette sera fourni dans chaque chambre. Un document et un dossier Google seront mis en place pour que vous puissiez enregistrer la discussion. Veuillez vous assurer que les notes sont enregistrées dans le dossier Google docs.

- Le preneur de notes conservera également le temps et prendra une photo du groupe participant à la session, veuillez l'envoyer à l'adresse suivante '''EMAIL HERE!'''

'''- [[:en:File:OneTeamGovCanada_Breakout_Session_Guide.docx|Guide des séances en petits groupes également disponible]]'''

'''Chef d'équipe:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLIQUEZ ici pour l'horaire de l'animateur et du preneur de notes''']]
|-
|'''Affectations spéciales'''
|- Divers rôles spécialisés durant la journée
- Les adjoints à l'établissement de l'ordre du jour seront informés à l'avance de leurs rôles spécifiques.

- Les bénévoles de la conciergerie Todd aideront à escorter les invités de baladodiffusion jusqu'à l'emplacement de la baladodiffusion

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Todd Concierge horaire :'''
10 h 15 à 12 h 30; Nadia Ackah (peut-être PM, à déterminer)

De 12 h 30 à 16 h 30 ; (à déterminer)

'''Établissement de l'ordre du jour : Prêt à 10h'''

À DÉTERMINER
|-
|'''Mise en ordre'''

'''(J'appelle n'importe qui !)'''
|- Nous apprécions votre temps et comprenons que vous ne puissiez pas rester, mais nous espérons que le plus grand nombre possible de bénévoles resteront après l'événement pour nous aider à quitter le site en bon état !

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Démontage - 17h jusqu'à la fin !'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia

'''Toute autre personne disponible qui peut rester dans les parages est la bienvenue ! Je vous remercie !'''
|}

== '''Plan de l'étage''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== Médias sociaux ==
Veuillez utiliser ces hashtags d'événements pour mettre en valeur l'événement sur les médias sociaux: '''#NonConferenceOttawa''' '''#GouvEnsemble'''

'''Wi-Fi:''' Network: à déterminer / Mots de pass: à déterminer

== Questions et Réponses ==
# Les preneurs de notes sont-ils responsables du type de tableau à feuilles mobiles, qu'attend-on de nous dans ce rôle ?
#* L'idée est de capturer les idées collectives de la conversation en petits groupes, nous ne nous attendons pas à ce que les preneurs de notes se chargent de la présentation des documents affichés, des tableaux à feuilles mobiles, etc. (qui sera fait plus tard, tu n'as pas de devoirs)
#* Il y aura des ordinateurs portables fournis dans les salles de session, un modèle a commencé à vous aider, les notes seront sauvegardées dans un dossier google docs
#* IMPORTANT *** Si vous utilisez un tableau à feuilles mobiles, veuillez noter le sujet de votre séance et le numéro de la salle pour la tenue des dossiers.
# Qu'attendez-vous en termes de facilitation ? Il n'y a pas de " façon unique " d'animer la séance, vous n'avez pas besoin d'être un animateur expert.
#* Il y aura des tableaux à feuilles et des notes autocollantes dans la salle si vous voulez les utiliser, BTW s'il vous plaît/veuillez utiliser des marqueurs de tableaux à feuilles mobiles pas des objets pointus (les objets pointus écrivent sur les murs à travers un tableau à feuilles mobiles !!)
#* Vous pouvez utiliser un large éventail de techniques différentes, allant d'une conversation organique sans structure jusqu'à un animateur expérimenté utilisant l'approche 1-2-4-Tous (voir le Guide des séances en petits groupes).
#* En résumé, notre but est de faciliter une compréhension commune, l'exploration des opportunités et l'identification d'actions pratiques (consultez le guide des sessions de pause pour plus de détails).

GouvEnsembleCanada - Nonconference guide des séances en petits groupes

2019-11-25T16:36:43Z

Kayleigh.chaston-vickers: content from EN will translate

'''''<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>'''''

[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|'''''<big>Take me back to the volunteer guide</big>'''''!]]

''* All photos on this page courtesy of Mars Romer Photography''[[File:ROM7191.jpg|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7191.jpg]]
='''Breakout Session Objectives'''=
'''<big>We are aiming to facilitate:</big>'''
*'''Shared understanding(s)''' of the topic to be discussed (aim for ''coherence'', not ''consensus'');
*'''Exploration of implications''' '''and opportunities''' from different perspectives – e.g. experiences, opportunities, barriers, etc; (what’s the current state? What could be?)
*'''Identification of practical actions''' that might make things better - e.g. ideas, next steps on how to make it happen. What can ''each'' of us do? What might we do ''together''? How to bring it back to the contexts we’re working in?
*'''Have fun!''' First and foremost, we’re trying to enable connections, great discussions and provide everyone the chance to share their perspectives and ideas.
<big>'''Our assumptions:'''</big>
*There are a variety of ways to facilitate discussions, e.g. across a spectrum of very structured to unstructured, enabling divergent and convergent thinking, etc. This guide is meant to do just that. It’s not meant to be prescriptive.
*We want to consider and facilitate for a variety of participant preferences and styles, to the extent possible, e.g. extroverts and introverts.
*Less is more. There’s only so much we can do in a 45-55 minute breakout session. Our efforts will enable connections, creativity, knowledge sharing, and can inform practical action.
*We want to capture and share the learning. Share session notes following the event.
='''Methods & Tips for Facilitators'''=
[[File:ROM7260.jpg|left|thumb|link=http://wiki.gccollab.ca/File:ROM7260.jpg]]'''<big>Rememberː</big>'''
*It’s a 55 minute session. The time will go by quickly.
*You have an assigned topic for your breakout session, which is the idea someone proposed during the crowdsourcing exercise earlier in the day. ''- Mandatory''
*There will be a notetaker to capture the discussion, ''particularly those that happen as a collective in plenary'', and to keep time. ''- Mandatory''
*Each participant will have a sharpie (extras will be in the room) ''- Optional to use''
*There will be stickies (aka post-it notes) on each seat and in the room ''- Optional to use''
*There will be flipchart paper in the room ''- Optional to use''
<big>'''There are two sections belowː'''</big>
*'''[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide?venotify=created#First_time_facilitating.3F_Or_maybe_its_been_a_while.3F First time facilitating? Or maybe it’s been a while?ː]''' This section includes three options for facilitating a breakout session.
*'''[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide?venotify=created#More_experienced_at_facilitating.3F_Or_feeling_adventurous.3F More experienced at facilitating or feeling adventurous?ː]''' Apply your skills at the breakout sessions, keeping in mind the objectives above.
''*The following methods have been taken and/or adapted from [http://www.liberatingstructures.com/ Liberating Structures,] where you can find [http://www.liberatingstructures.com/ls/ lots of other methods], and [http://agilecoffee.com/ Agile Coffee.]''
='''First time facilitating? Or maybe its been a while?'''=
=='''Introduce the session'''==
'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
*Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
*Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
*Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
*Invite feedback to ensure people are ok with the approach."
'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
*Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
*If not, that’s ok, move to the next step.
'''3) Choose one of the options below'''
=='''Option 1 -''' '''What? So What? Now What?'''==
*If it’s a manageable number (e.g. 15-20 people), you could facilitate the entire discussion in plenary. Ask the entire group:
**“What does this idea mean to you?” ''[10 minutes]''
** “So what does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
**“Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” ''[15 minutes]''
*For those who may be introverted, open up some wall space, where they can share ideas either throughout or at the end.
=='''Option 2 - 1-2-4-All'''==
'''One..'''
*Ask participants to '''each reflect on the idea in silence''': Ask: “What does this idea mean to you?” and “What are some opportunities and challenges related to it?” Ask them to use the stickies or their own notepad to put their thoughts down, so they can share them with a partner in the next step. ''[5 mins]''
'''Two...'''
*Then, ask participants to '''pair up''' in twos and share and discuss what they wrote. Ask them to listen for and identify common things or differences. ''[5 mins]''
*Ask for volunteers to share what the idea means to them with the entire room. ''[5 mins]''
'''Four...'''
*Now, ask the participants to '''form a group of four''' and build off the understanding generated to now focus on ways to move forward. Ask participants to take note of ''opportunities'' or ''challenges'' that would need to be addressed as well as ''practical actions'' that could be taken to advance the idea. Ask them to record their '''top 3 opportunities, challenges, and actions''' to advance the idea. ''[10 mins]''
*Ask each group of four to share their top 3 opportunities, challenges and practical actions with the entire room. ''[2 mins/per group; or a total for 10 mins]''
'''All...'''
*Open the floor for reflection and comments. ''[5 mins]''
*Ask: if there’s one practical action that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in (or post it on the wall) before leaving the room. ''[5 mins]''
=='''Option 3 - The Fishbowl'''==
*Place 6 chairs in a circle in the middle of the room. You, the facilitator, will sit in one of the chairs the entire time.
*Explain that this will be done in a Fishbowl format. 5 people will sit in the circle with the facilitator to start things off.
*The facilitator will begin the discussion and guide it along with prompting questions, for example:
**“What does this idea mean to you?” ''[15 minutes]''
**“So what? Why does it matter? Why is it important? ''[15 minutes]''
**“Now what are we going to do about it?” “What are some practical actions that we can take?” Collectively? As individuals? ''[15 minutes]''
*At any time, if you want to join the discussion, any person in the room can stand up and tap a person on the shoulder to take their seat.
*The person whose shoulder is tapped takes a seat in the audience watching the fishbowl. They can enter back into the circle at any time
='''More experienced at facilitating? Or feeling adventurous?'''=
=='''Introduce the session'''==
'''1) Communicate the Approach''' to the room for the 55-minute discussion. “Today, we’ll take the next 55 minutes to:
*Unpack what the idea means to us so we know what we’re talking about;
*Generate some opportunities and challenges related to the idea; and
*Identify some practical actions that we might be able to take, individually and collectively related to the idea.
*Invite feedback to ensure people are ok with the approach."
'''2) Unpack the ideaː''' Generate understanding or coherence on what it means to the participants in the room.
*Is the person who proposed it in attendance? Ask the room. If yes, invite that person to share their thoughts on the idea and why they proposed it.
*If not, that’s ok, move to the next step.
'''3)''' '''Choose your methodː''' Feel free to check out the methods suggested in section 1, particularly if you’re short on time, or see below for methods that might inform your facilitation approach. We’re open to experienced facilitators using other methods; however, please do remember the objectives for all sessions shared on page 1 above.
=='''Option 1''' - '''1-2-4-All'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*The proposed idea on the card is the discussion theme.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of groups
*Space for participants to work face-to-face in pairs and foursomes
*Chairs and tables optional
*Paper for participants to record observations and insights
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone in the group is included (often not the facilitator)
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Start alone, then in pairs, then foursomes, and finally as a whole group around the table.
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*Silent '''self-reflection''' by individuals on the idea, e.g.: What does this idea mean to you? '''3 min'''.
*Share your understanding of the idea '''in pairs''', building on ideas from self-reflection. What are some of the opportunities and challenges in realizing it? '''5 min'''.
*'''In foursomes''', build off the understanding you discussed in your pairs and generate ideas for actions and next steps towards exploiting opportunities or addressing challenges. '''10 min'''.
*'''As an entire groupː'''
**Ask, “What is one idea that stood out in your conversation?” Each group shares one important idea with all (repeat cycle as needed). '''5 min'''.
**Open the floor for reflection and comments. '''15 min'''
** Ask: if there’s one thing that you can do as individual to help realize this idea, what would it be? Write it on a sticky and hand it in before leaving the room. '''10 min'''
=='''Option 2 - Conversation Café'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*Invite all the participants to gather in small groups to listen to one another's thoughts and reflect together on the proposed idea on the card.
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
*Space for participants to work face-to-face in groups
*Chairs and tables optional
*Flipcharts or smart sheets for participants to record observations and insights
*6 talking objects
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone is included
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Mixed, diverse groups of 5–7 participants
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*State the theme of the conversation, usually in the form of a question
*Build a common understanding of what this means. No one can talk more than 1 min. (5 min.)
*Explain there will be five rounds of conversation at every table, two first rounds using a talking object, the third one as open conversation, a fourth round with the talking object, and a fifth to share takeaways as a group. Give the duration of each round.
*Distribute the talking objects
*First round with the talking object: each person shares what he or she is thinking, feeling, or doing about the idea. 1 min. per person '''[6 mins total''']
*Second round with the talking object: each person shares thoughts and feelings after having listened to everybody at the table. 1 min. per person '''[6 mins total''']
*'''Ask someone in each group to be a note taker'''
*Third round: open conversation on opportunities and challenges (option to use talking object). 10 min.
*Fourth round with the talking object: each member shares “takeaways.” Write them down 10 min.
*Fifth and final round: Each team shares its takeaways – take notes.
*[If time] move to open discussion. Facilitators prompt participants.
=='''Option 3 - What, So What, Now What? W³'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*Introduce the discussion topic and and explain that we’ll go through an exercise to answer
**“WHAT? Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Then, after all the salient observations have been collected, we’ll ask,
**“SO WHAT? Why is this idea important for the public service, government and/or other stakeholders and users? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed? Then, after the sense making is over, we’ll ask,
**“NOW WHAT? What actions make sense?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of groups [suggest 4-6 groups for Open First Day]
*Chairs for people to sit in small groups of 5-7; small tables are optional
*Paper to make lists
*Flip chart or smart sheets may be needed with a large group to collect answers
*Talking object * (optional)
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone is included
*Everyone has an equal opportunity to contribute at each table
*Small groups are more likely to give voice to everyone if one person facilitates and keeps everybody working on one question at a time
'''4. How Groups Are Configured'''
*Individuals
*Groups of 5-7
*Whole group
*Groups can be established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*If needed, describe the sequence of steps. If the group is 10–12 people or smaller, conduct the debrief with the whole group. Otherwise, break the group into small groups.
*[If needed, get a common understanding of the topic. Ask if person who wrote the idea is in the room.]
*First stage: '''WHAT?''' Individuals work 2 min. alone on '''WHAT?''' Does this idea mean to you? What is your understanding of what it means? Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
*Second stage: '''SO WHAT?''' People work 2 min alone on “Why is this idea important for the public service or government? What are the opportunities? Are there barriers that need to be addressed?” then 8 mins in small group. '''10 mins total'''. Write concise insights on stickies.
*Third stage: '''NOW WHAT?''' Participants work 1 min. alone on “Now what? What actions make sense?” Write concise insights on stickies. Then 8 mins in small group – use smart sheets to capture your understanding of the idea. '''10 mins total'''.
*Actions are shared with the whole group – each group provides a 3-min debrief , discussed, and collected. Additional insights are invited. '''15 min total'''.
=='''Option 4 - TRIZ'''==
'''1. Structuring Invitation'''

In this three-step process, participants will work individually and in groups to answer the following questions related to the idea:
*1. “Make a list – one item per stickie - of all you can do to make sure that you achieve the worst result imaginable with respect to this idea.”
*2. “Go down this list item by item and ask yourselves, ‘Is there anything that government is currently doing that in any way, shape, or form resembles this item?’ Be brutally honest to make a second list – one item per stickie - of all your counterproductive activities/programs/procedures.”
*3. “Go through the items on your second list and decide what first steps will help you stop what you know creates undesirable results towards the realization of the idea?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Unlimited number of small groups of 4 to 7 chairs, with or without small tables
*Paper or smart sheets for participants to record
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everybody involved in the work is included
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Groups with 4 to 7 participants
*Established teams or mixed groups
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*Introduce the idea that the group will be discussing.
*Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. '''5 mins'''
*Ok, now facilitate an entire group discussion on what the worst possible result imaginable with respect to the idea. '''5 mins'''
*'''Now, in teams...'''
*Each group make '''a first list''' of all it can do to make sure that it achieves this most unwanted result. '''10 min''':
**First self-reflection, then as a team. Write your list of things that will achieve the unwanted result.
**Each group makes '''a second list''' of all that government is currently doing that resembles items on their first list. '''10 min'''.
**First self-reflection, then as a team. Write your list of things that government is currently doing that resembles items on their first list.

*Each group then determines for each item on its '''second list''' what first steps will help it stop this unwanted result, activity, behaviour or practice. '''10 min'''.
*One person from each group then reports on the first steps that they would take to stop the unwanted result, activity, behaviour or practice.
=='''Option 5 - Min Specs'''==
'''1. Structuring Invitation'''
*In the context of the discussion idea, invite the participants to first generate the entire list of all the do’s and don’ts that they should pay attention to in order to achieve a successful outcome. This is the list of maximum specifications (Max Specs).
*After the list of Max Specs has been developed, ask the participants to reduce it to the absolute minimum needed to achieve their purpose. Invite them to sift through the list one item at a time and eliminate every rule that gets a positive answer to the question, “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?”
'''2. How Space Is Arranged and Materials Needed'''
*Groups of 4 to 6 around the table
*Paper or smart sheets to record Max and Min Specs
'''3. How Participation Is Distributed'''
*Everyone involved can participate
*Everyone has an equal opportunity to contribute
'''4. How Groups Are Configured'''
*Start individually then small groups of 4 to 7
*Whole group for sharing
'''5. Sequence of Steps and Time Allocation'''
*Facilitate an entire group discussion of what the idea means to the group to generate a general understanding of what the idea entails. Form a purpose statement related to the idea (it might already be phrased as one) '''5 mins'''
*Form groups of 4-6
*Self-reflection: Each of you individually generate the list of all must-do and must-not-do activities to realize the idea (Max Specs) '''3 mins'''
*Then share, consolidate and expand in your groups. Make list as complete as possible in a short time. '''6 min'''.
*Each group tests each spec on its Max Spec list against the purpose statement. If the spec can be violated and the purpose still achieved, the spec is dropped from the list. “If we broke or ignored this rule, could we still achieve our purpose?” '''10 min'''.
*Do a second round ''if needed''. '''5-10 mins'''.
*Each group shares their refined list. Compare across small groups and consolidate to the shortest list as a whole group. '''15 min'''.
=='''Option 6 - Tools for a [http://agilecoffee.com/leancoffee/ Lean Coffee]'''==
'''Here’s what you need:'''
*a pad or two of sticky notes (3″x3″ is fine)
*something to write with (markers work well because they’re visible from farther away)
*a timing device (eg. a smart phone)
*table & chairs
*people
*optional: a camera (to take pictures of actions & idea maps)
'''How it Works'''

The steps are simple, straightforward and can be modified depending upon the situation. Here’s the simple version:

1. Setup a Personal Kanban - e.g. To Do, Doing, Done

2. Identify what you want to talk about

3. Vote & discuss

That’s it.

'''For those who want more of detail, here is comprehensive list of steps:'''

1. Select a theme - see breakout session topic

2. (optional) Everyone writes their name on a card and keeps it in front of them.

3. Write topics onto notecards/stickies (one topic per card). No limit to the number of topics. ('''Pro-tip''': ''keep the words per card to a minimum for readability''.)

4. Set up a personal kanban board with three columns: To Do, Doing, Done. ('''Pro-tip''': ''add a fourth column (“Actions”) to collect action items as they come up''.)

5. Spend a few minutes introducing each topic, sharing a sentence or two describing the idea on each card.

6. Vote. Each participant gets three dot votes (or more – you choose). You may cast all your votes on one topic or spread them across multiple cards.

7. Rank the more popular topics higher in the backlog (the “To Do” column).

8. Now that you have an agenda, move the top item into the middle (“Doing”) column.

9. Set the timer (eg. smartphone) for five minutes — or whatever length the group determines is reasonable. This is the ''initial'' timebox for discussion.

10. When the time limit is reached, hold a simple roman vote (thumbs up, sideways or thumbs down) to see if there’s interest in continuing the discussion. If so, set the timer for a shorter duration (eg. three minutes) and continue discussing. You can repeat this step as many times as necessary until the group loses interest in the topic.

11. When the topic runs out of gas, move its card to the right (“Done”) column. Bring the next highest card over from “To Do” into “Doing” and repeat the process.

12. (optional) At the end of the session, elicit key takeaways and/or action items from the group. This is usually important if you’re using the meeting to drive decisions or create work. Taking a photo of the board or any artifacts (mind maps, etc.) is also handy.