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GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa

2026-03-02T18:34:32Z

Colleen.tiernan:

'''''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|<big>I would like to read this guide in English</big>]]'''''

<big>'''''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Je veux consulter le guide pour les séances en petits groupes]]'''''</big>

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa</big>''' ==
Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de l'équipe GouvEnsemble Ottawa pour la non-conférence de 2019 ! Merci de partager votre temps précieux pour nous aider à faire de cet événement une réalité - nous ne pouvons littéralement pas le faire sans vous ! Nous savons que nos formidables bénévoles font la journée, alors MERCI de lever la main. Votre énergie, votre enthousiasme et vos efforts contribuent à offrir une expérience agréable et à faire en sorte que chacun passe une journée mémorable. Par-dessus tout, nous espérons aussi que votre expérience de bénévolat sera amusante et enrichissante.

Dans ce wiki, vous trouverez beaucoup d'informations pour vous préparer pour votre journée.

La non-conférence d'une journée de GouvEnsemble Canada aura lieu le 17 décembre 2019 [https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 '''à l'édifice John G. Diefenbaker'''], 111, promenade Sussex, à Ottawa, Ontario. Nous attendons des centaines de personnes de partout au Canada.

(Vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Regardez [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''cette courte vidéo'''] et [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] pour en savoir plus !)

== '''Je veux en savoir plus à propos de GouvEnsemble''' ==
OneTeamGov est une communauté de gens passionnés par l'amélioration des services publics afin de faciliter la vie des gens.

L'objectif de la communauté est d'améliorer le service public et les méthodes de travail dans le secteur public en éliminant les divisions entre les personnes. Il est ouvert à toute personne, quel que soit son poste ou son secteur d'activité, qui souhaite améliorer les services publics ou les méthodes de travail du secteur public par des actions concrètes.

Partager et apprendre avec les autres est un impératif moral, parce que chacun mérite d'avoir des services publics efficaces et accessibles. C'est pourquoi GouvEnsemble Canada, le chapitre canadien de OneTeamGov, organise un événement à Ottawa. C'est l'occasion de favoriser et de faciliter l'apprentissage et le partage à l'échelle du pays.

Comme nos autres événements, celui-ce sera axé sur les résultats. Nous voulons que les gens retirent des idées pratiques pour améliorer les services publics dans leur travail. Plutôt qu'un programme de réunions ou de conférences, cet événement sera une non-conférence - une série de sessions définies par les participants le jour même. L'objectif sera de partager vos expériences, votre pratique, votre inspiration, votre compréhension, d'apprendre des autres et de construire votre propre appel à l'action.

Tout ce que vous devez connaitre en tant que bénévole se trouve ci-dessous !

== '''Si vous ne consultez rien d'autre, lisez ceci !''' ==
'''1 -''' La mise en place pour la non-conférence se fera le 16 décembre entre 13 h 00 et 16 h 00 sur les lieux de l'événement, soit au 111, promenade Sussex. Certains d'entre vous se sont inscrits pour aider à cette préparation ! Merci !!!

'''2 -''' A votre arrivée sur les lieux le 17 décembre, rendez-vous à la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles, et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart.

'''3 -''' L'inscription des participants débutera à 8 h 00 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' Il y aura du café et des collations dans la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) le matin. Il y aura aussi des collations légères disponibles toute la journée pour vous aider à garder votre énergie !

'''5 -''' Apportez un appareil mobile pour rester connecté ('''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Mots de passe: victoria2019), les organisateurs de la conférence auront aussi des talkies-walkies et se déplaceront à travers le 111 Sussex.

'''6 -''' Consultez les '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#R.C3.B4les_des_b.C3.A9n.C3.A9voles_-_Ce_que_l.27on_attend_de_moi|descriptions des rôles des bénévoles]]''' et '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Bref_programme_de_la_journ.C3.A9e|le bref programme de la journée]]''' avant de commencer ! Si vous êtes animateur et/ou prenez des notes, veuillez aussi consulter le '''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes]].'''

'''7 -''' A la fin de la journée, lorsque les participants quittent le lieu, nous voulons faire un " couloir de bénévoles " pour remercier tout le monde à leur départ. Nous ferons la queue à 16 h 45 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''8 -''' N'hésitez pas à communiquer avec Colleen Tiernan (numero) ou Kayleigh Chaston-Vickers (numero) pour toute question, problème ou préoccupation. Nous sommes ici pour vous aider !

= '''Non-conference Ottawa 2019 - Détails pour les bénévoles''' =

== '''Séances d'information à l'intention des bénévoles''' ==
'''<big>AVANT la non-conférence:</big>'''
* Des séances d'information pour les bénévoles auront lieu virtuellement via WebEx au cours de la semaine du 9 au 13 décembre. C'est l'occasion pour vous d'obtenir tous les détails, d'apprendre ce que l'on attend de vous et de nous poser toutes vos questions avant l'événement !
* Vous n'avez besoin d'assister qu'à '''une''' séance d'information préalable. Veuillez choisir la session qui vous convient le mieux selon l'horaire ci-dessous.
{| class="wikitable"
!Date
!Langue
!Détails pour la vidéoconférence
!Détails pour la téléconférence
|-
|'''9 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 558 387 665

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''10 décembre'''
12 h 00 HNE
|Français
|'''[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m88d216d00ac25229af26a0da77000a83 Cliquez ici pour vous connecter via WebEx]'''
Numéro de la rencontre : 556 379 343

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''11 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m4a471352d5dcccf10f633a31caa71e3c '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 559 289 031

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|}
'''<big>LE JOUR de la non-conference:</big>'''
* Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence, rendez-vous à '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|la salle des bénévoles]]''' pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart de travail.
* Vous recevrez un t-shirt blanc avec le logo OneTeamGov. '''Astuce : portez des vêtements et des chaussures confortables, le code vestimentaire est informel. Notez que les t-shirts sont de style unisexe.'''
* L'horaire complet des bénévoles sera affiché, veuillez informer Colleen et Kayleigh si vous rencontrez des pépins, ou si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations ! Vous pouvez nous envoyer un SMS le jour-meme.

== '''Bref programme de la journée''' ==
* 7 h: La salle des bénévoles est prête à vous accueillir et vous pouvez venir chercher votre t-shirt ! Veuillez arriver tôt pour votre quart de travail !

* '''8 h:''' Les portes ouvrent et les inscriptions commencent
* '''9 h à 9 h 40:''' Cérémonie de bienvenue
* '''9 h 40 à10 h 10:''' Activité de lancement
* Intervalle de 20 minutes: établissement de l'ordre du jour
* '''10 h 30 à 16 h 30''': Séances en petits groupes
* '''16 h 30 à 17 h''': Mot de la fin et départ
* '''16 h 45''' *** Les bénévoles font la queue à 16h45 pour un "high five" avec les participants qui quittent la salle
* '''17 h:''' C'EST LE NETTOYAGE! Si vous pouvez rester un peu plus longtemps et nous aider, à mettre les choses en ordre ce serait génial ! Merci!
== '''Prendre soin de soi''' ==
* Ce sera une journée importante et occupée, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et de votre propre bien-être. C'est correct de prendre des pauses !
* Il y aura une salle pour les bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) à votre disposition. Une salle tranquille sera aussi disponible. Lorsque les participants sont en séance, attendez-vous à ce que les pièces principales soient un peu plus tranquilles.
* Si à n'importe quel moment vous avez besoin d'aide ou si vous avez besoin de changer de rôle, n'hésitez pas à envoyer un SMS ou à appeler Colleen (819-360-0852) ou Kayleigh (506-654-3907). Nous sommes là pour prendre soin de vous aussi !

== '''Code de conduite''' ==

L'équipe de '''GouvEnsemble''' Unconference Team s'engage à maintenir un espace sûr et exempt de harcèlement pour tous nos participants. Ceci inclut le maintien d'un espace positif et inclusif où chacun est bienvenu et où les droits de la personne sont respectés pour tous, sans exception. Cela signifie le respect de tous les aspects des personnes, y compris l'âge, le genre, la race, l'origine ethnique, la religion ou l'absence de religion, l'origine nationale, la langue, l'éducation, la taille corporelle, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité/expression de genre et la créativité, les capacités physiques et mentales, et le statut socioéconomique.

Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement envers les participants.

Veuillez vous référer au [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ '''code de conduite officiel de OneTeamGov.''']

== '''Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi''' ==
{| class="wikitable"
|'''Rôle'''
|Remarques utiles
|Quand et qui
|-
|'''Installation, ''le jour avant'''''
|- Installation et préparation ''la veille de la non-conférence'' (16 décembre) au 111 Sussex
- diverses tâches, au besoin
|'''Horaire : de 13 h 00 à 16 h 00 le 16 décembre au 111 Sussex'''

|-
|'''Inscription'''

|- Accueil et inscription des participants à leur arrivée- Donnez aux participants un cordon/une étiquette avec leur nom, encouragez-les à écrire leur nom/information, etc.

- Indiquez aux participants où se trouvent les toilettes et répondez aux questions qu'ils pourraient avoir.

- Une fois l'inscription terminée, vous passerez à un rôle différent pour l'activité lancement.

- Lorsque l'activité de lancement débutera, vous vous promènerez dans la pièce et vous distribuerez des sacs de feutres et des fiches.

'''Chef d'équipe: Ashley Evans''' '''|''' Tél. ou SMS: | Talkie-walkie
|'''Horaire : de 7 h 30 à 9 h pour l'inscription et de 9 h à 10 h 10 pour aider à l'activité de lancement'''

|-
|'''Hôte et hôtesses, installation de la salle de réunion en petits groupes'''
|- Intéragissez avec les participants et aider-les avec leurs questions relativement à l'événement ou du lieu, en distribuant des sacs d'emplettes.
- Diriger les participants vers les salles de réunions et les salles de toilettes (familiarisez-vous avec les plans d'étage)

- Aider à répondre aux questions qui pourraient surgir, courir et aller chercher des choses, au besoin.

- '''*IMPORTANT*''' Veuillez vous assurer que chaque salle a un facilitateur ou un facilitratirice ainsi un preneur de notes au début de chaque séance en petits groupes.

- '''*IMPORTANT*''' Affichez le nom de la séance sur la porte '''ET''' assurez-vous que le preneur de notes a le bon document '''ET''' ramassez la feuille du tableau de papier de la dernière séance. Assurez-vous qu'elle est étiquetée et rapportez-la dans la salle des bénévoles.

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: | Talkie-walkie
|'''Horaire de l'accueil du matin : de 8 h à 12 h 30'''

'''Horaire des quarts de travail de l'accueil de l'après-midi : 12 h 30 à 16 h 30'''

|-
|'''Équipes des petits groupes'''

'''- Facilitateur ou facilitatrice'''

'''- Preneur de notes'''

|- Ce rôle consiste notamment à travailler en équipe pour convoquer, animer et consigner les discussions des séances en petits groupes (une équipe par salle).
- Le facilitateur ou la facilitatrice guidera la discussion qui dure 55 minutes, permettant ainsi aux participants de discuter et de générer (1) une compréhension commune du sujet, (2) des opportunités et des défis qui s'y rapportent et (3) des actions pratiques pour les aborder.

- Le preneur de notes saisira les points de la discussion, y compris la compréhension du sujet par la salle, les opportunités et les défis, et les actions pratiques. Un ordinateur portable/tablette sera fourni dans chaque salle. Un document et un dossier Google seront mis en place pour que vous puissiez enregistrer la discussion. Veuillez vous assurer que les notes sont enregistrées dans le dossier Google docs.

- Le preneur de notes s'assure également que l'horaire est respecté et prendra une photo du groupe participant à la session. Veuillez envoyer la photo à l'adresse suivante: '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- Les salles auront 40 chaises, formées en cercle et une table avec un ordinateur portable pour le preneur de notes

'''- [[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes également disponible]]'''

'''Chef d'équipe:''' '''Joël Bourgeoys |''' Tél. ou SMS: | Talkie-walkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLIQUEZ ici pour l'horaire de l'animateur et du preneur de notes''']]
|-
|'''Affectations spéciales'''
|- Divers rôles spécialisés durant la journée
- Les adjoints à l'établissement de l'ordre du jour seront informés à l'avance de leurs rôles spécifiques.

- Les bénévoles de la conciergerie Todd aideront à escorter les invités de baladodiffusion jusqu'à l'emplacement de la baladodiffusion

- Tracé graphique

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: | Talkie-walkie
|'''HoraireTodd Concierge:'''
10 h 15 à 12 h 30 :

De 12 h 30 à 16 h 30 :

'''Établissement de l'ordre du jour : Prêt à 10 h'''

'''Prise de notes graphique'''

Divers endroits tout au long de la journée
|-
|'''Mise en ordre'''

'''(Appel à tous!)'''
|- Nous apprécions que vous ayez pris le temps de nous aider et nous comprenons que vous ne puissiez pas rester, mais nous espérons que le plus grand nombre possible de bénévoles resteront après l'événement pour nous aider à remettre le site en bon état !

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: | Talkie-walkie
|'''Démontage - 17 h'''

'''Toute autre personne disponible qui peut rester dans les parages est la bienvenue ! Merci !'''
|}

== '''Plan de l'étage''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== <big>'''Médias sociaux'''</big> ==
Veuillez utiliser ces #hashtags pour mettre en valeur l'événement sur les médias sociaux: '''#NonConferenceOttawa''' '''#GouvEnsemble'''

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Mots de passe: victoria2019

== '''<big>Questions et Réponses</big>''' ==
# '''Les preneurs de notes sont-ils responsables du type de tableau de papier, qu'attend-on de nous dans ce rôle ?'''
#* Le but est de capturer les idées collectives issues de la conversation qui a lieu dans les petits groupes, nous ne nous attendons pas à ce que les preneurs de notes se chargent de la présentation des documents affichés, des tableaux de papier, etc. (ce sera fait plus tard, vous n'avez pas de devoirs)
#* Dans les salles de séances, vous trouverez des ordinateurs portables, un modèle pour vous aider à commencer (les notes seront sauvegardées dans un dossier sur Google Docs)
#* *** IMPORTANT *** Si vous utilisez un tableau de papier, veuillez y inscrire le sujet de votre séance et le numéro de la salle pour la tenue des dossiers.
# '''Qu'attendez-vous en matière de facilitation ?'''
#* Il n'y a pas de " façon unique " d'animer la séance, vous n'avez pas besoin d'être un facilitateur ou une facilitatrice d'expérience.
#* Il y aura des tableaux à feuilles et des notes autocollantes dans la salle si vous voulez les utiliser. Veuillez s'il vous plaît utiliser des marqueurs de tableaux de papier. N'utilisez pas de feutres Sharpie (les feutres Sharpie coulent à travers le papier et endommage les murs !)
#* Vous pouvez utiliser un large éventail de techniques différentes, que ce soit une conversation organique sans structure jusqu'à un animateur expérimenté utilisant l'approche 1-2-4-Tous (voir le Guide des séances en petits groupes).
#* En résumé, notre but est de faciliter une compréhension commune, l'exploration des opportunités et l'identification d'actions pratiques (consultez le guide des séances de petits groupes pour plus de détails)
# '''Comment est l'aménagement de la pièce, y a-t-il un plafond sur les nombres ?'''
#* Les salles sont de tailles différentes : il peut y avoir jusqu'à 40 chaises disposées en cercle dans la salle.
#* Lorsque les chaises sont pleines, la salle est pleine et les participants sont invités à assister à une autre séance.
# '''Quels sont les documents disponibles pour faciliter le processus ?'''
#* Il y aura des tableaux à feuilles mobiles, des post-it, des marqueurs, du ruban adhésif dans la salle - n'hésitez pas à utiliser ces fournitures !
# '''Qu'arrive-t-il si je ne parle que l'anglais et que je suis animateur, les participants sont-ils en mesure de parler la langue officielle de leur choix ?'''
#* Il y aura des séances en français organisées pour la journée, avec des animateurs et des preneurs de notes qui parlent et comprennent le français.
#* Les participants sont libres de s'exprimer dans la langue officielle de leur choix - la bonne nouvelle, c'est qu'Ottawa est très bilingue - vous pouvez être sûr que quelqu'un dans votre salle comprend et parle les deux langues et sera en mesure de vous aider si quelque chose se présente !
# '''Est-ce qu’un stationnement est disponible ?'''
#* Stationnement payant (12 $) disponible mais très limité, sans privilèges d'entrée et de sortie.
#* Nous vous encourageons fortement à utiliser les transports en commun ou le covoiturage dans la mesure du possible.
#* Pour ceux qui utilisent le garage de stationnement, veuillez utiliser les portes "D" identifiées comme étant le "Pavillon D - Bytown", les ascenseurs à cette entrée vous mèneront jusqu'au Victoria Hall au premier niveau.
#* Le stationnement doit être payé à l'intérieur de l'immeuble en argent comptant ou par carte de crédit.
# '''À quoi ressemblera la fin de la journée ? Y aura-t-il une synthèse?'''
#* Il y a une cérémonie de clôture
#* La synthèse des notes des sessions sera faite plus tard, c'est pourquoi nous avons des preneurs de notes organisés pour chaque session. De plus, s'il vous plaît, gardez et rapportez à la salle de bénévolat tous vos précieux tableaux à feuilles mobiles !
# '''Et pour le dîner ?'''
#* Le dîner ne sera pas servi, mais il y a une cafétéria sur place ainsi qu'un micro-ondes.
#* C'est à vous de déterminer le meilleur moment pour prendre votre pause dîner, en fonction de votre rôle de bénévole et votre disponibilité ! (Les participants auront le choix entre deux créneaux horaires différents pour le dîner, selon l'horaire de leur choix)
#* Il y aura des collations dans la salle des bénévoles pour vous aider à continuer !

GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa

2026-03-02T18:33:57Z

Colleen.tiernan:

'''''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|<big>I would like to read this guide in English</big>]]'''''

<big>'''''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Je veux consulter le guide pour les séances en petits groupes]]'''''</big>

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa</big>''' ==
Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de l'équipe GouvEnsemble Ottawa pour la non-conférence de 2019 ! Merci de partager votre temps précieux pour nous aider à faire de cet événement une réalité - nous ne pouvons littéralement pas le faire sans vous ! Nous savons que nos formidables bénévoles font la journée, alors MERCI de lever la main. Votre énergie, votre enthousiasme et vos efforts contribuent à offrir une expérience agréable et à faire en sorte que chacun passe une journée mémorable. Par-dessus tout, nous espérons aussi que votre expérience de bénévolat sera amusante et enrichissante.

Dans ce wiki, vous trouverez beaucoup d'informations pour vous préparer pour votre journée.

La non-conférence d'une journée de GouvEnsemble Canada aura lieu le 17 décembre 2019 [https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 '''à l'édifice John G. Diefenbaker'''], 111, promenade Sussex, à Ottawa, Ontario. Nous attendons des centaines de personnes de partout au Canada.

(Vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Regardez [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''cette courte vidéo'''] et [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] pour en savoir plus !)

== '''Je veux en savoir plus à propos de GouvEnsemble''' ==
OneTeamGov est une communauté de gens passionnés par l'amélioration des services publics afin de faciliter la vie des gens.

L'objectif de la communauté est d'améliorer le service public et les méthodes de travail dans le secteur public en éliminant les divisions entre les personnes. Il est ouvert à toute personne, quel que soit son poste ou son secteur d'activité, qui souhaite améliorer les services publics ou les méthodes de travail du secteur public par des actions concrètes.

Partager et apprendre avec les autres est un impératif moral, parce que chacun mérite d'avoir des services publics efficaces et accessibles. C'est pourquoi GouvEnsemble Canada, le chapitre canadien de OneTeamGov, organise un événement à Ottawa. C'est l'occasion de favoriser et de faciliter l'apprentissage et le partage à l'échelle du pays.

Comme nos autres événements, celui-ce sera axé sur les résultats. Nous voulons que les gens retirent des idées pratiques pour améliorer les services publics dans leur travail. Plutôt qu'un programme de réunions ou de conférences, cet événement sera une non-conférence - une série de sessions définies par les participants le jour même. L'objectif sera de partager vos expériences, votre pratique, votre inspiration, votre compréhension, d'apprendre des autres et de construire votre propre appel à l'action.

Tout ce que vous devez connaitre en tant que bénévole se trouve ci-dessous !

== '''Si vous ne consultez rien d'autre, lisez ceci !''' ==
'''1 -''' La mise en place pour la non-conférence se fera le 16 décembre entre 13 h 00 et 16 h 00 sur les lieux de l'événement, soit au 111, promenade Sussex. Certains d'entre vous se sont inscrits pour aider à cette préparation ! Merci !!!

'''2 -''' A votre arrivée sur les lieux le 17 décembre, rendez-vous à la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles, et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart.

'''3 -''' L'inscription des participants débutera à 8 h 00 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' Il y aura du café et des collations dans la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) le matin. Il y aura aussi des collations légères disponibles toute la journée pour vous aider à garder votre énergie !

'''5 -''' Apportez un appareil mobile pour rester connecté ('''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Mots de passe: victoria2019), les organisateurs de la conférence auront aussi des talkies-walkies et se déplaceront à travers le 111 Sussex.

'''6 -''' Consultez les '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#R.C3.B4les_des_b.C3.A9n.C3.A9voles_-_Ce_que_l.27on_attend_de_moi|descriptions des rôles des bénévoles]]''' et '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Bref_programme_de_la_journ.C3.A9e|le bref programme de la journée]]''' avant de commencer ! Si vous êtes animateur et/ou prenez des notes, veuillez aussi consulter le '''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes]].'''

'''7 -''' A la fin de la journée, lorsque les participants quittent le lieu, nous voulons faire un " couloir de bénévoles " pour remercier tout le monde à leur départ. Nous ferons la queue à 16 h 45 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''8 -''' N'hésitez pas à communiquer avec Colleen Tiernan (numero) ou Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) pour toute question, problème ou préoccupation. Nous sommes ici pour vous aider !

= '''Non-conference Ottawa 2019 - Détails pour les bénévoles''' =

== '''Séances d'information à l'intention des bénévoles''' ==
'''<big>AVANT la non-conférence:</big>'''
* Des séances d'information pour les bénévoles auront lieu virtuellement via WebEx au cours de la semaine du 9 au 13 décembre. C'est l'occasion pour vous d'obtenir tous les détails, d'apprendre ce que l'on attend de vous et de nous poser toutes vos questions avant l'événement !
* Vous n'avez besoin d'assister qu'à '''une''' séance d'information préalable. Veuillez choisir la session qui vous convient le mieux selon l'horaire ci-dessous.
{| class="wikitable"
!Date
!Langue
!Détails pour la vidéoconférence
!Détails pour la téléconférence
|-
|'''9 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 558 387 665

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''10 décembre'''
12 h 00 HNE
|Français
|'''[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m88d216d00ac25229af26a0da77000a83 Cliquez ici pour vous connecter via WebEx]'''
Numéro de la rencontre : 556 379 343

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''11 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m4a471352d5dcccf10f633a31caa71e3c '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 559 289 031

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|}
'''<big>LE JOUR de la non-conference:</big>'''
* Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence, rendez-vous à '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|la salle des bénévoles]]''' pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart de travail.
* Vous recevrez un t-shirt blanc avec le logo OneTeamGov. '''Astuce : portez des vêtements et des chaussures confortables, le code vestimentaire est informel. Notez que les t-shirts sont de style unisexe.'''
* L'horaire complet des bénévoles sera affiché, veuillez informer Colleen et Kayleigh si vous rencontrez des pépins, ou si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations ! Vous pouvez nous envoyer un SMS le jour-meme.

== '''Bref programme de la journée''' ==
* 7 h: La salle des bénévoles est prête à vous accueillir et vous pouvez venir chercher votre t-shirt ! Veuillez arriver tôt pour votre quart de travail !

* '''8 h:''' Les portes ouvrent et les inscriptions commencent
* '''9 h à 9 h 40:''' Cérémonie de bienvenue
* '''9 h 40 à10 h 10:''' Activité de lancement
* Intervalle de 20 minutes: établissement de l'ordre du jour
* '''10 h 30 à 16 h 30''': Séances en petits groupes
* '''16 h 30 à 17 h''': Mot de la fin et départ
* '''16 h 45''' *** Les bénévoles font la queue à 16h45 pour un "high five" avec les participants qui quittent la salle
* '''17 h:''' C'EST LE NETTOYAGE! Si vous pouvez rester un peu plus longtemps et nous aider, à mettre les choses en ordre ce serait génial ! Merci!
== '''Prendre soin de soi''' ==
* Ce sera une journée importante et occupée, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et de votre propre bien-être. C'est correct de prendre des pauses !
* Il y aura une salle pour les bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) à votre disposition. Une salle tranquille sera aussi disponible. Lorsque les participants sont en séance, attendez-vous à ce que les pièces principales soient un peu plus tranquilles.
* Si à n'importe quel moment vous avez besoin d'aide ou si vous avez besoin de changer de rôle, n'hésitez pas à envoyer un SMS ou à appeler Colleen (819-360-0852) ou Kayleigh (506-654-3907). Nous sommes là pour prendre soin de vous aussi !

== '''Code de conduite''' ==

L'équipe de '''GouvEnsemble''' Unconference Team s'engage à maintenir un espace sûr et exempt de harcèlement pour tous nos participants. Ceci inclut le maintien d'un espace positif et inclusif où chacun est bienvenu et où les droits de la personne sont respectés pour tous, sans exception. Cela signifie le respect de tous les aspects des personnes, y compris l'âge, le genre, la race, l'origine ethnique, la religion ou l'absence de religion, l'origine nationale, la langue, l'éducation, la taille corporelle, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité/expression de genre et la créativité, les capacités physiques et mentales, et le statut socioéconomique.

Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement envers les participants.

Veuillez vous référer au [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ '''code de conduite officiel de OneTeamGov.''']

== '''Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi''' ==
{| class="wikitable"
|'''Rôle'''
|Remarques utiles
|Quand et qui
|-
|'''Installation, ''le jour avant'''''
|- Installation et préparation ''la veille de la non-conférence'' (16 décembre) au 111 Sussex
- diverses tâches, au besoin
|'''Horaire : de 13 h 00 à 16 h 00 le 16 décembre au 111 Sussex'''

|-
|'''Inscription'''

|- Accueil et inscription des participants à leur arrivée- Donnez aux participants un cordon/une étiquette avec leur nom, encouragez-les à écrire leur nom/information, etc.

- Indiquez aux participants où se trouvent les toilettes et répondez aux questions qu'ils pourraient avoir.

- Une fois l'inscription terminée, vous passerez à un rôle différent pour l'activité lancement.

- Lorsque l'activité de lancement débutera, vous vous promènerez dans la pièce et vous distribuerez des sacs de feutres et des fiches.

'''Chef d'équipe: Ashley Evans''' '''|''' Tél. ou SMS: | Talkie-walkie
|'''Horaire : de 7 h 30 à 9 h pour l'inscription et de 9 h à 10 h 10 pour aider à l'activité de lancement'''

|-
|'''Hôte et hôtesses, installation de la salle de réunion en petits groupes'''
|- Intéragissez avec les participants et aider-les avec leurs questions relativement à l'événement ou du lieu, en distribuant des sacs d'emplettes.
- Diriger les participants vers les salles de réunions et les salles de toilettes (familiarisez-vous avec les plans d'étage)

- Aider à répondre aux questions qui pourraient surgir, courir et aller chercher des choses, au besoin.

- '''*IMPORTANT*''' Veuillez vous assurer que chaque salle a un facilitateur ou un facilitratirice ainsi un preneur de notes au début de chaque séance en petits groupes.

- '''*IMPORTANT*''' Affichez le nom de la séance sur la porte '''ET''' assurez-vous que le preneur de notes a le bon document '''ET''' ramassez la feuille du tableau de papier de la dernière séance. Assurez-vous qu'elle est étiquetée et rapportez-la dans la salle des bénévoles.

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: | Talkie-walkie
|'''Horaire de l'accueil du matin : de 8 h à 12 h 30'''

'''Horaire des quarts de travail de l'accueil de l'après-midi : 12 h 30 à 16 h 30'''

|-
|'''Équipes des petits groupes'''

'''- Facilitateur ou facilitatrice'''

'''- Preneur de notes'''

|- Ce rôle consiste notamment à travailler en équipe pour convoquer, animer et consigner les discussions des séances en petits groupes (une équipe par salle).
- Le facilitateur ou la facilitatrice guidera la discussion qui dure 55 minutes, permettant ainsi aux participants de discuter et de générer (1) une compréhension commune du sujet, (2) des opportunités et des défis qui s'y rapportent et (3) des actions pratiques pour les aborder.

- Le preneur de notes saisira les points de la discussion, y compris la compréhension du sujet par la salle, les opportunités et les défis, et les actions pratiques. Un ordinateur portable/tablette sera fourni dans chaque salle. Un document et un dossier Google seront mis en place pour que vous puissiez enregistrer la discussion. Veuillez vous assurer que les notes sont enregistrées dans le dossier Google docs.

- Le preneur de notes s'assure également que l'horaire est respecté et prendra une photo du groupe participant à la session. Veuillez envoyer la photo à l'adresse suivante: '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- Les salles auront 40 chaises, formées en cercle et une table avec un ordinateur portable pour le preneur de notes

'''- [[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes également disponible]]'''

'''Chef d'équipe:''' '''Joël Bourgeoys |''' Tél. ou SMS: | Talkie-walkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLIQUEZ ici pour l'horaire de l'animateur et du preneur de notes''']]
|-
|'''Affectations spéciales'''
|- Divers rôles spécialisés durant la journée
- Les adjoints à l'établissement de l'ordre du jour seront informés à l'avance de leurs rôles spécifiques.

- Les bénévoles de la conciergerie Todd aideront à escorter les invités de baladodiffusion jusqu'à l'emplacement de la baladodiffusion

- Tracé graphique

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: | Talkie-walkie
|'''HoraireTodd Concierge:'''
10 h 15 à 12 h 30 :

De 12 h 30 à 16 h 30 :

'''Établissement de l'ordre du jour : Prêt à 10 h'''

'''Prise de notes graphique'''

Divers endroits tout au long de la journée
|-
|'''Mise en ordre'''

'''(Appel à tous!)'''
|- Nous apprécions que vous ayez pris le temps de nous aider et nous comprenons que vous ne puissiez pas rester, mais nous espérons que le plus grand nombre possible de bénévoles resteront après l'événement pour nous aider à remettre le site en bon état !

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: | Talkie-walkie
|'''Démontage - 17 h'''

'''Toute autre personne disponible qui peut rester dans les parages est la bienvenue ! Merci !'''
|}

== '''Plan de l'étage''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== <big>'''Médias sociaux'''</big> ==
Veuillez utiliser ces #hashtags pour mettre en valeur l'événement sur les médias sociaux: '''#NonConferenceOttawa''' '''#GouvEnsemble'''

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Mots de passe: victoria2019

== '''<big>Questions et Réponses</big>''' ==
# '''Les preneurs de notes sont-ils responsables du type de tableau de papier, qu'attend-on de nous dans ce rôle ?'''
#* Le but est de capturer les idées collectives issues de la conversation qui a lieu dans les petits groupes, nous ne nous attendons pas à ce que les preneurs de notes se chargent de la présentation des documents affichés, des tableaux de papier, etc. (ce sera fait plus tard, vous n'avez pas de devoirs)
#* Dans les salles de séances, vous trouverez des ordinateurs portables, un modèle pour vous aider à commencer (les notes seront sauvegardées dans un dossier sur Google Docs)
#* *** IMPORTANT *** Si vous utilisez un tableau de papier, veuillez y inscrire le sujet de votre séance et le numéro de la salle pour la tenue des dossiers.
# '''Qu'attendez-vous en matière de facilitation ?'''
#* Il n'y a pas de " façon unique " d'animer la séance, vous n'avez pas besoin d'être un facilitateur ou une facilitatrice d'expérience.
#* Il y aura des tableaux à feuilles et des notes autocollantes dans la salle si vous voulez les utiliser. Veuillez s'il vous plaît utiliser des marqueurs de tableaux de papier. N'utilisez pas de feutres Sharpie (les feutres Sharpie coulent à travers le papier et endommage les murs !)
#* Vous pouvez utiliser un large éventail de techniques différentes, que ce soit une conversation organique sans structure jusqu'à un animateur expérimenté utilisant l'approche 1-2-4-Tous (voir le Guide des séances en petits groupes).
#* En résumé, notre but est de faciliter une compréhension commune, l'exploration des opportunités et l'identification d'actions pratiques (consultez le guide des séances de petits groupes pour plus de détails)
# '''Comment est l'aménagement de la pièce, y a-t-il un plafond sur les nombres ?'''
#* Les salles sont de tailles différentes : il peut y avoir jusqu'à 40 chaises disposées en cercle dans la salle.
#* Lorsque les chaises sont pleines, la salle est pleine et les participants sont invités à assister à une autre séance.
# '''Quels sont les documents disponibles pour faciliter le processus ?'''
#* Il y aura des tableaux à feuilles mobiles, des post-it, des marqueurs, du ruban adhésif dans la salle - n'hésitez pas à utiliser ces fournitures !
# '''Qu'arrive-t-il si je ne parle que l'anglais et que je suis animateur, les participants sont-ils en mesure de parler la langue officielle de leur choix ?'''
#* Il y aura des séances en français organisées pour la journée, avec des animateurs et des preneurs de notes qui parlent et comprennent le français.
#* Les participants sont libres de s'exprimer dans la langue officielle de leur choix - la bonne nouvelle, c'est qu'Ottawa est très bilingue - vous pouvez être sûr que quelqu'un dans votre salle comprend et parle les deux langues et sera en mesure de vous aider si quelque chose se présente !
# '''Est-ce qu’un stationnement est disponible ?'''
#* Stationnement payant (12 $) disponible mais très limité, sans privilèges d'entrée et de sortie.
#* Nous vous encourageons fortement à utiliser les transports en commun ou le covoiturage dans la mesure du possible.
#* Pour ceux qui utilisent le garage de stationnement, veuillez utiliser les portes "D" identifiées comme étant le "Pavillon D - Bytown", les ascenseurs à cette entrée vous mèneront jusqu'au Victoria Hall au premier niveau.
#* Le stationnement doit être payé à l'intérieur de l'immeuble en argent comptant ou par carte de crédit.
# '''À quoi ressemblera la fin de la journée ? Y aura-t-il une synthèse?'''
#* Il y a une cérémonie de clôture
#* La synthèse des notes des sessions sera faite plus tard, c'est pourquoi nous avons des preneurs de notes organisés pour chaque session. De plus, s'il vous plaît, gardez et rapportez à la salle de bénévolat tous vos précieux tableaux à feuilles mobiles !
# '''Et pour le dîner ?'''
#* Le dîner ne sera pas servi, mais il y a une cafétéria sur place ainsi qu'un micro-ondes.
#* C'est à vous de déterminer le meilleur moment pour prendre votre pause dîner, en fonction de votre rôle de bénévole et votre disponibilité ! (Les participants auront le choix entre deux créneaux horaires différents pour le dîner, selon l'horaire de leur choix)
#* Il y aura des collations dans la salle des bénévoles pour vous aider à continuer !

OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide

2026-03-02T18:33:28Z

Colleen.tiernan:

'''''PLA[[GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected ('''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''8 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (number) or Kayleigh Chaston-Vickers with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|'''[https://gts-ee.webex.com/webappng/sites/gts-ee/meeting/info/145481816479910373?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e Click here to join the meeting]'''
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:30''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:30-17:00''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''' available to you as well as a quiet space. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Set-up, ''the day before'''''
| - Set-up the day before the unconference on December 16, at 111 Sussex
- Various tasks as needed
|'''Timing: 1pm to 4pm on December 16 at 111 Sussex'''
PLACEHOLDER
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: PLACEHOLDER | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
PLACEHOLDER
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: PLACEHOLDER | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
PLACEHOLDER

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

PLACEHOLDER

|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the appropriate Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- The rooms will have 40 chairs in a circle and a table with a laptop for the note-taker

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: PLACEHOLDER | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location

- Graphic Facilitator
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, PLACEHOLDER

12:30pm to 16:30pm shift, PLACEHOLDER

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

PLACEHOLDER

'''Graphic Recorder'''

Various locations all day
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: PLACEHOLDER | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
PLACEHOLDER

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== '''<big>Social Media</big>''' ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019

== <big>'''Questions & Answers'''</big> ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)
# '''How is the room set-up, is there a cap on numbers?:'''
#* The rooms are different sizes, there may be up to 40 chairs set-up in a circle in the room
#* When the chairs are full, the room is full and participants are invited to attend another session
# '''What materials are available to facilitate?'''
#* There will be flip charts, post-it notes, markers, tape in the room – please feel free to use these supplies
# '''What if I only speak English and am facilitating, are participants able to speak their official language of their choice?'''
#* There is a full stream of French breakout sessions organized for the day, with facilitators and note-takers that speak and understand French
#* Participants are free to speak in the official language of their choice – the good news is that Ottawa is very bilingual – you can be sure that someone in your room understands and speaks both languages and will be able to pitch in and help you out if something comes up!
# '''What parking is available?'''
#* Paid parking ($12) is available but very limited with no in-and-out privileges
#* We strongly encourage you to use public transportation when possible
#* For those using the parking garage, please use the “D” doors identified as the “D – Bytown Pavilion”, the elevators at that entrance will take you right up to the Victoria Hall on the first level
#* Parking should be paid inside the building using cash or credit card
# '''What will the end of the day be like? Will there be a rollup?'''
#* There is a closing ceremony
#* The roll-up of the sessions notes will be done later, so this is why we have note-takers organized for each session. Also, please save and bring back to the volunteer room all of your valuable flip charts!
# '''What about lunch?'''
#* Lunch will not be provided, but there is a cafeteria on site as well as microwave
#* There will be light snacks available in the volunteer room to keep you going!

GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa

2026-03-02T18:29:14Z

Colleen.tiernan: removed personal mobile numbers and also some names

'''''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|<big>I would like to read this guide in English</big>]]'''''

<big>'''''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Je veux consulter le guide pour les séances en petits groupes]]'''''</big>

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa</big>''' ==
Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de l'équipe GouvEnsemble Ottawa pour la non-conférence de 2019 ! Merci de partager votre temps précieux pour nous aider à faire de cet événement une réalité - nous ne pouvons littéralement pas le faire sans vous ! Nous savons que nos formidables bénévoles font la journée, alors MERCI de lever la main. Votre énergie, votre enthousiasme et vos efforts contribuent à offrir une expérience agréable et à faire en sorte que chacun passe une journée mémorable. Par-dessus tout, nous espérons aussi que votre expérience de bénévolat sera amusante et enrichissante.

Dans ce wiki, vous trouverez beaucoup d'informations pour vous préparer pour votre journée.

La non-conférence d'une journée de GouvEnsemble Canada aura lieu le 17 décembre 2019 [https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 '''à l'édifice John G. Diefenbaker'''], 111, promenade Sussex, à Ottawa, Ontario. Nous attendons des centaines de personnes de partout au Canada.

(Vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Regardez [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''cette courte vidéo'''] et [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] pour en savoir plus !)

== '''Je veux en savoir plus à propos de GouvEnsemble''' ==
OneTeamGov est une communauté de gens passionnés par l'amélioration des services publics afin de faciliter la vie des gens.

L'objectif de la communauté est d'améliorer le service public et les méthodes de travail dans le secteur public en éliminant les divisions entre les personnes. Il est ouvert à toute personne, quel que soit son poste ou son secteur d'activité, qui souhaite améliorer les services publics ou les méthodes de travail du secteur public par des actions concrètes.

Partager et apprendre avec les autres est un impératif moral, parce que chacun mérite d'avoir des services publics efficaces et accessibles. C'est pourquoi GouvEnsemble Canada, le chapitre canadien de OneTeamGov, organise un événement à Ottawa. C'est l'occasion de favoriser et de faciliter l'apprentissage et le partage à l'échelle du pays.

Comme nos autres événements, celui-ce sera axé sur les résultats. Nous voulons que les gens retirent des idées pratiques pour améliorer les services publics dans leur travail. Plutôt qu'un programme de réunions ou de conférences, cet événement sera une non-conférence - une série de sessions définies par les participants le jour même. L'objectif sera de partager vos expériences, votre pratique, votre inspiration, votre compréhension, d'apprendre des autres et de construire votre propre appel à l'action.

Tout ce que vous devez connaitre en tant que bénévole se trouve ci-dessous !

== '''Si vous ne consultez rien d'autre, lisez ceci !''' ==
'''1 -''' La mise en place pour la non-conférence se fera le 16 décembre entre 13 h 00 et 16 h 00 sur les lieux de l'événement, soit au 111, promenade Sussex. Certains d'entre vous se sont inscrits pour aider à cette préparation ! Merci !!!

'''2 -''' A votre arrivée sur les lieux le 17 décembre, rendez-vous à la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles, et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart.

'''3 -''' L'inscription des participants débutera à 8 h 00 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' Il y aura du café et des collations dans la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) le matin. Il y aura aussi des collations légères disponibles toute la journée pour vous aider à garder votre énergie !

'''5 -''' Apportez un appareil mobile pour rester connecté ('''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Mots de passe: victoria2019), les organisateurs de la conférence auront aussi des talkies-walkies et se déplaceront à travers le 111 Sussex.

'''6 -''' Consultez les '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#R.C3.B4les_des_b.C3.A9n.C3.A9voles_-_Ce_que_l.27on_attend_de_moi|descriptions des rôles des bénévoles]]''' et '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Bref_programme_de_la_journ.C3.A9e|le bref programme de la journée]]''' avant de commencer ! Si vous êtes animateur et/ou prenez des notes, veuillez aussi consulter le '''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes]].'''

'''7 -''' A la fin de la journée, lorsque les participants quittent le lieu, nous voulons faire un " couloir de bénévoles " pour remercier tout le monde à leur départ. Nous ferons la queue à 16 h 45 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''8 -''' N'hésitez pas à communiquer avec Colleen Tiernan (819-360-0852) ou Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) pour toute question, problème ou préoccupation. Nous sommes ici pour vous aider !

= '''Non-conference Ottawa 2019 - Détails pour les bénévoles''' =

== '''Séances d'information à l'intention des bénévoles''' ==
'''<big>AVANT la non-conférence:</big>'''
* Des séances d'information pour les bénévoles auront lieu virtuellement via WebEx au cours de la semaine du 9 au 13 décembre. C'est l'occasion pour vous d'obtenir tous les détails, d'apprendre ce que l'on attend de vous et de nous poser toutes vos questions avant l'événement !
* Vous n'avez besoin d'assister qu'à '''une''' séance d'information préalable. Veuillez choisir la session qui vous convient le mieux selon l'horaire ci-dessous.
{| class="wikitable"
!Date
!Langue
!Détails pour la vidéoconférence
!Détails pour la téléconférence
|-
|'''9 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 558 387 665

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''10 décembre'''
12 h 00 HNE
|Français
|'''[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m88d216d00ac25229af26a0da77000a83 Cliquez ici pour vous connecter via WebEx]'''
Numéro de la rencontre : 556 379 343

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''11 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m4a471352d5dcccf10f633a31caa71e3c '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 559 289 031

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|}
'''<big>LE JOUR de la non-conference:</big>'''
* Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence, rendez-vous à '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|la salle des bénévoles]]''' pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart de travail.
* Vous recevrez un t-shirt blanc avec le logo OneTeamGov. '''Astuce : portez des vêtements et des chaussures confortables, le code vestimentaire est informel. Notez que les t-shirts sont de style unisexe.'''
* L'horaire complet des bénévoles sera affiché, veuillez informer Colleen et Kayleigh si vous rencontrez des pépins, ou si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations ! Vous pouvez nous envoyer un SMS le jour-meme.

== '''Bref programme de la journée''' ==
* 7 h: La salle des bénévoles est prête à vous accueillir et vous pouvez venir chercher votre t-shirt ! Veuillez arriver tôt pour votre quart de travail !

* '''8 h:''' Les portes ouvrent et les inscriptions commencent
* '''9 h à 9 h 40:''' Cérémonie de bienvenue
* '''9 h 40 à10 h 10:''' Activité de lancement
* Intervalle de 20 minutes: établissement de l'ordre du jour
* '''10 h 30 à 16 h 30''': Séances en petits groupes
* '''16 h 30 à 17 h''': Mot de la fin et départ
* '''16 h 45''' *** Les bénévoles font la queue à 16h45 pour un "high five" avec les participants qui quittent la salle
* '''17 h:''' C'EST LE NETTOYAGE! Si vous pouvez rester un peu plus longtemps et nous aider, à mettre les choses en ordre ce serait génial ! Merci!
== '''Prendre soin de soi''' ==
* Ce sera une journée importante et occupée, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et de votre propre bien-être. C'est correct de prendre des pauses !
* Il y aura une salle pour les bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) à votre disposition. Une salle tranquille sera aussi disponible. Lorsque les participants sont en séance, attendez-vous à ce que les pièces principales soient un peu plus tranquilles.
* Si à n'importe quel moment vous avez besoin d'aide ou si vous avez besoin de changer de rôle, n'hésitez pas à envoyer un SMS ou à appeler Colleen (819-360-0852) ou Kayleigh (506-654-3907). Nous sommes là pour prendre soin de vous aussi !

== '''Code de conduite''' ==

L'équipe de '''GouvEnsemble''' Unconference Team s'engage à maintenir un espace sûr et exempt de harcèlement pour tous nos participants. Ceci inclut le maintien d'un espace positif et inclusif où chacun est bienvenu et où les droits de la personne sont respectés pour tous, sans exception. Cela signifie le respect de tous les aspects des personnes, y compris l'âge, le genre, la race, l'origine ethnique, la religion ou l'absence de religion, l'origine nationale, la langue, l'éducation, la taille corporelle, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité/expression de genre et la créativité, les capacités physiques et mentales, et le statut socioéconomique.

Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement envers les participants.

Veuillez vous référer au [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ '''code de conduite officiel de OneTeamGov.''']

== '''Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi''' ==
{| class="wikitable"
|'''Rôle'''
|Remarques utiles
|Quand et qui
|-
|'''Installation, ''le jour avant'''''
|- Installation et préparation ''la veille de la non-conférence'' (16 décembre) au 111 Sussex
- diverses tâches, au besoin
|'''Horaire : de 13 h 00 à 16 h 00 le 16 décembre au 111 Sussex'''

|-
|'''Inscription'''

|- Accueil et inscription des participants à leur arrivée- Donnez aux participants un cordon/une étiquette avec leur nom, encouragez-les à écrire leur nom/information, etc.

- Indiquez aux participants où se trouvent les toilettes et répondez aux questions qu'ils pourraient avoir.

- Une fois l'inscription terminée, vous passerez à un rôle différent pour l'activité lancement.

- Lorsque l'activité de lancement débutera, vous vous promènerez dans la pièce et vous distribuerez des sacs de feutres et des fiches.

'''Chef d'équipe: Ashley Evans''' '''|''' Tél. ou SMS: | Talkie-walkie
|'''Horaire : de 7 h 30 à 9 h pour l'inscription et de 9 h à 10 h 10 pour aider à l'activité de lancement'''

|-
|'''Hôte et hôtesses, installation de la salle de réunion en petits groupes'''
|- Intéragissez avec les participants et aider-les avec leurs questions relativement à l'événement ou du lieu, en distribuant des sacs d'emplettes.
- Diriger les participants vers les salles de réunions et les salles de toilettes (familiarisez-vous avec les plans d'étage)

- Aider à répondre aux questions qui pourraient surgir, courir et aller chercher des choses, au besoin.

- '''*IMPORTANT*''' Veuillez vous assurer que chaque salle a un facilitateur ou un facilitratirice ainsi un preneur de notes au début de chaque séance en petits groupes.

- '''*IMPORTANT*''' Affichez le nom de la séance sur la porte '''ET''' assurez-vous que le preneur de notes a le bon document '''ET''' ramassez la feuille du tableau de papier de la dernière séance. Assurez-vous qu'elle est étiquetée et rapportez-la dans la salle des bénévoles.

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: | Talkie-walkie
|'''Horaire de l'accueil du matin : de 8 h à 12 h 30'''

'''Horaire des quarts de travail de l'accueil de l'après-midi : 12 h 30 à 16 h 30'''

|-
|'''Équipes des petits groupes'''

'''- Facilitateur ou facilitatrice'''

'''- Preneur de notes'''

|- Ce rôle consiste notamment à travailler en équipe pour convoquer, animer et consigner les discussions des séances en petits groupes (une équipe par salle).
- Le facilitateur ou la facilitatrice guidera la discussion qui dure 55 minutes, permettant ainsi aux participants de discuter et de générer (1) une compréhension commune du sujet, (2) des opportunités et des défis qui s'y rapportent et (3) des actions pratiques pour les aborder.

- Le preneur de notes saisira les points de la discussion, y compris la compréhension du sujet par la salle, les opportunités et les défis, et les actions pratiques. Un ordinateur portable/tablette sera fourni dans chaque salle. Un document et un dossier Google seront mis en place pour que vous puissiez enregistrer la discussion. Veuillez vous assurer que les notes sont enregistrées dans le dossier Google docs.

- Le preneur de notes s'assure également que l'horaire est respecté et prendra une photo du groupe participant à la session. Veuillez envoyer la photo à l'adresse suivante: '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- Les salles auront 40 chaises, formées en cercle et une table avec un ordinateur portable pour le preneur de notes

'''- [[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes également disponible]]'''

'''Chef d'équipe:''' '''Joël Bourgeoys |''' Tél. ou SMS: | Talkie-walkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLIQUEZ ici pour l'horaire de l'animateur et du preneur de notes''']]
|-
|'''Affectations spéciales'''
|- Divers rôles spécialisés durant la journée
- Les adjoints à l'établissement de l'ordre du jour seront informés à l'avance de leurs rôles spécifiques.

- Les bénévoles de la conciergerie Todd aideront à escorter les invités de baladodiffusion jusqu'à l'emplacement de la baladodiffusion

- Tracé graphique

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: | Talkie-walkie
|'''HoraireTodd Concierge:'''
10 h 15 à 12 h 30 :

De 12 h 30 à 16 h 30 :

'''Établissement de l'ordre du jour : Prêt à 10 h'''

'''Prise de notes graphique'''

Divers endroits tout au long de la journée
|-
|'''Mise en ordre'''

'''(Appel à tous!)'''
|- Nous apprécions que vous ayez pris le temps de nous aider et nous comprenons que vous ne puissiez pas rester, mais nous espérons que le plus grand nombre possible de bénévoles resteront après l'événement pour nous aider à remettre le site en bon état !

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: | Talkie-walkie
|'''Démontage - 17 h'''

'''Toute autre personne disponible qui peut rester dans les parages est la bienvenue ! Merci !'''
|}

== '''Plan de l'étage''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== <big>'''Médias sociaux'''</big> ==
Veuillez utiliser ces #hashtags pour mettre en valeur l'événement sur les médias sociaux: '''#NonConferenceOttawa''' '''#GouvEnsemble'''

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Mots de passe: victoria2019

== '''<big>Questions et Réponses</big>''' ==
# '''Les preneurs de notes sont-ils responsables du type de tableau de papier, qu'attend-on de nous dans ce rôle ?'''
#* Le but est de capturer les idées collectives issues de la conversation qui a lieu dans les petits groupes, nous ne nous attendons pas à ce que les preneurs de notes se chargent de la présentation des documents affichés, des tableaux de papier, etc. (ce sera fait plus tard, vous n'avez pas de devoirs)
#* Dans les salles de séances, vous trouverez des ordinateurs portables, un modèle pour vous aider à commencer (les notes seront sauvegardées dans un dossier sur Google Docs)
#* *** IMPORTANT *** Si vous utilisez un tableau de papier, veuillez y inscrire le sujet de votre séance et le numéro de la salle pour la tenue des dossiers.
# '''Qu'attendez-vous en matière de facilitation ?'''
#* Il n'y a pas de " façon unique " d'animer la séance, vous n'avez pas besoin d'être un facilitateur ou une facilitatrice d'expérience.
#* Il y aura des tableaux à feuilles et des notes autocollantes dans la salle si vous voulez les utiliser. Veuillez s'il vous plaît utiliser des marqueurs de tableaux de papier. N'utilisez pas de feutres Sharpie (les feutres Sharpie coulent à travers le papier et endommage les murs !)
#* Vous pouvez utiliser un large éventail de techniques différentes, que ce soit une conversation organique sans structure jusqu'à un animateur expérimenté utilisant l'approche 1-2-4-Tous (voir le Guide des séances en petits groupes).
#* En résumé, notre but est de faciliter une compréhension commune, l'exploration des opportunités et l'identification d'actions pratiques (consultez le guide des séances de petits groupes pour plus de détails)
# '''Comment est l'aménagement de la pièce, y a-t-il un plafond sur les nombres ?'''
#* Les salles sont de tailles différentes : il peut y avoir jusqu'à 40 chaises disposées en cercle dans la salle.
#* Lorsque les chaises sont pleines, la salle est pleine et les participants sont invités à assister à une autre séance.
# '''Quels sont les documents disponibles pour faciliter le processus ?'''
#* Il y aura des tableaux à feuilles mobiles, des post-it, des marqueurs, du ruban adhésif dans la salle - n'hésitez pas à utiliser ces fournitures !
# '''Qu'arrive-t-il si je ne parle que l'anglais et que je suis animateur, les participants sont-ils en mesure de parler la langue officielle de leur choix ?'''
#* Il y aura des séances en français organisées pour la journée, avec des animateurs et des preneurs de notes qui parlent et comprennent le français.
#* Les participants sont libres de s'exprimer dans la langue officielle de leur choix - la bonne nouvelle, c'est qu'Ottawa est très bilingue - vous pouvez être sûr que quelqu'un dans votre salle comprend et parle les deux langues et sera en mesure de vous aider si quelque chose se présente !
# '''Est-ce qu’un stationnement est disponible ?'''
#* Stationnement payant (12 $) disponible mais très limité, sans privilèges d'entrée et de sortie.
#* Nous vous encourageons fortement à utiliser les transports en commun ou le covoiturage dans la mesure du possible.
#* Pour ceux qui utilisent le garage de stationnement, veuillez utiliser les portes "D" identifiées comme étant le "Pavillon D - Bytown", les ascenseurs à cette entrée vous mèneront jusqu'au Victoria Hall au premier niveau.
#* Le stationnement doit être payé à l'intérieur de l'immeuble en argent comptant ou par carte de crédit.
# '''À quoi ressemblera la fin de la journée ? Y aura-t-il une synthèse?'''
#* Il y a une cérémonie de clôture
#* La synthèse des notes des sessions sera faite plus tard, c'est pourquoi nous avons des preneurs de notes organisés pour chaque session. De plus, s'il vous plaît, gardez et rapportez à la salle de bénévolat tous vos précieux tableaux à feuilles mobiles !
# '''Et pour le dîner ?'''
#* Le dîner ne sera pas servi, mais il y a une cafétéria sur place ainsi qu'un micro-ondes.
#* C'est à vous de déterminer le meilleur moment pour prendre votre pause dîner, en fonction de votre rôle de bénévole et votre disponibilité ! (Les participants auront le choix entre deux créneaux horaires différents pour le dîner, selon l'horaire de leur choix)
#* Il y aura des collations dans la salle des bénévoles pour vous aider à continuer !

OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide

2026-03-02T18:25:38Z

Colleen.tiernan: Just removed personal phone numbers that come up in a general internet search, and also some names for the breakout session facilitators.

'''''PLA[[GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected ('''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''8 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|'''[https://gts-ee.webex.com/webappng/sites/gts-ee/meeting/info/145481816479910373?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e Click here to join the meeting]'''
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:30''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:30-17:00''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''' available to you as well as a quiet space. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Set-up, ''the day before'''''
| - Set-up the day before the unconference on December 16, at 111 Sussex
- Various tasks as needed
|'''Timing: 1pm to 4pm on December 16 at 111 Sussex'''
PLACEHOLDER
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: PLACEHOLDER | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
PLACEHOLDER
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: PLACEHOLDER | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
PLACEHOLDER

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

PLACEHOLDER

|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the appropriate Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- The rooms will have 40 chairs in a circle and a table with a laptop for the note-taker

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: PLACEHOLDER | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location

- Graphic Facilitator
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, PLACEHOLDER

12:30pm to 16:30pm shift, PLACEHOLDER

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

PLACEHOLDER

'''Graphic Recorder'''

Various locations all day
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: PLACEHOLDER | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
PLACEHOLDER

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== '''<big>Social Media</big>''' ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019

== <big>'''Questions & Answers'''</big> ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)
# '''How is the room set-up, is there a cap on numbers?:'''
#* The rooms are different sizes, there may be up to 40 chairs set-up in a circle in the room
#* When the chairs are full, the room is full and participants are invited to attend another session
# '''What materials are available to facilitate?'''
#* There will be flip charts, post-it notes, markers, tape in the room – please feel free to use these supplies
# '''What if I only speak English and am facilitating, are participants able to speak their official language of their choice?'''
#* There is a full stream of French breakout sessions organized for the day, with facilitators and note-takers that speak and understand French
#* Participants are free to speak in the official language of their choice – the good news is that Ottawa is very bilingual – you can be sure that someone in your room understands and speaks both languages and will be able to pitch in and help you out if something comes up!
# '''What parking is available?'''
#* Paid parking ($12) is available but very limited with no in-and-out privileges
#* We strongly encourage you to use public transportation when possible
#* For those using the parking garage, please use the “D” doors identified as the “D – Bytown Pavilion”, the elevators at that entrance will take you right up to the Victoria Hall on the first level
#* Parking should be paid inside the building using cash or credit card
# '''What will the end of the day be like? Will there be a rollup?'''
#* There is a closing ceremony
#* The roll-up of the sessions notes will be done later, so this is why we have note-takers organized for each session. Also, please save and bring back to the volunteer room all of your valuable flip charts!
# '''What about lunch?'''
#* Lunch will not be provided, but there is a cafeteria on site as well as microwave
#* There will be light snacks available in the volunteer room to keep you going!

GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa

2019-12-11T15:18:34Z

Colleen.tiernan: /* Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi */

'''''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|<big>I would like to read this guide in English</big>]]'''''

<big>'''''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Je veux consulter le guide pour les séances en petits groupes]]'''''</big>

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa</big>''' ==
Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de l'équipe GouvEnsemble Ottawa pour la non-conférence de 2019 ! Merci de partager votre temps précieux pour nous aider à faire de cet événement une réalité - nous ne pouvons littéralement pas le faire sans vous ! Nous savons que nos formidables bénévoles font la journée, alors MERCI de lever la main. Votre énergie, votre enthousiasme et vos efforts contribuent à offrir une expérience agréable et à faire en sorte que chacun passe une journée mémorable. Par-dessus tout, nous espérons aussi que votre expérience de bénévolat sera amusante et enrichissante.

Dans ce wiki, vous trouverez beaucoup d'informations pour vous préparer pour votre journée.

La non-conférence d'une journée de GouvEnsemble Canada aura lieu le 17 décembre 2019 [https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 '''à l'édifice John G. Diefenbaker'''], 111, promenade Sussex, à Ottawa, Ontario. Nous attendons des centaines de personnes de partout au Canada.

(Vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Regardez [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''cette courte vidéo'''] et [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] pour en savoir plus !)

== '''Je veux en savoir plus à propos de GouvEnsemble''' ==
OneTeamGov est une communauté de gens passionnés par l'amélioration des services publics afin de faciliter la vie des gens.

L'objectif de la communauté est d'améliorer le service public et les méthodes de travail dans le secteur public en éliminant les divisions entre les personnes. Il est ouvert à toute personne, quel que soit son poste ou son secteur d'activité, qui souhaite améliorer les services publics ou les méthodes de travail du secteur public par des actions concrètes.

Partager et apprendre avec les autres est un impératif moral, parce que chacun mérite d'avoir des services publics efficaces et accessibles. C'est pourquoi GouvEnsemble Canada, le chapitre canadien de OneTeamGov, organise un événement à Ottawa. C'est l'occasion de favoriser et de faciliter l'apprentissage et le partage à l'échelle du pays.

Comme nos autres événements, celui-ce sera axé sur les résultats. Nous voulons que les gens retirent des idées pratiques pour améliorer les services publics dans leur travail. Plutôt qu'un programme de réunions ou de conférences, cet événement sera une non-conférence - une série de sessions définies par les participants le jour même. L'objectif sera de partager vos expériences, votre pratique, votre inspiration, votre compréhension, d'apprendre des autres et de construire votre propre appel à l'action.

Tout ce que vous devez connaitre en tant que bénévole se trouve ci-dessous !

== '''Si vous ne consultez rien d'autre, lisez ceci !''' ==
'''1 -''' La mise en place pour la non-conférence se fera le 16 décembre entre 13 h 00 et 16 h 00 sur les lieux de l'événement, soit au 111, promenade Sussex. Certains d'entre vous se sont inscrits pour aider à cette préparation ! Merci !!!

'''2 -''' A votre arrivée sur les lieux le 17 décembre, rendez-vous à la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles, et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart.

'''3 -''' L'inscription des participants débutera à 8 h 00 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' Il y aura du café et des collations dans la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) le matin. Il y aura aussi des collations légères disponibles toute la journée pour vous aider à garder votre énergie !

'''5 -''' Apportez un appareil mobile pour rester connecté ('''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Mots de passe: victoria2019), les organisateurs de la conférence auront aussi des talkies-walkies et se déplaceront à travers le 111 Sussex.

'''6 -''' Consultez les '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#R.C3.B4les_des_b.C3.A9n.C3.A9voles_-_Ce_que_l.27on_attend_de_moi|descriptions des rôles des bénévoles]]''' et '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Bref_programme_de_la_journ.C3.A9e|le bref programme de la journée]]''' avant de commencer ! Si vous êtes animateur et/ou prenez des notes, veuillez aussi consulter le '''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes]].'''

'''7 -''' A la fin de la journée, lorsque les participants quittent le lieu, nous voulons faire un " couloir de bénévoles " pour remercier tout le monde à leur départ. Nous ferons la queue à 16 h 45 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''8 -''' N'hésitez pas à communiquer avec Colleen Tiernan (819-360-0852) ou Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) pour toute question, problème ou préoccupation. Nous sommes ici pour vous aider !

= '''Non-conference Ottawa 2019 - Détails pour les bénévoles''' =

== '''Séances d'information à l'intention des bénévoles''' ==
'''<big>AVANT la non-conférence:</big>'''
* Des séances d'information pour les bénévoles auront lieu virtuellement via WebEx au cours de la semaine du 9 au 13 décembre. C'est l'occasion pour vous d'obtenir tous les détails, d'apprendre ce que l'on attend de vous et de nous poser toutes vos questions avant l'événement !
* Vous n'avez besoin d'assister qu'à '''une''' séance d'information préalable. Veuillez choisir la session qui vous convient le mieux selon l'horaire ci-dessous.
{| class="wikitable"
!Date
!Langue
!Détails pour la vidéoconférence
!Détails pour la téléconférence
|-
|'''9 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 558 387 665

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''10 décembre'''
12 h 00 HNE
|Français
|'''[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m88d216d00ac25229af26a0da77000a83 Cliquez ici pour vous connecter via WebEx]'''
Numéro de la rencontre : 556 379 343

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''11 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m4a471352d5dcccf10f633a31caa71e3c '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 559 289 031

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|}
'''<big>LE JOUR de la non-conference:</big>'''
* Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence, rendez-vous à '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|la salle des bénévoles]]''' pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart de travail.
* Vous recevrez un t-shirt blanc avec le logo OneTeamGov. '''Astuce : portez des vêtements et des chaussures confortables, le code vestimentaire est informel. Notez que les t-shirts sont de style unisexe.'''
* L'horaire complet des bénévoles sera affiché, veuillez informer Colleen et Kayleigh si vous rencontrez des pépins, ou si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations ! Vous pouvez nous envoyer un SMS le jour-meme.

== '''Bref programme de la journée''' ==
* 7 h: La salle des bénévoles est prête à vous accueillir et vous pouvez venir chercher votre t-shirt ! Veuillez arriver tôt pour votre quart de travail !

* '''8 h:''' Les portes ouvrent et les inscriptions commencent
* '''9 h à 9 h 40:''' Cérémonie de bienvenue
* '''9 h 40 à10 h 10:''' Activité de lancement
* Intervalle de 20 minutes: établissement de l'ordre du jour
* '''10 h 30 à 16 h 30''': Séances en petits groupes
* '''16 h 30 à 17 h''': Mot de la fin et départ
* '''16 h 45''' *** Les bénévoles font la queue à 16h45 pour un "high five" avec les participants qui quittent la salle
* '''17 h:''' C'EST LE NETTOYAGE! Si vous pouvez rester un peu plus longtemps et nous aider, à mettre les choses en ordre ce serait génial ! Merci!
== '''Prendre soin de soi''' ==
* Ce sera une journée importante et occupée, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et de votre propre bien-être. C'est correct de prendre des pauses !
* Il y aura une salle pour les bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) à votre disposition. Une salle tranquille sera aussi disponible. Lorsque les participants sont en séance, attendez-vous à ce que les pièces principales soient un peu plus tranquilles.
* Si à n'importe quel moment vous avez besoin d'aide ou si vous avez besoin de changer de rôle, n'hésitez pas à envoyer un SMS ou à appeler Colleen (819-360-0852) ou Kayleigh (506-654-3907). Nous sommes là pour prendre soin de vous aussi !

== '''Code de conduite''' ==

L'équipe de '''GouvEnsemble''' Unconference Team s'engage à maintenir un espace sûr et exempt de harcèlement pour tous nos participants. Ceci inclut le maintien d'un espace positif et inclusif où chacun est bienvenu et où les droits de la personne sont respectés pour tous, sans exception. Cela signifie le respect de tous les aspects des personnes, y compris l'âge, le genre, la race, l'origine ethnique, la religion ou l'absence de religion, l'origine nationale, la langue, l'éducation, la taille corporelle, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité/expression de genre et la créativité, les capacités physiques et mentales, et le statut socioéconomique.

Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement envers les participants.

Veuillez vous référer au [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ '''code de conduite officiel de OneTeamGov.''']

== '''Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi''' ==
{| class="wikitable"
|'''Rôle'''
|Remarques utiles
|Quand et qui
|-
|'''Installation, ''le jour avant'''''
|- Installation et préparation ''la veille de la non-conférence'' (16 décembre) au 111 Sussex
- diverses tâches, au besoin
|'''Horaire : de 13 h 00 à 16 h 00 le 16 décembre au 111 Sussex'''
Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Inscription'''

|- Accueil et inscription des participants à leur arrivée- Donnez aux participants un cordon/une étiquette avec leur nom, encouragez-les à écrire leur nom/information, etc.

- Indiquez aux participants où se trouvent les toilettes et répondez aux questions qu'ils pourraient avoir.

- Une fois l'inscription terminée, vous passerez à un rôle différent pour l'activité lancement.

- Lorsque l'activité de lancement débutera, vous vous promènerez dans la pièce et vous distribuerez des sacs de feutres et des fiches.

'''Chef d'équipe: Ashley Evans''' '''|''' Tél. ou SMS: 204-228-7373 | Talkie-walkie
|'''Horaire : de 7 h 30 à 9 h pour l'inscription et de 9 h à 10 h 10 pour aider à l'activité de lancement'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Hôte et hôtesses, installation de la salle de réunion en petits groupes'''
|- Intéragissez avec les participants et aider-les avec leurs questions relativement à l'événement ou du lieu, en distribuant des sacs d'emplettes.
- Diriger les participants vers les salles de réunions et les salles de toilettes (familiarisez-vous avec les plans d'étage)

- Aider à répondre aux questions qui pourraient surgir, courir et aller chercher des choses, au besoin.

- '''*IMPORTANT*''' Veuillez vous assurer que chaque salle a un facilitateur ou un facilitratirice ainsi un preneur de notes au début de chaque séance en petits groupes.

- '''*IMPORTANT*''' Affichez le nom de la séance sur la porte '''ET''' assurez-vous que le preneur de notes a le bon document '''ET''' ramassez la feuille du tableau de papier de la dernière séance. Assurez-vous qu'elle est étiquetée et rapportez-la dans la salle des bénévoles.

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Horaire de l'accueil du matin : de 8 h à 12 h 30'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk, Nicola Cameron, Diana Rocabaltzis, Barbara Omolewa

'''Horaire des quarts de travail de l'accueil de l'après-midi : 12 h 30 à 16 h 30'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Équipes des petits groupes'''

'''- Facilitateur ou facilitatrice'''

'''- Preneur de notes'''

|- Ce rôle consiste notamment à travailler en équipe pour convoquer, animer et consigner les discussions des séances en petits groupes (une équipe par salle).
- Le facilitateur ou la facilitatrice guidera la discussion qui dure 55 minutes, permettant ainsi aux participants de discuter et de générer (1) une compréhension commune du sujet, (2) des opportunités et des défis qui s'y rapportent et (3) des actions pratiques pour les aborder.

- Le preneur de notes saisira les points de la discussion, y compris la compréhension du sujet par la salle, les opportunités et les défis, et les actions pratiques. Un ordinateur portable/tablette sera fourni dans chaque salle. Un document et un dossier Google seront mis en place pour que vous puissiez enregistrer la discussion. Veuillez vous assurer que les notes sont enregistrées dans le dossier Google docs.

- Le preneur de notes s'assure également que l'horaire est respecté et prendra une photo du groupe participant à la session. Veuillez envoyer la photo à l'adresse suivante: '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- Les salles auront 40 chaises, formées en cercle et une table avec un ordinateur portable pour le preneur de notes

'''- [[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes également disponible]]'''

'''Chef d'équipe:''' '''Joël Bourgeoys |''' Tél. ou SMS: 613-415-8036 | Talkie-walkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLIQUEZ ici pour l'horaire de l'animateur et du preneur de notes''']]
|-
|'''Affectations spéciales'''
|- Divers rôles spécialisés durant la journée
- Les adjoints à l'établissement de l'ordre du jour seront informés à l'avance de leurs rôles spécifiques.

- Les bénévoles de la conciergerie Todd aideront à escorter les invités de baladodiffusion jusqu'à l'emplacement de la baladodiffusion

- Tracé graphique

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819 360 0852 | Talkie-walkie
|'''HoraireTodd Concierge:'''
10 h 15 à 12 h 30 : Darlene Mulcahey

De 12 h 30 à 16 h 30 : Nadia Ackah

'''Établissement de l'ordre du jour : Prêt à 10 h'''

Laura Colella

John Kenney

'''Prise de notes graphique'''

Divers endroits tout au long de la journée: Jordana Globerman
|-
|'''Mise en ordre'''

'''(Appel à tous!)'''
|- Nous apprécions que vous ayez pris le temps de nous aider et nous comprenons que vous ne puissiez pas rester, mais nous espérons que le plus grand nombre possible de bénévoles resteront après l'événement pour nous aider à remettre le site en bon état !

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Démontage - 17 h'''
Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Jennifer Harju, Lawrence Humber

'''Toute autre personne disponible qui peut rester dans les parages est la bienvenue ! Merci !'''
|}

== '''Plan de l'étage''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== <big>'''Médias sociaux'''</big> ==
Veuillez utiliser ces #hashtags pour mettre en valeur l'événement sur les médias sociaux: '''#NonConferenceOttawa''' '''#GouvEnsemble'''

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Mots de passe: victoria2019

== '''<big>Questions et Réponses</big>''' ==
# '''Les preneurs de notes sont-ils responsables du type de tableau de papier, qu'attend-on de nous dans ce rôle ?'''
#* Le but est de capturer les idées collectives issues de la conversation qui a lieu dans les petits groupes, nous ne nous attendons pas à ce que les preneurs de notes se chargent de la présentation des documents affichés, des tableaux de papier, etc. (ce sera fait plus tard, vous n'avez pas de devoirs)
#* Dans les salles de séances, vous trouverez des ordinateurs portables, un modèle pour vous aider à commencer (les notes seront sauvegardées dans un dossier sur Google Docs)
#* *** IMPORTANT *** Si vous utilisez un tableau de papier, veuillez y inscrire le sujet de votre séance et le numéro de la salle pour la tenue des dossiers.
# '''Qu'attendez-vous en matière de facilitation ?'''
#* Il n'y a pas de " façon unique " d'animer la séance, vous n'avez pas besoin d'être un facilitateur ou une facilitatrice d'expérience.
#* Il y aura des tableaux à feuilles et des notes autocollantes dans la salle si vous voulez les utiliser. Veuillez s'il vous plaît utiliser des marqueurs de tableaux de papier. N'utilisez pas de feutres Sharpie (les feutres Sharpie coulent à travers le papier et endommage les murs !)
#* Vous pouvez utiliser un large éventail de techniques différentes, que ce soit une conversation organique sans structure jusqu'à un animateur expérimenté utilisant l'approche 1-2-4-Tous (voir le Guide des séances en petits groupes).
#* En résumé, notre but est de faciliter une compréhension commune, l'exploration des opportunités et l'identification d'actions pratiques (consultez le guide des séances de petits groupes pour plus de détails)
# '''Comment est l'aménagement de la pièce, y a-t-il un plafond sur les nombres ?'''
#* Les salles sont de tailles différentes : il peut y avoir jusqu'à 40 chaises disposées en cercle dans la salle.
#* Lorsque les chaises sont pleines, la salle est pleine et les participants sont invités à assister à une autre séance.
# '''Quels sont les documents disponibles pour faciliter le processus ?'''
#* Il y aura des tableaux à feuilles mobiles, des post-it, des marqueurs, du ruban adhésif dans la salle - n'hésitez pas à utiliser ces fournitures !
# '''Qu'arrive-t-il si je ne parle que l'anglais et que je suis animateur, les participants sont-ils en mesure de parler la langue officielle de leur choix ?'''
#* Il y aura des séances en français organisées pour la journée, avec des animateurs et des preneurs de notes qui parlent et comprennent le français.
#* Les participants sont libres de s'exprimer dans la langue officielle de leur choix - la bonne nouvelle, c'est qu'Ottawa est très bilingue - vous pouvez être sûr que quelqu'un dans votre salle comprend et parle les deux langues et sera en mesure de vous aider si quelque chose se présente !
# '''Est-ce qu’un stationnement est disponible ?'''
#* Stationnement payant (12 $) disponible mais très limité, sans privilèges d'entrée et de sortie.
#* Nous vous encourageons fortement à utiliser les transports en commun ou le covoiturage dans la mesure du possible.
#* Pour ceux qui utilisent le garage de stationnement, veuillez utiliser les portes "D" identifiées comme étant le "Pavillon D - Bytown", les ascenseurs à cette entrée vous mèneront jusqu'au Victoria Hall au premier niveau.
#* Le stationnement doit être payé à l'intérieur de l'immeuble en argent comptant ou par carte de crédit.
# '''À quoi ressemblera la fin de la journée ? Y aura-t-il une synthèse?'''
#* Il y a une cérémonie de clôture
#* La synthèse des notes des sessions sera faite plus tard, c'est pourquoi nous avons des preneurs de notes organisés pour chaque session. De plus, s'il vous plaît, gardez et rapportez à la salle de bénévolat tous vos précieux tableaux à feuilles mobiles !
# '''Et pour le dîner ?'''
#* Le dîner ne sera pas servi, mais il y a une cafétéria sur place ainsi qu'un micro-ondes.
#* C'est à vous de déterminer le meilleur moment pour prendre votre pause dîner, en fonction de votre rôle de bénévole et votre disponibilité ! (Les participants auront le choix entre deux créneaux horaires différents pour le dîner, selon l'horaire de leur choix)
#* Il y aura des collations dans la salle des bénévoles pour vous aider à continuer !

OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide

2019-12-11T15:18:11Z

Colleen.tiernan: /* Volunteer Roles - What is Expected Of Me? */

'''''[[GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected ('''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''8 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|'''[https://gts-ee.webex.com/webappng/sites/gts-ee/meeting/info/145481816479910373?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e Click here to join the meeting]'''
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:30''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:30-17:00''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''' available to you as well as a quiet space. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Set-up, ''the day before'''''
| - Set-up the day before the unconference on December 16, at 111 Sussex
- Various tasks as needed
|'''Timing: 1pm to 4pm on December 16 at 111 Sussex'''
Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk, Nicola Cameron, Diana Rocabaltzis, Barbara Omolewa, Shereen Miller

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the appropriate Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- The rooms will have 40 chairs in a circle and a table with a laptop for the note-taker

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location

- Graphic Facilitator
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, Darlene Mulcahey

12:30pm to 16:30pm shift, Nadia Ackah

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

Laura Colella

John Kenney

'''Graphic Recorder'''

Various locations all day, Jordana Globerman
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Jennifer Harju, Lawrence Humber

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== '''<big>Social Media</big>''' ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019

== <big>'''Questions & Answers'''</big> ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)
# '''How is the room set-up, is there a cap on numbers?:'''
#* The rooms are different sizes, there may be up to 40 chairs set-up in a circle in the room
#* When the chairs are full, the room is full and participants are invited to attend another session
# '''What materials are available to facilitate?'''
#* There will be flip charts, post-it notes, markers, tape in the room – please feel free to use these supplies
# '''What if I only speak English and am facilitating, are participants able to speak their official language of their choice?'''
#* There is a full stream of French breakout sessions organized for the day, with facilitators and note-takers that speak and understand French
#* Participants are free to speak in the official language of their choice – the good news is that Ottawa is very bilingual – you can be sure that someone in your room understands and speaks both languages and will be able to pitch in and help you out if something comes up!
# '''What parking is available?'''
#* Paid parking ($12) is available but very limited with no in-and-out privileges
#* We strongly encourage you to use public transportation when possible
#* For those using the parking garage, please use the “D” doors identified as the “D – Bytown Pavilion”, the elevators at that entrance will take you right up to the Victoria Hall on the first level
#* Parking should be paid inside the building using cash or credit card
# '''What will the end of the day be like? Will there be a rollup?'''
#* There is a closing ceremony
#* The roll-up of the sessions notes will be done later, so this is why we have note-takers organized for each session. Also, please save and bring back to the volunteer room all of your valuable flip charts!
# '''What about lunch?'''
#* Lunch will not be provided, but there is a cafeteria on site as well as microwave
#* There will be light snacks available in the volunteer room to keep you going!

OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide

2019-12-11T15:16:34Z

Colleen.tiernan: /* Volunteer Roles - What is Expected Of Me? */

'''''[[GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected ('''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''8 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|'''[https://gts-ee.webex.com/webappng/sites/gts-ee/meeting/info/145481816479910373?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e Click here to join the meeting]'''
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
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Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:30''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:30-17:00''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''' available to you as well as a quiet space. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Set-up, ''the day before'''''
| - Set-up the day before the unconference on December 16, at 111 Sussex
- Various tasks as needed
|'''Timing: 1pm to 4pm on December 16 at 111 Sussex'''
Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk, Nicola Cameron, Diana Rocabaltzis, Barbara Omolewa, Shereen Miller

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the appropriate Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- The rooms will have 40 chairs in a circle and a table with a laptop for the note-taker

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location

- Graphic Facilitator
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, Darlene Mulcahey

12:30pm to 16:30pm shift, Nadia Ackah

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

Laura Colella

John Kenney

'''Graphic Recorder'''

Various locations all day, Jordana Globerman
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Lawrence Humber

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== '''<big>Social Media</big>''' ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019

== <big>'''Questions & Answers'''</big> ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)
# '''How is the room set-up, is there a cap on numbers?:'''
#* The rooms are different sizes, there may be up to 40 chairs set-up in a circle in the room
#* When the chairs are full, the room is full and participants are invited to attend another session
# '''What materials are available to facilitate?'''
#* There will be flip charts, post-it notes, markers, tape in the room – please feel free to use these supplies
# '''What if I only speak English and am facilitating, are participants able to speak their official language of their choice?'''
#* There is a full stream of French breakout sessions organized for the day, with facilitators and note-takers that speak and understand French
#* Participants are free to speak in the official language of their choice – the good news is that Ottawa is very bilingual – you can be sure that someone in your room understands and speaks both languages and will be able to pitch in and help you out if something comes up!
# '''What parking is available?'''
#* Paid parking ($12) is available but very limited with no in-and-out privileges
#* We strongly encourage you to use public transportation when possible
#* For those using the parking garage, please use the “D” doors identified as the “D – Bytown Pavilion”, the elevators at that entrance will take you right up to the Victoria Hall on the first level
#* Parking should be paid inside the building using cash or credit card
# '''What will the end of the day be like? Will there be a rollup?'''
#* There is a closing ceremony
#* The roll-up of the sessions notes will be done later, so this is why we have note-takers organized for each session. Also, please save and bring back to the volunteer room all of your valuable flip charts!
# '''What about lunch?'''
#* Lunch will not be provided, but there is a cafeteria on site as well as microwave
#* There will be light snacks available in the volunteer room to keep you going!

GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa

2019-12-11T15:13:26Z

Colleen.tiernan: /* Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi */

'''''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|<big>I would like to read this guide in English</big>]]'''''

<big>'''''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Je veux consulter le guide pour les séances en petits groupes]]'''''</big>

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa</big>''' ==
Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de l'équipe GouvEnsemble Ottawa pour la non-conférence de 2019 ! Merci de partager votre temps précieux pour nous aider à faire de cet événement une réalité - nous ne pouvons littéralement pas le faire sans vous ! Nous savons que nos formidables bénévoles font la journée, alors MERCI de lever la main. Votre énergie, votre enthousiasme et vos efforts contribuent à offrir une expérience agréable et à faire en sorte que chacun passe une journée mémorable. Par-dessus tout, nous espérons aussi que votre expérience de bénévolat sera amusante et enrichissante.

Dans ce wiki, vous trouverez beaucoup d'informations pour vous préparer pour votre journée.

La non-conférence d'une journée de GouvEnsemble Canada aura lieu le 17 décembre 2019 [https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 '''à l'édifice John G. Diefenbaker'''], 111, promenade Sussex, à Ottawa, Ontario. Nous attendons des centaines de personnes de partout au Canada.

(Vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Regardez [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''cette courte vidéo'''] et [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] pour en savoir plus !)

== '''Je veux en savoir plus à propos de GouvEnsemble''' ==
OneTeamGov est une communauté de gens passionnés par l'amélioration des services publics afin de faciliter la vie des gens.

L'objectif de la communauté est d'améliorer le service public et les méthodes de travail dans le secteur public en éliminant les divisions entre les personnes. Il est ouvert à toute personne, quel que soit son poste ou son secteur d'activité, qui souhaite améliorer les services publics ou les méthodes de travail du secteur public par des actions concrètes.

Partager et apprendre avec les autres est un impératif moral, parce que chacun mérite d'avoir des services publics efficaces et accessibles. C'est pourquoi GouvEnsemble Canada, le chapitre canadien de OneTeamGov, organise un événement à Ottawa. C'est l'occasion de favoriser et de faciliter l'apprentissage et le partage à l'échelle du pays.

Comme nos autres événements, celui-ce sera axé sur les résultats. Nous voulons que les gens retirent des idées pratiques pour améliorer les services publics dans leur travail. Plutôt qu'un programme de réunions ou de conférences, cet événement sera une non-conférence - une série de sessions définies par les participants le jour même. L'objectif sera de partager vos expériences, votre pratique, votre inspiration, votre compréhension, d'apprendre des autres et de construire votre propre appel à l'action.

Tout ce que vous devez connaitre en tant que bénévole se trouve ci-dessous !

== '''Si vous ne consultez rien d'autre, lisez ceci !''' ==
'''1 -''' La mise en place pour la non-conférence se fera le 16 décembre entre 13 h 00 et 16 h 00 sur les lieux de l'événement, soit au 111, promenade Sussex. Certains d'entre vous se sont inscrits pour aider à cette préparation ! Merci !!!

'''2 -''' A votre arrivée sur les lieux le 17 décembre, rendez-vous à la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles, et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart.

'''3 -''' L'inscription des participants débutera à 8 h 00 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' Il y aura du café et des collations dans la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) le matin. Il y aura aussi des collations légères disponibles toute la journée pour vous aider à garder votre énergie !

'''5 -''' Apportez un appareil mobile pour rester connecté ('''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Mots de passe: victoria2019), les organisateurs de la conférence auront aussi des talkies-walkies et se déplaceront à travers le 111 Sussex.

'''6 -''' Consultez les '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#R.C3.B4les_des_b.C3.A9n.C3.A9voles_-_Ce_que_l.27on_attend_de_moi|descriptions des rôles des bénévoles]]''' et '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Bref_programme_de_la_journ.C3.A9e|le bref programme de la journée]]''' avant de commencer ! Si vous êtes animateur et/ou prenez des notes, veuillez aussi consulter le '''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes]].'''

'''7 -''' A la fin de la journée, lorsque les participants quittent le lieu, nous voulons faire un " couloir de bénévoles " pour remercier tout le monde à leur départ. Nous ferons la queue à 16 h 45 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''8 -''' N'hésitez pas à communiquer avec Colleen Tiernan (819-360-0852) ou Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) pour toute question, problème ou préoccupation. Nous sommes ici pour vous aider !

= '''Non-conference Ottawa 2019 - Détails pour les bénévoles''' =

== '''Séances d'information à l'intention des bénévoles''' ==
'''<big>AVANT la non-conférence:</big>'''
* Des séances d'information pour les bénévoles auront lieu virtuellement via WebEx au cours de la semaine du 9 au 13 décembre. C'est l'occasion pour vous d'obtenir tous les détails, d'apprendre ce que l'on attend de vous et de nous poser toutes vos questions avant l'événement !
* Vous n'avez besoin d'assister qu'à '''une''' séance d'information préalable. Veuillez choisir la session qui vous convient le mieux selon l'horaire ci-dessous.
{| class="wikitable"
!Date
!Langue
!Détails pour la vidéoconférence
!Détails pour la téléconférence
|-
|'''9 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 558 387 665

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''10 décembre'''
12 h 00 HNE
|Français
|'''[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m88d216d00ac25229af26a0da77000a83 Cliquez ici pour vous connecter via WebEx]'''
Numéro de la rencontre : 556 379 343

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''11 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m4a471352d5dcccf10f633a31caa71e3c '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 559 289 031

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|}
'''<big>LE JOUR de la non-conference:</big>'''
* Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence, rendez-vous à '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|la salle des bénévoles]]''' pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart de travail.
* Vous recevrez un t-shirt blanc avec le logo OneTeamGov. '''Astuce : portez des vêtements et des chaussures confortables, le code vestimentaire est informel. Notez que les t-shirts sont de style unisexe.'''
* L'horaire complet des bénévoles sera affiché, veuillez informer Colleen et Kayleigh si vous rencontrez des pépins, ou si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations ! Vous pouvez nous envoyer un SMS le jour-meme.

== '''Bref programme de la journée''' ==
* 7 h: La salle des bénévoles est prête à vous accueillir et vous pouvez venir chercher votre t-shirt ! Veuillez arriver tôt pour votre quart de travail !

* '''8 h:''' Les portes ouvrent et les inscriptions commencent
* '''9 h à 9 h 40:''' Cérémonie de bienvenue
* '''9 h 40 à10 h 10:''' Activité de lancement
* Intervalle de 20 minutes: établissement de l'ordre du jour
* '''10 h 30 à 16 h 30''': Séances en petits groupes
* '''16 h 30 à 17 h''': Mot de la fin et départ
* '''16 h 45''' *** Les bénévoles font la queue à 16h45 pour un "high five" avec les participants qui quittent la salle
* '''17 h:''' C'EST LE NETTOYAGE! Si vous pouvez rester un peu plus longtemps et nous aider, à mettre les choses en ordre ce serait génial ! Merci!
== '''Prendre soin de soi''' ==
* Ce sera une journée importante et occupée, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et de votre propre bien-être. C'est correct de prendre des pauses !
* Il y aura une salle pour les bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) à votre disposition. Une salle tranquille sera aussi disponible. Lorsque les participants sont en séance, attendez-vous à ce que les pièces principales soient un peu plus tranquilles.
* Si à n'importe quel moment vous avez besoin d'aide ou si vous avez besoin de changer de rôle, n'hésitez pas à envoyer un SMS ou à appeler Colleen (819-360-0852) ou Kayleigh (506-654-3907). Nous sommes là pour prendre soin de vous aussi !

== '''Code de conduite''' ==

L'équipe de '''GouvEnsemble''' Unconference Team s'engage à maintenir un espace sûr et exempt de harcèlement pour tous nos participants. Ceci inclut le maintien d'un espace positif et inclusif où chacun est bienvenu et où les droits de la personne sont respectés pour tous, sans exception. Cela signifie le respect de tous les aspects des personnes, y compris l'âge, le genre, la race, l'origine ethnique, la religion ou l'absence de religion, l'origine nationale, la langue, l'éducation, la taille corporelle, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité/expression de genre et la créativité, les capacités physiques et mentales, et le statut socioéconomique.

Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement envers les participants.

Veuillez vous référer au [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ '''code de conduite officiel de OneTeamGov.''']

== '''Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi''' ==
{| class="wikitable"
|'''Rôle'''
|Remarques utiles
|Quand et qui
|-
|'''Installation, ''le jour avant'''''
|- Installation et préparation ''la veille de la non-conférence'' (16 décembre) au 111 Sussex
- diverses tâches, au besoin
|'''Horaire : de 13 h 00 à 16 h 00 le 16 décembre au 111 Sussex'''
Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Inscription'''

|- Accueil et inscription des participants à leur arrivée- Donnez aux participants un cordon/une étiquette avec leur nom, encouragez-les à écrire leur nom/information, etc.

- Indiquez aux participants où se trouvent les toilettes et répondez aux questions qu'ils pourraient avoir.

- Une fois l'inscription terminée, vous passerez à un rôle différent pour l'activité lancement.

- Lorsque l'activité de lancement débutera, vous vous promènerez dans la pièce et vous distribuerez des sacs de feutres et des fiches.

'''Chef d'équipe: Ashley Evans''' '''|''' Tél. ou SMS: 204-228-7373 | Talkie-walkie
|'''Horaire : de 7 h 30 à 9 h pour l'inscription et de 9 h à 10 h 10 pour aider à l'activité de lancement'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Hôte et hôtesses, installation de la salle de réunion en petits groupes'''
|- Intéragissez avec les participants et aider-les avec leurs questions relativement à l'événement ou du lieu, en distribuant des sacs d'emplettes.
- Diriger les participants vers les salles de réunions et les salles de toilettes (familiarisez-vous avec les plans d'étage)

- Aider à répondre aux questions qui pourraient surgir, courir et aller chercher des choses, au besoin.

- '''*IMPORTANT*''' Veuillez vous assurer que chaque salle a un facilitateur ou un facilitratirice ainsi un preneur de notes au début de chaque séance en petits groupes.

- '''*IMPORTANT*''' Affichez le nom de la séance sur la porte '''ET''' assurez-vous que le preneur de notes a le bon document '''ET''' ramassez la feuille du tableau de papier de la dernière séance. Assurez-vous qu'elle est étiquetée et rapportez-la dans la salle des bénévoles.

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Horaire de l'accueil du matin : de 8 h à 12 h 30'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk, Nicola Cameron, Diana Rocabaltzis, Barbara Omolewa

'''Horaire des quarts de travail de l'accueil de l'après-midi : 12 h 30 à 16 h 30'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Équipes des petits groupes'''

'''- Facilitateur ou facilitatrice'''

'''- Preneur de notes'''

|- Ce rôle consiste notamment à travailler en équipe pour convoquer, animer et consigner les discussions des séances en petits groupes (une équipe par salle).
- Le facilitateur ou la facilitatrice guidera la discussion qui dure 55 minutes, permettant ainsi aux participants de discuter et de générer (1) une compréhension commune du sujet, (2) des opportunités et des défis qui s'y rapportent et (3) des actions pratiques pour les aborder.

- Le preneur de notes saisira les points de la discussion, y compris la compréhension du sujet par la salle, les opportunités et les défis, et les actions pratiques. Un ordinateur portable/tablette sera fourni dans chaque salle. Un document et un dossier Google seront mis en place pour que vous puissiez enregistrer la discussion. Veuillez vous assurer que les notes sont enregistrées dans le dossier Google docs.

- Le preneur de notes s'assure également que l'horaire est respecté et prendra une photo du groupe participant à la session. Veuillez envoyer la photo à l'adresse suivante: '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- Les salles auront 40 chaises, formées en cercle et une table avec un ordinateur portable pour le preneur de notes

'''- [[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes également disponible]]'''

'''Chef d'équipe:''' '''Joël Bourgeoys |''' Tél. ou SMS: 613-415-8036 | Talkie-walkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLIQUEZ ici pour l'horaire de l'animateur et du preneur de notes''']]
|-
|'''Affectations spéciales'''
|- Divers rôles spécialisés durant la journée
- Les adjoints à l'établissement de l'ordre du jour seront informés à l'avance de leurs rôles spécifiques.

- Les bénévoles de la conciergerie Todd aideront à escorter les invités de baladodiffusion jusqu'à l'emplacement de la baladodiffusion

- Tracé graphique

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819 360 0852 | Talkie-walkie
|'''HoraireTodd Concierge:'''
10 h 15 à 12 h 30 : Darlene Mulcahey

De 12 h 30 à 16 h 30 : Nadia Ackah

'''Établissement de l'ordre du jour : Prêt à 10 h'''

Laura Colella

John Kenney

'''Prise de notes graphique'''

Divers endroits tout au long de la journée: Jordana Globerman
|-
|'''Mise en ordre'''

'''(Appel à tous!)'''
|- Nous apprécions que vous ayez pris le temps de nous aider et nous comprenons que vous ne puissiez pas rester, mais nous espérons que le plus grand nombre possible de bénévoles resteront après l'événement pour nous aider à remettre le site en bon état !

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Démontage - 17 h'''
Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawerence Humber

'''Toute autre personne disponible qui peut rester dans les parages est la bienvenue ! Merci !'''
|}

== '''Plan de l'étage''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== <big>'''Médias sociaux'''</big> ==
Veuillez utiliser ces #hashtags pour mettre en valeur l'événement sur les médias sociaux: '''#NonConferenceOttawa''' '''#GouvEnsemble'''

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Mots de passe: victoria2019

== '''<big>Questions et Réponses</big>''' ==
# '''Les preneurs de notes sont-ils responsables du type de tableau de papier, qu'attend-on de nous dans ce rôle ?'''
#* Le but est de capturer les idées collectives issues de la conversation qui a lieu dans les petits groupes, nous ne nous attendons pas à ce que les preneurs de notes se chargent de la présentation des documents affichés, des tableaux de papier, etc. (ce sera fait plus tard, vous n'avez pas de devoirs)
#* Dans les salles de séances, vous trouverez des ordinateurs portables, un modèle pour vous aider à commencer (les notes seront sauvegardées dans un dossier sur Google Docs)
#* *** IMPORTANT *** Si vous utilisez un tableau de papier, veuillez y inscrire le sujet de votre séance et le numéro de la salle pour la tenue des dossiers.
# '''Qu'attendez-vous en matière de facilitation ?'''
#* Il n'y a pas de " façon unique " d'animer la séance, vous n'avez pas besoin d'être un facilitateur ou une facilitatrice d'expérience.
#* Il y aura des tableaux à feuilles et des notes autocollantes dans la salle si vous voulez les utiliser. Veuillez s'il vous plaît utiliser des marqueurs de tableaux de papier. N'utilisez pas de feutres Sharpie (les feutres Sharpie coulent à travers le papier et endommage les murs !)
#* Vous pouvez utiliser un large éventail de techniques différentes, que ce soit une conversation organique sans structure jusqu'à un animateur expérimenté utilisant l'approche 1-2-4-Tous (voir le Guide des séances en petits groupes).
#* En résumé, notre but est de faciliter une compréhension commune, l'exploration des opportunités et l'identification d'actions pratiques (consultez le guide des séances de petits groupes pour plus de détails)
# '''Comment est l'aménagement de la pièce, y a-t-il un plafond sur les nombres ?'''
#* Les salles sont de tailles différentes : il peut y avoir jusqu'à 40 chaises disposées en cercle dans la salle.
#* Lorsque les chaises sont pleines, la salle est pleine et les participants sont invités à assister à une autre séance.
# '''Quels sont les documents disponibles pour faciliter le processus ?'''
#* Il y aura des tableaux à feuilles mobiles, des post-it, des marqueurs, du ruban adhésif dans la salle - n'hésitez pas à utiliser ces fournitures !
# '''Qu'arrive-t-il si je ne parle que l'anglais et que je suis animateur, les participants sont-ils en mesure de parler la langue officielle de leur choix ?'''
#* Il y aura des séances en français organisées pour la journée, avec des animateurs et des preneurs de notes qui parlent et comprennent le français.
#* Les participants sont libres de s'exprimer dans la langue officielle de leur choix - la bonne nouvelle, c'est qu'Ottawa est très bilingue - vous pouvez être sûr que quelqu'un dans votre salle comprend et parle les deux langues et sera en mesure de vous aider si quelque chose se présente !
# '''Est-ce qu’un stationnement est disponible ?'''
#* Stationnement payant (12 $) disponible mais très limité, sans privilèges d'entrée et de sortie.
#* Nous vous encourageons fortement à utiliser les transports en commun ou le covoiturage dans la mesure du possible.
#* Pour ceux qui utilisent le garage de stationnement, veuillez utiliser les portes "D" identifiées comme étant le "Pavillon D - Bytown", les ascenseurs à cette entrée vous mèneront jusqu'au Victoria Hall au premier niveau.
#* Le stationnement doit être payé à l'intérieur de l'immeuble en argent comptant ou par carte de crédit.
# '''À quoi ressemblera la fin de la journée ? Y aura-t-il une synthèse?'''
#* Il y a une cérémonie de clôture
#* La synthèse des notes des sessions sera faite plus tard, c'est pourquoi nous avons des preneurs de notes organisés pour chaque session. De plus, s'il vous plaît, gardez et rapportez à la salle de bénévolat tous vos précieux tableaux à feuilles mobiles !
# '''Et pour le dîner ?'''
#* Le dîner ne sera pas servi, mais il y a une cafétéria sur place ainsi qu'un micro-ondes.
#* C'est à vous de déterminer le meilleur moment pour prendre votre pause dîner, en fonction de votre rôle de bénévole et votre disponibilité ! (Les participants auront le choix entre deux créneaux horaires différents pour le dîner, selon l'horaire de leur choix)
#* Il y aura des collations dans la salle des bénévoles pour vous aider à continuer !

OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide

2019-12-11T15:12:31Z

Colleen.tiernan: /* Volunteer Roles - What is Expected Of Me? */

'''''[[GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected ('''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''8 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|'''[https://gts-ee.webex.com/webappng/sites/gts-ee/meeting/info/145481816479910373?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e Click here to join the meeting]'''
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:30''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:30-17:00''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''' available to you as well as a quiet space. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Set-up, ''the day before'''''
| - Set-up the day before the unconference on December 16, at 111 Sussex
- Various tasks as needed
|'''Timing: 1pm to 4pm on December 16 at 111 Sussex'''
Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk, Nicola Cameron, Diana Rocabaltzis, Barbara Omolewa, Shereen Miller

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the appropriate Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- The rooms will have 40 chairs in a circle and a table with a laptop for the note-taker

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location

- Graphic Facilitator
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, Darlene Mulcahey

12:30pm to 16:30pm shift, Nadia Ackah

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

Laura Colella

John Kenney

'''Graphic Recorder'''

Various locations all day, Jordana Globerman
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawrence Humber

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== '''<big>Social Media</big>''' ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019

== <big>'''Questions & Answers'''</big> ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)
# '''How is the room set-up, is there a cap on numbers?:'''
#* The rooms are different sizes, there may be up to 40 chairs set-up in a circle in the room
#* When the chairs are full, the room is full and participants are invited to attend another session
# '''What materials are available to facilitate?'''
#* There will be flip charts, post-it notes, markers, tape in the room – please feel free to use these supplies
# '''What if I only speak English and am facilitating, are participants able to speak their official language of their choice?'''
#* There is a full stream of French breakout sessions organized for the day, with facilitators and note-takers that speak and understand French
#* Participants are free to speak in the official language of their choice – the good news is that Ottawa is very bilingual – you can be sure that someone in your room understands and speaks both languages and will be able to pitch in and help you out if something comes up!
# '''What parking is available?'''
#* Paid parking ($12) is available but very limited with no in-and-out privileges
#* We strongly encourage you to use public transportation when possible
#* For those using the parking garage, please use the “D” doors identified as the “D – Bytown Pavilion”, the elevators at that entrance will take you right up to the Victoria Hall on the first level
#* Parking should be paid inside the building using cash or credit card
# '''What will the end of the day be like? Will there be a rollup?'''
#* There is a closing ceremony
#* The roll-up of the sessions notes will be done later, so this is why we have note-takers organized for each session. Also, please save and bring back to the volunteer room all of your valuable flip charts!
# '''What about lunch?'''
#* Lunch will not be provided, but there is a cafeteria on site as well as microwave
#* There will be light snacks available in the volunteer room to keep you going!

GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa

2019-12-11T15:11:34Z

Colleen.tiernan: /* Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi */

'''''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|<big>I would like to read this guide in English</big>]]'''''

<big>'''''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Je veux consulter le guide pour les séances en petits groupes]]'''''</big>

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa</big>''' ==
Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de l'équipe GouvEnsemble Ottawa pour la non-conférence de 2019 ! Merci de partager votre temps précieux pour nous aider à faire de cet événement une réalité - nous ne pouvons littéralement pas le faire sans vous ! Nous savons que nos formidables bénévoles font la journée, alors MERCI de lever la main. Votre énergie, votre enthousiasme et vos efforts contribuent à offrir une expérience agréable et à faire en sorte que chacun passe une journée mémorable. Par-dessus tout, nous espérons aussi que votre expérience de bénévolat sera amusante et enrichissante.

Dans ce wiki, vous trouverez beaucoup d'informations pour vous préparer pour votre journée.

La non-conférence d'une journée de GouvEnsemble Canada aura lieu le 17 décembre 2019 [https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 '''à l'édifice John G. Diefenbaker'''], 111, promenade Sussex, à Ottawa, Ontario. Nous attendons des centaines de personnes de partout au Canada.

(Vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Regardez [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''cette courte vidéo'''] et [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] pour en savoir plus !)

== '''Je veux en savoir plus à propos de GouvEnsemble''' ==
OneTeamGov est une communauté de gens passionnés par l'amélioration des services publics afin de faciliter la vie des gens.

L'objectif de la communauté est d'améliorer le service public et les méthodes de travail dans le secteur public en éliminant les divisions entre les personnes. Il est ouvert à toute personne, quel que soit son poste ou son secteur d'activité, qui souhaite améliorer les services publics ou les méthodes de travail du secteur public par des actions concrètes.

Partager et apprendre avec les autres est un impératif moral, parce que chacun mérite d'avoir des services publics efficaces et accessibles. C'est pourquoi GouvEnsemble Canada, le chapitre canadien de OneTeamGov, organise un événement à Ottawa. C'est l'occasion de favoriser et de faciliter l'apprentissage et le partage à l'échelle du pays.

Comme nos autres événements, celui-ce sera axé sur les résultats. Nous voulons que les gens retirent des idées pratiques pour améliorer les services publics dans leur travail. Plutôt qu'un programme de réunions ou de conférences, cet événement sera une non-conférence - une série de sessions définies par les participants le jour même. L'objectif sera de partager vos expériences, votre pratique, votre inspiration, votre compréhension, d'apprendre des autres et de construire votre propre appel à l'action.

Tout ce que vous devez connaitre en tant que bénévole se trouve ci-dessous !

== '''Si vous ne consultez rien d'autre, lisez ceci !''' ==
'''1 -''' La mise en place pour la non-conférence se fera le 16 décembre entre 13 h 00 et 16 h 00 sur les lieux de l'événement, soit au 111, promenade Sussex. Certains d'entre vous se sont inscrits pour aider à cette préparation ! Merci !!!

'''2 -''' A votre arrivée sur les lieux le 17 décembre, rendez-vous à la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles, et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart.

'''3 -''' L'inscription des participants débutera à 8 h 00 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' Il y aura du café et des collations dans la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) le matin. Il y aura aussi des collations légères disponibles toute la journée pour vous aider à garder votre énergie !

'''5 -''' Apportez un appareil mobile pour rester connecté ('''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Mots de passe: victoria2019), les organisateurs de la conférence auront aussi des talkies-walkies et se déplaceront à travers le 111 Sussex.

'''6 -''' Consultez les '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#R.C3.B4les_des_b.C3.A9n.C3.A9voles_-_Ce_que_l.27on_attend_de_moi|descriptions des rôles des bénévoles]]''' et '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Bref_programme_de_la_journ.C3.A9e|le bref programme de la journée]]''' avant de commencer ! Si vous êtes animateur et/ou prenez des notes, veuillez aussi consulter le '''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes]].'''

'''7 -''' A la fin de la journée, lorsque les participants quittent le lieu, nous voulons faire un " couloir de bénévoles " pour remercier tout le monde à leur départ. Nous ferons la queue à 16 h 45 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''8 -''' N'hésitez pas à communiquer avec Colleen Tiernan (819-360-0852) ou Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) pour toute question, problème ou préoccupation. Nous sommes ici pour vous aider !

= '''Non-conference Ottawa 2019 - Détails pour les bénévoles''' =

== '''Séances d'information à l'intention des bénévoles''' ==
'''<big>AVANT la non-conférence:</big>'''
* Des séances d'information pour les bénévoles auront lieu virtuellement via WebEx au cours de la semaine du 9 au 13 décembre. C'est l'occasion pour vous d'obtenir tous les détails, d'apprendre ce que l'on attend de vous et de nous poser toutes vos questions avant l'événement !
* Vous n'avez besoin d'assister qu'à '''une''' séance d'information préalable. Veuillez choisir la session qui vous convient le mieux selon l'horaire ci-dessous.
{| class="wikitable"
!Date
!Langue
!Détails pour la vidéoconférence
!Détails pour la téléconférence
|-
|'''9 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 558 387 665

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''10 décembre'''
12 h 00 HNE
|Français
|'''[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m88d216d00ac25229af26a0da77000a83 Cliquez ici pour vous connecter via WebEx]'''
Numéro de la rencontre : 556 379 343

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''11 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m4a471352d5dcccf10f633a31caa71e3c '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 559 289 031

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|}
'''<big>LE JOUR de la non-conference:</big>'''
* Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence, rendez-vous à '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|la salle des bénévoles]]''' pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart de travail.
* Vous recevrez un t-shirt blanc avec le logo OneTeamGov. '''Astuce : portez des vêtements et des chaussures confortables, le code vestimentaire est informel. Notez que les t-shirts sont de style unisexe.'''
* L'horaire complet des bénévoles sera affiché, veuillez informer Colleen et Kayleigh si vous rencontrez des pépins, ou si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations ! Vous pouvez nous envoyer un SMS le jour-meme.

== '''Bref programme de la journée''' ==
* 7 h: La salle des bénévoles est prête à vous accueillir et vous pouvez venir chercher votre t-shirt ! Veuillez arriver tôt pour votre quart de travail !

* '''8 h:''' Les portes ouvrent et les inscriptions commencent
* '''9 h à 9 h 40:''' Cérémonie de bienvenue
* '''9 h 40 à10 h 10:''' Activité de lancement
* Intervalle de 20 minutes: établissement de l'ordre du jour
* '''10 h 30 à 16 h 30''': Séances en petits groupes
* '''16 h 30 à 17 h''': Mot de la fin et départ
* '''16 h 45''' *** Les bénévoles font la queue à 16h45 pour un "high five" avec les participants qui quittent la salle
* '''17 h:''' C'EST LE NETTOYAGE! Si vous pouvez rester un peu plus longtemps et nous aider, à mettre les choses en ordre ce serait génial ! Merci!
== '''Prendre soin de soi''' ==
* Ce sera une journée importante et occupée, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et de votre propre bien-être. C'est correct de prendre des pauses !
* Il y aura une salle pour les bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) à votre disposition. Une salle tranquille sera aussi disponible. Lorsque les participants sont en séance, attendez-vous à ce que les pièces principales soient un peu plus tranquilles.
* Si à n'importe quel moment vous avez besoin d'aide ou si vous avez besoin de changer de rôle, n'hésitez pas à envoyer un SMS ou à appeler Colleen (819-360-0852) ou Kayleigh (506-654-3907). Nous sommes là pour prendre soin de vous aussi !

== '''Code de conduite''' ==

L'équipe de '''GouvEnsemble''' Unconference Team s'engage à maintenir un espace sûr et exempt de harcèlement pour tous nos participants. Ceci inclut le maintien d'un espace positif et inclusif où chacun est bienvenu et où les droits de la personne sont respectés pour tous, sans exception. Cela signifie le respect de tous les aspects des personnes, y compris l'âge, le genre, la race, l'origine ethnique, la religion ou l'absence de religion, l'origine nationale, la langue, l'éducation, la taille corporelle, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité/expression de genre et la créativité, les capacités physiques et mentales, et le statut socioéconomique.

Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement envers les participants.

Veuillez vous référer au [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ '''code de conduite officiel de OneTeamGov.''']

== '''Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi''' ==
{| class="wikitable"
|'''Rôle'''
|Remarques utiles
|Quand et qui
|-
|'''Installation, ''le jour avant'''''
|- Installation et préparation ''la veille de la non-conférence'' (16 décembre) au 111 Sussex
- diverses tâches, au besoin
|'''Horaire : de 13 h 00 à 16 h 00 le 16 décembre au 111 Sussex'''
Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Inscription'''

|- Accueil et inscription des participants à leur arrivée- Donnez aux participants un cordon/une étiquette avec leur nom, encouragez-les à écrire leur nom/information, etc.

- Indiquez aux participants où se trouvent les toilettes et répondez aux questions qu'ils pourraient avoir.

- Une fois l'inscription terminée, vous passerez à un rôle différent pour l'activité lancement.

- Lorsque l'activité de lancement débutera, vous vous promènerez dans la pièce et vous distribuerez des sacs de feutres et des fiches.

'''Chef d'équipe: Ashley Evans''' '''|''' Tél. ou SMS: 204-228-7373 | Talkie-walkie
|'''Horaire : de 7 h 30 à 9 h pour l'inscription et de 9 h à 10 h 10 pour aider à l'activité de lancement'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Hôte et hôtesses, installation de la salle de réunion en petits groupes'''
|- Intéragissez avec les participants et aider-les avec leurs questions relativement à l'événement ou du lieu, en distribuant des sacs d'emplettes.
- Diriger les participants vers les salles de réunions et les salles de toilettes (familiarisez-vous avec les plans d'étage)

- Aider à répondre aux questions qui pourraient surgir, courir et aller chercher des choses, au besoin.

- '''*IMPORTANT*''' Veuillez vous assurer que chaque salle a un facilitateur ou un facilitratirice ainsi un preneur de notes au début de chaque séance en petits groupes.

- '''*IMPORTANT*''' Affichez le nom de la séance sur la porte '''ET''' assurez-vous que le preneur de notes a le bon document '''ET''' ramassez la feuille du tableau de papier de la dernière séance. Assurez-vous qu'elle est étiquetée et rapportez-la dans la salle des bénévoles.

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Horaire de l'accueil du matin : de 8 h à 12 h 30'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk, Nicola Cameron, Diana Rocabaltzis, Barbara Omolewa

'''Horaire des quarts de travail de l'accueil de l'après-midi : 12 h 30 à 16 h 30'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Équipes des petits groupes'''

'''- Facilitateur ou facilitatrice'''

'''- Preneur de notes'''

|- Ce rôle consiste notamment à travailler en équipe pour convoquer, animer et consigner les discussions des séances en petits groupes (une équipe par salle).
- Le facilitateur ou la facilitatrice guidera la discussion qui dure 55 minutes, permettant ainsi aux participants de discuter et de générer (1) une compréhension commune du sujet, (2) des opportunités et des défis qui s'y rapportent et (3) des actions pratiques pour les aborder.

- Le preneur de notes saisira les points de la discussion, y compris la compréhension du sujet par la salle, les opportunités et les défis, et les actions pratiques. Un ordinateur portable/tablette sera fourni dans chaque salle. Un document et un dossier Google seront mis en place pour que vous puissiez enregistrer la discussion. Veuillez vous assurer que les notes sont enregistrées dans le dossier Google docs.

- Le preneur de notes s'assure également que l'horaire est respecté et prendra une photo du groupe participant à la session. Veuillez envoyer la photo à l'adresse suivante: '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- Les salles auront 40 chaises, formées en cercle et une table avec un ordinateur portable pour le preneur de notes

'''- [[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes également disponible]]'''

'''Chef d'équipe:''' '''Joël Bourgeoys |''' Tél. ou SMS: 613-415-8036 | Talkie-walkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLIQUEZ ici pour l'horaire de l'animateur et du preneur de notes''']]
|-
|'''Affectations spéciales'''
|- Divers rôles spécialisés durant la journée
- Les adjoints à l'établissement de l'ordre du jour seront informés à l'avance de leurs rôles spécifiques.

- Les bénévoles de la conciergerie Todd aideront à escorter les invités de baladodiffusion jusqu'à l'emplacement de la baladodiffusion

- Tracé graphique

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819 360 0852 | Talkie-walkie
|'''HoraireTodd Concierge:'''
10 h 15 à 12 h 30 : Darlene Mulcahey

De 12 h 30 à 16 h 30 : Nadia Ackah

'''Établissement de l'ordre du jour : Prêt à 10 h'''

Laura Colella

John Kenney

'''Prise de notes graphique'''

Divers endroits tout au long de la journée: Jordana Globerman
|-
|'''Mise en ordre'''

'''(Appel à tous!)'''
|- Nous apprécions que vous ayez pris le temps de nous aider et nous comprenons que vous ne puissiez pas rester, mais nous espérons que le plus grand nombre possible de bénévoles resteront après l'événement pour nous aider à remettre le site en bon état !

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Démontage - 17 h'''
Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawerence Humber

'''Toute autre personne disponible qui peut rester dans les parages est la bienvenue ! Merci !'''
|}

== '''Plan de l'étage''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== <big>'''Médias sociaux'''</big> ==
Veuillez utiliser ces #hashtags pour mettre en valeur l'événement sur les médias sociaux: '''#NonConferenceOttawa''' '''#GouvEnsemble'''

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Mots de passe: victoria2019

== '''<big>Questions et Réponses</big>''' ==
# '''Les preneurs de notes sont-ils responsables du type de tableau de papier, qu'attend-on de nous dans ce rôle ?'''
#* Le but est de capturer les idées collectives issues de la conversation qui a lieu dans les petits groupes, nous ne nous attendons pas à ce que les preneurs de notes se chargent de la présentation des documents affichés, des tableaux de papier, etc. (ce sera fait plus tard, vous n'avez pas de devoirs)
#* Dans les salles de séances, vous trouverez des ordinateurs portables, un modèle pour vous aider à commencer (les notes seront sauvegardées dans un dossier sur Google Docs)
#* *** IMPORTANT *** Si vous utilisez un tableau de papier, veuillez y inscrire le sujet de votre séance et le numéro de la salle pour la tenue des dossiers.
# '''Qu'attendez-vous en matière de facilitation ?'''
#* Il n'y a pas de " façon unique " d'animer la séance, vous n'avez pas besoin d'être un facilitateur ou une facilitatrice d'expérience.
#* Il y aura des tableaux à feuilles et des notes autocollantes dans la salle si vous voulez les utiliser. Veuillez s'il vous plaît utiliser des marqueurs de tableaux de papier. N'utilisez pas de feutres Sharpie (les feutres Sharpie coulent à travers le papier et endommage les murs !)
#* Vous pouvez utiliser un large éventail de techniques différentes, que ce soit une conversation organique sans structure jusqu'à un animateur expérimenté utilisant l'approche 1-2-4-Tous (voir le Guide des séances en petits groupes).
#* En résumé, notre but est de faciliter une compréhension commune, l'exploration des opportunités et l'identification d'actions pratiques (consultez le guide des séances de petits groupes pour plus de détails)
# '''Comment est l'aménagement de la pièce, y a-t-il un plafond sur les nombres ?'''
#* Les salles sont de tailles différentes : il peut y avoir jusqu'à 40 chaises disposées en cercle dans la salle.
#* Lorsque les chaises sont pleines, la salle est pleine et les participants sont invités à assister à une autre séance.
# '''Quels sont les documents disponibles pour faciliter le processus ?'''
#* Il y aura des tableaux à feuilles mobiles, des post-it, des marqueurs, du ruban adhésif dans la salle - n'hésitez pas à utiliser ces fournitures !
# '''Qu'arrive-t-il si je ne parle que l'anglais et que je suis animateur, les participants sont-ils en mesure de parler la langue officielle de leur choix ?'''
#* Il y aura des séances en français organisées pour la journée, avec des animateurs et des preneurs de notes qui parlent et comprennent le français.
#* Les participants sont libres de s'exprimer dans la langue officielle de leur choix - la bonne nouvelle, c'est qu'Ottawa est très bilingue - vous pouvez être sûr que quelqu'un dans votre salle comprend et parle les deux langues et sera en mesure de vous aider si quelque chose se présente !
# '''Est-ce qu’un stationnement est disponible ?'''
#* Stationnement payant (12 $) disponible mais très limité, sans privilèges d'entrée et de sortie.
#* Nous vous encourageons fortement à utiliser les transports en commun ou le covoiturage dans la mesure du possible.
#* Pour ceux qui utilisent le garage de stationnement, veuillez utiliser les portes "D" identifiées comme étant le "Pavillon D - Bytown", les ascenseurs à cette entrée vous mèneront jusqu'au Victoria Hall au premier niveau.
#* Le stationnement doit être payé à l'intérieur de l'immeuble en argent comptant ou par carte de crédit.
# '''À quoi ressemblera la fin de la journée ? Y aura-t-il une synthèse?'''
#* Il y a une cérémonie de clôture
#* La synthèse des notes des sessions sera faite plus tard, c'est pourquoi nous avons des preneurs de notes organisés pour chaque session. De plus, s'il vous plaît, gardez et rapportez à la salle de bénévolat tous vos précieux tableaux à feuilles mobiles !
# '''Et pour le dîner ?'''
#* Le dîner ne sera pas servi, mais il y a une cafétéria sur place ainsi qu'un micro-ondes.
#* C'est à vous de déterminer le meilleur moment pour prendre votre pause dîner, en fonction de votre rôle de bénévole et votre disponibilité ! (Les participants auront le choix entre deux créneaux horaires différents pour le dîner, selon l'horaire de leur choix)
#* Il y aura des collations dans la salle des bénévoles pour vous aider à continuer !

OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide

2019-12-11T15:10:35Z

Colleen.tiernan: /* Volunteer Roles - What is Expected Of Me? */

'''''[[GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected ('''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''8 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|'''[https://gts-ee.webex.com/webappng/sites/gts-ee/meeting/info/145481816479910373?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e Click here to join the meeting]'''
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:30''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:30-17:00''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''' available to you as well as a quiet space. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Set-up, ''the day before'''''
| - Set-up the day before the unconference on December 16, at 111 Sussex
- Various tasks as needed
|'''Timing: 1pm to 4pm on December 16 at 111 Sussex'''
Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk, Nicola Cameron, Diana Rocabaltzis, Barbara Omolewa, Shereen Miller

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the appropriate Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- The rooms will have 40 chairs in a circle and a table with a laptop for the note-taker

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location

- Graphic Facilitator
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, Darlene Mulcahey

12:30pm to 16:30pm shift, Nadia Ackah

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

Laura Colella

John Kenney

'''Graphic Recorder'''

Various locations all day, Jordana Globerman
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawrence Humber

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== '''<big>Social Media</big>''' ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019

== <big>'''Questions & Answers'''</big> ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)
# '''How is the room set-up, is there a cap on numbers?:'''
#* The rooms are different sizes, there may be up to 40 chairs set-up in a circle in the room
#* When the chairs are full, the room is full and participants are invited to attend another session
# '''What materials are available to facilitate?'''
#* There will be flip charts, post-it notes, markers, tape in the room – please feel free to use these supplies
# '''What if I only speak English and am facilitating, are participants able to speak their official language of their choice?'''
#* There is a full stream of French breakout sessions organized for the day, with facilitators and note-takers that speak and understand French
#* Participants are free to speak in the official language of their choice – the good news is that Ottawa is very bilingual – you can be sure that someone in your room understands and speaks both languages and will be able to pitch in and help you out if something comes up!
# '''What parking is available?'''
#* Paid parking ($12) is available but very limited with no in-and-out privileges
#* We strongly encourage you to use public transportation when possible
#* For those using the parking garage, please use the “D” doors identified as the “D – Bytown Pavilion”, the elevators at that entrance will take you right up to the Victoria Hall on the first level
#* Parking should be paid inside the building using cash or credit card
# '''What will the end of the day be like? Will there be a rollup?'''
#* There is a closing ceremony
#* The roll-up of the sessions notes will be done later, so this is why we have note-takers organized for each session. Also, please save and bring back to the volunteer room all of your valuable flip charts!
# '''What about lunch?'''
#* Lunch will not be provided, but there is a cafeteria on site as well as microwave
#* There will be light snacks available in the volunteer room to keep you going!

OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide

2019-12-11T14:24:02Z

Colleen.tiernan: /* Volunteer Roles - What is Expected Of Me? */

'''''[[GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected ('''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''8 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|'''[https://gts-ee.webex.com/webappng/sites/gts-ee/meeting/info/145481816479910373?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e Click here to join the meeting]'''
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:30''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:30-17:00''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''' available to you as well as a quiet space. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Set-up, ''the day before'''''
| - Set-up the day before the unconference on December 16, at 111 Sussex
- Various tasks as needed
|'''Timing: 1pm to 4pm on December 16 at 111 Sussex'''
Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk, Nicola Cameron, Diana Rocabaltzis, Barbara Omolewa, Shereen Miller

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the appropriate Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- The rooms will have 40 chairs in a circle and a table with a laptop for the note-taker

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location

- Graphic Facilitator
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, Darlene Mulcahey

12:30pm to 16:30pm shift, Nadia Ackah

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

Laura Colella

John Kenney

'''Graphic Recorder'''

Various locations all day, Jordana Globerman
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawrence Humber

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== '''<big>Social Media</big>''' ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019

== <big>'''Questions & Answers'''</big> ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)
# '''How is the room set-up, is there a cap on numbers?:'''
#* The rooms are different sizes, there may be up to 40 chairs set-up in a circle in the room
#* When the chairs are full, the room is full and participants are invited to attend another session
# '''What materials are available to facilitate?'''
#* There will be flip charts, post-it notes, markers, tape in the room – please feel free to use these supplies
# '''What if I only speak English and am facilitating, are participants able to speak their official language of their choice?'''
#* There is a full stream of French breakout sessions organized for the day, with facilitators and note-takers that speak and understand French
#* Participants are free to speak in the official language of their choice – the good news is that Ottawa is very bilingual – you can be sure that someone in your room understands and speaks both languages and will be able to pitch in and help you out if something comes up!
# '''What parking is available?'''
#* Paid parking ($12) is available but very limited with no in-and-out privileges
#* We strongly encourage you to use public transportation when possible
#* For those using the parking garage, please use the “D” doors identified as the “D – Bytown Pavilion”, the elevators at that entrance will take you right up to the Victoria Hall on the first level
#* Parking should be paid inside the building using cash or credit card
# '''What will the end of the day be like? Will there be a rollup?'''
#* There is a closing ceremony
#* The roll-up of the sessions notes will be done later, so this is why we have note-takers organized for each session. Also, please save and bring back to the volunteer room all of your valuable flip charts!
# '''What about lunch?'''
#* Lunch will not be provided, but there is a cafeteria on site as well as microwave
#* There will be light snacks available in the volunteer room to keep you going!

FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE

2019-12-11T14:21:05Z

Colleen.tiernan: /* Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes */

= Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes =
{| class="wikitable"
!
! colspan="8" |<big>SALLE /ROOM</big>
|-
!<big>TIME/ HORAIRE</big>
!<big>Rideau Falls</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!
<big>La Promenade</big>

<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Freiman-Guigues</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa E</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!
<big>Ottawa B</big>

<big>(FRENCH/FRANCAIS)</big>
!<big>Ottawa A</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa C</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa D</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
|-
|'''10:30 - 11:30'''
|Abe Greenspoon (Fac); Greg White (Notes)
| Rae Payette (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
|Gabe Bourdon (Fac.); Sereen Bizri (Notes)
|Vanessa Thomas (Fac.); Allison Van de Ligt (Notes)
|Jessica Zeroual (Anim.); Denisa Iancu (Notes)
|Eric Belisle (Facilitator); Natasha D'souza (Notes)
|Eric Shoesmith (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Burt James (Facilitator); Mary Bumstead (Notes)
|-
|'''11:30 - 12:30'''
| Joyce Silver (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
| Ali Feroz (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); Eric Belisle (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|Laura Colella (Anim.); Guillaume Charest (Notes) ''(backup - Guillaume Lefebvre)''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Yoga/Meditation'''''
|-
|'''12:30''' '''- 1:30'''
|Naomi Fraser (Fac.); Vanessa Thomas (Notes)
|Abe Greenspoon (Facilitator); Tara Shapransky (Notes)
|Anna Wong (Facilitator); Maddy Ewin (Notes)
|Robyn Paton (Facilitator); Allison Van de Ligt (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Yoga/Meditation'''''
|-
|'''1:30''' '''- 2:30'''
|Tracey Peever (Facilitator); Sarah Chan (Notes)
| Tracey Snow (Facilitator); Rae Payette (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); Sereen Bizri (Notes)
|Jeremiah Stanghini (Fac.); Naomi Fraser (Notes)
|Guillaume Charest (Animateur); Denisa Iancu (Notes)
|Katherine Cole (Fac.); Ellen Grove (Notes)
|Guillaume Lefebvre (Fac.); Kristen Howe (Notes)
|Liz Mckeown (Facilitator); Vanessa Thomas (Notes)
|-
|'''2:30''' '''- 3:30'''
|Kayleigh Chaston-Vickers (Facilitator); Amy Hu (Notes)
| Robyn Paton (Facilitator); Eric Shoesmith (Notes)
|Gabe Bourdon (Facilitator); Shereen Miller (Notes)
|Tate Chow (Fac.); Guillaume Lefebvre (Notes)
|Catherine Charbonneau (Anim.); Laura Colella (Notes)
|Kristen Howe (Facilitator); Dana Clarke (Notes)
|Ali Feroz (Facilitator); Katherine Cole (Notes)
|Mary Bumstead (Fac.); Tera Winter (Notes)
|-
|'''3:30''' '''- 4:30'''
|Glennys Egan (Facilitator); Holly Grenier (Notes)
| Victoria Wang (Facilitator); Musharraf Sodiqova (Notes)
|Giselle Jean Baptiste (Fac.); Greg White (Notes)
|Maddy Ewins (Fac.); Jeremiah Stanghini (Notes)
|Jessica Zeroual (Anim.); Denisa Iancu (Notes)
|Tara Shapransky (Fac.); Melissa Valencia (Notes)
|Dana Clarke (Facilitator); Christina Prozes (Notes)
|Manuela (Facilitator); Burt James (Notes)
|}
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FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE

2019-12-11T14:18:16Z

Colleen.tiernan: /* Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes */

= Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes =
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!
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|-
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!
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|'''10:30 - 11:30'''
|Abe Greenspoon (Fac); Greg White (Notes)
| Rae Payette (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
|Gabe Bourdon (Fac.); Sereen Bizri (Notes)
|Vanessa Thomas (Fac.); Allison Van de Ligt (Notes)
|Jessica Zeroual (Anim.); Denisa Iancu (Notes)
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|-
|'''11:30 - 12:30'''
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|Laura Colella (Anim.); Guillaume Charest (Notes) ''(backup - Guillaume Lefebvre)''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
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|-
|'''12:30''' '''- 1:30'''
|Naomi Fraser (Fac.); Vanessa Thomas (Notes)
|Abe Greenspoon (Facilitator); Tara Shapransky (Notes)
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|-
|'''1:30''' '''- 2:30'''
|Tracey Peever (Facilitator); Sarah Chan (Notes)
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2019-12-11T14:17:20Z

Colleen.tiernan: /* Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes */

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2019-12-11T14:16:50Z

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2019-12-11T14:16:03Z

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|-
|'''3:30''' '''- 4:30'''
|Glennys Egan (Facilitator); Holly Grenier (Notes)
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2019-12-10T18:16:32Z

Colleen.tiernan: /* Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes */

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FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE

2019-12-10T18:13:12Z

Colleen.tiernan: /* Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes */

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|Eric Shoesmith (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
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|'''11:30 - 12:30'''
| Joyce Silver (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
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|Patrice Collin (Facilitator); Eric Belisle (Notes)
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|'''12:30''' '''- 1:30'''
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|Anu shukla-jones (Fac.); Kristen Howe (Notes)
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|'''2:30''' '''- 3:30'''
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|Tate Chow (Fac.); '''TBD''' (Notes)
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|'''3:30''' '''- 4:30'''
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|Maddy Ewins (Fac.); Jeremiah Stanghini (Notes)
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|Tara Shapransky (Fac.); Melissa Valencia (Notes)
|Dana Clarke (Facilitator); Christina Prozes (Notes)
|Manuela (Facilitator); Burt James (Notes)
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[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada?wteswitched=1 '''RETURN TO Volunteer Guide / Retour au Guide pour les bénévoles ''']

FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE

2019-12-10T18:08:33Z

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| Ali Feroz (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); Eric Belisle (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|Laura Colella (Anim.); Guillaume Charest (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Yoga/Meditation'''''
|-
|'''12:30''' '''- 1:30'''
|Naomi Fraser (Fac.); Vanessa Thomas (Notes)
|Abe Greenspoon (Facilitator); Tara Shapransky (Notes)
|Anna Wong (Facilitator); Maddy Ewin (Notes)
|Robyn Paton (Facilitator); Allison Van de Ligt (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Yoga/Meditation'''''
|-
|'''1:30''' '''- 2:30'''
|Tracey Peever (Facilitator); Sarah Chan (Notes)
| Tracey Snow (Facilitator); Rae Payette (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); Sereen Bizri (Notes)
|Jeremiah Stanghini (Fac.); Naomi Fraser (Notes)
|Guillaume Charest (Animateur); Denisa Iancu(Notes)
|Katherine Cole (Fac.); Ellen Grove (Notes)
|Anu shukla-jones (Fac.); Kristen Howe (Notes)
|Liz Mckeown (Facilitator); Vanessa Thomas (Notes)
|-
|'''2:30''' '''- 3:30'''
|Kayleigh Chaston-Vickers (Facilitator); Amy Hu (Notes)
| Robyn Paton (Facilitator); Eric Shoesmith (Notes)
|Gabe Bourdon (Facilitator); '''TBD''' (Notes)
|Tate Chow (Fac.); '''TBD''' (Notes)
|Catherine Charbonneau (Anim.); Laura Colella (Notes)
|Kristen Howe (Facilitator); Dana Clarke (Notes)
|Ali Feroz (Facilitator); Katherine Cole (Notes)
|Mary Bumstead (Fac.); Tera Winter (Notes)
|-
|'''3:30''' '''- 4:30'''
|Glennys Egan (Facilitator); Holly Grenier (Notes)
| Victoria Wang (Facilitator); Musharraf Sodiqova (Notes)
|Giselle Jean Baptiste (Fac.); '''TBD''' (Notes)
|Maddy Ewins (Fac.); Jeremiah Stanghini (Notes)
|Jessica Zeroual (Anim.); Denisa Iancu (Notes)
|Tara Shapransky (Fac.); Melissa Valencia (Notes)
|Dana Clarke (Facilitator); Christina Prozes (Notes)
|Manuela (Facilitator); Burt James (Notes)
|}
[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada?wteswitched=1 '''RETURN TO Volunteer Guide / Retour au Guide pour les bénévoles ''']

FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE

2019-12-10T18:03:25Z

Colleen.tiernan: /* Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes */

= Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes =
{| class="wikitable"
!
! colspan="8" |<big>SALLE /ROOM</big>
|-
!<big>TIME/ HORAIRE</big>
!<big>Rideau Falls</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!
<big>La Promenade</big>

<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Freiman-Guigues</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa E</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!
<big>Ottawa B</big>

<big>(FRENCH/FRANCAIS)</big>
!<big>Ottawa A</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa C</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa D</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
|-
|'''10:30 - 11:30'''
|Abe Greenspoon (Fac); Greg White (Notes)
| Rae Payette (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
|Gabe Bourdon (Fac.); Sereen Bizri (Notes)
|Vanessa Thomas (Fac.); Allison Van de Ligt (Notes)
|Jessica Zeroual (Anim.); Denisa Iancu (Notes)
|Eric Belisle (Facilitator); Natasha D'souza (Notes)
|Eric Shoesmith (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Burt James (Facilitator); Mary Bumstead (Notes)
|-
|'''11:30 - 12:30'''
| Joyce Silver (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
| Ali Feroz (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); Eric Belisle (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|Laura Colella (Anim.); Guillaume Charest (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Yoga/Meditation'''''
|-
|'''12:30''' '''- 1:30'''
|Naomi Fraser (Fac.); Vanessa Thomas (Notes)
|Abe Greenspoon (Facilitator); Tara Shapransky (Notes)
|Anna Wong (Facilitator); Maddy Ewin (Notes)
|Robyn Paton (Facilitator); Allison Van de Ligt (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Yoga/Meditation'''''
|-
|'''1:30''' '''- 2:30'''
|Tracey Peever (Facilitator); Sarah Chan (Notes)
| Tracey Snow (Facilitator); Rae Payette (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); Sereen Bizri (Notes)
|Jeremiah Stanghini (Fac.); Naomi Fraser (Notes)
|Guillaume Charest (Animateur); Denisa Iancu(Notes)
|Katherine Cole (Fac.); Ellen Grove (Notes)
|Anu shukla-jones (Fac.); Kristen Howe (Notes)
|Liz Mckeown (Facilitator); Vanessa Thomas (Notes)
|-
|'''2:30''' '''- 3:30'''
|Kayleigh Chaston-Vickers (Facilitator); Amy Hu (Notes)
| Robyn Paton (Facilitator); Eric Shoesmith (Notes)
|Gabe Bourdon (Facilitator); '''TBD''' (Notes)
|Tate Chow (Fac.); '''TBD''' (Notes)
|Catherine Charbonneau (Anim.); Laura Colella (Notes)
|Kristen Howe (Facilitator); Dana Clarke (Notes)
|Ali Feroz (Facilitator); Katherine Cole (Notes)
|Mary Bumstead (Fac.); Tera Winter (Notes)
|-
|'''3:30''' '''- 4:30'''
|Glennys Egan (Facilitator); Holly Grenier (Notes)
| Victoria Wang (Facilitator); Musharraf Sodiqova (Notes)
|Giselle Jean Baptiste (Fac.); Caroline Reid (Notes)
|Maddy Ewins (Fac.); Jeremiah Stanghini (Notes)
|Jessica Zeroual (Anim.); Denisa Iancu (Notes)
|Tara Shapransky (Fac.); Melissa Valencia (Notes)
|Dana Clarke (Facilitator); Christina Prozes (Notes)
|Manuela (Facilitator); Burt James (Notes)
|}
[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada?wteswitched=1 '''RETURN TO Volunteer Guide / Retour au Guide pour les bénévoles ''']

FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE

2019-12-10T18:02:53Z

Colleen.tiernan: /* Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes */

= Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes =
{| class="wikitable"
!
! colspan="8" |<big>SALLE /ROOM</big>
|-
!<big>TIME/ HORAIRE</big>
!<big>Rideau Falls</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!
<big>La Promenade</big>

<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Freiman-Guigues</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa E</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!
<big>Ottawa B</big>

<big>(FRENCH/FRANCAIS)</big>
!<big>Ottawa A</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa C</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa D</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
|-
|'''10:30 - 11:30'''
|Abe Greenspoon (Fac); Greg White (Notes)
| Rae Payette (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
|Gabe Bourdon (Fac.); Sereen Bizri (Notes)
|Vanessa Thomas (Fac.); Allison Van de Ligt (Notes)
|Jessica Zeroual (Anim.); Denisa Iancu (Notes)
|Eric Belisle (Facilitator); Natasha D'souza (Notes)
|Eric Shoesmith (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Burt James (Facilitator); Mary Bumstead (Notes)
|-
|'''11:30 - 12:30'''
| Joyce Silver (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
| Ali Feroz (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); Eric Belisle (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|Laura Colella (Anim.); Guillaume Charest (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Yoga/Meditation'''''
|-
|'''12:30''' '''- 1:30'''
|Naomi Fraser (Fac.); Vanessa Thomas (Notes)
|Abe Greenspoon (Facilitator); Tara Shapransky (Notes)
|Anna Wong (Facilitator); Maddy Ewin (Notes)
|Robyn Paton (Facilitator); Allison Van de Ligt (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Yoga/Meditation'''''
|-
|'''1:30''' '''- 2:30'''
|Tracey Peever (Facilitator); Sarah Chan (Notes)
| Tracey Snow (Facilitator); Rae Payette (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); Sereen Bizri (Notes)
|Jeremiah Stanghini (Fac.); Naomi Fraser (Notes)
|Guillaume Charest (Animateur); Denisa Iancu(Notes)
|Katherine Cole (Fac.); Ellen Grove (Notes)
|Anu shukla-jones (Fac.); Kristen Howe (Notes)
|Liz Mckeown (Facilitator); Vanessa Thomas (Notes)
|-
|'''2:30''' '''- 3:30'''
|Kayleigh Chaston-Vickers (Facilitator); Amy Hu (Notes)
| Robyn Paton (Facilitator); Eric Shoesmith (Notes)
|Gabe Bourdon (Facilitator); Christine Baillargeon (Notes)
|Tate Chow (Fac.); '''TBD''' (Notes)
|Catherine Charbonneau (Anim.); Laura Colella (Notes)
|Kristen Howe (Facilitator); Dana Clarke (Notes)
|Ali Feroz (Facilitator); Katherine Cole (Notes)
|Mary Bumstead (Fac.); Tera Winter (Notes)
|-
|'''3:30''' '''- 4:30'''
|Glennys Egan (Facilitator); Holly Grenier (Notes)
| Victoria Wang (Facilitator); Musharraf Sodiqova (Notes)
|Giselle Jean Baptiste (Fac.); Caroline Reid (Notes)
|Maddy Ewins (Fac.); Jeremiah Stanghini (Notes)
|Jessica Zeroual (Anim.); Denisa Iancu (Notes)
|Tara Shapransky (Fac.); Melissa Valencia (Notes)
|Dana Clarke (Facilitator); Christina Prozes (Notes)
|Manuela (Facilitator); Burt James (Notes)
|}
[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada?wteswitched=1 '''RETURN TO Volunteer Guide / Retour au Guide pour les bénévoles ''']

GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa

2019-12-10T18:01:30Z

Colleen.tiernan: /* Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi */

'''''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|<big>I would like to read this guide in English</big>]]'''''

<big>'''''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Je veux consulter le guide pour les séances en petits groupes]]'''''</big>

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa</big>''' ==
Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de l'équipe GouvEnsemble Ottawa pour la non-conférence de 2019 ! Merci de partager votre temps précieux pour nous aider à faire de cet événement une réalité - nous ne pouvons littéralement pas le faire sans vous ! Nous savons que nos formidables bénévoles font la journée, alors MERCI de lever la main. Votre énergie, votre enthousiasme et vos efforts contribuent à offrir une expérience agréable et à faire en sorte que chacun passe une journée mémorable. Par-dessus tout, nous espérons aussi que votre expérience de bénévolat sera amusante et enrichissante.

Dans ce wiki, vous trouverez beaucoup d'informations pour vous préparer pour votre journée.

La non-conférence d'une journée de GouvEnsemble Canada aura lieu le 17 décembre 2019 [https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 '''à l'édifice John G. Diefenbaker'''], 111, promenade Sussex, à Ottawa, Ontario. Nous attendons des centaines de personnes de partout au Canada.

(Vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Regardez [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''cette courte vidéo'''] et [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] pour en savoir plus !)

== '''Je veux en savoir plus à propos de GouvEnsemble''' ==
OneTeamGov est une communauté de gens passionnés par l'amélioration des services publics afin de faciliter la vie des gens.

L'objectif de la communauté est d'améliorer le service public et les méthodes de travail dans le secteur public en éliminant les divisions entre les personnes. Il est ouvert à toute personne, quel que soit son poste ou son secteur d'activité, qui souhaite améliorer les services publics ou les méthodes de travail du secteur public par des actions concrètes.

Partager et apprendre avec les autres est un impératif moral, parce que chacun mérite d'avoir des services publics efficaces et accessibles. C'est pourquoi GouvEnsemble Canada, le chapitre canadien de OneTeamGov, organise un événement à Ottawa. C'est l'occasion de favoriser et de faciliter l'apprentissage et le partage à l'échelle du pays.

Comme nos autres événements, celui-ce sera axé sur les résultats. Nous voulons que les gens retirent des idées pratiques pour améliorer les services publics dans leur travail. Plutôt qu'un programme de réunions ou de conférences, cet événement sera une non-conférence - une série de sessions définies par les participants le jour même. L'objectif sera de partager vos expériences, votre pratique, votre inspiration, votre compréhension, d'apprendre des autres et de construire votre propre appel à l'action.

Tout ce que vous devez connaitre en tant que bénévole se trouve ci-dessous !

== '''Si vous ne consultez rien d'autre, lisez ceci !''' ==
'''1 -''' La mise en place pour la non-conférence se fera le 16 décembre entre 13 h 00 et 16 h 00 sur les lieux de l'événement, soit au 111, promenade Sussex. Certains d'entre vous se sont inscrits pour aider à cette préparation ! Merci !!!

'''2 -''' A votre arrivée sur les lieux le 17 décembre, rendez-vous à la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles, et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart.

'''3 -''' L'inscription des participants débutera à 8 h 00 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' Il y aura du café et des collations dans la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) le matin. Il y aura aussi des collations légères disponibles toute la journée pour vous aider à garder votre énergie !

'''5 -''' Apportez un appareil mobile pour rester connecté ('''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Mots de passe: victoria2019), les organisateurs de la conférence auront aussi des talkies-walkies et se déplaceront à travers le 111 Sussex.

'''6 -''' Consultez les '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#R.C3.B4les_des_b.C3.A9n.C3.A9voles_-_Ce_que_l.27on_attend_de_moi|descriptions des rôles des bénévoles]]''' et '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Bref_programme_de_la_journ.C3.A9e|le bref programme de la journée]]''' avant de commencer ! Si vous êtes animateur et/ou prenez des notes, veuillez aussi consulter le '''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes]].'''

'''7 -''' A la fin de la journée, lorsque les participants quittent le lieu, nous voulons faire un " couloir de bénévoles " pour remercier tout le monde à leur départ. Nous ferons la queue à 16 h 45 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''8 -''' N'hésitez pas à communiquer avec Colleen Tiernan (819-360-0852) ou Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) pour toute question, problème ou préoccupation. Nous sommes ici pour vous aider !

= '''Non-conference Ottawa 2019 - Détails pour les bénévoles''' =

== '''Séances d'information à l'intention des bénévoles''' ==
'''<big>AVANT la non-conférence:</big>'''
* Des séances d'information pour les bénévoles auront lieu virtuellement via WebEx au cours de la semaine du 9 au 13 décembre. C'est l'occasion pour vous d'obtenir tous les détails, d'apprendre ce que l'on attend de vous et de nous poser toutes vos questions avant l'événement !
* Vous n'avez besoin d'assister qu'à '''une''' séance d'information préalable. Veuillez choisir la session qui vous convient le mieux selon l'horaire ci-dessous.
{| class="wikitable"
!Date
!Langue
!Détails pour la vidéoconférence
!Détails pour la téléconférence
|-
|'''9 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 558 387 665

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''10 décembre'''
12 h 00 HNE
|Français
|'''[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m88d216d00ac25229af26a0da77000a83 Cliquez ici pour vous connecter via WebEx]'''
Numéro de la rencontre : 556 379 343

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''11 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m4a471352d5dcccf10f633a31caa71e3c '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 559 289 031

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|}
'''<big>LE JOUR de la non-conference:</big>'''
* Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence, rendez-vous à '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|la salle des bénévoles]]''' pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart de travail.
* Vous recevrez un t-shirt blanc avec le logo OneTeamGov. '''Astuce : portez des vêtements et des chaussures confortables, le code vestimentaire est informel. Notez que les t-shirts sont de style unisexe.'''
* L'horaire complet des bénévoles sera affiché, veuillez informer Colleen et Kayleigh si vous rencontrez des pépins, ou si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations ! Vous pouvez nous envoyer un SMS le jour-meme.

== '''Bref programme de la journée''' ==
* 7 h: La salle des bénévoles est prête à vous accueillir et vous pouvez venir chercher votre t-shirt ! Veuillez arriver tôt pour votre quart de travail !

* '''8 h:''' Les portes ouvrent et les inscriptions commencent
* '''9 h à 9 h 40:''' Cérémonie de bienvenue
* '''9 h 40 à10 h 10:''' Activité de lancement
* Intervalle de 20 minutes: établissement de l'ordre du jour
* '''10 h 30 à 16 h 30''': Séances en petits groupes
* '''16 h 30 à 17 h''': Mot de la fin et départ
* '''16 h 45''' *** Les bénévoles font la queue à 16h45 pour un "high five" avec les participants qui quittent la salle
* '''17 h:''' C'EST LE NETTOYAGE! Si vous pouvez rester un peu plus longtemps et nous aider, à mettre les choses en ordre ce serait génial ! Merci!
== '''Prendre soin de soi''' ==
* Ce sera une journée importante et occupée, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et de votre propre bien-être. C'est correct de prendre des pauses !
* Il y aura une salle pour les bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) à votre disposition. Une salle tranquille sera aussi disponible. Lorsque les participants sont en séance, attendez-vous à ce que les pièces principales soient un peu plus tranquilles.
* Si à n'importe quel moment vous avez besoin d'aide ou si vous avez besoin de changer de rôle, n'hésitez pas à envoyer un SMS ou à appeler Colleen (819-360-0852) ou Kayleigh (506-654-3907). Nous sommes là pour prendre soin de vous aussi !

== '''Code de conduite''' ==

L'équipe de '''GouvEnsemble''' Unconference Team s'engage à maintenir un espace sûr et exempt de harcèlement pour tous nos participants. Ceci inclut le maintien d'un espace positif et inclusif où chacun est bienvenu et où les droits de la personne sont respectés pour tous, sans exception. Cela signifie le respect de tous les aspects des personnes, y compris l'âge, le genre, la race, l'origine ethnique, la religion ou l'absence de religion, l'origine nationale, la langue, l'éducation, la taille corporelle, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité/expression de genre et la créativité, les capacités physiques et mentales, et le statut socioéconomique.

Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement envers les participants.

Veuillez vous référer au [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ '''code de conduite officiel de OneTeamGov.''']

== '''Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi''' ==
{| class="wikitable"
|'''Rôle'''
|Remarques utiles
|Quand et qui
|-
|'''Installation, ''le jour avant'''''
|- Installation et préparation ''la veille de la non-conférence'' (16 décembre) au 111 Sussex
- diverses tâches, au besoin
|'''Horaire : de 13 h 00 à 16 h 00 le 16 décembre au 111 Sussex'''
Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Inscription'''

|- Accueil et inscription des participants à leur arrivée- Donnez aux participants un cordon/une étiquette avec leur nom, encouragez-les à écrire leur nom/information, etc.

- Indiquez aux participants où se trouvent les toilettes et répondez aux questions qu'ils pourraient avoir.

- Une fois l'inscription terminée, vous passerez à un rôle différent pour l'activité lancement.

- Lorsque l'activité de lancement débutera, vous vous promènerez dans la pièce et vous distribuerez des sacs de feutres et des fiches.

'''Chef d'équipe: Ashley Evans''' '''|''' Tél. ou SMS: 204-228-7373 | Talkie-walkie
|'''Horaire : de 7 h 30 à 9 h pour l'inscription et de 9 h à 10 h 10 pour aider à l'activité de lancement'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Hôte et hôtesses, installation de la salle de réunion en petits groupes'''
|- Intéragissez avec les participants et aider-les avec leurs questions relativement à l'événement ou du lieu, en distribuant des sacs d'emplettes.
- Diriger les participants vers les salles de réunions et les salles de toilettes (familiarisez-vous avec les plans d'étage)

- Aider à répondre aux questions qui pourraient surgir, courir et aller chercher des choses, au besoin.

- '''*IMPORTANT*''' Veuillez vous assurer que chaque salle a un facilitateur ou un facilitratirice ainsi un preneur de notes au début de chaque séance en petits groupes.

- '''*IMPORTANT*''' Affichez le nom de la séance sur la porte '''ET''' assurez-vous que le preneur de notes a le bon document '''ET''' ramassez la feuille du tableau de papier de la dernière séance. Assurez-vous qu'elle est étiquetée et rapportez-la dans la salle des bénévoles.

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Horaire de l'accueil du matin : de 8 h à 12 h 30'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk, Nicola Cameron, Diana Rocabaltzis, Barbara Omolewa

'''Horaire des quarts de travail de l'accueil de l'après-midi : 12 h 30 à 16 h 30'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Équipes des petits groupes'''

'''- Facilitateur ou facilitatrice'''

'''- Preneur de notes'''

|- Ce rôle consiste notamment à travailler en équipe pour convoquer, animer et consigner les discussions des séances en petits groupes (une équipe par salle).
- Le facilitateur ou la facilitatrice guidera la discussion qui dure 55 minutes, permettant ainsi aux participants de discuter et de générer (1) une compréhension commune du sujet, (2) des opportunités et des défis qui s'y rapportent et (3) des actions pratiques pour les aborder.

- Le preneur de notes saisira les points de la discussion, y compris la compréhension du sujet par la salle, les opportunités et les défis, et les actions pratiques. Un ordinateur portable/tablette sera fourni dans chaque salle. Un document et un dossier Google seront mis en place pour que vous puissiez enregistrer la discussion. Veuillez vous assurer que les notes sont enregistrées dans le dossier Google docs.

- Le preneur de notes s'assure également que l'horaire est respecté et prendra une photo du groupe participant à la session. Veuillez envoyer la photo à l'adresse suivante: '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- Les salles auront 40 chaises, formées en cercle et une table avec un ordinateur portable pour le preneur de notes

'''- [[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes également disponible]]'''

'''Chef d'équipe:''' '''Joël Bourgeoys |''' Tél. ou SMS: 613-415-8036 | Talkie-walkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLIQUEZ ici pour l'horaire de l'animateur et du preneur de notes''']]
|-
|'''Affectations spéciales'''
|- Divers rôles spécialisés durant la journée
- Les adjoints à l'établissement de l'ordre du jour seront informés à l'avance de leurs rôles spécifiques.

- Les bénévoles de la conciergerie Todd aideront à escorter les invités de baladodiffusion jusqu'à l'emplacement de la baladodiffusion

- Tracé graphique

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819 360 0852 | Talkie-walkie
|'''HoraireTodd Concierge:'''
10 h 15 à 12 h 30 : Darlene Mulcahey

De 12 h 30 à 16 h 30 : Nadia Ackah

'''Établissement de l'ordre du jour : Prêt à 10 h'''

Laura Colella

John Kenney

'''Prise de notes graphique'''

Divers endroits tout au long de la journée: Jordana Globerman
|-
|'''Mise en ordre'''

'''(Appel à tous!)'''
|- Nous apprécions que vous ayez pris le temps de nous aider et nous comprenons que vous ne puissiez pas rester, mais nous espérons que le plus grand nombre possible de bénévoles resteront après l'événement pour nous aider à remettre le site en bon état !

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Démontage - 17 h'''
Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawerence Humber

'''Toute autre personne disponible qui peut rester dans les parages est la bienvenue ! Merci !'''
|}

== '''Plan de l'étage''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== <big>'''Médias sociaux'''</big> ==
Veuillez utiliser ces #hashtags pour mettre en valeur l'événement sur les médias sociaux: '''#NonConferenceOttawa''' '''#GouvEnsemble'''

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Mots de passe: victoria2019

== '''<big>Questions et Réponses</big>''' ==
# '''Les preneurs de notes sont-ils responsables du type de tableau de papier, qu'attend-on de nous dans ce rôle ?'''
#* Le but est de capturer les idées collectives issues de la conversation qui a lieu dans les petits groupes, nous ne nous attendons pas à ce que les preneurs de notes se chargent de la présentation des documents affichés, des tableaux de papier, etc. (ce sera fait plus tard, vous n'avez pas de devoirs)
#* Dans les salles de séances, vous trouverez des ordinateurs portables, un modèle pour vous aider à commencer (les notes seront sauvegardées dans un dossier sur Google Docs)
#* *** IMPORTANT *** Si vous utilisez un tableau de papier, veuillez y inscrire le sujet de votre séance et le numéro de la salle pour la tenue des dossiers.
# '''Qu'attendez-vous en matière de facilitation ?'''
#* Il n'y a pas de " façon unique " d'animer la séance, vous n'avez pas besoin d'être un facilitateur ou une facilitatrice d'expérience.
#* Il y aura des tableaux à feuilles et des notes autocollantes dans la salle si vous voulez les utiliser. Veuillez s'il vous plaît utiliser des marqueurs de tableaux de papier. N'utilisez pas de feutres Sharpie (les feutres Sharpie coulent à travers le papier et endommage les murs !)
#* Vous pouvez utiliser un large éventail de techniques différentes, que ce soit une conversation organique sans structure jusqu'à un animateur expérimenté utilisant l'approche 1-2-4-Tous (voir le Guide des séances en petits groupes).
#* En résumé, notre but est de faciliter une compréhension commune, l'exploration des opportunités et l'identification d'actions pratiques (consultez le guide des séances de petits groupes pour plus de détails)
# '''Comment est l'aménagement de la pièce, y a-t-il un plafond sur les nombres ?'''
#* Les salles sont de tailles différentes : il peut y avoir jusqu'à 40 chaises disposées en cercle dans la salle.
#* Lorsque les chaises sont pleines, la salle est pleine et les participants sont invités à assister à une autre séance.
# '''Quels sont les documents disponibles pour faciliter le processus ?'''
#* Il y aura des tableaux à feuilles mobiles, des post-it, des marqueurs, du ruban adhésif dans la salle - n'hésitez pas à utiliser ces fournitures !
# '''Qu'arrive-t-il si je ne parle que l'anglais et que je suis animateur, les participants sont-ils en mesure de parler la langue officielle de leur choix ?'''
#* Il y aura des séances en français organisées pour la journée, avec des animateurs et des preneurs de notes qui parlent et comprennent le français.
#* Les participants sont libres de s'exprimer dans la langue officielle de leur choix - la bonne nouvelle, c'est qu'Ottawa est très bilingue - vous pouvez être sûr que quelqu'un dans votre salle comprend et parle les deux langues et sera en mesure de vous aider si quelque chose se présente !
# '''Est-ce qu’un stationnement est disponible ?'''
#* Stationnement payant (12 $) disponible mais très limité, sans privilèges d'entrée et de sortie.
#* Nous vous encourageons fortement à utiliser les transports en commun ou le covoiturage dans la mesure du possible.
#* Pour ceux qui utilisent le garage de stationnement, veuillez utiliser les portes "D" identifiées comme étant le "Pavillon D - Bytown", les ascenseurs à cette entrée vous mèneront jusqu'au Victoria Hall au premier niveau.
#* Le stationnement doit être payé à l'intérieur de l'immeuble en argent comptant ou par carte de crédit.
# '''À quoi ressemblera la fin de la journée ? Y aura-t-il une synthèse?'''
#* Il y a une cérémonie de clôture
#* La synthèse des notes des sessions sera faite plus tard, c'est pourquoi nous avons des preneurs de notes organisés pour chaque session. De plus, s'il vous plaît, gardez et rapportez à la salle de bénévolat tous vos précieux tableaux à feuilles mobiles !
# '''Et pour le dîner ?'''
#* Le dîner ne sera pas servi, mais il y a une cafétéria sur place ainsi qu'un micro-ondes.
#* C'est à vous de déterminer le meilleur moment pour prendre votre pause dîner, en fonction de votre rôle de bénévole et votre disponibilité ! (Les participants auront le choix entre deux créneaux horaires différents pour le dîner, selon l'horaire de leur choix)
#* Il y aura des collations dans la salle des bénévoles pour vous aider à continuer !

OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide

2019-12-10T18:01:06Z

Colleen.tiernan: /* Volunteer Roles - What is Expected Of Me? */

'''''[[GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected ('''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''8 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|'''[https://gts-ee.webex.com/webappng/sites/gts-ee/meeting/info/145481816479910373?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e Click here to join the meeting]'''
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:30''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:30-17:00''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''' available to you as well as a quiet space. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Set-up, ''the day before'''''
| - Set-up the day before the unconference on December 16, at 111 Sussex
- Various tasks as needed
|'''Timing: 1pm to 4pm on December 16 at 111 Sussex'''
Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk, Nicola Cameron, Diana Rocabaltzis, Barbara Omolewa

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the appropriate Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- The rooms will have 40 chairs in a circle and a table with a laptop for the note-taker

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location

- Graphic Facilitator
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, Darlene Mulcahey

12:30pm to 16:30pm shift, Nadia Ackah

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

Laura Colella

John Kenney

'''Graphic Recorder'''

Various locations all day, Jordana Globerman
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawrence Humber

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== '''<big>Social Media</big>''' ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019

== <big>'''Questions & Answers'''</big> ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)
# '''How is the room set-up, is there a cap on numbers?:'''
#* The rooms are different sizes, there may be up to 40 chairs set-up in a circle in the room
#* When the chairs are full, the room is full and participants are invited to attend another session
# '''What materials are available to facilitate?'''
#* There will be flip charts, post-it notes, markers, tape in the room – please feel free to use these supplies
# '''What if I only speak English and am facilitating, are participants able to speak their official language of their choice?'''
#* There is a full stream of French breakout sessions organized for the day, with facilitators and note-takers that speak and understand French
#* Participants are free to speak in the official language of their choice – the good news is that Ottawa is very bilingual – you can be sure that someone in your room understands and speaks both languages and will be able to pitch in and help you out if something comes up!
# '''What parking is available?'''
#* Paid parking ($12) is available but very limited with no in-and-out privileges
#* We strongly encourage you to use public transportation when possible
#* For those using the parking garage, please use the “D” doors identified as the “D – Bytown Pavilion”, the elevators at that entrance will take you right up to the Victoria Hall on the first level
#* Parking should be paid inside the building using cash or credit card
# '''What will the end of the day be like? Will there be a rollup?'''
#* There is a closing ceremony
#* The roll-up of the sessions notes will be done later, so this is why we have note-takers organized for each session. Also, please save and bring back to the volunteer room all of your valuable flip charts!
# '''What about lunch?'''
#* Lunch will not be provided, but there is a cafeteria on site as well as microwave
#* There will be light snacks available in the volunteer room to keep you going!

FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE

2019-12-10T16:19:08Z

Colleen.tiernan:

= Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes =
{| class="wikitable"
!
! colspan="8" |<big>SALLE /ROOM</big>
|-
!<big>TIME/ HORAIRE</big>
!<big>Rideau Falls</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!
<big>La Promenade</big>

<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Freiman-Guigues</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa E</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!
<big>Ottawa B</big>

<big>(FRENCH/FRANCAIS)</big>
!<big>Ottawa A</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa C</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa D</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
|-
|'''10:30 - 11:30'''
|Abe Greenspoon (Fac); Greg White (Notes)
| Rae Payette (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
|Gabe Bourdon (Fac.); Sereen Bizri (Notes)
|Vanessa Thomas (Fac.); Allison Van de Ligt (Notes)
|Jessica Zeroual (Anim.); Denisa Iancu (Notes)
|Eric Belisle (Facilitator); Natasha D'souza (Notes)
|Eric Shoesmith (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Burt James (Facilitator); Mary Bumstead (Notes)
|-
|'''11:30 - 12:30'''
| Joyce Silver (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
| Ali Feroz (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); Eric Belisle (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|Laura Colella (Anim.); Guillaume Charest (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Yoga/Meditation'''''
|-
|'''12:30''' '''- 1:30'''
|Naomi Fraser (Fac.); Vanessa Thomas (Notes)
|Abe Greenspoon (Facilitator); Tara Shapransky (Notes)
|Anna Wong (Facilitator); Maddy Ewin (Notes)
|Robyn Paton (Facilitator); Allison Van de Ligt (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Yoga/Meditation'''''
|-
|'''1:30''' '''- 2:30'''
|Tracey Peever (Facilitator); Sarah Chan (Notes)
| Tracey Snow (Facilitator); Rae Payette (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); Sereen Bizri (Notes)
|Jeremiah Stanghini (Fac.); Naomi Fraser (Notes)
|Guillaume Charest (Animateur); Denisa Iancu(Notes)
|Katherine Cole (Fac.); Ellen Grove (Notes)
|Anu shukla-jones (Fac.); Kristen Howe (Notes)
|Liz Mckeown (Facilitator); Vanessa Thomas (Notes)
|-
|'''2:30''' '''- 3:30'''
|Kayleigh Chaston-Vickers (Facilitator); Amy Hu (Notes)
| Robyn Paton (Facilitator); Eric Shoesmith (Notes)
|Gabe Bourdon (Facilitator); Christine Baillargeon (Notes)
|Tate Chow (Fac.); '''TBD''' (Notes)
|Catherine Charbonneau (Anim.); Laura Colella (Notes)
|Kristen Howe (Facilitator); Dana Clarke (Notes)
|Ali Feroz (Facilitator); Katherine Cole (Notes)
|Mary Bumstead (Fac.); Tera Winter (Notes)
|-
|'''3:30''' '''- 4:30'''
|Glennys Egan (Facilitator); Holly Grenier (Notes)
| Victoria Wang (Facilitator); Musharraf Sodiqova (Notes)
|Giselle Jean Baptiste (Fac.); Caroline Reid (Notes)
|Maddy Ewins (Fac.); Jeremiah Stanghini (Notes)
|Jessica Zeroual (Anim.); Christine Baillargeon (Notes)
|Tara Shapransky (Fac.); Melissa Valencia (Notes)
|Dana Clarke (Facilitator); Christina Prozes (Notes)
|Manuela (Facilitator); Burt James (Notes)
|}
[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada?wteswitched=1 '''RETURN TO Volunteer Guide / Retour au Guide pour les bénévoles ''']

GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa

2019-12-10T16:10:35Z

Colleen.tiernan: /* Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi */

'''''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|<big>I would like to read this guide in English</big>]]'''''

<big>'''''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Je veux consulter le guide pour les séances en petits groupes]]'''''</big>

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa</big>''' ==
Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de l'équipe GouvEnsemble Ottawa pour la non-conférence de 2019 ! Merci de partager votre temps précieux pour nous aider à faire de cet événement une réalité - nous ne pouvons littéralement pas le faire sans vous ! Nous savons que nos formidables bénévoles font la journée, alors MERCI de lever la main. Votre énergie, votre enthousiasme et vos efforts contribuent à offrir une expérience agréable et à faire en sorte que chacun passe une journée mémorable. Par-dessus tout, nous espérons aussi que votre expérience de bénévolat sera amusante et enrichissante.

Dans ce wiki, vous trouverez beaucoup d'informations pour vous préparer pour votre journée.

La non-conférence d'une journée de GouvEnsemble Canada aura lieu le 17 décembre 2019 [https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 '''à l'édifice John G. Diefenbaker'''], 111, promenade Sussex, à Ottawa, Ontario. Nous attendons des centaines de personnes de partout au Canada.

(Vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Regardez [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''cette courte vidéo'''] et [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] pour en savoir plus !)

== '''Je veux en savoir plus à propos de GouvEnsemble''' ==
OneTeamGov est une communauté de gens passionnés par l'amélioration des services publics afin de faciliter la vie des gens.

L'objectif de la communauté est d'améliorer le service public et les méthodes de travail dans le secteur public en éliminant les divisions entre les personnes. Il est ouvert à toute personne, quel que soit son poste ou son secteur d'activité, qui souhaite améliorer les services publics ou les méthodes de travail du secteur public par des actions concrètes.

Partager et apprendre avec les autres est un impératif moral, parce que chacun mérite d'avoir des services publics efficaces et accessibles. C'est pourquoi GouvEnsemble Canada, le chapitre canadien de OneTeamGov, organise un événement à Ottawa. C'est l'occasion de favoriser et de faciliter l'apprentissage et le partage à l'échelle du pays.

Comme nos autres événements, celui-ce sera axé sur les résultats. Nous voulons que les gens retirent des idées pratiques pour améliorer les services publics dans leur travail. Plutôt qu'un programme de réunions ou de conférences, cet événement sera une non-conférence - une série de sessions définies par les participants le jour même. L'objectif sera de partager vos expériences, votre pratique, votre inspiration, votre compréhension, d'apprendre des autres et de construire votre propre appel à l'action.

Tout ce que vous devez connaitre en tant que bénévole se trouve ci-dessous !

== '''Si vous ne consultez rien d'autre, lisez ceci !''' ==
'''1 -''' La mise en place pour la non-conférence se fera le 16 décembre entre 13 h 00 et 16 h 00 sur les lieux de l'événement, soit au 111, promenade Sussex. Certains d'entre vous se sont inscrits pour aider à cette préparation ! Merci !!!

'''2 -''' A votre arrivée sur les lieux le 17 décembre, rendez-vous à la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles, et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart.

'''3 -''' L'inscription des participants débutera à 8 h 00 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' Il y aura du café et des collations dans la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) le matin. Il y aura aussi des collations légères disponibles toute la journée pour vous aider à garder votre énergie !

'''5 -''' Apportez un appareil mobile pour rester connecté ('''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Mots de passe: victoria2019), les organisateurs de la conférence auront aussi des talkies-walkies et se déplaceront à travers le 111 Sussex.

'''6 -''' Consultez les '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#R.C3.B4les_des_b.C3.A9n.C3.A9voles_-_Ce_que_l.27on_attend_de_moi|descriptions des rôles des bénévoles]]''' et '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Bref_programme_de_la_journ.C3.A9e|le bref programme de la journée]]''' avant de commencer ! Si vous êtes animateur et/ou prenez des notes, veuillez aussi consulter le '''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes]].'''

'''7 -''' A la fin de la journée, lorsque les participants quittent le lieu, nous voulons faire un " couloir de bénévoles " pour remercier tout le monde à leur départ. Nous ferons la queue à 16 h 45 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''8 -''' N'hésitez pas à communiquer avec Colleen Tiernan (819-360-0852) ou Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) pour toute question, problème ou préoccupation. Nous sommes ici pour vous aider !

= '''Non-conference Ottawa 2019 - Détails pour les bénévoles''' =

== '''Séances d'information à l'intention des bénévoles''' ==
'''<big>AVANT la non-conférence:</big>'''
* Des séances d'information pour les bénévoles auront lieu virtuellement via WebEx au cours de la semaine du 9 au 13 décembre. C'est l'occasion pour vous d'obtenir tous les détails, d'apprendre ce que l'on attend de vous et de nous poser toutes vos questions avant l'événement !
* Vous n'avez besoin d'assister qu'à '''une''' séance d'information préalable. Veuillez choisir la session qui vous convient le mieux selon l'horaire ci-dessous.
{| class="wikitable"
!Date
!Langue
!Détails pour la vidéoconférence
!Détails pour la téléconférence
|-
|'''9 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 558 387 665

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''10 décembre'''
12 h 00 HNE
|Français
|'''[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m88d216d00ac25229af26a0da77000a83 Cliquez ici pour vous connecter via WebEx]'''
Numéro de la rencontre : 556 379 343

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''11 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m4a471352d5dcccf10f633a31caa71e3c '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 559 289 031

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|}
'''<big>LE JOUR de la non-conference:</big>'''
* Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence, rendez-vous à '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|la salle des bénévoles]]''' pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart de travail.
* Vous recevrez un t-shirt blanc avec le logo OneTeamGov. '''Astuce : portez des vêtements et des chaussures confortables, le code vestimentaire est informel. Notez que les t-shirts sont de style unisexe.'''
* L'horaire complet des bénévoles sera affiché, veuillez informer Colleen et Kayleigh si vous rencontrez des pépins, ou si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations ! Vous pouvez nous envoyer un SMS le jour-meme.

== '''Bref programme de la journée''' ==
* 7 h: La salle des bénévoles est prête à vous accueillir et vous pouvez venir chercher votre t-shirt ! Veuillez arriver tôt pour votre quart de travail !

* '''8 h:''' Les portes ouvrent et les inscriptions commencent
* '''9 h à 9 h 40:''' Cérémonie de bienvenue
* '''9 h 40 à10 h 10:''' Activité de lancement
* Intervalle de 20 minutes: établissement de l'ordre du jour
* '''10 h 30 à 16 h 30''': Séances en petits groupes
* '''16 h 30 à 17 h''': Mot de la fin et départ
* '''16 h 45''' *** Les bénévoles font la queue à 16h45 pour un "high five" avec les participants qui quittent la salle
* '''17 h:''' C'EST LE NETTOYAGE! Si vous pouvez rester un peu plus longtemps et nous aider, à mettre les choses en ordre ce serait génial ! Merci!
== '''Prendre soin de soi''' ==
* Ce sera une journée importante et occupée, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et de votre propre bien-être. C'est correct de prendre des pauses !
* Il y aura une salle pour les bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) à votre disposition. Une salle tranquille sera aussi disponible. Lorsque les participants sont en séance, attendez-vous à ce que les pièces principales soient un peu plus tranquilles.
* Si à n'importe quel moment vous avez besoin d'aide ou si vous avez besoin de changer de rôle, n'hésitez pas à envoyer un SMS ou à appeler Colleen (819-360-0852) ou Kayleigh (506-654-3907). Nous sommes là pour prendre soin de vous aussi !

== '''Code de conduite''' ==

L'équipe de '''GouvEnsemble''' Unconference Team s'engage à maintenir un espace sûr et exempt de harcèlement pour tous nos participants. Ceci inclut le maintien d'un espace positif et inclusif où chacun est bienvenu et où les droits de la personne sont respectés pour tous, sans exception. Cela signifie le respect de tous les aspects des personnes, y compris l'âge, le genre, la race, l'origine ethnique, la religion ou l'absence de religion, l'origine nationale, la langue, l'éducation, la taille corporelle, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité/expression de genre et la créativité, les capacités physiques et mentales, et le statut socioéconomique.

Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement envers les participants.

Veuillez vous référer au [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ '''code de conduite officiel de OneTeamGov.''']

== '''Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi''' ==
{| class="wikitable"
|'''Rôle'''
|Remarques utiles
|Quand et qui
|-
|'''Installation, ''le jour avant'''''
|- Installation et préparation ''la veille de la non-conférence'' (16 décembre) au 111 Sussex
- diverses tâches, au besoin
|'''Horaire : de 13 h 00 à 16 h 00 le 16 décembre au 111 Sussex'''
Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Inscription'''

|- Accueil et inscription des participants à leur arrivée- Donnez aux participants un cordon/une étiquette avec leur nom, encouragez-les à écrire leur nom/information, etc.

- Indiquez aux participants où se trouvent les toilettes et répondez aux questions qu'ils pourraient avoir.

- Une fois l'inscription terminée, vous passerez à un rôle différent pour l'activité lancement.

- Lorsque l'activité de lancement débutera, vous vous promènerez dans la pièce et vous distribuerez des sacs de feutres et des fiches.

'''Chef d'équipe: Ashley Evans''' '''|''' Tél. ou SMS: 204-228-7373 | Talkie-walkie
|'''Horaire : de 7 h 30 à 9 h pour l'inscription et de 9 h à 10 h 10 pour aider à l'activité de lancement'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Hôte et hôtesses, installation de la salle de réunion en petits groupes'''
|- Intéragissez avec les participants et aider-les avec leurs questions relativement à l'événement ou du lieu, en distribuant des sacs d'emplettes.
- Diriger les participants vers les salles de réunions et les salles de toilettes (familiarisez-vous avec les plans d'étage)

- Aider à répondre aux questions qui pourraient surgir, courir et aller chercher des choses, au besoin.

- '''*IMPORTANT*''' Veuillez vous assurer que chaque salle a un facilitateur ou un facilitratirice ainsi un preneur de notes au début de chaque séance en petits groupes.

- '''*IMPORTANT*''' Affichez le nom de la séance sur la porte '''ET''' assurez-vous que le preneur de notes a le bon document '''ET''' ramassez la feuille du tableau de papier de la dernière séance. Assurez-vous qu'elle est étiquetée et rapportez-la dans la salle des bénévoles.

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Horaire de l'accueil du matin : de 8 h à 12 h 30'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk, Nicola Cameron, Diana Rocabaltzis, Barbara Omolewa

'''Horaire des quarts de travail de l'accueil de l'après-midi : 12 h 30 à 16 h 30'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Équipes des petits groupes'''

'''- Facilitateur ou facilitatrice'''

'''- Preneur de notes'''

|- Ce rôle consiste notamment à travailler en équipe pour convoquer, animer et consigner les discussions des séances en petits groupes (une équipe par salle).
- Le facilitateur ou la facilitatrice guidera la discussion qui dure 55 minutes, permettant ainsi aux participants de discuter et de générer (1) une compréhension commune du sujet, (2) des opportunités et des défis qui s'y rapportent et (3) des actions pratiques pour les aborder.

- Le preneur de notes saisira les points de la discussion, y compris la compréhension du sujet par la salle, les opportunités et les défis, et les actions pratiques. Un ordinateur portable/tablette sera fourni dans chaque salle. Un document et un dossier Google seront mis en place pour que vous puissiez enregistrer la discussion. Veuillez vous assurer que les notes sont enregistrées dans le dossier Google docs.

- Le preneur de notes s'assure également que l'horaire est respecté et prendra une photo du groupe participant à la session. Veuillez envoyer la photo à l'adresse suivante: '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- Les salles auront 40 chaises, formées en cercle et une table avec un ordinateur portable pour le preneur de notes

'''- [[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes également disponible]]'''

'''Chef d'équipe:''' '''Joël Bourgeoys |''' Tél. ou SMS: 613-415-8036 | Talkie-walkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLIQUEZ ici pour l'horaire de l'animateur et du preneur de notes''']]
|-
|'''Affectations spéciales'''
|- Divers rôles spécialisés durant la journée
- Les adjoints à l'établissement de l'ordre du jour seront informés à l'avance de leurs rôles spécifiques.

- Les bénévoles de la conciergerie Todd aideront à escorter les invités de baladodiffusion jusqu'à l'emplacement de la baladodiffusion

- Tracé graphique

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819 360 0852 | Talkie-walkie
|'''HoraireTodd Concierge:'''
10 h 15 à 12 h 30 : Darlene Mulcahey

De 12 h 30 à 16 h 30 : Nadia Ackah

'''Établissement de l'ordre du jour : Prêt à 10 h'''

Laura Colella

John Kenney

'''Prise de notes graphique'''

Divers endroits tout au long de la journée: Jordana Globerman
|-
|'''Mise en ordre'''

'''(Appel à tous!)'''
|- Nous apprécions que vous ayez pris le temps de nous aider et nous comprenons que vous ne puissiez pas rester, mais nous espérons que le plus grand nombre possible de bénévoles resteront après l'événement pour nous aider à remettre le site en bon état !

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Démontage - 17 h'''
Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawerence Humber

'''Toute autre personne disponible qui peut rester dans les parages est la bienvenue ! Merci !'''
|}

== '''Plan de l'étage''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== <big>'''Médias sociaux'''</big> ==
Veuillez utiliser ces #hashtags pour mettre en valeur l'événement sur les médias sociaux: '''#NonConferenceOttawa''' '''#GouvEnsemble'''

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Mots de passe: victoria2019

== '''<big>Questions et Réponses</big>''' ==
# Les preneurs de notes sont-ils responsables du type de tableau de papier, qu'attend-on de nous dans ce rôle ?
#* Le but est de capturer les idées collectives issues de la conversation qui a lieu dans les petits groupes, nous ne nous attendons pas à ce que les preneurs de notes se chargent de la présentation des documents affichés, des tableaux de papier, etc. (ce sera fait plus tard, vous n'avez pas de devoirs)
#* Dans les salles de séances, vous trouverez des ordinateurs portables, un modèle pour vous aider à commencer (les notes seront sauvegardées dans un dossier sur Google Docs)
#* *** IMPORTANT *** Si vous utilisez un tableau de papier, veuillez y inscrire le sujet de votre séance et le numéro de la salle pour la tenue des dossiers.
# Qu'attendez-vous en matière de facilitation ?
#* Il n'y a pas de " façon unique " d'animer la séance, vous n'avez pas besoin d'être un facilitateur ou une facilitatrice d'expérience.
#* Il y aura des tableaux à feuilles et des notes autocollantes dans la salle si vous voulez les utiliser. Veuillez s'il vous plaît utiliser des marqueurs de tableaux de papier. N'utilisez pas de feutres Sharpie (les feutres Sharpie coulent à travers le papier et endommage les murs !)
#* Vous pouvez utiliser un large éventail de techniques différentes, que ce soit une conversation organique sans structure jusqu'à un animateur expérimenté utilisant l'approche 1-2-4-Tous (voir le Guide des séances en petits groupes).
#* En résumé, notre but est de faciliter une compréhension commune, l'exploration des opportunités et l'identification d'actions pratiques (consultez le guide des séances de petits groupes pour plus de détails).

OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide

2019-12-10T16:10:01Z

Colleen.tiernan: /* Volunteer Roles - What is Expected Of Me? */

'''''[[GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected ('''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''8 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|'''[https://gts-ee.webex.com/webappng/sites/gts-ee/meeting/info/145481816479910373?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e Click here to join the meeting]'''
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:30''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:30-17:00''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''' available to you as well as a quiet space. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Set-up, ''the day before'''''
| - Set-up the day before the unconference on December 16, at 111 Sussex
- Various tasks as needed
|'''Timing: 1pm to 4pm on December 16 at 111 Sussex'''
Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk, Nicola Cameron, Diana Rocabaltzis, Barbara Omolewa

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the appropriate Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- The rooms will have 40 chairs in a circle and a table with a laptop for the note-taker

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location

- Graphic Facilitator
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, Darlene Mulcahey

12:30pm to 16:30pm shift, Nadia Ackah

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

Laura Colella

John Kenney

'''Graphic Recorder'''

Various locations all day, Jordana Globerman
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawrence Humber

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== '''<big>Social Media</big>''' ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019

== <big>'''Questions & Answers'''</big> ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)

FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE

2019-12-09T18:28:38Z

Colleen.tiernan: /* Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes */

= Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes =
{| class="wikitable"
!
! colspan="8" |<big>SALLE /ROOM</big>
|-
!<big>TIME/ HORAIRE</big>
!<big>Rideau Falls</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!
<big>La Promenade</big>

<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Freiman-Guigues</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa E</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!
<big>Ottawa B</big>

<big>(FRENCH/FRANCAIS)</big>
!<big>Ottawa A</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa C</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa D</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
|-
|'''10:30 - 11:30'''
|Abe Greenspoon (Fac); Greg White (Notes)
| Rae Payette (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
|Gabe Bourdon (Fac.); '''TBD''' (Notes)
|Vanessa Thomas (Fac.); Allison Van de Ligt (Notes)
|Jessica Zeroual (Anim.); Denisa Iancu (Notes)
|Eric Belisle (Facilitator); Natasha D'souza (Notes)
|Eric Shoesmith (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Burt James (Facilitator); Mary Bumstead (Notes)
|-
|'''11:30 - 12:30'''
| Joyce Silver (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
| Ali Feroz (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); Eric Belisle (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|Laura Colella (Anim.); Guillaume Charest (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Yoga/Meditation'''''
|-
|'''12:30''' '''- 1:30'''
|Naomi Fraser (Fac.); Vanessa Thomas (Notes)
|Abe Greenspoon (Facilitator); Tara Shapransky (Notes)
|Anna Wong (Facilitator); Maddy Ewin (Notes)
|Robyn Paton (Facilitator); Allison Van de Ligt (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Yoga/Meditation'''''
|-
|'''1:30''' '''- 2:30'''
|Tracey Peever (Facilitator); Sarah Chan (Notes)
| Tracey Snow (Facilitator); Rae Payette (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); '''TBD''' (Notes)
|Jeremiah Stanghini (Fac.); Naomi Fraser (Notes)
|Guillaume Charest (Animateur); Denisa Iancu(Notes)
|Katherine Cole (Fac.); Ellen Grove (Notes)
|Anu shukla-jones (Fac.); Kristen Howe (Notes)
|Liz Mckeown (Facilitator); Vanessa Thomas (Notes)
|-
|'''2:30''' '''- 3:30'''
|Kayleigh Chaston-Vickers (Facilitator); Amy Hu (Notes)
| Robyn Paton (Facilitator); Eric Shoesmith (Notes)
|Gabe Bourdon (Facilitator); Christine Baillargeon (Notes)
|Tate Chow (Fac.); '''TBD''' (Notes)
|Catherine Charbonneau (Anim.); Laura Colella (Notes)
|Kristen Howe (Facilitator); Dana Clarke (Notes)
|Ali Feroz (Facilitator); Katherine Cole (Notes)
|Mary Bumstead (Fac.); Tera Winter (Notes)
|-
|'''3:30''' '''- 4:30'''
|Glennys Egan (Facilitator); Holly Grenier (Notes)
| Victoria Wang (Facilitator); Musharraf Sodiqova (Notes)
|Giselle Jean Baptiste (Fac.); Caroline Reid (Notes)
|Maddy Ewins (Fac.); Jeremiah Stanghini (Notes)
|Jessica Zeroual (Anim.); Christine Baillargeon (Notes)
|Tara Shapransky (Fac.); Melissa Valencia (Notes)
|Dana Clarke (Facilitator); Christina Prozes (Notes)
|Manuela (Facilitator); Burt James (Notes)
|}
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FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE

2019-12-09T14:07:49Z

Colleen.tiernan: /* Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes */

= Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes =
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FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE

2019-12-09T14:07:21Z

Colleen.tiernan: /* Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes */

= Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes =
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[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada?wteswitched=1 '''RETURN TO Volunteer Guide / Retour au Guide pour les bénévoles ''']

FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE

2019-12-09T14:03:02Z

Colleen.tiernan:

= Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes =
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|'''12:30''' '''- 1:30'''
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|-
|'''1:30''' '''- 2:30'''
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|-
|'''2:30''' '''- 3:30'''
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|'''3:30''' '''- 4:30'''
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[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada?wteswitched=1 '''RETURN TO Volunteer Guide / Retour au Guide pour les bénévoles ''']

FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE

2019-12-08T16:03:13Z

Colleen.tiernan: /* Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes */

= Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes =
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|Abe Greenspoon (Fac); Greg White (Notes)
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|Jessica Zeroual (Anim.); Denisa Iancu (Notes)
|Eric Belisle (Facilitator); Natasha D'souza (Notes)
|Eric Shoesmith (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Burt James (Facilitator); Mary Bumstead (Notes)
|-
|'''11:30 - 12:30'''
| Joyce Silver (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
| Ali Feroz (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); Eric Belisle (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|Laura Colella (Anim.); Guillaume Charest (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Yoga/Meditation'''''
|-
|'''12:30''' '''- 1:30'''
|Naomi Fraser (Fac.); Vanessa Thomas (Notes)
|Abe Greenspoon (Facilitator); Tara Shapransky (Notes)
|Anna Wong (Facilitator); Maddy Ewin (Notes)
|Robyn Paton (Facilitator); Allison Van de Ligt (Notes)
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|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
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|-
|'''1:30''' '''- 2:30'''
|Tracey Peever (Facilitator); Sarah Chan (Notes)
| Tracey Snow (Facilitator); Rae Payette (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); Celeste Cote (Notes)
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|Guillaume Charest (Animateur); Denisa Iancu(Notes)
|Katherine Cole (Fac.); Ellen Grove (Notes)
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|Liz Mckeown (Facilitator); Vanessa Thomas (Notes)
|-
|'''2:30''' '''- 3:30'''
|Kayleigh Chaston-Vickers (Facilitator); Amy Hu (Notes)
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|'''3:30''' '''- 4:30'''
|Glennys Egan (Facilitator); Holly Grenier (Notes)
| Victoria Wang (Facilitator); Musharraf Sodiqova (Notes)
|Giselle Jean Baptiste (Fac.); Caroline Reid (Notes)
|Kate McKerlie (Fac.); Jeremiah Stanghini (Notes)
|Jessica Zeroual (Anim.); Christine Baillargeon (Notes)
|Tara Shapransky (Fac.); Melissa Valencia (Notes)
|Dana Clarke (Facilitator); Christina Prozes (Notes)
|Manuela (Facilitator); Burt James (Notes)
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[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada?wteswitched=1 '''RETURN TO Volunteer Guide / Retour au Guide pour les bénévoles ''']

FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE

2019-12-08T15:44:26Z

Colleen.tiernan: /* Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes */

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<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa C</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa D</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
|-
|'''10:30 - 11:30'''
|Abe Greenspoon (Fac); Greg White (Notes)
| Rae Payette (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
|Gabe Bourdon (Fac.); TBD (Notes)
|Vanessa Thomas (Fac.); Allison Van de Ligt (Notes)
|Jessica Zeroual (Anim.); Denisa Iancu (Notes)
|Eric Belisle (Facilitator); Natasha D'souza (Notes)
|Eric Shoesmith (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Burt James (Facilitator); Mary Bumstead (Notes)
|-
|'''11:30 - 12:30'''
| Joyce Silver (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
| Ali Feroz (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); Eric Belisle (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|Laura Colella (Anim.); Guillaume Charest (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
'''''**Quiet Room'''''

'''''Salle tranquille**'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|-
|'''12:30''' '''- 1:30'''
|Naomi Fraser (Fac.); Vanessa Thomas (Notes)
|Abe Greenspoon (Facilitator); Tara Shapransky (Notes)
|Anna Wong (Facilitator); Maddy Ewin (Notes)
|Robyn Paton (Facilitator); Allison Van de Ligt (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
'''''**Quiet Room'''''

'''''Salle tranquille**'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|-
|'''1:30''' '''- 2:30'''
|Tracey Peever (Facilitator); Sarah Chan (Notes)
| Tracey Snow (Facilitator); Rae Payette (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); Celeste Cote (Notes)
|Jeremiah Stanghini (Fac.); Naomi Fraser (Notes)
|Guillaume Charest (Animateur); Denisa Iancu(Notes)
|Katherine Cole (Fac.); Ellen Grove (Notes)
|Anu shukla-jones (Fac.); Kristen Howe (Notes)
|Liz Mckeown (Facilitator); Vanessa Thomas (Notes)
|-
|'''2:30''' '''- 3:30'''
|Kayleigh Chaston-Vickers (Facilitator); Amy Hu (Notes)
| Robyn Paton (Facilitator); Eric Shoesmith (Notes)
|Gabe Bourdon (Facilitator); Christine Baillargeon (Notes)
|Tate Chow (Fac.); Kate McKerlie (Notes)
|Catherine Charbonneau (Anim.); Laura Colella (Notes)
|Kristen Howe (Facilitator); Dana Clarke (Notes)
|Ali Feroz (Facilitator); Katherine Cole (Notes)
|Mary Bumstead (Fac.); Tera Winter (Notes)
|-
|'''3:30''' '''- 4:30'''
|Glennys Egan (Facilitator); Holly Grenier (Notes)
| Victoria Wang (Facilitator); Musharraf Sodiqova (Notes)
|Giselle Jean Baptiste (Fac.); Caroline Reid (Notes)
|Kate McKerlie (Fac.); Jeremiah Stanghini (Notes)
|Jessica Zeroual (Anim.); Christine Baillargeon (Notes)
|Tara Shapransky (Fac.); Melissa Valencia (Notes)
|Dana Clarke (Facilitator); Christina Prozes (Notes)
|Manuela (Facilitator); Burt James (Notes)
|}
[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada?wteswitched=1 '''RETURN TO Volunteer Guide / Retour au Guide pour les bénévoles ''']

GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa

2019-12-08T15:37:04Z

Colleen.tiernan: /* Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi */

'''''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|<big>I would like to read this guide in English</big>]]'''''

<big>'''''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Je veux consulter le guide pour les séances en petits groupes]]'''''</big>

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa</big>''' ==
Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de l'équipe GouvEnsemble Ottawa pour la non-conférence de 2019 ! Merci de partager votre temps précieux pour nous aider à faire de cet événement une réalité - nous ne pouvons littéralement pas le faire sans vous ! Nous savons que nos formidables bénévoles font la journée, alors MERCI de lever la main. Votre énergie, votre enthousiasme et vos efforts contribuent à offrir une expérience agréable et à faire en sorte que chacun passe une journée mémorable. Par-dessus tout, nous espérons aussi que votre expérience de bénévolat sera amusante et enrichissante.

Dans ce wiki, vous trouverez beaucoup d'informations pour vous préparer pour votre journée.

La non-conférence d'une journée de GouvEnsemble Canada aura lieu le 17 décembre 2019 [https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 '''à l'édifice John G. Diefenbaker'''], 111, promenade Sussex, à Ottawa, Ontario. Nous attendons des centaines de personnes de partout au Canada.

(Vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Regardez [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''cette courte vidéo'''] et [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] pour en savoir plus !)

== '''Je veux en savoir plus à propos de GouvEnsemble''' ==
OneTeamGov est une communauté de gens passionnés par l'amélioration des services publics afin de faciliter la vie des gens.

L'objectif de la communauté est d'améliorer le service public et les méthodes de travail dans le secteur public en éliminant les divisions entre les personnes. Il est ouvert à toute personne, quel que soit son poste ou son secteur d'activité, qui souhaite améliorer les services publics ou les méthodes de travail du secteur public par des actions concrètes.

Partager et apprendre avec les autres est un impératif moral, parce que chacun mérite d'avoir des services publics efficaces et accessibles. C'est pourquoi GouvEnsemble Canada, le chapitre canadien de OneTeamGov, organise un événement à Ottawa. C'est l'occasion de favoriser et de faciliter l'apprentissage et le partage à l'échelle du pays.

Comme nos autres événements, celui-ce sera axé sur les résultats. Nous voulons que les gens retirent des idées pratiques pour améliorer les services publics dans leur travail. Plutôt qu'un programme de réunions ou de conférences, cet événement sera une non-conférence - une série de sessions définies par les participants le jour même. L'objectif sera de partager vos expériences, votre pratique, votre inspiration, votre compréhension, d'apprendre des autres et de construire votre propre appel à l'action.

Tout ce que vous devez connaitre en tant que bénévole se trouve ci-dessous !

== '''Si vous ne consultez rien d'autre, lisez ceci !''' ==
'''1 -''' La mise en place pour la non-conférence se fera le 16 décembre entre 13 h 00 et 16 h 00 sur les lieux de l'événement, soit au 111, promenade Sussex. Certains d'entre vous se sont inscrits pour aider à cette préparation ! Merci !!!

'''2 -''' A votre arrivée sur les lieux le 17 décembre, rendez-vous à la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles, et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart.

'''3 -''' L'inscription des participants débutera à 8 h 00 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' Il y aura du café et des collations dans la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) le matin. Il y aura aussi des collations légères disponibles toute la journée pour vous aider à garder votre énergie !

'''5 -''' Apportez un appareil mobile pour rester connecté (le mot de passe Wi-Fi sera fourni), les organisateurs de la conférence auront aussi des talkies-walkies et se déplaceront à travers le 111 Sussex.

'''6 -''' Consultez les '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#R.C3.B4les_des_b.C3.A9n.C3.A9voles_-_Ce_que_l.27on_attend_de_moi|descriptions des rôles des bénévoles]]''' et '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Bref_programme_de_la_journ.C3.A9e|le bref programme de la journée]]''' avant de commencer ! Si vous êtes animateur et/ou prenez des notes, veuillez aussi consulter le '''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes]].'''

'''7 -''' A la fin de la journée, lorsque les participants quittent le lieu, nous voulons faire un " couloir de bénévoles " pour remercier tout le monde à leur départ. Nous ferons la queue à 16 h 45 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''8 -''' N'hésitez pas à communiquer avec Colleen Tiernan (819-360-0852) ou Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) pour toute question, problème ou préoccupation. Nous sommes ici pour vous aider !

= '''Non-conference Ottawa 2019 - Détails pour les bénévoles''' =

== '''Séances d'information à l'intention des bénévoles''' ==
'''<big>AVANT la non-conférence:</big>'''
* Des séances d'information pour les bénévoles auront lieu virtuellement via WebEx au cours de la semaine du 9 au 13 décembre. C'est l'occasion pour vous d'obtenir tous les détails, d'apprendre ce que l'on attend de vous et de nous poser toutes vos questions avant l'événement !
* Vous n'avez besoin d'assister qu'à '''une''' séance d'information préalable. Veuillez choisir la session qui vous convient le mieux selon l'horaire ci-dessous.
{| class="wikitable"
!Date
!Langue
!Détails pour la vidéoconférence
!Détails pour la téléconférence
|-
|'''9 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 558 387 665

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''10 décembre'''
12 h 00 HNE
|Français
|'''[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m88d216d00ac25229af26a0da77000a83 Cliquez ici pour vous connecter via WebEx]'''
Numéro de la rencontre : 556 379 343

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''11 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m4a471352d5dcccf10f633a31caa71e3c '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 559 289 031

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|}
'''<big>LE JOUR de la non-conference:</big>'''
* Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence, rendez-vous à '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|la salle des bénévoles]]''' pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart de travail.
* Vous recevrez un t-shirt blanc avec le logo OneTeamGov. '''Astuce : portez des vêtements et des chaussures confortables, le code vestimentaire est informel. Notez que les t-shirts sont de style unisexe.'''
* L'horaire complet des bénévoles sera affiché, veuillez informer Colleen et Kayleigh si vous rencontrez des pépins, ou si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations ! Vous pouvez nous envoyer un SMS le jour-meme.

== '''Bref programme de la journée''' ==
* 7 h: La salle des bénévoles est prête à vous accueillir et vous pouvez venir chercher votre t-shirt ! Veuillez arriver tôt pour votre quart de travail !

* '''8 h:''' Les portes ouvrent et les inscriptions commencent
* '''9 h à 9 h 40:''' Cérémonie de bienvenue
* '''9 h 40 à10 h 10:''' Activité de lancement
* Intervalle de 20 minutes: établissement de l'ordre du jour
* '''10 h 30 à 16 h 30''': Séances en petits groupes
* '''16 h 30 à 17 h''': Mot de la fin et départ
* '''16 h 45''' *** Les bénévoles font la queue à 16h45 pour un "high five" avec les participants qui quittent la salle
* '''17 h:''' C'EST LE NETTOYAGE! Si vous pouvez rester un peu plus longtemps et nous aider, à mettre les choses en ordre ce serait génial ! Merci!
== '''Prendre soin de soi''' ==
* Ce sera une journée importante et occupée, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et de votre propre bien-être. C'est correct de prendre des pauses !
* Il y aura une salle pour les bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) à votre disposition. Une salle de repos sera aussi disponible dans la salle de réunion '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Ottawa A]]''' pendant la pause du midi, de 11 h 30 à 13 h 30. Lorsque les participants sont en séance, attendez-vous à ce que les pièces principales soient un peu plus tranquilles.
* Si à n'importe quel moment vous avez besoin d'aide ou si vous avez besoin de changer de rôle, n'hésitez pas à envoyer un SMS ou à appeler Colleen (819-360-0852) ou Kayleigh (506-654-3907). Nous sommes là pour prendre soin de vous aussi !

== '''Code de conduite''' ==

L'équipe de '''GouvEnsemble''' Unconference Team s'engage à maintenir un espace sûr et exempt de harcèlement pour tous nos participants. Ceci inclut le maintien d'un espace positif et inclusif où chacun est bienvenu et où les droits de la personne sont respectés pour tous, sans exception. Cela signifie le respect de tous les aspects des personnes, y compris l'âge, le genre, la race, l'origine ethnique, la religion ou l'absence de religion, l'origine nationale, la langue, l'éducation, la taille corporelle, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité/expression de genre et la créativité, les capacités physiques et mentales, et le statut socioéconomique.

Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement envers les participants.

Veuillez vous référer au [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ '''code de conduite officiel de OneTeamGov.''']

== '''Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi''' ==
{| class="wikitable"
|'''Rôle'''
|Remarques utiles
|Quand et qui
|-
|'''Installation, ''le jour avant'''''
|- Installation et préparation ''la veille de la non-conférence'' (16 décembre) au 111 Sussex
- diverses tâches, au besoin
|'''Horaire : de 13 h 00 à 16 h 00 le 16 décembre au 111 Sussex'''
Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Inscription'''

|- Accueil et inscription des participants à leur arrivée- Donnez aux participants un cordon/une étiquette avec leur nom, encouragez-les à écrire leur nom/information, etc.

- Indiquez aux participants où se trouvent les toilettes et répondez aux questions qu'ils pourraient avoir.

- Une fois l'inscription terminée, vous passerez à un rôle différent pour l'activité lancement.

- Lorsque l'activité de lancement débutera, vous vous promènerez dans la pièce et vous distribuerez des sacs de feutres et des fiches.

'''Chef d'équipe: Ashley Evans''' '''|''' Tél. ou SMS: 204-228-7373 | Talkie-walkie
|'''Horaire : de 7 h 30 à 9 h pour l'inscription et de 9 h à 10 h 10 pour aider à l'activité de lancement'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Hôte et hôtesses, installation de la salle de réunion en petits groupes'''
|- Intéragissez avec les participants et aider-les avec leurs questions relativement à l'événement ou du lieu, en distribuant des sacs d'emplettes.
- Diriger les participants vers les salles de réunions et les salles de toilettes (familiarisez-vous avec les plans d'étage)

- Aider à répondre aux questions qui pourraient surgir, courir et aller chercher des choses, au besoin.

- '''*IMPORTANT*''' Veuillez vous assurer que chaque salle a un facilitateur ou un facilitratirice ainsi un preneur de notes au début de chaque séance en petits groupes.

- '''*IMPORTANT*''' Affichez le nom de la séance sur la porte '''ET''' assurez-vous que le preneur de notes a le bon document '''ET''' ramassez la feuille du tableau de papier de la dernière séance. Assurez-vous qu'elle est étiquetée et rapportez-la dans la salle des bénévoles.

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Horaire de l'accueil du matin : de 8 h à 12 h 30'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk, Nicola Cameron, Diana Rocabaltzis, Barbara Omolewa

'''Horaire des quarts de travail de l'accueil de l'après-midi : 12 h 30 à 16 h 30'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Équipes des petits groupes'''

'''- Facilitateur ou facilitatrice'''

'''- Preneur de notes'''

|- Ce rôle consiste notamment à travailler en équipe pour convoquer, animer et consigner les discussions des séances en petits groupes (une équipe par salle).
- Le facilitateur ou la facilitatrice guidera la discussion qui dure 55 minutes, permettant ainsi aux participants de discuter et de générer (1) une compréhension commune du sujet, (2) des opportunités et des défis qui s'y rapportent et (3) des actions pratiques pour les aborder.

- Le preneur de notes saisira les points de la discussion, y compris la compréhension du sujet par la salle, les opportunités et les défis, et les actions pratiques. Un ordinateur portable/tablette sera fourni dans chaque salle. Un document et un dossier Google seront mis en place pour que vous puissiez enregistrer la discussion. Veuillez vous assurer que les notes sont enregistrées dans le dossier Google docs.

- Le preneur de notes s'assure également que l'horaire est respecté et prendra une photo du groupe participant à la session. Veuillez envoyer la photo à l'adresse suivante: '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- Les salles auront 40 chaises, formées en cercle et une table avec un ordinateur portable pour le preneur de notes

'''- [[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes également disponible]]'''

'''Chef d'équipe:''' '''Joël Bourgeoys |''' Tél. ou SMS: 613-415-8036 | Talkie-walkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLIQUEZ ici pour l'horaire de l'animateur et du preneur de notes''']]
|-
|'''Affectations spéciales'''
|- Divers rôles spécialisés durant la journée
- Les adjoints à l'établissement de l'ordre du jour seront informés à l'avance de leurs rôles spécifiques.

- Les bénévoles de la conciergerie Todd aideront à escorter les invités de baladodiffusion jusqu'à l'emplacement de la baladodiffusion

- Tracé graphique

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819 360 0852 | Talkie-walkie
|'''HoraireTodd Concierge:'''
10 h 15 à 12 h 30 : Darlene Mulcahey

De 12 h 30 à 16 h 30 : Nadia Ackah

'''Établissement de l'ordre du jour : Prêt à 10 h'''

Laura Colella

John Kenney

'''Prise de notes graphique'''

Divers endroits tout au long de la journée: Jordana Globerman
|-
|'''Mise en ordre'''

'''(Appel à tous!)'''
|- Nous apprécions que vous ayez pris le temps de nous aider et nous comprenons que vous ne puissiez pas rester, mais nous espérons que le plus grand nombre possible de bénévoles resteront après l'événement pour nous aider à remettre le site en bon état !

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Démontage - 17 h'''
Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawerence Humber

'''Toute autre personne disponible qui peut rester dans les parages est la bienvenue ! Merci !'''
|}

== '''Plan de l'étage''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== <big>'''Médias sociaux'''</big> ==
Veuillez utiliser ces #hashtags pour mettre en valeur l'événement sur les médias sociaux: '''#NonConferenceOttawa''' '''#GouvEnsemble'''

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Mots de passe: victoria2019

== '''<big>Questions et Réponses</big>''' ==
# Les preneurs de notes sont-ils responsables du type de tableau de papier, qu'attend-on de nous dans ce rôle ?
#* Le but est de capturer les idées collectives issues de la conversation qui a lieu dans les petits groupes, nous ne nous attendons pas à ce que les preneurs de notes se chargent de la présentation des documents affichés, des tableaux de papier, etc. (ce sera fait plus tard, vous n'avez pas de devoirs)
#* Dans les salles de séances, vous trouverez des ordinateurs portables, un modèle pour vous aider à commencer (les notes seront sauvegardées dans un dossier sur Google Docs)
#* *** IMPORTANT *** Si vous utilisez un tableau de papier, veuillez y inscrire le sujet de votre séance et le numéro de la salle pour la tenue des dossiers.
# Qu'attendez-vous en matière de facilitation ?
#* Il n'y a pas de " façon unique " d'animer la séance, vous n'avez pas besoin d'être un facilitateur ou une facilitatrice d'expérience.
#* Il y aura des tableaux à feuilles et des notes autocollantes dans la salle si vous voulez les utiliser. Veuillez s'il vous plaît utiliser des marqueurs de tableaux de papier. N'utilisez pas de feutres Sharpie (les feutres Sharpie coulent à travers le papier et endommage les murs !)
#* Vous pouvez utiliser un large éventail de techniques différentes, que ce soit une conversation organique sans structure jusqu'à un animateur expérimenté utilisant l'approche 1-2-4-Tous (voir le Guide des séances en petits groupes).
#* En résumé, notre but est de faciliter une compréhension commune, l'exploration des opportunités et l'identification d'actions pratiques (consultez le guide des séances de petits groupes pour plus de détails).

OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide

2019-12-08T15:36:32Z

Colleen.tiernan: /* Volunteer Roles - What is Expected Of Me? */

'''''[[GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected (Wi-Fi is provided: PASSWORD). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''8 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
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|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|'''[https://gts-ee.webex.com/webappng/sites/gts-ee/meeting/info/145481816479910373?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e Click here to join the meeting]'''
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:30''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:30-17:00''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''' available to you as well as a quiet room in breakout room '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Ottawa A]]''' during lunch from 11:30am to 1:30pm. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Set-up, ''the day before'''''
| - Set-up the day before the unconference on December 16, at 111 Sussex
- Various tasks as needed
|'''Timing: 1pm to 4pm on December 16 at 111 Sussex'''
Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk, Nicola Cameron, Diana Rocabaltzis, Barbara Omolewa

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the appropriate Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- The rooms will have 40 chairs in a circle and a table with a laptop for the note-taker

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location

- Graphic Facilitator
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, Darlene Mulcahey

12:30pm to 16:30pm shift, Nadia Ackah

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

Laura Colella

John Kenney

'''Graphic Recorder'''

Various locations all day, Jordana Globerman
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawrence Humber

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== '''<big>Social Media</big>''' ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019

== <big>'''Questions & Answers'''</big> ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)

FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE

2019-12-05T20:21:20Z

Colleen.tiernan: /* Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes */

= Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes =
{| class="wikitable"
!
! colspan="8" |<big>SALLE /ROOM</big>
|-
!<big>TIME/ HORAIRE</big>
!<big>Rideau Falls</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!
<big>La Promenade</big>

<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Freiman-Guigues</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa D</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!
<big>Ottawa B</big>

<big>(FRENCH/FRANCAIS)</big>
!<big>Ottawa A</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa C</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa D</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
|-
|'''10:30 - 11:30'''
|Abe Greenspoon (Fac); Greg White (Notes)
| Rae Payette (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
|Gabe Bourdon (Fac.); Sarah Crowe (Notes)
|Vanessa Thomas (Fac.); Allison Van de Ligt (Notes)
|Jessica Zeroual (Anim.); Denisa Iancu (Notes)
|Eric Belisle (Facilitator); Natasha D'souza (Notes)
|Eric Shoesmith (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Burt James (Facilitator); Mary Bumstead (Notes)
|-
|'''11:30 - 12:30'''
| Joyce Silver (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
| Ali Feroz (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); Eric Belisle (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|Laura Colella (Anim.); Guillaume Charest (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
'''''**Quiet Room'''''

'''''Salle tranquille**'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|-
|'''12:30''' '''- 1:30'''
|Naomi Fraser (Fac.); Vanessa Thomas (Notes)
|Abe Greenspoon (Facilitator); Tara Shapransky (Notes)
|Anna Wong (Facilitator); Maddy Ewin (Notes)
|Robyn Paton (Facilitator); Allison Van de Ligt (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
'''''**Quiet Room'''''

'''''Salle tranquille**'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|-
|'''1:30''' '''- 2:30'''
|Tracey Peever (Facilitator); Sarah Chan (Notes)
| Tracey Snow (Facilitator); Rae Payette (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); Celeste Cote (Notes)
|Jeremiah Stanghini (Fac.); Naomi Fraser (Notes)
|Guillaume Charest (Animateur); Denisa Iancu(Notes)
|Katherine Cole (Fac.); Ellen Grove (Notes)
|Anu shukla-jones (Fac.); Kristen Howe (Notes)
|Liz Mckeown (Facilitator); Vanessa Thomas (Notes)
|-
|'''2:30''' '''- 3:30'''
|Kayleigh Chaston-Vickers (Facilitator); Amy Hu (Notes)
| Robyn Paton (Facilitator); Eric Shoesmith (Notes)
|Gabe Bourdon (Facilitator); Christine Baillargeon (Notes)
|Tate Chow (Fac.); Kate McKerlie (Notes)
|Catherine Charbonneau (Anim.); Laura Colella (Notes)
|Kristen Howe (Facilitator); Dana Clarke (Notes)
|Ali Feroz (Facilitator); Katherine Cole (Notes)
|Mary Bumstead (Fac.); Tera Winter (Notes)
|-
|'''3:30''' '''- 4:30'''
|Glennys Egan (Facilitator); Holly Grenier (Notes)
| Victoria Wang (Facilitator); Musharraf Sodiqova (Notes)
|Giselle Jean Baptiste (Fac.); Caroline Reid (Notes)
|Kate McKerlie (Fac.); Jeremiah Stanghini (Notes)
|Jessica Zeroual (Anim.); Christine Baillargeon (Notes)
|Tara Shapransky (Fac.); Melissa Valencia (Notes)
|Dana Clarke (Facilitator); Christina Prozes (Notes)
|Manuela (Facilitator); Burt James (Notes)
|}
[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada?wteswitched=1 '''RETURN TO Main WIKI PAGE / Retour à la page principal wiki''']

FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE

2019-12-05T20:18:19Z

Colleen.tiernan: /* Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes */

= Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes =
{| class="wikitable"
!
! colspan="8" |<big>SALLE /ROOM</big>
|-
!<big>TIME/ HORAIRE</big>
!<big>Rideau Falls</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!
<big>La Promenade</big>

<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Freiman-Guigues</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa D</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!
<big>Ottawa B</big>

<big>(FRENCH/FRANCAIS)</big>
!<big>Ottawa A</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa C</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa D</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
|-
|'''10:30 - 11:30'''
|Abe Greenspoon (Fac); Greg White (Notes)
| Rae Payette (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
|Gabe Bourdon (Fac.); Victoria Simba (Notes)
|Vanessa Thomas (Fac.); Allison Van de Ligt (Notes)
|Jessica Zeroual (Anim.); Denisa Iancu (Notes)
|Eric Belisle (Facilitator); Natasha D'souza (Notes)
|Eric Shoesmith (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Burt James (Facilitator); Mary Bumstead (Notes)
|-
|'''11:30 - 12:30'''
| Joyce Silver (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
| Ali Feroz (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); Eric Belisle (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|Laura Colella (Anim.); Guillaume Charest (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
'''''**Quiet Room'''''

'''''Salle tranquille**'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|-
|'''12:30''' '''- 1:30'''
|Naomi Fraser (Fac.); Vanessa Thomas (Notes)
|Abe Greenspoon (Facilitator); Tara Shapransky (Notes)
|Anna Wong (Facilitator); Maddy Ewin (Notes)
|Robyn Paton (Facilitator); Allison Van de Ligt (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
'''''**Quiet Room'''''

'''''Salle tranquille**'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|-
|'''1:30''' '''- 2:30'''
|Tracey Peever (Facilitator); Sarah Chan (Notes)
| Tracey Snow (Facilitator); Rae Payette (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); Celeste Cote (Notes)
|Jeremiah Stanghini (Fac.); Naomi Fraser (Notes)
|Guillaume Charest (Animateur); Denisa Iancu(Notes)
|Katherine Cole (Fac.); Ellen Grove (Notes)
|Anu shukla-jones (Fac.); Kristen Howe (Notes)
|Liz Mckeown (Facilitator); Vanessa Thomas (Notes)
|-
|'''2:30''' '''- 3:30'''
|Kayleigh Chaston-Vickers (Facilitator); Amy Hu (Notes)
| Robyn Paton (Facilitator); Eric Shoesmith (Notes)
|Gabe Bourdon (Facilitator); Christine Baillargeon (Notes)
|Tate Chow (Fac.); Kate McKerlie (Notes)
|Catherine Charbonneau (Anim.); Laura Colella (Notes)
|Kristen Howe (Facilitator); Dana Clarke (Notes)
|Ali Feroz (Facilitator); Katherine Cole (Notes)
|Mary Bumstead (Fac.); Tera Winter (Notes)
|-
|'''3:30''' '''- 4:30'''
|Glennys Egan (Facilitator); Holly Grenier (Notes)
| Victoria Wang (Facilitator); Musharraf Sodiqova (Notes)
|Giselle Jean Baptiste (Fac.); Caroline Reid (Notes)
|Kate McKerlie (Fac.); Jeremiah Stanghini (Notes)
|Jessica Zeroual (Anim.); Christine Baillargeon (Notes)
|Tara Shapransky (Fac.); Melissa Valencia (Notes)
|Dana Clarke (Facilitator); Christina Prozes (Notes)
|Manuela (Facilitator); Burt James (Notes)
|}
[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada?wteswitched=1 '''RETURN TO Main WIKI PAGE / Retour à la page principal wiki''']

GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa

2019-12-05T20:17:16Z

Colleen.tiernan: /* Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi */

'''''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|<big>I would like to read this guide in English</big>]]'''''

<big>'''''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Je veux consulter le guide pour les séances en petits groupes]]'''''</big>

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa</big>''' ==
Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de l'équipe GouvEnsemble Ottawa pour la non-conférence de 2019 ! Merci de partager votre temps précieux pour nous aider à faire de cet événement une réalité - nous ne pouvons littéralement pas le faire sans vous ! Nous savons que nos formidables bénévoles font la journée, alors MERCI de lever la main. Votre énergie, votre enthousiasme et vos efforts contribuent à offrir une expérience agréable et à faire en sorte que chacun passe une journée mémorable. Par-dessus tout, nous espérons aussi que votre expérience de bénévolat sera amusante et enrichissante.

Dans ce wiki, vous trouverez beaucoup d'informations pour vous préparer pour votre journée.

La non-conférence d'une journée de GouvEnsemble Canada aura lieu le 17 décembre 2019 [https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 '''à l'édifice John G. Diefenbaker'''], 111, promenade Sussex, à Ottawa, Ontario. Nous attendons des centaines de personnes de partout au Canada.

(Vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Regardez [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''cette courte vidéo'''] et [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] pour en savoir plus !)

== '''Je veux en savoir plus à propos de GouvEnsemble''' ==
OneTeamGov est une communauté de gens passionnés par l'amélioration des services publics afin de faciliter la vie des gens.

L'objectif de la communauté est d'améliorer le service public et les méthodes de travail dans le secteur public en éliminant les divisions entre les personnes. Il est ouvert à toute personne, quel que soit son poste ou son secteur d'activité, qui souhaite améliorer les services publics ou les méthodes de travail du secteur public par des actions concrètes.

Partager et apprendre avec les autres est un impératif moral, parce que chacun mérite d'avoir des services publics efficaces et accessibles. C'est pourquoi GouvEnsemble Canada, le chapitre canadien de OneTeamGov, organise un événement à Ottawa. C'est l'occasion de favoriser et de faciliter l'apprentissage et le partage à l'échelle du pays.

Comme nos autres événements, celui-ce sera axé sur les résultats. Nous voulons que les gens retirent des idées pratiques pour améliorer les services publics dans leur travail. Plutôt qu'un programme de réunions ou de conférences, cet événement sera une non-conférence - une série de sessions définies par les participants le jour même. L'objectif sera de partager vos expériences, votre pratique, votre inspiration, votre compréhension, d'apprendre des autres et de construire votre propre appel à l'action.

Tout ce que vous devez connaitre en tant que bénévole se trouve ci-dessous !

== '''Si vous ne consultez rien d'autre, lisez ceci !''' ==
'''1 -''' La mise en place pour la non-conférence se fera le 16 décembre entre 13 h 00 et 16 h 00 sur les lieux de l'événement, soit au 111, promenade Sussex. Certains d'entre vous se sont inscrits pour aider à cette préparation ! Merci !!!

'''2 -''' A votre arrivée sur les lieux le 17 décembre, rendez-vous à la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles, et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart.

'''3 -''' L'inscription des participants débutera à 8 h 00 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' Il y aura du café et des collations dans la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) le matin. Il y aura aussi des collations légères disponibles toute la journée pour vous aider à garder votre énergie !

'''5 -''' Apportez un appareil mobile pour rester connecté (le mot de passe Wi-Fi sera fourni), les organisateurs de la conférence auront aussi des talkies-walkies et se déplaceront à travers le 111 Sussex.

'''6 -''' Consultez les '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#R.C3.B4les_des_b.C3.A9n.C3.A9voles_-_Ce_que_l.27on_attend_de_moi|descriptions des rôles des bénévoles]]''' et '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Bref_programme_de_la_journ.C3.A9e|le bref programme de la journée]]''' avant de commencer ! Si vous êtes animateur et/ou prenez des notes, veuillez aussi consulter le '''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes]].'''

'''7 -''' A la fin de la journée, lorsque les participants quittent le lieu, nous voulons faire un " couloir de bénévoles " pour remercier tout le monde à leur départ. Nous ferons la queue à 16 h 45 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''8 -''' N'hésitez pas à communiquer avec Colleen Tiernan (819-360-0852) ou Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) pour toute question, problème ou préoccupation. Nous sommes ici pour vous aider !

= '''Non-conference Ottawa 2019 - Détails pour les bénévoles''' =

== '''Séances d'information à l'intention des bénévoles''' ==
'''<big>AVANT la non-conférence:</big>'''
* Des séances d'information pour les bénévoles auront lieu virtuellement via WebEx au cours de la semaine du 9 au 13 décembre. C'est l'occasion pour vous d'obtenir tous les détails, d'apprendre ce que l'on attend de vous et de nous poser toutes vos questions avant l'événement !
* Vous n'avez besoin d'assister qu'à '''une''' séance d'information préalable. Veuillez choisir la session qui vous convient le mieux selon l'horaire ci-dessous.
{| class="wikitable"
!Date
!Langue
!Détails pour la vidéoconférence
!Détails pour la téléconférence
|-
|'''9 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 558 387 665

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''10 décembre'''
12 h 00 HNE
|Français
|'''[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m88d216d00ac25229af26a0da77000a83 Cliquez ici pour vous connecter via WebEx]'''
Numéro de la rencontre : 556 379 343

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''11 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m4a471352d5dcccf10f633a31caa71e3c '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 559 289 031

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|}
'''<big>LE JOUR de la non-conference:</big>'''
* Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence, rendez-vous à '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|la salle des bénévoles]]''' pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart de travail.
* Vous recevrez un t-shirt blanc avec le logo OneTeamGov. '''Astuce : portez des vêtements et des chaussures confortables, le code vestimentaire est informel. Notez que les t-shirts sont de style unisexe.'''
* L'horaire complet des bénévoles sera affiché, veuillez informer Colleen et Kayleigh si vous rencontrez des pépins, ou si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations ! Vous pouvez nous envoyer un SMS le jour-meme.

== '''Bref programme de la journée''' ==
* 7 h: La salle des bénévoles est prête à vous accueillir et vous pouvez venir chercher votre t-shirt ! Veuillez arriver tôt pour votre quart de travail !

* '''8 h:''' Les portes ouvrent et les inscriptions commencent
* '''9 h à 9 h 40:''' Cérémonie de bienvenue
* '''9 h 40 à10 h 10:''' Activité de lancement
* Intervalle de 20 minutes: établissement de l'ordre du jour
* '''10 h 30 à 16 h 30''': Séances en petits groupes
* '''16 h 30 à 17 h''': Mot de la fin et départ
* '''16 h 45''' *** Les bénévoles font la queue à 16h45 pour un "high five" avec les participants qui quittent la salle
* '''17 h:''' C'EST LE NETTOYAGE! Si vous pouvez rester un peu plus longtemps et nous aider, à mettre les choses en ordre ce serait génial ! Merci!
== '''Prendre soin de soi''' ==
* Ce sera une journée importante et occupée, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et de votre propre bien-être. C'est correct de prendre des pauses !
* Il y aura une salle pour les bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) à votre disposition. Une salle de repos sera aussi disponible dans la salle de réunion '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Ottawa A]]''' pendant la pause du midi, de 11 h 30 à 13 h 30. Lorsque les participants sont en séance, attendez-vous à ce que les pièces principales soient un peu plus tranquilles.
* Si à n'importe quel moment vous avez besoin d'aide ou si vous avez besoin de changer de rôle, n'hésitez pas à envoyer un SMS ou à appeler Colleen (819-360-0852) ou Kayleigh (506-654-3907). Nous sommes là pour prendre soin de vous aussi !

== '''Code de conduite''' ==

L'équipe de '''GouvEnsemble''' Unconference Team s'engage à maintenir un espace sûr et exempt de harcèlement pour tous nos participants. Ceci inclut le maintien d'un espace positif et inclusif où chacun est bienvenu et où les droits de la personne sont respectés pour tous, sans exception. Cela signifie le respect de tous les aspects des personnes, y compris l'âge, le genre, la race, l'origine ethnique, la religion ou l'absence de religion, l'origine nationale, la langue, l'éducation, la taille corporelle, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité/expression de genre et la créativité, les capacités physiques et mentales, et le statut socioéconomique.

Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement envers les participants.

Veuillez vous référer au [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ '''code de conduite officiel de OneTeamGov.''']

== '''Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi''' ==
{| class="wikitable"
|'''Rôle'''
|Remarques utiles
|Quand et qui
|-
|'''Installation, ''le jour avant'''''
|- Installation et préparation ''la veille de la non-conférence'' (16 décembre) au 111 Sussex
- diverses tâches, au besoin
|'''Horaire : de 13 h 00 à 16 h 00 le 16 décembre au 111 Sussex'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Inscription'''

|- Accueil et inscription des participants à leur arrivée- Donnez aux participants un cordon/une étiquette avec leur nom, encouragez-les à écrire leur nom/information, etc.

- Indiquez aux participants où se trouvent les toilettes et répondez aux questions qu'ils pourraient avoir.

- Une fois l'inscription terminée, vous passerez à un rôle différent pour l'activité lancement.

- Lorsque l'activité de lancement débutera, vous vous promènerez dans la pièce et vous distribuerez des sacs de feutres et des fiches.

'''Chef d'équipe: Ashley Evans''' '''|''' Tél. ou SMS: 204-228-7373 | Talkie-walkie
|'''Horaire : de 7 h 30 à 9 h pour l'inscription et de 9 h à 10 h 10 pour aider à l'activité de lancement'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Hôte et hôtesses, installation de la salle de réunion en petits groupes'''
|- Intéragissez avec les participants et aider-les avec leurs questions relativement à l'événement ou du lieu, en distribuant des sacs d'emplettes.
- Diriger les participants vers les salles de réunions et les salles de toilettes (familiarisez-vous avec les plans d'étage)

- Aider à répondre aux questions qui pourraient surgir, courir et aller chercher des choses, au besoin.

- '''*IMPORTANT*''' Veuillez vous assurer que chaque salle a un facilitateur ou un facilitratirice ainsi un preneur de notes au début de chaque séance en petits groupes.

- '''*IMPORTANT*''' Affichez le nom de la séance sur la porte '''ET''' assurez-vous que le preneur de notes a le bon document '''ET''' ramassez la feuille du tableau de papier de la dernière séance. Assurez-vous qu'elle est étiquetée et rapportez-la dans la salle des bénévoles.

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Horaire de l'accueil du matin : de 8 h à 12 h 30'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk, Nicola Cameron, Diana Rocabaltzis, Barbara Omolewa

'''Horaire des quarts de travail de l'accueil de l'après-midi : 12 h 30 à 16 h 30'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Équipes des petits groupes'''

'''- Facilitateur ou facilitatrice'''

'''- Preneur de notes'''

|- Ce rôle consiste notamment à travailler en équipe pour convoquer, animer et consigner les discussions des séances en petits groupes (une équipe par salle).
- Le facilitateur ou la facilitatrice guidera la discussion qui dure 55 minutes, permettant ainsi aux participants de discuter et de générer (1) une compréhension commune du sujet, (2) des opportunités et des défis qui s'y rapportent et (3) des actions pratiques pour les aborder.

- Le preneur de notes saisira les points de la discussion, y compris la compréhension du sujet par la salle, les opportunités et les défis, et les actions pratiques. Un ordinateur portable/tablette sera fourni dans chaque salle. Un document et un dossier Google seront mis en place pour que vous puissiez enregistrer la discussion. Veuillez vous assurer que les notes sont enregistrées dans le dossier Google docs.

- Le preneur de notes s'assure également que l'horaire est respecté et prendra une photo du groupe participant à la session. Veuillez envoyer la photo à l'adresse suivante: '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- Les salles auront 40 chaises, formées en cercle et une table avec un ordinateur portable pour le preneur de notes

'''- [[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes également disponible]]'''

'''Chef d'équipe:''' '''Joël Bourgeoys |''' Tél. ou SMS: 613-415-8036 | Talkie-walkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLIQUEZ ici pour l'horaire de l'animateur et du preneur de notes''']]
|-
|'''Affectations spéciales'''
|- Divers rôles spécialisés durant la journée
- Les adjoints à l'établissement de l'ordre du jour seront informés à l'avance de leurs rôles spécifiques.

- Les bénévoles de la conciergerie Todd aideront à escorter les invités de baladodiffusion jusqu'à l'emplacement de la baladodiffusion

- Tracé graphique

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819 360 0852 | Talkie-walkie
|'''HoraireTodd Concierge:'''
10 h 15 à 12 h 30 : Darlene Mulcahey

De 12 h 30 à 16 h 30 : Nadia Ackah

'''Établissement de l'ordre du jour : Prêt à 10 h'''

Laura Colella

John Kenney

'''Prise de notes graphique'''

Divers endroits tout au long de la journée: Jordana Globerman
|-
|'''Mise en ordre'''

'''(Appel à tous!)'''
|- Nous apprécions que vous ayez pris le temps de nous aider et nous comprenons que vous ne puissiez pas rester, mais nous espérons que le plus grand nombre possible de bénévoles resteront après l'événement pour nous aider à remettre le site en bon état !

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Démontage - 17 h'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawerence Humber

'''Toute autre personne disponible qui peut rester dans les parages est la bienvenue ! Merci !'''
|}

== '''Plan de l'étage''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== <big>'''Médias sociaux'''</big> ==
Veuillez utiliser ces #hashtags pour mettre en valeur l'événement sur les médias sociaux: '''#NonConferenceOttawa''' '''#GouvEnsemble'''

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Mots de passe: victoria2019

== '''<big>Questions et Réponses</big>''' ==
# Les preneurs de notes sont-ils responsables du type de tableau de papier, qu'attend-on de nous dans ce rôle ?
#* Le but est de capturer les idées collectives issues de la conversation qui a lieu dans les petits groupes, nous ne nous attendons pas à ce que les preneurs de notes se chargent de la présentation des documents affichés, des tableaux de papier, etc. (ce sera fait plus tard, vous n'avez pas de devoirs)
#* Dans les salles de séances, vous trouverez des ordinateurs portables, un modèle pour vous aider à commencer (les notes seront sauvegardées dans un dossier sur Google Docs)
#* *** IMPORTANT *** Si vous utilisez un tableau de papier, veuillez y inscrire le sujet de votre séance et le numéro de la salle pour la tenue des dossiers.
# Qu'attendez-vous en matière de facilitation ?
#* Il n'y a pas de " façon unique " d'animer la séance, vous n'avez pas besoin d'être un facilitateur ou une facilitatrice d'expérience.
#* Il y aura des tableaux à feuilles et des notes autocollantes dans la salle si vous voulez les utiliser. Veuillez s'il vous plaît utiliser des marqueurs de tableaux de papier. N'utilisez pas de feutres Sharpie (les feutres Sharpie coulent à travers le papier et endommage les murs !)
#* Vous pouvez utiliser un large éventail de techniques différentes, que ce soit une conversation organique sans structure jusqu'à un animateur expérimenté utilisant l'approche 1-2-4-Tous (voir le Guide des séances en petits groupes).
#* En résumé, notre but est de faciliter une compréhension commune, l'exploration des opportunités et l'identification d'actions pratiques (consultez le guide des séances de petits groupes pour plus de détails).

OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide

2019-12-05T20:16:39Z

Colleen.tiernan: /* Volunteer Roles - What is Expected Of Me? */

'''''[[GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected (Wi-Fi is provided: PASSWORD). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''8 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|'''[https://gts-ee.webex.com/webappng/sites/gts-ee/meeting/info/145481816479910373?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e Click here to join the meeting]'''
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:30''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:30-17:00''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''' available to you as well as a quiet room in breakout room '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Ottawa A]]''' during lunch from 11:30am to 1:30pm. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Set-up, ''the day before'''''
| - Set-up the day before the unconference on December 16, at 111 Sussex
- Various tasks as needed
|'''Timing: 1pm to 4pm on December 16 at 111 Sussex'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk, Nicola Cameron, Diana Rocabaltzis, Barbara Omolewa

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the appropriate Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- The rooms will have 40 chairs in a circle and a table with a laptop for the note-taker

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location

- Graphic Facilitator
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, Darlene Mulcahey

12:30pm to 16:30pm shift, Nadia Ackah

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

Laura Colella

John Kenney

'''Graphic Recorder'''

Various locations all day, Jordana Globerman
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawrence Humber

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== '''<big>Social Media</big>''' ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019

== <big>'''Questions & Answers'''</big> ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)

FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE

2019-12-05T20:05:00Z

Colleen.tiernan: /* Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes */

= Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes =
{| class="wikitable"
!
! colspan="8" |<big>SALLE /ROOM</big>
|-
!<big>TIME/ HORAIRE</big>
!<big>Rideau Falls</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!
<big>La Promenade</big>

<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Freiman-Guigues</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa D</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!
<big>Ottawa B</big>

<big>(FRENCH/FRANCAIS)</big>
!<big>Ottawa A</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa C</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa D</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
|-
|'''10:30 - 11:30'''
|Abe Greenspoon (Fac); Greg White (Notes)
| Rae Payette (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
|Gabe Bourdon (Fac.); Victoria Simba (Notes)
|Vanessa Thomas (Fac.); Allison Van de Ligt (Notes)
|Jessica Zeroual (Anim.); Denisa Iancu (Notes)
|Eric Belisle (Facilitator); Natasha D'souza (Notes)
|Eric Shoesmith (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Burt James (Facilitator); Mary Bumstead (Notes)
|-
|'''11:30 - 12:30'''
| Joyce Silver (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
| Ali Feroz (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); Eric Belisle (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|Laura Colella (Anim.); Guillaume Charest (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
'''''**Quiet Room'''''

'''''Salle tranquille**'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|-
|'''12:30''' '''- 1:30'''
|Naomi Fraser (Fac.); Vanessa Thomas (Notes)
|Victoria Simba (Facilitator); Tara Shapransky (Notes)
|Anna Wong (Facilitator); Maddy Ewin (Notes)
|Robyn Paton (Facilitator); Allison Van de Ligt (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
'''''**Quiet Room'''''

'''''Salle tranquille**'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|-
|'''1:30''' '''- 2:30'''
|Tracey Peever (Facilitator); Sarah Chan (Notes)
| Tracey Snow (Facilitator); Rae Payette (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); Celeste Cote (Notes)
|Jeremiah Stanghini (Fac.); Naomi Fraser (Notes)
|Guillaume Charest (Animateur); Denisa Iancu(Notes)
|Katherine Cole (Fac.); Ellen Grove (Notes)
|Anu shukla-jones (Fac.); Kristen Howe (Notes)
|Liz Mckeown (Facilitator); Vanessa Thomas (Notes)
|-
|'''2:30''' '''- 3:30'''
|Kayleigh Chaston-Vickers (Facilitator); Amy Hu (Notes)
| Robyn Paton (Facilitator); Eric Shoesmith (Notes)
|Gabe Bourdon (Facilitator); Christine Baillargeon (Notes)
|Tate Chow (Fac.); Kate McKerlie (Notes)
|Catherine Charbonneau (Anim.); Laura Colella (Notes)
|Kristen Howe (Facilitator); Dana Clarke (Notes)
|Ali Feroz (Facilitator); Katherine Cole (Notes)
|Mary Bumstead (Fac.); Tera Winter (Notes)
|-
|'''3:30''' '''- 4:30'''
|Glennys Egan (Facilitator); Holly Grenier (Notes)
| Victoria Wang (Facilitator); Musharraf Sodiqova (Notes)
|Giselle Jean Baptiste (Fac.); Caroline Reid (Notes)
|Kate McKerlie (Fac.); Jeremiah Stanghini (Notes)
|Jessica Zeroual (Anim.); Christine Baillargeon (Notes)
|Tara Shapransky (Fac.); Melissa Valencia (Notes)
|Dana Clarke (Facilitator); Christina Prozes (Notes)
|Manuela (Facilitator); Burt James (Notes)
|}
[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada?wteswitched=1 '''RETURN TO Main WIKI PAGE / Retour à la page principal wiki''']

OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide

2019-12-05T13:08:46Z

Colleen.tiernan: /* Volunteer Roles - What is Expected Of Me? */

'''''[[GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected (Wi-Fi is provided: PASSWORD). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''8 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|'''[https://gts-ee.webex.com/webappng/sites/gts-ee/meeting/info/145481816479910373?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e Click here to join the meeting]'''
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:30''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:30-17:00''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''' available to you as well as a quiet room in breakout room '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Ottawa A]]''' during lunch from 11:30am to 1:30pm. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Set-up, ''the day before'''''
| - Set-up the day before the unconference on December 16, at 111 Sussex
- Various tasks as needed
|'''Timing: 1pm to 4pm on December 16 at 111 Sussex'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk, Nicola Cameron, Diana Rocabaltzis, Barbara Omolewa

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the appropriate Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- The rooms will have 40 chairs in a circle and a table with a laptop for the note-taker

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location

- Graphic Facilitator
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, Darlene Mulcahey

12:30pm to 16:30pm shift, Nadia Ackah

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

Laura Colella

John Kenney

'''Graphic Recorder'''

Various locations all day, Jordana Globerman
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawrence Humber

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== '''<big>Social Media</big>''' ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019

== <big>'''Questions & Answers'''</big> ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)

GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa

2019-12-05T13:08:13Z

Colleen.tiernan: /* Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi */

'''''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|<big>I would like to read this guide in English</big>]]'''''

<big>'''''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Je veux consulter le guide pour les séances en petits groupes]]'''''</big>

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa</big>''' ==
Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de l'équipe GouvEnsemble Ottawa pour la non-conférence de 2019 ! Merci de partager votre temps précieux pour nous aider à faire de cet événement une réalité - nous ne pouvons littéralement pas le faire sans vous ! Nous savons que nos formidables bénévoles font la journée, alors MERCI de lever la main. Votre énergie, votre enthousiasme et vos efforts contribuent à offrir une expérience agréable et à faire en sorte que chacun passe une journée mémorable. Par-dessus tout, nous espérons aussi que votre expérience de bénévolat sera amusante et enrichissante.

Dans ce wiki, vous trouverez beaucoup d'informations pour vous préparer pour votre journée.

La non-conférence d'une journée de GouvEnsemble Canada aura lieu le 17 décembre 2019 [https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 '''à l'édifice John G. Diefenbaker'''], 111, promenade Sussex, à Ottawa, Ontario. Nous attendons des centaines de personnes de partout au Canada.

(Vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Regardez [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''cette courte vidéo'''] et [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] pour en savoir plus !)

== '''Je veux en savoir plus à propos de GouvEnsemble''' ==
OneTeamGov est une communauté de gens passionnés par l'amélioration des services publics afin de faciliter la vie des gens.

L'objectif de la communauté est d'améliorer le service public et les méthodes de travail dans le secteur public en éliminant les divisions entre les personnes. Il est ouvert à toute personne, quel que soit son poste ou son secteur d'activité, qui souhaite améliorer les services publics ou les méthodes de travail du secteur public par des actions concrètes.

Partager et apprendre avec les autres est un impératif moral, parce que chacun mérite d'avoir des services publics efficaces et accessibles. C'est pourquoi GouvEnsemble Canada, le chapitre canadien de OneTeamGov, organise un événement à Ottawa. C'est l'occasion de favoriser et de faciliter l'apprentissage et le partage à l'échelle du pays.

Comme nos autres événements, celui-ce sera axé sur les résultats. Nous voulons que les gens retirent des idées pratiques pour améliorer les services publics dans leur travail. Plutôt qu'un programme de réunions ou de conférences, cet événement sera une non-conférence - une série de sessions définies par les participants le jour même. L'objectif sera de partager vos expériences, votre pratique, votre inspiration, votre compréhension, d'apprendre des autres et de construire votre propre appel à l'action.

Tout ce que vous devez connaitre en tant que bénévole se trouve ci-dessous !

== '''Si vous ne consultez rien d'autre, lisez ceci !''' ==
'''1 -''' La mise en place pour la non-conférence se fera le 16 décembre entre 13 h 00 et 16 h 00 sur les lieux de l'événement, soit au 111, promenade Sussex. Certains d'entre vous se sont inscrits pour aider à cette préparation ! Merci !!!

'''2 -''' A votre arrivée sur les lieux le 17 décembre, rendez-vous à la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles, et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart.

'''3 -''' L'inscription des participants débutera à 8 h 00 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' Il y aura du café et des collations dans la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) le matin. Il y aura aussi des collations légères disponibles toute la journée pour vous aider à garder votre énergie !

'''5 -''' Apportez un appareil mobile pour rester connecté (le mot de passe Wi-Fi sera fourni), les organisateurs de la conférence auront aussi des talkies-walkies et se déplaceront à travers le 111 Sussex.

'''6 -''' Consultez les '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#R.C3.B4les_des_b.C3.A9n.C3.A9voles_-_Ce_que_l.27on_attend_de_moi|descriptions des rôles des bénévoles]]''' et '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Bref_programme_de_la_journ.C3.A9e|le bref programme de la journée]]''' avant de commencer ! Si vous êtes animateur et/ou prenez des notes, veuillez aussi consulter le '''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes]].'''

'''7 -''' A la fin de la journée, lorsque les participants quittent le lieu, nous voulons faire un " couloir de bénévoles " pour remercier tout le monde à leur départ. Nous ferons la queue à 16 h 45 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''8 -''' N'hésitez pas à communiquer avec Colleen Tiernan (819-360-0852) ou Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) pour toute question, problème ou préoccupation. Nous sommes ici pour vous aider !

= '''Non-conference Ottawa 2019 - Détails pour les bénévoles''' =

== '''Séances d'information à l'intention des bénévoles''' ==
'''<big>AVANT la non-conférence:</big>'''
* Des séances d'information pour les bénévoles auront lieu virtuellement via WebEx au cours de la semaine du 9 au 13 décembre. C'est l'occasion pour vous d'obtenir tous les détails, d'apprendre ce que l'on attend de vous et de nous poser toutes vos questions avant l'événement !
* Vous n'avez besoin d'assister qu'à '''une''' séance d'information préalable. Veuillez choisir la session qui vous convient le mieux selon l'horaire ci-dessous.
{| class="wikitable"
!Date
!Langue
!Détails pour la vidéoconférence
!Détails pour la téléconférence
|-
|'''9 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 558 387 665

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''10 décembre'''
12 h 00 HNE
|Français
|'''[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m88d216d00ac25229af26a0da77000a83 Cliquez ici pour vous connecter via WebEx]'''
Numéro de la rencontre : 556 379 343

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''11 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m4a471352d5dcccf10f633a31caa71e3c '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 559 289 031

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|}
'''<big>LE JOUR de la non-conference:</big>'''
* Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence, rendez-vous à '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|la salle des bénévoles]]''' pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart de travail.
* Vous recevrez un t-shirt blanc avec le logo OneTeamGov. '''Astuce : portez des vêtements et des chaussures confortables, le code vestimentaire est informel. Notez que les t-shirts sont de style unisexe.'''
* L'horaire complet des bénévoles sera affiché, veuillez informer Colleen et Kayleigh si vous rencontrez des pépins, ou si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations ! Vous pouvez nous envoyer un SMS le jour-meme.

== '''Bref programme de la journée''' ==
* 7 h: La salle des bénévoles est prête à vous accueillir et vous pouvez venir chercher votre t-shirt ! Veuillez arriver tôt pour votre quart de travail !

* '''8 h:''' Les portes ouvrent et les inscriptions commencent
* '''9 h à 9 h 40:''' Cérémonie de bienvenue
* '''9 h 40 à10 h 10:''' Activité de lancement
* Intervalle de 20 minutes: établissement de l'ordre du jour
* '''10 h 30 à 16 h 30''': Séances en petits groupes
* '''16 h 30 à 17 h''': Mot de la fin et départ
* '''16 h 45''' *** Les bénévoles font la queue à 16h45 pour un "high five" avec les participants qui quittent la salle
* '''17 h:''' C'EST LE NETTOYAGE! Si vous pouvez rester un peu plus longtemps et nous aider, à mettre les choses en ordre ce serait génial ! Merci!
== '''Prendre soin de soi''' ==
* Ce sera une journée importante et occupée, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et de votre propre bien-être. C'est correct de prendre des pauses !
* Il y aura une salle pour les bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) à votre disposition. Une salle de repos sera aussi disponible dans la salle de réunion '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Ottawa A]]''' pendant la pause du midi, de 11 h 30 à 13 h 30. Lorsque les participants sont en séance, attendez-vous à ce que les pièces principales soient un peu plus tranquilles.
* Si à n'importe quel moment vous avez besoin d'aide ou si vous avez besoin de changer de rôle, n'hésitez pas à envoyer un SMS ou à appeler Colleen (819-360-0852) ou Kayleigh (506-654-3907). Nous sommes là pour prendre soin de vous aussi !

== '''Code de conduite''' ==

L'équipe de '''GouvEnsemble''' Unconference Team s'engage à maintenir un espace sûr et exempt de harcèlement pour tous nos participants. Ceci inclut le maintien d'un espace positif et inclusif où chacun est bienvenu et où les droits de la personne sont respectés pour tous, sans exception. Cela signifie le respect de tous les aspects des personnes, y compris l'âge, le genre, la race, l'origine ethnique, la religion ou l'absence de religion, l'origine nationale, la langue, l'éducation, la taille corporelle, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité/expression de genre et la créativité, les capacités physiques et mentales, et le statut socioéconomique.

Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement envers les participants.

Veuillez vous référer au [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ '''code de conduite officiel de OneTeamGov.''']

== '''Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi''' ==
{| class="wikitable"
|'''Rôle'''
|Remarques utiles
|Quand et qui
|-
|'''Installation, ''le jour avant'''''
|- Installation et préparation ''la veille de la non-conférence'' (16 décembre) au 111 Sussex
- diverses tâches, au besoin
|'''Horaire : de 13 h 00 à 16 h 00 le 16 décembre au 111 Sussex'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Inscription'''

|- Accueil et inscription des participants à leur arrivée- Donnez aux participants un cordon/une étiquette avec leur nom, encouragez-les à écrire leur nom/information, etc.

- Indiquez aux participants où se trouvent les toilettes et répondez aux questions qu'ils pourraient avoir.

- Une fois l'inscription terminée, vous passerez à un rôle différent pour l'activité lancement.

- Lorsque l'activité de lancement débutera, vous vous promènerez dans la pièce et vous distribuerez des sacs de feutres et des fiches.

'''Chef d'équipe: Ashley Evans''' '''|''' Tél. ou SMS: 204-228-7373 | Talkie-walkie
|'''Horaire : de 7 h 30 à 9 h pour l'inscription et de 9 h à 10 h 10 pour aider à l'activité de lancement'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Hôte et hôtesses, installation de la salle de réunion en petits groupes'''
|- Intéragissez avec les participants et aider-les avec leurs questions relativement à l'événement ou du lieu, en distribuant des sacs d'emplettes.
- Diriger les participants vers les salles de réunions et les salles de toilettes (familiarisez-vous avec les plans d'étage)

- Aider à répondre aux questions qui pourraient surgir, courir et aller chercher des choses, au besoin.

- '''*IMPORTANT*''' Veuillez vous assurer que chaque salle a un facilitateur ou un facilitratirice ainsi un preneur de notes au début de chaque séance en petits groupes.

- '''*IMPORTANT*''' Affichez le nom de la séance sur la porte '''ET''' assurez-vous que le preneur de notes a le bon document '''ET''' ramassez la feuille du tableau de papier de la dernière séance. Assurez-vous qu'elle est étiquetée et rapportez-la dans la salle des bénévoles.

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Horaire de l'accueil du matin : de 8 h à 12 h 30'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk, Nicola Cameron, Diana Rocabaltzis, Barbara Omolewa

'''Horaire des quarts de travail de l'accueil de l'après-midi : 12 h 30 à 16 h 30'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Équipes des petits groupes'''

'''- Facilitateur ou facilitatrice'''

'''- Preneur de notes'''

|- Ce rôle consiste notamment à travailler en équipe pour convoquer, animer et consigner les discussions des séances en petits groupes (une équipe par salle).
- Le facilitateur ou la facilitatrice guidera la discussion qui dure 55 minutes, permettant ainsi aux participants de discuter et de générer (1) une compréhension commune du sujet, (2) des opportunités et des défis qui s'y rapportent et (3) des actions pratiques pour les aborder.

- Le preneur de notes saisira les points de la discussion, y compris la compréhension du sujet par la salle, les opportunités et les défis, et les actions pratiques. Un ordinateur portable/tablette sera fourni dans chaque salle. Un document et un dossier Google seront mis en place pour que vous puissiez enregistrer la discussion. Veuillez vous assurer que les notes sont enregistrées dans le dossier Google docs.

- Le preneur de notes s'assure également que l'horaire est respecté et prendra une photo du groupe participant à la session. Veuillez envoyer la photo à l'adresse suivante: '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- Les salles auront 40 chaises, formées en cercle et une table avec un ordinateur portable pour le preneur de notes

'''- [[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes également disponible]]'''

'''Chef d'équipe:''' '''Joël Bourgeoys |''' Tél. ou SMS: 613-415-8036 | Talkie-walkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLIQUEZ ici pour l'horaire de l'animateur et du preneur de notes''']]
|-
|'''Affectations spéciales'''
|- Divers rôles spécialisés durant la journée
- Les adjoints à l'établissement de l'ordre du jour seront informés à l'avance de leurs rôles spécifiques.

- Les bénévoles de la conciergerie Todd aideront à escorter les invités de baladodiffusion jusqu'à l'emplacement de la baladodiffusion

- Tracé graphique

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819 360 0852 | Talkie-walkie
|'''HoraireTodd Concierge:'''
10 h 15 à 12 h 30 : Darlene Mulcahey

De 12 h 30 à 16 h 30 : Nadia Ackah

'''Établissement de l'ordre du jour : Prêt à 10 h'''

Laura Colella

John Kenney

'''Prise de notes graphique'''

Divers endroits tout au long de la journée: Jordana Globerman
|-
|'''Mise en ordre'''

'''(Appel à tous!)'''
|- Nous apprécions que vous ayez pris le temps de nous aider et nous comprenons que vous ne puissiez pas rester, mais nous espérons que le plus grand nombre possible de bénévoles resteront après l'événement pour nous aider à remettre le site en bon état !

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Démontage - 17 h'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawerence Humber

'''Toute autre personne disponible qui peut rester dans les parages est la bienvenue ! Merci !'''
|}

== '''Plan de l'étage''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== <big>'''Médias sociaux'''</big> ==
Veuillez utiliser ces #hashtags pour mettre en valeur l'événement sur les médias sociaux: '''#NonConferenceOttawa''' '''#GouvEnsemble'''

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Mots de passe: victoria2019

== '''<big>Questions et Réponses</big>''' ==
# Les preneurs de notes sont-ils responsables du type de tableau de papier, qu'attend-on de nous dans ce rôle ?
#* Le but est de capturer les idées collectives issues de la conversation qui a lieu dans les petits groupes, nous ne nous attendons pas à ce que les preneurs de notes se chargent de la présentation des documents affichés, des tableaux de papier, etc. (ce sera fait plus tard, vous n'avez pas de devoirs)
#* Dans les salles de séances, vous trouverez des ordinateurs portables, un modèle pour vous aider à commencer (les notes seront sauvegardées dans un dossier sur Google Docs)
#* *** IMPORTANT *** Si vous utilisez un tableau de papier, veuillez y inscrire le sujet de votre séance et le numéro de la salle pour la tenue des dossiers.
# Qu'attendez-vous en matière de facilitation ?
#* Il n'y a pas de " façon unique " d'animer la séance, vous n'avez pas besoin d'être un facilitateur ou une facilitatrice d'expérience.
#* Il y aura des tableaux à feuilles et des notes autocollantes dans la salle si vous voulez les utiliser. Veuillez s'il vous plaît utiliser des marqueurs de tableaux de papier. N'utilisez pas de feutres Sharpie (les feutres Sharpie coulent à travers le papier et endommage les murs !)
#* Vous pouvez utiliser un large éventail de techniques différentes, que ce soit une conversation organique sans structure jusqu'à un animateur expérimenté utilisant l'approche 1-2-4-Tous (voir le Guide des séances en petits groupes).
#* En résumé, notre but est de faciliter une compréhension commune, l'exploration des opportunités et l'identification d'actions pratiques (consultez le guide des séances de petits groupes pour plus de détails).

OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide

2019-12-05T13:07:31Z

Colleen.tiernan: /* Volunteer Roles - What is Expected Of Me? */

'''''[[GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected (Wi-Fi is provided: PASSWORD). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''8 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|'''[https://gts-ee.webex.com/webappng/sites/gts-ee/meeting/info/145481816479910373?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e Click here to join the meeting]'''
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:30''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:30-17:00''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''' available to you as well as a quiet room in breakout room '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Ottawa A]]''' during lunch from 11:30am to 1:30pm. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Set-up, ''the day before'''''
| - Set-up the day before the unconference on December 16, at 111 Sussex
- Various tasks as needed
|'''Timing: 1pm to 4pm on December 16 at 111 Sussex'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill, Nicola Cameron, Diana Rocabaltzis, Barbara Omolewa
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk,

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the appropriate Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- The rooms will have 40 chairs in a circle and a table with a laptop for the note-taker

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location

- Graphic Facilitator
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, Darlene Mulcahey

12:30pm to 16:30pm shift, Nadia Ackah

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

Laura Colella

John Kenney

'''Graphic Recorder'''

Various locations all day, Jordana Globerman
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawrence Humber

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== '''<big>Social Media</big>''' ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: Conference Center / Password: victoria2019

== <big>'''Questions & Answers'''</big> ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)

FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE

2019-12-05T12:53:57Z

Colleen.tiernan: /* Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes */

= Facilitator and Note-taker Schedule / Horaire de l'animateur et du preneur de notes =
{| class="wikitable"
!
! colspan="8" |<big>SALLE /ROOM</big>
|-
!<big>TIME/ HORAIRE</big>
!<big>Rideau Falls</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!
<big>La Promenade</big>

<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Freiman-Guigues</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa D</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!
<big>Ottawa B</big>

<big>(FRENCH/FRANCAIS)</big>
!<big>Ottawa A</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa C</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
!<big>Ottawa D</big>
<big>(ENGLISH/ANGLAIS)</big>
|-
|'''10:30 - 11:30'''
|Abe Greenspoon (Fac); Greg White (Notes)
| Rae Payette (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
|Gabe Bourdon (Fac.); Victoria Simba (Notes)
|Vanessa Thomas (Fac.); Allison Van de Ligt (Notes)
|Jessica Zeroual (Anim.); Denisa Iancu (Notes)
|Eric Belisle (Facilitator); Natasha D'souza (Notes)
|Eric Shoesmith (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Burt James (Facilitator); Mary Bumstead (Notes)
|-
|'''11:30 - 12:30'''
| Joyce Silver (Facilitator); Cheryl Goss (Notes)
| Ali Feroz (Facilitator); Nadia Ackah (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); Eric Belisle (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|Laura Colella (Anim.); Guillaume Charest (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
'''''**Quiet Room'''''

'''''Salle tranquille**'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|-
|'''12:30''' '''- 1:30'''
|Naomi Fraser (Fac.); Vanessa Thomas (Notes)
|Victoria Simba (Facilitator); Tara Shapransky (Notes)
|Anna Wong (Facilitator); Maddy Ewin (Notes)
|Robyn Paton (Facilitator); Allison Van de Ligt (Notes)
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
'''''**Quiet Room'''''

'''''Salle tranquille**'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|'''''Lunch/Dîner'''''
|-
|'''1:30''' '''- 2:30'''
|Tracey Peever (Facilitator); Sarah Chan (Notes)
| Tracey Snow (Facilitator); Rae Payette (Notes)
|Patrice Collin (Facilitator); Celeste Cote (Notes)
|Jeremiah Stanghini (Fac.); Naomi Fraser (Notes)
|Guillaume Charest (Animateur); Denisa Iancu(Notes)
|Katherine Cole (Fac.); Ellen Grove (Notes)
|Anu shukla-jones (Fac.); Kristen Howe (Notes)
|Liz Mckeown (Facilitator); Vanessa Thomas (Notes)
|-
|'''2:30''' '''- 3:30'''
|Kayleigh Chaston-Vickers (Facilitator); Amy Hu (Notes)
| Robyn Paton (Facilitator); Eric Shoesmith (Notes)
|Gabe Bourdon (Facilitator); Christine Baillargeon (Notes)
|Cheryl Goss (Fac.); Kate McKerlie (Notes)
|Catherine Charbonneau (Anim.); Laura Colella (Notes)
|Kristen Howe (Facilitator); Dana Clarke (Notes)
|Ali Feroz (Facilitator); Katherine Cole (Notes)
|Mary Bumstead (Fac.); Tera Winter (Notes)
|-
|'''3:30''' '''- 4:30'''
|Glennys Egan (Facilitator); Holly Grenier (Notes)
| Victoria Wang (Facilitator); Musharraf Sodiqova (Notes)
|Giselle Jean Baptiste (Fac.); Caroline Reid (Notes)
|Kate McKerlie (Fac.); Jeremiah Stanghini (Notes)
|Jessica Zeroual (Anim.); Christine Baillargeon (Notes)
|Tara Shapransky (Fac.); Melissa Valencia (Notes)
|Dana Clarke (Facilitator); Christina Prozes (Notes)
|Manuela (Facilitator); Burt James (Notes)
|}
[https://wiki.gccollab.ca/OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada?wteswitched=1 '''RETURN TO Main WIKI PAGE / Retour à la page principal wiki''']

GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa

2019-12-04T14:17:49Z

Colleen.tiernan: /* Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi */

'''''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|<big>I would like to read this guide in English</big>]]'''''

<big>'''''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Je veux consulter le guide pour les séances en petits groupes]]'''''</big>

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa</big>''' ==
Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de l'équipe GouvEnsemble Ottawa pour la non-conférence de 2019 ! Merci de partager votre temps précieux pour nous aider à faire de cet événement une réalité - nous ne pouvons littéralement pas le faire sans vous ! Nous savons que nos formidables bénévoles font la journée, alors MERCI de lever la main. Votre énergie, votre enthousiasme et vos efforts contribuent à offrir une expérience agréable et à faire en sorte que chacun passe une journée mémorable. Par-dessus tout, nous espérons aussi que votre expérience de bénévolat sera amusante et enrichissante.

Dans ce wiki, vous trouverez beaucoup d'informations pour vous préparer pour votre journée.

La non-conférence d'une journée de GouvEnsemble Canada aura lieu le 17 décembre 2019 [https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 '''à l'édifice John G. Diefenbaker'''], 111, promenade Sussex, à Ottawa, Ontario. Nous attendons des centaines de personnes de partout au Canada.

(Vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Regardez [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''cette courte vidéo'''] et [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] pour en savoir plus !)

== '''Je veux en savoir plus à propos de GouvEnsemble''' ==
OneTeamGov est une communauté de gens passionnés par l'amélioration des services publics afin de faciliter la vie des gens.

L'objectif de la communauté est d'améliorer le service public et les méthodes de travail dans le secteur public en éliminant les divisions entre les personnes. Il est ouvert à toute personne, quel que soit son poste ou son secteur d'activité, qui souhaite améliorer les services publics ou les méthodes de travail du secteur public par des actions concrètes.

Partager et apprendre avec les autres est un impératif moral, parce que chacun mérite d'avoir des services publics efficaces et accessibles. C'est pourquoi GouvEnsemble Canada, le chapitre canadien de OneTeamGov, organise un événement à Ottawa. C'est l'occasion de favoriser et de faciliter l'apprentissage et le partage à l'échelle du pays.

Comme nos autres événements, celui-ce sera axé sur les résultats. Nous voulons que les gens retirent des idées pratiques pour améliorer les services publics dans leur travail. Plutôt qu'un programme de réunions ou de conférences, cet événement sera une non-conférence - une série de sessions définies par les participants le jour même. L'objectif sera de partager vos expériences, votre pratique, votre inspiration, votre compréhension, d'apprendre des autres et de construire votre propre appel à l'action.

Tout ce que vous devez connaitre en tant que bénévole se trouve ci-dessous !

== '''Si vous ne consultez rien d'autre, lisez ceci !''' ==
'''1 -''' La mise en place pour la non-conférence se fera le 16 décembre entre 13 h 00 et 16 h 00 sur les lieux de l'événement, soit au 111, promenade Sussex. Certains d'entre vous se sont inscrits pour aider à cette préparation ! Merci !!!

'''2 -''' A votre arrivée sur les lieux le 17 décembre, rendez-vous à la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles, et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart.

'''3 -''' L'inscription des participants débutera à 8 h 00 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' Il y aura du café et des collations dans la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) le matin. Il y aura aussi des collations légères disponibles toute la journée pour vous aider à garder votre énergie !

'''5 -''' Apportez un appareil mobile pour rester connecté (le mot de passe Wi-Fi sera fourni), les organisateurs de la conférence auront aussi des talkies-walkies et se déplaceront à travers le 111 Sussex.

'''6 -''' Consultez les '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#R.C3.B4les_des_b.C3.A9n.C3.A9voles_-_Ce_que_l.27on_attend_de_moi|descriptions des rôles des bénévoles]]''' et '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Bref_programme_de_la_journ.C3.A9e|le bref programme de la journée]]''' avant de commencer ! Si vous êtes animateur et/ou prenez des notes, veuillez aussi consulter le '''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes]].'''

'''7 -''' A la fin de la journée, lorsque les participants quittent le lieu, nous voulons faire un " couloir de bénévoles " pour remercier tout le monde à leur départ. Nous ferons la queue à 16 h 45 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''8 -''' N'hésitez pas à communiquer avec Colleen Tiernan (819-360-0852) ou Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) pour toute question, problème ou préoccupation. Nous sommes ici pour vous aider !

= '''Non-conference Ottawa 2019 - Détails pour les bénévoles''' =

== '''Séances d'information à l'intention des bénévoles''' ==
'''<big>AVANT la non-conférence:</big>'''
* Des séances d'information pour les bénévoles auront lieu virtuellement via WebEx au cours de la semaine du 9 au 13 décembre. C'est l'occasion pour vous d'obtenir tous les détails, d'apprendre ce que l'on attend de vous et de nous poser toutes vos questions avant l'événement !
* Vous n'avez besoin d'assister qu'à '''une''' séance d'information préalable. Veuillez choisir la session qui vous convient le mieux selon l'horaire ci-dessous.
{| class="wikitable"
!Date
!Langue
!Détails pour la vidéoconférence
!Détails pour la téléconférence
|-
|'''9 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 558 387 665

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''10 décembre'''
12 h 00 HNE
|Français
|'''[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m88d216d00ac25229af26a0da77000a83 Cliquez ici pour vous connecter via WebEx]'''
Numéro de la rencontre : 556 379 343

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''11 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m4a471352d5dcccf10f633a31caa71e3c '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 559 289 031

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|}
'''<big>LE JOUR de la non-conference:</big>'''
* Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence, rendez-vous à '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|la salle des bénévoles]]''' pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart de travail.
* Vous recevrez un t-shirt blanc avec le logo OneTeamGov. '''Astuce : portez des vêtements et des chaussures confortables, le code vestimentaire est informel. Notez que les t-shirts sont de style unisexe.'''
* L'horaire complet des bénévoles sera affiché, veuillez informer Colleen et Kayleigh si vous rencontrez des pépins, ou si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations ! Vous pouvez nous envoyer un SMS le jour-meme.

== '''Bref programme de la journée''' ==
* 7 h: La salle des bénévoles est prête à vous accueillir et vous pouvez venir chercher votre t-shirt ! Veuillez arriver tôt pour votre quart de travail !

* '''8 h:''' Les portes ouvrent et les inscriptions commencent
* '''9 h à 9 h 40:''' Cérémonie de bienvenue
* '''9 h 40 à10 h 10:''' Activité de lancement
* Intervalle de 20 minutes: établissement de l'ordre du jour
* '''10 h 30 à 16 h 30''': Séances en petits groupes
* '''16 h 30 à 17 h''': Mot de la fin et départ
* '''16 h 45''' *** Les bénévoles font la queue à 16h45 pour un "high five" avec les participants qui quittent la salle
* '''17 h:''' C'EST LE NETTOYAGE! Si vous pouvez rester un peu plus longtemps et nous aider, à mettre les choses en ordre ce serait génial ! Merci!
== '''Prendre soin de soi''' ==
* Ce sera une journée importante et occupée, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et de votre propre bien-être. C'est correct de prendre des pauses !
* Il y aura une salle pour les bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) à votre disposition. Une salle de repos sera aussi disponible dans la salle de réunion '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Ottawa A]]''' pendant la pause du midi, de 11 h 30 à 13 h 30. Lorsque les participants sont en séance, attendez-vous à ce que les pièces principales soient un peu plus tranquilles.
* Si à n'importe quel moment vous avez besoin d'aide ou si vous avez besoin de changer de rôle, n'hésitez pas à envoyer un SMS ou à appeler Colleen (819-360-0852) ou Kayleigh (506-654-3907). Nous sommes là pour prendre soin de vous aussi !

== '''Code de conduite''' ==

L'équipe de '''GouvEnsemble''' Unconference Team s'engage à maintenir un espace sûr et exempt de harcèlement pour tous nos participants. Ceci inclut le maintien d'un espace positif et inclusif où chacun est bienvenu et où les droits de la personne sont respectés pour tous, sans exception. Cela signifie le respect de tous les aspects des personnes, y compris l'âge, le genre, la race, l'origine ethnique, la religion ou l'absence de religion, l'origine nationale, la langue, l'éducation, la taille corporelle, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité/expression de genre et la créativité, les capacités physiques et mentales, et le statut socioéconomique.

Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement envers les participants.

Veuillez vous référer au [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ '''code de conduite officiel de OneTeamGov.''']

== '''Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi''' ==
{| class="wikitable"
|'''Rôle'''
|Remarques utiles
|Quand et qui
|-
|'''Installation, ''le jour avant'''''
|- Installation et préparation ''la veille de la non-conférence'' (16 décembre) au 111 Sussex
- diverses tâches, au besoin
|'''Horaire : de 13 h 00 à 16 h 00 le 16 décembre au 111 Sussex'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Inscription'''

|- Accueil et inscription des participants à leur arrivée- Donnez aux participants un cordon/une étiquette avec leur nom, encouragez-les à écrire leur nom/information, etc.

- Indiquez aux participants où se trouvent les toilettes et répondez aux questions qu'ils pourraient avoir.

- Une fois l'inscription terminée, vous passerez à un rôle différent pour l'activité lancement.

- Lorsque l'activité de lancement débutera, vous vous promènerez dans la pièce et vous distribuerez des sacs de feutres et des fiches.

'''Chef d'équipe: Ashley Evans''' '''|''' Tél. ou SMS: 204-228-7373 | Talkie-walkie
|'''Horaire : de 7 h 30 à 9 h pour l'inscription et de 9 h à 10 h 10 pour aider à l'activité de lancement'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Hôte et hôtesses, installation de la salle de réunion en petits groupes'''
|- Intéragissez avec les participants et aider-les avec leurs questions relativement à l'événement ou du lieu, en distribuant des sacs d'emplettes.
- Diriger les participants vers les salles de réunions et les salles de toilettes (familiarisez-vous avec les plans d'étage)

- Aider à répondre aux questions qui pourraient surgir, courir et aller chercher des choses, au besoin.

- '''*IMPORTANT*''' Veuillez vous assurer que chaque salle a un facilitateur ou un facilitratirice ainsi un preneur de notes au début de chaque séance en petits groupes.

- '''*IMPORTANT*''' Affichez le nom de la séance sur la porte '''ET''' assurez-vous que le preneur de notes a le bon document '''ET''' ramassez la feuille du tableau de papier de la dernière séance. Assurez-vous qu'elle est étiquetée et rapportez-la dans la salle des bénévoles.

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Horaire de l'accueil du matin : de 8 h à 12 h 30'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk

'''Horaire des quarts de travail de l'accueil de l'après-midi : 12 h 30 à 16 h 30'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Équipes des petits groupes'''

'''- Facilitateur ou facilitatrice'''

'''- Preneur de notes'''

|- Ce rôle consiste notamment à travailler en équipe pour convoquer, animer et consigner les discussions des séances en petits groupes (une équipe par salle).
- Le facilitateur ou la facilitatrice guidera la discussion qui dure 55 minutes, permettant ainsi aux participants de discuter et de générer (1) une compréhension commune du sujet, (2) des opportunités et des défis qui s'y rapportent et (3) des actions pratiques pour les aborder.

- Le preneur de notes saisira les points de la discussion, y compris la compréhension du sujet par la salle, les opportunités et les défis, et les actions pratiques. Un ordinateur portable/tablette sera fourni dans chaque salle. Un document et un dossier Google seront mis en place pour que vous puissiez enregistrer la discussion. Veuillez vous assurer que les notes sont enregistrées dans le dossier Google docs.

- Le preneur de notes s'assure également que l'horaire est respecté et prendra une photo du groupe participant à la session. Veuillez envoyer la photo à l'adresse suivante: '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- Les salles auront 40 chaises, formées en cercle et une table avec un ordinateur portable pour le preneur de notes

'''- [[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes également disponible]]'''

'''Chef d'équipe:''' '''Joël Bourgeoys |''' Tél. ou SMS: 613-415-8036 | Talkie-walkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLIQUEZ ici pour l'horaire de l'animateur et du preneur de notes''']]
|-
|'''Affectations spéciales'''
|- Divers rôles spécialisés durant la journée
- Les adjoints à l'établissement de l'ordre du jour seront informés à l'avance de leurs rôles spécifiques.

- Les bénévoles de la conciergerie Todd aideront à escorter les invités de baladodiffusion jusqu'à l'emplacement de la baladodiffusion

- Tracé graphique

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819 360 0852 | Talkie-walkie
|'''HoraireTodd Concierge:'''
10 h 15 à 12 h 30 : Darlene Mulcahey

De 12 h 30 à 16 h 30 : Nadia Ackah

'''Établissement de l'ordre du jour : Prêt à 10 h'''

Laura Colella

John Kenney

'''Prise de notes graphique'''

Divers endroits tout au long de la journée: Jordana Globerman
|-
|'''Mise en ordre'''

'''(Appel à tous!)'''
|- Nous apprécions que vous ayez pris le temps de nous aider et nous comprenons que vous ne puissiez pas rester, mais nous espérons que le plus grand nombre possible de bénévoles resteront après l'événement pour nous aider à remettre le site en bon état !

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Démontage - 17 h'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawerence Humber

'''Toute autre personne disponible qui peut rester dans les parages est la bienvenue ! Merci !'''
|}

== '''Plan de l'étage''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== <big>'''Médias sociaux'''</big> ==
Veuillez utiliser ces #hashtags pour mettre en valeur l'événement sur les médias sociaux: '''#NonConferenceOttawa''' '''#GouvEnsemble'''

'''Wi-Fi:''' Network: à déterminer / Mots de passe: à déterminer

== '''<big>Questions et Réponses</big>''' ==
# Les preneurs de notes sont-ils responsables du type de tableau de papier, qu'attend-on de nous dans ce rôle ?
#* Le but est de capturer les idées collectives issues de la conversation qui a lieu dans les petits groupes, nous ne nous attendons pas à ce que les preneurs de notes se chargent de la présentation des documents affichés, des tableaux de papier, etc. (ce sera fait plus tard, vous n'avez pas de devoirs)
#* Dans les salles de séances, vous trouverez des ordinateurs portables, un modèle pour vous aider à commencer (les notes seront sauvegardées dans un dossier sur Google Docs)
#* *** IMPORTANT *** Si vous utilisez un tableau de papier, veuillez y inscrire le sujet de votre séance et le numéro de la salle pour la tenue des dossiers.
# Qu'attendez-vous en matière de facilitation ?
#* Il n'y a pas de " façon unique " d'animer la séance, vous n'avez pas besoin d'être un facilitateur ou une facilitatrice d'expérience.
#* Il y aura des tableaux à feuilles et des notes autocollantes dans la salle si vous voulez les utiliser. Veuillez s'il vous plaît utiliser des marqueurs de tableaux de papier. N'utilisez pas de feutres Sharpie (les feutres Sharpie coulent à travers le papier et endommage les murs !)
#* Vous pouvez utiliser un large éventail de techniques différentes, que ce soit une conversation organique sans structure jusqu'à un animateur expérimenté utilisant l'approche 1-2-4-Tous (voir le Guide des séances en petits groupes).
#* En résumé, notre but est de faciliter une compréhension commune, l'exploration des opportunités et l'identification d'actions pratiques (consultez le guide des séances de petits groupes pour plus de détails).

OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide

2019-12-04T14:17:23Z

Colleen.tiernan: /* Volunteer Roles - What is Expected Of Me? */

'''''[[GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected (Wi-Fi is provided: PASSWORD). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''8 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|'''[https://gts-ee.webex.com/webappng/sites/gts-ee/meeting/info/145481816479910373?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e Click here to join the meeting]'''
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:30''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:30-17:00''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''' available to you as well as a quiet room in breakout room '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Ottawa A]]''' during lunch from 11:30am to 1:30pm. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Set-up, ''the day before'''''
| - Set-up the day before the unconference on December 16, at 111 Sussex
- Various tasks as needed
|'''Timing: 1pm to 4pm on December 16 at 111 Sussex'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Audrey Tong, Victoria Patacairk

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the appropriate Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- The rooms will have 40 chairs in a circle and a table with a laptop for the note-taker

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location

- Graphic Facilitator
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, Darlene Mulcahey

12:30pm to 16:30pm shift, Nadia Ackah

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

Laura Colella

John Kenney

'''Graphic Recorder'''

Various locations all day, Jordana Globerman
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawrence Humber

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== '''<big>Social Media</big>''' ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: TBD / Password: TBD

== <big>'''Questions & Answers'''</big> ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)

GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa

2019-12-04T14:07:45Z

Colleen.tiernan: /* Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi */

'''''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada|<big>I would like to read this guide in English</big>]]'''''

<big>'''''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Je veux consulter le guide pour les séances en petits groupes]]'''''</big>

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa</big>''' ==
Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de l'équipe GouvEnsemble Ottawa pour la non-conférence de 2019 ! Merci de partager votre temps précieux pour nous aider à faire de cet événement une réalité - nous ne pouvons littéralement pas le faire sans vous ! Nous savons que nos formidables bénévoles font la journée, alors MERCI de lever la main. Votre énergie, votre enthousiasme et vos efforts contribuent à offrir une expérience agréable et à faire en sorte que chacun passe une journée mémorable. Par-dessus tout, nous espérons aussi que votre expérience de bénévolat sera amusante et enrichissante.

Dans ce wiki, vous trouverez beaucoup d'informations pour vous préparer pour votre journée.

La non-conférence d'une journée de GouvEnsemble Canada aura lieu le 17 décembre 2019 [https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 '''à l'édifice John G. Diefenbaker'''], 111, promenade Sussex, à Ottawa, Ontario. Nous attendons des centaines de personnes de partout au Canada.

(Vous ne savez pas à quoi vous attendre ? Regardez [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''cette courte vidéo'''] et [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] pour en savoir plus !)

== '''Je veux en savoir plus à propos de GouvEnsemble''' ==
OneTeamGov est une communauté de gens passionnés par l'amélioration des services publics afin de faciliter la vie des gens.

L'objectif de la communauté est d'améliorer le service public et les méthodes de travail dans le secteur public en éliminant les divisions entre les personnes. Il est ouvert à toute personne, quel que soit son poste ou son secteur d'activité, qui souhaite améliorer les services publics ou les méthodes de travail du secteur public par des actions concrètes.

Partager et apprendre avec les autres est un impératif moral, parce que chacun mérite d'avoir des services publics efficaces et accessibles. C'est pourquoi GouvEnsemble Canada, le chapitre canadien de OneTeamGov, organise un événement à Ottawa. C'est l'occasion de favoriser et de faciliter l'apprentissage et le partage à l'échelle du pays.

Comme nos autres événements, celui-ce sera axé sur les résultats. Nous voulons que les gens retirent des idées pratiques pour améliorer les services publics dans leur travail. Plutôt qu'un programme de réunions ou de conférences, cet événement sera une non-conférence - une série de sessions définies par les participants le jour même. L'objectif sera de partager vos expériences, votre pratique, votre inspiration, votre compréhension, d'apprendre des autres et de construire votre propre appel à l'action.

Tout ce que vous devez connaitre en tant que bénévole se trouve ci-dessous !

== '''Si vous ne consultez rien d'autre, lisez ceci !''' ==
'''1 -''' La mise en place pour la non-conférence se fera le 16 décembre entre 13 h 00 et 16 h 00 sur les lieux de l'événement, soit au 111, promenade Sussex. Certains d'entre vous se sont inscrits pour aider à cette préparation ! Merci !!!

'''2 -''' A votre arrivée sur les lieux le 17 décembre, rendez-vous à la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles, et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart.

'''3 -''' L'inscription des participants débutera à 8 h 00 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' Il y aura du café et des collations dans la salle des bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) le matin. Il y aura aussi des collations légères disponibles toute la journée pour vous aider à garder votre énergie !

'''5 -''' Apportez un appareil mobile pour rester connecté (le mot de passe Wi-Fi sera fourni), les organisateurs de la conférence auront aussi des talkies-walkies et se déplaceront à travers le 111 Sussex.

'''6 -''' Consultez les '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#R.C3.B4les_des_b.C3.A9n.C3.A9voles_-_Ce_que_l.27on_attend_de_moi|descriptions des rôles des bénévoles]]''' et '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Bref_programme_de_la_journ.C3.A9e|le bref programme de la journée]]''' avant de commencer ! Si vous êtes animateur et/ou prenez des notes, veuillez aussi consulter le '''[[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes]].'''

'''7 -''' A la fin de la journée, lorsque les participants quittent le lieu, nous voulons faire un " couloir de bénévoles " pour remercier tout le monde à leur départ. Nous ferons la queue à 16 h 45 à '''l'extérieur du [[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Victoria Hall]].'''

'''8 -''' N'hésitez pas à communiquer avec Colleen Tiernan (819-360-0852) ou Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) pour toute question, problème ou préoccupation. Nous sommes ici pour vous aider !

= '''Non-conference Ottawa 2019 - Détails pour les bénévoles''' =

== '''Séances d'information à l'intention des bénévoles''' ==
'''<big>AVANT la non-conférence:</big>'''
* Des séances d'information pour les bénévoles auront lieu virtuellement via WebEx au cours de la semaine du 9 au 13 décembre. C'est l'occasion pour vous d'obtenir tous les détails, d'apprendre ce que l'on attend de vous et de nous poser toutes vos questions avant l'événement !
* Vous n'avez besoin d'assister qu'à '''une''' séance d'information préalable. Veuillez choisir la session qui vous convient le mieux selon l'horaire ci-dessous.
{| class="wikitable"
!Date
!Langue
!Détails pour la vidéoconférence
!Détails pour la téléconférence
|-
|'''9 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 558 387 665

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''10 décembre'''
12 h 00 HNE
|Français
|'''[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m88d216d00ac25229af26a0da77000a83 Cliquez ici pour vous connecter via WebEx]'''
Numéro de la rencontre : 556 379 343

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|-
|'''11 décembre'''
12 h 00 HNE
|Anglais
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m4a471352d5dcccf10f633a31caa71e3c '''Cliquez ici pour vous connecter via WebEx''']
Numéro de la rencontre : 559 289 031

Mot de passe: Unconference2019
|Composez le 1-877-413-4781 ''ou'' le 1-613-960-7510
Code: 509 4346
|}
'''<big>LE JOUR de la non-conference:</big>'''
* Lorsque vous arrivez le jour de la non-conférence, rendez-vous à '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|la salle des bénévoles]]''' pour obtenir votre briefing, confirmer l'horaire des bénévoles et obtenir votre t-shirt. Veuillez arriver bien avant votre quart de travail.
* Vous recevrez un t-shirt blanc avec le logo OneTeamGov. '''Astuce : portez des vêtements et des chaussures confortables, le code vestimentaire est informel. Notez que les t-shirts sont de style unisexe.'''
* L'horaire complet des bénévoles sera affiché, veuillez informer Colleen et Kayleigh si vous rencontrez des pépins, ou si vous avez des questions, des problèmes ou des préoccupations ! Vous pouvez nous envoyer un SMS le jour-meme.

== '''Bref programme de la journée''' ==
* 7 h: La salle des bénévoles est prête à vous accueillir et vous pouvez venir chercher votre t-shirt ! Veuillez arriver tôt pour votre quart de travail !

* '''8 h:''' Les portes ouvrent et les inscriptions commencent
* '''9 h à 9 h 40:''' Cérémonie de bienvenue
* '''9 h 40 à10 h 10:''' Activité de lancement
* Intervalle de 20 minutes: établissement de l'ordre du jour
* '''10 h 30 à 16 h 30''': Séances en petits groupes
* '''16 h 30 à 17 h''': Mot de la fin et départ
* '''16 h 45''' *** Les bénévoles font la queue à 16h45 pour un "high five" avec les participants qui quittent la salle
* '''17 h:''' C'EST LE NETTOYAGE! Si vous pouvez rester un peu plus longtemps et nous aider, à mettre les choses en ordre ce serait génial ! Merci!
== '''Prendre soin de soi''' ==
* Ce sera une journée importante et occupée, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et de votre propre bien-être. C'est correct de prendre des pauses !
* Il y aura une salle pour les bénévoles ([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|'''Green Room - Victoria Hall''']]) à votre disposition. Une salle de repos sera aussi disponible dans la salle de réunion '''[[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Ottawa A]]''' pendant la pause du midi, de 11 h 30 à 13 h 30. Lorsque les participants sont en séance, attendez-vous à ce que les pièces principales soient un peu plus tranquilles.
* Si à n'importe quel moment vous avez besoin d'aide ou si vous avez besoin de changer de rôle, n'hésitez pas à envoyer un SMS ou à appeler Colleen (819-360-0852) ou Kayleigh (506-654-3907). Nous sommes là pour prendre soin de vous aussi !

== '''Code de conduite''' ==

L'équipe de '''GouvEnsemble''' Unconference Team s'engage à maintenir un espace sûr et exempt de harcèlement pour tous nos participants. Ceci inclut le maintien d'un espace positif et inclusif où chacun est bienvenu et où les droits de la personne sont respectés pour tous, sans exception. Cela signifie le respect de tous les aspects des personnes, y compris l'âge, le genre, la race, l'origine ethnique, la religion ou l'absence de religion, l'origine nationale, la langue, l'éducation, la taille corporelle, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'identité/expression de genre et la créativité, les capacités physiques et mentales, et le statut socioéconomique.

Nous ne tolérerons aucune forme de harcèlement envers les participants.

Veuillez vous référer au [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ '''code de conduite officiel de OneTeamGov.''']

== '''Rôles des bénévoles - ce que l'on attend de moi''' ==
{| class="wikitable"
|'''Rôle'''
|Remarques utiles
|Quand et qui
|-
|'''Installation, ''le jour avant'''''
|- Installation et préparation ''la veille de la non-conférence'' (16 décembre) au 111 Sussex
- diverses tâches, au besoin
|'''Horaire : de 13 h 00 à 16 h 00 le 16 décembre au 111 Sussex'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Inscription'''

|- Accueil et inscription des participants à leur arrivée- Donnez aux participants un cordon/une étiquette avec leur nom, encouragez-les à écrire leur nom/information, etc.

- Indiquez aux participants où se trouvent les toilettes et répondez aux questions qu'ils pourraient avoir.

- Une fois l'inscription terminée, vous passerez à un rôle différent pour l'activité lancement.

- Lorsque l'activité de lancement débutera, vous vous promènerez dans la pièce et vous distribuerez des sacs de feutres et des fiches.

'''Chef d'équipe: Ashley Evans''' '''|''' Tél. ou SMS: 204-228-7373 | Talkie-walkie
|'''Horaire : de 7 h 30 à 9 h pour l'inscription et de 9 h à 10 h 10 pour aider à l'activité de lancement'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Hôte et hôtesses, installation de la salle de réunion en petits groupes'''
|- Intéragissez avec les participants et aider-les avec leurs questions relativement à l'événement ou du lieu, en distribuant des sacs d'emplettes.
- Diriger les participants vers les salles de réunions et les salles de toilettes (familiarisez-vous avec les plans d'étage)

- Aider à répondre aux questions qui pourraient surgir, courir et aller chercher des choses, au besoin.

- '''*IMPORTANT*''' Veuillez vous assurer que chaque salle a un facilitateur ou un facilitratirice ainsi un preneur de notes au début de chaque séance en petits groupes.

- '''*IMPORTANT*''' Affichez le nom de la séance sur la porte '''ET''' assurez-vous que le preneur de notes a le bon document '''ET''' ramassez la feuille du tableau de papier de la dernière séance. Assurez-vous qu'elle est étiquetée et rapportez-la dans la salle des bénévoles.

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Horaire de l'accueil du matin : de 8 h à 12 h 30'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Nadine Lacelle, Audrey Tong, Victoria Patacairk

'''Horaire des quarts de travail de l'accueil de l'après-midi : 12 h 30 à 16 h 30'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Équipes des petits groupes'''

'''- Facilitateur ou facilitatrice'''

'''- Preneur de notes'''

|- Ce rôle consiste notamment à travailler en équipe pour convoquer, animer et consigner les discussions des séances en petits groupes (une équipe par salle).
- Le facilitateur ou la facilitatrice guidera la discussion qui dure 55 minutes, permettant ainsi aux participants de discuter et de générer (1) une compréhension commune du sujet, (2) des opportunités et des défis qui s'y rapportent et (3) des actions pratiques pour les aborder.

- Le preneur de notes saisira les points de la discussion, y compris la compréhension du sujet par la salle, les opportunités et les défis, et les actions pratiques. Un ordinateur portable/tablette sera fourni dans chaque salle. Un document et un dossier Google seront mis en place pour que vous puissiez enregistrer la discussion. Veuillez vous assurer que les notes sont enregistrées dans le dossier Google docs.

- Le preneur de notes s'assure également que l'horaire est respecté et prendra une photo du groupe participant à la session. Veuillez envoyer la photo à l'adresse suivante: '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- Les salles auront 40 chaises, formées en cercle et une table avec un ordinateur portable pour le preneur de notes

'''- [[:en:GouvEnsembleCanada_-_Nonconference_guide_des_séances_en_petits_groupes|Guide des séances en petits groupes également disponible]]'''

'''Chef d'équipe:''' '''Joël Bourgeoys |''' Tél. ou SMS: 613-415-8036 | Talkie-walkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLIQUEZ ici pour l'horaire de l'animateur et du preneur de notes''']]
|-
|'''Affectations spéciales'''
|- Divers rôles spécialisés durant la journée
- Les adjoints à l'établissement de l'ordre du jour seront informés à l'avance de leurs rôles spécifiques.

- Les bénévoles de la conciergerie Todd aideront à escorter les invités de baladodiffusion jusqu'à l'emplacement de la baladodiffusion

- Tracé graphique

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819 360 0852 | Talkie-walkie
|'''HoraireTodd Concierge:'''
10 h 15 à 12 h 30 : Darlene Mulcahey

De 12 h 30 à 16 h 30 : Nadia Ackah

'''Établissement de l'ordre du jour : Prêt à 10 h'''

Laura Colella

John Kenney

'''Prise de notes graphique'''

Divers endroits tout au long de la journée: Jordana Globerman
|-
|'''Mise en ordre'''

'''(Appel à tous!)'''
|- Nous apprécions que vous ayez pris le temps de nous aider et nous comprenons que vous ne puissiez pas rester, mais nous espérons que le plus grand nombre possible de bénévoles resteront après l'événement pour nous aider à remettre le site en bon état !

'''Chef d'équipe: Colleen Tiernan |''' Tél. ou SMS: 819-360-0852 | Talkie-walkie
|'''Démontage - 17 h'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawerence Humber

'''Toute autre personne disponible qui peut rester dans les parages est la bienvenue ! Merci !'''
|}

== '''Plan de l'étage''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== <big>'''Médias sociaux'''</big> ==
Veuillez utiliser ces #hashtags pour mettre en valeur l'événement sur les médias sociaux: '''#NonConferenceOttawa''' '''#GouvEnsemble'''

'''Wi-Fi:''' Network: à déterminer / Mots de passe: à déterminer

== '''<big>Questions et Réponses</big>''' ==
# Les preneurs de notes sont-ils responsables du type de tableau de papier, qu'attend-on de nous dans ce rôle ?
#* Le but est de capturer les idées collectives issues de la conversation qui a lieu dans les petits groupes, nous ne nous attendons pas à ce que les preneurs de notes se chargent de la présentation des documents affichés, des tableaux de papier, etc. (ce sera fait plus tard, vous n'avez pas de devoirs)
#* Dans les salles de séances, vous trouverez des ordinateurs portables, un modèle pour vous aider à commencer (les notes seront sauvegardées dans un dossier sur Google Docs)
#* *** IMPORTANT *** Si vous utilisez un tableau de papier, veuillez y inscrire le sujet de votre séance et le numéro de la salle pour la tenue des dossiers.
# Qu'attendez-vous en matière de facilitation ?
#* Il n'y a pas de " façon unique " d'animer la séance, vous n'avez pas besoin d'être un facilitateur ou une facilitatrice d'expérience.
#* Il y aura des tableaux à feuilles et des notes autocollantes dans la salle si vous voulez les utiliser. Veuillez s'il vous plaît utiliser des marqueurs de tableaux de papier. N'utilisez pas de feutres Sharpie (les feutres Sharpie coulent à travers le papier et endommage les murs !)
#* Vous pouvez utiliser un large éventail de techniques différentes, que ce soit une conversation organique sans structure jusqu'à un animateur expérimenté utilisant l'approche 1-2-4-Tous (voir le Guide des séances en petits groupes).
#* En résumé, notre but est de faciliter une compréhension commune, l'exploration des opportunités et l'identification d'actions pratiques (consultez le guide des séances de petits groupes pour plus de détails).

OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide

2019-12-04T14:06:53Z

Colleen.tiernan: /* Volunteer Roles - What is Expected Of Me? */

'''''[[GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected (Wi-Fi is provided: PASSWORD). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''8 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|'''[https://gts-ee.webex.com/webappng/sites/gts-ee/meeting/info/145481816479910373?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e Click here to join the meeting]'''
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:30''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:30-17:00''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''' available to you as well as a quiet room in breakout room '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Ottawa A]]''' during lunch from 11:30am to 1:30pm. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Set-up, ''the day before'''''
| - Set-up the day before the unconference on December 16, at 111 Sussex
- Various tasks as needed
|'''Timing: 1pm to 4pm on December 16 at 111 Sussex'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong, Andrea Hill
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Nadine Lacelle, Audrey Tong, Victoria Patacairk

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the appropriate Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- The rooms will have 40 chairs in a circle and a table with a laptop for the note-taker

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location

- Graphic Facilitator
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, Darlene Mulcahey

12:30pm to 16:30pm shift, Nadia Ackah

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

Laura Colella

John Kenney

'''Graphic Recorder'''

Various locations all day, Jordana Globerman
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawrence Humber

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== '''<big>Social Media</big>''' ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: TBD / Password: TBD

== <big>'''Questions & Answers'''</big> ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)

OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide

2019-12-04T12:46:56Z

Colleen.tiernan: /* Volunteer Roles - What is Expected Of Me? */

'''''[[GouvEnsemble Canada: Guide pour les bénévoles pour la non-conférence à Ottawa|<big>J'aimerais lire ce guide en français</big>]]'''''

'''''<big>[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Take me to the Breakout session guide]]</big>'''''

[[File:Otgc wiki.jpg|left|border|frameless|500x500px]]

== '''<big>OneTeamGov Canada: Ottawa Unconference Volunteer Guide</big>''' ==
We’re excited to welcome you to the 2019 OneTeamGov Ottawa Unconference team! Thank you for sharing your precious time to help us make this event a reality- '''we quite literally cannot do it without you!''' We know that our awesome volunteers make the day, so THANK YOU for putting your hand up!! Your energy, enthusiasm, and effort helps to deliver a smooth experience and ensures everyone has a great and memorable day. Above all, we also hope that your volunteer experience is fun and rewarding.

In this Wiki you will find much of the information you will want to know before you arrive.

'''OneTeamGov''' one-day unconference '''i'''s taking place on December 17, 2019, at the '''[https://www.google.com/maps/place/Global+Affairs+Canada+-+John+G.+Diefenbaker+Building/@45.4398953,-75.6968063,17z/data=!3m1!4b1!4m5!3m4!1s0x4cce04e719e87a81:0x4821189d510e4fa6!8m2!3d45.4398916!4d-75.6946176 John G. Diefenbaker Building, 111 Sussex Drive]''', in Ottawa, Ontario. We are expecting hundreds of people from across Canada and maybe even beyond and are looking forward to a fantastic day! (Not sure what to expect? Check out [https://twitter.com/OneTeamGovCan/status/1171813074963238913 '''this short video'''] and [https://oneteamgov.ca/index.php/ottawa-unconference/ '''OneTeamGov.ca'''] to find out more!)
== '''Tell Me More About OneTeamGov''' ==
'''<big>OneTeamGov is a community of people who are passionate about building better public services to improve people’s lives.</big>'''

The community’s aim is to improve public service and ways of working in the public sector by breaking boundaries between people. It is open to anyone regardless of position or sector, who wants to improve public services or public sector ways of working through practical action.

Sharing and learning with others is a moral imperative, because everyone deserves to have effective and accessible public services. That’s why OneTeamGov Canada, the Canadian chapter of the movement, is holding an unconference in Ottawa. It is an opportunity to foster and facilitate learning and sharing across jurisdictions.

Like our other events, the OneTeamGov Ottawa unconference will be outcome-focused. We want people to take away practical ideas to improve public services in their area of work. Rather than a programme of meetings or lectures, the event will be an unconference – a series of sessions defined by participants on the day. The aim will be sharing experiences, your practice, inspiration, understanding, learning from others and building your own call to action.

See below for everything you will need to know!

== '''If you read nothing else, read this!''' ==
'''1 -''' Unconference preparation and set-up is taking place on December 16, from 1pm to 4pm at the unconference location (111 Sussex Drive). Some of you signed up to help prep - thank you!!

'''2 -''' When you arrive at the Unconference on the morning of December 17, head to the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])''' to get your briefing, t-shirt, and confirm the volunteer schedule! Please arrive well in advance of your shift.

'''3 -''' Unconference registration will start at '''8:00 am''' outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]].'''

'''4 -''' There will be coffee and snacks in the volunteer room in the morning, and light snacks will be available all day in the volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room in Victoria Hall]])'''.

'''5 -''' Bring a device so you can stay connected (Wi-Fi is provided: PASSWORD). Unconference organizers will also have walkie-talkies and be roaming around the venue.

'''6 -''' '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Volunteer_Roles_-_What_is_Expected_Of_Me.3F|Volunteer role descriptions]]''' and the '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Brief_Schedule_of_the_Day|master schedule]]''' are below - check them out before you start! If you are facilitating and taking notes, please take a look at the '''[[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]].'''

'''7 -''' At the end of the day, as participants exit the venue, we want to make a ‘corridor of volunteers and high-fives’ to thank everyone as they leave. We will line up at 4:45pm outside outside of '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Victoria Hall]]!'''

'''8 -''' Do not hesitate to contact volunteer coordinators Colleen Tiernan (819-360-0852) or Kayleigh Chaston-Vickers (506-654-3907) with ANY questions, issues, or concerns! We are here to help you!

= '''Unconference Ottawa 2019 - Volunteer Details''' =

== '''Volunteer Briefings''' ==
'''<big>BEFORE the Unconference:</big>'''
* Pre-briefings for volunteers will be taking place virtually '''via WebEx during the week of December 9-13.''' These are your opportunity to get all the details, learn what is expected of you, and to ask us any questions before the event!
* '''You only need to attend ''one'' of the pre-briefings below.''' Please feel free to choose the session that works best for you.
{| class="wikitable"
!Pre-Briefing Date
!Language
!Join by video
!Join by phone
|-
|'''December 9'''
12:00pm ET
|English
|'''[https://gts-ee.webex.com/webappng/sites/gts-ee/meeting/info/145481816479910373?MTID=mf493b6e92319eb842e9e28c1a017e15e Click here to join the meeting]'''
Meeting #: 558 387 665

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 10'''
12:00pm ET
|'''French'''
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m519ccc7f904e6700fde2199e2fa1d751 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 556 379 343

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|-
|'''December 11'''
12:00pm ET
|English
|[https://gts-ee.webex.com/gts-ee/j.php?MTID=m7b1532a284ac458660fa74de50397e09 '''Click here to join the meeting''']

Meeting #: 559 289 031

Meeting password: Unconference2019
|Dial 1-877-413-4781 ''or'' 1-613-960-7510; Code: 509 4346
|}
'''<big>DAY OF the Unconference:</big>'''
* When you arrive on the day of the unconference head to the volunteer room '''([[:en:GouvEnsembleCanadaGuideFrançais#Plan_de_l.27.C3.A9tage|Green Room - Victoria Hall]])''') to get your briefing, t-shirt and confirm the volunteer schedule.
* You will be given a white t-shirt with the OneTeamGov logo. '''Top tip: comfy clothes, dress code is informal, comfy shoes, and note that the t-shirts are unisex style.'''
* The full volunteer schedule will be posted, please let Colleen and Kayleigh know if you hit any snags, or have any questions, issues, or concerns! You can text us on the day of!

== '''Brief Schedule of the Day''' ==
* 7:00 Volunteer Room is ready to welcome you and you can pick up your t-shirt! Please be early for your shift!

* '''8:00''' Doors open and registration starts
* '''9:00-9:40''' Welcome Ceremony
* '''9:40-10:10''' Pitch Activity
* 20 min gap, Agenda Setting
* '''10:30-16:30''' Multiple Rooms, Breakout Sessions
* '''16:30-17:00''' Closing Remarks & Send Off
* '''16:45''' *** Volunteers line up at 4:45 for high five line as participants exit
* '''17:00''' CLEAN UP! If you can stay a bit longer and help us that would be amazing! Thank you!
== '''Self-Care''' ==
It will be a big and busy day, so remember take care of yourself and your own well-being. It is okay to take a pause for a while!

There will be a volunteer room '''([[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Green Room - Victoria Hall]])''' available to you as well as a quiet room in breakout room '''[[:en:OneTeamGovCanada-GouvEnsembleCanada#Floor_Plan_of_Building|Ottawa A]]''' during lunch from 11:30am to 1:30pm. When participants are in sessions, expect the main areas to be a bit more on the quiet side as well.

If you are in need of support at any time, or need to switch roles, feel free to drop a message or call Colleen (819-360-0852) or Kayleigh (506-654-3907). We are here to look after you, too!
== '''Code of Conduct''' ==

The OneTeamGov Global Unconference Team is committed to maintaining a safe, harassment-free space for all of our participants. This includes maintaining a positive and inclusive space where '''everyone is welcome and human rights are respected''', regardless of who they are. This means respect for all aspects of people including age, gender, race, ethnicity, religion/no religion, national origin, language, education, body size, political affiliation, sexual orientation, gender identity/expression and creativity, physical and mental ability, and socio-economic status.

We will not tolerate harassment of conference participants in any form.

'''Please refer to the official [https://oneteamgov.ca/index.php/about-us/ OneTeamGov Code of Conduct].'''

== '''Volunteer Roles - What is Expected Of Me?''' ==
{| class="wikitable"
|'''Role'''
|'''Helpful Notes'''
|'''Timing and who has been assigned'''
|-
|'''Set-up, ''the day before'''''
| - Set-up the day before the unconference on December 16, at 111 Sussex
- Various tasks as needed
|'''Timing: 1pm to 4pm on December 16 at 111 Sussex'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Hamid Mohmand, Corrina Gavan, Ihsen Keffala, Andrea Hill
|-
|'''Registration'''

|- Greet and register participants when they arrive

- Provide participants a lanyard/name tag, encourage them to write their name/info etc.

- Let participants know where the washrooms are and answer any questions they might have

- When registration is complete, you will change to a different role as supporting the pitch activity

- When the pitch activity starts you will walk around the room and hand out bags of sharpies and index cards to participants

'''Team Leader: Ashley Evans''' '''|''' Call/text: 204-228-7373 | Walkie-talkie
|'''Timing: 7:30am to 9:00am Registration and 9:00am to 10:10am helping with pitch activity'''
Zoe Langevin, Ali Feroz, Glenn Waters, Christina Prozes, Musharraf Sodiqova, Anu Shukla-jones, Glennys Egan, Holly Grenier, Christopher Morrissy, Audrey Tong
|-
|'''Greeters, Breakout Room Set-up'''
|- Interact with participants and help to answer any questions they may have about the event/venue, handing out grab bags

- Direct participants to rooms, washrooms (familiarize yourself with the floor plans)

- Helping with questions that might come up, running and fetching things as required

- '''''*IMPORTANT*''''' Ensure that each room has a facilitator and note-taker at the start of each breakout session

- '''''*IMPORTANT*''''' Put the name of the session on the door '''AND''' ensure that the note-taker is set up with the right document '''AND''' collect the flip chart paper from the last session and ensure it is labelled and bring it back to the volunteer room

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Morning Greeter Shift Timing: 8:00am to 12:30pm'''
Nadia Karmali, Glenn Waters, Christine Baillargeon, Brian Kowaluk, Sarah Chan, Michel Asboth, Nadine Lacelle, Audrey Tong, Victoria Patacairk

'''Afternoon Greeter Shift Timing: 12:30pm to 4:30pm'''

Maddy Ewins, Tera Winter, Romie Gracia, Lawence Humber, Kivi Shapiro, Carol Gadboury, Sasha Hanson Pastran, Tate Chow

|-
|'''Breakout Teams'''

- '''Facilitator'''

- '''Note-taker'''

|- This role includes working as a team to convene, facilitate, and record the discussions of the breakout sessions (one team per room)

- The Facilitator will guide the 55-minute discussion, enabling participants to discuss and generate '''(1)''' a shared understanding of the topic, '''(2)''' opportunities and challenges related to it, and '''(3)''' practical actions to address them.

- The Note-taker will capture the points of the discussion, including the room’s understanding(s) of the topic, opportunities and challenges, and practical actions. A laptop/tablet will be provided in each room. A Google doc and folder will be set up for you to record the discussion. Please ensure the notes are saved in the appropriate Google docs folder

- The Note-taker will also keep time and take a picture of the group participating in the session, please send to '''OneTeamGovCanada@pm.me'''

- The rooms will have 40 chairs in a circle and a table with a laptop for the note-taker

- '''Refer to the [[:en:OneTeamGov_Canada-_Unconference_Breakout_Session_Guide|Breakout Session Guide]]'''

'''Team Leader:''' '''Joël Bourgeoys |''' Call/text: 613-415-8036 | Walkie-talkie
|[[:en:FacilitatorANDnotetakerSCHEDULE|'''CLICK here for Facilitator and Notetaker GRID''']]
|-
|'''Special Assignments'''
|- Various specialized roles during the day
- Agenda Setting assistants will be briefed on their specific roles in advance

- Todd Concierge volunteers will assist escorting podcast guests to the podcast location

- Graphic Facilitator
|'''Todd Concierge timing:'''
10:15am to 12:30pm shift, Darlene Mulcahey

12:30pm to 16:30pm shift, Nadia Ackah

'''Agenda Setting Assistant timing: Ready at 10am'''

Laura Colella

John Kenney

'''Graphic Recorder'''

Various locations all day, Jordana Globerman
|-
|'''Tidying Up'''
'''(Calling anyone available'''!)
|- We appreciate your time, and understand if you cannot stay, but we hope to have as many volunteers as possible stick around after the event to help us leave the venue in a good state!

'''Team Leader: Colleen Tiernan |''' Call/text: 819 360 0852 | Walkie-talkie
|'''Tear Down - 5pm until finished!'''
Musharraf Sodiqova, Eric Shoesmith, Valerie Gaudreault, Abe Greenspoon, Amy Hu, Glenn Waters, Ali Feroz, Tracey Peever, Victoria Simba, Dana Clarke, Caroline Leroux, Maddy Ewins, Tara Shapransky, Melissa Valencia, Chris Morrissy, Romie Gracia, Sarah Crowe, Jennifer Harju, Hamid Mohmand, Lawrence Humber

'''''Anyone else available that can stick around is welcome! Thank you!'''''
|}

== '''Floor Plan of Building''' ==
[[File:Venuemapfinal.png|center|thumb|705x705px]]
[[File:Thehall.png|center|thumb|650x650px]]

== '''<big>Social Media</big>''' ==
Please use these event hashtags when spotlighting the event on social media: '''#OttawaUnconference''' '''#OneTeamGov'''

Twitter: @OneTeamGovCan, @GouvEnsembleCan

'''Wi-Fi:''' Network: TBD / Password: TBD

== <big>'''Questions & Answers'''</big> ==
# '''''Are note takers responsible to type of the flip charts, what is expected of us in this role?'''''
#* The idea is to capture collective insights from the breakout conversation, we are not expecting note takers to take on the reporting of the posted material/flip charts, etc. (that will be done later, you don’t have any homework)
#* There will be laptops provided in the session rooms, a template started to assist you, the notes will be saved in a google docs folder
#* *** IMPORTANT *** IF you use a flip chart, please record your session topic and room number for record keeping
# '''''What are you expecting in terms of facilitation?'''''
#* There is no ‘one way’ to facilitate the session, you don’t need to be an expert facilitator
#* There will be flipcharts and sticky notes in the room if you want to use these, BTW please/please use flipchart markers not sharpies (sharpies write on walls through flip chart paper!! EEEK!)
#* You can use a wide range of different techniques, from an organic conversation with no structure, all the way to an experienced facilitator using the 1-2-4-All approach (see Breakout Session Guide)
#* In a nutshell our aim is to facilitate a shared understanding, exploration of opportunities, and to id practical actions (check out the break session guide for more details)