Section 2 – Questions portant précisément sur les arrangements en matière d'approvisionnement

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Partie 1 : Fauteuils de bureau

On compte quelque 46 fournisseurs qualifiés dans le cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement. On peut consulter la liste des fournisseurs et leurs produits disponibles sur le site Web de la Division des produits de l'ameublement, plus précisément sur la page principale de la section consacrée aux fauteuils de bureau.

Où puis-je me renseigner sur la marche à suivre pour acheter des fauteuils?

Consultez les consignes à l'intention des utilisateurs désignés indiquées à la page principale de la section consacrée aux fauteuils de bureau, que vous trouverez sur le site Web de la Division des produits de l'ameublement.

Quelles sont les différentes catégories de fauteuils?

1.Fauteuil de bureau pivotant : Fauteuil destiné aux utilisateurs qui doivent changer souvent de posture pour effectuer des tâches multiples et/ou particulières de longue durée et des tâches parfois répétitives, comme utiliser un clavier, lire et rédiger des documents.
2.Fauteuil de conférence pivotant : Fauteuil destiné aux utilisateurs qui doivent rarement changer de posture pour effectuer des tâches de courte durée nécessitant peu d'effort, comme parler au téléphone et participer à des réunions.
3.Fauteuil de visiteurs : Chaise ordinaire destinée aux visiteurs présents pour une courte durée.

Où puis-je trouver de plus amples renseignements sur ces fauteuils (notamment sur leurs différentes pièces et leurs dimensions)?

Vous trouverez ces renseignements à l'adresse suivante : Illustrations et dimensions des fauteuils pivotants.

J'ignore quel fauteuil il me faut. Comment dois-je choisir un fauteuil?

Choisissez votre fauteuil en fonction des caractéristiques fonctionnelles qui vous seront utiles dans les tâches que vous devez effectuer en position assise, en utilisant de l'outil de recherche du client disponible sur le site Web de la Division des produits de l'ameublement.

J'ai besoin d'une évaluation ergonomique. Que dois-je faire?

Vous devez d'abord discuter de vos besoins avec votre superviseur immédiat. Les évaluations ergonomiques relèvent de l'unité de santé et de sécurité au travail de votre organisation.

J'ai déjà un rapport d'évaluation ergonomique. Comment dois-je procéder pour me procurer le fauteuil indiqué dans mon évaluation ergonomique?

Les rapports obtenus de l'ergothérapeute doivent cerner les aspects ergonomiques nécessaires pour l'employé (par exemple accoudoirs ajustables à la verticale). Même si les recommandations d'un rapport portent non pas sur des aspects ergonomiques, mais plutôt sur un fauteuil précis par l'indication de son modèle, de sa marque ou de son fabricant, un autre fauteuil pourrait respecter les mêmes spécifications. Utilisez les spécifications indiquées dans l'évaluation ergonomique pour chercher les fauteuils disponibles dans l'arrangement en matière d'approvisionnement. Si aucun des fauteuils décrits dans l'arrangement en matière d'approvisionnement ne respecte les spécifications nécessaires, communiquez avec la Division des produits de l'ameublement à l’adresse rcnameublement.ncrfurniture@tpsgc-pwgsc.gc.ca pour connaître les procédures à suivre.

Dois-je acquérir des services de livraison et/ou d'installation?

Les services de livraison et d'installation ne sont pas compris dans le prix du fauteuil. Si vous avez besoin des services de livraison ou d'installation, vous devez indiquer le ou les services dont vous avez besoin au moment de la demande de soumissions.

En quoi consistent des services d'installation de fauteuils?

Les services d'installations consistent à retirer le fauteuil de son emballage sur place, à faire l'assemblage qui s'impose, s'il y a lieu, et à donner des consignes élémentaires aux utilisateurs en ce qui concerne le fonctionnement du fauteuil.

Les frais de livraison et d'installation sont-ils compris dans le prix du fauteuil?

Non. Vous devez indiquer le ou les services dont vous avez besoin dans la demande de soumissions et le contrat subséquent. Les fournisseurs indiqueront séparément les frais correspondants dans la soumission qu'ils présenteront.

L'arrangement en matière d'approvisionnement aide-t-il mon organisme à atteindre ses objectifs environnementaux?

Oui. Pour obtenir des renseignements, veuillez consulter l'arrangement en matière d'approvisionnement à la section 6.0 – Exigences environnementales (accessible sur notre site Web).

Partie 2 : Espaces de travail

Est-ce que l'invitation à soumissionner doit être envoyée au titulaire d'arrangement en matière d'approvisionnement?

Oui. La transaction est effectuée entre le gouvernement du Canada et le titulaire d'arrangement en matière d'approvisionnement (AMA). Les distributeurs agréés peuvent aider les titulaires d'AMA à préparer une réponse à l'invitation à soumissionner, mais il incombe aux titulaires d'AMA de signer toutes les demandes de soumissions et tous les contrats subséquents.

Comment peut-on vérifier ce qui est offert dans le cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement lorsqu'il n'y a aucun lien entre les numéros de code identification unique du Gouvernement du Canada et les numéros de pièce du fournisseur?

Aucun numéro de pièce ne figure dans l'arrangement en matière d'approvisionnement. Les utilisateurs désignés peuvent vérifier la conformité des produits en se rapportant à la série et au nom du fabricant de chaque code identification unique du Gouvernement du Canada (CIUGdC) avec les numéros de pièce offerts. Les images des produits et les finis standards de l'ensemble des composants principaux pour chaque catégorie de l'arrangement en matière d'approvisionnement sont également disponibles sur le site Web de chaque titulaire d'AMA, ce qui permet de comprendre le type de produit offert.

Dans le volet de l'arrangement en matière d'approvisionnement, les limites indiquées comprennent-elles les taxes?

Les taxes sont incluses. Consultez l'article 6B.3 de l'arrangement en matière d'approvisionnement.

Ai-je encore besoin de solliciter au moins deux fournisseurs conformément aux exigences du volet 1?

Non, tant les contrats concurrentiels que ceux non concurrentiels sont permis. Toutefois, les utilisateurs identifiés sont encouragés à envoyer le document d'invitation à soumissionner à au moins deux fournisseurs conformes. Les fournisseurs conformes sont des fournisseurs titulaires d'arrangement en matière d'approvisionnement qui répondent aux besoins des utilisateurs identifiés, y compris en ce qui a trait à la livraison, à l'installation et aux services liés aux produits (au besoin).

Existe-t-il une possibilité d'approvisionnement par un fournisseur unique et une limite de valeur monétaire maximale associée?

Les approvisionnements non concurrentiels constituent une option et sont définis dans l'arrangement en matière d'approvisionnement. Services publics et approvisionnement Canada (SPAC) préconise toujours la concurrence dans la mesure du possible. Cependant, SPAC permet aux utilisateurs identifiés d'attribuer un contrat non concurrentiel lorsque la valeur du besoin est inférieure à 25 000 $, incluant la livraison, l'installation et toutes les taxes applicables. Il est également important que les ministères et organismes se conforment à la politique et aux processus internes d'approvisionnement lorsqu'ils recourent à l'arrangement en matière d'approvisionnement (AMA). Ces besoins sont désignés comme des approvisionnements du volet 1 dans le cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement.

Il est permis d'attribuer un contrat non concurrentiel pour les besoins dont la valeur est supérieure à 25 000 $, taxes incluses, dans les cas suivants : 1.Lorsqu'il n'y a qu'un seul fournisseur conforme. Un seul fournisseur conforme signifie qu'un seul titulaire d'AMA peut répondre aux besoins des utilisateurs identifiés, y compris en ce qui a trait à la livraison, à l'installation et aux services liés aux produits (au besoin). 2.S'il s'agit d'un besoin nécessitant un fabricant particulier en raison d'interconnectivité et compatibilité avec le mobilier existant. Les besoins nécessitant un fabricant particulier doivent être approuvés par la Division des produits de l'ameublement de SPAC avant d'aller de l'avant avec l'approvisionnement.

Tous les besoins concurrentiels et non concurrentiels dont la valeur est supérieure à 25 000 $ doivent être publiés dans le Service électronique d'appel d'offres du gouvernement (SEAOG). Les besoins du volet 2 (de 25 000 $ à 399 999,99 $) sont traités par les utilisateurs identifiés. Les besoins du volet 3 (400 000 $ et plus) sont traités par la Direction générale des approvisionnements et les responsables du Programme des approvisionnements de SPAC.

Les fournisseurs qui ne sont pas titulaires d'arrangement en matière d'approvisionnement sont-ils autorisés à nous envoyer une soumission?

Les nouveaux fournisseurs doivent d'abord devenir titulaires d'arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) afin de présenter une soumission. Le processus devant être suivi pour devenir titulaire d'AMA est décrit dans la Demande d'arrangement en matière d'approvisionnement E60PQ-140003/C et peut être consulté sur le Service électronique d'appel d'offres du gouvernement. Par conséquent, seuls les titulaires d'AMA peuvent présenter une soumission à cette occasion.

Selon l'article 2 de l'Annexe A du formulaire d'appel d'offres normalisé, on indique qu'il faut choisir le scénario A (ne comprend pas de plan d'étage et indique les numéros d'identification d'utilisateurs du gouvernement du Canada) ou le scénario B (comprend des plans d'étage et des renseignements supplémentaires sur le produit à l'Annexe C) pour chaque besoin. Comment choisir le scénario à utiliser pour un besoin?

Le scénario A représente les besoins pour la situation où vous avez quelques articles à acheter qui sont soit des produits autostables ne requérant pas de compétence d'installation de la part du fournisseur ou quelques cloisons supplémentaires destinées à des projets d'aménagement qui ne seront pas installées. En général, on se sert de ce scénario pour les besoins de la catégorie 1 (articles autostables) et les besoins des catégories 2 à 6, qui exigent l'utilisation des Code identification unique du Gouvernement du Canada (CIUGdC).

Le scénario B est destiné aux besoins nécessitant le plan d'étage. Pour ce scénario, l'utilisateur identifié ne remplit pas le tableau des produits à l'article 3 et ne fournit que les renseignements indiqués à l'Annexe C. Cette annexe présente des directives à propos des renseignements que les utilisateurs identifiés doivent présenter aux titulaires d'AMA afin que ces derniers comprennent bien les besoins et présentent une soumission en conséquence. La liste de produits ne fait pas partie des renseignements qui doivent être fournis. En général, on se sert de ce scénario pour les besoins relatifs au système de panneaux de la catégorie 1.