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État des OutilsGC en 2018

 Chris Allison / Directeur / le 20 juillet, 2018

Bien que l’année puisse sembler calme en surface, elle est importante pour les OutilsGC et beaucoup d’activités, en cours, en arrière-plan, transforment réellement notre prestation de services numériques aux fonctionnaires.
Il est difficile d’expliquer notre position actuelle sans fournir un peu de contexte sur notre point de départ. J’espère que vous patienterez.

Il y a longtemps...

D’abord, revenons quelques années en arrière. À l’origine, les OutilsGC (GCpédia) ont été lancés en 2008 au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) en tant qu’initiative accessoire pour étudier l’utilité des médias sociaux pour le gouvernement du Canada. GCconnex a été lancé en 2009. Ces deux plateformes allaient de bon train depuis plusieurs années, grâce aux adeptes précoces et aux réseauteurs qui s’y joignaient et qui élaboraient des utilisations pour les OutilsGC 2.0 (ainsi appelés à l’époque). En avril 2013, GCconnex avait 13 000 utilisateurs enregistrés et plusieurs centaines de groupes.

Objectif 2020 a été introduit par la suite. Lancé au printemps de 2013, Objectif 2020 utilisait les OutilsGC pour mobiliser les employés, recueillir leurs idées et mettre de l’avant une façon totalement différente de faire des affaires, grâce à des outils numériques, aux fins de collaboration et de partage des renseignements à l’échelle du gouvernement du Canada. Objectif 2020 créa une explosion de contenu et d’idées pour les OutilsGC. Au milieu de 2014, GCconnex avait presque 40 000 utilisateurs enregistrés et d’importants groupes et influenceurs commençaient à apparaître.

L’équipe derrière les OutilsGC était relativement petite en 2014, comprenant trois développeurs, un agent au centre d’assistance, quelques agents de mobilisation et gestionnaires de contenu, ainsi qu’une équipe de gestion de deux personnes. Toutes les contributions aux opérations des OutilsGC étaient (et continuent d’être) financées par des contributions volontaires faites par les dirigeants principaux de l’information du gouvernement du Canada (GC).

Accélération des activités : Carrefour de carrière

Toutefois, à partir de ce point de lancement, les activités ont réellement commencé à accélérer. Au milieu de 2015, nous avons commencé à collaborer avec Santé Canada et le Conseil national de recherches (CNR) pour concevoir ce qui est désormais connu comme étant le Carrefour de carrière. Santé Canada envisageait une solution commerciale pour son projet ConneXions Carrière et avait affecté 1,5 million de dollars pour 4 000 licences sur trois ans. Grâce à notre collaboration avec le CNR et l’équipe d’OutilsGC du SCT, nous avons réussi à lancer le Carrefour de carrière en neuf mois, pour 360 000 $, et ce, par l’utilisation d’un logiciel ouvert, pour l’ensemble de la fonction publique.

En avril 2016, le SCT a lancé à nouveau les OutilsGC, nouvellement baptisés ainsi, au Salon de l’innovation 2016, présentant une navigation simplifiée, une interface complètement repensée et une fonction de recherche intégrée et partagée entre GCconnex, GCpédia et GCintranet.

Un tournant : GCcollab

En mai 2016, GCcollab a été présenté au Comité exécutif du SCT comme étant l’un des quatre projets d’innovation possibles provenant du Comité des sous-ministres sur l’innovation en matière de politiques (ils ont d’ailleurs tous été acceptés). À l’origine, il était prévu que GCcollab renforcerait les liens entre le gouvernement fédéral et les étudiants et universitaires. Une petite équipe, mais puissante (Sean Kibbee et Jeff Outram) a été montée en juillet, les travaux ont commencé en août et GCcollab a été lancé dans le nuage public le 1er septembre 2016, en collaboration avec trois universités.

Nous avons immédiatement constaté qu’on avait intérêt à élargir GCcollab au-delà des écoles initiales et, avec l’appui de John Messina, le dirigeant principal de l’information (DPI), nous avons pu l’étendre à tous les établissements postsecondaires dans l’ensemble du Canada en octobre et à tous les gouvernements provinciaux et territoriaux en novembre. En raison de l’enregistrement de1 000 utilisateurs avant décembre 2016 et d’appels provenant de plusieurs ministères et organismes qui indiquaient devoir collaborer et travailler avec des partenaires à l’extérieur du gouvernement, en février 2017, nous avons ouvert GCcollab à toute personne désireuse d’y participer, sur invitation, et, peu après, à plus de 1 800 municipalités de partout au Canada.

Aujourd’hui, GCcollab a presque 30 000 utilisateurs enregistrés et compte 13 000 pages consultées au quotidien (GCconnex en compte environ 60 000).

Tous ces travaux demeuraient effectués par une équipe de quatre postes permanents et étaient financés par des DPI du GC.

Un besoin de changement

Au milieu de 2017, nous avons commencé à penser aux prochaines étapes. Les OutilsGC fonctionnaient, mais, malgré leurs multiples fonctions, ils n’effectuaient rien de manière extrêmement efficace. Elgg, la plateforme à source ouverte sur laquelle étaient basés GCconnex et GCcollab, commençait à vieillir et les applications avaient tellement grandi qu’en y ajoutant une fonctionnalité, ou en corrigeant un bogue dans un emplacement, on en ajoutait deux ou trois nouveaux ailleurs. Cette réalité nous a ralentis, a frustré les utilisateurs (et nous-mêmes) et signifiait qu’on perdait plus de temps à régler des problèmes qu’à réaliser des choses fantastiques pour vous.

Plus encore, malgré les efforts très importants qu’on avait déployés pour accroître l’accessibilité à GCconnex et GCcollab, la complexité des applications les rendait pratiquement inutilisables, malgré le fait qu’elles répondaient techniquement aux exigences des Règles pour l’accessibilité du contenu Web (WCAG).

À mesure qu’on poussait ces réflexions, nous avons aussi demandé l’aide à notre équipe jumelle située au Royaume des Pays-Bas (Pleio) et avons appris qu’elle vivait la même expérience. Nous avons ainsi décidé de collaborer pour trouver une solution ensemble.

Exploration

Nous avons passé l’été 2017 à travailler avec Pleio, afin d’examiner les nouvelles technologies et les langages de programmation, ainsi que les pratiques exemplaires internationales en matière de développement et de gestion de projets. Nous avons continué à examiner et perfectionner les compétences de notre équipe jusqu’à ce qu’on ait élaboré le cadre d’un concept nouveau : un espace de travail numérique ouvert et accessible. Nous avons entamé les travaux réels à l’automne 2017 sur ce que nous avons commencé à appeler un espace de travail ouvert, avec Pleio, de la poutine et de la passion.

Un espace de travail numérique

Le concept d’un espace de travail numérique n’est pas nouveau. À l’exercice financier de 2015-2016, une équipe au SCT avait effectué un travail fantastique pour développer le concept, les exigences et le contexte qui expliquent comment et pourquoi l’espace de travail numérique aiderait la fonction publique à mieux servir les Canadiens.

Le lancement réel du milieu de travail s’est toutefois avéré difficile. Il était difficile de dire qui était responsable du mandat et qui fournissait les ressources. De plus, sans doute le facteur le plus important, l’idée était très ambitieuse. Il était difficile de déterminer par où commencer.

Le concept derrière notre espace de travail numérique ouvert et accessible était différent des idées antérieures de ce qu’un tel espace représenterait. Il ne s’agissait pas d’une tentative de passer des années à travailler sur un immense projet d’approvisionnement. Il ne s’agissait pas non plus de trouver un trou dans le sol et de tout bâtir seul.

Il s’agissait de construire un écosystème et un cadre qui permettraient aux autres personnes de briller.

Il s’agissait d’établir les bases en fonction des éléments suivants:

• une méthode de connexion et un justificatif d’identité uniques;
• un profil d’utilisateur unique;
• un ensemble de normes de communication ouverte;
• un ensemble de services modulaires séparés qui remplissent chacun une fonction, de manière élégante, jolie, simple et accessible.

Il s’agissait aussi d’établir des liens intelligents avec notre système et nos investissements existants.

Il S’AGIT de permettre aux partenaires, à l’intérieur et à l’extérieur du gouvernement, de participer à la construction, au façonnage et à l’utilisation du milieu de travail pour rendre notre monde meilleur.

La collaboration numérique aujourd’hui – au-delà des OutilsGC

En février 2018, nous avons présenté le concept d’espace de travail numérique ouvert et accessible au Conseil d’examen de l’architecture intégrée du GC qui l’a approuvé à l’unanimité.

En avril 2018, nous avons présenté l’idée au Conseil du dirigeant principal de l’information. On a offert plusieurs options aux DPI du GC qui ont démontré la vision pour pleinement appuyer l’espace de travail et qui ont fourni un chemin sur trois ans pour réaliser le concept.

Qu’en est-il de nous? Nous bâtissons déjà.

Les bases

Si vous n’avez pas encore consulté GCcollab, vous devriez vraiment le faire. GCcollab représente plus que Collab seulement. Il s’agit des bases de l’espace de travail et du point de lancement qui permet d’imaginer comment le gouvernement peut mieux travailler avec des partenaires provenant de l’ensemble des secteurs ainsi que des partenaires transfrontaliers pour réellement rendre le monde meilleur.

Au gouvernement fédéral, nous n’avons pas toutes les réponses. Nous ne connaissons même pas toutes les questions. C’est seulement lorsque nous sortons à l’extérieur de nos murs et que nous rencontrons des personnes aux perspectives et aux opinions différentes que nous pouvons espérer élaborer les solutions qui répondent aux besoins de nos citoyens (et d’autres citoyens partout dans le monde).

Ainsi, voici ce que représente GCcollab aujourd’hui :

• Aurora design system - guide de conception complet qui va etre la base pour tous nos applications futurs
• service des comptes – Solution de connexion unique avec authentification à deux facteurs
• GCcollab – Plate-Forme et carrefour patrimoniaux.
• Message – Un service de messagerie instantanée et de clavardage en équipe (logiciel ouvert Slack).
• Wiki – un wiki de Gouvernement du Canada, ouvert au publique
• Il existe également une (belle) application mobile pour GCcollab, disponible dans les boutiques d’applications Google et Apple.

• GCcollab Group Stats – un application de statistiques qui donner des données pour les groupes GCcollab.