14 février 2023 - Coordination de la préparation en cas d'urgence entre les groupes

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Retour à Groupe de travail federal provincial territorial sur la gestion du contenu web COVID-19/Reunions

Ordre du jour

Coordination de la préparation en cas d’urgence entre les groupes

  • Défis
  • Stratégies d’atténuation
  • Qu’est-ce qui a échoué et pourquoi?
  • Qu’avez-vous essayé et abandonné?
  • Que feriez-vous différemment?

Mise en commun des pratiques exemplaires

Île-du-Prince-Édouard (Î.-P.-É.)

Diriger tout le trafic vers une seule page du site Web, qu’il s’agisse de pluie verglaçante, d’ouragans, etc. Tous les médias sociaux et la radio, etc. mènent à cette page d’intervention en cas de tempête. La page contient souvent de nombreux liens, mais c’est toujours une destination cohérente pour les éléments d’intervention d’urgence. Les équipes de communication des autres ministères mettent à jour leur contenu, puis envoient les liens par le biais de l’équipe de communication centrale de l’Î.-P.-É. pour mettre à jour cette page principale et diffuser les renseignements sur les réseaux sociaux.

Alberta

Une page centrale pour chaque urgence provinciale majeure (alberta.ca/emergency). Le trafic vers cette page augmente même lorsqu’il s’agit d’une urgence à moindre échelle, de sorte que les gens ont appris à s’y rendre pour obtenir des renseignements. L’équipe Web centrale travaille avec l’équipe d’intervention d’urgence et se rend au bureau d’intervention provincial pour être là en temps réel et diffuser les renseignements en cas d’urgence sur le Web et les canaux de médias sociaux.

S’il n’y a pas de courant

Î.-P.-É. : Pendant l’ouragan Fiona, l’Î.-P.-É. a envoyé une personne dans un bureau de gestion des urgences (BGU) où il y avait beaucoup de sources d’alimentation de réserve. Il y avait également un membre de l’équipe Web avec un générateur et Internet afin de toujours pouvoir faire des mises à jour sur le Web. Les personnes sans électricité pouvaient encore obtenir des renseignements pendant l’ouragan Fiona et après son passage avec la radio. Le BGU a fait un très bon travail en informant les gens à l’avance qu’ils auraient besoin de planifier une panne de courant de 48 heures (on n’avait pas prévu que certains seraient sans électricité pendant deux semaines à un mois). Les gens avaient chargé leurs batteries et leur radio à l’avance. On ne savait pas où les gens chercheraient des renseignements, alors on a diffusé des renseignements sur tous les canaux, mais on a beaucoup compté sur la radio.

Colombie-Britannique

Utiliser des scripts pour les centres de Service BC en plus du contenu Web et des alertes d’urgence. Ce sont des centres où les gens peuvent entrer et obtenir des renseignements directement. Cela leur permet d’avoir les mêmes renseignements qu’ils obtiendraient sur les réseaux sociaux ou sur le Web si quelque chose arrivait à l’électricité ou à Internet. Renseignements en cas d’urgence :

Yukon

Utiliser le réseau de radio amateur. Le personnel des bureaux de gestion des urgences fait également du porte-à-porte. Certaines collectivités sont assez éloignées, alors le personnel des BGU est là pour informer les gens.

Nouvelle-Écosse

Les délégués de chaque poche de chaque organisme (médias sociaux/web/communications) sont tous identifiés pour se rendre aux BGU. Tout le monde est dans une salle de conférence et fait des communications ensemble. Nous savons qui sont les personnes-ressources pour chaque organisation et nous pouvons toujours les identifier. Il y a quelqu’un de l’équipe Web là-bas 24 heures sur 24. Le plan pour cela est né après un été avec des feux de forêt, des inondations et des sécheresses qui nous ont fait élaborer une approche pour aborder les choses d’une manière moins chaotique et cela a très bien fonctionné.

Sécurité publique

Sécurité publique a le Centre des opérations du gouvernement qui gère tout ce qui se passe au Canada et dans le monde pour les catastrophes/urgences. Nous avons là-bas du personnel des communications intégré qui signale quotidiennement tout ce qui se passe dans tout le pays.

Une fois qu’une urgence dépasse la capacité des provinces à la gérer, il y a une demande d’aide fédérale. Cela entraîne donc une intervention d’urgence fédérale. Sécurité publique organise des appels de coordination entre les ministères concernés pour s’assurer que nous sommes tous sur la même page et que les efforts de communication sont coordonnés. Une fois qu’un événement nécessite une aide fédérale, nous créons une page d’accueil fédérale qui rassemble tous les renseignements que tout le monde voudrait connaître (généralement les feux de forêt, les ouragans, les inondations). C’est un guichet unique pour tous les renseignements fédéraux sur ce que nous faisons et nous essayons d’inclure des liens vers tous les renseignements provinciaux sur ce sujet (p. ex. pour la Colombie-Britannique, nous créerions un lien vers sa page d’urgence sur les inondations).

Les visiteurs du Web obtiennent les renseignements fédéraux et locaux à un seul endroit. Nos statistiques sont généralement assez bonnes à ce sujet. Nous recevons souvent beaucoup de visites de personnes qui consultent notre page d’accueil fédérale et qui se rendent ensuite sur les sites provinciaux. Pour les ouragans, c’est un peu différent. Nous mettons en place des renseignements pour des tempêtes précises, pas pour la saison des ouragans en général. Avec l’ouragan Fiona, c’était la première fois que nous utilisions le widget de commentaires sur notre site et nous avons constaté que la plupart des visiteurs recherchaient en fait des renseignements locaux et non l’intervention fédérale. Nous savons donc que les renseignements propres à l’emplacement sont très importants. Il y a toujours du contenu évolutif, mais il y a aussi des renseignements propres à l’événement et des renseignements propres à la région. Le contenu est retiré trois à six mois après l’événement.

Bureau du Conseil privé

Coordonner le contenu numérique pour l’ensemble du gouvernement du Canada. Souhaite savoir :

  • Comment échangez-vous les renseignements au sein des provinces et du GC?
  • Êtes-vous informé de ce qui existe déjà?
  • Qu’est-ce qui fonctionne en termes de coordination et d’échange?
  • Pensez-vous que ce groupe peut être mis à profit pour l’échange de renseignements?
  • Lorsque les choses évoluent rapidement, quelles sont vos pratiques exemplaires?
  • Avez-vous un moyen de faire avancer les choses rapidement avant que tout ne soit entièrement approuvé?
  • Avez-vous une page récurrente sur laquelle tout le monde se rend pour que les gens sachent s’y rendre afin de trouver ces renseignements?

Sécurité publique

Trouver les pages à lier avec une recherche Google si nécessaire, mais parfois intégrées dans les réunions de planification à l’échelle provinciale. Était très efficace pour être régulièrement sur les appels liés à la COVID du gouvernement de la Colombie-Britannique et les appels liés aux inondations. Beaucoup de provinces semblent avoir une page d’urgence générale, nous avons donc une liste de pages vers lesquelles nous renvoyons habituellement. Mais nous trouvons utile d’être invités aux réunions de planification provinciales pour nous assurer que nous renvoyons vers tout le bon contenu.

Île-du-Prince-Édouard (Î.-P.-É.)

Si le site Web est en panne, il y a un message général qui dirige les gens vers les médias sociaux, car même lorsque le site Web tombe en panne, les médias sociaux restent en ligne. Le contenu qui peut être réutilisé est conservé après l’urgence. Par exemple, lors de l’ouragan Fiona, nous avons produit des renseignements sur le moment auquel jeter les aliments de son réfrigérateur/congélateur en cas de panne de courant. Maintenant, la marque est supprimée afin que le contenu puisse être réutilisé. Il s’agit de renseignements utiles pour d’autres situations d’urgence également, nous ne voulons donc pas avoir à reproduire ces renseignements. Certaines pages (c’est-à-dire mesures d’urgence précises) vont et viennent, mais certains contenus restent sur notre page de veille de tempête en tant que contenus évolutifs et nous les nettoyons entre les urgences.

Utilisation des alertes

Île-du-Prince-Édouard (Î.-P.-É.)

Les alertes peuvent être publiées uniquement sur la page d’accueil ou sur chaque page du site Web en fonction de la configuration de l’alerte. Les alertes de l’ensemble du site envoient un courriel aux personnes abonnées à la liste des alertes de l’Î.-P.-É. S’il s’agit d’un événement important comme l’ouragan Fiona, l’alerte s’affiche sur chaque page. (La Colombie-Britannique peut également créer des alertes propres à une page ou à l’ensemble du site).

  • Abonnez-vous pour recevoir les alertes d’urgence de l’Î.-P.-É. (disponible en anglais seulement)

Alberta

Utiliser les alertes sur le site Web, mais elles ne sont rattachées à aucun système d’abonnement/de messagerie. Au lieu de cela, il existe une campagne par courriel qui est configurée à l’avance pour envoyer des courriels aux personnes intéressées. Utiliser les médias sociaux pour promouvoir un communiqué de presse où de nouveaux renseignements sont constamment ajoutés en haut et font descendre les renseignements plus anciens. De cette façon, peu importe quand quelqu’un a trouvé ce lien sur les médias sociaux, il a toujours obtenu les renseignements les plus récents.

Mises à jour d’urgence actives | Alberta.ca (anglais seulement) est la page utilisée pour chaque urgence provinciale. Le trafic vers cette page augmente même lorsqu’il s’agit d’une urgence à moindre échelle, de sorte que les gens ont appris à s’y rendre pour obtenir des renseignements. Nous utilisons :

  • le bleu pour les alertes d’information
  • le jaune pour les alertes importantes
  • le rouge pour les alertes critiques

Alberta.ca (disponible en anglais seulement) dispose d’une alerte d’information sur tout le site en ce moment pour les paiements d’abordabilité.

Bureau de la transformation numérique

Le gouvernement du Canada publie habituellement un nouveau communiqué de presse pour de nouveaux renseignements, mais ajoute parfois une alerte en haut du communiqué de presse pour pousser les gens vers un contenu plus récent s’il y a beaucoup de trafic vers un communiqué de presse qui fournit des renseignements qui ne sont plus exacts.

Yukon

Passage à Drupal 10, actuellement sur Drupal 7. L’alerte à l’échelle du site ne semble pas être très efficace pour diriger les gens vers la page d’urgence. La recherche a révélé que la plupart des gens ignorent les alertes. 75 % à 80 % des utilisateurs accèdent au site Web du Yukon à partir de Google.

  • La Colombie-Britannique a plusieurs sites Web/applications et utilise un plan de communication coordonné pour mettre en place des bannières et définir vers où les alertes doivent diriger les utilisateurs. Une bannière d’alerte sur tout le site dirige vers la page concernée.
  • Le lien d’alerte de l’Î.-P.-É. conduit les gens directement là où ils ont besoin d’aller.

Toujours utiliser l’alerte en haut de la page d’accueil. Même si le grand public peut l’ignorer par lassitude (ou aller directement sur la page), les personnes concernées peuvent apprécier sa présence.

Défis ou choses que les gens souhaiteraient voir mieux fonctionner

Parcs Canada

La plupart des gens vont sur les pages des parcs à partir de la recherche, donc plus vous pouvez travailler sur l’optimisation des moteurs de recherche (OMR), mieux c’est.

Sécurité publique

Il existe un système d’alerte national, donc si c’est vraiment urgent, les gens reçoivent une alerte sur leur téléphone. Lors d’une urgence (p. ex. une tornade), Google fournit des renseignements automatiques sur la préparation en cas d’urgence ainsi que des renseignements précis sur cet événement particulier. Pour cette raison, Sécurité publique a investi beaucoup de temps et d’argent pour s’assurer que Google nous indexe correctement, de sorte qu’en cas d’urgence, nous n’ayons pas vraiment à faire beaucoup avec Google. Nous nous assurons que nos données sont lisibles par machine. Vous devez consulter vos résultats de recherche après un événement pour comprendre comment les utilisateurs trouvent votre contenu et interagissent avec ce dernier. Du 7 au 13 mai, c’est la Semaine de la sécurité civile. Elle a lieu chaque année depuis 25 ans. L’objectif est d’enseigner aux gens comment se préparer à diverses situations d’urgence. Tout le contenu dirige vers preparez-vous.gc.ca.

Si quelqu’un a des plans pour ce qu’il fait pendant ses semaines SSC, veuillez communiquer avec :

  • kimberly.patriquin@ps-sp.gc.ca

Yukon

Explorer l’ajout d’une option d’abonnement sur certaines pages Web. Le ministère de la Santé de l’Alaska a cette configuration pour le contenu lié à la COVID-19.

Prochaine réunion

La prochaine réunion aura lieu le 14 mars et portera sur les modèles de gouvernance Web.

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